BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI



ĐỀ TÀI
Trách nhiệm của thƣ ký văn phòng trong tổ chức chuyến
đi công tác cho lãnh đạo và xây dựng bộ tài liệu cho
chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Nghiệp vụ thƣ ký văn phòng

HÀ NỘI - 2021


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 4
NỘI DUNG ........................................................................................................................... 6
1.

Cơ sở lý luận về ngƣời thƣ ký văn phòng ............................................................... 6
1.1.

Thƣ ký văn phòng .............................................................................................. 6

1.1.1.

Khái niệm thư ký .......................................................................................... 6

1.1.2.

Khái niệm thư ký văn phòng ........................................................................ 6

1.2.

Những nghiệp vụ cơ bản của ngƣời thƣ ký văn phòng .................................. 7

1.2.1.
Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh
đạo…………………. ................................................................................................... 7
1.2.2.

Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo ....... 7

1.2.3.

Nghiệp vụ giao tiếp hành chính ................................................................... 8

1.2.4.

Nghiệp vụ biên tập văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ................................... 8

1.3.

Quan hệ giữu ngƣời thƣ ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp........... 8

1.3.1.

Quan hệ của người thư ký văn phòng với người lãnh đạo ........................... 8


1.3.2.

Quan hệ của người thư ký văn phòng với đồng nghiệp ............................... 9

2.
Trách nhiệm của thƣ ký văn phòng trong tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo ............................................................................................................................. 9
2.1. Sơ đồ hóa trách nhiệm của thƣ ký văn phịng trong tổ chức chuyến đi công
tác cho lãnh đạo ............................................................................................................. 9
2.2.

Trách nhiệm của thƣ ký văn phòng ............................................................... 10

2.2.1.

Nghiệp vụ của thư ký văn phòng trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi . 11

2.2.1.1.

Xác định rõ mục đích của chuyến đi ...................................................... 11

2.2.1.2.

Lập kế hoạch cho chuyến đi ................................................................... 11

2.2.1.3.

Xác định những thông tin cơ bản ........................................................... 11

2.2.1.4.


Lập hồ sơ chuyến đi ................................................................................ 12

2


2.2.2.

Nhiệm vụ của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác ........................ 12

2.2.2.1.

Giúp lãnh đạo giải quyết những cơng việc ............................................. 12

2.2.2.2.

Duy trì cơng việc thường ngày ............................................................... 13

2.2.2.3.

Những vấn đề cần ý kiến của lãnh đạo thì phải liên lạc để giải quyết ... 13

2.2.3.

Nhiệm vụ của thư ký văn phịng sau chuyến đi cơng tác ........................... 13

2.2.3.1.

Báo cáo tóm tắt những diễn biến tại cơ quan ......................................... 13


2.2.3.2.

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục thanh toán ...... 13

2.2.3.3.

Soạn thảo thư cảm ơn ............................................................................. 13

2.2.3.4.

Lưu trữ các tài liệu hồ sơ của chuyến đi ................................................ 14

3.
Xây dựng bộ tài liệu về chuyến đi công tác của lãnh đạo quản lý UBND tỉnh
Thanh Hóa ....................................................................................................................... 14
3.1.

Kế hoạch chuyến đi cơng tác của UBND tỉnh Thanh Hóa ........................... 14

3.2.

Cơng văn liên hệ............................................................................................... 18

3.3.

Thƣ cảm ơn ...................................................................................................... 20

KẾT LUẬN......................................................................................................................... 22
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 23


3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thực tế, tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng như những
lãnh đạo của các cơ quan không thể không có các nhân viên hoặc trợ lý đảm nhận
và giúp đỡ các cơng việc có tính chất văn phịng. Vì vậy mà người thư ký văn
phòng dường như trở thành cánh tay phải đắc lực của lãnh đạo trong hoạt động quản
lý của lãnh đạo.
Các chuyến đi công tác, khảo sát hoặc trao đổi công việc tại các địa điểm xa
cơ quan là một hoạt động khá thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Việc đi
công tác và khảo sát giúp cho người lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế ở cơ
sở, hoặc tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan đối tác, nước ngoài. Việc tổ chức
các chuyến đi công tác, khảo sát và trao đổi là một hoạt động phức tạp cần phải có
sự tổ chức một cách chặt chẽ và chu đáo. Đây là một trong những nhiệm vụ cụ thể
của các văn phòng của cơ quan. Hầu hết việc tổ chức các chuyến đi cơng tác đều
giao cho thư ký văn phịng đảm nhận. Có thể nói, những cơng việc mà người thư ký
văn phịng cần thực hiện sẽ góp phần khá quan trọng vào kết quả cũng như sự thành
công của các chuyến đi cơng tác đó. Chính vì vậy mà tôi đã chọn đề tài “Trách
nhiệm của thư ký văn phịng trong tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo” làm
đề tài cho bài tập lớn kết thúc học phần mơn nghiệp vụ thư kỹ văn phịng của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về người thư ký văn phịng. Từ đó, sơ đồ hóa
và phân tích trách nhiệm của thư ký văn phịng trong tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo cơ quan. Đồng thời xây dựng bộ tài liệu gồm: kế hoạch, công văn liên
hệ và thư cảm ơn cho chuyến đi cơng tác của lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là: nêu được trách nhiệm của thư ký văn


4


phịng trong tổ chức chuyến đi cơng tác cho lãnh đạo. Bên cạnh việc tập trung vào
đối tượng nghiên cứu chính cịn xây dựng được bộ tài liệu cho chuyến đi công tác
4. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu
Quá trình nghiên cứu đề tài được tiến hành tuần tự, theo một quy trình chặt
chẽ từ nghiên cứu lý luận và thực tiễn, đến phân tích, đánh giá. Từ đó làm rõ trách
nhiệm của thư ký văn phịng trong tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Chủ
yếu là nghiên cứu theo tài liệu đã được khẳng định.
Bài tập sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu khác nhau, cụ thể:
Phương pháp luận, Phương pháp kế thừa; Phương pháp phân tích tổng hợp. Ngồi
ra, tiểu luận còn sử dụng phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia và phương
pháp nghiên cứu tài liệu.

5


NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận về ngƣời thƣ ký văn phòng
1.1.

Thƣ ký văn phòng

1.1.1. Khái niệm thư ký
Thư ký là người trợ lý, giúp việc, đổng thời cũng có thể là người đảm nhận
các cơng việc có tính chất tổ chức, điều hành. Mặc dù có nhiều cách định nghĩa
khác nhau, nhưng dù ở vị trí nào thì cơng việc của người thư ký cũng luôn luôn gắn
liền với giấy tờ, văn bản, thơng tin giao tiếp, hay nói cách khác là những cơng việc
mang tính chất hành chính.

1.1.2. Khái niệm thư ký văn phịng
Mặc dù có nhiều cách hiểu, nhưng không phải mọi thư ký đều là thư ký văn
phịng, mà chỉ những thư ký nào cơng việc của họ liên quan trực tiếp đến các lĩnh
vực chuyên mơn của một văn phịng thì mới gọi là thư ký văn phịng.
Có thể tạm thời đưa ra một khái niệm sau đây: Thư ký văn phòng là những
người được giao đảm nhận một phần hoặc tồn bộ các cơng việc có liên quan đến
những lĩnh vực chun mơn của một văn phòng như: quản lý văn bản, hồ sơ tài
liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp xếp công
việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người
lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Như vậy thư ký văn phòng trước hết là những nhân viên, chuyên viên làm
việc trong các văn phòng của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp mà
cơng việc của họ có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn như đã nói ở khái
niệm trên. Một số nhân viên văn phịng như: Nhân viên tạp vụ, lái xe v.v... do
không làm các cơng việc chun mơn về hành chính, văn phịng nên khơng gọi là
các thư ký văn phịng. Thư ký văn phịng cũng có thể là các thư ký riêng của những
người lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhưng công việc chủ yếu của
họ cũng phải liên quan đến các vấn đề về hành chính, văn phịng. Các thư ký riêng
6


khác (thư ký chun mơn về các lĩnh vực ngồi văn phịng) đều khơng phải là thư
ký văn phịng.
1.2.

Những nghiệp vụ cơ bản của ngƣời thƣ ký văn phòng

1.2.1. Nghiệp vụ chuẩn bị và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý và lãnh đạo
Chúng ta đều biết rằng, hoạt động quản lý luôn cần đến thông tin và văn
phịng chính là nơi có chức năng cung cấp thơng tin cho các hoạt động quản lý của

cơ quan nói chung và của người lãnh đạo nói riêng.
Trong thực tế, hàng ngày, hàng giờ, các bộ phận chức năng trong cơ quan
luôn cần được cung cấp các thông tin cần thiết để triển khai, giải quyết các nhiệm
vụ được giao, hoặc để tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo; đồng thời người lãnh đạo Cơ
quan cũng cần được cung cấp thơng tin để có căn cứ và cơ sở ban hành các quyết
định quản lý cho kịp thời và chính xác. Nếu văn phịng làm tốt cơng tác chuẩn bị và
cung cấp thơng tin thì sẽ giúp các bộ phận quản lý chun mơn giải quyết cơng việc
nhanh chóng và hiệu quả, giúp người lãnh đạo cơ quan ban hành các quyết định
quản lý kịp thời và chính xác. Ngược lại, nếu thơng tin do văn phịng cung cấp
khơng đáp ứng yêu cầu thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của người lãnh đạo
và của toàn bộ cơ quan.
Có thể nói, việc chuẩn bị và cung cấp thơng tin là nhiệm vụ cơ bản và quan
trọng của mọi văn phịng. Vì vậy, hầu như tất cả các thư ký văn phòng đều phải
thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến vấn đề này.
1.2.2. Nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo
Chúng ta đều biết rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của các văn
phòng là sắp xếp, tổ chức sao cho hoạt động của bộ phận lãnh đạo và hoạt động của
toàn cơ quan được tiến hành đều đặn, thường xun, khơng chồng chéo và có hiệu
quả cao. Trong các quy định về chức năng, nhiệm vụ của văn phịng các cơ quan,
vấn đề này ln được đề cao và nhấn mạnh.

7


Để thực hiện tốt những nhiệm vụ trên đây, các thư ký văn phịng cần nắm
vững và có khả năng thực hiện tốt một số nghiệp vụ cơ bản như:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc.
- Tổ chức các cuộc họp, hội thảo và lễ hội.
- Tổ chức các chuyến đi công tác hoặc khảo sát thực tế cho người lãnh đạo
hoặc cho cán bộ của cơ quan...

1.2.3. Nghiệp vụ giao tiếp hành chính
Như đã trình bày ở phần trên, văn phịng ln là đầu mối. là trung tâm giao
tiếp của cơ quan và những người trực tiếp thực hiện chức năng giao tiếp đó chính là
các thư ký văn phòng. Để tiến hành các hoạt động giao tiếp đạt kết quả tốt, các hư
ký văn phịng cần phải nắm vững các hình thức giao tiếp. các nguyên tắc và kỹ năng
giao tiếp cũng như những nghiệp vụ cụ thể mà người thư ký cần áp dụng và thực
hiện khi tham gia vào các hoạt động hành chính ở cơ quan.
1.2.4. Nghiệp vụ biên tập văn bản và lưu trữ hồ sơ tài liệu
Như đã trình bày trong chương một, việc biên tập văn bản và lưu trữ các hồ
sơ tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản của các thư ký văn phòng. Trong
chương trình đào tạo, sinh viên đã được học kỹ các nghiệp vụ này trong một số
chuyên đề như: kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lý luận và thực tiễn
cơng tác lưu trữ... Vì thế, trong chương trình này chúng tơi chỉ để cập đến vấn đề
này với một số yêu cầu cơ bản, nhằm giúp những thư ký văn phịng khơng có điều
kiện học sâu về chuyên ngành có thể nắm vững và thực hiện nhiệm vụ được giao.
1.3.

Quan hệ giữu ngƣời thƣ ký văn phòng với lãnh đạo và đồng nghiệp

1.3.1. Quan hệ của người thư ký văn phòng với người lãnh đạo
Đối với người thư ký văn phòng, người lãnh đạo được hiểu là thủ trưởng đơn
vị. Công việc của người thư ký là do thủ trưởng đơn vị phân công và thư ký phải
chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị. Mặt khác, những nhiệm vụ mà người thư
8


ký được giao phụ trách đều nhằm mục đích phục vụ các hoạt động của cơ quan,
giúp cơ quan thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ được giao. Người thủ trưởng
cơ quan luôn phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về tất cả các hoạt động của cơ
quan, trong đó có những vấn đề liên quan đến cơng việc của người thư ký Nhiều

công việc của các thư ký văn phòng được thực hiện là để phục vụ trực tiếp cho
người thủ trưởng cơ quan. Một số thư ký văn phòng còn thường xuyên làm việc với
thủ trưởng cơ quan như các Chánh, Phó văn phịng, các thư ký riêng...
Như vậy, có thể thấy quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo là quan hệ giữa
cấp dưới với cấp trên, giữa nhân viên với thủ trưởng. Quan hệ này khơng chỉ dựa
trên tình cảm cá nhân, mà điều quan trọng là nó cịn bị chi phối bởi các quy định,
quy chế của nhà nước nói chung. của cơ quan nói riêng.
1.3.2. Quan hệ của người thư ký văn phòng với đồng nghiệp
Đồng nghiệp của người thư ký văn phòng được hiểu theo nghĩa hẹp là các
nhân viên cùng làm việc trong một văn phòng. Nếu hiểu theo nghĩa rộng thì đồng
nghiệp của họ cịn là nhân viên ở các bộ phận khác trong cùng một cơ quan.
Quan hệ của người thư ký với đồng nghiệp là một quan hệ thường xun và
bình đẳng. Nếu chỉ tính giờ làm việc hành chính, thì người thư ký gặp gỡ với đồng
nghiệp ít nhất là 1/3 thời gian trong ngày và thời gian tiếp xúc với đồng nghiệp còn
nhiều hơn lượng thời gian tiếp xúc với người thân trong gia đình. Chính vì vậy, nếu
xử lý mối quan hệ với đồng nghiệp không tốt, sẽ ảnh hưởng đến tâm lý và chất
lượng; hiệu quả lao động của người thư ký.
2. Trách nhiệm của thƣ ký văn phòng trong tổ chức chuyến đi cơng tác cho
lãnh đạo
2.1.

Sơ đồ hóa trách nhiệm của thƣ ký văn phịng trong tổ chức chuyến đi
cơng tác cho lãnh đạo

9


Nhiệm vụ của ngƣời thƣ ký văn
phòng trong tổ chức chuyến đi
công tác cho lãnh đạo


2.2.

Trách nhiệm của thƣ ký văn phịng



Xác định rõ mục



đích của chuyến đi


Lập kế hoạch cho



Xác định những

Giúp lãnh đạo giải






Duy trì cơng việc

Báo cáo tóm tắt những

diễn biến tại cơ quan

quyết những cơng việc

chuyến đi


Sau khi lãnh đạo đi
công tác trở về

Trong thời gian lãnh
đạo đi công tác

Thời gian chuẩn bị
cho chuyến đi



Nhận giấy tờ, chứng từ

thƣờng ngày

chi phí cơng tác để làm

Những vấn đề cần ý

thủ tục thanh tốn

thơng tin cơ bản


kiến của lãnh đạo thì



Soạn thảo thƣ cảm ơn

Lập hồ sơ chuyến đi

phải liên lạc để giải



Lƣu trữ các tài liệu hồ
sơ của chuyến đi

quyết

Sơ đồ 2.1. Sơ đồ trách nhiệm của ngƣời thƣ ký văn phòng trong tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo

2.2. Trách nhiệm của thƣ ký văn phòng

Việc tổ chức các chuyến đi công tác, khảo sát và trao đổi là một hoạt động
phức tạp cần phải có sự tổ chức một cách chặt chẽ và chu đáo. Đây là một trong
những nhiệm vụ cụ thể của các văn phịng hoặc phịng hành chính của cơ quan. Hầu
hết việc tổ chức các chuyến đi công tác đều giao cho một hoặc một số thư ký văn
phòng đảm nhận. Nếu là chuyến đi công tác của thủ trưởng cơ quan thì có sự hỗ trợ
thêm của thư ký riêng. Ngồi ra bộ phận quản lý vào có đồn đi công tác đều phải
cử người phụ trách, phối hợp với các thư ký văn phòng để tổ chức chuyến đi. Mặc
dù có thư ký riêng của thủ trưởng hoặc các trường đồn hỗ trợ. nhưng có thể nói
10



hầu hết các thư ký văn phịng đảm nhận. Có thể nói, những cơng việc mà người thư
ký văn phịng cần thực hiện sẽ góp phần khá quan trọng vào kết quả cũng như sự
thành công của các chuyến đi cơng tác đó.
2.2.1. Nghiệp vụ của thư ký văn phịng trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi
2.2.1.1.

Xác định rõ mục đích của chuyến đi

Nhiệm vụ đầu tiên của thư ký trong thời gian chuẩn bị cho chuyến đi trước
hết là cần xác định mục đích của chuyến đi. Mục đích của chuyến đi có thể là đi
cơng tác để kiểm tra tình hình thực tế ở các đơn vị; đi khảo sát, tham quan các đơn
vị hoặc địa phương bạn; đi trao đổi công việc hoặc ký kết các văn bản hợp tác; đi dự
họp, hội nghị, hội thảo hoặc là lễ hội...
Người thư ký phải xác định đước mục đích để chuẩn bị và sắp xếp lịch trình
hợp lí cho lãnh đạo
2.2.1.2.

Lập kế hoạch cho chuyến đi

Để cho hoạt động này khơng bị chồng chéo và lãng phí, thủ trưởng cơ quan,
khi có nhu cầu đi cơng tác cần thơng báo cho thư ký văn phịng. Trên cơ sở đó, thư
ký văn phịng sẽ xem xét và lập kế hoạch cho chuyển đi công tác. Việc lập kể hoạch
cho chuyến đi công tắc chủ yếu là căn cứ vào nhu cầu của các bộ phận và của người
thủ trưởng
2.2.1.3.

Xác định những thông tin cơ bản


Nắm vững những thông tin cần thiết về chuyến đi công tác Nếu được giao
nhiệm vụ lo việc tổ chức chuyến đi, các thư ký văn phịng cần phải tìm cách nắm
vững các thơng tin cơ bản sau đây:
- Thời gian bắt đầu và kết thúc của chuyến cơng tác.
- Lịch trình (gồm những địa điểm mà đồn cơng tác sẽ dừng lại, nội dung làm
việc tại những nơi này) và thời gian cho từng chặng cụ thể của lịch trình.

11


- Thành phần tham dự: bao gồm số lượng các thành viên và vị trí, trách nhiệm
của từng người trong đồn; tên người trưởng hoặc phó đồn và tên các nhân viên
giúp việc cho đoàn.
- Yêu cầu về phương tiện di chuyển và nơi ăn, nghỉ của đồn. Kinh phí
dựtốn cho đồn và các khoản cần chi.
- Mục đích của chuyến đi công tác cần đạt được đến mức độ nào.
Những thơng tin trên càng cụ thể thì sẽ càng giúp cho người thư ký văn
phòng trong hoạt động tổ chức của mình.
2.2.1.4.

Lập hồ sơ chuyến đi

Ngồi các thủ tục, giấy tờ hành chính, thư ký văn phịng cịn phải trực tiếp
hoặc phối hợp lo lập hồ sơ chuyến đị. Thơng thường các thư ký văn phịng được
giao chuẩn bị các tài liệu chung như báo cáo tổng kết, thảo mẫu hợp đồng, các biên
bản thoả thuận, các tư liệu và số liệu tổng hợp hoặc chuẩn bị tham luận, bài phát
biểu cho thủ trưởng cơ quan khi thủ trường đi họp hoặc dự các hội thảo trong và
ngoài nước...
Để chuẩn bị các tài liệu chuyên môn, thư ký văn phòng phải trực tiếp cho sao
chụp, soạn thảo văn bản. Trong trường hợp tài liệu cần chuẩn bị có số lượng lớn,

thời gian lại quá gấp thì thư ký cần báo cáo với chánh văn phòng để chánh văn
phòng phân công thêm các thư ký khác cùng phối hợp chuẩn bị.
2.2.2. Nhiệm vụ của thư ký trong thời gian lãnh đạo đi công tác
2.2.2.1.

Giúp lãnh đạo giải quyết những công việc

Trong thời gian người lãnh đạo đi công tác, thư ký riêng vẫn tiếp tục hồn
thành những cơng việc được giao, nhưng phải ghi vào số những cuộc điện thoại,
những người đều cần gặp lãnh đạo và các yêu cầu, đề nghị của họ để khi trở về lãnh
đạo biết và giải quyết.

12


2.2.2.2.

Duy trì cơng việc thường ngày

Người thư kỹ vẫn tiếp tục làm cơng việc của mình và đảm bảo cơng việc của
cơ quan vẫn đi theo quỹ đạo bình thường như thường ngày. Thư kỹ sẽ giúp đỡ cho
người được lãnh đạo ủy quyền giải quyết các công việc trong thẩm quyền để đảm
bảo khơng có sai sót gì sảy ra.
2.2.2.3.

Những vấn đề cần ý kiến của lãnh đạo thì phải liên lạc để giải quyết

Những công văn, giấy tờ gửi đến trong thời gian người lãnh đạo đi công tác
cản được các thư ký riêng sắp xếp cẩn thận. Thư ký riêng cần đọc qua nội dung các
văn bản (trừ văn bản mật) nếu thấy vấn đề cần có ý kiến gấp của người lãnh đạo và

là vấn đề quan trọng thì có thể liên lạc để xin ý kiến (tại nơi lãnh đạo công tác). Nếu
không liên lạc được thư ký riêng cần gọi điện báo cho văn phịng hoặc nếu được
phép có thể báo trực tiếp cho nơi có yêu cầu biết để họ chủ động giải quyết vấn đề.
2.2.3. Nhiệm vụ của thư ký văn phòng sau chuyến đi cơng tác
2.2.3.1.

Báo cáo tóm tắt những diễn biến tại cơ quan

Chủ động báo cáo với thủ trưởng về những vấn đề xảy ra trong thời gian thị
trường đi công tác, chuyển cho thị trưởng công văn, giấy tờ và các tài liệu nhận
được để thủ trưởng xem xét và giải quyết, báo cho thủ trưởng lịch làm việc và tiếp
khách trong những ngày tiếp theo.
2.2.3.2.

Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí cơng tác để làm thủ tục thanh toán

Thư ký cũng phải trực tiếp thu thập các giấy tờ, tài liệu và lập hồ sơ, đồng
thời trực tiếp làm thủ tục quyết toán với tài vụ cơ quan. Trong một số trường hợp,
nếu thấy cần thiết, thư ký có thể đề nghị với trưởng đồn thơng báo kết quả chung,
thơng báo tình hình thu - chi tài chính và rút kinh nghiệm một số vấn đề để các lần
sau việc tổ chức được tốt hơn.
2.2.3.3.

Soạn thảo thư cảm ơn

Sau khi thủ trưởng cơ quan đi công tác trở về ngươi thư ký cần chủ động liên
13


lạc soạn thư cảm ơn để gửi đến nơi lãnh đạo cơng tác để bày tỏ lịng biết ơn và kính

trọng của thủ trưởng cho bên cơng tác.
2.2.3.4.

Lưu trữ các tài liệu hồ sơ của chuyến đi

Những tài liệu, hồ sơ mà trong thời gian đi công tác mà thủ trưởng sử dụng
người thư cần phải lưu lại để làm căn cứ cho hoạt động sau này.
3. Xây dựng bộ tài liệu về chuyến đi công tác của lãnh đạo quản lý UBND tỉnh
Thanh Hóa
Kế hoạch chuyến đi cơng tác của UBND tỉnh Thanh Hóa

3.1.

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

UBND TỈNH THANH HĨA
VĂN PHỊNG
Số:……/KH-VPUBND

Thanh Hóa, ngày

tháng 01 năm 2022

KẾ HOẠCH
Chuyến đi công tác của lãnh đạo quản lý và công chức, viên chức UBND
Tỉnh Thanh Hóa đến UBND tỉnh Nghệ An và các cơ quan thuộc
Khổi tổng hợp - Khu hành chính tỉnh Khánh Hịa

Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tổ chức đi học tập kinh

nghiệm trong quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ
quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu hành chính tỉnh ; về hoạt động của Trung tâm Phục
vụ hành chính cơng; Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức đi
học tập kinh nghiệm quản lý tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An và Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hịa, cụ thể như sau:
I.

MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1.

Mục đích

14


Việc tổ chức chuyến đi nhằm tạo điều kiện cho lãnh đạo quản lý và công
chức, viên chức các đơn vị có cơ hội được học tập và trao đổi kinh nghiệm về công
tác quản lý, vận hành, khai thác sử dụng Khối nhà làm việc UBND tỉnh và các cơ
quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành chính tỉnh , về hoạt động của Trung tâm Phục
vụ hành chính cơng, đảm bảo an tồn, hiệu quả, ổn định, thơng suốt và đúng quy
định.
2.

Yêu cầu
- Công chức, viên chức khi tham gia học tập, trao đổi kinh nghiệm cần có sự

chuẩn bị chu đáo các nội dung liên quan đến việc trao đổi, học tập công tác quản lý,
điều hành và công tác hậu cần, phục vụ do bộ phận mình phụ trách.
- Cơng tác tổ chức phải đảm bảo an tồn trong mùa dịch, mang tính thiết thực,

tiết kiệm và hiệu quả, đáp ứng được mục đích để ra,
II.

NỘI DUNG
1. Học tập kinh nghiệm trong quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy

ban nhân dân tỉnh và các cơ quan thuộc Khối tổng hợp Khu hành chính tỉnh;
về hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tại Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh Nghệ An
a) Nội dung làm việc
Đồn cơng tác làm việc với lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh Nghệ An và các
bộ phận có liên quan về kinh nghiệm:
- Quản lý, vận hành, khai thác tòa nhà UBND tỉnh như: quy chế quản lý, sử
dụng tài sản; chính sách quản lý và đầu tư nâng cấp sử dụng, công tác bảo vệ an
ninh trật tự; cơng tác vận hành, bảo trì, bảo dưỡng tịa nhà và hệ thống máy móc,
trang thiết bị; cơng tác vệ sinh các khu vực tạo cảnh quan môi trường, quản lý rác
thải trong, ngồi tịa nhà,... Đồng thời, tham quan thực tế tòa nhà UBND tỉnh Nghệ
An.
15


- Về cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự, quy định về hỗ trợ phụ cấp, đồng phục,
phần mềm Cổng dịch vụ công và Hệ thống thông tin một cửa điện tử,... tại ủy ban
nhân dân tỉnh và các cơ quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành chính tỉnh; về hoạt
động của Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tại Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh
Nghệ An.
b) Thời gian
Dự kiến 02 ngày: từ ngày 5/1/2022 đến ngày 7/1/2022 (sẽ có lịch trình cụ thể
sau).
c) Thành phần Doản cơng tác (dự kiến 14 người)

- Lãnh đạo Văn phịng: 01 người
- Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người (01 lãnh đạo Sở và 01 lãnh đạo
Phòng Tổ chức công chức, viên chức).
- Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: 2 người (01 lãnh đạo Sở và 01 lãnh đạo
Phịng Tài chính hành chính sự nghiệp).
- Phịng Quản trị - Tải vụ: 1 người
- Phịng Hành chính - Tổ chức: 01 người - Trung tâm Phục vụ hành chính
cơng: 2 người
- Nhà khách: 4 người
- Trung tâm Tin học - Công báo: 02 người
2. Học tập kinh nghiệm trong quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy
ban nhân dân tỉnh và các cơ quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành chính tỉnh
tại Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh Khánh Hịa
a) Nội dung làm việc
Đồn cơng tác làm việc với lãnh đạo Văn phịng UBND tỉnh, Ban quản lý tòa

16


nhà Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh Khánh Hịa và các bộ phận có liên quan
về kinh nghiệm trong việc quản lý, vận hành, khai thác tòa nhà Trung tâm Hành
chính - Chính trị tỉnh như: quy chế quản lý, sử dụng tài sản; chính sách quản lý và
đầu tư nâng cấp sử dụng, công tác bảo vệ an ninh trật tự; cơng tác vận hành, bảo trì,
bảo dưỡng tịa nhà và hệ thống máy móc, trang thiết bị, công tác vệ sinh các khu
vực tạo cảnh quan mơi trường, quản lý rác thải trong, ngồi tỏa nhà,...Đồng thời,
tham quan thực tế tịa nhà Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh.
b) Thời gian
Dự kiến 02 ngày: từ ngày 25/3/2022 đến ngày 26/3/2022 (sẽ có lịch trình cụ
the sau).
c) Thành phần Đồn cơng tác (dự kiến 11 người)

- Lãnh đạo Văn phòng: 01 người
- Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người (01 lãnh đạo Sở và 01 lãnh đạo
Phịng Tổ chức cơng chức, viên chức).
- Đại diện lãnh đạo Sở Tài chính: 01 người (01 lãnh đạo Sở)
- Phòng Quản trị - Tải vụ: 02 người
- Phịng Hành chính - Tổ chức: 01 người
- Nhà khách: 03 người
- Tiểu đội cảnh sát bảo vệ mục tiêu UBND tỉnh: 01 người
III.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Nhà khách phối hợp Phòng Quản trị - Tài vụ với các đơn vị liên quan có kế
hoạch chi tiết về chuyến đi của Đồn cơng tác; tham mưu lãnh đạo Văn phịng
UBND tỉnh Thanh Hóa làm đầu mối liên hệ với lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh
Khánh Hòa, Ban quản lý tòa nhà Trung tâm Hành chính - Chính trị tỉnh Khánh Hòa
và lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Nghệ An, Trung tâm Giải quyết thủ tục hành

17


chính tỉnh Nghệ An chuẩn bị nội dung buổi làm việc chu đáo, hiệu quả. Sau chuyến
đi, Nhà khách, Trung tâm Phục vụ hành chính cơng phối hợp Phịng Hành chính Tổ chức và Trung tâm Tin học - Cơng báo tổng hợp, báo cáo, đề xuất lãnh đạo Văn
phòng UBND tỉnh xem xét, quyết định những nội dung liên quan đến nhiệm vụ của
Nhà khách, Trung tâm Phục vụ hành chính cơng.
2. Phịng Quản trị Tài vụ chuẩn bị q tặng đơn vị đến làm việc; dự tốn kinh
phí và chịu trách nhiệm về tổ chức, hậu cần của Đồn cơng tác.
3. Kinh phí đi lại, ăn nghỉ và các chi phí khác được chi trả theo quy định hiện
hành.
Trên đây là kế hoạch tổ chức đi học tập và trao đổi kinh nghiệm về quản lý

Khối nhà làm việc UBND tỉnh và các cơ quan thuộc Khối tổng hợp - Khu hành
chỉnh tỉnh, hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính cơng tỉnh./.
Nơi nhận:

CHÁNH VĂN PHỊNG

- Như thành phần đồn;
- VP UBND tỉnh Nghệ An, Khánh Hịa;
- Lãnh đạo UBND tỉnh Thanh Hóa;
- Nhà khách;
- Phịng QT-TV, HC-TC;
- TT TH-CB, TT PVHCC
- Lưu: VT

3.2.

Nguyến Văn A

Công văn liên hệ

UBND TỈNH THANH HĨA
VĂN PHỊNG
Số:……/VPUBND
V/v tổ chức chuyến đi cơng tác
của UBND tỉnh Thanh Hóa
đến UBND tỉnh Nghệ An

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thanh Hóa, ngày


Kính Gửi: - Lãnh đạo UBND Tỉnh Nghệ An

18

tháng 01 năm 2022


- Chánh văn phòng UBND tỉnh Nghệ An
- Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An
- Nhà khách
Thực hiện chỉ đạo của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tổ chức đi học tập kinh
nghiệm trong quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ
quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu hành chính tỉnh ; về hoạt động của Trung tâm Phục
vụ hành chính cơng. Hiện nay, UBND tỉnh Thanh Hóa đang xây dựng quy định về
việc đi công tác ngắn hạn ở UBND tỉnh Nghệ An và các cơ quan Tổng hộ - Hành
chính tỉnh Nghệ An của cán bộ lãnh đọa và công chức viên chức quản lý của UBND
như sau:
1. Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức đi cơng tác phải đảm bảo đúng
mục đích, đúng người, đúng theo yêu cầu của hoạt động hay thư mời và không làm
ảnh hưởng tới công việc chuyên môn chung đang đảm nhiệm ở cơ quan.
2. Các cán bộ, công chức thuộc cơ quan khi đi công tác phải nằm trong kế
hoạch từ đầu năm do Chánh văn phòng UBND tỉnh phê duyệt và phải gửi báo cáo
đến Lãnh đọa UBND tỉnh, để theo dõi, tổng hợp và làm căn cứ trình Lãnh đạo ra
quyết định cử đi cơng tác, bao gồm:
- Kế hoạch đi công tác của lãnh đạo đơn vị (Người đứng đầu và cấp phó) đã
được phê duyệt.
- Thành phần công tác: Lãnh đạo quản lý, công chức viên chức: 14 người (
Lãnh đạo Văn phòng: 01 người; Đại diện lãnh đạo Sở Nội vụ: 02 người; Đại diện
lãnh đạo Sở Tài chính: 2 người; Phịng Quản trị - Tải vụ: 1 người; Phịng Hành

chính - Tổ chức: 01 người; Trung tâm Phục vụ hành chính cơng: 2 người; Nhà
khách: 4 người; Trung tâm Tin học - Cơng báo: 02 người)
- Đến cơ quan,tổ chức: Đồn cán bộ UBND tỉnh Thanh Hóa do Lãnh đạo văn
phịng dẫn đầu đã đến làm việc Lãnh đạo UBND tỉnh Nghệ An và Trung tâm Giải

19


quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An.
- Chương trình dự kiến làm việc. Để thực hiện nghiệm vụ: Học tập kinh
nghiệm trong quản lý, vận hành Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ
quan thuộc Khối tổng hợp Khu hành chính tỉnh; về hoạt động của Trung tâm Phục
vụ hành chính cơng tại Văn phịng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An. Trong thời gian:
5/1/2022 đến ngày 7/1/2022
Kính mong quý cơ quan tạo điều kiện giúp đỡ để lãnh đạo văn phịng và đồn
cơng tác UBND tỉnh Thanh hồn thành nghiệm vụ được giao.
Chúng tơi xin trân trọng cảm ơn./.
Nơi nhận:

CHÁNH VĂN PHỊNG

- Như kính gửi;
- Lãnh đạo UBND (để b/c)
- Văn phòng ( để tổng hợp)
- Phịng HC-NS, Phịng kế tốn
- Lưu: VT

3.3.

Nguyến Văn A


Thƣ cảm ơn

UBND TỈNH THANH HĨA
VĂN PHỊNG
Số:……/KH-VPUBND

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thanh Hóa, ngày

tháng 01 năm 2022

THƢ CẢM ƠN
Kính Gửi: - Lãnh đạo UBND Tỉnh Nghệ An
- Chánh văn phòng UBND tỉnh Nghệ An
- Trung tâm Giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Nghệ An
- Nhà khách

20


Vừa qua, Lãnh đạo quản lý và công chức viên chức UBND tỉnh Thanh Hố
đã có khoảng thời gian cơng tác để học tập kinh nghiệm trong quản lý, vận hành
Khối nhà làm việc Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan thuộc Khổi tổng hợp - Khu
hành chính tỉnh ; về hoạt động của Trung tâm Phục vụ hành chính cơng; Văn phịng
Ủy ban nhân dân tỉnh xây dựng kế hoạch tổ chức đi học tập kinh nghiệm quản lý tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An
Đồn cơng tác đã nhận được sự quan tâm, đón tiếp hết sức trọng thị, chu đáo,
ý nghĩa của lãnh đạo Văn phịng và các cán bộ cơng chức của UBND tỉnh Nghệ An.

Điều đó thể hiện trách nhiệm, tình cảm, sự gắn bó đồn kết, hợp tác.
Kết thúc chuyến cơng tác, Đồn đã trở về địa phương an tồn, đồn cơng tác
hết sức vui mừng, phấn khởi được trải nghiệm một chuyến tham quan, học tập thực
sự có ý nghĩa sâu sắc. Đó sẽ là kinh nghiệm quý để lãnh đạo quản lý, công chức
viên chức tại UBND .
Thay mặt lãnh đạo UBND tỉnh, Chánh văn phòng UBND tỉnh Thanh xin gửi
lời cảm ơn chân thành và lời chúc sức khỏe đến quý lãnh đạo và các cán bộ cơ quan
đã quan tâm, tạo điều kiện tốt nhất cho Đồn cơng tác UBND tỉnh Thanh Hóa học
tập, tham quan trong chuyến công tác vừa rồi.
Xin chân thành cảm ơn./.
Nơi nhận:

CHÁNH VĂN PHỊNG

- Như kính gửi;
- Văn phịng ( để tổng hợp)
- Phòng HC-NS,
- Lưu: VT

Nguyến Văn A

21


KẾT LUẬN
Có thể nói, việc tổ chức các chuyến đi công tác hoặc dự hội nghị, hội thảo
cho thủ trưởng hoặc các cán bộ chuyên môn của Cơ quan là một cơng việc có tính
chất hành chính nhưng lại địi hỏi người thư ký văn phịng phải có đầu óc tổ chức,
có tác phong khoa học, nhanh nhẹn và năng động. Thành cơng của các đồn cơng
tác phụ thuộc rất nhiều vào năng lực tổ chức và sự năng động, chu đáo của các thư

ký văn phòng.
Trong xu thế phát triển và hội nhập của nền kinh tế nước ta hiện nay, nói đến
sự thành cơng của một cơ quan tổ chức hay doanh nghiệp người ta luôn nhắc đến
một cái tên gắn liền với sự thành cơng đó. Cái tên được nhắc khơng thể nào khác
ngồi cái tên của vị lãnh đạo. Nhưng có một điều mà ít người biết đến, bên cạnh
người lãnh đạo ln có sự hiện diện của người thư ký. Việc sử dụng thư ký để giúp
việc cho lãnh đạo ngày càng phổ biến. Thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập
cao. Để đáp ứng với sự đổi thay khơng ngừng của tình hình kinh tế xã hội ngày nay
và tính chất cơng việc. Thư ký văn phịng khơng chỉ nằm vững những nghiệp vụ cơ
bản có tính chất truyền thống, mà cịn phải khơng ngừng học hỏi để nhanh chóng
tiếp cận với công nghệ mới, hiện đại, đặc biệt là công nghệ xử lý thông tin. Việc
vận dụng những kiến thức cơ bản trong đó có nghiệp vụ thư ký văn phịng cịn phụ
thuộc rất nhiều vào khả năng, trình độ cũng như sự nhanh nhạy của các thư ký văn
phòng trong những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của cơ quan hay tổ chức, doanh
nghiệp mà họ đã, đang và sẽ làm việc.

22


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Lê Văn In - Pham Hưng: Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, soạn thảo văn sản, quản
lý hổ sơ tài liệu (lưu hành nội bộ), 1994, [tr.8]
2. Vũ Thị Phụng: Nghiệp vụ Thư ký văn phòng. NXB Đại học quốc gia Hà Nội
3. Đào Duy Huân-Nguyễn Đình Chính: Quản trị hành chính văn phịng. Nhà xuất
bản Thống kê, 1998.
4. Phạm Hưng, Lê Văn In. Nghiêm Kỳ Hồng: Văn phịng hiện đại và nghiệp vụ
hành chính văn phịng. Nhà xuất bản Thành phố Hồ Chí Minh, 1996.
5. Dương Văn Khảm, Nguyễn Hữu Thời, Trần Hoàng: Nghiệp vụ thư kí văn phịng.
Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1997
6. Dương Văn Khảm: Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư lưu trữ. Nhà

xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1994.

23