Page | 1


LỜI NĨI ĐẦU
Hiện nay, Cơng nghệ thơng tin đã và đang ngày càng phát triển mạnh mẽ trong mọi
lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội. Đặc biệt trong thị trường kinh doanh hiện
nay, sự phát triển của các quán cafe cũng như sự mở rộng ngày càng lớn về quy mơ
của các hệ thống bán đồ uống nói chung đã làm tăng các luồng và khối lượng
thông tin, làm cho công tác quản lý trở nên phức tạp hơn. Với việc làm công tác
quản lý thủ công bằng sổ sách như trước kia thì khơng thể đáp ứng được với sự
phát triển như hiện nay. Vì thế, ngày nay phát triển Công Nghệ Thông Tin là xây
dựng cơ sở hạ tầng làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển một nền kinh
tế vững mạnh. Trong xu thế ấy, việc quản lý dựa vào máy tính là một nhu cầu thiết
yếu của hầu hết mọi ngành mọi doanh nghiệp, việc tin học hóa từng bước trong
cơng tác quản lý, khai thác và điều hành sản xuất kinh doanh là một địi hỏi ngày
càng cấp thiết.
Vì vậy, nhu cầu quản lý chuỗi cửa hàng cafe được chủ doanh nghiệp hết sức quan
tâm. Chính vì thế, em đã lựa chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý chuỗi cửa
hàng cafe” làm đề tài bài tập lớn, với hy vọng có thể xây dựng được một chương
trình quản lý góp phần nâng cao hiệu quả trong cơng việc quản lý bán hàng của hệ
thống quán cafe.

Page | 2


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ
1.1. Giới thiệu về hệ thống cửa hàng cafe The Coffee House
The Coffee House là một chuỗi cửa hàng cà phê tại Việt Nam. Mặc dù sinh
sau đẻ muộn nhưng đang có tốc độ phát triển nhanh hơn so với nhiều đối thủ ở
thị trường cà phê nhờ doanh nghiệp am hiểu thị trường và quản trị tốt.
Vào tháng 8/2014, chuỗi cà phê The Coffee House chính thức ra mắt và liên

tiếp gây ấn tượng với tốc độ phát triển nhanh chóng. Từ cửa hàng đầu tiên ở số
86-88 Cao Thắng, đến nay, chuỗi cửa hàng cà phê The Coffee House đã có mặt
tại 6 thành phố lớn trên tồn quốc (TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Biên
Hòa, Hải Phòng, Vũng Tàu). Năm 2015, The Coffee House có mặt tại Hà Nội
và đến nay đã có 14 cửa hàng tại trung tâm thành phố Hà Nội. Tại Sài Gòn,
The Coffee House giờ đây đã gần như xuất hiện ở tất cả các con phố lớn. Với
mỗi cửa hàng The Coffee House, thương hiệu này lại biến tấu theo những cách
riêng dựa vào concept có sẵn để tạo ra khơng gian mang tính địa phương, gần
gũi với khách hàng.

1.2. Thực trạng quản lý bán hàng hiện tại của quán
Trong vòng chưa đầy 4 năm, The Coffee House đã mở 100 cửa hàng trên
khắp cả nước. Đây là con số cực kì ấn tượng mà chắc chắn rằng bất kì thương
hiệu nào trong thị trường chuỗi cửa hàng cà phê cũng muốn đạt được. Không
những thế, giữa bối cảnh tồn cầu hóa, các thương hiệu ngoại ồ ạt đổ về khắp
ngõ ngách, càng có lí do để tự hào hơn bởi sự thành công được tạo dựng từ một
tập thể người Việt Nam. Cả nước có khoảng 18.000 quán cà phê, trong khi mới
chỉ có hơn 100 cửa hàng The Coffee House và Việt Nam có 100 triệu dân,
nhưng tính đầu năm 2019 The Coffee House đã phục vụ 26 triệu lượt khách
hàng.

Page | 3


Thương hiệu The Coffee House đã và đang “tái định nghĩa” trải nghiệm cà
phê với không gian đầy cảm hứng, nhân viên thân thiện và chất lượng sản
phẩm tốt nhưng ở mức giá phù hợp với số đông. Không chỉ vậy, sau khi sát
nhập bộ phận cà phê của Cầu Đất Farm, The Coffee House đã chính thức vận
hành trang trại riêng ở Cầu Đất – dải đất vàng của hạt cà phê Arabica, nhằm
cung cấp các sản phẩm cà phê sạch và chất lượng.


1.3. Nghiệp vụ quản lý kho hàng
1.3.1 Giai đoạn đầu vào
- Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có
chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm sốt (ví
dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).
- Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản
nhỏ.
- Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.
- Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý
hoặc phần mềm quản lý nghiệp vụ quản trị quán cà phê (lưu ý khi nhập cần
phải cùng đơn vị bán: ví dụ nhập kho là thùng cafe nhưng khi nhập vào File
quản lý phải theo đơn vị kg).
- Nhân viên kho nhập số lượng hàng nhận được để lưu kho với các thông tin
như mã hàng, đơn vị, số lượng, ngày giờ.
- Khi xuất kho, nhân viên cũng nhập các thông tin như mã hàng, đơn vị, số
lượng, ngày giờ xuất.
- Cả hai việc trên đều phải báo cáo với quản lý trước khi thực hiện để lấy
phiếu. Cứ ba ngày một lần quản lý sẽ đích thân kiểm tra lại kho để kiểm
sốt số lượng nhập vào và xuất ra.
- Hai tháng một lần bộ phận kho sẽ đi kiểm kho sau đó ghi thơng tin của các
mặt hàng cịn tồn kho vào phiếu kiểm kho và các mặt hàng cần thanh lý vào
phiếu thanh lý.

Page | 4


- Ảnh của phiếu nhập kho:

Hình 1. Phiếu nhập kho


Hình 2. Phiếu xuất kho

Page | 5


Hình 3. Phiếu thanh lý kho

Hình 4. Phiếu kiểm kho

Page | 6


1.4. Phục vụ khách hàng
Khi có khách bước vào, khách sẽ đi đến chỗ nhân viên thu ngân để gọi đồ
uống. Nhân viên thu ngân sẽ nhập loại đồ uống, size của cốc, số lượng và đôi khi
các ghi chú khách yêu cầu thêm như ít đá, thêm đường, … thơng qua máy pos.
Trên máy pos sẽ có một màn hình lớn hướng vào quầy bar dành cho nhân viên thu
ngân, một màn hình nhỏ hướng ra ngồi sẽ bao gồm các thông tin: tên đồ uống, số
lượng, topping gọi thêm và số tiền phải trả để khách có thể kiểm tra xem nhân viên
đã nhập đúng yêu cầu mình gọi chưa.
Sau khi đã chốt xong đơn gọi thì nhân viên thu ngân sẽ u cầu khách hàng
thanh tốn ln và hỏi xem khách hàng có app tích điểm của qn khơng ? App sẽ
có giao diện như sau:

Hình 5. Giao diện app

Page | 7



Sau đó, nhân viên sẽ yêu cầu khách hàng thanh tốn ln.
Sau khi đã thanh tốn xong máy pos sẽ in ra 2 tờ bill bao gồm những thông tin sau:

Mục đích in ra 2 tờ bill đó là một tờ sẽ được khách hàng giữ, tờ còn lại sẽ
được nhân viên giữ làm theo order của khách. Nhân viên sẽ đưa bill và thẻ số bàn
cho khách ( số bàn ở đây chính là số 15 được in trên bill như ảnh bên trên ).

Page | 8


Khi đồ uống đã pha xong, nhân viên phục vụ sẽ bê đồ uống đến tận chỗ ngồi
của khách hàng và lấy lại thẻ số bàn.

Sau khi khách uống xong đi về, nhân viên phục vụ sẽ ra dọn cốc và lau mặt bàn.
Khi đặt hàng, khách hàng có thể đặt hàng qua nhiều nền tảng, phần mềm
khác nhau. Sau khi đã chọn các món xong, app sẽ hiển thị giao diện xác nhận đơn
hàng và cuối cùng trạng thái đơn hàng khi đơn đặt hàng được vận chuyển.

1.5. Quản lý nhân viên
- Quản lý nhân viên là một trong những khâu quan trọng trong việc quản lý
các hoạt động kinh doanh quán cà phê. Hơn nữa, nhân viên cũng là bộ
mặt của quán, là người chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất đồng thời
truyền tải thông điệp kinh doanh đến khách hàng.
- Nhân viên ở đây thường được chia như sau:
o Nhân viên làm việc toàn thời gian ( thu ngân, pha chế, …)
o Nhân viên làm việc bán thời gian ( chạy bàn, phục vụ, …)
o Bảo vệ qn
- Mỗi vị trí sẽ có cách quản lý khác nhau nhưng sẽ có những nội quy
chung cho tất cả nhân viên như khi đi làm cần mặc đồng phục của quán,
đầu tóc gọn gàng, đi giày, …


Page | 9


- Nhân viên phải có thái độ phục vụ chu đáo, ghi nhớ rõ ràng những sản
phẩm mà khách đã gọi, những sản phẩm mà khách gọi thêm. Biết tư vấn
cho khách hàng nếu cầu thiết.
- Nhân viên làm tại quầy pha chế phải pha đồ uống cẩn thận ,sạch sẽ ,đạt
tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm.
- Nhân viên thu ngân phải tổng hợp thông tin sản phẩm như loại, số lượng,
giá bán và tổng hợp lại vào cuối mỗi ngày để chủ quán kiểm tra.
- Cấm mọi hành vi gian lận, vụ lợi cá nhân. Nếu vi phạm sẽ bị đuổi việc.
- Nếu như nhân viên vi phạm nội quy ở mức độ nhẹ như: đi làm muộn,
trang phục không đúng, … hay làm hư hại tài sản của qn thì sẽ bị trừ
vào tiền lương của tháng đó ứng với thảo thuận giữa quản lý và các nhân
viên từ trước đó.
- Số tiền phạt cũng phải được quản lý báo cáo về cho ban điều hành quán
để có hình thức xử lý phù hợp.
- Vì đối tượng nhân viên này thường lấy tiền lương làm động lực chủ yếu.
Vì vậy cách tính lương cũng đa dạng tùy thuộc vào đối tượng. Ở đây,
TCH có nhiều cơng thức để tính lương cho nhân viên:
o Lương tháng = Lương + Phụ cấp (nếu có) / ngày cơng chuẩn của
tháng x Số ngày làm việc thực tế.
o Lương tuần = (mức lương tháng *12) / 52.
o Lương ngày = Mức lương tháng / số ngày làm việc trong tháng
theo quy định (24 hoặc 26).
o Lương giờ = Mức lương ngày / Số giờ làm việc theo quy định.
- Với các nhân viên làm việc tồn thời gian thì sẽ có các tính theo thời gian
có thưởng:
o Lương trả theo thời gian có thưởng = Trả lương theo thời gian giản

đơn + Các khoản tiền thưởng.
o Lương làm thêm giờ = Tiền lương thực trả x 150% (hoặc 200%
hoặc 300% tùy chính sách tại nhà hàng, khách sạn) x Số giờ làm
thêm.

Page | 10


1.6 Quản lý bán hàng, doanh thu
- Cuối mỗi ca làm, nhân viên thu ngân ca đó sẽ có nhiệm vụ kiểm tiền
trong két và so sánh số tiền đó với tiền hiển thị trên máy pos để xem có bị
chênh lệch không và báo lại cho quản lý.
- Nếu có chênh lệch nhân viên thu ngân ca đó phải chịu trách nhiệm kiểm
tra lại để tìm hiểu nguyên nhân thất thốt ở đâu.
- Nếu khơng tìm được thì các nhân viên ca hơm đó sẽ chia đều số tiền thất
thốt đó và đóng lại cho quản lý.
- Thường xun và đột xuất theo dõi để nắm được số tiền hiện có của quán

trong ca làm việc.
- Trực tiếp ký và theo dõi việc hủy hóa đơn bán hàng hàng ngày.

1.7. Quản lý tài sản trong quán
- Theo dõi số lượng và chất lượng công cụ dụng cụ của quán – định kỳ
kiểm kê để nắm số lượng, giải trình cho cấp trên về số lượng tài sản bị hư
hỏng, mất mát.
- ổ chức sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng, bảo hành các loại máy móc, thiết bị
của quán – đề xuất hoặc ký quyết định mua mới máy móc, thiết bị nếu
cần.

Page | 11



1.8. Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng
1.8.1. Giải quyết khúc mắc của khách hàng

- Khi khách hàng gặp vấn đề trong việc sử dụng dịch vụ, nhân viên cần
giải đáp ngay. Nếu như không giải quyết được phải gọi quản lý quán café
ngay lập tức để giải đáp thắc mắc của khách hàng.
- Trong trường hợp, khách hàng phản hồi lại khơng tích cực với sự giải đáp
của nhân viên hoặc quản lý, ban điều hành của quán cần vào cuộc điều
tra. Nếu có lỗi từ bên quán cafe, trực tiếp gửi lời xin lỗi và có hình thức
kỷ luật với nhân viên và quản lý ca làm đó.
1.8.2. Hỗ trợ khách hàng sử dụng dịch vụ

- Hỗ trợ ở đây chính là các chương trình khuyến mãi của tiệm. Thường sẽ
vào các dịp đặc biệt như: ngày lễ lớn, ngày thành lập, …
- Quản lý sẽ có nhiệm vụ hướng dẫn nhân viên cách giới thiệu các sự kiện
ưu đãi này đến khách hàng và giúp khách hàng trải nghiệm dịch vụ, nhắc
nhở khách hàng sử dụng voucher để không mất quyền lợi.

1.9. Ưu, nhược điểm
- Ưu điểm:
o Đầy đủ các nghiệp vụ cơ bản để quản lý một chuỗi quán cafe.
- Nhược điểm:
o Việc nhập kho và xuất kho cịn khá rườm rà.
o Vì quản lý kho hàng vẫn còn sử dụng giấy cho nên việc bảo quản
các giấy tờ hay tìm kiếm cũng sẽ tốn nhiều thời gian
o Dễ xảy ra sai sót trong q trình quản lý do nhiều yếu tố như viết
sai, gian lận, tính toán nhầm…


Page | 12


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1 Sơ đồ phân rã chức năng

Hình 6. Sơ đồ phân rã chức năng

2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức
2.2.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Page | 13


Hình 7. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Chú thích:
1. Dữ liệu sau khi thống kê
2. Hợp đồng lao động
3. Thông tin ca làm việc
4. Thông tin khách hàng
5. Món đã chọn
6. Hóa đơn thanh tốn
7. Thơng tin nhà cung cấp
8. Phiếu xuất kho
9. Phiếu nhập kho
10. Phiếu kiểm kho
11. Danh sách nguyên, vật liệu tồn kho
12. Thông tin nguyên, vật liệu nhập kho
13. Thông tin nguyên, vật liệu xuất kho

14. Thông tin nguyên, vật liệu tồn kho

Page | 14


2.2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hình 8. Hình luồng dữ liệu mức đỉnh

Chú thích
1. Thơng tin các tài khoản

Page | 15


2. Dữ liệu tài khoản
3. Dữ liệu các quyền của tài khoản
4. Thông tin nhà cung cấp
5. Thông tin về khách hàng
6. Thông tin về nhà cung cấp
7. Thông tin về nhân viên
8. Thông tin về kho
9. Thẻ thành viên
10. Dữ liệu hàng nhập
11. Dữ liệu mặt hàng cần thanh lý
12. Dữ liệu hàng tồn kho
13. Dữ liệu hàng xuất kho
14. Thông tin nhân viên
15. Ca làm việc
16. Hợp đồng lao động

17. Thông tin của nguyên liệu
18. Thông tin của món ăn
19. Thơng tin của hóa đơn
20. Món ăn khách đặt
21. Điểm thành viên được quy đổi từ món ăn khách đặt
22. Dữ liệu của danh mục
23. Dữ liệu sau khi báo cáo thống kê

Page | 16


2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a. Biểu đồ chức năng quản lý hệ thống

Hình 9: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hệ thống

Chú thích:
1. Thông tin các tài khoản
2. Dữ liệu tài khoản
3. Dữ liệu các quyền của tài khoản

b. Biểu đồ chức năng cập nhật danh mục

Hình 10: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý danh mục

Chú thích:

Page | 17



1. Thông tin của khách hàng
2. Dữ liệu về khách hàng
3. Thông tin của loại hàng
4. Dữ liệu về loại hàng
5. Thông tin của kho
6. Dữ liệu về kho
7. Thông tin về nguyên liệu
8. Dữ liệu về nguyên liệu
9. Thông tin về nhà cung cấp
10. Dữ liệu về nhà cung cấp

c. Biểu đồ chức năng quản lý bán hàng

Hình 11: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý bán hàng

Chú thích:
1. Món ăn khách hàng đặt mua
2. Thơng tin của đơn đặt hàng
3. Thơng tin về hóa đơn
4. Điểm thành viên được quy đổi từ món ăn khách đặt
5. Thông tin nguyên liệu xuất kho
6. Thông tin khách hàng

Page | 18


d. Biểu đồ chức năng quản lý khách hàng

Hình 12: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý khách hàng


Chú thích:
1. Thơng tin khách hàng
2. Điểm thành viên
3. Dữ liệu khách hàng
4. Điểm thành viên được quy đổi từ danh sách món ăn đã mua

e. Biểu đồ chức năng quản lý cửa hàng

Hình 13: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý cửa hàng

Chú thích:
1. Dữ liệu hàng nhập

Page | 19


2. Dữ liệu mặt hàng cần thanh lý
3. Dữ liệu hàng tồn kho
4. Thông tin nhân viên
5. Ca làm việc
6. Hợp đồng lao động
7. Thông tin nguyên liệu
8. Thông tin món ăn

f. Biểu đồ chức năng thống kê báo cáo

Hình 14: Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê báo cáo

Page | 20