Tăng tính chuyên nghiệp Windows Live Mail pot
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (103.25 KB, 3 trang )
Tăng tính chuyên nghiệp Windows Live Mail
1. Ngăn chặn spam
Nếu muốn cấm một hoặc nhiều người gửi thư đến, bạn bấm liên kết
Options ở góc trên bên phải của hộp thư trong Windows Live Mail
(mail.live.com), chọn More options để mở trang Hotmail Options. Tiếp theo, bạn
đến mục Preventing junk email, bấm liên kết Safe and blocked senders, chọn
Blocked senders, sau đó, nhập địa chỉ email hoặc @domain muốn cấm vào mục
Blocked email address or domain và bấm nút Add to list.
2. Tạo chữ ký (Signature)
Chữ ký là một phần không thể thiếu trong mọi email chuyên nghiệp nhằm
cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ của mình cho bạn bè, đối tác. Với Windows Live
Mail, bạn bổ sung chữ ký bằng cách bấm liên kết Message font and signature ở
mục Writing email trong trang Hotmail Options. Tiếp theo, bạn điền thông tin về
chữ ký của mình vào khung Personal signature và bấm nút Save.
3. Quản lý thư mục trong hộp thư
Bên cạnh các thư mục mặc định trong Windows Live Mail, bạn có thể tổ
chức phân loại và quản lý thư điện tử một cách hiệu quả bằng cách thêm, sửa hay
xóa các thư mục. Để thực hiện, bạn rê chuột lên mục Folders trong khung bên trái.
Khi biểu tượng cấu hình xuất hiện, bấm và chọn Manage folders, màn hình quản
lý các thư mục sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn tạo một thư mục mới bằng cách bấm liên
kết New. Nếu muốn đổi tên hoặc xóa thư mục, bạn đánh dấu chọn vào ô vuông
tương ứng với thư mục và bấm liên kết Rename hoặc Delete.
4. Tạo luật lọc thư
Sau khi tổ chức các thư mục, bạn cũng nên tạo các luật để giúp thư điện tử
tự động di chuyển vào đúng thư mục lưu trữ mỗi khi chúng được gửi đến hộp thư
của bạn. Để thực hiện, trong trang Hotmail Options, bạn bấm liên kết Rules for
sorting new messages ở mục Customizing Hotmail. Tiếp theo, bạn bấm nút New
để tạo một luật mới, trong màn hình Create rule, chọn điều kiện lọc ở Step 1 và
chọn thư mục lưu trữ ở Step 2. Sau khi thực hiện xong, bấm nút Save.
5. Tạo nhóm người dùng (mailing list)
Bạn có thể tạo ra các nhóm người dùng (bao gồm nhiều địa chỉ email của
các thành viên) để gửi thư nhanh chóng đến nhiều người cùng lúc. Để thực hiện,
bạn bấm liên kết Contacts trong menu bên trái của hộp thư. Tiếp theo, bạn bấm
Categories > New category. Trong màn hình New category, bạn điền tên nhóm và
nhập địa chỉ email của các thành viên.
6. Gửi / nhận thư từ bất cứ địa chỉ nào
Trong Windows Live Mail, bạn có thể chọn để gửi / nhận thư từ một số địa
chỉ email khác mà mình đang sở hữu, chẳng hạn như Gmail hay Yahoo Mail.
Bằng cách bấm liên kết Sending / receiving email from other accounts ở mục
Managing your account trong trang Hotmail Options, bạn có thể thêm các địa chỉ
email của mình vào Live Mail ở bước tiếp theo. Nếu muốn thêm địa chỉ email để
nhận thư, bạn bấm liên kết Add an email account ở mục You can receive mail
from these accounts. Nếu muốn thêm địa chỉ email để gửi thư, bạn bấm liên kết
Add another account to send mail from ở mục You can send mail from these
accounts.
7. Tìm kiếm email
Với sự hỗ trợ của công cụ tìm kiếm Bing, bạn có thể tìm thư một cách dễ
dàng bằng cách nhập nội dung cần tìm vào hộp tìm kiếm ngay bên trên danh sách
thư. Trong quá trình nhập, nội dung gợi ý cũng xuất hiện để bạn dễ dàng chọn lựa.
Đặc biệt hơn, bạn có thể chọn thể loại của nội dung cần tìm là From, Subject hay
To để nhanh chóng có được thư mình cần.
8. Trả lời thư tự động
Có những thời điểm bạn không thể online để xử lý và phản hồi thư, khi đó
chức năng trả lời thư tự động là một phương tiện có tác dụng hữu ích. Trong
Windows Live Mail, bạn kích hoạt chức năng này bằng cách bấm liên kết Sending
automated vacation replies ở mục Managing your account trong trang Hotmail
Options. Tiếp theo, trong màn hình Vacation reply, chọn Send vacation replies to
people who email me, nhập nội dung thư trả lời tự động và bấm nút Save. Đến
đây, Windows Live Mail sẽ tự động phản hồi những thư được gửi đến từ contacts
list của bạn. Tất nhiên, khi đã hoàn thành công việc và online trở lại, bạn bấm
chọn Don’t send any vacation replies để hùy chức năng tự động nà
