ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG
TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG

GIÁO TRÌNH

Kỹ năng quản lý CNTT
NGHỀ : QUẢN TRỊ MẠNG MÁY TÍNH
TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG
(Ban hành theo Quyết định số:
/QĐ-CĐN ngày tháng năm 20
của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang)

Tên tác giả : Huỳnh Thị Mỹ Ngọc
Năm ban hành: 2018


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.


LỜI GIỚI THIỆU
Hiện nay nội dung giáo dục kỹ năng quản lý đã được nhiều quốc gia trên thế
giới đưa vào dạy cho người học dưới nhiều hình thức khác nhau. Ở Việt Nam, để
nâng cao chất lượng giáo dục toàn diện thế hệ trẻ, đáp ứng nguồn nhân lực phục
vụ sự nghiệp CNH-HĐH đất nước đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế và nhu cầu
phát triển của người học và đang đổi mới mạnh mẽ theo của giáo dục thế kỉ XXI,
mà thực chất là cách tiếp cận kĩ năng quản lý , đó là: "Học để biết, học để làm, học
để tự khẳng định mình và học để cùng sống chung".

Trong điều kiện kinh tế xã hội của Việt Nam nói riêng và bối cảnh tồn cầu
nói chung, càng ngày chúng ta càng nhận ra tầm quan trọng của việc ứng dụng
công nghệ thông tin vào quản lý để ứng phó với sự thay đổi, biến động của môi
trường kinh tế, xã hội. Đặc biệt là những em học sinh mới ra trường thì sự đương
đầu với nhiều vấn đề tâm lý xã hội phức tạp trong cuộc sống. Ngoài kiến thức căn
bản, mỗi người học đều cần trang bị cho mình những kỹ năng quản lý cơng nghệ
thơng tin để ngày càng hồn thiện bản thân và phát triển cùng với sự phát hiện của
xã hội.
Trên cơ sở tầm quan trọng và tính thiết yếu kỹ năng quản lý hân hạnh giới
thiệu giáo trình Kỹ năng Quản lý Công nghệ Thông tin nhằm phục vụ cho giảng
dạy và học tập thêm thuận lợi, tốt đẹp cũng như trang bị cho bản thân những kĩ
năng thiết yếu trong q trình học tập và hồn thiện bản thân.
Mặc dù bản thân cố gắng nghiên cứu để xây dựng giáo trình phục vụ cho
việc dạy học. Tuy nhiên sẽ khơng tránh khỏi sai sót, rất mong được sự góp ý chân
thành của đồng nghiệp và các em học sinh, sinh viên và tất cả những người quan
tâm để việc dạy học mỗi ngày tốt hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Khoa về biểu
mẫu, bố cục trình bày và những giải đáp thắc mắc. Bên cạnh đó tơi xin cảm ơn sự
góp ý nhiệt tình của đồng nghiệp.

An Giang, ngày tháng
năm 2018
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên Huỳnh Thị Mỹ Ngọc
2. Phản biện Phương Phương Thúy
3. Phản biện Ngơ Thị Tím

1



MỤC LỤC

ĐỀ MỤC
TRANG
Chƣơng 1: KỸ NĂNG LÀM VIỆC CÁ NHÂN, NHÓM IT ....................... 4
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN ................................................................ 4
II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC CÁ NHÂN TRONG LĨNH VỰC IT................. 6
1. Xác định năng lực của cá nhân ................................................................... 6
2. Phát triển năng lực cá nhân ........................................................................ 9
3. Quản lý áp lực cơng việc trong q trình tham dự án IT ....................... 11
III. KỸ NĂNG TỔ CHỨC NHÓM IT .......................................................... 13
1. Hình thành nhóm ........................................................................................ 13
2. Lợi ích làm việc theo nhóm ........................................................................ 14
3. Qui chế và nguyên tắc làm việc nhóm ....................................................... 14
4. Một số nguyên nhân nhóm làm việc khơng hiệu quả .............................. 17
5. Kỹ năng cơ bản làm việc nhóm trong đề tài(dự án) IT có hiệu quả ...... 18
Chƣơng 2: KỸ NĂNG NGƢỜI QUẢN LÝ IT RA QUYẾT ĐỊNH............ 21
I. PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CHO NGƢỜI QUẢN LÝ IT ...................... 21
II. KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH CỦA NGƢỜI QUẢN LÝ IT ................ 30
Chƣơng 3: KỸ NĂNG SỬ DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN KHI
THUYẾT TRÌNH ............................................................................................ 44
I. CHUẨN BỊ CÔNG CỤ, PHƢƠNG TIỆN KHI THUYẾT TRÌNH ........ 44
II. MỘT SỐ LỖI KHI THUYẾT TRÌNH CẦN TRÁNH ........................... 45
III. THUYẾT TRÌNH ..................................................................................... 46
1. Mở đầu thuyết trình .................................................................................... 46
2. Nội dung cần truyền tải .............................................................................. 48
3. Kết thúc bài thuyết trình ............................................................................ 48
Chƣơng 4: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN .......................................... 49
I. GIÁ TRỊ CỦA THỜI GIAN ....................................................................... 49
II. MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN ........................................................ 59

III. NGUYÊN NHÂN LÀM LÃNG PHÍ THỜI GIAN ................................ 61
Chƣơng 5: QUẢN LÝ BẢO MẬT VÀ CÁC TUÂN THỦ HỆ THỐNG.... 63
I. NHU CẦU MẬT CỦA DOANH NGHIỆP, CÔNG TY ........................... 63
II. PHẠM VI BẢO MẬT HỆ THỐNG THÔNG TIN ................................. 64
III. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY THIỆT HẠI HỆ THỐNG IT ................ 68
IV. CÁC THÀNH PHẦN BẢO MẬT THÔNG TIN ................................... 70
Các thuật ngữ chuyên môn............................................................................. 72
Tài liệu tham khảo........................................................................................... 73

2


GIÁO TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: KỸ NĂNG QUẢN LÝ CNTT
Mã mơn học: MH 10
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơn học: Đây là mơn học cung
cấp cho sinh viên các kỹ năng về làm việc cá nhân, nhóm trong lĩnh vực IT. Đồng
thời cung cấp cho sinh viên kỹ năng thuyết trình, quản lý thời gian trong dự án IT
và có kiến thức cơ bản về bảo mật trong doanh nghiệp
-Vị trí: cơ sở
-Tính chất: Cơ sở bắt buộc.
-Ý nghĩa và vai trị của mơn học:
Mục tiêu của môn học:
-Về Kiến thức:
+ Phát triển năng lực cho cá nhân,người quản lý IT
+ Xác định được các cơng cụ, trang thiết bị trong thuyết trình
+ Hiểu rõ tầm quan trọng quản lý thời gian
-Về kỹ năng:
+ Ứng dụng được cơng nghệ vào thuyết trình
+ Xác định công việc quan trong quyết định sự thành công dự án IT

+ Xây dựng móc thời gian cho các nhân, nhóm thực hiện trong lĩnh vực
IT
+ Đưa ra được chính sách bảo mật hệ thống
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Kiên trì, tự giác trong học tập
Nội dung của môn học được thể hiện qua các chương sau:
- Chương 1: Kỹ năng làm việc cá nhân, nhóm IT
- Chương 2: Kỹ năng người quản lý IT ra quyết định
- Chương 3: Kỹ năng sử dụng công nghệ thơng tin khi thuyết trình
- Chương 4: Kỹ năng quản lý thời gian
- Chương 5: Quản lý bảo mật và các tuân thủ hệ thống IT

3


CHƢƠNG 1: KỸ NĂNG LÀM VIỆC CÁ NHÂN, NHÓM IT
Giới thiệu:
Nội dung của chương được viết về những kỹ năng quan trọng cần trang bị
cho người làm IT. Với chương này giúp các cá nhân, nhóm trong lĩnh vực IT đi
làm sẽ tự tin làm chủ bản thân và định hướng nghề nghiệp của mình, vững vàng
hơn trong cơng việc IT.
Thành thục kỹ năng làm việc cá nhân, nhóm IT hiệu quả vừa đơn giản lại
vừa khó khăn. Những nội dung dưới đây mơ tả những đặc điểm cần có trong một
nhóm, cá nhân làm việc cho hiệu suất cao
Mục tiêu:
- Nêu lên được cách phát triển năng lực cá nhân, nhóm
- Xác định được nguyên nhân nhóm làm việc không hiệu quả
- Xây dựng được qui chế và nguyên tắc tham gia dự án IT
Nội dung chính:
I. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.Kỹ năng là gì?
- Gần đây chúng ta nghe nói rất nhiều về thuật ngữ "kỹ năng" như là kỹ năng
sống, kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn, trung tâm huấn luyện kỹ năng… Các
doanh nghiệp khi tuyển dụng cũng đòi hỏi ứng viên phải hội đủ các kỹ năng cần
thiết. Điều này khiến cho các bạn trẻ không khỏi bối rối và lúng túng khi nộp hồ
sơ, tham dự phỏng vấn. Hiện nay, ngay cả các doanh nghiệp, trung tâm đào tạo và
giới chuyên môn cũng chưa có một cái nhìn đầy đủ và thống nhất về kỹ năng. Còn
nhiều người chưa hiểu rõ kỹ năng là gì? Bằng cách nào để tạo ra kỹ năng? và cần
phải học kỹ năng ở đâu?.

Hình 1-1. Hình thành kỹ năng
- Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng. Những định nghĩa này
thường bắt nguồn từ góc nhìn chun mơn và quan niệm cá nhân của người viết.
Tuy nhiên hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kỹ năng được hình thành khi chúng
ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Kỹ năng học được do quá trình lặp đi lặp lại
4


một hoặc một nhóm hành động nhất định nào đó. Kỹ năng ln có chủ đích và
định hướng rõ ràng.
- Vậy, Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục
một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức hoặc kinh nghiệm)
nhằm tạo ra kết quả mong đợi.
2. Kỹ năng đƣợc hình thành ra sao?
- Bất cứ một kỹ năng nào được hình thành nhanh hay chậm, bền vững hay
lỏng lẻo đều phụ thuộc vào khát khao, quyết tâm, năng lực tiếp nhận của chủ thể,
cách luyện tập, tính phức tạp của chính kỹ năng đó. Dù hình thành nhanh hay chậm
thì kỹ năng cũng đều trải qua những bước sau đây:
+ Hình thành mục đích. Lúc này thường thì chủ thể tự mình trả lời câu hỏi
“Tại sao tơi phải sở hữu kỹ năng đó?”; “Sở hữu kỹ năng đó tơi có lợi gì?”…

+ Lên kế hoạch để có kỹ năng đó. Thường cũng là tự làm. Cũng có những kế
hoạch chi tiết và cũng có những kế hoạch đơn giản như là “ngày mai tôi bắt đầu
luyện kỹ năng đó”.
+ Cập nhật kiến thức/lý thuyết liên quan đến kỹ năng đó. Thơng qua tài liệu,
báo chí hoặc buổi thuyết trình nào đó. Phần lớn thì những kiến thức này chúng ta
được học từ trường và từ thầy của mình.
+ Luyện tập kỹ năng. có thể luyện tập ngay trong cơng việc, luyện với thầy
hoặc tự mình luyện tập.
+ Ứng dụng và hiệu chỉnh. Để sở hữu thực sự một kỹ năng chúng ta phải
ứng dụng nó trong cuộc sống và cơng việc.
+ Cơng việc và cuộc sống thì biến động khơng ngừng nên việc hiệu chỉnh là
q trình diễn ra thường xuyên nhằm hướng tới việc hoàn thiện kỹ năng của chúng
ta. Một khi hồn thiện kỹ năng thì cũng có nghĩa là đang hồn thiện bản thân mình.
3. Quản lý là gì?
- Quản lý (nói chung) là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản
lý nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi
trường. Từ khái niệm trên ta thấy quản lý sẽ có:
+ Chủ thể quản lý (người quản lý)
+ Đối tượng quản lý (người bị quản lý)
+ Có mục tiêu cần đạt được
+ Có mơi trường quản lý
- Vì sao cần quản lý: Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hồn cảnh mơi
trường ln biến động và nguồn lực hạn chế. Quản lý tạo ra giá trị gia tăng của 1 tổ
chức.
- Có thể cần phân tích thêm yếu tố quản lý trong điều kiện biến động của
môi trường để thấy sự tương phản giữa quản lý cổ điển và quản lý hiện đại.
- Chính yếu tố biến động này đã dẫn tới việc quản lý theo dự án trở thành
trọng tâm cho thời nay, đối lập với quản lý hành chính quan liêu cổ điển.
4.Dự án là gì?
- Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm

đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự
kiến.
5


5.Quản lý dự án?
- Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật
nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm sốt và kết thúc
dự án.
- Mơt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu
tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.
6.Mục đích-mục tiêu dự án
- Mục đích: (Goals) là những mơ tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói
chung khơng đo được.
- Mục tiêu: (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích.
Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới các mục đích tổng thể của dự
án đã đi đến mức nào.
7.Cá nhân là gì?
- Cá nhân là thuật ngữ mơ tả sự độc lập tự do, không lặp lại của mỗi con
người, là sự thống nhất hai mặt sinh học và xã hội.
- Về mặt sinh học, cá nhân là một cơ thể sống đơn nhất có cấu trúc thân thể
và đặc điểm sinh lý riêng, do đó mới có sự khác nhau về năng lực, trình độ, phẩm
chất, lối sống của mỗi cá nhân.
- Về mặt xã hội, bản chất của mỗi cá nhân là tổng hoà các mối quan hệ xã
hội, do đó mới có khả năng tư duy, lao động, ngơn ngữ, giao tiếp...
8.Nhóm là gì ?
- Nhóm khơng đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau
hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những
cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực
hiện một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác

với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong
nhóm cũng phải có sự phụ thuộc vào thơng tin của nhau để thực hiện phần việc
của mình.
- Ví dụ: Nhóm bạn học tập, nhóm bạn cùng sở thích, nhóm năng khiếu,
nhóm kỹ năng, các câu lạc bộ, các nhóm làm việc theo dự án, nhóm làm việc
trong tổ chức .v.v.
9.Cơng nghệ thông tin
- Công nghệ thông tin (IT – Information Technology) là một thuật ngữ bao
gồm phần mềm, mạng lưới internet, hệ thống máy tính sử dụng cho việc phân phối
và xử lý dữ liệu, trao đổi, lưu trữ và sử dụng thơng tin dưới hình thức khác nhau.
Nói nơm na, đây là việc sử dụng công nghệ hiện đại vào việc tạo ra, xử lý, truyền
dẫn thông tin, lưu trữ, khai thác thông tin.
II. KỸ NĂNG LÀM VIỆC CÁ NHÂN TRONG LĨNH VỰC IT
1. Xác định năng lực của cá nhân
- “Nâng cao năng lực đội ngũ”, “phát triển năng lực”… luôn là vấn đề quan
tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Nhưng “Năng lực là gì”; “Nâng cao năng lực
đến đâu?” và “Làm thế nào để nâng cao năng lực?” thì chưa hẳn đã được hiểu và
trả lời đầy đủ đổi với bản thân người lao động và cả nhà quản lý.

6


- Năng lực cá nhân được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà
người lao động cần phải có, thể hiện ổn định, đáp ứng yêu cầu công việc và là yếu
tố giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
+ Kiến thức: là những thông tin, phương pháp làm việc, quy định, quy trình,
thủ tục… mà người lao động cần phải biết và hiểu để thực hiện cơng việc được
giao.
Ví dụ: kiến thức pháp luật về lao động, thủ tục bảo hiểm xã hội, quy trình
tuyển dụng, phương pháp khảo sát mức độ hài lòng nhân viên v..v.

+ Kỹ năng: là những hành động, thao tác được thực hiện thuần thục, ổn
định trên cơ sở tập luyện và vận dụng kiến thức, để thực hiện và hoàn thành những
nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ: đánh máy vi tính và trình bày văn bản, sử dụng phần mềm nhân
sự/kế toán, viết kế hoạch và báo cáo, phỏng vấn tuyển dụng nhân viên v..v.
+ Khả năng: là những phẩm chất và tố chất cá nhân mà công việc yêu cầu
người thực hiện công việc cần có, thơng qua q trình rèn luyện và/hoặc thiên phú.
Ví dụ: khả năng chịu áp lực cơng việc cao; khả năng đàm phán và xử lý
xung đột; khả năng hùng biện trước đám đông; khả năng sáng tạo v..v.
- Năng lực của con người giống như một tảng băng trơi, bao gồm 2 phần:
phần nổi và phần chìm.
+ Phần nổi chiếm 10% – 20%: Đây là nền tảng được giáo dục, đào tạo, kinh
nghiệm, kỹ năng, cảm xúc thật,…. Phần có thể nhìn thấy được thơng qua các hình
thức đánh giá, phỏng vấn, quan sát, theo dõi sổ sách…
+ Phần chìm chiếm tới 80% – 90%: Là phong cách tư duy (Thinking style),
đặc tính hành vi (Behavioral traits), sở thích nghề nghiệp (Occupational interests),
sự phù hợp với cơng việc (Job fit), …. Đây chính là phần tiềm ẩn khi mới gia nhập
mà công ty cần phát hiện, phát huy và phát triển.

Hình 1-2.Năng lực của con người
- Ngồi ra, Năng lực con được định nghĩa khác theo các nhà tâm lý học:
Năng lực là tổng hợp các đặc điểm, thuộc tính tâm lý của cá nhân phù hợp với yêu
7


cầu đặc trưng của một hoạt động nhất định nhằm đảm bảo cho hoạt động đó đạt
hiệu quả cao. Các năng lực hình thành trên cơ sở của các tư chất tự nhiên đóng vai
trị quan trọng, năng lực con người khơng phải hồn tồn tự nhiên mà có, phần lớn
do cơng tác và tập luyện mà có
 Mơ hình năng lực

- Mơ hình năng lực (Competence Model) là mơ tả tổ hợp các kiến thức, kỹ
năng và đặc điểm cá nhân (thái độ bản thân) cần để hoàn thành tốt một vai trị hoặc
cơng việc. Mơ hình năng lực được sử dụng phổ biến nhất hiện nay, đó là mơ hình
ASK.

Hình 1-3.Mơ hình ASK
- ASK là mơ hình được sử dụng rất phổ biến trong quản trị nhân sự nhằm
đào tạo và phát triển năng lực cá nhân. Mô hình này đưa ra những tiêu chuẩn nghề
nghiệp cho các chức danh công việc trong tổ chức dựa trên ba nhóm tiêu chuẩn
chính: Phẩm chất hay thái độ (Attitude), Kỹ năng (Skills) và Kiến thức
(Knowledges).
- Benjamin Bloom (1956) được coi là người đưa ra những phát triển bước
đầu về ASK, với ba nhóm năng lực chính bao gồm:
+ Phẩm chất/Thái độ (Attitude): thuộc về phạm vi cảm xúc, tình cảm
(Affective)
8


+ Kỹ năng (Skills): kỹ năng thao tác (Manual or physical)
+ Kiến thức (Knowledge): thuộc về năng lực tư duy (Cognitive)
- Trong đó, kiến thức được hiểu là những năng lực về thu thập tin dữ liệu,
năng lực hiểu các vấn đề (Comprehension), năng lực ứng dụng (Application), năng
lực phân tích (Analysis), năng lực tổng hợp (Synthethis), năng lực đánh giá
(Evaluation). Đây là những năng lực cơ bản mà một cá nhân cần hội tụ khi tiếp
nhận một công việc. Cơng việc càng phức tạp thì cấp độ u cầu về các năng lực
này càng cao. Các năng lực này sẽ được cụ thể hóa theo đặc thù của từng doanh
nghiệp.
- Phẩm chất hay Thái độ thường bao gồm các nhân tố thuộc về thế giới quan
tiếp nhận và phản ứng lại các thực tế (Receiving, Responding to phenomena), xác
định giá trị (Valuing), giá trị ưu tiên. Các phẩm chất và hành vi thể hiện thái độ của

cá nhân với công việc, động cơ, cũng như những tố chất cần có để đảm nhận tốt
cơng việc (Harrow, 1972). Các phẩm chất cũng được xác định phù hợp với vị trí
cơng việc.
- Về kỹ năng, chính là năng lực thực hiện các công việc, biến kiến thức
thành hành động. Thông thường kỹ năng được chia thành các cấp độ chính như:
bắt chước (quan sát và hành vi khuôn mẫu), ứng dụng (thực hiện một số hành động
bằng cách làm theo hướng dẫn), vận dụng (chính xác hơn với mỗi hồn cảnh), vận
dụng sáng tạo (trở thành phản xạ tự nhiên) (Dave, 1975).
2.Phát triển năng lực cá nhân
- Thành cơng chính là mục tiêu cần phải hướng tới, còn tất cả những điều
khác chỉ nhằm tiếp thêm nhiên liệu cho cuộc hành trình đó mà thơi. Tất cả những
người thành cơng đều có thiên hướng chú trọng vào mục tiêu của mình. Họ nhận
biết được những điều mà mình kỳ vọng và dồn hết tâm sức trong từng phút giây để
đạt được điều đó.
- Trong q trình này, khả năng xác định mục tiêu là kỹ năng quan trọng
nhất. Mục tiêu sẽ cởi trói cho thái độ tích cực, giải phóng các ý tưởng và năng
lượng giúp nhanh chóng chạm đích. Nếu khơng có mục tiêu, tương lai chỉ biết phó
mặc cho sự may rủi. Ngược lại, với một mục tiêu xác định, bạn sẽ lao đi như một
mũi tên đang nhắm thẳng đến đích.
- Trong mỗi cá nhân ln tiềm ẩn rất nhiều khả năng chưa được khơi dậy và
sự thật là chỉ mới sử dụng một phần rất nhỏ những khả năng ấy. Việc mỗi cá nhân
xuất phát từ đâu không thành vấn đề mà điều quan trọng nhất là đang hướng đến
đâu. Những ước muốn và suy nghĩ của bản thân sẽ thúc đẩy cá nhân tự tin phát
triển năng lực và kích thích mức độ cảm hứng để chính bản thân tiến nhanh về
đích.
 Các bước tiếp theo để phát huy tiềm năng cá nhân:
a) Hình thành ý nghĩ
- Mọi thứ do bàn tay con người tạo nên trong thế giới này đều đến từ suy
nghĩ hay một ý tưởng của một người nào đó trước khi chuyển thành hiện thực. Có
thể nhận thấy rằng mọi hành động, việc làm của mình đều bắt nguồn từ suy nghĩ,

ước muốn, hy vọng, ước mơ của chính bản thân hay một người nào khác.

9


- Thế giới bên ngồi chính là tấm gương phản chiếu thế giới trong con người
bạn, nó tạo nên một triết lý vô cùng giá trị: Bạn sẽ trở thành những gì bạn thường
nghĩ đến nhất.
- Khi được hỏi về những điều mà mình thường nghĩ đến, những người thành
đạt cho biết họ thường nghĩ đến điều mà họ muốn có và làm sao để đạt được điều
đó. Trong khi đó, những người kém thành cơng và khơng cảm thấy hạnh phúc
thường nghĩ và nói về những điều mà họ không muốn gặp phải. Họ bận rộn với
những điều phiền muộn của mình hay về những khiếm khuyết của người khác.
b) Thiết lập mục tiêu
- Bạn bắt một con chim bồ câu có bản năng tìm đường về nhà và bỏ nó vào
một cái lồng. Dùng một tấm vải phủ lên chiếc lồng và cho vào trong một cái thùng.
Đậy kín thùng lại và chở đến một địa điểm thật xa địa điểm ban đầu.
- Khi bạn mở chiếc hộp và thả con bồ câu ra khỏi lồng, nó sẽ bay lên khơng
trung, lượn vài vịng, rồi bay ngược về đúng nơi mà ta đã bắt nó đi, dẫu nơi ấy
cách xa hàng ngàn km.
- Bạn cũng có khả năng hướng đến mục tiêu tương tự như loài bồ câu,
nhưng ở bạn thậm chí cịn có thêm một điều kỳ diệu hơn. Khi biết rõ mục tiêu của
mình, bạn khơng cần quan tâm đến việc mục tiêu đó cách bạn bao xa hay làm thế
nào để đạt được nó. Bạn chỉ cần quyết định xem mình thực sự mong muốn điều gì
và từ đó hướng thẳng đến điều mình mong muốn. Một điều kỳ diệu là mục tiêu
cũng sẽ dịch chuyển về phía bạn một cách chính xác và tại một thời điểm cụ thể
trong tương lai, ở một nơi chốn cụ thể, Bạn và mục tiêu của mình sẽ gặp nhau.
c) Niềm khát khao
- Niềm khát khao giúp ta vươn đến mọi thành công trong cuộc đời. Chỉ khi
nào sự khát khao trở nên mãnh liệt thì mới có đủ năng lượng và động lực để vượt

qua mọi trở ngại trên con đường của mình. Và có một sự thật là hầu hết những gì
bản thân muốn, nếu có đủ kiên trì và sự mãnh liệt thì nhất định sẽ đạt được chúng.
H.L. Hunt, một tỷ phú trong ngành dầu hỏa, khi được hỏi về bí quyết của sự thành
cơng, đã đáp rằng chỉ có hai điều kiện và chỉ hai điều kiện mà thôi.
+ Thứ nhất, phải biết chính xác bản thân mình muốn điều gì. Hầu như mọi
người đều khơng có câu trả lời dứt khốt cho điều này.
+ Thứ hai, phải biết được cái giá sẽ phải trả khi đạt được chúng và sau đó
tập trung giải quyết nó.
d) Chìa khóa hạnh phúc
- Thiết lập mục tiêu, không ngừng nỗ lực và cuối cùng đạt được mục tiêu
chính là chìa khóa hạnh phúc trong cuộc đời mỗi người. Việc thiết lập mục tiêu có
một ý nghĩa tương đối lớn lao, đến nỗi chỉ việc nghĩ đến mục tiêu thơi cũng có thể
làm cho chúng ta cảm thấy hạnh phúc.
- Để giải phóng và phát huy tối đa tiềm năng của mình, nên tạo thói quen
thiết lập và hoàn thành mục tiêu hàng ngày trong suốt cuộc đời. Nên dồn tâm trí để
ln suy nghĩ và nói về những điều mình muốn thay vì suy nghĩ về những điều
mình khơng muốn.
- Cuộc sống, tương lai sẽ hạnh phúc hơn khi không ngừng nỗ lực xác định
và kiên trì đạt được ngày càng nhiều điều mà bản thân thực sự mong muốn. Mục
10


tiêu càng rõ ràng thì bạn càng phát huy tối đa tiềm năng để đạt được thành công
trong cuộc sống và sự nghiệp của mình.
e) Phát huy tiềm năng
- Hãy trả lời các câu hỏi sau sẽ giúp chúng ta phát huy tiềm năng cá nhân
của mình:
+ Hãy nghĩ rằng bản thân có khả năng để đạt được bất kỳ mục tiêu nào của
bản thân. Hãy xác định: Bạn thực sự muốn trở thành người như thế nào, muốn gặt
hái được gì và muốn làm điều gì?

+ Điều gì mang lại cho bạn cảm giác về ý nghĩa và mục đích lớn nhất trong
cuộc đời?
- Hãy suy gẫm về cuộc sống cá nhân và cơng việc của mình. Hãy thử hình
dung xem khả năng bạn thay đổi thế giới quanh mình như thế nào? Bạn nên hoặc
có thể thay đổi điều gì?
3. Quản lý tress trong quá trình tham dự án IT
- Chúng ta thường bị Stress trong nhiều tình huống và hồn cảnh khác nhau.
Có thể nói Stress là một phần trong cuộc sống hiện đại. Đối với công việc của IT
thì tần suất và mức độ trầm trọng nhiều hơn các công việc khác rất nhiều.
a) Stress là gì?
- Stress là trạng thái căng thẳng về tinh thần và cảm xúc do những hoàn cảnh
bất lợi mang lại, nó có thể làm ảnh hưởng trực tiếp đến thể chất, tinh thần. Hay nói
cách khác Stress là một phản ứng tự nhiên không phù hợp trước một áp lực, nó có
thể tác dụng tích cực, nhưng thường là tác dụng tiêu cực.
- Trong môi trường làm việc áp lực cao như IT thì việc bị Stress là điều rất
bình thường, điều quan trọng là bạn phải biết khi nào mình bị Stress, nguyên nhân
bị Stress là gì và làm gì để giảm mức độ của nó.
b) Một số ngun nhân cơ bản của Stress
- Thay đổi môi trường cá nhân hay môi trường công việc
- Quá nhiều việc phải làm
- Luôn thiếu thời gian
- Cảm xúc hoặc vấn đề cá nhân
- Các xung đột nội bộ hoặc xung đột với bên ngồi
- Thiếu kiến thức hoặc khơng được đào tạo đầy đủ
- Cảm thấy mất kiểm soát (thụ động, khơng có thời gian nghỉ ngơi, khơng có
sự hỗ trợ tốt từ đồng nghiệp, quản lý)
- Không tự tin.
c) Các biểu hiện của Stress
- Các triệu chứng hoặc dấu hiệu của Stress không phải luôn luôn rõ ràng
ngay lập tức. Tuy nhiên, nếu nhận thức được các dấu hiệu, bạn có thể hành động

để khắc phục tình hình trước khi nó trở thành một vấn đề nghiêm trọng.
- Triệu chứng và biểu hiện về mặt vật lý
+ Tăng hô hấp và đổ mồ hôi
+ Đỏ mặt
+ Tăng cân hoặc giảm cân bất thường
-Triệu chứng cơ thể ẩn khác có thể bao gồm
+ Tăng huyết áp
11


+ Nhịp tim tăng
+ Căng thẳng cơ bắp
+ Mệt mỏi – ln ln cảm thấy mệt mỏi, thậm chí nếu ngủ nhiều
+ Ngủ không yên giấc
+ Đau lưng
- Triệu chứng và ảnh hưởng tâm lý:
+ Mất tập trung hoặc tập trung kém vào một điều gì đó
+ Phản ứng thái q với một sự việc hoặc sự kiện
+ Tính tình thay đổi
- Các triệu chứng khác có thể bao gồm
+ Giảm động lực hoặc trở lên thụ động
+ Đãng trí
+ Hay nóng nảy, cáu kỉnh
+ Suy nghĩ tiêu cực
+ Khơng có sức lực để làm việc
d) Có một số cách để tránh hoặc làm giảm Stress
- Học cách nhận ra khi nào mình bị Stress: Mỗi người sẽ bị Stress theo một
cách khác nhau, biết được nguyên nhân rõ ràng và biết khi nào mình bị Stress sẽ
giúp bạn có hành động phù hợp.
- Học cách thư giãn: Cần phải có kế hoạch vui chơi, giải trí đan xen trong kế

hoạch công việc .
- Quản lý thời gian tốt: Phần lớn mọi người bị Stress vì khơng quản lý thời
gian tốt dẫn đến bản thân luôn ở trong trạng thái q tải, khơng hồn thành cơng
việc…
- Giảm kỳ vọng vào bản thân: Đừng hứa những gì khơng thể làm, hãy học
cách nói “Khơng”.
- Ln tìm thấy niềm vui trong cơng việc: Ln chủ động, sẵn sàng trong
mọi tình huống để đảm bảo công việc diễn ra theo đúng cách mà bạn muốn.
- Suy nghĩ tích cực: Đừng trọng tâm vào thất bại, hãy tự thưởng cho bản
thân về những thành công đã đạt được. Và luôn luôn nhận thức rằng con người thì
có giới hạn, khơng thể thành cơng trong mọi thứ.
- Chăm sóc sức khoẻ thể chất: Những người có thể chất tốt thường ít bị
Stress hơn những người có sức khoẻ yếu.
- Tìm kiếm sự hỗ trợ từ những người khác: Đừng cố gắng giải quyết một
mình, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, bạn bè hoặc là cấp trên.
e) Một số kỹ thuật làm giảm Stress
- Tập thở: Đây là phương pháp dễ làm và khá phổ biến, sự hô hấp sẽ ảnh
hưởng tốt đến tinh thần, thể chất và tâm lý. Bằng việc tập trung vào hơi thở và
ngừng làm việc khác sẽ giúp chuyển đến trạng thái thư giãn.
- Tham gia các bài tập có giáo viên hướng dẫn: Thường được dạy trong các
lớp học Yoga, lớp thể dục dụng cụ…
- Tập thể dục, chơi thể thao: Các hoạt động thể dục thể thao sẽ giúp nhanh
chóng giải toả Stress một cách rất hiệu quả. Đi bộ được xem là một phương pháp
khuyến khích cho mọi lứa tuổi.
12


- Xoa bóp (Massage): Xoa bóp được xem là rất hiệu quả. Có thể tìm thấy các
cơ sở xoa bóp khắp thành phố.
- Thiền: Thiền cũng là phương pháp được khuyến khích, thiền khơng chỉ

giúp giải toả Stress mà cịn là phương pháp giúp nâng cao sức khoẻ và các lợi ích
khác.
- Thơi miên: Phương pháp này giúp giải toả Stress tức thời, nhưng khơng
khuyến khích sử dụng do các tác dụng phụ của nó.
- Thuốc: Trong một số trường hợp có thể dùng, nhưng khơng nên lạm dụng
phương pháp này do việc dùng thuốc thì khơng an tồn
III. KỸ NĂNG TỔ CHỨC NHĨM IT
1. Hình thành nhóm
a) Hình thành và phát triển nhóm
- Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như
năng lực của các thành viên trong nhóm, các nhóm được hình thành và phát triển
theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung thì hầu
như đều trải qua 4 bước cơ bản :
+ Bước 1: Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên
cịn rụt rè, và tìm kiếm những vị trí của mình trong nhóm, chưa bộc lộ nhu cầu
cũng như năng lực cá nhân.. Một điều không thể thiếu là các thành viên sẽ thử khả
năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thơng thường hầu như khơng có nhóm nào có
được sự tiến bộ trong giai đoạn này.
+ Bước 2: Cơng phá: Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất của mỗi nhóm. Các
thành viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công
việc, nhưng họ vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có
thể sẽ tranh cãi về những cơng việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước
đây họ chưa bao giờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức
mạnh” của họ dành để chĩa vào các thành viên khác, thay vì tập trung lại và hướng
tới mục tiêu chung.
+ Bước 3: Ổn định: Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm
quen dần và điều hồ những khác biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách và ý kiến
giảm dần và tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho cơng
việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả cơng việc.
+ Bước 4: Hồn thiện: Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích nghi

được với điểm mạnh và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trị
của họ là gì. Mọi người đã cởi mở và tin tưởng nhau hơn, rất nhiều ý kiến hay
được nêu ra thảo luận vì họ khơng còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng
quyết định của mình như một cơng cụ để hiện thực hoá những ý tưởng, ưu tiên
những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc
được hồn thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.
b) Phân loại
 Các nhóm chính thức
- Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Nhóm thường cố định,
thực hiện cơng việc có tính thi đua, và có phân cơng rõ ràng. Họ có cùng chung tay
nghề chun mơn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.
13


- Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chun mơn và mang tính chất
lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức
thường đưa ra những ý kiến chun mơn theo các lĩnh vực riêng của họ.
 Các nhóm khơng chính thức
- Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc
có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:
+ Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,
+ Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc
+ Các nhóm cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo
+ Những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc
biệt trong thời gian ngắn
c) So sánh các nhóm chính thức và khơng chính thức
- Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của
nó về các mặt như: các quy tắc của cơng ty và các quy trình phải tuân theo, thực
hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ.
- Cũng thế, các nhóm khơng chính thức tn theo những quy trình thất

thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời
và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn.
- Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay khơng chính thức, việc lãnh đạo
nhóm ln phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với
nhau.
2. Lợi ích làm việc theo nhóm
- Nâng cao hiệu quả và hiệu suất
- Gia tăng niềm vui trong cơng việc
- Giảm bớt áp lực
- Có thể dự trù kế hoạch tương lai và giải quyết vấn đề mang tính dài hạn
- Nâng cao sức sáng tạo
- Phát huy sức mạnh của tập thể
3. Qui chế và nguyên tắc làm việc nhóm
a) Qui chế
Ngƣời lãnh đạo nhóm:
- Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc
- Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành
viên trong nhóm.
- Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
- Có khả năng thơng tri hai chiều.
- Biết tạo bầu khơng khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm.
Ngƣời góp ý
- Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm.
- Khơng bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.
- Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó.
- Ln địi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.
- Tạo phương sách chỉnh lý khả thi
Ngƣời bổ sung
- Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trơi chảy
14



- Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian.
- Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh
chúng đi.
- Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc.
- Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại.
Ngƣời giao dịch
- Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm
- Người có ngoại giao và phán đốn đúng các nhu cầu của người khác.
- Gây được sự an tâm và am hiểu.
- Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm.
- Chín chắn khi xử lý thơng tin, đáng tin cậy.
Ngƣời điều phối
- Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án
liên kết
- Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
- Cảm nhận được những ưu tiên.
- Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.
- Có tài giải quyết những rắc rối.
 Ngƣời tham gia ý kiến
- Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của tồn nhóm
- Ln có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.
- Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác.
- Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là
những tai hoạ.
Ngƣời giám sát
- Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao
- Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.
- Nghiêm túc, đơi khi cịn cần tỏ ra mơ phạm, chuẩn mực.

- Phán đốn tốt về kết quả cơng việc của mọi người.
- Khơng chần chừ đưa vấn đề ra.
- Có khả năng khen và tìm ra sai sót.
b) Ngun tắc làm việc theo nhóm
Tạo sự đồng thuận
- Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và
thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm.
- Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự
nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
- Những điểm cần ghi nhớ:
+ Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới.
+ Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện.
+ Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng
nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm.
+ Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử
thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng.
Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị
15


- Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đội ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản.
- Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:
+ Người bảo trợ chính của nhóm
+ Người đầu ngành hoặc phịng ban có liên quan
+ Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm
 Khuyến khích óc sáng tạo
- Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách
riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo.
- Đừng để nhóm bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và
những kẻ thụ động. Muốn vậy, hãy luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các

quan điểm và ý tưởng, để rồi chuyển buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất.
 Phát sinh những ý kiến mới
- Việc có được những sáng kiến địi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình
thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi.
- Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể
nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi.
- Những điểm cần ghi nhớ:
+ Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đơi khi được gọi là “tư duy hành
động nhóm”.
+ Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo.
+ Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp.
+ Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại có thể đưa đến những giải pháp
đáng giá.
+ Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo.
+ Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến
của một cá nhân đưa ra
 Học cách ủy thác
- Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành.
- Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và
với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc
cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu.
- Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được
ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó.
- Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:
+ Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy
nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến
người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm.
+ Có khả năng khơng muốn thực hiện: Loại người này khơng sẵn lịng học
hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao
quyền cho họ.

+ Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt
yếu trước khi được ủy nhiệm.
+ Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn
là hỏng việc
 Khuyến khích mọi ngƣời phát biểu
16


- Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến
nghịch lại cũng có giá trị của nó.
 Chia sẻ trách nhiệm
- Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây
dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời.
- Cũng cần tạo bầu khơng khí thơng hiểu nhau giữa các thành viên nhất
thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc.
 Cần linh hoạt
- Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trị của mình chí ít cũng như
người khác.
- Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm.
- Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lịng của tồn nhóm thì đều có
thể hồn thành.
- Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng từ đầu đến cuối.
- Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của
mình
4. Một số nguyên nhân nhóm làm việc khơng hiệu quả
- Tổ chức hoạt động là một điều khơng dễ dàng, có nhiều yếu tố từ khách
quan đến chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. Ngồi
những tác động khách quan từ bên ngồi, cịn có những yếu tố chủ quan mà chúng
ta thường gặp phải khi tổ chức các hoạt động cho nhóm, mà trong đó 4 yếu tố gây
nhiều trở ngại nhất là:

- Quá nể nang các mối quan hệ: Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá
nhân hay sự tơn trọng vị trí của các thành viên trong nhóm để khơng đưa ra những
góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất. Chúng ta
thường có thái độ “Dĩ hòa vi quý” Nhưng đây là yếu tố để tạo sự đồng thuận, chứ
không phải sự xuê xoa, dễ dãi trong các điều kiện làm việc.
- Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý: Chúng ta thường thích làm vừa lịng
người khác bằng cách ln ln tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong
khi thực sự là mình khơng đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả
nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm. Cũng có nhiều người
thì lại chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng” ai làm gì cũng gật nhưng bản
thân mình thì lại khơng làm gì cả, hoặc chỉ chờ người ta làm trước mình chi nương
theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt
động của nhóm.
- Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác: Chính do sự thảo luận khơng dứt
điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người
khác chứ khơng phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có
đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình, và khi gặp thất bại thì ln tìm
mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người khác, hay từ chối không dám nhận trách
nhiệm về mình.
- Khơng chú ý đến cơng việc của nhóm: Một khuynh hướng trái ngược là
luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý
kiến của bất kỳ ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ
bàn luận trong phạm vi những người mà mình cho là tài giỏi trong nhóm, hoặc đưa
17


ý kiến của mình ra mà khơng cho người khác tham gia. Đây là yếu tố quan trọng
gây ra sự chia rẽ trong nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc
nghĩ rằng ý kiến của mình khơng tốt nên khơng chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài
quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải

quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ
cịn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính
lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng
của mình mà khơng quan tâm đến nội dung hay mục tiêu đề ra. Kết quả là chúng ta
hoặc là không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, khơng đem lại hiệu
quả cao cho nhóm.
- Tổ chức cơng việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà
ngay từ khi còn là học sinh, hay sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để
vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho
tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó.
5. Kỹ năng cơ bản làm việc nhóm trong đề tài(dự án) IT có hiệu quả
- Khi bắt đầu bất kỳ một vấn đề gì mới, chúng ta phải trả lời được các câu
hỏi:
+ Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì (What)
+ Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra (Where)
+ Khi nào thì bắt đầu tiến hành (When)
+ Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này (Who)
+ Tại sao phải tiến hành hoạt động này (Why)
+ Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào (How)
- Nền tảng để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả là lịng tin và sự tơn
trọng.Nếu người đứng đầu khơng giành được sự tơn trọng thì các thành viên khác
trong nhóm cũng vậy. Vậy đâu là các yếu tố để tạo nên một nhóm làm việc hiệu
quả?
- Hướng đến mục tiêu chung, rõ ràng
“Mục tiêu của chúng ta chỉ có thể được thơng qua phương tiện là kế hoạch
mà trong đó chúng ta phải tin tưởng hết mình, và chúng ta cũng phải hành động
mạnh mẽ. Khơng có một con đường nào khác hơn dẫn tới thành cơng” Pablo
Picasso
+ Làm việc theo nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung,
cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành cơng trong cơng việc. Các thành viên trong

nhóm phải hiểu mục tiêu của nhóm và cam kết cố gắng đạt được những mục tiêu
đó.
- Nếu mục tiêu là hoàn toàn rõ ràng và nhận được cam kết của tất cả các
thành viên trong nhóm thì bạn sẽ có quyền thưởng hay phạt các thành viên trong
nhóm khi cần thiết. Các thành viên trong nhóm cần phải phấn đấu vì bản thân và vì
mục tiêu chung trong cơng việc. Phải thúc đẩy họ cố gắng hồn thành những kế
hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn. Cùng hướng về một mục tiêu cụ thể, dần dần
các nhân viên sẽ làm việc theo đúng nội quy với một tinh thần tự giác. Thêm vào
đó, sức ép cơng việc và những tự ái cá nhân ít có cơ hội xuất hiện phá hoại tính
đồng đội.
18


- Trình bày rõ ràng những kế hoạch dài hạn mà nhóm của mình đang phụ
trách. Là người quản lý, phải thường xuyên nhắc nhớ và cũng cố tinh thần của họ
cùng hướng về những mục tiêu này.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1.Hiểu thế nào năng lực của cá nhân. Hãy trình bày phát triển năng lực cá
nhân?

2. Trình bày các biểu hiện khi bị tress trong quá trình tham dự án IT? Cách
quản lý tress
3. Khi nào nhóm được hình thành? Lợi ích làm việc theo nhóm?
4. Qui chế và ngun tắc làm việc nhóm
5. Một số nguyên nhân nhóm làm việc không hiệu quả
6. Kỹ năng cơ bản làm việc nhóm trong đề tài(dự án) IT có hiệu quả
7. Kể câu chuyện ngắn thâm thúy về cuộc đời. Yêu cầu học sinh rút ra bài
học cho bản thân
a) Mark Twain và người phụ nữ kiêu ngạo
Trong một bữa tiệc, Mark Twain ngồi đối diện với một người phụ nữ. Theo

lẽ lịch sự, ơng đã nói với người này: “Cơ thật là xinh đẹp!”
Người phụ nữ đó lại khơng hề cảm kích, mà cịn cao ngạo nói: “Rất tiếc là tơi
khơng có cách nào để nói lời khen tương tự như thế với ơng!”
Mark Twain rất bình thản, nói: “Khơng sao cả, cơ có thể giống như tơi vậy, nói
một lời nói dối là được rồi.”
Người phụ nữ nghe xong, xấu hổ q, phải cúi gầm mặt xuống mà khơng nói được
lời nào.
b) Chuột sa hũ gạo
Một con chuột rơi vào trong lu gạo, số gạo trong lu vẫn còn một nửa, sự cố
ngồi ý muốn này khiến nó vui mừng khơng sao tả được.
Sau khi xác định là khơng có nguy hiểm gì, nó liền bắt đầu cuộc sống ăn rồi lại
ngủ, ngủ rồi lại ăn trong cái lu gạo.
Rất mau, lu gạo sắp cạn kiệt, nhưng nó rốt cuộc vẫn khơng thốt khỏi sự cám dỗ
của những hạt gạo, nên tiếp tục ở lại trong lu. Cuối cùng, gạo đã ăn hết, chuột ta
mới phát hiện rằng mình khơng thể nhảy ra ngồi được nữa, lực bất tịng tâm.
c) Con thỏ câu cá bằng cà rốt
Ngày đầu tiên, chú thỏ con đi câu cá, khơng thu hoạch được gì cả.
Ngày thứ hai, nó lại đi câu cá, kết quả vẫn khơng đổi.
Ngày thứ ba, nó vừa đến nơi, một con cá lớn từ trong hồ nhảy lên, lớn tiếng quát:
“Nếu như ngươi còn dám dùng cà rốt để làm đồ ăn cho cá, ta sẽ làm thịt ngươi”.
d) Bệnh nhân ung thư “tưởng rằng” cuộc phẫu thuật đã thành cơng
Bác sĩ khơng cịn cách nào khác, đành phải để ông xuất viện. Tôi có một
người bạn là bác sĩ. Một lần anh làm phẫu thuật cho bệnh nhân ung thư, sau khi mổ
ra mới phát hiện chỗ bị viêm cắt bỏ không được, anh đành phải may lại, rồi đi giải
thích tình huống với bệnh nhân. Bệnh nhân đó đến từ vùng quê, nghe không hiểu
thuật ngữ y khoa, thế nên nghe xong thì vững tin rằng phẫu thuật xong rồi thì bệnh
sẽ khỏi.
19



Một năm sau tái khám, bệnh quả nhiên đã khỏi hẳn, các tế bào ung thư đã
hoàn toàn biến mất.
e) Hoa khơi lớp xấu xí
Các sinh viên nữ cơng khai bỏ phiếu bầu chọn hoa khôi của lớp, Tiểu Mai là
người có dung mạo bình thường nhưng cơ đã đứng ra nói mọi người rằng: “Nếu
như tơi được chọn, qua vài năm sau, các chị em ngồi ở đây có thể tự hào mà nói
với chồng của mình rằng, „hồi em học đại học, em còn xinh đẹp hơn cả hoa khôi
trong lớp cơ đấy!‟”
Kết quả là cô ấy đã được bầu chọn với số phiếu gần như tuyệt đối.
f) Ông lão vứt bỏ đôi giày
Chuyến xe lửa đang chạy trên đường cao tốc, Gandhi không cẩn thận làm rơi
một chiếc dép mới mua ra ngoài cửa sổ, mọi người chung quanh đều cảm thấy tiếc
cho ông. Bất ngờ, ông liền ném ngay chiếc giày thứ hai ra ngoài cửa sổ đó. Hành
động này của Gandhi khiến mọi người sửng sốt, thế là ơng bèn từ tốn giải thích:
“Chiếc giày này bất luận đắt đỏ như thế nào, đối với tơi mà nói nó đã khơng cịn có
ích gì nữa, nếu như có ai có thể nhặt được đơi giày, nói khơng chừng họ cịn có thể
mang vừa nó thì sao!”.
g) Hai con hổ số phận khác nhau
Có hai con hổ, một con ở trong chuồng, một con nơi hoang dã.
Hai con hổ đều cho rằng hoàn cảnh của bản thân mình khơng tốt, đơi bên
đều ngưỡng mộ đối phương, thế là chúng quyết định thay đổi thân phận với nhau.
Lúc mới bắt đầu, cả hai đều vô cùng vui vẻ, nhưng khơng lâu sau đó, hai con hổ
đều chết cả: một con vì đói mà chết, một con u sầu mà chết.
#Bài_học_cuộc_sống
Theo Vietnamnet

20


CHƢƠNG 2: KỸ NĂNG NGƢỜI QUẢN LÝ IT RA

QUYẾT ĐỊNH

Giới thiệu:
Quản trị dự án, quản trị mạng, lập trình viên, kiểm sốt chất lượng, tư vấn
cơng nghệ, chun gia test... là những công việc cụ thể trong lĩnh vực IT. Những
yêu cầu cơ bản với người quản lý IT muốn làm việc trong ngành IT đó là: Trình độ
chun mơn về CNTT; có tinh thần học hỏi; có nhiệt huyết và trách nhiệm trong
công việc; năng động và sáng tạo; và có khả năng chịu đựng sức ép trong cơng
việc cao.
Công nghệ thông tin là một môi trường đầy thách thức do cơng nghệ liên tục
đổi mới, do vậy, ngồi những yêu cầu trên, một người quản lý IT cần thích ứng cao
với sự thay đổi, có tư duy logic và quan trọng hơn cả, là kiến thức thực hành thật
nhiều. Khả năng làm việc nhóm cũng là một kỹ năng mềm không thể thiếu của một
nhân viên IT.
Mục tiêu:
- Phát triển năng lực cá nhân, nhóm
- Nắm được cách ra quyết định trong lĩnh vực IT
- Xác định các giai đoạn ra quyết định
Nội dung chính:
I. PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC CHO NGƢỜI QUẢN LÝ IT
1. Tầm quan trọng của ngƣời quản lý IT đối với dự án
- IT Manager khơng đơn thuần là một vị trí kỹ thuật. Người IT Manager cần
suy nghĩ về các giá trị mà IT có thể mang lại cho doanh nghiệp.
- Là một IT Manager cần chủ động tạo những buổi thảo luận trực tiếp với
các bộ phận để tìm hiểu cơ bản nghiệp vụ của họ, quy trình và các địi hỏi về tối ưu
hoá để mang lại năng suất hoạt động cao nhất. Một đối tác phải ngồi lại với IT
phân tích và thiết kế giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp với chi phí tốt nhất
- IT Manager là người làm việc với đối tác trong các dự án hardware,
software,v.v…
- IT Manager phải có năng đàm phán và khả năng thuyết trình cộng với kiến

thức về giải pháp.
- IT Manager phải lên ngân sách cho dự án và ngân sách hoạt động của
phòng IT, việc đầu tư một dự án phải đảm bảo ngân sách cho các dự án khác.
2. Những công việc mà ngƣời IT Manager cần phải nắm
- Xây dựng và tổ chức bộ phận IT Service (nếu chưa có)
- Đảm bảo cơng việc của tất cả các nhân viên cấp dưới đều ổn, hoạt động
đúng quy trình đã có.
- Hỗ trợ nhân viên cấp dưới hồn thành cơng việc của mình.
- Đại diện cao nhất để tương tác với tất cả các phòng ban khác
- Tư vấn và tham mưu cho Ban Giám Đốc về các giải pháp CNTT hỗ trợ cho
Business.
- Từ mục tiêu của công ty, lập kế hoạch tổng cho IT hỗ trợ cho các cơng ty,
BGĐ và các phịng ban khác hồn thành mục tiêu, góp phần vào hồn thành mục
tiêu chung của công ty.
21


- Lập kế hoạch, Đề xuất và triển khai các dự án tin học hóa các nghiệp vụ và
quy trình của cơng ty và các phịng ban liên quan, hỗ trợ cho business của công ty.
3. Những vấn đề bảo mật IT Manager cần nắm
- Chúng ta có 2 vấn đề riêng biệt khi nói về bảo mật Security. Một là IT
Security Policy và Risk Management. Vai trò của IT Manager luôn bao hàm nhiệm
vụ Security. Tuỳ vào từng doanh nghiệp, họ có thể phân bổ cơng việc IT Security
cho IT Manager và Risk Management cho Business Risk Manager. Dù vậy, IT
Security là một nhiệm vụ rõ ràng cho IT Manager. Một vài mảng IT Manager cần
quan tâm đến security:
+ Server: Các bản sửa lỗi (hotfix, patch) đều được cập nhật nhưng trước khi
triển khai, IT phải thực hiện trong TestLab. Các policy template cho từng server
role, AV cho server,host-base firewall và host-base IPS cũng được active cho từng
server. Định kỳ healthcheck các server này

+ Network: Toàn bộ các hệ thống network đều được remote từ xa qua SSH
với centralized authorization server (RADIUS). Logging, administrator role được
quy định rõ. Ở lớp access layer có cơng ty dùng dot1x, có cơng ty thì khơng. Bên
cạnh đó, cịn có các cơng ty họ dùng Network Policy and Access Service
(Windows 2008).
+ PC và Laptop: Ngoài việc triển khai client-server AV, host-base firewall,
host-base IPS, các pre-defined security GPOs được áp xuống cho computer/user.
Đối với laptop thì được áp dụng thêm một Data Encryption module giống như
SafeGuard Easy cho HDD.
+ Wireless network: Sử dụng WPA Enterprise hay WPA2 Enterprise kết
hợp với EAP protocol hoặc protect EAP để triển khai Enterprise Wireless Security.
+ Database server: Công ty tạo ra các SQL account dùng để authenticate
thay vì Window Authentication, các service cũng được run dưới các account riêng.
TCP/IP filtering được applied cho các NIC của server này. Hotfix,patch được cập
nhật thường xuyên. Đặc biệt trên firewall có một bộ ACL dành cho Database
server để tăng cường tính an toàn.
+ Physical Access Control: Bên cạnh các IT-related item mà IT Manager
phải quản lý, IT Manager cũng phải quản lý Secure Access trong môi trường làm
việc của doanh nghiệp. Ở các doanh nghiệp xem trọng yếu tố an toàn, họ triển khai
các HID Access Control card, Camera và Fingerprint authentication và Door
Alarm system. Trong phạm vi làm việc, các DOM Camera được bố trí ở các vị trí
sao cho độ phủ toàn diện và DOM1 thấy được DOM2. Tại các vị trí cửa ra vào,
HID Sensor sẽ được lắp đặt. IT sẽ có một HID Access Control system để điều
khiển và phân quyền access cũng như logging in/out. Tại các vị trí hành lang và
đường đi, Infrared motion detector sẽ được lắp đặt và kích hoạt bởi nhân viên ra về
cuối cùng bằng một dãy số mật mã. Trong suốt thời gian kích hoạt (tối đến sang
ngày mai) nếu có một vật thể cản trở tia hồng ngoại phát ra thì lập tức alarm
system sẽ hú cịi và gửi SMS đến authorized person.
+ Hệ thống PCCC: Ngồi các bình chữa cháy di động thì DC sẽ được thiết
kế một hệ thống chữa cháy chuyên dụng tên là FM-200. Về cơ bản, hệ thống này

sẽ phun khí FM200 để dập lửa, khí này vơ hại với con người và thiết bị quan trọng
trong phòng server.
22


- Tất cả vấn đề trên đều có đề cập trong tiêu chuẩn ISO 27001, nếu bạn là
một IT Manager, ngồi các kỹ năng chun mơn bắt buộc bạn có thể sẽ phải tham
gia và hoạt động Risk Management và cụ thể hố cơng việc trong các vấn đề liên
quan đến IT. IT Secuirty và Risk Management là yêu cầu cần thiết cho vai trò IT
Manager, yêu cầu này đòi hỏi bạn phải có tầm nhìn chiến lược và kinh nghiệm làm
việc ở môi trường thực tế.
- Dĩ nhiên khi triển khai, IT Manager không trực tiếp nhúng tay vào nhưng
việc trang bị kiến thức để điều phối công việc là bắt buộc. Nếu doanh nghiệp có
hẳn một vị trí cho vai trị này thì IT Manager vẫn có liên quan nhất định về nhiệm
vụ đặc biệt là IT.
4. IT Manager cần xây dựng đội ngũ nhân sự
- Ở cương vị là Sếp IT, đã bao giờ phải lo sợ một ngày nào đó sẽ mất đi một
cánh tay chủ lực trong việc điều hành công việc IT hàng ngày khơng? Điều gì
khiến một IT Staff rời bỏ cơng ty đầu quân cho một công ty khác. Dù thế nào đi
chăng nữa, việc nhân viên dưới quyền bỏ đi là một thất bại không thể chối cãi,
công ty sẽ đánh giá năng lực quản lý (leadership). Dĩ nhiên là lương bổng là cái
đầu tiên mà chúng ta nghĩ đến để giữ chân nhân viên nhưng liệu tất cả các công ty
đều có thể làm điều đó khơng? Nên chú ý 5 yếu tố sau để tăng cường mối quan hệ
với nhân viên:
a) Ƣu tiên nhân sự
- Bạn có 10 nhân viên IT dưới quyền nhưng khơng phải 10 người đó giỏi
đều như nhau. Là Sếp IT, bạn phải nhận ra ai là talent trong số đó, bạn sẽ phải biết
giữ ai lại khi bạn đứng giữa 2 lựa chọn. Công ty không trả tiền cho những kẻ vô
dụng, bạn phải giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng người để giữ lại và sa thải những
người không cần thiết dựa vào chiến lược và phương hướng phát triển của công ty.

b) Đấu tranh quyền lợi
- Tiền lương chưa hẳn là tất cả. Có những cái khác hấp dẫn khơng kém đối
với nhân viên như: làm việc 5 ngày/tuần, giờ làm việc thoải mái (9:00 sáng – 6:00
chiều), thưởng 2 tháng lương cuối năm ngồi tháng lương 13, bảo hiểm cho gia
đình, chương trình đào tạo phong phú,v.v…Là Sếp IT, trách nhiệm là phải đấu
tranh giành những quyền lợi cho nhân viên của mình ngồi tiền lương ra.
c) Tạo động lực và truyền cảm hứng công việc
- Con người không phải là máy móc, việc đối mặt với cơng việc nhàm chán
hằng ngày hoặc những công việc mà bạn quá quen thuộc và thành thạo sẽ tạo ra
một tâm lý ù lỳ thiếu sáng tạo. Nhân viên cũng vậy, họ sẽ trở nên lười biếng và
đọc báo, gaming suốt ngày nếu bạn là một ông sếp IT tồi. Để hạn chế điều này, bạn
nên tạo điều kiện cho nhân viên của mình làm các công việc khác nhau, tạo ra
thách thức mới cho họ để kích thích nguồn cảm hứng cơng việc.
d) Đánh giá cao thành quả lao động
- Tâm lý con người phức tạp. Ví dụ bạn viết một bài viết tâm huyết, đầu tư
kỹ lưỡng từng câu chữ, ý tưởng và post lên diễn đàn. Các bạn thử trả lời rằng có
phải các bạn ln mong muốn có ai đọc được bài đó và trả lời cho bạn, feedback
dù tốt hay xấu cũng được nhưng ít ra có một ai đó đã đọc thành quả ?! Nếu bạn trả
lời là đúng vậy thì IT Manager phải hiểu điều đó hơn ai hết. Nhân viên của ông ấy
sẽ rất vui, hãnh diện và hạnh phúc nếu những gì họ làm được ơng ấy ghi nhận và
23