1
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
DỰ ÁN
Xây dựng mô hình ERP
(Enterprise Resource Planning)
cho trường Đại học X
Thành viên
•
Trần Thái Bảo
•
Lê Trọng Đoan
•
Nguyễn Minh Hải
•
Nguyễn Ngọc Quỳnh Như
• Nguyễn Thành Sơn
•
Huỳnh Gia Xuyên
2
Nền tảng/Các nhu cầu

Xu thế ứng dụng ERP vào môi trường đại học
(ĐH) đang phát triển mạnh mẽ.
Sáng 11-12, Ông Peter Forscht, tổng giám
đốc Công ty ABAS, trao phần mềm ERP
cho PGS-TS Thái Bá Cần, hiệu trưởng
Trường ĐH Sư phạm kỹ thuật.
Tổng trị giá hơn 120.000 USD
3
Nền tảng/Các nhu cầu


Các trường ĐH ở VN đang gặp rất nhiều thách
thức.

ERP có thể nói đơn giản đó là chuẩn hóa qui
trình quản lý (ISO) trong môi trường công nghệ
thông tin (IT)
 Giải pháp quản lý tổng thể nguồn lực doanh
nghiệp dựa vào việc chuẩn hóa qui trình quản lý
(ISO) trên nền tảng của công nghệ thông tin.
4
Nền tảng/Các nhu cầu
Biểu đồ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại Việt Nam từ
2004 đến nay.
5
Mục tiêu
Các mục
tiêu
Chủ yếu
Thứ yếu
Dự
án
6
Mục tiêu chủ yếu

ĐH cũng có những "bài toán" cần giải quyết như các cơ
quan hiện đại khác : điều phối các nguồn tài nguyên, kiểm
soát chi phí, thúc đẩy tính chuyên nghiệp và tự hạch toán
các phòng ban.

Báo cáo được cập nhật thông tin tức thời và thống nhất

trong toàn bộ trường.

Quá trình xét duyệt yêu cầu mua hàng trong nhà trường
sẽ được thực hiện chỉ trong 1 ngày, chi phí giảm thiểu đáng
kể.

Giúp hệ thống quản lý nhân sự tốt và có thông tin chính
xác, báo cáo hiệu quả

Tích hợp các hệ thống quản lý rời rạc thành một hệ thống
quản lý thống nhất.
7
Mục tiêu thứ yếu

Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy : ERP giúp các
nhà lãnh đạo dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng
tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có
đầy đủ thông tin.

Công tác kế toán chính xác hơn : Phần mềm kế toán hoặc
phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các trường ĐH
giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải
trong cách hạch toán thủ công.

Đào tạo đội ngũ nhân viên các phòng ban thao tác thành
thạo trên hệ thống ERP, nâng cao tính chuyên nghiệp.

Dữ liệu bảo mật, chia sẻ thông tin kịp thời.
8
Mô hình ERP

BAN GIÁM
HIỆU
PHÒNG
HÀNH
CHÍNH
PHÒNG
ĐÀO TẠO
PHÒNG
TÀI VỤ
CÁC
KHOA
CHUYÊN
NGÀNH
Các
phòng
khác
(Đoàn Thanh Niên,
Thư viên, Giáo dục
thể chất,…)
9
Mô hình ERP
10
Phạm vi
Giải pháp ERP cho các trường đại học theo qui trình sau

Xây dựng các phân hệ quản lý cục bộ (Phân hệ quản lý hồ
sơ, Phân hệ quản lý học tập, Phân hệ quản lý tài chính, Phân
hệ quản lý cơ sở vật chất) : Các phân hệ cục bộ này có thể
sử dụng các dữ liệu có định dạng không giống nhau.


Hoạch định chiến lược khai thác thông tin của toàn hệ
thống : Xác định yêu cầu sử dụng, chia sẻ dữ liệu giữa các
phân hệ, phân tích dữ liệu, vấn đề quản trị, an toàn dữ liệu.

Xây dựng hệ thống tích hợp các phân hệ : Đường truyền
(mạng), thu thập và chuyển đổi dữ liệu, dự phòng hệ thống.
11
Các ràng buộc

Tổng chi phí của toàn dự án không vượt quá 100.000 USD

Thời gian bắt đầu thực hiện dự án vào tháng 08/2010 và
không vượt quá 17 tháng.

Địa điểm thực hiện tại trường Đại Học X.

Thực hiện đầy đủ các yêu cầu pháp lý : bản quyền phần
mềm.

Đảm bảo chuyển đổi kiến thức trong điều kiện kỹ năng
ngoại ngữ hạn chế của thành viên dự án.

Chuẩn hóa qui trình quản lý.

Phải đảm bảo các tính năng của hệ thống ERP như đã
được ký trong hợp đồng như : tính dễ sử dụng, chức
năng đa ngôn ngữ, tài liệu dành cho người dùng.
12
Các loại trừ


Không chịu trách nhiệm về các thủ tục mua
trang thiết bị (hub, switch, máy server…) và các
loại thuế liên quan.

Các yêu cầu ngoài qui trình chuẩn đã khảo sát
và ký sẽ không được chấp thuận cài đặt.

Chương trình bảo trì hệ thống không bao gồm
bảo trì phần cứng và thiết bị mạng.

Bảo trì hệ thống chỉ trong thời gian có hiệu lực
đã được ký trong hợp đồng.
13
Các giả định

Phát huy kỹ năng làm việc nhóm và cam kết
lãnh đạo về sự thay đổi tổ chức.

Áp lực công việc ngoài giờ được chấp nhận.

Phòng dành riêng cho các thành viên dự án có
trang bị đầy đủ thiết bị thông tin liên lạc và các
trang bị khác.

Sự hỗ trợ của phòng quản lý hệ thống thông tin.

Sự phối hợp thật tốt giữa các phòng ban và bên
triển khai trong việc huấn luyện và bảo trì hệ
thống sau này.
14

Dự án có liên quan

Đào tạo huấn luyện sử dụng một số công cụ hỗ trợ dự
án như phần mềm ứng dụng (MS Project, MS Viso, MS
Word, MS Excel).

Các kỹ năng cần thiết thao tác trên hệ điều hành
Windows.

Các thao tác back up lại dữ liệu sau mỗi ngày làm việc.

Sử dụng UPS kết hợp với máy tính khi có sự cố về cúp
điện.

Biên dịch tài liệu sang ngôn ngữ tiếng Việt.

Thực hiện việc phân quyền và đăng ký tài khoản để đảm
bảo tính bảo mật của dữ liệu và chia sẻ thông tin một
cách kịp thời giữa các phòng ban trong nhà trường.
15
Trao đổi thông tin

Họp giữa các phòng ban nhà trường với
nhau sau các buổi huấn luyện để biết
được những khó khăn trước mắt. Từ đó,
phối hợp với bên triển khai khắc phục các
khó khăn đó.
16
Rủi ro


Trước tiên khó khăn lớn nhất vẫn là chuẩn hóa qui trình quản lý.

Vấn đề tài chính cũng là khó khăn lớn khi triển khai.

Vấn đề con người cũng cần được quan tâm đúng mức : các chuyên
gia bên ngoài và kỹ năng của các GV và CB, CNV nhà trường.

Quen ứng dụng CNTT "rời rạc" cho từng hoạt động chuyên biệt, trong
khi ERP cố gắng tích hợp và liên kết tất cả hoạt động trong tổ chức.

Chấp nhận giải pháp thay đổi cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với
hệ thống ERP, hạn chế thay đổi ERP cho thích ứng tổ chức.

Quá trình đổi mới tổ chức và quy trình làm việc cho phù hợp mô hình
ERP thực sự là một thách thức lớn đối với các trường Đại học. Quá
trình này thường kéo dài ít nhất từ 3 đến 5 năm.

Kỹ năng lao động : làm việc nhóm, ngọai ngữ, sử dụng máy tính và
thiết bị thông tin liên lạc.

Thay đổi tổ chức : Thay đổi nhân sự, tái cấu trúc công ty.

Nghỉ việc : Do áp lực công việc, sinh con.
17
Ngân sách
Chi phí Mô tả Tỷ lệ
Bản quyền
ERP
Tính theo bản full license cài trên máy chủ và số lượng
người sử dụng

37%
Triển khai
Tính theo quá trình triển khai của nhà cung cấp (NCC)
cho khách hàng (KH)
42%
Đào tạo
Tính việc đào tạo của NCC đối với đội ngũ lãnh đạo,
chuyên viên và nhân viên của KH để chuyển giao hệ thống.
3%
Tài liệu
Gồm : Tài liệu hướng dẫn sử dụng; sổ tay vận hành; sách
tra cứu (Reference book); tài liệu hướng dẫn cho quản trị
hệ thống. Đối với những hệ thống ERP thiết kế theo chuẩn
mở còn có thêm các hồ sơ về hệ thống tham số thiết lập cho
KH (Setup parameters guideline).
1%
Dịch vụ
bảo trì
Giúp xử lý các sự cố vận hành trong năm đầu tiên 17%
TỔNG CHI PHÍ DỰ ÁN : 100.000 USD
18
Giai đoạn
CÔNG VIỆC
T
1
T
2
T
3
T

4
T
5
T
6
T
7
T
8
T
9
T1
0
T1
1
T1
2
T1
3
T1
4
T1
5
T1
6
T1
7
THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ
ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI
LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT
TÁI CẤU TRÚC
CẤU HÌNH HỆ THỐNG
ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI
KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM
ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG
19
WBS
Dự án ERP
trường đại học
Định giá Lập kế hoạch dự
án
Phân tích sự khác
biệt
Tái cấu trúc
Tiền định giá
Định giá trọn
gói
Liên hệ công
tác
Thiết kế mô
hình
Thiết kế
chương trình
Thay đổi mã
nguồn ERP
Thiết kế quy
trình
Phân công
trách nhiệm

Lập ban quản
lý
20
WBS ( tt )
Dự án ERP
trường đại học
Cấu hình hệ
thống
Đào tạo đội
triển khai
Kiểm tra ,
thử nghiệm
Đào tạo người
sử dụng
Mô phỏng
quy trình
Cấu hình hệ
thống
Lập lịch huấn
luyện
Họp sau huấn
luyện
21
Project Planing
Mã công việc Mô tả Công tác
trước
Thời gian thực
hiện ( tháng)
A
THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ

_ 2
B
ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI
A 1
C
LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
B 2
D
PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT
C 3
E
TÁI CẤU TRÚC
C 3
F
CẤU HÌNH HỆ THỐNG
C 2
G
ĐÀO TẠO ĐỘI TRIỂN KHAI
C 2
H
KIỂM TRA, THỬ NGHIỆM
D,E 6
I
ĐÀO TẠO NGƯỜI SỬ DỤNG
F,G 10
22
Tiến độ mạng- PDM
5 0 7
Project start
0 0 0

0 0 0
A
0 2 2
0 0 2
B
2 1 3
2 0 3
C
3 2 5
3 0 5
D
5 3 8
8 3 11
E
5 3 8
8 3 11
F
5 2 7
5 0 7
G
5 2 7
H
8 6 14
11 3 17
I
7 10 17
7 0 17
Project finish
17 0 17
17 0 17

Phân bổ chi phí dự án
Code Công tác chính Tỷ lệ TBC T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9
A Tiền định giá 20% 20000 10000 10000
B Định giá trọn gói 17% 17000 17000
C Lập kế hoạch dự án 2% 2000 1000 1000
D Phân tích sự khác biệt 12% 12000 4000 4000 4000
E Tái cấu trúc 12% 12000 4000 4000 4000
F Cấu hình hệ thống 8% 8000 4000 4000
G Đào tạo đội triển khai 1% 1000 500 500
H Kiểm tra , thử nghiệm 9% 9000 1500
I Đào tạo người sử dụng 2% 2000 200 200
Dịch vụ bảo trì 17% 17000
TBC 100% 100000 10000 10000 17000 1000 1000 12500 12500 8200 1700
Tích lũy 10000 20000 37000 38000 39000 51500 64000 72200 73900
Đơn vị tính bằng USD
Phân bổ chi phí dự án ( tt )
Code Công việc Tỷ lệ TBC T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17
A Tiền định giá 20% 20000
B Định giá trọn gói 17% 17000
C Lập kế hoạch dự án 2% 2000
D Phân tích sự khác biệt 12% 12000
E Tái cấu trúc 12% 12000
F Cấu hình hệ thống 8% 8000
G Đào tạo đội triển khai 1% 1000
H Kiểm tra , thử nghiệm 9% 9000 1500 1500 1500 1500 1500
I
Đào tạo người sử
dụng 2% 2000 200 200 200 200 200 200 200 200
Dịch vụ bảo trì 17% 17000
TBC 100% 100000 1700 1700 1700 1700 1700 200 200 200

Tích lũy 75600 77300 79000 80700 82400 82600 82800 83000


Đơn vị tính
bằng USD
Phân bổ chi phí dự án (tt )