MỤC LỤC
MỞ ĐẦU

1

1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu

1

2. Mục đích của bài báo cáo

2

3. Đối tượng nghiên cứu

2

NỘI DUNG

3

I. KHÁI QUÁT

3

1. Về chứng thực

3

2. Về công chứng viên và thẩm quyền chứng thực của Công chứng viên

5

II. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO

6

1. Những loại giấy tờ không được chứng thực bản sao

6

2. Một số khái niệm trong hoạt động chứng thực

9

3. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng thực bản Sao từ bản chính

11

4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

12

III. KỸ NĂNG CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN

15

1. Xác định phạm vi và thẩm quyền chứng thực chữ ký

15


2. Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký

17

IV. MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC
THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ, ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN
PHÁP LUẬT

18

1. Thực trạng

18

2. Nguyên nhân

18

3. Một số hạn chế trong quy định về Quy trình chứng thực thực bản sao, chứng thực
chữ ký
19
4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định về quy trình chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
22
KẾT LUẬN

23

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO


23

1


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
Trong tiến trình hội nhập quốc tế, nhất là sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức thương
mại thế giới (WTO), nước ta đang tích cực xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ
nghĩa thì việc đẩy mạnh cải cách tổng thể nền hành chính quốc gia, xây dựng nền hành
chính trong sạch, hiện đại, hiệu quả, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của cơng dân, thì
việc cải cách trong lĩnh vực tư pháp nói riêng, đặc biệt là trong chứng thực là đòi hỏi tất
yếu khách quan của sự phát triển. Ngày 20/6/2014, Quốc hội họp thông qua LCC năm
2014, có hiệu lực ngày 01/01/2015 thay thế cho LCC năm 2006, góp phần hoàn thiện
khiếm khuyết của những năm đầu xã hội hóa hoạt động công chứng, mang lại hiệu quả
thiết thực đối với xã hội. Tại LCC năm 2014, nhà làm luật đã trao lại thẩm quyền chứng
thực cho CCV. Như vậy, so với LCC năm 2006, bên cạnh việc xác định tính xác thực, tính
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch thì thẩm quyền của CCV được phép công chứng bản
dịch và chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản theo
quy định của pháp luật (được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015,
có hiệu lực ngày 10/4/2015, sau đây gọi là Nghị định 23). Nghị định 23 thay thế cho Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng
thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;
Ngay sau khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (từ ngày
10/4/2015), quy định về chứng thực đã được nhanh chóng triển khai đến các tổ chức hành
nghề công chứng. Với quy định này, người dân có thêm một “điểm đến” cho trong việc
lựa chọn công chứng, chứng thực, bên cạnh Phòng Tư pháp và UBND cấp xã, người dân
có thể lựa chọn chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng.
Đây không chỉ là việc trao lại cho công chứng viên một trong những nhiệm vụ thuộc thẩm
quyền trách nhiệm của họ, mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, trao cho họ thêm

một cơ hội lựa chọn tổ chức thực hiện chứng thực phù hợp với nhu cầu của bản thân.
Theo đó, thay vì phải chờ đợi các cán bộ, công chức của Phòng Tư pháp hay UBND cấp
xã chỉ thực hiện chứng thực trong một số ngày giờ nhất định do còn đảm đương nhiều
nhiệm vụ quản lý Nhà nước khác, người dân có thể đến các tổ chức hành nghề công chứng
không chỉ làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước mà còn có thể làm
việc ngồi giờ hành chính, nơi ln có đội ngũ công chứng viên chuyên nghiệp, được đào
tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ công chứng, chứng thực. Tuy nhiên các quy định về
quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên qua một thời gian áp
dụng đã bộc lộ một số hạn chế. Việc hồn thiện và bảo đảm thực thi chính sách pháp luật
về quy trình chứng thực có vai trò hết sức quan trọng, góp phần bảo đảm an toàn pháp lý,
bảo đảm và tạo động lực cho các quan hệ kinh tế - xã hội phát triển lành mạnh, đáp ứng
nhu cầu trong tình hình mới. Đây cũng là lý do em chọn đề tài Khó khăn, bất cập trong
2


việc áp dụng quy định pháp luật về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký – đề xuất
giải pháp hồn thiện pháp luật.
2. Mục đích của bài báo cáo
Cung cấp thêm một cách nhìn tồn diện và cụ thể hơn về chứng thực bản sao,
chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam kiến nghị
một số giải pháp hoàn thiện pháp luật. Đồng thời trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn thực hiện
quy định về quy trình cơng chứng, đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu
quả trong công tác thực hiện chứng thực của công chứng viên.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của báo cáo là các quy định về Quy trình chứng thực bản sao,
chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam
4. Cơ cấu báo cáo
Cơ cấu báo cáo gồm 4 phần
Phần I: Khái quát
Phần II: Quy định pháp luật về Quy trình chứng thực bản sao

Phần III. Kỹ năng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản
Phần IV: Một số hạn chế trong quy định về Quy trình chứng thực thực bản sao, chứng
thực chữ ký, đề xuất hướng hoàn thiện pháp luật và thực tiễn áp dụng
NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT
1. Về chứng thực
a) Pháp luật về chứng thực
Nhằm đáp ứng nhu cầu chứng thực ngày càng tăng và từng bước hoàn thiện hệ thống
pháp lý về chứng thực, Nhà nước ta đã chú trọng ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp
luât về chứng thực: Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính
phủ về “Cơng chứng, chứng thực”; Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về “Cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định số 04/2012/NĐ-CP
ngày 20/01/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về
“Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký”; Nghị định
số 06/2012/NĐ-CP ngày 02/02/2012 của 2 Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của
các Nghị định về hộ tịch hôn nhân và gia đình và chứng thực; Nghị định số 23/2015/NĐCP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản
chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch (sau đây gọi tắt là Nghị định
3


số 23/2015/NĐ-CP). Hiện nay hoạt động chứng thực thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP. Đây là bước tiến quan trọng trong cải cách tư pháp.
b) Khái niệm chứng thực
❖ Theo Từ điển Tiếng Việt có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực cụ thể:
“Sao chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành
chính). Sao đúng ngun văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao” [tr. 817].
Định nghĩa về xác nhận: “Thừa nhận là đúng sự thật. Xác nhận chữ ký. Xác nhận
lời khai. Tin tức đã được xác nhận”[ tr.1101]. Về chứng thực được định nghĩa
“Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng.
Thực tiễn đã chứng thực điều đó”[tr. 186]. Như vậy, chứng thực được bao hàm một

số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng thực..
❖ Ở Việt Nam, sau khi cách mạng tháng 8 thành cơng Chính phủ lâm thời Việt Nam
dân chủ cộng hòa ban hành Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 ấn định thể lệ việc
thị thực các giấy tờ sử dụng thuật ngữ “thị thực”: Các Ủy ban có quyền thị thực tất
cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người 9 đương sự làm giấy má ấy
thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban ở trú quán một
bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi sở tại bất động
sản [Điều 2].
Sau khi Luật đất đai năm 1993 và Bộ luật dân sự năm 1995 có hiệu lực thi hành
ngày 18/5/1996 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/CP về tổchức và hoạt động công
chứng quy định: Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do
pháp luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính. Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác
do pháp luật quy định, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính giấy tờ như giấy
khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, văn bằng chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền cấp
bản sao các giấy tờ đó cho đương sự [Điều 19].
Hoạt động công chứng và chứng thực bước đầu có sự tách bạch khi Chính Phủ ban
hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực. Đây là văn bản đầu tiên
đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp
xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ
phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này” [Điều
2].
Thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hành chính và
cải cách tư pháp ngày 18/5/2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký đã đưa ra khái
niệm về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký: ”Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan,
tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có
nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc” “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ
4



quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan
nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực chữ ký
trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực” [Điều 2].
Hiện nay, hoạt động chứng thực được điều chỉnh bởi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Pháp luật hiện hành không khái niệm cụ thể chứng thực là gì, tuy nhiên thơng qua các quy
định của pháp luật tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì có thể hiểu chứng thực là việc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận cho các yêu cầu, giao dịch dân sự của người có
yêu cầu chứng thực, qua đó đảm bảo tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các bên tham
gia giao dịch, nội dung giao dịch, và giao dịch. Bao gồm:
1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc
để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ
gốc.
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị
định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng
thực.
4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại
Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực
hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch” [Điều 2].
Như vậy có thể thấy, những khái niệm chứng thực gắn liền với những thay đổi của xã
hội nước ta, ở các giai đoạn khác nhau thì khái niệm về chứng thực ngày càng được quy
định rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên khái niệm chứng thực mới chỉ gắn với một việc cụ thể nào
đó. Từ những khái niệm nêu trên có thể đưa ra một khái niệm chung nhất, bao quát đúng
bản chất của hoạt động chứng thực như sau: chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm
quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực
chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực Chứng thực là

việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định của pháp luật chứng thực xác nhận
tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản được chứng thực so với bản chính và
sổ gốc; xác nhận tính chính xác, tính có thực chữ ký của cá nhân; xác nhận tính chính xác,
có thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí
tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
c) Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực

5


Văn bản được chứng thực có giá trị pháp lý, tạo thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực
hiện các thủ tục hành chính, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… bởi khi cá nhân,
tổ chức xuất trình văn bản chứng thực thì các cá nhân, tổ chức khác khơng có quyền được
u cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc phủ nhận tính xác thực của văn bản. Theo
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý của văn bản chứng thực được quy định
như sau:
● Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao
dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; Bản sao được chứng thực từ bản
chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã
dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác;
● Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định này có giá trị chứng minh
người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của
người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản;
● Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị
chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch;
năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên
tham gia hợp đồng, giao dịch
2. Về công chứng viên và thẩm quyền chứng thực của Công chứng viên
Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật cơng chứng 2014 Cơng chứng viên là

“người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ
nhiệm để hành nghề công chứng”.
Như vậy, công chứng viên là nhà chuyên môn về pháp luật, có đủ tiêu chuẩn theo
quy định của pháp luật, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm
an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp
phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế xã hội. Để được bổ nhiệm trở thành công chứng viên, người đó phải đáp ứng những tiêu
chuẩn khắt khe về quá trình đào tạo và tuyển chọn (tốt nghiệp đại học chuyên ngành luật,
tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng viên tại Học viện Tư pháp, có kinh nghiệm làm
việc về pháp luật tối thiểu là 05 năm và phải vượt qua được kỳ thi sát hạch của Bộ Tư
pháp).
Thẩm quyền chứng thực của Công chứng viên
Theo quy định tại Điều 77 Luật Cơng chứng 2014 thì:
"1. Cơng chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy
tờ, văn bản.
6


2. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được
thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực."
Ngoài ra, Khoản 4 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch cũng quy
định:
"Cơng chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a
Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phịng cơng chứng,
Văn phịng cơng chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng)."
- Điểm a Khoản 1:" Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
của nước ngồi cấp hoặc chứng nhận;"

- Điểm b Khoản 2:" Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực
chữ ký người dịch;"
Như vậy, Công chứng viên của Văn phòng công chứng có thẩm quyền chứng thực bản sao
từ bản chính các giấy tờ theo quy định trên (khơng phải cơng chứng).

II. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO
1. Những loại giấy tờ không được chứng thực bản sao
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các loại giấy tờ, văn bản sau đây không được
dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ;
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, khơng xác định được nội dung;
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật
nhưng ghi rõ khơng được sao chụp;
4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến
tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam;
xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân;
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc
chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Ngoại trừ một số trường hợp không cần hợp pháp hóa lãnh sự:
+ Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân
như: Hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy
phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ;
7


+ Chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên cũng không phải hợp
pháp hóa lãnh sự.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền.
Từ quy định trên thực tế thấy rằng:

⮚ Thứ nhất, mặc dù đã quy định cụ thể các loại giấy tờ, văn bản không được chứng
thực bản sao, nhưng khi thực hiện chứng thực bản sao, người thực hiện chứng thực
vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc xác nhận chính xác các loại giấy tờ, văn bản
không được làm cơ sở để chứng thực bản sao. Trong khi hiện nay tình trạng giấy tờ
giả mạo có xu hướng gia tăng nhanh chóng, người thực hiện chứng thực rất khó để
biết được giấy tờ nào bị tẩy xóa, thêm, bớt nội dung, bởi lẽ việc tẩy xóa, sửa chữa
được thực hiện rất tinh vi, có nhiều trường hợp đối tượng dùng hóa chất để tẩy xóa
nền bằng mắt thường rất khó nhận biết, chỉ khi có sử dụng các phương tiện, máy
móc hỗ trợ hoặc phải qua giám định tài liệu thì cơ quan giám định tài liệu mới phát
hiện ra được.
⮚ Thứ hai, “Bản chính giấy tờ, văn bản ghi thêm, bớt vào nội dung khơng hợp lệ” thì
khơng được làm cơ sở để chứng thực bản sao. Quy định này được hiểu là: giấy tờ,
văn bản được cấp có thẩm quyền ban hành nêu có sửa chữa, thêm, bớt nội dung
phải có đóng dấu xác nhận của chính cơ quan ban hành văn bản đó vào chỗ sửa
chữa trên văn bản hoặc việc ghi thêm, bớt vào nội dung phải được thực hiện theo
đúng quy định của pháp luật thì bản chính giấy tờ, văn bản đó mới được làm cơ sở
để chứng thực bản sao, nếu phát hiện bản chính giấy tờ, văn bản được ghi thêm, bớt
nội dung không hợp lệ thì cơng chứng viên phải từ chối chứng thực bản sao. Hiện
nay, thủ đoạn ghi thêm dòng vào văn bản được thực hiện rất tinh vi, có tinh toán
nên rất khó phát hiện, vì thể đòi hỏi cơng chứng viên khi chứng thực bản sao phải
hết sức chú ý để không xảy ra sai sót.
Những trường hợp sửa chữa số liệu trong bản chính văn bản, giấy tờ đã làm thay
đổi nội dung của bản chính, nên cơng chứng viên cần xem xét kỹ các số liệu có
trong giấy tờ, văn bản để phát hiện các số liệu đã bị tẩy xóa, sửa chữa.
Ví dụ: Anh A u cầu cơng chứng viên chứng nhận 100 bản sao từ bản chính Quyết
định giao 690m2 đất cho cán bộ, nhân viên cơ quan H làm nhà ở. Khi xem xét bản
chính Quyết định cấp đất, cơng chứng viên nghi ngờ bản chính có sửa số 0 thành số
9, tức là chỉ được giao 600m2 đất chứ không phải giao 690m2 đất. Công chứng
viên đã lập biên bản sự việc và tiến hành xác minh. Qua xác minh biết được trong
Quyết định giao đất Của cơ quan có thẩm quyền thì chỉ giao 600m2 đất chứ không

phải giao 690m² đất. Con số 690m2 đất là do đương sự sửa từ 600m2 thành 690m2.
Từ ví dụ nêu trên cho thấy, khi thực hiện chứng thực bản sao mà bản chính giấy tờ
văn bản có ghi các số liệu thì người thực hiện chứng thực cần quan tâm nhiều hơn
8


đến các số liệu đó để chứng thực bản sao. Khoản 3 Điều 22 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP quy định: “Bản chính đóng dấu mộc của cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp” thì khơng
được chứng thực bản sao. Từ quy định trên có thể hiếu là: những giấy tờ, văn bản
có đóng dấu “MẬT”“TỐI MẬT”; “TUYỆT MẬT” vào trang đầu văn bản là giấy
tờ, văn bản thuộc loại không được chứng thực bản sao, công chứng viên có thể dễ
dàng nhận biết để từ chối chứng thực, nhưng còn các giấy tờ, văn bản khác tuy
không có đóng dấu mật như đã nêu trên do cơ quan thu giữ để điều tra, truy tố. Các
giấy tờ này có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính. Khi tiếp nhận yêu cầu sao
y bản chính tài liệu nêu trên, có công chứng viên còn băn khoăn về trách nhiệm khi
chứng thực bản sao đối với các giấy tờ có liên quan đến vụ việc đang trong quá
trình điều tra, chưa được cơng khai, cần giữ bí mật. Vì vậy, để giải quyết yêu cầu
chứng thực bản sao các loại giấy tờ nêu trên, thiết nghĩ công chứng viên nên đề
nghị cơ quan có công văn yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ nào, sao bao nhiêu
bản sao từ bản chính để lưu vào hồ sơ trước khi thực hiện chứng thực bản sao.
⮚ Thứ ba, về quy định “Bản chính giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngồi cấp cơng
chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản
1 Điều 20 của Nghị định này’’thì khơng được chứng thực bản sao” (khoản 5 Điều
22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Theo quy định này, để chứng thực bản sao
những giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngồi cấp, cơng chứng hoặc chứng thực,
cơng chứng viên phải biết được bản chính cần sao y do cơ quan, tổ chức của nước
nào cấp, từ đó đối chiếu với danh sách các nước được miễn trừ hợp pháp hóa lãnh
sự để biết giấy tờ của nước đó có thuộc nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay
không và các giấy tờ nào được miễn trừ, không phải hợp pháp hóa lãnh sự . Tuy

nhiên, hiện nay việc cập nhật danh sách các nước được miễn trừ hợp pháp hóa lãnh
sự còn gặp nhiều khó khăn, bởi danh sách các nước được miễn trừ hợp pháp hóa
lãnh sự chưa được cập nhật và công bố thường xuyên. Trên trang thông tin điện tử
của Bộ Ngoại giao có nêu danh sách các nước và loại giấy tờ được miễn hợp pháp
hóa khi sử dụng tại Việt Nam kể từ tháng 8/2016, danh sách có 24 nước, trong đó
quy định rõ mỗi nước được miễn một số giấy tờ cụ thế chứ không phải được miễn
trừ hợp pháp hóa tất cả các giấy tờ do cơ quan, tổ chức của nước ngồi đó cấp. Do
đó, cơng chứng viên khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao, phải xem văn bản
đó do nước nào cấp và giấy tờ, văn bản đó có thuộc loại được miễn trừ hay không
để chứng thực bản sao. Công chứng viên chỉ có thể chứng thực bản sao đối với một
số giấy tờ cụ thể do nước đó quy định được miễn hợp pháp hóa, các giấy tờ khảo
còn lại vẫn phải hợp pháp hóa mới được chứng thực bản sao. Ví dụ: Tại Nhật Bản,
chỉ có các loại giấy tờ dùng để đăng ký kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha mẹ nuôi
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp thì mới được miễn hợp pháp hóa lãnh sự,
9


còn các giấy tờ khảo vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự thì mới được chứng thực bản
sao. Đối với Cộng hòa Pháp thì các loại giấy tờ dân sự (dân sự, hơn nhân gia đình,
thương mại và lao động) do cơ quan nhà nước có thẩm quyền, các giấy tờ dùng cho
việc nhận nuôi con nuôi do cơ quan có thẩm quyền lập thì mới được miễn hợp pháp
hóa. Các giấy tờ khác vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự mới được chứng thực bản sao.
Như vậy, có thể thấy rằng các loại giấy tờ như: hộ chiếu, bằng cấp, bảng điếm, chứng
chỉ học tập.., do cơ quan nước ngồi cấp đều khơng thuộc các loại giấy tờ được miễn hợp
pháp hóa, do đó không thể chứng thực bản sao. Để giải quyết vấn đề trên, ngày
29/12/2015, Bộ Tư pháp đã ban hành Thông tư số 20/2015/TT BTP về việc hướng dẫn
thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trong đó Điều 6 quy định: “Giấy tờ tùy thân do cơ
quan, tổ Chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như. Hộ chiếu, thẻ căn cước
hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp,
chứng Chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì khơng phải hợp pháp

hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính” Thơng tư số 20/2015/TT BTC nêu trên
đã góp phần thảo gỡ rất nhiều khó khăn vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực bản sao đối
với các loại giấy tờ được lập, cấp từ nước ngoài. Tuy nhiên, thực tế còn rất nhiều các loại
giấy tờ do nước ngoài cấp như: giấy báo trúng tuyển thư mời đi nước ngoài… nay có nhu
cầu chứng thực bản sao để làm thủ tục xin nhập học ,xin cấp thị thực. Các giấy tờ này
không chứng thực bản sao đã gây ra nhiều khó khăn cho người dân.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực bản sao yêu Cầu Công chứng viên chứng thực
bản sao đối với bản chính “giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan: tổ chức có thẩm quyền thì cơng chứng viên phải từ chối tiếp nhận
u cầu chứng thực bản sao theo quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ,ví
dụ“ Ơng A đem hợp đồng vay và cho vay tiên do ông A và ông B tự lập và ký kết với nội
dung ông A cho ông B vay 1 000 000 000 đồng (Một tỷ đồng). Hợp đồng vay tiền do ông
A và ông B tự lập không có xác nhận, đóng dấu của cơ quan , tổ chức có thẩm quyền . Do
ong B khơng chịu trả tiền vay cho ơng A Vì thế ông A yêu cầu công chứng viên chứng
thực bản sao hợp đồng vay tiền để khởi kiện ông B ra tòa. Đối với trường hợp này, công
chứng viên từ chối tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao của ông A vì hợp đồng vay tiền
của ông A và ông B là hợp đồng tự lập không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền, do
đó thuộc trường hợp giấy tờ không được chứng thực bản sao theo quy định tại khoản 6
Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Một số khái niệm trong hoạt động chứng thực
a) Khái niệm bản chính
Theo quy định tại khoản 5 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ thì bản
chính là “những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp
10


lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng
dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.”
Theo đó, bản chính là:
- “Những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu”được

hiểu là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, có
chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan, tổ chức cấp giấy tờ, văn
bản đó .
- “Những giấy tờ , văn bản do cơ quan , tổ chức có thẩm quyền cấp lại” được hiểu là
: các giấy tờ như giấy chứng nhận sở hữu tài sản , giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất , đăng ký xe ô tô , đăng ký xe máy , giấy khai sinh …,những giấy tờ trong quá
trình sử dụng bị mất , bị hỏng do cũ nát , bị cháy …, nay được cơ quan có thẩm
quyền cấp lại bản chính nhưng có ghi chữ “cấp lại” trong bản chính đó . Bản chính
giấy tờ cấp khi đăng ký lại được trong những trường hợp như : nam nữ chung sống
với nhau như vợ chồng , nhưng chưa đăng ký kết hôn , nay mới thực hiện việc đăng
ký kết hôn , lúc đó Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn và
trong giấy đăng ký kết hôn có ghi chữ “cấp khi đăng ký lại” ; hoặc giấy khai sinh
được cấp khi đăng ký lại đều được coi là bản chính đã tháo gỡ được khó khăn cho
nhân dân khi muốn chứng thực bản sao từ bản chính thành nhiều bản để sử dụng
trong cuộc sống .
- “ Những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan ,
tổ chức có thẩm quyền” được hiểu là : Các giấy tờ do cá nhân tự lập như : đơn đề
nghị xác nhận có tài khoản gửi tại ngân hàng và đã được ngân hàng xác nhận vào
đơn đó ; Đơn xin xác nhận 1 người có 2 Chứng minh nhân dân , số Chứng minh
nhân dân cũ là … và giấy Chứng minh nhân dân mới có số là … có xác nhận và
đóng dấu của cơ quan công an ; Đơn đề nghị có mồ mả của ai chôn cất tại nghĩa
trang đã được Uỷ ban nhân dân xã, phường xác nhận là đúng sự thực : hoặc Đơn
trình báo mất cắp có xác nhận của cơ quan cơng an về việc đã trình báo mất cắp tại
địa phương … Các giấy tờ nêu trên do cá nhân tự lập nhưng đã được cơ quan , tổ
chức có thẩm quyền xác nhận vào đơn đó thì được coi là bản chính và cơng chứng
viên có thể tiến hành chứng thực bản sao giấy tờ đó theo quy định. Nếu cơ quan , tổ
chức có thẩm quyền không xác nhận vào đơn mà chỉ căn cứ vào đơn đề nghị rồi
ban hành quyết định hoặc trả lời bằng văn bản riêng thì đơn đề nghị này chỉ được
coi là do cá nhân tự lập không được coi là bản chính, nên khơng được sao y . Khi
có u cầu sao y bản chính thì chỉ giải quyết sao y bản chính đối với quyết định,

cơng văn của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền về việc giải quyết đơn đề nghị đó. Ví
dụ, có yêu cầu sao y bản chính “Đơn xin được hưởng bảo hiểm tai nạn xe ô tô” của
người đóng bảo hiểm bị tai nạn và quyết định chi trả tiền bảo hiểm của cơ quan bảo
hiểm, trong trường hợp này chỉ chứng thực bản sao quyết định của cơ quan bảo
11


hiểm, còn giấy tờ của người xin bảo hiểm không được sao vì giấy tờ này khơng có
xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền vào giấy tờ đó .
b) Khái niệm bản sao
Theo khoản 6 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì : “Bản sao là bản chụp
từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung
ghi trong sổ gốc”.
Như vậy bản sao được hiểu là có 2 loại :
● Bản sao được chụp từ bản chính nghĩa là bản chính giấy tờ , văn bản
được cho vào máy photo để photo ra các bản giống nhau, đều có nội
dung hình thức đúng với bản chính đó.
● Bản được đánh mà có nội dung đầy đủ chính xác như nội dung ghi trong
sổ gốc, nghĩa là trong sổ gốc có thơng tin gì thì phải đánh máy đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong số gốc đó để thực hiện chứng thực bản
sao.
⮚ “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực
hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có
nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức
đó đã cấp.
⮚ Bản sao từ sổ gốc thường do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp bản chính thực hiện vì các cơ quan này mới có sổ gốc để
đánh máy với nội dung đầy đủ và chính xác như nội dung ghi
trong sổ gốc.
3. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng thực bản Sao từ bản chính

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ CP: “Người yêu Cầu chứng
thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp Pháp của bản chính giấy
tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; khơng được u cầu chứng thực bản
sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này”và “Người thực
hiện chứng thực Chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính. ”
“Người thực hiện chứng thực” trong quy định này bao gồm: Trưởng, Phó trưởng Phòng
Tư pháp; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã cơ quan đại diện ngoại giao, cơ
quan đại diện lãnh sự và công chứng Viên đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản
chính (Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).Trước đây, Nghị định số 45 HĐBT ngày
27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước;
Nghị định số 31 -CP ngày 18/5/1996 về tổ chức và hoạt động của công chứng nhà nước;
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về cơng chứng, chứng thực
đều có quy định trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng nhận bản sao đúng với
bản chính và công chứng viên còn phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ của bản
12


chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để công chứng bản sao. Từ quy định trên có thể
thấy trách nhiệm của người chứng thực bản sao nói chung, trong đó có cả công chứng viên
so với quy định trước đây đã có sự thay đổi. Hiện nay, công chứng viên khơng phải chịu
trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm
cơ sở để chứng thực bản sao.
Vậy, công chứng viên có phải kiểm tra bản chính giấy tờ, văn bản khi chứng thực bản
sao không? Có ý kiến cho rằng: công chứng viên không phải chịu trách nhiệm về nội dung
bản chính giấy tờ thì khơng phải kiểm tra giấy tờ, ngược lại ý kiến khảo lại cho rằng: công
chứng viên vẫn phải chịu trách nhiệm liên đới nội dung bản chính giấy tờ, văn bản yêu cầu
chứng thực bản sao, bởi theo Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về thủ tục
chứng thực bản sao từ bản chính thì: “Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính ,đối
chiếu với bản sao ,nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản
không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng

thực” .
Như vậy, khi chứng thực bản sao, người thực hiện chứng thực (trong đó có cơng
chứng viên) phải kiểm tra bản chính giấy tờ và chỉ có kiểm tra bản chính giấy tờ, văn bản
thì mới biết được bản chính có thuộc loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để
thực hiện chứng thực bản sao quy định tại Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hay
khơng? Nếu bản chính giấy tờ, văn bản thuộc loại giấy tờ không được làm cơ sở để chứng
thực bản sao mà người chứng thực bản sao vẫn thực hiện chứng thực bản sao thì phải chịu
trách nhiệm do khơng thực hiện đúng quy định tại Điều 20 của Nghị định này. Quan điểm
hiện nay cho rằng, người thực hiện chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm khi chứng
thực bản sao giấy tờ, văn bản từ bản chính mà bản chính giấy tờ, văn bản đó không được
làm cơ sở để chứng thực bản sao.
4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Thủ tục chứng thực là các việc mà cơng chứng viên bắt buộc phải thực hiện khi chứng
thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao được quy định tại Điều 20 Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP Trình tự, thủ tục chứng thực bản sao có thể chia ra 3 bước như
sau:
Bước 1: công chứng viên tiếp nhận bản chính các giấy tờ cần chứng thực bản sao của
người yêu cầu.
Bước 2: Kiểm tra bản chính giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực bản sao; kiểm tra bản sao
với bản chính
Bước 3: Ghi lời chứng thực và ký chứng thực bản sao.
a) Tiếp nhận bản chính các giấy tờ cần chứng thực bản sao của người yêu cầu.
Trong bước này có hai trường hợp xảy ra:
+ Trường hợp thứ nhất là người yêu cầu chứng thực đã chuẩn bị sẵn cả bản chính các giấy
tờ, văn bản và bản sao (bản phôtô) giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
13


+ Trường hợp thứ 2 là người yêu cầu chỉ xuất trình bản chính các giấy tờ, văn bản và yêu
cầu chứng thực bản sao. Đối với trường hợp này, cơng chứng viên phải kiểm tra bản chính

các giấy tờ, văn bản của người yêu cầu chứng thực trước xem có thuộc các trường hợp quy
định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hay không. Sau khi kiểm tra bản chính,
cơng chứng viên thấy có thể chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ đó được thì mới
tiến hành phô-tô các giấy tờ, văn bản đó. Trước khi tiến hành phô-tô, công chứng viên
hoặc thư ký phải hỏi người yêu cầu chứng thực về số lượng mỗi loại giấy tờ cần chứng
thực để tiến hành phô-tô. Khi phô-tô nên phô-tô mỗi loại giấy tờ, văn bản thêm 01 bản đề
làm bản lưu sao, mặc dù theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ CP, công chứng viên
khi chứng thực bản sao từ bản chính khơng phải lưu trữ bản sao, nhưng trên thực tế công
chứng viên vẫn tự thực hiện lưu 01 bản sao để phòng khi có khiếu nại hoặc khi có yêu cầu
giải trình của cơ quan pháp luật thi công chứng viên có bản lưu trữ đế là Chứng cứ. Bản
lưu sau này không được tính tiền phơ-tơ và thu phí chứng thực bản sao (khoản 4 Điều 14
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP)
b) Kiểm tra bản chính giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực bản sao; kiểm tra bản sao
với bản chính
Đây là việc hết sức quan trọng đối với công chứng viên. Nếu công chứng viên chủ
quan, mất cảnh giác, không kiểm tra kỹ bản chính, thấy giấy tờ có chữ ký của người có
thẩm quyền, có đóng dấu của cơ quan, tổ chức hình thức văn bản đúng mà khơng xem xét
nội dung văn bản, xem xét giấy tờ có bị tẩy xóa, thêm bớt nội dung gì khơng… mà vội ký
chứng thực bản sao thì rất dễ bị kẻ xấu lợi dụng đưa các bản chính có nội dung sửa chữa,
nội dung trái pháp luật. để chứng thực bản sao. Khi bản sao đã được chứng thực, kẻ xấu
đem đi sử dụng, lúc đó hậu quả sẽ không lường trước được. Vì vậy việc kiểm tra bản
chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao là hết sức cần thiết và vơ cùng quan trọng.
Khi kiểm tra bản chính văn bản, giấy tờ làm cơ sở để chứng thực bản sao, công chứng
viên cần tập trung vào một số nội dung trong giấy tờ, văn bản mà người sử dụng thường
hay muốn sửa chữa trong các giấy tờ đó, chẳng hạn như giấy khai sinh thì chú ý phần họ
và tên, tên đệm, ngày tháng năm sinh của người đó. Nếu là bằng tốt nghiệp thì chú ý đến
loại hình đào tạo chính quy hay tại chức hoặc đào tạo từ xa. Nếu là bằng tốt nghiệp thì chú
ý bằng tốt nghiệp xếp loại gì? Loại giỏi, loại khá hay trung bình. Đối với các loại giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, chứng nhận sở hữu nhà ở.. .,thì nên chú ý phần cấp cho
chủ sở hữu nhà và chủ sử dụng đất là ai, diện tích, số thửa, tờ bản đồ.. .,bởi các nội dung

nêu trên trong giấy tờ, văn bản từ thực tế công chứng viên đã phát hiện một số văn bản,
giấy tờ có nhiều trang, nhưng chỉ sửa chữa ở những chỗ có nội dung lưu ý cần soát kỹ nêu
trên. Đây là những kinh nghiệm để người thực hiện chứng thực tham khảo, tránh việc sốt
văn bản một cách dàn đều, khơng có trọng điểm rất khó phát hiện những điểm tẩy xóa,
thêm, bớt nội dung không hợp lệ
14


Việc kiểm sốt tất cả các bản sao đã phơtơ đúng với bản chính để chứng thực bản sao
là bắt buộc, bởi thực tế trước đây đã xảy ra nhiều trường hợp người yêu cầu chứng thực
chỉ sửa chữa một bản phôtô, còn các bàn phô-tô khác được thực hiện đúng như bản chính
rồi đề nghị cơng chứng viên chứng nhận bản sao, nêu cơng chứng viên khơng sốt kỹ tất
cả các bản phô-tô mà ký chứng nhận tất cả các bản phô-tô là họ có được 01 bản sao cơng
chứng có nội dung khơng đúng với bản chính. Chẳng hạn, bằng tốt nghiệp đại học và bảng
điểm của anh A yêu cầu công chứng viên chứng nhận bản sao mỗi loại 20 bản. Trong
trường hợp này, công chứng viên phải sốt tất cả 40 bản phơ-tơ để chứng thực bản sao,
nên cơng chứng viên ngại khó mà khơng sốt đủ 40 bản phơ-tơ thì rất có thế sẽ khơng phát
hiện được bản sao photo khơng đúng với bản chính. Khi sắp hết 40 bản phô-tô, công
chứng viên phát hiện có 01 bản phô-tô bằng tốt nghiệp đại học không đúng loại hình đào
tạo được sửa từ “tại chức” thành “chính quy” nên đã kịp thời từ chối cơng chứng . Vì vậy,
từ ví dụ nêu trên, nếu cơng chứng viên không kiểm tra đủ tất cả 40 bản photo bằng tốt
nghiệp và bảng điểm do người yêu cầu công chứng chuẩn bị sẵn thì cơng chứng viên sẽ
khơng phát hiện được 01 bản sao bằng tốt nghiệp đại học có sửa loại hình đào tạo, như thế
rất khó lý giải trách nhiệm của công chứng viên trong việc chứng thực bản sao.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực bản sao chỉ xuất trình bản chính văn bản, giấy
tờ thì cơng chứng viên tiến hành kiểm tra bản chính giấy tờ, văn bản đó có thuộc trường
hợp không được làm cơ sở để chứng thực bản sao hay không, nếu bản chính giấy tờ, văn
bản đủ cơ sở để chứng thực bản sao thì thực hiện phơ-tơ thành nhiều bản theo yêu cầu của
người chứng thực. Trường hợp này, công chứng viên không phải đối chiếu tất cả các bản
sao phơ-tơ với bản chính trước khi thực hiện ký chứng thực bản sao, như thể vừa tạo thuận

lợi cho công chứng viên vừa bảo đảm bản sao đúng với bản chính. Tuy nhiên, cơng chứng
viên, khơng thể chỉ nhận chứng thực bản sao từ bản chính khi bản sao được phô-tô tại máy
phô-tô của tổ chức hành nghề công chứng mà vẫn phải tiếp nhận và chứng thực bản sao do
người yêu cầu chứng thực chuẩn bị sẵn các bản phơ-tơ từ bản chính.
Trường hợp chứng thực bản sao từ bản chính có nhiều trang nhưng khơng đóng dấu
giáp lai, hiện nay còn có công chứng viên tỏ ra lo ngại bởi bản chính có nhiều trang nhưng
khơng đóng dấu giáp lai nên không có căn cứ để bảo đảm các trang của bản chính đó đích
thực là của văn bản đó mà không bị thay bằng trang khảo, nhưng khi thực hiện chứng thực
bản sao có từ 02 trang trở lên thì người thực hiện chứng thực lại phải đóng dấu giáp lai
(điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-.CP) Quy định như vậy có thể hiểu
rằng: bản chính văn bản, giấy tờ khơng đóng dấu giáp lai, nay công chứng viên chứng
thực bản sao từ bản chính đó, nghĩa là cơng chứng viên đã xác nhận văn bản, giấy tờ đã
chứng thực bản sao có các trang đúng như bản chính. Vậy, cơng chứng viên chịu trách
nhiệm gì khi chứng thực bản sao từ bản chính đã bị thay trang. Vấn đề trách nhiệm của
người yêu cầu chứng thực, người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đã được quy
định cụ thể tại Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP), cụ thể: người yêu cầu chứng thực
15


bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ,
văn bản, còn người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao
đúng với bản chính .Cơng chứng viên không phải lo lắng về trách nhiệm khi chứng thực
bản sao từ bản chính văn bản, giấy tờ không đóng dấu giáp lai bởi không có quy định nào
bắt buộc tổ chức, cơ quan ban hành văn bản phải đóng dấu giáp lai vào văn bản đó, cho
nên bản chính giấy tờ, văn bản tuy khơng đóng dấu giáp lai nhưng vẫn hợp lệ, mà đã hợp
lệ thì công chứng viên phải chứng thực bản sao cho người yêu cần chứng thực bản sao (trừ
trường hợp phát hiện có thay trang thì từ chối). Khi chứng thực bản sao, cơng chứng viên
chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính của các giấy tờ, văn
bản đó, nên việc phải đóng dấu giáp lai vào bản sao đã chứng thực có từ 02 trang trở lên là
để xác nhận bản sao này đúng với bản chính do đương sự xuất trình.

c) Ghi lời chứng thực và ký chứng thực bản sao.
Công chứng viên tiến hành kiểm tra bản sao với bản chính, nếu bản sao đúng với
bản chính thì cơng chứng viên đóng dấu “Bản sao” ở phần trên cùng vào bên phải của
trang đầu giấy tờ, văn bản và ghi đầy đủ lời chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy
định, đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối. Cơng chứng
viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng nơi đang hành nghề, đóng dấu họ và
tên công chứng viên ký chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Đối với bàn sao có từ 02
(hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối”, “Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực”. Từ quy định này có thể
hiểu rằng: chứng thực bản sao các văn bản, giấy tờ có nhiều trang thì cơng chứng viên ghi
lời chứng thực vào trang cuối và ký tên, đóng dấu giáp lai vào các trang, không có quy
định người thực hiện chứng thực phải ký vào từng trang của bản sao nên công chứng viên
không phải ký vào từng trang bản sao.
Điều 20 Nghị định này quy định: Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính
giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bàn chính giấy tờ, văn bản
trong cùng một thời điểm thì ghi một số chứng thực. Từ quy định trên có thể hiểu là: Mỗi
bản chính giấy tờ khi chứng thực 01 bản sao hay nhiều bản sao trong cùng một thời điểm
chứng thực thì bản sao sẽ được ghi cùng một số. Ví dụ : Anh A có 3 bản chính giấy tờ cần
chứng thực bản sao: Bằng tốt nghiệp cần sao y 20 bản, bảng điểm cần sao 10 bản và hộ
chiếu cần sao 02 bản. Trong trường hợp này được ghi số chứng thực bản sao thành 3 số
cho 3 giấy tờ: 20 bản sao ghi cùng một số chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp, 10 bản sao
bảng điểm cho cùng một sổ chứng thực và một số chứng thực cho 02 bản sao hộ chiếu.
Công việc cuối cùng là vào số chứng thực lưu trữ bản sao, thu phí chứng thực bản
sao theo quy định và trả bản sao đã chứng thực cho người yêu cầu công chứng. Theo
khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ CP về chế độ lưu trữ trong đó có quy định:
“Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ quan, tổ chức thực
16



hiện chứng thực phải lưu trữ một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực, thời hạn lưu trữ là
02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của người tiến hành giám định trong
văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì khơng lưu
trữ" .Từ quy định trên cho thấy, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực bản sao từ bản
chính khơng bắt buộc phải lưu trữ bản sao đã chứng thực.
III. KỸ NĂNG CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN
1. Xác định phạm vi và thẩm quyền chứng thực chữ ký
Hiện nay vấn đề Chứng thực chữ ký đang được điều chỉnh bởi Nghị định
23/2015/NĐ-CP và Công văn 1352/2015/HTQTCT-CT. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP,
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong
giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Như vậy bản chất của việc
chứng thực chữ ký đó chính là có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ
ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
Đồng thời theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp không
được chứng thực chữ ký để công chứng viên biết và không được thực hiện chứng thực,
còn trường hợp nào được thực hiện chứng thực chữ ký thì pháp luật khơng quy định nên
khi có u cầu chứng thực chữ ký, công chứng viên phải xem xét cụ thể yêu cầu đó có
thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký hay không để quyết định có chứng thực
hay từ chối chứng thực chữ ký. Để biết được yêu cầu chứng thực chữ ký có thực hiện
được hay không, trước hết cần phải hiểu rõ các trường hợp không được chứng thực chữ ký
theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trong đó quy định 04 trường hợp
không được chứng thực chữ ký gồm:
- Người yêu cầu công chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của
mình tại thời điểm chứng thực.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực xuất trình để yêu cầu chứng thực có nội
dung quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đó là: giấy tờ, văn bản có
nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ
xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự,

nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại
điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy
định khác.

17


Theo quy định trên, có thể hiểu rằng: người yêu cầu chứng nhận chữ ký phải có đủ
năng lực hành vi dân sự, nghĩa là họ phải nhận thức và làm chủ được hành vi của
mình. Vậy, cách nào để nhận biết được người yêu cầu chứng thực tại thời điểm chứng thực
nhận thức và làm chủ được hành vi? Thông thường, khi tiếp nhận yêu cầu của người
chứng thực chữ ký, công chứng viên thường đặt các câu hỏi dạng như: người yêu cầu
chứng thực chữ ký có hiểu được họ đến tổ chức hành nghề công chứng để làm gì; Ai viết
hộ giấy tờ hay có thể tự viết được; Giấy tờ, văn bản sẽ sử dụng ở đâu; Người yêu cầu
chứng thực có mấy con, các con hiện nay làm gì… nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký
trả lời được các câu hỏi này nghĩa là họ tỉnh táo, họ nhận thức được hành vi của họ.
Các giấy tờ, văn bản của người đề nghị chứng thực chữ ký phải có nội dung:
không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì mới được chứng thực. Luật không nêu cụ thể
những trường hợp nào nhưng theo thực tế đó là các đơn đề nghị, đơn xin, giấy cam kết,…
các giấy tờ này công chứng viên phải xem nội dung có đúng quy định trước khi ký chứng
nhận chữ ký, tránh việc giấy tờ đó có nội dung vi phạm pháp luật, chẳng hạn như: đơn đề
nghị không thực hiện nghĩa vụ dân sự do có khó khăn, giấy cam kết chuyển nhà để giải
phóng mặt đường khi nhận đủ tiền theo yêu cầu..; giấy tờ có nội dung xúc phạm danh sự,
nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân… thì khơng được chứng
thực chữ ký.
Câu hỏi đặt ra: Các giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao dịch mà đề nghị
chứng thực chữ ký thì cơng chứng viên có chứng thực được không?
Câu trả lời là không. Cơ sở pháp lý: Khoản 4 Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Theo quy định này thì cơng chứng viên được thực hiện chứng thực chữ ký trong trường

hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể là: “ Chứng
thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có
nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở
hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”. Do đó, công chứng viên được chứng thực chữ
ký trong giấy ủy quyền trong trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ
bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu,
quyền sử dụng bất động sản. Nếu có yêu cầu chứng nhận hợp đồng, giao dịch thì cơng
chứng viên sẽ giải thích cho người yêu cầu công chứng để người yêu cầu công chứng thực
hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Cơng chứng.
2. Trình tự thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký
– Bước 1: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ của Người yêu cầu chứng thực chữ ký, thành
phần hồ sơ bao gồm:
▪ Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu
còn giá trị sử dụng.
▪ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực sẽ ký vào (số lượng theo nhu cầu
của người yêu cầu chứng thực).
18


– Bước 2: Công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ:
Đây là bước hết sức quan trọng trong quy trình chứng thực chữ ký, cụ thể công chứng viên
phải tiến hành các việc sau:
● Kiểm tra xem giấy tờ người yêu cầu đã xuất trình đầy đủ theo quy định của pháp
luật hay chưa
● Kiểm tra nội dung giấy tờ, văn bản xem nội dung giấy tờ, văn bản xem nội dung
giấy tờ, văn bản có thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định
tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
● Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu chứng thực người yêu cầu
chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
Theo đó kết quả của việc tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ có thể chia

làm ba trường hợp:
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn,
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường
hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định, thì đề nghị người yêu cầu chứng thực
ký hoặc điểm chỉ (nếu người yêu cầu chứng thực không ký được) vào giấy tờ cần chứng
thực trước mặt công chức tiếp nhận hồ sơ và chuyển cho người thực hiện chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được thì cơng
chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra thành phần, số lượng hồ sơ. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ và
nhận thấy người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của
mình và việc chứng thực khơng thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo
quy định, thì ghi nhận và chuyển hồ sơ đồng thời báo cáo trường hợp của người yêu cầu
chứng thực cho người thực hiện chứng thực.
* Trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ mà cơ quan thực hiện chứng thực không thể giải
quyết và trả kết quả ngay trong ngày thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ
thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì người tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu
chứng thực bổ sung hồ sơ theo quy định, hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm
quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
– Bước 3: Người thực hiện chứng thực thực hiện chứng thực như sau:
+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn thực hiện chứng
thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu
giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
* Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý
do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
19


– Bước 4: Người yêu cầu chứng thực nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

IV. MỘT SỐ HẠN CHẾ TRONG QUY ĐỊNH VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC
THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ, ĐỀ XUẤT HƯỚNG HOÀN THIỆN
PHÁP LUẬT
1. Thực trạng
Ngay sau khi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (từ ngày 10/4/2015), quy
định về chứng thực đã được nhanh chóng triển khai đến các tổ chức hành nghề công
chứng. Sau hơn 3 năm thực hiện, theo số liệu thống kê đến hết tháng 6/2018 của Bộ Tư
pháp thì các tổ chức hành nghề cơng chứng đã thực hiện chứng thực được gần 45,7 triệu
bản sao và hơn 1,5 triệu việc chứng thực chữ ký.
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong thời
gian qua đã phát sinh một số vấn đề tồn tại đáng chú ý, như tình trạng chứng thực bản sao
của giấy tờ mà không phát hiện được đó là giấy tờ giả dẫn đến hậu quả là “biến giả thành
thật”; chứng thực bản sao mà khơng cần bản chính; chứng thực bản sao các giấy tờ, tài
liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp, cơng nhận hoặc chứng nhận
khi các giấy tờ, tài liệu này chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1
Điều 20 Nghị định 23.
Đối với chứng thực chữ ký, vẫn còn một số trường hợp chứng thực chữ ký trên văn bản,
giấy tờ bán xe ô tô, xe máy, văn bản ủy quyền định đoạt bất động sản… là những giấy tờ,
văn bản có nội dung hợp đồng, giao dịch thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký
theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23; chứng thực chữ ký người dịch mà theo quy định
của Luật Công chứng là phải công chứng bản dịch.
2. Nguyên nhân
Nguyên nhân cơ bản của những tồn tại, hạn chế nêu trên là do quy định pháp luật về
chứng thực và quy định pháp luật có liên quan hiện nay chưa đầy đủ hoặc chưa chặt chẽ,
phù hợp. Chẳng hạn, Nghị định 23 quy định chứng thực bản sao từ bản chính thì khơng
lưu trữ (Điều 23).
Với quy định này, thực tế có thể phát sinh trường hợp bản sao đã được chứng thực
nhưng người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối là sửa chữa bản sao sau khi đã được
chứng thực. Nếu khơng lưu trữ bản sao thì cơ quan thực hiện chứng thực lại không có cơ
sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót xảy ra và khó trong việc giám sát tài chính...

Bên cạnh đó, khơng chỉ vướng mắc của Nghị định 23 mà sự thiếu đồng bộ, thiếu chặt chẽ
giữa Nghị định 23 và quy định về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng thực đã
dẫn đến tình trạng phát hiện ra sai phạm mà không xử lý được.
20


Điển hình là vụ Văn phòng cơng chứng Nguyễn Văn Thu bị phát hiện chứng thực bản sao
không có bản chính, nhưng cả Nghị định số 110/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm
hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hơn nhân và gia đình, thi
hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110 đều không quy định hình thức xử lý đối với
hành vi này.
Ngồi ra, quy định mức phạt quá nhẹ đối với hành vi “sửa chữa, tẩy xóa, làm sai lệch nội
dung của bản chính để yêu cầu chứng thực bản sao” (chỉ phạt 500 nghìn đến 1 triệu đồng)
hoặc quy định xử phạt đối với hành vi “sử dụng giấy tờ giả để làm thủ tục yêu cầu chứng
thực” nhưng chưa quy định thủ tục xử phạt cụ thể nên khó xử lý… cũng là một vài ví dụ
khác về thiếu sót của quy định pháp luật.
Đó là chưa nói đến thực trạng sử dụng và lưu hành giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả đang
khá tràn lan, các loại giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ giả được làm rất tinh vi mà chỉ có cơ
quan Công an mới có đủ trang thiết bị để xác định chính xác. Đây chính là một bài tốn
khơng dễ giải đối với người có thẩm quyền chứng thực nói chung, công chứng viên thực
hiện chứng thực nói riêng.

3. Một số hạn chế trong quy định về Quy trình chứng thực thực bản sao, chứng thực
chữ ký
Về định nghĩa chứng thực
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực
định nghĩa về chứng thực “Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác
nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ
cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Tuy nhiên,

Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và nay là Nghị định số 23/2015/NĐ-CP không có quy định
nào định nghĩa về chứng thực, mà chỉ đưa ra định nghĩa các hoạt động chứng thực cụ thể
như: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao
dịch. Điều này dẫn tới thực tế đó là người dân không thực sự hiểu rõ bản chất của chứng
thực cũng như bị nhầm lẫn giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực. Trong
khi đó chứng thực chỉ là sự chứng nhận về mặt hình thức đối với các giấy tờ, văn bản, hợp
đồng, giao dịch còn công chứng là sự chứng nhận về mặt nội dung của hợp đồng, giao
dịch và bản dịch.
Về quy định giấy tờ tùy thân
Theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có
bản sao giấy tờ tùy thân. Tuy nhiên giấy tờ tùy thân có thể sử dụng trong hoạt động chứng
21


thực bao gồm những loại giấy tờ nào thì luật không có quy định. Và hiện nay trong các
quy định của pháp luật Việt Nam không có quy định nào định nghĩa giấy tờ tùy thân là gì,
bao gồm những loại giấy tờ nào. Việc không quy định rõ giấy tờ tùy thân sẽ gây khó cho
cả người dân lẫn cơ quan hành chính. Bởi lẽ, trong trường hợp người dân không có Chứng
minh nhân dân hợp lệ (như bị mất, hết hạn sử dụng...), cán bộ thực hiện thủ tục dễ bị lúng
túng trong việc chấp nhận hay không chấp nhận các giấy tờ khác
Về chứng thực bản sao từ bản chính
● Thứ nhất, Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về trách nhiệm của cơ quan, tổ
chức tiếp nhận bản sao là một quy định mới nhằm ngăn chặn tình trạng lạm dụng
bản sao có chứng thực trong thực hiện các thủ tục hành chính.Tuy nhiên, trong thực
tế vẫn còn xảy ra tình trạng này khá nhiều mặc dù có chiều hướng giảm so với
trước khi Nghị định số 23 chưa được ban hành. Theo số liệu thống kê của Cục Hộ
tịch, quốc tịch, chứng thực cho thấy, từ năm 2015 đến nay, số yêu cầu chứng thực
bản sao tiếp tục tăng. Năm 2016, chứng thực 97.126.230 bản sao (tăng 18.539.184
bản so với năm 2015); năm 2017 chứng thực 116.881.069 bản sao (tăng 19.754.839
bản so với năm 2016); 6 tháng đầu năm 2018 đã chứng thực được 63.595.582 bản

sao (tăng gần 23% so với cùng kỳ năm 2017). Bên cạnh đó còn xảy ra tình trạng
một số cơ quan tiếp nhận giải quyết thủ tục hành chính tự đặt ra thời hạn sử dụng
bản sao có chứng thực (không tiếp nhận bản sao đã được chứng thực quá 6 tháng)
khơng chỉ làm phát sinh chi phí (cả về thời gian và kinh phí) của người dân mà còn
làm gia tăng áp lực cho các cơ quan thực hiện chứng thực.
● Thứ hai, quy định về chế độ lưu trữ trong hoạt động chứng thực tại Điều 14 không
đặt ra đối với bản sao được chứng thực, tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp
bản sao đã được chứng thực những người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối
sửa chữa bản sao sau khi đã được chứng thực. Nếu khơng lưu trữ bản sao thì cơ
quan thực hiện chứng thực lại không có cơ sở để đối chiếu khi có tranh chấp, sai sót
xảy ra… Đặc biệt, việc nhận biết giấy tờ giả hiện nay cũng rất khó khăn do việc
làm giả rất tinh vi, khó phát hiện nhất là trong thời đại công nghệ thông tin, điều
này càng khó khăn hơn đối với các loại giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước
ngoài cấp.
● Thứ ba, quy định về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính của UBND cấp
xã đối với các văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc
chứng nhận, tuy nhiên trong trường hợp văn bản được thiết lập hoàn toàn bằng
tiếng nước ngồi thì UBND cấp xã khơng tiếp nhận u cầu này mà hướng dẫn về
Phòng Tư pháp hoặc tổ chức hành nghề công chứng do không đảm bảo về mặt nội
dung của văn bản. Điều này dẫn tới quy định bị vô hiệu hóa và không phù hợp với
thực tế.
22


● Thứ tư, theo quy định tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì về
nguyên tắc người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung,
tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực
bản sao. Do đó, thời gian qua, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, một
số cơ quan thực hiện chứng thực đã chủ quan không kiểm tra kỹ bản chính làm cơ
sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp

sai thẩm quyền.
Về chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị
định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của
người yêu cầu chứng thực, theo đó cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chỉ chịu trách
nhiệm về xác nhận chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Tuy nhiên hiện nay có sự mâu
thuẫn giữa quy định về các trường hợp không được chứng thực chữ ký với các quy
định của các văn bản chuyên ngành khác, cụ thể:
Đối với việc chứng thực chữ ký trong Giấy bán, tặng, cho xe: Tại Điểm b, Khoản 1,
Điều 6 Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải
có quy định trên mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên dùng: Ủy ban nhân dân cấp
xã nơi người bán, cho, tặng xe đăng ký thường trú chứng thực chữ ký của người
bán, cho, tặng xe.
Tại Điểm g, Khoản 1, Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 của
Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe của cá nhân phải có cơng chứng
theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của Ủy ban nhân dân
xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo quy định của
pháp luật về chứng thực”.
Tuy nhiên tại Khoản 4, Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lại quy định trường
hợp không được chứng thực chữ ký “Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng,
giao dịch”, trong khi đó việc bán, cho, tặng xe chuyên dùng hay xe cá nhân về bản
chất cũng là một hợp đồng dân sự mặc dù với tên gọi là “giấy bán xe” nhưng thực
tế nội dung là sự thỏa thuận của các bên về việc bán, cho, tặng xe, do đó thay vì
thực hiện chứng thực chữ ký thì các bên phải thực hiện chứng thực hợp đồng, giao
dịch hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật.
Cùng với đó là nhiều vướng mắc xuất phát từ yếu tố khách quan. Khoản 3, điều 25
của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ,
văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội,
tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ XHCN Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân
tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền

công dân”.
23


Thực tế tại cơ sở, quy định này sẽ không phát sinh vướng mắc nếu giấy tờ, văn bản mà
người yêu cầu chứng thực được lập bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, nếu giấy tờ, văn bản đó
được lập bằng tiếng nước ngồi thì người thực hiện chứng thực khó có thể hiểu được nội
dung để giải quyết hay từ chối thực hiện chứng thực. Vì vậy, rất dễ dẫn đến việc người
thực hiện chứng thực vi phạm điều cấm theo quy định.
Đồng thời cho đến nay, văn bản chính, điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực mới
chỉ dừng ở cấp độ Nghị định. Trong khi đó, một số văn bản điều chỉnh lĩnh vực khác có
liên quan đến hoạt động chứng thực hầu hết đã được ban hành ở cấp độ luật như: Bộ luật
Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng ... Do đó, nhiều vấn đề liên quan đến
việc sửa đổi, bổ sung pháp luật về chứng thực phải phụ thuộc và tuân theo quy định của
các văn bản ở cấp độ Luật của chuyên ngành khác. Vì hoạt động chứng thực được điều
chỉnh bởi văn bản pháp lý có giá trị thấp hơn nên mức độ tuân thủ pháp luật về chứng thực
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa đúng mức, còn bị chi phối bởi nhiều văn bản quy
phạm pháp luật khác.
4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định về quy trình chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
Để các quy định về hoạt động chứng thực được hoàn thiện và phù hợp với thực tế, tác giả
đề xuất một số kiến nghị như sau:
Thứ nhất, cần quy định định nghĩa chứng thực theo hướng xác định rõ chứng thực
là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận về hình thức các giấy tờ, văn
bản. Từ đó có cách nhìn nhận rõ hơn về bản chất của hoạt động chứng thực, không
nhầm lẫn với hoạt động cơng chứng.
Thứ hai, để đảm bảo tính xác thực và hợp pháp của văn bản chứng thực, cần có văn
bản hướng dẫn về nghiệp vụ, trong đó quy định cụ thể các giấy tờ nào là giấy tờ tùy
thân tùy thân trong hoạt động chứng thực, để đảm bảo tính thống nhất trong nghiệp
vụ cũng như an toàn trong nghề nghiệp cho công chứng viên, tạo điều kiện thuận

lợi hơn cho người dân khi yêu cầu công chứng
Thứ ba về hoạt động chứng thực bản sao từ bản chính:
Một là, quy định thời hạn sử dụng bản sao có chứng thực, theo đó bản sao có chứng
thực không xác định về thời hạn.
Hai là, quy định bản sao có chứng thực lưu trữ 01 bản với thời hạn lưu trữ 02 năm.
Ba là, sửa đổi quy định tại Điểm a, Khoản 2, Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
như sau: “Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có
thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận, trừ giấy tờ, văn bản bằng tiếng
nước
ngoài”.
Bốn là, bổ sung quy định về chịu trách nhiệm nội dung của giấy tờ, văn bản chứng
thực của người yêu cầu chứng thực.
24


Thứ tư, hoạt động chứng thực chữ ký cần có sự rà soát thống nhất quy định với các
văn bản chuyên ngành đặc biệt là Thông Tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày
30/7/2010 của Bộ Giao thông vận tải và Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày
04/4/2014 của Bộ Công an theo hướng xác định việc mua bán, tặng cho xe chuyên
dùng là một dạng hợp đồng dân sự.
Thứ năm, xây dựng một phần mềm quản lý dữ liệu chứng thực dùng chung (phục
vụ lưu trữ thông tin chứng thực hợp đồng giao dịch, kết nối với các phần mềm
chuyên ngành có liên quan như: Công chứng, đăng ký giao dịch bảo đảm…) nhằm
tăng cường hiệu quả, chất lượng khi thực hiện chứng thực, đảm bảo sự chính xác
khi chứng thực, đặc biệt là chứng thực hợp đồng, giao dịch, hạn chế rủi ro, tranh
chấp xảy ra, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác chứng thực./.
KẾT LUẬN
Thực tế cho thấy, xã hội ngày càng phát triển, chứng thực là nhu cầu tất yếu của cuộc
sống, xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, tổ chức và nhu cầu quản lý của chính
nhà nước. Nhu cầu này càng ngày càng tăng do sự mở rộng và phát triển của quan hệ pháp

luật. Việc thực hiện các thủ tục hành chính, đặc biệt việc thực hiện các giao dịch về dân
sự, đất đai, nhà ở … cần tới công cụ không thể thiếu – đó là lòng tin – là sự xác nhận.
pháp luật chứng thực là pháp luật tạo ra “lòng tin”, đồng thời là công cụ pháp lý để đảm
bảo lòng tin, ngăn ngừa sự lừa dối giữa các bên, phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp
luật, góp phần ổn định xã hội. Là một chủ thể có thẩm quyền thực hiện chứng thực,công
chứng viên phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định trình chứng thực bản sao, chứng thực
chữ ký, thực hiện tốt nhiệm vụ bảo đảm an toàn pháp lý hạn chế và phòng ngừa tranh
chấp, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng cho nhân dân, giữ gìn và ổn định trật tự
xã hội. Động thời trong quá trình thực thi, quy định về quy trình chứng thực tại Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP còn bộc lộ một số hạn chế. Như vậy, thiết nghĩ cần phải Tiếp tục cải
cách thủ tục hành chính trong hoạt động chứng thực để hoạt động chứng thực phát huy tốt
vai trò của mình trong đời sống xã hội, trở thành công cụ đắc lực để phục vụ sự nghiệp
phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Đồng thời hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp
luật trong hệ thống pháp luật nói chung để tạo sự thống nhất, đồng bộ trong hệ thống pháp
luật, tạo thuận lợi cho người dân.

25