CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BÁO CÁO
KẾT QUẢ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ CƠNG CHỨNG
Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh ..................................
Tơi tên là: ......................................................................................................
Giới tính: ..................
Sinh ngày: ................
Căn cước cơng dân số: ....................................; Ngày cấp: .........................,
tại: Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: .................................................................
.......................................................................................................................
Chỗ ở hiện nay: ............................................................................................
.......................................................................................................................
Tơi đã hồn thành khóa đào tạo nghề cơng chứng và được cấp Giấy chứng
nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề cơng chứng số: ................................; số ngày
vào sổ: .......................... do Học viện Tư Pháp cấp ngày ....................................
Hiện nay tơi đã hồn thành thời gian tập sự hành nghề công chứng tại
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
Thời gian tập sự: Từ ngày ................ đến ngày .......................
Công chứng viên hướng dẫn:
.......................................................................................................................
Theo Thông tư số: 04/2015/TT-BTP, ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ
Tư pháp ban hành về hướng dẫn tập sự hành nghề cơng chứng, tại Điều 8 có quy
định báo cáo kết quả tập sự hành nghề công chứng.
Qua thời gian tập sự, tôi xin báo cáo về kết quả tập sự hành nghề công
chứng như sau:

I. SỐ LƯỢNG HỒ SƠ, NỘI DUNG GIẢI QUYẾT, CƠ SỞ PHÁP LÝ
VÀ KẾT QUẢ GIẢI QUYẾT CÁC HỒ SƠ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG
ĐƯỢC CÔNG CHỨNG VIÊN HƯỚNG DẪN TẬP SỰ PHÂN CÔNG:
1. Số lượng hồ sơ:
Trong thời gian tập sự, tôi đã được hướng dẫn, thực hiện, tham mưu được
1053 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, cụ thể:
Số lượng các công việc tiếp nhận và giải quyết cụ thể như sau:
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo lời chứng Hợp đồng thế chấp tài sản (Bất động sản và động sản)
của các tổ chức tín dụng với người u cầu cơng chứng: 512 hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng vay tiền/thế chấp tài sản: 37 hồ sơ;


+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất/quyền sử
dụng đất và tài sản gắn liền với đất: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất/quyền sử dụng
đất và tài sản gắn liền với đất: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng mua bán xe Mơ tơ/Ơ tơ/ Phương tiện thủy nội
địa: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng thuê quyền sử dụng đất/thuê nhà: ..................
hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo hợp đồng ủy quyền/giấy ủy quyền: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo di chúc: .................. hồ sơ;

+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo văn bản từ chối nhận di sản: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản/khai nhận di
sản: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo Hợp đồng đặt cọc: .................. hồ sơ;
+ Tiếp nhận, nghiên cứu, kiểm tra tính pháp lý của giấy tờ văn bản có liên
quan, soạn thảo dự thảo Văn bản thỏa thuận về việc xác định tài sản riêng của
vợ/chồng: .................. hồ sơ;
Ngồi những cơng việc cơng chứng các hợp đồng, giao dịch nêu trên, tơi
cịn được cơng chứng viên hướng dẫn tập sự việc chứng thực bản sao từ bản
chính khoảng: 1000 loại giấy tờ, với số lượng là bản; chứng thực chữ ký trong
giấy tờ, văn bản hơn .................. trường hợp.
2. Nội dung:
Bao gồm kỹ năng hành nghề công chứng và các công việc liên quan đến
công chứng sau đây:
2.1. Tiếp nhận yêu cầu công chứng
Tiếp nhận yêu cầu công chứng là bước đầu tiên trong quy trình giải
quyết cơng chứng, là cơng việc vơ cùng quan trọng và có ý nghĩa, tạo cơ sở cho
các hoạt động nghiệp vụ tiếp theo của công chứng viên. Nếu bước tiếp nhận hồ
sơ cơng chứng được hồn thành tốt sẽ tạo tiền đề, cơ sở để công chứng viên thực
hiện các bước tiếp theo được thuận lợi, nhanh chóng, hiệu quả và đúng pháp
luật.
Do vậy để tiếp nhận u cầu cơng chứng đạt kết quả tốt thì u cầu đối
với công chứng viên kiến thức pháp lý tốt, cịn phải có kỹ năng nghề nghiệp
thuần thục, kỹ năng giao tiếp. Công chứng viên khi tiếp xúc với người u cầu
cơng chứng cần phải cởi mở, nhiệt tình với công việc, quan tâm và giải quyết
thấu đáo những băn khoăn khi mắc phải của người yêu cầu công chứng.
2



Một yêu cầu công chứng theo thủ tục chung được thụ lý khi đáp ứng các
điều kiện sau đây:
- Nội dung yêu cầu công chứng phải phù hợp với quy định của pháp luật
và đạo đức xã hội.
- Các bên tham gia giao dịch có đầy đủ năng lực pháp luật và năng lực
hành vi theo quy định của pháp luật;
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch xuất trình đầy đủ giấy tờ hợp pháp
chứng minh quyền pháp lý của mình đối với tài sản.
- Nhiệm vụ đặt ra đối với công chứng viên ở bước tiếp nhận u cầu cơng
chứng là làm thế nào để nhanh chóng xác định được yêu cầu của người yêu cầu
công chứng đáp ứng được các điều kiện nêu trên không ?
Dưới đây là một số kỹ năng cơ bản khi được công chứng viên hướng dẫn
tập sự hướng dẫn và thông qua q trình tham gia tiếp nhận hồ sơ tơi nhận thấy
những yêu cầu của công chứng viên cần phải có khi tiếp xúc người u cầu cơng
chứng như sau:
* Về kỹ năng nắm bắt nhanh, chính xác yêu cầu của người yêu cầu công
chứng:
Qua thực tế tập sự, tôi nhận thấy người yêu cầu công chứng rất đa dạng về
trình độ học vấn, tuổi tác, giới tính, nghề nghiệp; Có những người có trình độ
hiểu biết sâu rộng, lại có những người khơng biết đọc, khơng biết viết; có những
người rất am hiểu về trình tự, thủ tục cơng chứng, trong khi đó có những người
chưa từng tiếp xúc với cơ quan công chứng, chưa từng tham gia các giao dịch
dân sự có sự chứng kiến của cơng chứng viên...
Nhiệm vụ của công chứng viên khi tiếp xúc với người yêu cầu công
chứng là phải xác định xem ý chí chủ thể tham gia giao dịch là gì ? u cầu
cơng chứng của họ có phù hợp với quy định của pháp luật khơng ? Có vi phạm
những điều cấm của pháp luật khơng, có trái với đạo đức xã hội và thuần phong
mỹ tục không và yêu cầu cơng chứng đó có thuộc phạm vi thẩm quyền giải

quyết của tổ chức tổ nghề hành nghề công chứng không ?
Khi tiếp xúc với người yêu cầu công chúng, nghe người u cơng chứng
trình bày, cơng chứng viên phải có thái độ bình tĩnh, cởi mở, hịa nhã lắng nghe
người yêu cầu công chứng, tôn trọng mong muốn của người u cầu cơng
chứng, khơng được có thái độ áp đặt, bắt bẻ người u cầu cơng chứng, tận tình
hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện mong muốn của họ một cách
nhanh nhất dựa trên các quy định của pháp luật.
Để đạt hiệu quả cao khi tiếp xúc người yêu cầu công chứng, công chứng
viên rèn luyện khả năng nhận biết tâm lý người yêu cầu công chứng theo lứa
tuổi, nghề nghiệp, giới tính, có phương pháp đặt câu hỏi gợi ý để người u cầu
cơng chứng trình bày cụ thể, rõ ràng yêu cầu công chứng của họ hoặc đưa ra
những câu hỏi đúng, sai để người yêu cầu công chứng khẳng định lại nội dung
đã trao đổi với cơng chứng viên, qua đó nhằm xác định mong muốn đích thực
của người u cầu cơng chứng là gì. Nếu chỉ tiếp nhận thông tin một chiều mà
không kiểm tra và phản hồi thông tin ngược lại tới người yêu cầu công chứng thi
đôi khi thông tin người yêu cầu công chứng đưa ra chưa chắc đã phản ánh đúng,
với ý chí chủ quan và mong muốn của người yêu cầu công chứng.
3


Chẳng hạn hai tình huống cụ thể như sau:
Tình huống thứ nhất:
Bà Nguyễn Thị T muốn để lại tài sản là quyền sử dụng đất tại thửa đất số:
12a, tờ bản đồ số: 23n, với diện tích: 500,0m 2, loại đất: Đất ở tại nông thôn, tại:
Phường X, thị xã K, tỉnh H cho cháu ngoại là Nguyễn Văn M bằng cách lập di
chúc. Ý định của bà T là sau khi bà chết thì M mới được hưởng phần đất này.
Tuy nhiên do bà T là nông dân không biết cách trình bày để thể hiện cho cơng
chứng viên hiểu ý định của mình. Bà chỉ trình bày tơi muốn cho cháu của tôi là
M hết phần đất này mà khơng nói rõ là lập di chúc cho M thừa hưởng phần đất
này.

Trong q trình quan sát cơng chứng viên hướng dẫn giải quyết trường
hợp này thì cơng chứng viên hướng dẫn đặt ra hàng loạt câu hỏi cho bà T để lấy
thông tin và nắm bắt được ý nguyện của bà T chẳng hạn như: Bà còn muốn cho
ai thửa đất này ngồi M khơng ? Bà cho M ngay lúc này ln hay sao ? Bà có
biết nếu cho M thì phần đất này sẽ thuộc quyền sở hữu của M khơng ? Lúc đó
phần đất này sẽ khơng cịn thuộc quyền sở hữu của bà nữa ?
Bằng việc đặt ra nhiều câu hỏi để bà T trả lời những câu hỏi này để công
chứng viên nhận định và đi đến kết luận rằng: Ý nguyện của bà T là muốn lập di
chúc để sau khi bà qua đời thì phần quyền sử dụng đất này M sẽ được thừa
hưởng căn cứ vào nội dung di chúc bà để lại. Vì vậy Phịng cơng chứng soạn
thảo và chứng nhận trên cơ sở nguyện vọng và ý nguyện của bà T.
Tình huống thứ hai:
Ơng Nguyễn Văn H mượn của ông Trần Văn N số tiền là: 500.000.000
đồng (Năm trăm triệu đồng). Ơng N đồng ý cho ơng H mượn số tiền trên tuy
nhiên ông N yêu cầu ông H và ông phải đến tổ chức hành nghề công chứng ký
kết hợp đồng ủy quyền với nội dung ông H uỷ quyền hồn tồn cho ơng được
đại diện ký tên trên hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn…Bên
cạnh đó ơng N được ủy quyền lại cho người thứ ba đối với nội dung uỷ quyền
này với phần đất diện tích: 725,0m2, tại Phường Y, thị xã X, tỉnh K trị giá thửa
đất theo giá thị trường khoảng: 1.200.000.000 đồng (Một tỷ hai trăm triệu đồng).
Qua tiếp xúc với 02 (hai) ông bằng cách trao đổi trực tiếp, đặt ra những
câu hỏi để hai ông trả lời thì cơng chứng viên hướng dẫn tập sự đánh giá giữa
hai ông thực chất phát sinh quan hệ mượn tiền của nhau cho nên hướng dẫn 02
(hai) nên lập hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất chứ không phải lập hợp đồng
ủy quyền như hai bên yêu cầu. Bởi vì khi lập hợp đồng uỷ quyền sẽ khơng thể
hiện đúng bản chất việc thoả thuận của hai bên. Nếu lập hợp đồng ủy quyền ông
N ký kết hợp đồng chuyển quyền sử dụng đất với phần đất trên cho người khác
thì hai bên sẽ phát sinh tranh chấp và ông H là người chịu thiệt hại.
Qua giải thích hệ quả pháp lý xảy ra nếu hai bên ký kết hợp đồng ủy
quyền thì ơng H hiểu và thay đổi ý định, hai bên thỏa thuận lại yêu cầu chứng

nhận hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất đối với phần đất như đã nêu.
* Về kỹ năng kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng, năng lực hành vi của
chủ thể:
Sau khi đã xác định chính xác ý chí chủ quan của người yêu cầu công
chứng là công chứng hợp đồng, giao dịch, nhiệm vụ tiếp theo của công chứng
4


viên là phải xác định thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch phải có
những giấy tờ gì ? Nội dung của các giấy tờ trong hồ sơ đó có hợp pháp hay
khơng ? Người u cầu cơng chứng cần phải bổ sung thêm những giấy tờ gì
khác ?
Trong trường hợp phải bổ sung hồ sơ, giấy tờ thì cơng chứng viên phải
hướng dẫn chi tiết cho người u cầu cơng chứng, giải thích cho họ lý do tại sao
phải bổ sung các giấy tờ đó, nếu cần phải hiệu đính, sửa chữa nội dung trong
giấy tờ do sai sót thì cơng chứng viên phải hướng dẫn trình tự, thủ tục, cơ quan
có thẩm quyền thực hiện việc hiệu đính, sửa chữa.
- Thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch được quy
định tại khoản 1 Điều 40 và khoản 1 Điều 41 Luật Công chứng.
Sự khác nhau cơ bản giữa hai điều luật này là có hay khơng dự thảo hợp
đồng.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, hồ sơ yêu cầu công
chứng hợp đồng đã được soạn thảo sẵn gồm các giấy tờ sau đây:
a) Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thơng tin về họ tên, địa chỉ
người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm
theo; tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu
công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
c) Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao

giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó;
đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp
luật quy định phải có.
Bản sao quy định nêu trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội
dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.
Để hiểu rõ hơn thành phần của hồ sơ yêu cầu công chứng và xem xét từng
giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao dịch cần nắm rõ các quy
định pháp luật được quy định trong Luật công chứng 2014:
- Phiếu yêu cầu công chứng. Nội dung của phiếu yêu cầu công chứng phải
chứa đựng đầy đủ thông tin theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 40 Luật Công
chứng nêu trên. Vai trị quan trọng nhất của phiếu u cầu cơng chứng là văn
bản thể hiện ý chí chủ quan của người yêu cầu công chứng thông qua việc người
yêu cầu công chứng thể hiện nội dung cần công chứng và liệt kê danh mục giấy
tờ kèm theo phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Phiếu yêu cầu
công chứng chính là căn cứ để cơng chứng viên thực hiện nhiệm vụ của mình,
cơng chứng viên phải đảm bảo nội dung cần công chứng thể hiện trong phiếu
yêu cầu cơng chúng phải phù hợp với ý chí mong muốn của các bên tham gia
giao dịch đã được thể hiện trong dự thảo hợp đồng giao dịch sẵn do người yêu
cầu công chứng nộp hoặc nội dung dự thảo do công chứng viên soạn thảo, tránh
trường hợp nội dung ghi trong phiếu yêu cầu công chúng mâu thuẫn với nội
dung của hợp đồng, giao dịch.
5


Chẳng hạn: Hai bên yêu cầu chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất. Tuy nhiên trong phiếu yêu cầu công chứng hai bên ghi là công chứng
hợp đồng ủy quyền sang đất do người yêu cầu công chứng cứ hiểu rằng ủy
quyền đất là bán đất.

- Dự thảo hợp đồng giao dịch. Dự thảo hợp đồng giao dịch do người u
cầu cơng chứng xuất trình, đây là văn bản thể hiện ý định mong muốn, ý chí chủ
quan của các bên tham gia. Trường hợp người yêu cầu công chứng khơng có dự
thảo hợp đồng và đề nghị cơng chứng viên soạn thảo thì cơng chứng viên sẽ phải
xem xét nội dung, ý định của các bên, điều kiện cũng như các thỏa thuận
khác...là xác thực, không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội thì cơng
chứng viên sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân: Giấy tờ tuỳ thân thông thường là một trong các
giấy tờ sau: Giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân... Đây
chính là căn cứ để cơng chứng viên xác định chính xác người u cầu cơng
chứng hay nói cách khác đó là nguồn cung cấp thơng tin về các chủ thể tham gia
giao kết hợp đồng, giao dịch. Việc xác định chính xác người tham gia giao kết
hợp đồng, giao dịch là yêu cầu vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới tính
xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Trên thực tế, trong quá trình
tập sự tôi đã từng chứng kiến trường hợp người yêu cầu công chúng sử dụng
Giấy chứng minh nhân dân giả được in từ máy in màu; ở mức độ tinh vi hơn là
sử dụng hai mặt của hai chứng minh nhân dân khác nhau rồi ghép lại ép plastic
thành một giấy chứng minh nhân dân...
Ngoài ra việc sử dụng bản sao giấy tờ tùy thân có cơng chứng hoặc chứng
thực trong một số trường hợp vì nhiều lý do như do sự nể nang hoặc yếu tố tình
cảm một số cơng chứng viên chấp nhận sử dụng bản sao có chứng thực hoặc
công chứng giấy tờ tuỳ thân thay cho bản chính giấy tờ tuỳ thân (khơng cần xuất
trình bản chính để đối chiếu) vơ tình tiếp tay cho các đối tượng lừa đảo gây thiệt
hại cho người yêu cầu công chứng dẫn đến khiếu kiện, tranh chấp kéo dài.
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, sử dụng tài sản hoặc bản sao
giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định
phải đăng ký quyền sỏ hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao
dịch liên quan đến tài sản đó.
Trường hợp đối tượng của hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp là
tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng như: nhà đất, ô tô, xe máy,

máy bay, tàu, thuyền ... thì trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng bắt buộc phải có
Giấy chứng nhận quyền sở hữu quyền sử dụng tài sản thì Cơng chứng viên phải
kiểm tra cả hình thức và nội dung của giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử
dụng tài sản.
Công chứng viên phải xem xét giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản có
dấu hiệu bị làm giả khơng ? Có đúng với phơi mẫu do cơ quan nhà nước có
thẩm quyền ban hành khơng? Giấy chứng nhận đó được cấp có đúng thẩm
quyền khơng ? Nội dung của giấy chứng nhận có sai sót, có phù hợp với tài sản,
thông tin chủ sở hữu, chủ sử dụng không ?
Chẳng hạn một trường hợp cụ thể: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định thời điểm năm
6


2015 sử dụng phôi theo mẫu năm 2014 do Uỷ ban nhân dân huyện, thành phố
trực thuộc tỉnh cấp. Đến thời điểm 2020 Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất sử dụng phôi theo mẫu 2018
do sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh cấp. Tuy nhiên một số đối tượng sử dụng
phôi giấy giả do không nghiên cứu kỹ nên khi in phôi sử dụng phôi giả không
đúng mẫu hiện tại để lừa đảo người khác khi đến công chứng bị công chứng
viên phát hiện báo với cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
Đối với tài sản mà pháp luật không quy định phải đăng ký quyền sở hữu,
quyền sử dụng như: hàng hoá, dây chuyền sản xuất, vật tư xây dựng...Những
loại tài sản này trong hồ sơ yêu cầu công chứng cần có chứng từ mua bán như:
hợp đồng mua bán, hố đơn tài chính hợp lệ…
Để thực hiện nhiệm vụ xác định đối tượng của hợp đồng là xác thực, là
hợp pháp, cơng chứng viên có thể tiến hành riêng lẻ hoặc kết hợp nhiều biện
pháp như: thông qua giấy tờ do người yêu cầu công chúng nộp, thông qua người
làm chứng hoặc cơng chứng viên tự mình kiểm tra, xác minh. Trường hợp trong
giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng có nội dung khơng rõ, thì cơng

chứng viên phải yêu cầu người yêu cầu công chứng làm rõ.
Chẳng hạn thông qua trao đổi trực tiếp với người u cầu cơng chứng
cơng chứng viên có thể đặt ra các câu hỏi cho họ như: đất này ông, bà mua bán
hay được tặng cho, thừa kế hoặc phần đất này từ trước đến nay việc sử dụng đất
có xảy ra tranh chấp hay các đồng sử dụng đất có thống nhất cùng chuyển quyền
đối với phần đất này không ?
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật
quy định phải có. Đây là loại giấy tờ, tài liệu cuối cùng mà người u cầu cơng
chứng phải xuất trình cho cơng chứng viên. Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ
thể mà công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải xuất trình.
Chẳng hạn như để chứng minh tình trạng hơn nhân khi đã kết hơn thì u
cầu người cơng chứng xuất trình giấy chứng nhận kết hơn, chưa đăng ký kết hơn
với ai hoặc có đăng ký kết hơn nhưng đã ly hơn thì xuất trình quyết định ly hơn
hoặc xác nhận tình trạng hơn nhân, chồng hoặc vợ đã chết thì xuất trình trích lục
khai tử, giấy chứng tử. Đối với tổ chức cần xuất trình: Giấy chứng nhận đăng ký
doanh nghiệp, văn bản cử đại diện ủy quyền của hội đồng thành viên, biên bản
họp của hội đồng cổ đông…
Xác định năng lực chủ thể tham gia giao kết hợp đồng:
Việc xem xét năng lực chủ thể là việc làm vô cùng quan trọng, không thể
xem nhẹ; năng lực chủ thể là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng, nếu cá nhân, tổ
chức tham giao kết hợp đồng, giao dịch khơng có năng lực chủ thể thì giao dịch
dân sự đó đương nhiên sẽ bị vơ hiệu. Năng lực chủ thể gồm có: Năng lực pháp
luật và năng lực hành vi; công chứng viên phải hiểu rõ và vận dụng chính xác
các quy định của pháp luật trong việc xác định năng lực chủ thể của chủ thể
tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch.
Ngoài việc hiểu đúng và vận dụng chính xác các quy định của Bộ luật dân
sự về năng lực pháp luật và năng lực hành vi của cá nhân, tổ chức, công chứng
viên còn phải nghiên cứu các quy định của các ngành luật khác như: Luật Đất
đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân và gia đình và các văn bản quy phạm pháp luật
7



khác quy định về điều kiện đối với chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, giao
dịch.
Trong trường hợp có nghi ngờ về điều kiện chủ thể thì cơng chứng viên
chỉ có thể thụ lý và giải quyết yêu cầu công chứng khi đã xác định rõ năng lực
chủ thể, tránh trường hợp hợp đồng vô hiệu do vi phạm về điều kiện chủ thể.
Chẳng hạn trong trường hợp đối tượng giao kết hợp đồng, giao dịch là
người chưa thành niên (chưa đủ mười tám tuổi) thì tùy vào từng trường hợp trên
cơ sở quy định pháp luật mà công chứng viên xử lý đúng theo quy định pháp
luật như:
Giao dịch dân sự của người chưa đủ sáu tuổi do người đại diện theo pháp
luật của người đó xác lập, thực hiện.
Đối với đối tượng từ đủ sáu tuổi đến chưa đủ mười lăm tuổi: Khi xác lập,
thực hiện giao dịch dân sự phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý, trừ
giao dịch dân sự phục vụ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày phù hợp với lứa tuổi.
Đối với đối tượng từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi: Tự
mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự, trừ giao dịch dân sự liên quan đến bất
động sản, động sản phải đăng ký và giao dịch dân sự khác theo quy định của luật
phải được người đại diện theo pháp luật đồng ý.
(Khoản 2,3,4 Điều 21 Bộ luật dân sự năm 2015).
- Sau khi tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành
kiểm tra, hệ thống lại toàn bộ giấy tờ, hồ sơ đã nhận của người yêu cầu công
chứng và thực hiện tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng. Việc tra cứu cơ sở dữ liệu
công chứng sẽ cung cấp cho công chứng viên thông tin về nguồn gốc tài sản,
tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp
dụng đối với tài sản giao dịch...và các thông tin khác (nếu có).
- Trường hợp cơng chứng viên nhận thấy hồ sơ yêu cầu công chứng đầy
đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì cơng chứng viên tiến hành thụ lý, ghi
vào sổ công chứng và cấp giấy biên nhận hồ sơ, hẹn lịch ký kết hợp đồng công

chứng nếu việc công chứng không thể thực hiện ngay.
- Trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu cơng chứng có vấn
đề chưa rõ, chưa đầy đủ thì công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công
chứng để họ làm rõ hoặc bổ sung giấy tờ, nếu hồ sơ khơng đủ điều kiện để cơng
chứng chứng nhận thì công chứng viên từ chối công chứng và nêu rõ lý do từ
chối công chứng cho người yêu cầu công chứng biết.
2.2. Xử lý hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch
Từ kinh nghiệm tập sự thực tiễn, tôi nhận thấy việc sắp xếp hồ sơ thứ
tự theo nhóm giấy tờ của từng chủ thể tương ứng (như bên mua-bên bán, bên
chuyển nhượng-bên nhận chuyển nhượng, bên cho thuê-bên thuê…), nhóm giấy
tờ về tài sản... và các giấy tờ có liên quan khác có trong hồ sơ một cách khoa
học sẽ giúp cho công chứng viên thuận tiện trong quá trình giải quyết hồ sơ u
cầu cơng chứng ở các bước tiếp theo.
Theo kinh nghiệm tập sự của tôi hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng giao
dịch cần sắp xếp theo thứ tự như sau:
(1). Phiếu yêu cầu công chứng;
8


(2). Bản sao Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân,
Sổ hộ khẩu thường trú/tạm trú của bên bán/bên chuyển nhượng/bên tặng
cho/bên thế chấp… nếu là cá nhân.
Nếu bên bán là pháp nhân, tổ chức: Bản sao quyết định thành lập, đăng ký
hoạt động đăng ký mã số doanh nghiệp, điều lệ, giấy chứng nhận mẫu dấu…và
văn bản thống nhất nội bộ về nội dung giao dịch trong hợp đồng (nếu có); Bản
sao Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân của người đại
diện theo pháp luật hoặc đại diện theo ủy quyền, văn bản ủy quyền (nếu có),
quyết định bổ nhiệm;
(4). Bản sao Giấy xác nhận tình trạng hơn nhân, đăng ký kết hơn của bên
bán/bên chuyển nhượng/bên tặng cho/bên thế chấp…(trường hợp pháp luật quy

định phải có);
(5). Bản sao các giấy tờ khác của bên bán/bên chuyển nhượng/bên tặng
cho/bên thế chấp (nếu có);
(6). Bản sao Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân,
sổ hộ khẩu thường trú/tạm trú của bên mua/bên nhận chuyển nhượng/bên được
tặng cho/bên nhận thế chấp… nếu là cá nhân;
- Nếu bên mua là pháp nhân, tổ chức; Bản sao quyết định thành lập, đăng
ký hoạt động đăng ký mã số doanh nghiệp, điều lệ, giấy chứng nhận mẫu
dấu...và văn bản thống nhất về nội dung giao dịch trong hợp đồng (nếu có); Bản
sao Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân của của người
đại diện theo pháp luật hoặc đại diện theo uỷ quyền, văn bản uỷ quyền (nếu có),
quyết định bổ nhiệm:
(7). Bản sao các giấy tờ khác của bên mua/bên nhận chuyển nhượng/bên
được tặng cho/bên nhận thế chấp… (nếu có).
(8) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản (nếu
có) và hồ sơ, giấy tờ liên quan tới đối tượng của hợp đồng, giao dịch.
(9) Công văn, hồ sơ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức, cá
nhân có liên quan đối tượng của hợp đồng, giao dịch.
Chẳng hạn hồ sơ tách thửa của cơ quan đo đạc, công văn thẩm định về
việc tách thửa của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong trường hợp mua bán,
chuyển nhượng một phần quyền sử dụng đất, một phần quyền sở hữu tài sản gắn
liền với đất hoặc hồ sơ xác minh về đối tượng của hợp đồng, giao dịch, văn bản
ngăn chặn việc thực hiện hợp đồng, giao dịch của cơ quan có thẩm quyền, văn
bản trích lục thửa đất, văn bản sao lục hồ sơ địa chính…
(10) Dự thảo hợp đồng hợp đồng, giao dịch (nếu có).
Việc xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng được chia làm hai trường hợp:
(1) Trường hợp hồ sơ yêu cầu cơng chúng có dự thảo hợp đồng;
(2) Trường hợp hồ sơ u cầu cơng chứng khơng có dự thảo hợp đồng.
* Trường hợp hồ sơ u cầu cơng chúng có dự thảo hợp đồng, giao dịch:
Công chứng viên phải kiểm tra tồn bộ dự thảo hợp đồng, giao dịch cả

hình thức và nội dung của dự thảo; công chứng viên phải đối chiếu nội dung của
dự thảo với thông tin trong hồ sơ, giấy tờ do người yêu cầu công chứng nộp,
thông tin trao đổi với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải lưu ý
xem xét chi tiết từng điều khoản, từng nội dung của dự thảo, đảm bảo dự thảo
9


khơng có nội dung, điều khoản nào trái với quy định của pháp luật, trái với đạo
đức xã hội, nội dung của dự thảo phải chứa đựng đầy đủ các điều khoản cơ bản
của hợp đồng, giao dịch văn phong thể hiện phải sáng sủa, tránh câu, từ hiểu
theo đa nghĩa..., chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không
được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, khơng được viết xen dịng, khơng được tẩy
xố, khơng được để trống, hình thức trình bày phải thống nhất, bố cục chặt
chẽ...văn bản có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự.
Cơng chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch nếu trong dự thảo
hợp đồng, giao dịch có nội dung, điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã
hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp
luật thì cơng chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa.
Trường hợp người u cầu cơng chứng khơng sửa chữa thì cơng chứng viên có
quyền từ chối cơng chứng.
Trong trường hợp pháp luật quy định hợp đồng mẫu thì dự thảo hợp đồng,
giao dịch phải đảm bảo phù hợp với hợp đồng mẫu đó; các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch có thể bổ sung thêm nội dung vào điều khoản có trong mẫu hoặc
bổ sung thêm điều khoản mới vào hợp đồng, giao dịch mẫu nhưng những nội
dung bổ sung khơng được vì phạm điều cấm của pháp luật, khơng trái với đạo
đức xã hội.
Hợp đồng, giao dịch thông thường sẽ được lập thành số tương ứng với các
bên tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch và lưu giữ tại các cơ quan nhà nước có
liên quan, nhiệm vụ của công chứng viên là phải đảm bảo tất cả các bản thảo
phải có nội dung giống nhau, cơng chứng viên phải xem xét từng bản thảo, từng

trang của mỗi bản thảo. Để tránh mất thời gian, đảm bảo thống nhất giữa các
bản thảo, công chứng viên nên kiểm tra kỹ 01 (một) bản thảo rồi trực tiếp hoặc
giao cho nhân viên thực hiện việc nhân bản (photocopy) theo số lượng mà người
yêu cầu công chứng yêu cầu.
Trước khi thực hiện các bước tiếp theo, công chứng viên cần đề nghị
người yêu cầu công chứng đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch. Trường hợp
người u cầu cơng chứng hồn tồn đồng ý với nội dung của dự thảo, khơng
sửa đổi, bổ sung thì cơng chứng viên sẽ chuyển sang bước tiếp theo là chứng
kiến các bên ký kết hợp đồng, giao dịch và tiến hành ký công chứng hợp đồng,
giao dịch.
* Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng khơng có dự thảo hợp đồng, giao
dịch:
Sau khi thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch cơng chứng
viên đã có trong tay đầy đủ dữ liệu đầu vào để tiến hành soạn thảo hợp đồng,
giao dịch; công chứng viên đã biết nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch
cũng như toàn bộ các điều khoản, các điều kiện...giữa các bên là xác thực,
không vi phạm pháp luật, khơng trái đạo đức xã hội thì công chứng viên hoặc
thư ký sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch do công chứng viên hay thư ký nghiệp
vụ thực hiện hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau tuy nhiên tôi nhận thấy
việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch do công chứng viên hay thư ký nghiệp vụ
soạn thảo đều được tuy nhiên nếu để thư ký nghiệp vụ soạn thảo hợp đồng, giao
10


dịch thì phải thơng qua cơng chứng viên xem xét, kiểm tra xem văn bản công
chứng do thư ký nghiệp vụ soạn thảo phù hợp với các quy định của pháp luật
cơng chứng hay khơng thì mới tiến hành thực hiện các bước tiếp theo ?
Như đã nói ở trên, để việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch được thuận lợi
thì hồ sơ u cầu cơng chứng phải được sắp xếp một cách khoa học.

Việc đầu tiên của bước soạn thảo hợp đồng là người soạn thảo sẽ phải lựa
chọn mẫu hợp đồng, giao dịch phù hợp với nội dung giao dịch (các tổ chức hành
nghề cơng chứng đều có bộ mẫu hợp đồng, giao dịch), người soạn thảo sử dụng
file mẫu hợp đồng, gioa dịch sau đó chèn thơng tin mới trong hồ sơ yêu cầu
công chứng vào mẫu, người soạn thảo không nên sử dụng file dự thảo của một
hợp đồng, giao dịch đã được thực hiện trước đó rồi thay thơng tin các bên tham
gia giao dịch và các nội dung khác bởi việc làm này sẽ có thể bỏ sót một số nội
dung, thơng tin của hợp đồng, giao dịch trước đó mà người soạn thảo khơng
kiểm sốt được. Mặt khác, mỗi hồ sơ u cầu cơng chứng có tình trạng về đối
tượng giao dịch khác nhau cũng như các nội dung khác được các bên bổ sung,
sửa đổi, do vậy không phải trường hợp nào cũng giữ nguyên đúng như hợp
đồng, giao dịch mẫu.
Công nghệ hiện nay có nhiều phần mềm hổ trợ việc soạn thảo hợp đồng,
giao dịch phục vụ trong hoạt động công chứng. Tuy nhiên quan trọng nhất vẫn
là khả năng nhìn nhận, đánh giá và khả năng kiểm tra và giải quyết của công
chứng viên là quan trọng nhất.
Việc soạn thảo hợp đồng, gioa dịch cần phải được miêu tả đúng, đầy đủ,
chi tiết thông tin các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, thông tin theo đúng nội
dung ghi trong giấy tờ về đối tượng giao dịch, giấy tờ tùy thân do các bên cung
cấp.
Chẳng hạn: Thửa đất thể hiện hành lang giao thơng hoặc hành lang lưới
điện thì trong văn bản, hợp đồng, giao dịch công chứng phải thể hiện đầy đủ các
chi tiết đã thể hiện.
Trong trường hợp các bên tham gia thỏa thuận bổ sung thêm nội dung,
điều khoản vào hợp đồng, giao dịch mẫu thì nội dung bổ sung phải đảm bảo
nguyên tắc không trái pháp luật và đạo đức xã hội; người soạn thảo phải sử dụng
các câu, từ, thuật ngữ trong sáng, rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực hiện, hạn chế trích
dẫn văn bản quy phạm pháp luật, không sử dụng từ địa phương, từ đa nghĩa.
2.3. Chứng kiến các bên ký kết hợp đồng, giao dịch và tiến hành ký
công chứng hợp đồng, giao dịch:

* Kỹ năng nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch.
Nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch là nhiệm vụ và là công việc vô
cùng quan trọng đối với công chứng viên nhằm đảm bảo người ký vào hợp
đồng, giao dịch trước sự chứng kiến của công chứng viên đúng là người có tên
trong hợp đồng, giao dịch, nếu người ký hợp đồng, giao dịch không phải là các
bên tham gia ký kết có tên trong hợp đồng, giao dịch thì bản hợp đồng, giao dịch
dù có được công chúng cũng sẽ không làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quyền,
nghĩa vụ dân sự của chủ thể bị người khác làm giả.
Một trong những phương pháp nhận dạng người ký hợp đồng, giao dịch
được sử dụng phổ biến là sử dụng giấy tờ tuỳ thân (Giấy chứng minh nhân dân,
11


Hộ chiếu, Thẻ căn cước công dân,…) công chứng viên phải khai thác triệt để
các dấu hiệu nhận dạng được thể hiện trong giấy tờ tuỳ thân như: hình ảnh, chữ
ký trong hộ chiếu, đặc điểm nhận dạng hoặc dấu vết riêng hoặc dị hình được mơ
tả trong giấy tờ tùy thân. Ngồi ra cơng chứng viên cần sử dụng các biện pháp
và kinh nghiệm hành nghề nhằm loại trừ khả năng giả người trong công chứng
nhằm lừa đảo, chiếm đoạt tài sản người khác.
Bên cạnh đó cơng chứng viên có thể sử dụng phương pháp hỏi đáp những
thơng tin đơn giản để kiểm tra người ký hợp đồng, giao dịch như: họ tên, năm
sinh của những thành viên có tên trong sổ hộ khẩu với người cần nhận dạng,
năm sinh của vợ/chồng, năm sinh của các con hoặc các thông tin khác về tài sản
mua bán mà người cần nhận dạng khơng thể khơng biết...
Ngồi ra, trong trường hợp cơng chứng viên thấy cần thiết thì có thể đề
nghị người yêu cầu công chứng điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch việc điểm chỉ
sẽ được thực hiện ngay sau khi ký hợp đồng, giao dịch. Dấu vân tay trong hợp
đồng, giao dịch chính là căn cứ để cơng chứng viên nhận dạng người ký hợp
đồng, giao dịch trên cơ sở đối chiếu với dấu vân tay được thể hiện trên Giấy
chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân... Đây là một trong những biện

pháp nhận dạng có độ chính xác cao.
* Kỹ năng kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết
hợp đồng, giao dịch.
Việc kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp
đồng, giao dịch có thể được thực hiện độc lập hoặc kết hợp với các bước khác
trong q trình giải quyết u cầu cơng chứng nhưng phải kết thúc trước khi các
bên thực hiện ký, điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch; công chứng viên phải kiểm
tra năng lực hành vi, trạng thái tâm lý, khả năng nhận thức và làm chủ hành
vi...của từng cá nhân người ký hợp đồng, giao dịch.
Để thực hiện cơng việc này, ngồi việc kiểm tra giấy tờ tuỳ thân để xác
định tuổi, cơng chứng viên cịn phải sử dụng phương pháp giao tiếp để trao đổi
một số nội dung, điều khoản của hợp đồng, giao dịch, trao đổi về hậu quả pháp
lý của việc giao kết hợp đồng, giao dịch hoặc các nội dung khác nhằm đánh giá
khả năng nhận thức, mức độ minh mẫn, làm chủ hành vi của người kỳ hợp đồng,
giao dịch.
Ngoài ra đối với những người do tuổi cao sức yếu sự minh mẫn bị hạn chế
thì khi thực hiện cơng chứng những trường hợp này cần dựa trên những quy
định pháp luật để xử lý theo đúng quy định pháp luật như sử dụng người làm
chứng…
* Đọc hợp đồng, giao dịch thảo luận và giải thích hợp đồng, giao dịch.
Sau khi hồn thành dự thảo hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu công
chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho
người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
Trong trường hợp có nội dung chưa rõ ràng, các bên có thể thảo luận để đi đến
thống nhất; nội dung dự thảo có thể được sửa đổi, bổ sung nếu việc sửa đổi, bổ
sung không trái pháp luật và đạo đức xã hội. Sau khi các bên đã đọc hoặc được
nghe đọc tồn bộ dự thảo hợp đồng, giao dịch cơng chứng viên cần phải hỏi lại
các bên tham gia có thêm, bớt, sửa chữa nội dung nào trong dự thảo không.
12



Cơng chứng viên có trách nhiệm hướng dẫn người u cầu công chứng tuân thủ
đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định của pháp luật có liên
quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch, giải thích cho người u cầu cơng
chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả
pháp lý của việc giao kết hợp đồng, giao dịch.
* Hướng dẫn và chứng kiến các bên tham gia, người làm chứng, người
phiên dịch (nếu có) ký, điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch
Sau khi người yêu cầu cơng chứng thể hiện đã đồng ý tồn bộ nội dung
trong dự thảo hợp đồng, giao dịch, đã thừa nhận hiểu rõ quyền và nghĩa vụ phát
sinh từ hợp đồng, giao dịch thì cơng chứng viên hướng dẫn các bên ký vào từng
trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên phải hướng dẫn, giám sát từng
người ký để đảm bảo chữ ký của từng người là thống nhất, khơng bỏ sót trang
của hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp có người khơng biết ký, chữ ký
khơng thống nhất hoặc trong trường hợp thấy cần thiết, công chứng viên hướng
dẫn từng người điểm chỉ vào hợp đồng: Yêu cầu đối với việc điểm chỉ là dấu
vân tay phải thể hiện rõ nét, khơng được nhịe và phải in được tồn bộ dấu vân
tay cả đốt đầu tiên của ngón tay điểm chỉ vào hợp đồng, giao dịch.
Qua thực tiễn tập sự, tơi cho rằng ngồi việc ký, viết rõ họ tên vào hợp
đồng, giao dịch thì cơng chứng viên cần đề nghị người yêu cầu công chứng viết
vào phần cuối của hợp đồng, giao dịch (bên trên chữ ký) nội dung thể hiện
người yêu cầu công chứng đã hiểu và đồng ý với nội dung của hợp đồng, giao
dịch như: “Tơi đã đọc kỹ, hiểu rõ và hồn tồn đồng ý với nội dung của hợp
đồng, giao dịch này”, sau đó ký và ghi rõ họ tên. Điều này một mặt thể hiện ý
chí tự nguyện, minh mẫn, tỉnh táo và sự hiểu biết rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả
pháp lý của việc giao kết hợp đồng, giao dịch đối với người ký: Mặt khác cịn là
bút tích của người ký hợp đồng, giao dịch có thể được sử dụng trong trường hợp
cần thiết sau này.
Trong trường hợp hợp đồng, giao dịch có người làm chứng, người phiên
dịch thì cơng chứng viên cũng hướng dẫn người làm chứng, người phiên dịch ký

vào từng trang của hợp đồng, giao dịch kèm theo nội dung cam đoan của người
phiên dịch, nội dung chứng kiến của người làm chứng.
* Công chứng viên kiểm tra hồ sơ gốc và ký công chứng hợp đồng, giao
dịch
Sau khi các bên đã hoàn thành việc ký vào hợp đồng, giao dịch và điểm
chỉ (nếu có), công chứng viên sẽ yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình
bản chính các giấy tờ có trong hồ sơ u cầu cơng chứng đã nộp trước đó để đối
chiếu trước khi ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Nội dung và hình thức trình bày phần lới chứng phải thực hiện theo mẫu
quy định tại Thông tư số: 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 06 năm 2015 của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật
Cơng chứng. Trong phần lời chứng phải thể hiện chính xác thời gian, địa điểm
lập và ký hợp đồng.
Sau khi ký cơng chúng, cơng chứng viên sẽ chuyển tồn bộ hồ sơ cho bộ
phận kế toán, văn thư để ghi biên lai, hố đơn phí, thù lao cơng chứng, đóng
dấu, thu phí, thù lao và trả văn bản cơng chứng cho người yêu cầu công chứng.
13


2.4. Lưu trữ hồ sơ công chứng
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng phải được thực hiện theo quy định tại Điều
64 Luật Công chứng. Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu u cầu cơng chứng,
bản chính văn bản cơng chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công
chứng đã nộp các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác; Hồ sơ
công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong
số công chứng. Đặc biệt là hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng, đây là hoạt động
địi hỏi kỹ năng văn thư lưu trữ mới có thể thực hiện được. Hồ sơ công chứng là
một tài liệu quan trọng, ở đó khơng chỉ là kết quả của việc chứng nhận hợp
đồng, giao dịch mà nó cịn mang ý nghĩa là căn cứ, là giá trị chứng cứ để chứng
minh cho các hoạt động có liên quan sau này. Chẳng hạn như hoạt động sao lục

hồ sơ cơng chứng của cơ quan điều tra, Tịa án hay đề nghị sao lục văn bản công
chứng của những người u cầu cơng chứng hoặc người có liên quan.
3. Cơ sở pháp lý:
- Bộ luật dân sự năm 2015;
- Luật công chứng năm 2014;
- Luật Đất đai năm 2013;
- Luật Nhà ở năm 2014;
- Luật Hộ tịch năm 2014;
- Luật Hơn nhân và gia đình năm 2014;
- Luật Doanh nghiệp năm 2014;
- Luật Hợp tác xã năm 2012;
- Luật Kinh doanh bất động sản năm 2014;
- Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2010;
- Luật các tổ chức tín dụng năm 2010;
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của luật các tổ chức tín dụng năm
2017;
- Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng
thực hợp đồng, giao dịch;
- Nghị định 43/2014/NĐ-CP, ngày 15/5/2014 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Luật đất đai;
- Nghị định số 21/2021/NĐ-CP, ngày 19/3/2021 của Chính phủ quy định
thi hành Bộ luật dân sự về bảo đảm thực hiện nghĩa vụ thay thế Nghị định số
163/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định về giao dịch bảo đảm;
- Nghị định số 102/2017/NĐ-CP, ngày 01/9/2017 của Chính phủ quy định
về đăng ký biện pháp bảo đảm thay thế Nghị định số 83/2010/NĐ-CP ngày
23/7/2010 của Chính phủ quy định về đăng ký giao dịch bảo đảm;
- Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, ngày 30/11/2022 của Chính phủ quy định

về đăng ký biện pháp bảo đảm;
- Thông tư số 04/2015/TT-BTP, ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ tư
pháp về hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;
14


- Thông tư số 01/2021/TT-BTP, ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư
Pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng 2014;
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP về hướng dẫn nghị định 23/2015/NĐ-CP,
ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành
một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, ngày 16/02/2015 của Chính phủ
về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký
và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
- Thông tư liên tịch số 20/2011/TTLT-BTP-BTNMT, ngày 18/11/2011
của Bộ tư Pháp, Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn đăng ký thế chấp
quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất;
- Thông tư liên tịch số 09/2016/TTLT-BTP-BTNMT, ngày 23/6/2016 của
Bộ Tư pháp, Bộ Tài nguyên và Môi trường hướng dẫn việc đăng ký thế chấp
quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất;
- Thông tư số 257/2016/TT-BTC, ngày 11/11/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài
chính về quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí cơng chứng;
phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề cơng chứng; phí
thẩm định điều kiện hoạt động văn phịng cơng chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng
viên;
- Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của
Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, ngày 15/11/2015 của Chính phủ
quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;
- Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng và các văn bản pháp luật khác

có liên quan đến việc thi hành Luật cơng chứng.
- Ngồi ra cịn các văn bản luật khác liên quan đến Luật Công chứng như:
những văn bản quy định của pháp luật liên quan đến công chứng các hợp đồng,
giao dịch về nhà ở, đất ở, điều kiện tách thửa, thủ tục hành chính liên quan… và
những hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long, Bộ Tư pháp về
thực hiện nghiệp vụ công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành…
4. Kết quả giải quyết các hồ sơ:
Trong quá trình tập sự tơi được tiếp xúc nhiều tình huống hồ sơ yêu cầu
công chứng khác nhau.Tổng số việc được công chứng viên phân công tiếp nhận,
nghiên cứu và tham mưu giúp việc cho công chứng viên giải quyết chứng nhận
văn bản công chứng cho người dân trong 12 tháng tập sự là: 1043 hồ sơ công
chứng hợp đồng, giao dịch; hơn 1000 việc chứng thực bản sao từ bản chính; 52
hồ sơ chứng thực chữ ký/điểm chỉ. Tất cả các hồ sơ đều được giải quyết đúng
quy định pháp luật. Có 10 hồ sơ cơng chứng hợp đồng, giao dịch do khách hàng
cung cấp thiếu một số giấy tờ cần thiết hoặc hồ sơ chưa đủ điều kiện để thực
hiện đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung hoàn thiện hồ sơ để thực
hiện trong thời gian tới.
II. KIẾN THỨC PHÁP LUẬT, KỸ NĂNG HÀNH NGHỀ CÔNG
CHỨNG VÀ KINH NGHIỆM THU NHẬN ĐƯỢC TỪ QUÁ TRÌNH TẬP
SỰ:
15


Qua q trình tập sự cơng chứng bản thân tơi thấy rằng công chứng là một
ngành liên quan đến rất nhiều lĩnh vực trong đời sống nên trong quá trình tiếp
nhận và giải quyết hồ sơ cơng chứng thì ngồi việc áp dụng luật chuyên ngành
là Luật Công chứng 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành thì bên cạnh đó tùy
vào từng loại u cầu cơng chứng, từng loại hợp đồng, giao dịch thì cơng chứng
viên cịn phải vận dụng rất nhiều quy phạm pháp luật khác nhau như: Bộ Luật
Dân sự, Luật nhà ở, Luật đất đai, Luật Hơn nhân và gia đình, Luật doanh nghiệp,

Luật kinh doanh Bất động sản, Luật đầu tư…
Với sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của cơng chứng viên hướng dẫn, bản
thân tôi luôn tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ các bước
của quy trình công chứng, luôn học hỏi cập nhật kiến thức chuyên mơn về cơng
chứng nên tơi cảm thấy mình đã tự tin hơn, trưởng thành hơn, tích lũy, cũng cố
được nhiều kiến thức pháp luật; học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm trong quá
trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cơng chứng như: cách xử lý tình huống, cách
đặt câu hỏi, phân tích thơng tin, phân loại u cầu cơng chứng…
Hiện nay hoạt động cơng chứng vẫn cịn tiềm ẩn nhiều rủi ro trong hoạt
động nghề nghiệp, địi hỏi cơng chứng viên phải là người am hiểu, nắm bắt đầy
đủ, chính xác những quy định của pháp luật và phải thực sự nhạy bén, cẩn thận,
có tinh thần trách nhiệm cao, đạo đức nghề nghiệp tốt. Những rủi ro có thể xuất
phát từ yếu tố chủ quan do thiếu cẩn trọng nhưng đặc biệt là những rủi ro từ yếu
tố khách quan là rất khó lường trước. Do đó, tơi tự nhận bản thân mình phải nỗ
lực cố gắng phấn đấu, học hỏi trau dồi nghiệp vụ nhiều hơn nữa để đảm bảo việc
công chứng luôn đảm bảo khách quan, trung thực, đúng người, đúng việc và
đúng pháp luật.
* Một số kỹ năng cơ bản mà bản thân tôi đã học hỏi được trong quá trình
tập sự:
- Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; Kỹ năng kiểm tra
tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ u cầu cơng chứng;
Kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham
gia ký kết hợp đồng, giao dịch;
- Kỹ năng  tư vấn, nắm bắt nhanh chóng, chính xác u cầu của người u
cầu cơng chứng; Kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ
quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của
việc giao kết hợp đồng, giao dịch được cơng chứng;
- Kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;
- Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;
- Kỹ năng soạn thảo văn bản công chứng, nắm rõ hình thức, cấu trúc, bố

cục, cách thức trình bày, trình tự của văn bản cơng chứng, các quy định của
pháp luật về chữ viết; sửa lỗi kỹ thuật, bổ sung, hủy bỏ trong văn bản công
chứng;
- Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực
chữ ký trong giấy tờ, văn bản
- Kỹ năng kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng
thực để đưa vào lưu trữ.
- Kỹ năng kiểm tra thông tin ngăn chặn.
16


III. THỰC HIỆN QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA NGƯỜI TẬP SỰ
HÀNH NGHỀ CÔNG CHỨNG:
1. Về quyền của người tập sự:
- Trong q trình tập sự tại Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long tôi đã
được công chứng viên hướng dẫn tập sự chỉ dẫn một cách tận tình, chu đáo và
tạo mọi điều kiện để tơi thích nghi, hồn thành tốt công việc được giao.
- Được công chứng viên hướng dẫn nhiều nội dung liên quan đến công
chứng như: tình yêu với nghề, cách áp dụng pháp luật trong hoạt động công
chứng, kỹ năng hành nghề, xử lý, giải quyết yêu cầu công chứng, cách giao tiếp,
nắm bắt tâm lý của khách hàng, kỹ năng tiếp nhận hồ sơ, kỹ năng soạn thảo hợp
đồng, giao dịch..
2. Về nghĩa vụ của người tập sự:
- Trong thời gian tập sự, bản thân tôi khi giải quyết công việc luôn tuân
thủ các quy định của Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật có
liên quan, các nguyên tắc hành nghề cơng chứng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Giữ bí mật thơng tin về nội dung cơng chứng và các thơng tin có liên
quan mà mình biết được trong q trình tập sự;
- Thực hiện các cơng việc thuộc nội dung tập sự theo quy định của pháp

luật dưới sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự và chịu trách
nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và Phịng cơng chứng số 2, tỉnh
Vĩnh Long về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công;
- Tuân thủ các quy định của cơ quan nơi tập sự, thực hiện đúng, đầy đủ
những nội dung mà công chứng viên hướng dẫn tập sự phân cơng;
Ngồi việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người tập sự hành nghề
công chứng, bản thân tôi cũng đã thực hiện tốt các quy định của Thông tư số
11/2012/TT-BTP của Bộ Tư pháp về quy tắc, đạo đức hành nghề công chứng,
cụ thể: Luôn tận tâm với công việc, phát huy năng lực, sử dụng kiến thức
chuyên môn, các kỹ năng nghề nghiệp để bảo đảm tốt nhất tính an tồn pháp lý
cho hợp đồng, giao dịch; ln ân cần, giúp đỡ, tư vấn rõ ràng, đúng quy định
của pháp luật cho người u cầu cơng chứng.
IV. KHĨ KHĂN, VƯỚNG MẮC TRONG QUÁ TRÌNH TẬP SỰ VÀ
ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
1. Khó khăn, vướng mắc:
- Việc xác định thành viên hộ gia đình tại thời điểm cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất cịn gặp nhiều khó khăn do chưa có văn bản quy định cụ thể
về vấn đề này chỉ được quy định trong Luật đất đai, Luật hơn nhân gia đình…
cho nên việc giải quyết vấn đề này chưa được thống nhất đồng bộ và còn nhiều
quan điểm khác nhau. Vấn đề này cần có sự quy định cụ thể nhằm áp dụng
thống nhất và rộng rãi phù hợp với quy định của pháp luật.
- Việc xác định quan hệ gia đình trong các văn bản thỏa thuận phân chia
di sản thừa kế, văn bản khai nhận di sản thừa kế còn nhiều bất cập do các giấy tờ
được cấp trước đây như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn…do nhiều
nguyên nhân chưa thống nhất, sai lệch về tên, năm sinh, nơi cư trú…người dân
muốn thực hiện các thủ tục này thì phải đi điều chỉnh các giấy tờ sai lệch nêu
17


trên. Tuy nhiên việc điều chỉnh các giấy tờ này vẫn cịn nhiều khó khăn do giấy

tờ hiện nay so với trước đây không thống nhất về nội dung, khác nhau về hình
thức thể hiện, việc sử dụng tên hoặc bí danh trong giấy khai sinh làm cho việc
điều chỉnh các loại giấy tờ trên gặp nhiều khó khăn.
2. Kiến nghị:
- Các cơ quan chuyên môn như: Cơ quan tài nguyên và môi trường cần
xây dựng hệ thống tra cứu thông tin về Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất trên hệ thống của cơ quan mình
như thơng tin về chủ sở hữu quyền sử dụng đất, về nguồn gốc đất, về lịch sử
biến động…nhằm tạo điều kiện cho người dân khi tham gia hợp đồng, giao dịch
chuyển quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở…có sự an tâm trong giao dịch đồng
thời tạo điều kiện cho công chứng viên và các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tổ chức và hoạt động hiệu quả hơn.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai
thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long một cách
hiện đại, chuyên nghiệp và thực sự hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng và hiệu
quả của hoạt động công chứng trên địa bàn.
Như vậy:
Trên cơ sở vận dụng những kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình đào
tạo hành nghề công chứng và được sự hướng dẫn của cơng chứng viên Lê Thị
Ngọc H với vai trị là người tập sự hành nghề công chứng, tôi nhận thấy thời
gian tập sự tại Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long đã mang lại cho tôi rất
nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu. Đặc biệt, việc tham gia trợ giúp cho
công chứng viên giúp tôi rất nhiều trong việc hoàn thiện các kỹ năng tiếp nhận,
đánh giá, nhận định và nghiên cứu hồ sơ, chuẩn bị văn bản công chứng, chứng
nhận hợp đồng, giao dịch, lữu trữ hồ sơ cũng như văn hố ứng xử trong hoạt
động cơng chứng tại đây.
Q trình tập sự tơi nhận thấy mình cần phải học tập và rèn luyện hơn nữa
như: phải nắm chắc các vấn đề lý luận khoa học pháp lý, cập nhật liên tục các
quy định mới của pháp luật và kỹ năng nắm bắt yêu cầu công chứng, xác định
chủ thể tham gia giao dịch như thế nào cho đúng, chuẩn xác và nhanh nhất…

Bên cạnh đó cần trau dồi các chuẩn mực quy tắc đạo đức hành nghề công chứng
làm hàng trang cho công tác hành nghề của bản thân sau này.
Tôi xin trân trọng cảm ơn cơng chứng viên Lê Thị Ngọc H và tồn thể
nhân viên trong Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long đã tạo điều kiện thuận
lợi nhất để giúp tơi hồn thành thời gian tập sự hành nghề công chứng tại đây.
Trên đây là nội dung Báo cáo tập sự hành nghề cơng chứng của tơi tại
Phịng cơng chứng số 2, tỉnh Vĩnh Long.
Rất mong Sở Tư pháp tỉnh Vĩnh Long công nhận kết quả tập sự hành nghề
công chứng nêu trên cho tôi.
Vĩnh Long, ngày tháng 3 năm 2023
Người báo cáo

18


NHẬN XÉT CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN HƯỚNG DẪN TẬP SỰ
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................

.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
Vĩnh Long, ngày tháng 3 năm 2023
Công chứng viên hướng dẫn tập sự

19


XÁC NHẬN CỦA PHỊNG CƠNG CHỨNG SỐ 2 TỈNH VĨNH
LONG
........................................................................................................................
..........
........................................................................................................................
..........
........................................................................................................................
..........
........................................................................................................................
..........
........................................................................................................................
..........
........................................................................................................................

..........
Vĩnh Long, ngày tháng 3 năm 2023
TRƯỞNG PHÒNG

20