ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ SINH VIÊN
NỘI TRÚ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT
- ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
Nguyễn Hữu Thành
Trường Đại học sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng
Tóm tắt: Quản lý sinh viên nội trú là một trong những vấn đề thiết thực và cấp bách.
Mỗi sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập thì cần có một mơi trường sống và
học tập tốt. Vì vậy, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin đưa máy tính vào trợ giúp quản lý ký túc
xá là một nhu cầu thiết yếu, nó giúp cho người quản lý có thể: thu hẹp không gian lưu trữ, tránh
được việc thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một
cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
Ký túc xá sinh viên như một xã hội thu nhỏ của một bộ phận công dân trẻ, đang trong
giai đoạn phát triển, rèn luyện nhân cách, chuẩn bị tri thức hành trang cho cuộc sống trưởng
thành. Sinh viên là đội ngũ tri thức trẻ, có nhiều điều kiện tiếp cận những kiến thức mới, những
thông tin về khoa học kỹ thuật, văn hóa, kinh tế - xã hội, chính trị có nhu cầu đa dạng và ngày
càng địi hỏi cao về phương tiện, điều kiện sống, học tập, khẳng định vị trí sinh viên trong xã
hội, khả năng tự đánh giá, lòng tự trọng, tự tin phát triển mạnh mẽ, trình độ phát triển nhận
thức tư duy cao, tư duy lý luận hình thành, năng động, sáng tạo trong các hoạt động trí óc và
các hoạt động rèn luyện, giáo dục tư tưởng, chính trị cho phù hợp và hiệu quả.
Từ khóa: cơng nghệ thơng tin, quản lý, nội trú, sinh viên, ký túc xá.
1. Đặt vấn đề
Chúng ta đang sống trong thời đại có nền khoa học, cơng nghệ phát triển rất nhanh
chóng, đặc biệt là cơng nghệ thông tin. Khoảng cách giữa phát minh lý thuyết với những ứng
dụng của chúng trong kỹ thuật và đời sống ngày càng rút ngắn. Sự phát triển của công nghệ
thông tin đã đến mức cho phép triển khai nhiều ứng dụng thực tiễn của nó trong khoa học, kỹ
thuật và các hoạt động xã hội đang diễn ra hàng ngày. Nhiều loại công việc trước đây được thực
hiện một cách rất khó khăn, nay ứng dụng cơng nghệ thơng tin đã trở nên dễ dàng, đơn giản và
có hiệu quả cao.
Phịng Cơng tác sinh viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật - Đại học Đà Nẵng là
đơn vị quản lý trực tiếp ký túc xá, nâng cấp cải tạo những nơi ở nội trú đã trở thành khu vực
quản lý khép kín, đủ ánh sáng, đủ nước uống và nước sinh hoạt hằng ngày. Xây dựng ký túc xá

kỷ cương, an tồn, sạch đẹp, tạo ra mơi trường lành mạnh cho sinh viên học tập và rèn luyện,
đầu tư sân chơi, bãi tập, phòng đọc, phòng tự học… Quá trình quản lý nội trú cần tổ chức các
dịch vụ phục vụ cho sinh viên thuận tiện, phù hợp với điều kiện kinh tế của sinh viên và nhà ăn
bảo đảm vệ sinh, an toàn thực phẩm.
Để làm tốt công tác quản lý sinh viên nội trú ngay từ đầu năm học Phịng Cơng tác sinh
viên đã ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhằm đưa ra các biện pháp, cách thức tổ

122


chức và tiến hành đổi mới công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản
lý, cụ thể là:
- Thực hiện chủ trương chun mơn hóa số trong việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ,
nhân viên phụ trách trực tiếp từng khu ký túc xá để giải quyết mọi vấn đề liên quan đến công tác sinh
hoạt, tự học của sinh viên; đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh môi trường trong khu vực Nội trú.
- Thực hiện chủ trương xây dựng khu Nội trú “Xanh - Sạch - Đẹp - An toàn - Thân
thiện”, tiến hành các hoạt động thiết thực như tổ chức các ngày “Chủ nhật xanh” theo định kỳ,
tổ chức xây dựng mơ hình trực tự quản trong khu ký túc xá.
- Tiến hành thực hiện các mơ hình, cách thức quản lý mới như: cử các trưởng phòng,
trưởng tầng, cập nhật danh sách ảnh ở các phòng để theo dõi và quản lý, giao nhiệm vụ cho đại
diện Ban quản lý từng tầng.
- Luôn quan tâm đầy đủ đến mọi mặt sinh hoạt, đời sống tinh thần của ở trong khu ký túc xá.
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục thể thao để chào
mừng các ngày lễ, chủ trì tổ chức các cuộc thi văn nghệ, thời trang, thi đấu giao lưu các mơn
thể thao như bóng đá, bóng chuyền giữa các đồn sinh viên.
- Thường xun quan tâm đến cơng tác biểu dương, khen thưởng, khích lệ những sinh
viên có kết quả học tập và rèn luyện tốt bằng hình thức trao các suất học bổng thông qua việc
kêu gọi các đơn vị, tổ chức, cá nhân ủng hộ và đóng góp.
- Thực hiện có hiệu quả mơ hình trực tự quản để tổ chức cho sinh viên, với ý nghĩa nâng
cao ý thức tự quản của sinh viên trong việc đảm bảo công tác an ninh trật tự và an tồn nhằm

nắm bắt, phịng ngừa và kịp thời ngăn chặn những vi phạm nội quy, người ở và các vụ việc
trong khu ký túc xá.
2. Ứng dụng công nghệ thông tin để đổi mới phương thức quản lý
Ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác quản lý sinh
viên nội trú, tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá về công tác sinh viên nội trú, đồng thời
nghiên cứu, điều chỉnh nâng định mức mét vng sàn phịng ở bình qn cho mỗi sinh viên nội
trú phù hợp với điều kiện hiện nay. Quy hoạch xây dựng theo định hướng phịng ở ít người hơn,
tăng cường các điều kiện phục vụ sinh viên như: phòng sinh hoạt chung, phòng bếp với thiết kế
xây dựng và lắp đặt hệ thống điện, nước bảo đảm.
Ngành giáo dục nói chung và các trường học nói riêng đã có cơ hội, điều kiện sử dụng
những thành tựu khoa học và công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả từ việc đổi mới phương
pháp dạy học, cải tiến quản lý nhà trường đến cơng việc, hành chính, văn phòng, nâng cao hiệu
quả những loại lao động đơn giản.
Với Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc cải tiến
công tác quản lý nhà trường đang là u cầu có tính thời sự và bức thiết trong giai đoạn phát
triển mới của Trường.
Hiện nay, việc phân tích các khả năng ứng dụng khả thi, có ý nghĩa thực tiễn cao nhằm
cải tiến một số khâu của công tác quản lý, điều hành công việc của Trường với các trang bị tin
học đang có và đã có là một khả năng thực tế.
123


Khu vực nội trú nằm trong khuôn viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật là một
bộ phận lớn trong Trường. Việc ăn nghỉ của sinh viên chủ yếu do Phịng Cơng tác sinh viên
quản lý và điều hành.
Nhưng cho tới nay, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình quản lý vẫn chưa
được thực hiện dù là một phần nhỏ. Mọi điều hành và quản lý cơng tác nội trú hồn tồn có tính
thủ cơng, chậm chạp, thiếu độ tin cậy, thông tin lưu trữ chủ yếu bằng ghi chép thủ công, nhớ
lại, truyền đạt miệng.
Dữ liệu thơng tin cịn ít và thiếu độ tin cậy. Hoạt động của khu vực nội trú của Trường

còn gặp nhiều khó khăn, bởi đầu việc rất nhiều, mỗi đầu việc lại do một nhóm cán bộ nhân viên
quản lý, khơng có mối liên hệ liên tục và cập nhật cao.
Nhân viên quản lý ở khu vực nội trú khá vất vả trong nhiệm vụ của mình, mặc dù họ có
rất nhiều nỗ lực và lịng nhiệt tình say mê công tác, nhưng hiệu quả chưa cao do gặp nhiều khó
khăn trong cơng tác quản lý, nhất là thiếu dữ liệu thơng tin kịp thời và chính xác
Bản chất của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý sinh viên nội
trú cũng nhằm cải tiến phương thức làm việc tại khu vực nội trú này, nhằm nâng cao chất lượng
nhiệm vụ được giao. Đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng vào công tác quản lý là giúp người
sử dụng truy cập nhẹ nhàng, quản lý công việc khoa học, đỡ tốn sức lao động trong công việc
truy cập và xuất dữ liệu mỗi khi cần, đây là mục tiêu duy nhất đưa ra phần mềm quản lý nội trú.
3. Sơ lược phần mềm điều hành ở khu nội trú
Bằng phần mềm quản lý này, các bộ phận quản lý sẽ tổng hợp thông tin, thống kê số
lượng hợp đồng, số lượng sinh viên, tình trạng các phịng,.. lập báo cáo đưa lên Phịng Cơng
tác sinh viên một cách dễ dàng và nhanh chóng.
3.1. Các chức năng trong chương trình ứng dụng
(1). Quản lý hợp đồng
- Kiểm tra hồ sơ sinh viên;
- Nhập hợp đồng mới;
- Sửa hợp đồng đã có;
- Xóa hợp đồng hết hạn.
(2). Quản lý sinh viên
- Nhập thông tin sinh viên;
- Sửa thơng tin sinh viên;
- Xóa thơng tin sinh viên.
(3). Quản lý phịng
- Nhập thơng tin phịng;
- Sửa thơng tin phịng;
- Xóa thơng tin phịng.
(4). Quản lý nhân viên
- Nhập thơng tin nhân viên;

- Sửa thơng tin nhân viên;
- Xóa thơng tin nhân viên.
124


(5). Quản lý điện nước.
- Nhập thông tin điện nước;
- Sửa thơng tin điện nước;
- Xóa thơng tin điện nước;
- Lập báo cáo hóa đơn.
(6). Quản lý hoạt động sinh viên
- Nhập thông tin khen thưởng - kỷ luật;
- Sửa thơng tin khen thưởng - kỷ luật;
- Xóa thơng tin khen thưởng - kỷ luật.
(7). Quản lí thân nhân sinh viên
- Nhập thông tin thân nhân sinh viên;
- Sửa thông tin thân nhân sinh viên;
- Xóa thơng tin thân nhân sinh viên.
(8). Quản lý việc thu phí nội trú ký túc xá
- Nhập thông tin biên lai
- Sửa thông tin biên lai
- Xóa thơng tin biên lai
(9). Báo cáo thống kê
- Báo cáo doanh thu;
- Thống kê số hợp đồng;
- Thống kê tình trạng phịng;
- Thống kê danh sách khen thưởng - kỷ luật;
- Thống kê số lượng sinh viên đã hồn thành phí nội trú ký túc xá, chưa hồn thành nội trú KTX.
3.2. Mơ hình thực thể kết hợp


125


3.3. Mơ hình quan hệ
• Tổng hợp thuộc tính và khóa chính
- Hợp đồng (mã hợp đồng, mã sinh viên, mã nhân viên, số phòng, ngày lập, ngày bắt
đầu, ngày kết thúc)
- Sinh viên (mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, giới tình, số chứng minh thư nhân dân/căn
cước cơng dân, số điện thoại, lớp)
- Phòng (số phòng, mã nhân viên, số lượng sinh viên, tình trạng phịng)
- Nhân viên (mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức vụ, số điện thoại)
- Hóa đơn (số hóa đơn, mã nhân viên, số phịng, ngày lập, tổng tiền, mã cơng tơ điện,
chỉ số điện đầu, chỉ số điện cuối, mã công-tơ nước, chỉ số nước đầu, chỉ số nước cuối)
- Sổ theo dõi (mã khen thưởng - kỷ luật, tên khen thưởng - kỷ luật, mã phịng)
- Phí ký túc xá (mã sinh viên, mã phòng, năm học, ngày thu, mã biên lai, số tiền)
- Thân nhân (mã sinh viên, họ tên, mối quan hệ, số điện thoại, địa chỉ, giới tính)
3.4. Sơ đồ quan hệ

Ngơn ngữ trong chương trình thể hiện trên bảng thoại dễ hiểu, người sử dụng không
lúng túng khi nhập số liệu. Các dữ liệu được chuyển đổi theo cấu trúc tiếng Việt Nam về cách
viết và cách đọc. Vì vậy, việc vận chuyển chương trình hồn tồn dễ dàng, đơn giản.
Chương trình được xây dựng dựa trên cơ sở dữ liệu Phịng Cơng tác sinh viên của
Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật cung cấp.
Phần mềm tự động đánh số lượt phòng đã sử dụng tiện lợi cho việc thống kê lưu lượng
phòng nghỉ ở khu nội trú của Trường.
Công việc truy cập thông tin thể hiện theo u cầu của Phịng Cơng tác sinh viên dựa
trên các bước của công việc cụ thể khi quản lý cũng như điều hành trực tiếp việc lưu trú.

126



Trong phần mềm này, chúng tơi chưa có ý định đề cập giải quyết mọi tồn đọng theo yêu
cầu quản lý của cấp Trường. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề tổng qt về tình hình quản lý
cơng tác lưu trú của khu ký túc xá, chúng tôi đều cố gắng giải quyết thỏa đáng.
4. Kết quả nghiên cứu
Những đóng góp của việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong việc đổi mới phương
thức quản lý sinh viên nội trú.
- Một là, cho thấy được vai trò chủ đạo và quyết tâm của Phịng Cơng tác sinh viên về
cơng tác chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhằm cải cách việc đổi mới phương
thức quản lý sinh viên nội trú.
- Hai là, thống nhất được định dạng tin học của hệ thống biểu mẫu thống kê báo cáo để
tiến tới quản lý sinh viên nội trú theo hướng chuyên nghiệp hóa.
- Ba là, số liệu được lưu trữ lâu dài và tra cứu thuận tiện dễ dàng, rút ngắn được thời
gian tổng hợp báo cáo thống kê,…
- Bốn là, bước đầu giới thiệu mơ hình quản lý sinh viên nội trú bằng công nghệ thông tin.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, đã rút ra được nhiều bài học quý báu
trong công tác triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đó là:
- Phải có quyết tâm cao và nhất quán trong chỉ đạo thực hiện của lãnh đạo các cấp nhằm
đổi mới tư duy quản lý để nâng tầm quản lý sinh viên nội trú lên một bước phát triển mới.
- Phải có sự đầu tư thích đáng và đồng bộ về hạ tầng cơ sở vật chất như: máy tính, hệ
thống mạng, phần mềm chuyên dụng.
- Về đào tạo con người, phải tăng cường tập huấn cho tất cả các cán bộ công chức viên
chức trong quản lý sinh viên nội trú về sử dụng máy tính và sử dụng phần mềm.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, phục vụ sinh viên nội trú là việc làm rất
cần thiết trong việc lưu giữ hồ sơ sinh viên nội trú cũng như đảm bảo an ninh, an toàn trong ký
túc xá và kịp thời hỗ trợ sinh viên về mọi mặt. Phần mềm quản lý nội trú dành cho bộ phận hỗ
trợ sinh viên gồm các chức năng cơ bản sau: quản lý hồ sơ sinh viên dưới dạng số hóa; quản lý
việc đăng ký, tiếp nhận sinh viên vào đầu mỗi năm học hoặc đầu học kỳ, quản lý phòng ở sinh
viên, quản lý thông tin ra vào cổng của sinh viên; báo cáo thống kê sinh viên lưu trú theo học

kỳ, năm học; lưu trữ dữ liệu về sinh viên nội trú, kể cả những sinh viên đã ra trường trong nhiều
năm; quản lý cơ sở vật chất; quản lý điểm chấm các phòng ở,... Lắp hệ thống camera an ninh
trong toàn bộ khu vực ký túc xá nhằm kiểm sốt việc ra vào cổng chính, ra vào các tầng nhà,
bãi gửi xe và nơi tự học của sinh viên. Đối với khu vực giữ xe, Nhà trường cần tăng cường lắp
đặt camera và sử dụng hệ thống thẻ gửi xe thông minh. Trong thời gian tới, phần mềm quản trị
điện tử sẽ giúp sinh viên đăng ký trực tuyến để lựa chọn vị trí giường, chọn phịng theo mong
muốn mà không cần phải đến trực tiếp ký túc xá. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ giúp các em đánh
giá, góp ý về cơng tác quản lý, xếp hạng ký túc xá, từ đó giúp cho Nhà trường có điều chỉnh,
đổi mới phù hợp đáp ứng yêu cầu của sinh viên và góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nguồn
nhân lực trong xu thế hội nhập.

127


6. Kết luận
Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Giáo dục nói chung và trong quản lý sinh
viên nội trú nói riêng đang là một nhu cầu cấp bách, địi hỏi có sự quan tâm của các cấp lãnh
đạo, đặc biệt là người đứng đầu các đơn vị, đồng thời địi hỏi một sự đầu tư thích hợp ngang
với yêu cầu phát triển, để ngành Giáo dục không bị tụt hậu, phát triển ngang tầm với các nước
tiên tiến trong khu vực. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sinh viên nội trú là việc
làm thiết thực giúp nâng cao năng lực quản lý và điều hành quản lý, góp phần nâng cao chất
lượng đào tào, phục vụ sinh viên nội trú, góp phần đổi mới tư duy quản lý để nâng tầm quản lý
lên một bước phát triển mới.
Với vị trí địa lý thuận lợi, với trang thiết bị hoàn chỉnh, hệ thống quản lý an ninh chặt
chẽ, quản lý theo phương thức hiện đại, đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động và cầu tiến,
Phòng Công tác sinh viên của Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật sẽ cố gắng nhiều hơn nữa để
phát triển hồn chỉnh mơ hình quản lý nội trú theo phương thức mới trên nền tảng ứng dụng
triệt để công nghệ thông tin trong việc quản lý điều hành với phương châm “phong cách mới
- nội trú mới” và chúng tôi sẽ sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm với các đồng nghiệp trong khả
năng hiểu biết của mình với mong muốn sinh viên Việt Nam được phục vụ, được giáo dục,

chăm sóc tốt hơn trong mơi trường nội trú.
Thực hiện tốt công tác phục vụ sinh viên của sinh viên nội trú sẽ được tiếp cận với mơ
hình đào tạo và phát triển cá nhân nhằm tạo một môi trường an tồn để rèn luyện, nâng cao
nhận thức về cả trí tuệ, tư tưởng, kỹ năng nghề nghiệp và thể chất. Mơ hình này sẽ giúp xây
dựng mơi trường sống văn hóa cả về tri thức và thể lực, với nhiều hoạt động thu hút sinh viên
tham gia, hoạt động phát triển kỹ năng, hoạt động xã hội, hoạt động văn hóa - văn nghệ - thể
thao, tư vấn tâm lý, hoạt động hướng nghiệp. Ký túc xá ngồi việc đóng vai trò là “nơi cư trú”
cho sinh viên còn phải chung vai, chung sức cùng với các đơn vị chức năng của Nhà trường bổ
sung những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của sinh viên để làm giàu thêm hành trang nghề nghiệp
cho sinh viên khi ra trường.
Tài liệu tham khảo
1. Hội Tin học Việt Nam, Tin học và cuộc sống.
2. Qch Tuấn Ngọc, Chương trình chuyển giao cơng nghệ thông tin, Trường Đại học
Bách khoa Hà Nội.
3. Quách Tuấn Ngọc, Cộng nghệ Giảng dạy, Công nghệ học tập, Công nghệ quản lý
giáo dục, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.

128