CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT KẾ TOÁN
VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HTTT KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
VISSAN CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.1 Cơ sở lý luận về HTTT kế toán
2.1.1 Các khái niệm cơ bản
2.1.1.1 Hệ thống thông tin
“Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực hiện sẽ
cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần rất nhiều
thông tin thuộc loại khác nhau.” (Hệ thống thông tin kế toán - Lý thuyết - Bài tập - Bài
giải, 2006, NXB Thống kê, trang 12).
Hệ thống thông tin (HTTT) được coi là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các
thành tựu của công nghệ vào tổ chức. Xây dựng thành công một HTTT trước hết cần phải
hiểu biết về tổ chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về các
quá trình hình thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.
HTTT gồm năm thành phần chính là phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu
và con người. các thành phần này tương tác với nhau cung hoạt động để đạt mục đích
chung của tổ chức. Như những hệ thống khác, HTTT được cấu thành bởi nhiều hệ thống
con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết định quản lý.
Trong các tổ chức, HTTT được xây dựng gồm các phân hệ thông tin quản lý cho
từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc
ra quyết định như:
- HTTT quản lý nhân lực
- HTTT quản lý khách hàng
- HTTT kế toán
- v.v
Các hệ thống này không độc lập với nhau mà thường chia sẻ thông tin và có mối
quan hệ qua lại tạo nên một hệ thống vận hành thông suốt, có sự gắn kết giữa hệ thống
quản trị với hệ thống tác nghiệp.
1
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
HTTT kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các

thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch.
HTTT kế toán được thiết lập để cung cấp thông tin cho các lĩnh vực kế toán bao
gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí và kế toán thuế
HTTT kế toán tạo lập các dữ liệu về bảng lương cho các nhân viên trong Công ty, kế toán
các khoản phải trả, kế toán các khoản phải thu, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhận
các thanh toán trên sổ cái, thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch
chiến lược…
Việc tin học hoá bộ máy kế toán sẽ giúp cho các DN có khả năng cạnh tranh trong
nền kinh tế thị trường thông qua các lợi ích:
Tính nhanh chóng: Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa được các thông
tin tốt nhất cho những người cần thông tin (bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh
nghiệp). Kế toán còn giúp giải quyết các thông tin như là dự toán về các khoản thu chi
tiền mặt của Công ty, tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí và dự
đoán doanh số các thị trường, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lại của
người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí sản xuất.
Bên cạnh đó thông tin kế toán còn cung cấp những thông tin hữu dụng cho những người
làm công việc không có sự liên quan đến kế toán như tài chính, nghiên cứu thị trường,
nhân sự. Như vậy một HTTT kế toán hiện đại với phần mềm ưu việt sẽ đáp ứng thông tin
một cách nhanh chóng bất cứ lúc nào khi người kế toán hoặc những người có liên quan
cần đến. Hơn nữa thông tin được cung cấp là thông tin nhiều chiều từ các lĩnh vực tài
chính, nghiên cứu thị trường, quản lý nhân sự, sản xuất.
Tính an toàn: Đối với những phần mềm hỗ trợ sao lưu tự động, định kỳ vào các bộ
lưu trữ dữ liệu thì hầu như dữ liệu được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Khác với kế toán thủ
công khi mà khối lượng các sổ sách giấy tờ rất đồ sộ, việc thất lạc dữ liệu có nguy cơ xảy
ra cao hơn so với kế toán được tin học hoá.
Tính không trùng lặp: Nếu như kế toán thủ công có một nhượng điểm lớn là sự
trùng lặp dữ liệu do phải ghi chép vào nhiều sổ sách có liên quan thì kế toán trong điều
kiện áp dụng CNTT giúp cho dữ liệu không bị trùng lặp, hơn nữa còn tiết kiệm thời gian
2
nhập liệu thông tin qua các quy trình.Việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh

chóng giúp giảm thiểu làm việc trên giấy tờ, từ đó tăng năng suất lao động của bộ máy kế
toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của DN.
Như vậy tổ chức công tác kế toán hợp lý kết hợp với ứng dụng khoa học kỹ thuật
tiên tiến hiện đại sẽ đảm bảo cho kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu
cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành
công cụ quản lý kinh tế đắc lực của doanh nghiệp.
2.2 Các lý thuyết liên quan đến nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán
2.2.1 Xây dụng HTTT kế toán quản trị
Kế toán ở DN được phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán
quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu
cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán (Luật Kế toán,
khoản 3, điều 4).
Tại Việt Nam, kế toán quản trị chỉ thực sự được tìm hiểu vào đầu những năm 90,
được nghiên cứu có hệ thống từ năm 1999 và thuật ngữ “Kế toán quản trị” mới chỉ được
ghi nhận chính thức trong Luật Kế toán ban hành năm 2003. Kế toán quản trị không bắt
buộc phải thực hiện trong doanh nghiệp. Tuỳ theo nhu cầu thực tế, doanh nghiệp có thể
duy trì hoặc không duy trì hệ thống báo cáo này. Vì vậy trong các DN hiện nay người ta
thường chỉ quan tâm đến kế toán tài chính mà ít chú trọng đến kế toán quản trị.
Kế toán quản trị được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu trong điều
kiện nền kinh tế thị trường có cạnh tranh, bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thời của thông
tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng HTTT kế
toán quản trị đang ngày càng trở thành yêu cầu cấp bách trong xây dựng HTTT kế toán
khi mà các DN cần nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh tranh trong môi
trường cạnh tranh không những ở phạm vị thị trường Việt Nam mà còn mở rộng ra thị
trường khu vực, thị trường thế giới.
2.2.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán
3
2.3 Phân định nội dung nghiên cứu
2.3.1 Hệ thống chứng từ sổ sách
 Chứng từ kế toán gồm hai hệ thống:

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Là hệ thống chứng từ phản ánh
các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất
phổ biến rộng rãi. Đối với lại hệ thống chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng thống
nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là chứng từ sử dụng trong nội bộ
đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế
trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành có thể thêm, bớt
một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép
và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
Khoá luận tập trung tìm hiểu hệ thống chứng từ bắt buộc.
2.3.2 Ứng dụng phần mềm trong HTTT kế toán
Kế toán DN gồm có nhiều phần hành trong đó các phần hành chủ yếu là phần hành
kế toán lao động tiền lương, kế toán vật tư và TSCĐ, kế toán chi phí sản xuất và tính giá
thành v.v… Ứng với các modules trong các phần mềm kế toán thông dụng là quản lý tài
chính, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho….
Khóa luận sẽ nghiên cứu mức độ ứng dụng của phần mềm đến phần hành nào của
bộ máy kế toán, và nghiên cứu một vài phần hành cụ thể.
2.3.3 Kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn
gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân
thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở
nên to lớn hơn vì người điều hành công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát
và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của một hệ thống quản trị
doanh nghiệp vững mạnh.
4
Kiểm soát nội bộ gồm có các yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát, (2) HTTT kế toán,
(3) Thủ tục kiểm soát. Khoá luận này chỉ nghiên cứu yếu tố HTTT kế toán trong điều kiện
ứng dụng phần mềm đặc biệt là ở khâu nhập và xử lý số liệu.

2.3.4 Tổ chức con người
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trong môi
trường của DN cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục vận hành công việc
trong hoạt động của DN, nên DN muốn hoạt động tốt cần phải có một tổ chức bộ máy phù
hợp. Nó xem xét cân nhắc đến trình độ, phẩm chất của nhân viên trong một tổ chức, từ đó
có sự sắp xếp nhân sự phù hợp. Hơn nữa, CNTT là lĩnh vực đòi hỏi cán bộ chuyên trách
phải được đào tạo bài bản nhất. Để đảm bảo triển khai CNTT tại đơn vị mình, một số DN
đã tổ chức hình thành hạ tầng nhân lực CNTT từ đội ngũ có trình độ chuyên sâu về CNTT
đến nhân viên biết sử dụng máy tính, việc triển khai đồng bộ sẽ mang lại hiệu quả trong
công tác. Đối với Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội hiện chưa có đội ngũ nhân sự
chuyên trách về CNTT nên bài khóa luận chỉ nghiên cứu tổ chức con người về cơ cấu
chức năng mỗi bộ phận, vấn đề chuyên môn hóa của mỗi phần hành kế toán.
2.4 Thực trạng hoạt động của HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội
2.4.1 Tổng quan quá trình hình thành và phát triển của Công ty VISSAN
2.4.1.1 Giới thiệu chung
Tên giao dịch ngoài nước: VISSAN LIMITED COMPANY
Tên viết tắt: VISSAN
Tổng giám đốc: Văn Đức Mười
Số Tài khoản: 102010000150518 tại Ngân Hàng Công Thương, Chi Nhánh 7 - Tp. HCM
- Việt Nam
Địa chỉ: 420 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Tp. HCM.
Chi nhánh VISSAN tại Hà Nội
Địa chỉ: 154 Phố Huế, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoai: 04 39435830 - Fax: 04 39435830
2.4.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
5
Công ty VISSAN là một doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Thương Mại
Sài Gòn, được xây dựng vào ngày 20/11/1970 và chính thức đi vào hoạt động ngày
18/05/1974. Đến năm 2006 Công ty Vissan chuyển đổi thành Công ty TNHH Một thành
viên Việt Nam kỹ nghệ súc sản.

Với mục đích ngày càng đáp ứng tốt hơn như cầu tiêu dùng của nhân dân các tình
phía Bắc, ngày 20/02/1997, dưới sự cho phép của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và
UBND Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Công ty đã ra quyết định thành lập Chi nhánh Vissan
tại Hà Nội. Chi nhánh Hà Nội ra đời đã góp phần đưa các sản phẩm chất lượng của
Vissan đến gần hơn với người tiêu dùng miền Bắc, đa dạng hoá thị trường thực phẩm, mở
rộng thị trường cho thương hiệu Vissan.
2.4.1.3 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh
Hoạt động của Công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm
thịt heo trâu bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp.
Ngoài ra Công ty còn kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác như:
kinh doanh ăn uống, nước trái cây, lương thực chế biến, rau củ quả các loại, rau quả chế
biến, các loại gia vị và hàng nông sản.
Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với
doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. VISSAN được xem như một doanh nghiệp SX-KD
ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước. Nhà máy chế biến thực phẩm do Chi
nhánh Hà Nội quản lý với công suất 3.000 tấn/năm tại Khu Công Nghiệp Tiên Sơn, Tỉnh
Bắc Ninh.
2.4.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Với chức năng của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bộ máy tổ chức của Chi
nhánh được cơ cấu như sau: (trang bên)
6
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vissan Chi nhánh Hà Nội
Nguồn: Tài liệu do Phòng tổ chức hành chính cung cấp
 Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc: Là người được đào tạo cơ bản và chuyên sâu, có năng lực chuyên môn,
am hiểu về kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh, là người đưa ra quyết định
quan trọng các vấn đề chiến lược của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về các hoạt động sản
xuất kinh doanh trước Tổng Công ty, là người đại diện cho Chi nhánh trước nhà nước và
pháp luật.

Phó Giám đốc Hành chính: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về các vấn đề liên
quan tổ chức của Chi nhánh, bố trí sắp xếp lao động, giải quyết chế độ và các thủ tục hành
chính, điều hành hoạt động các bộ phận dưới quyền.
Giám đốc
Chi nhánh
Giám đốc
PGĐ Hành chính PGĐ Kinh doanh
Phòng kinh doanh
Tổ thị trường
ngoại tỉnh
Phòng sản xuất
Phòng Tổ chức
hành chính Phòng kế toán
Tổ thị trường HN
Cung ứng vật tư
Tổ bán
Kho
Tổ quản lý hành
chính
Tổ nhân
Tổ cuốn
Tổ nghiệp vụ
Tổ hành chính
Các tổ sán xuất tương
tự ….
7
Phó Giám đốc Kinh doanh: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về toàn bộ mảng
sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, điều hành hoạt động các bộ phận dưới quyền.
Phòng Tổ chức hành chính: Làm công tác tổ chức nhân sự, giải quyết chế độ tiền
lương và chính sách cho cán bộ nhân viên theo quy định của nhà nước; tổ chức thực hiện

các quyết định về công tác kế hoạch hóa phù hợp với chiến lược phát triển của Chi nhánh,
đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Giúp Giám đốc tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất
kinh doanh, đề xuất các biện pháp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi
nhánh.
Phòng kế toán: lập sổ sách kế toán, phân tích tổng hợp các số liệu về hoạt động tài
chính, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp hoạt động đúng hiệu
quả lên Giám đốc để có quyết định chính sách kinh doanh phù hợp và kịp thời. Bộ phận
này chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công
tác kế toán – thống kê – tài chính trong toàn Chi nhánh theo đúng Luật Kế toán.
Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả mọi hoạt động
kinh doanh, lập và phân tích kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, quan hệ khách hàng, chăm sóc
khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới…
Phòng sản xuất: Là bộ phận chịu trách nhiệm chế biến những sản phẩm theo số
lượng và chất lượng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới…
2.4.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh những năm gần đây
Trong những năm qua, Vissan luôn tự hào là đơn vị đi đầu trong cả nước SX-KD
ngành súc sản và rau củ quả. Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc
trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. Cùng với đó, Chi nhánh Vissan Hà
Nội đã góp phần không nhỏ trong thành công chung của toàn DN.
8
Biểu đồ 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh ba năm gần đây
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Vissan giai đoạn 2006 - 2011
Dựa vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy tổng doanh thu và lợi nhuận
tăng dần qua các năm. Quy mô kinh doanh của Chi nhánh ngày càng mở rộng.
Năm 2009 tổng doanh thu của Chi nhánh đạt 109,486 tỷ đồng. Lợi nhuận đạt
10.984 tỷ đồng. Đây là năm bước đầu phục hồi sau ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế
thế giới, cùng với khó khăn chung của ngành, Công ty cũng gặp không ít thách thức.
Bước sang năm 2010, DN đã cố gắng đẩy mạnh SX-KD cho phù hợp tình hình
thực tại và đạt được kết quả như sau: Tổng doanh thu đạt 126,424 tỷ đồng tăng 15,5% so
năm 2009, lợi nhuận đạt 12,336 tỷ đồng, tăng 12,3% so với năm 2009.

Đến năm 2011 trước bối cảnh lạm phát, giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao,
chi phí sản xuất tăng, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhu cầu tiêu dùng các sản
phẩm không tăng. Trước tình hình đó thì doanh thu của Chi nhánh ở mức ~145 tỷ đồng,
tăng 14,7% so vơi năm trước tăng nhưng lợi nhuận đạt ~13.534 tỷ đồng, tăng 9,71% so
với năm 2010.
9
Qua những phân tích trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của DN ngày càng khả quan. Bằng chứng là trong liên tiếp vài năm trở
lại đây, doanh thu, lợi nhuận luôn có xu hướng tăng lên. Mặc dù trong những năm qua
DN đã phải vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức, nhưng đời sống vật chất, tinh thần và
các quyền lợi của các cán bộ công nhân viên trong Công ty luôn được chú trọng và phát
triển, thương hiệu VISSAN luôn đứng vững trên thị trường.
2.4.2 Phân tích thực trạng của HTTT kế toán tại Chi nhánh Vissan Hà Nội
2.4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh theo mô hình tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được ghi nhận tại Phòng kế toán. Các phòng ban khác chỉ làm nhiệm vụ thu
nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó chuyến về Phòng kế toán. Mô hình này rất phù
hợp để vận dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại đó là kế toán máy.
Nhân sự tại Phòng kế toán gồm 6 người với sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Chi nhánh
Kế toán
NVL và
hàng hoá
thành phẩm
Kế toán
TSCĐ
Kế toán
công nợ
bán
Kế toán

công nợ
mua
Kế toán chi
phí và tính
giá thành
Kế toán
trưởng
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các nhân viên
10
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý,
trình độ của cán bộ kế toán và tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh, Phòng kế toán tài
vụ gồm 5 người, mỗi nhân viên phụ trách một khâu kế toán như sau:
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): Là người có mối liên hệ trực tuyến với các
Kế toán viên khác, có năng lực điều hành và tổ chức. Là người điều hành chung của
Phòng kế toán và chịu trách nhiệm kế toán tổng hợp, trưởng phòng có nhiệm vụ tổ chức
công tác kế toán phù hợp với quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất của Chi nhánh. Kế
toán trưởng liên hệ chặt chẽ với Phó Giám đốc Kinh doanh, tham mưu cho Ban Giám đốc
về các chính sách Tài chính - Kế toán của Công ty, giúp cho Giám đốc phân tích hoạt
động kinh tế tài chính, xây dựng phương án sản xuất, phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực
hiện chủ trương về chuyên môn, đồng thời yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ
máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện những công việc chuyên môn có liên quan
tới các bộ phận chức năng.
Các Kế toán viên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về
nghiệp vụ của Kế toán trưởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng về các vấn đề liên
quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nước
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Là người trực tiếp theo dõi, tổng hợp
tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, phụ liệu, căn cứ vào
bảng phân bổ, bảng tổng hợp chi phí sản xuất để cuối tháng ghi vào bảng kê, phản ánh
đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ vào sổ chi tiết liên quan.

Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình các loại tài sản cố định , tính khấu hao
tài sản cố định, kiểm tra việc tập hợp chứng từ của kế toán đơn vị, ghi sổ phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán chi phí và tính giá thành: Làm nhiệm vụ tập hợp phản ánh chi phí sản xuất
kinh doanh , tính giá thành, phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát
sinh, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công và các
chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí
khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất để đề xuất
những biện pháp ngăn chặn kịp thời. Tính toán hợp lý giá thành sản phẩm hoàn thành của
doanh nghiệp.
11
Kế toán công nợ mua: Theo dõi tình hình thanh toán với người bán, kiêm kế toán
thu chi tiền mặt.
Kế toán công nợ bán: Theo dõi tình hình nợ phải thu của khách hàng kiêm kế toán
doanh thu thủ quỹ, kiêm kế toán thuế, tiền lương và BHXH.
Là một doanh nghiệp sản xuất, số lượng công việc cần hạch toán nhiều nên việc
phân công như vậy giúp cho kế toán viên chuyên môn hóa trong từng phần hành của
mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách
nhanh chóng. Số lượng kế toán viên đảm nhiệm phần hành nào đó phụ thuộc vào khối
lượng công việc phát sinh. Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán đa phần là những người trẻ tuổi,
có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc, luôn có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ra
môi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian quy
định.
 Trình độ CNTT của cán bộ kế toán
Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện cho
việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng CNTT cho
công tác kế toán được nhanh chóng, hiệu quả cao. Hiện tại 100% cán bộ nhân viên tại
Phòng kế toán được trang bị đầy đủ kiến thức cơ bản về tin học và CNTT. Ngoài các kiến
thức tin học căn bản, tin học văn phòng, khi triển khai phần mềm, nhân viên trong phòng
cũng được tham gia đạo tạo trang bị kiến thức về phần mềm hiện tại đang sử dụng

2.4.2.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán
 Hình thức sổ kế toán: Dựa vào đặc điểm của một DN sản xuất chế biến trong
ngành công nghiệp thực phẩm, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều đòi hỏi kế
toán phải cung cấp được nhưỡng thông tin chi tiết và kịp thời theo yêu cầu quản lý nên
Chi nhánh đã lụa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Chứng từ”. Đây là hình thức sổ
khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp và phù hợp với qui mô của Chi nhánh. Tuy
nhiên, hệ thống sổ lại phức tạp về kết cấu, không thuận tiện và gây cản trở cho việc cơ
giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu, đòi hỏi trình độ chuyên
môn của đội ngũ kế toán phải vững vàng. Hình thức này kết hợp được nhiều chỉ tiêu trên
một sổ nên có lợi cho việc cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị. Việc sử dụng hình
12
thức sổ này đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với chuyên môn
hoá và phân công lao động kế toán tại Chi nhánh Nhưng tại Công ty các sổ sách nhật ký
và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận, rõ ràng và có hệ thống, bám sát chế độ
quy định của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành. Ngoài ra kế toán còn xây dựng thêm hệ
thống sổ theo dõi chi tiết, các bảng kê, bảng biểu theo yêu cầu quản lý giúp dễ theo dõi,
tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời.
 Hệ thống chứng từ kế toán
-Chứng từ lao động-tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ,
bảng thanh toán tiền lương, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng
phân bổ lương và BHXH, bản kê trích nộp các khoản theo lương…
-Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa; biên bản giao nhận.
-Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền
tạm ứng, uy nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…
-Chứng từ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
biên bản đánh giá tài sản cố định, thẻ TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên
bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn…
Chứng từ khác: hoá đơn GTGT, hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, hoá đơn
viễn thông, danh sách hưởng trợ cấp ốm đau thai sản…

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh Chi nhánh không sử dụng một số các chừng từ
sau: Bảng kê vàng bạc, kim quý, đá quý, bảng chấm công thuê ngoài, bảng thanh toán tiền
thuê ngoài, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính…
2.4.2.3 Ứng dụng CNTT trong hệ thống kế toán
 Trang thiết bị phần cứng: hiện tại Phòng kế toán được trang bị cơ sở vật chất gồm
6 máy tính, 2 máy in. Các máy tính chạy trên hệ điều hành Windows XP và được kết
nối thông qua mạng LAN.
 Phần mềm
- Phần mềm mà Chi nhánh đang sử dụng là 3S Accounting 7.0. Đây là
phần mềm kế toán do Công ty giải pháp số ITG Việt Nam cung cấp. Phần mềm kế toán
3S Accounting được thiết kế theo hướng quản trị đóng vai trò là công cụ trợ giúp các nhà
13
quản lý phân tích và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả. Phân tích dữ
liệu đa cấp, đa chiều, xem xét thông tin trên nhiều giác độ khác nhau để giúp nhà quản lý
có được cái nhìn tổng thể. Bên cạnh đó còn giúp nhà quản lý lập kế hoạch, so sánh và
phân tích biến động giữa thực tế và kế hoạch.
- Phần mềm được xây dượng trên hệ cơ sở dữ liệu SQL Server 2005
được sử dụng cùng với hệ thống được thiết kế theo mô hình nhiều lớp cho phép làm việc
tốt với khối lượng dữ liệu lớn, độ ổn định cao, bảo mật và an toàn dữ liệu tuyệt đối. SQL
Server là một hệ quả trị cơ sở dữ liệu qua hệ mạnh có tính mở, đáng tin cậy, giải quyết
tình trạng va chạm giữa các người dùng khi cùng truy xuất một dữ liệu lại một thời điểm,
có thể truy vấn dữ liệu nhanh.
Hình 2.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Nguồn: ketoan.org
- Phần mềm gồm có các modules: Quản lý tài chính, quản lý chi phí và tính
giá thành, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho.
14
Hình 2.6: Các modules của phần mềm
- Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán, tại
phòng kế toán của Chi nhánh còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft

Office 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word và Microsoft
Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản, các hợp đồng, các
báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Chi nhánh. Microsoft Excel thường được
sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngày công, tiền lương, bảng kê chi tiết
đầu tư xây dựng cơ bản…
Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web (Internet
Explorer) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Chi nhánh nhằm trao
đổi thông tin và truyền số liệu.
2.4.2.5 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp
Qua khảo sát bằng phiếu điều tra tại DN đã thu được một số kết quả sau:
1, Anh (Chị) có hài lòng với phần mềm DN đang sử dụng không?
Rất hài lòng 0/5 phiếu
Hài lòng 3/5 phiếu
15
Chưa hài lòng 2/5 phiếu
2, Anh (Chị) có nhu cầu nâng cấp phần mềm hiện tại không?
Có 3/5 phiếu
Không 2/5 phiếu
3, Anh chị có hài lòng với phương thức tổ chức và quản lý công việc hiện nay không?
Rất hài lòng 0/5 phiếu
Hài lòng 4/5 phiếu
Chưa hài lòng 1/5 phiếu
16
4, Anh (Chị) có sẵn sàng thay đổi phương thức làm việc để phù hợp với phần mềm mới?
Sẵn sàng thay đổi 1/5 phiếu
Phải đo lường tình hiệu quả 3/5 phiếu
Không muốn thay đổi 1/5 phiếu
5, Đánh giá những cản trở chính đối với DN trong việc triển khai hoặc nâng cấp phần
mềm mới (Với mỗi trở ngại, cho điểm từ 0 đến 4, trong đó 4 là mức trở ngại lớn nhất)
(Đánh giá ở đây dựa trên kết quả trung bình trên 5 phiếu điều tra thu thập được)

17
3,2 đ Phải hệ thống lại tổ chức
1,8 đ Đội ngũ nhân viên kế toán chưa vững về kỹ năng sử dụng phần mềm
2,6 đ Cơ sở vật chất và trang bị kỹ thuật của DN chưa đáp ứng được yêu cầu
1,4 đ Nhà quản lý chưa quan tâm đúng mực với việc nâng cấp phần mềm
2,8 đ Thiếu thông tin
3 đ Chi phí đầu tư cao
1 đ Chưa cần thiết
2.4.2.4 Kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán của DN
- Vào chương trình
Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng nhập các thông số cần
thiết (Tên người dùng, mật khẩu), sau khi người sử dụng nhập đúng, đủ các thông số yêu
cầu, màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai, chương trình hiện thông báo
không thể đăng nhập. Đây là biện pháp bảo mật dữ liệu của chương trình.
Hình 2.7: Cửa sổ đăng nhập vào phần mềm
- Phân quyền sử dụng chương trình
Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trong việc sử
dụng chương trình.
Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn với các
quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành nghiệp vụ.
18
Kế toán viên chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật.
Kế toán viên khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa
hạch toán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có.
- Lưu chuyển số liệu
CSDL tại DN được quản lý tập trung và duy nhất. Số liệu giữa các cấp được truyền
tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo an toàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền
xấu có thể truyền dữ liệu hoặc thông tin theo phương pháp thủ công.
- Kiểm soát việc nhập dữ liệu
Chứng từ được kiểm tra việc đánh số, được đánh dấu sau khi nhập liệu hay xử lý.

Phần mềm xác định miền dữ liệu khi nhập vào (Ví dụ: đơn giá không được phép là số âm)
…Việc nhập liệu được thực hiện ban đầu bởi một nhân viên kế toán, bộ chứng từ sẽ được
chuyển sang một kế toán viên khác, kế toán phần hành này sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu
(không nhập liệu mà số liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống từ sự nhập liệu của kế
toán viên trước và kế toán viên này chỉ theo dõi). Tại đây, nếu nhập liệu sai sẽ bị phát
hiện.
- Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
Kiểm tra các thông tin đầu vào, tính toán trên các đơn đặt hàng, tính toán số lượng
hàng hóa nhận được và đối chiếu, so sánh với số lượng trên Hóa đơn. Dữ liệu sau khi
nhập liệu nếu phát hiện có sai sót sẽ tiến hành chỉnh sửa cho khớp đúng, việc điều chỉnh
số liệu kế toán phải tuân thủ việc sửa theo quy định và được lưu lại dấu vết hành vi truy
cập hệ thống, chỉnh sửa dữ liệu.
- Kiểm soát thông tin đầu ra
Định kỳ, dữ liệu sẽ được truy xuất và lưu trữ. Các kết xuất được xem xét bởi kế
toán trưởng nhằm đảm bảo nội dung thông tin cung cấp và hình thức phù hợp với nhu cầu
sử dụng thông tin, đối chiếu giữa kết xuất và dữ liệu nhập thông qua các số tổng kiểm
nhằm đảm bảo tính chính xác trước khi đóng tập lưu, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ.
Người sử dụng tin cũng phải có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực
của thông tin sau khi nhận thông tin, báo cáo.Các dữ liệu, thông tin bí mật sau khi tạo ra
kết xuất trên các bản in thử, các bản nháp sẽ bị hủy.
19
2.4.3 Đánh giá HTTT kế toán tại Chi nhánh
Tổ chức sổ sách: Việc mã hóa và trình bày các tài khoản chi tiết chưa được thống
nhất theo một phương pháp cụ thể, dẫn đến việc sắp xếp và theo dõi các nghiệp vụ phát
sinh còn gặp khó khăn trong việc nhận biết đối tượng.
Việc tổ chức công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá khoa học và chặt
chẽ, mỗi phần hành kế toán đảm đương tốt nhiệm vụ được phân chia, tuân thủ theo các
quy định và quy chế chung đã được đề ra. Cơ cấu tổ chức của phòng kế toán đã được
chuyên môn hoá đến từng người tuy nhiên vẫn có kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều
phần hành khác nhau

Các thiết bị phần cứng sử dụng tại Phòng kế toán DN được trang bị đã lâu, máy
tính cấu hình còn thấp dẫn đến thời gian xử lý chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu của kế
toán
Tuy phần mềm kế toán mới được đưa vào sử dụng trong một vài năm trở lại đây,
nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phòng kế toán đã sử dụng khá thành thạo
chương trình. Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng phần mềm
ở DN đã được thực hiện nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.
Phần mềm kế toán của DN chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việc hạch toán và tổng hợp
số liệu, còn phần lớn công việc tính toán, kiểm tra tính chính xác của các phép tính trên
chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ các đơn vị bên ngoài đều do kế
toán thực hiện ngoài chương trình. Do đó, nếu các nhân viên kế toán của Chi nhánh sử
dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các chức năng hỗ trợ cho công việc kế toán của Excel
thì việc tính toán sẽ nhanh chóng hơn mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao, đồng thời khối
lượng công việc hàng ngày cũng sẽ được giảm nhẹ đi rất nhiều. Tuy nhiên hiện nay, công
việc này phần lớn vẫn được các kế toán viên của Chi nhánh thực hiện thủ công là chính.
Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kế toán
của Chi nhánh sử dụng khá thành thạo trong công việc. Tuy nhiên, do tính chất công việc
không sử dụng nhiều đến chương trình này nên các nhân viên kế toán của Chi nhánh vẫn
chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được toàn bộ các tính năng của Microsoft Word.
20
Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải công việc đột xuất cần sử
dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong soạn thảo văn bản.
Microsoft Excel cũng là chương trình không thể thiếu trong công việc kế toán hàng
ngày tại Chi nhánh. Một số phần hành kế toán như TSCĐ, bảo hiểm và tiền lương không
sử dụng phần mềm nên Microsoft Excel là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc
của các phần hành kế toán này. Đồng thời, chương trình Excel còn được sử dụng cho
công tác kiểm kê Tài sản-Nguồn vốn. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng Excel trong công việc
hàng ngày tại Chi nhánh nhìn chung chưa cao. Vẫn còn nhiều nhân viên kế toán chưa sử
dụng thành thạo Excel trong công việc, cũng như chưa am hiểu được toàn bộ các tính
năng quan trọng của chương trình này. Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng

những tính năng rất hữu ích và độc đáo của Excel để hỗ trợ cho công việc.
Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổ chức
ứng dụng phần mềm hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính tại DN là ở mức khá. Việc đầu
tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại chưa được quan tâm. Chi nhánh cũng đã có được sự
đầu tư phần mềm ứng dụng, tuy nhiên hiện nay trên thị trường phần mềm đã được nâng
cấp lên các phiên bản mới nhưng DN lại chưa có kế hoạch nâng cấp để hỗ trợ tốt hơn cho
công tác kế toán của đơn vị. Các nhân viên chưa thực sự hài lòng với phần mềm hiện tại
song lại ngại thay đổi.
Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại Chi
nhánh chưa được như mong đợi, song nếu có sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng
dụng của CNTT vào công tác kế toán, trong thời gian sắp tới Chi nhánh sẽ có điều kiện để
cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kế
toán của đơn vị.
Chi nhánh chưa có tổ chức kế toán quản trị riêng, thông tin kế toán quản trị chủ
yếu lấy từ thông tin của mảng kế toán tài chính mà chưa có sự liên hệ với các phòng ban
khác.Một số công việc thuộc phạm vi của kế toán quản trị như lập kế hoạch có tổ chức
thực hiện, nhưng không quy củ, bài bản, đan xen giữa công việc của kế toán quản trị và
kế toán tài chính. Kế toán tổng hợp (kế toán trưởng) kiêm nhiệm luôn nhiệm vụ chủ yếu
của 1 kế toán viên quản trị nên công việc nhiều khi bị chồng chéo, dẫn đến không đạt hiệu
21
quả như mong đợi. Mẫu báo cáo kế toán quản trị phụ thuộc vào chương trình phần mềm
kế toán nên chưa thể hiện được tính chủ động và linh hoạt khi cần thông tin. Cụ thể là các
mẫu báo cáo chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin về số liệu, chưa chỉ ra được một
số thông tin cần thiết những nguy cơ, cơ hội, tiềm năng phát triển kinh tế… thể hiện qua
các con số. Các mẫu báo cáo nhiều và còn trùng lặp, chưa mang tính tổng hợp cao nên sẽ
làm mất thời gian cho các nhà quản lý.
Môi trường kiểm soát ở Chi nhánh cụ thể là trong kiểm soát ứng dụng phần
mềm khá tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nghiệp vụ, công tác liên quan. Cơ chế
kiểm soát khá chặt chẽ, sự phân chia công việc, trách nhiệm cho các bộ phận rõ ràng,
quá trình luân chuyển và lưu trữ chứng từ khá nghiêm ngặt và kiểm soát tốt.

22