ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
- - - - -- - - - -

HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN
THUỘC BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH: LƯU TRỮ

Hà Nội, 2014

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------

HOÀNG THỊ HƯƠNG GIANG

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHỐNG SẢN
THUỘC BỘ TÀI NGUN VÀ MƠI TRƯỜNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ
Mã số: 60320301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN CẢNH ĐƯƠNG

Hà Nội, 2014

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
LƯU TRỮ VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN ............................ 13
1.1. Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản..................... 13
1.2. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Viện ..................................................... 20
1.2.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Viện .................................................................. 32
1.2.2 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ của Viện ...................................................................... 20
1.3. Khái niệm cơ bản về tổ chức khoa học tài liệu: .............................................. 37
1.4. Mục đích, yêu cầu công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ..................... 37
1.4.1. Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ........................................... 37
1.4.2. Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ .............................................. 38
1.5. Tiểu kết Chương 1 .................................................................................................. 40
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN................................. 41
2.1. Nhận thức và sự chỉ đạo, điều hành công tác tổ chức khoa học tài liệu của
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản ................................................................... 41
2.2. Trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ........... 45
2.3. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu
lưu trữ tại Viện................................................................................................................. 47
2.4. Thực trạng công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Viện ..................................... 48
2.4.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ của Viện .................................................. 48

2.4.2. Phân loại tài liệu lưu trữ ................................................................................... 50
2.4.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ………………………...……………………………………………..52
2.4.4. Biên mục, thống kê và công cụ tra cứu tài liệu............................................ 55
2.5. Tiểu kết Chương 2 .................................................................................................. 57

1

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ
CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CỦA VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT VÀ
KHOÁNG SẢN ............................................................................................................... 59
3.1. Các đề xuất về mặt chỉ đạo và điều hành......................................................... 60
3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, viên chức trong cơ quan về công tác
lưu trữ ................................................................................................................................. 60
3.1.2. Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ và trách nhiệm cá nhân của cán
bộ làm công tác lưu trữ .................................................................................................. 60
3.1.3. Ban hành thêm các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ ..................... 61
3.1.4. Bố trí thêm nhân sự và mở rộng kho lưu trữ cơ quan ................................ 62
3.1.5. Đầu tư kinh phí, trang thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ ................................................................................................................... 62
3.2. Các đề xuất về mặt nghiệp vụ lưu trữ ................................................................ 63
3.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ ................................................................................... 63
3.2.2. Phân định đơn vị bảo quản ................................................................................ 78
3.2.3. Sắp xếp các đơn vị bảo quản ............................................................................ 79
3.2.4. Biên mục các đơn vị bảo quản ......................................................................... 80
3.2.5. Xác định giá trị tài liệu .......................................................................................... 85
3.2.6. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học và ứng dụng công nghệ thông tin .......... 85
3.3. Tiểu kết Chương 3 .................................................................................................. 92

KẾT LUẬN ...................................................................................................................... 93
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 95
PHỤ LỤC........................................................................................................................ 100

2

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa, sự cấp thiết của đề tài
Đất và Khoáng sản là một trong những nguồn tài ngun quốc gia vơ
cùng q giá. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng nguồn tài nguyên này một cách
hợp lý sẽ có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của nền kinh tế cũng như
đảm bảo mục tiêu chính trị và phát triển xã hội.
Đối với nước ta, do tầm quan trọng như vậy đồng thời cũng do hoạt động
này được chú trọng nên đã và đang thu hút sự quan tâm, nghiên cứu của rất
nhiều nhà khoa học, đặc biệt là sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng và
Nhà nước. Đó là một trong những ngun nhân chính hình thành nên một cơ
quan - Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản (gọi tắt là Viện), có chức năng,
nhiệm vụ chuyên nghiên cứu khoa học và phát triển cơng nghệ về địa chất,
khống sản, tài nguyên nước dưới đất, địa chất biển, địa chất môi trường, địa
chất đô thị, địa chất y học, địa kỹ thuật (sau đây gọi chung là địa chất, khoáng
sản); đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản. Trong quá trình hoạt động
từ khi thành lập cho đến nay, Viện đã sản sinh ra một khối tài liệu lớn về
lượng, đa dạng về thành phần, phong phú về nội dung. Tuy nhiên, hiện nay
công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và
Khoáng sản chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu đang trong tình trạng bó
gói, cuộn trịn thành từng tập, bảo quản trong điều kiện nhà kho chật chội, bụi
bặm. Việc phân loại tài liệu chỉ mới được tiến hành hết sức sơ bộ, chưa đáp

ứng được yêu cầu tra tìm tài liệu, thậm chí có khâu cịn chưa được tiến hành
như thống kê, kiểm tra tình hình tài liệu.
Với thực trạng tài liệu hiện có tại cơ quan như trên nếu không được khắc
phục sẽ dẫn đến tình trạng tích đống ngày một lớn. Bởi lẽ bên cạch tài liệu
chưa xử lý qua những năm tiếp theo sẽ sản sinh thêm khối lượng khổng lồ tài
liệu, đặc biệt là tài liệu chuyên môn đặc thù. Đến lúc này nguy cơ hư hại tài
3

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


liệu sẽ khó lường, đặc biệt những tài liệu có giá trị cao cũng sẽ mất đi, điều đó
chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động nghiên cứu, sản xuất, đến việc xây
dựng, thi cơng, đến sự an tồn của con người. Do đó, việc tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng và cần thiết trong tình hình hiện
nay tại Viện.
Mặt khác, do hoạt động thực tiễn hiện nay tại cơ quan cần sử dụng rất
nhiều tài liệu đã có, những kết quả nghiên cứu đã đi trước để tham khảo (bởi
tài liệu nghiên cứu khoa học ln có tính kế thừa và sáng tạo). Vậy nên khối
tài liệu đang chất đống, xếp lộn xộn trong các giá, tủ nếu không được tổ chức
khoa học sẽ gây mất mát, thiệt hại lớn cho cơ quan khơng chỉ trước mắt mà
cịn cả lâu dài sau này.
Như vậy, khối tài liệu khoa học nếu được tổ chức một cách khoa học,
hợp lý và rõ ràng thì sẽ phát huy tối đa vai trò, tác dụng của tài liệu khoa học công nghệ (bao gồm cả tài liệu chuyên môn đặc thù), phục vụ đắc lực cho
hoạt động thực tế hàng ngày của cơ quan, cũng như giữ gìn được khối tài sản
vơ cùng q giá cho Nhà nước, cho ngành địa chất và khống sản. Nói cách
khác, nếu tài liệu khoa học - công nghệ được tổ chức một cách khoa học sẽ
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cũng
như công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
Đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu khoa học công nghệ

tại cơ quan nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ có chất lượng sẽ
thu hút được sự quan tâm rất lớn của các nhà nghiên cứu, của độc giả đến
nghiên cứu tài liệu. Đặc biệt sự tin cậy, tính xác thực của nội dung thông tin
chứa đựng trong những tài liệu khoa học công nghệ sẽ là một trong những yếu
tố rất quan trọng đối với người khai thác, sử dụng tài liệu. Mặc khác, hiệu quả
của công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng có tác dụng tích cực góp phần nâng
cao nhận thức, ý thức của nhiều lãnh đạo, của từng cán bộ viên chức trong cơ
4

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


quan. Vì tổ chức khoa học tài liệu sẽ đem lại hiệu quả cao trong công việc,
đặc biệt là công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hàng ngày. Từ đó mỗi cán bộ
sẽ thấy được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, đồng thời sẽ nghiêm túc
thực hiện những quy định về công tác này.
Việc tổ chức khoa học tài liệu nếu làm tốt sẽ tạo điều kiện cho công
tác thống kê, kiểm tra, bảo quản tài liệu, ngăn chặn những thiệt hại khơng
đáng có.
Mặt khác, ngành lưu trữ Việt Nam ngày càng phát triển yêu cầu đối với
tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu khoa học cơng nghệ nói riêng ngày càng
khắt khe hơn, nên việc thực hiện các quy định của Nhà nước, các quy định
của ngành trong lĩnh vực này là điều bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức, đặc
biệt đối với một cơ quan nghiên cứu khoa học như Viện Khoa học Địa chất
Khống sản. Với thực trạng tình hình tài liệu hiện có tại cơ quan như đã trình
bày ở trên thì một yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải tổ chức khoa học khối tài
liệu này, có như vậy mới chấp hành đúng, đầy đủ, kịp thời các văn bản quy
định của Nhà nước về công tác lưu trữ.
Hơn nữa, việc ứng dụng công nghệ thông tin là một vấn đề rất phổ cập
hiện nay, công việc này giúp người sử dụng rút ngắn được thời gian tra tìm

được chính xác tài liệu chứa đựng trong đó những nội dung cần thiết. Tuy
nhiên, chỉ có tổ chức khoa học tài liệu thì việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin
mới đạt hiệu quả cao. Bởi vì, các phần mềm được lập trình của máy tính sẽ tự
động cập nhật thơng tin từ khố theo những trường mà chỉ có tổ chức khoa
học tài liệu thì mới có thể tìm kiếm hoặc phân loại theo cách này.
Nói tóm lại, trong tình hình hiện nay, để bảo quản an tồn và tổ chức khai
thác sử dụng hiệu quả khối tài liệu khoa học cơng nghệ nói chung và tài liệu địa
chất khống sản nói riêng được hình thành trong q trình hoạt động của Viện,
một trong những nhiệm vụ cấp thiết là phải tiến hành tổ chức khoa học khối tài
5

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


liệu này, có như vậy tài liệu lưu trữ của Viện mới phát huy tối đa vai trò, giá trị
của nó trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ Tài nguyên và Môi trường giao
cho, cũng như đúng chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước, của ngành
lưu trữ đối với công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ những lý do nêu trên chúng tôi đã mạnh dạn chọn đề tài:
“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khống sản
thuộc Bộ Tài ngun và Mơi trường” làm đề tài luận văn cao học của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Dựa vào kết quả nghiên cứu lý luận, phân tích thực trạng tổ chức tài liệu
của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường, đề xuất một số biện pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức khoa
học tài liệu lưu trữ của cơ quan này.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu trên đây, đề tài cần phải giải quyết một số nhiệm
vụ sau đây:
- Nghiên cứu lý luận về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung.

- Nghiên cứu các đặc điểm của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản về các phương diện như nguồn gốc xuất
xứ, thành phần, khối lượng, đặc điểm về hình thức bề ngồi, phương thức chế
tác, về phương diện nội dung và các đặc điểm trong tổ chức khoa học khối tài
liệu này.
- Khảo sát, phân tích, tổng hợp thực trạng tài liệu lưu trữ và công tác tổ
chức khối tài liệu đó nhằm phát hiện những ưu điểm và hạn chế làm cơ sở
thực tiễn cho việc giải quyết mục tiêu nêu trên của đề tài.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiêu cứu của đề tài: là tài liệu lưu trữ, tổ chức tài liệu lưu
trữ nói chung và của Viện nói riêng, trong đó chú ý vào cơng tác tổ chức khoa
6

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


học tài liệu chun mơn đặc thù hình thành trong q trình hoạt động chun
mơn của Viện.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Do chức năng, nhiệm vụ của Viện là
nghiên cứu khoa học về địa chất và khoáng sản, mỗi phịng trong Viện lại có
những tài liệu chun ngành khác nhau. Chính vì vậy, tài liệu hình thành
trong hoạt động của Viện chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù thuộc lĩnh
vực nghiên cứu địa chất và khoáng sản. Loại tài liệu này chiếm khối lượng
lớn nhất của Viện, tài liệu hành chính chỉ chiếm khối lượng nhỏ. Vì vậy, đề
tài chỉ tập trung nghiên cứu khối tài liệu chun mơn đặc thù hiện có trong
kho lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản và công tác tổ chức
khoa học đối với khối tài liệu đó.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện những mục tiêu đã nêu, ngoài sử dụng phương pháp luận
của chủ nghĩa Mác – Lê nin chúng tôi đã sử dụng các phương pháp như: phân

tích tổng hợp, phương pháp điều tra, mô tả, khảo sát thực tế và phỏng vấn, cụ
thể là:
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lê nin về nhận thức khoa học
giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách
biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho
những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: được sử dụng khi phân tích, xử lý số
liệu, tổng hợp thơng tin qua q trình khảo sát thực tế thu được.
- Phương pháp phỏng vấn: được thực hiện trong quá trình thu thập thơng
tin, ý kiến cán bộ viên chức trong cơ quan.
- Phương pháp khảo sát thực tế: đây là phương pháp quan trọng để có
những số liệu phản ánh thực trạng tài liệu cũng như các vấn đề đang phải giải
quyết trong thực tế tổ chức tài liệu lưu trữ cơ quan – nơi được khảo sát. Đề tài
7

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


có tính ứng dụng cao hay khơng, trước hết phụ thuộc rất lớn từ những kết quả
khảo sát này.
- Phương pháp sử liệu học: nhằm đánh giá độ chính xác và giá trị tài liệu
của Viện.
- Phương pháp quan sát, tham dự: Để có thể biết rõ hơn tài liệu lưu trữ và
thực tế công tác lưu trữ của Viện là như thế nào.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ khoa học
cơng nghệ nói riêng (trong đó có tài liệu chun mơn đặc thù như: tài liệu địa
chất, địa chất khống sản, tài liệu khí tượng thuỷ văn, tài liệu trắc địa và bản
đồ) là một trong những vấn đề đã, đang thu hút sự quan tâm của các nhà quản
lý, các nhà khoa học. Do đó, đã có nhiều cơng trình nghiên cứu đề cập đến

vấn đề này như:
Trong cuốn giáo trình về chuyên ngành lưu trữ: “Lý luận và thực tiễn công
tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình
Quyền và Nguyễn Văn Thâm thể hiện ở từng khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân
loại, xác định giá trị, thu thập, bổ sung và tổ chức công cụ tra cứu.
Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành đã đi vào nghiên cứu các khía
cạnh, vấn đề cụ thể của tài liệu lưu trữ nói chung và cơng tác tổ chức khoa
học tài liệu nói riêng thí dụ: “Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào
kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (Chủ nhiệm); “Lý luận
và thực tiễn về tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam” - Vương Đình
Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng cơng cụ thống kê tài liệu lưu trữ”
– Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những cơ sở lý luận và thực tiễn xây
dựng danh mục hồ sơ ở các cơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Lưu
trữ tài liệu khoa học kỹ thuật” - Nguyễn Minh Phương; “Tổ chức Quản lý tài
liệu chun mơn hình thành trong hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ Tài
nguyên và Môi trường” - Nguyễn Liên Hương.
8

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Vấn đề này còn được đề cập trong các bài đăng tải trên tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam. Đã có rất nhiều bài đăng trên các tạp chí chuyên ngành này
như: “Vấn đề thu thập và tổ chức khoa học tài liệu ảnh kèm theo phim điện
ảnh” của tác giả Đào Xuân Chúc – Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01
(2-2002), tr 40 - 48; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp đổi
mới” của tác giả Phan Đình Nham – Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 1/1994;
“Vài nét về quản lý tài liệu lưu trữ nghe nhìn” của tác giả Nguyễn Lan
Phương – Tạp chí Lưu trữ Việt Nam 2 - 1998; “Trao đổi ý kiến về thuật ngữ
phân loại tài liệu và hệ thống hóa tài liệu” của tác giả Vương Đình Quyền –

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/1982;... các bài viết này tập trung
nghiên cứu mặt lý luận chung của công tác tổ chức khoa học và sử dụng tài
liệu lưu trữ, một số bài có đề cập đến cơ quan cụ thể.
Bên cạnh đó, cịn có một số đề tài khóa luận, luận văn thạc sỹ và các báo
cáo khoa học của sinh viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội cũng nghiên cứu về lĩnh vực
này. Qua nghiên cứu tơi thấy có một số đề tài nghiên cứu liên quan tới đề tài
của mình như:
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ năm 2004 của Lê Tuấn Hùng:
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để
hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý Bộ Khoa học và Công nghệ”.
- Luận văn thạc sỹ chuyên ngành lưu trữ năm 2008 của Nguyễn Mai
Hương: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại trung tâm kiểm định kỹ thuật
an toàn xây dựng Bộ Xây dựng”.
- Luận văn thạc sỹ năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn, Chuyên Ngành Lưu
trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III –
Thực trạng và giải pháp”.

9

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


- Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Hồ Anh Tú, Chuyên ngành Lưu
trữ học: “ Tổ chức Khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn lao động tỉnh,
thành phố”.
- Luận văn thạc sỹ năm 2008 của Vũ Ngọc Thúy, Chuyên ngành Lưu trữ
học: “ Sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ tổng
bí thư tại kho lưu trữ trung ương Đảng”,...
Ngồi ra cịn có các khóa luận tốt nghiệp như:

- Khố luận tốt nghiệp năm 2005 của sinh viên Vũ Thị Hằng, Chuyên
ngành Lưu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Văn hóa Thể
thao tỉnh Bắc Giang – Nhận xét và kiến nghị”
- Khoá luận tốt nghiệp năm 2008 của sinh viên Phạm Văn Hải, Chuyên
ngành Lưu trữ học: “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại cơng ty Điện lực
Hà Nội”,...
Mặc dù có nhiều cơng trình nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ, nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ tại Viện Khoa học Địa chất và Khống sản. Vì vậy, đề tài của tơi có tính
chất kế thừa nhưng khơng trùng lặp với các cơng trình nghiên cứu trước.
7. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để nghiên cứu đề tài này, tơi đã tham khảo các nguồn sau:
- Sách, giáo trình chuyên môn về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ;
- Những văn bản quy định của Nhà nước, của cơ quan Đảng, đặc biệt cơ
quan về đối tượng nghiên cứu;
- Những cơng trình nghiên cứu đã cơng bố (báo cáo khoa học, báo cáo
thực tập, khóa luận tốt nghiệp,...) về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, những
đề tài nghiên cứu liên quan;
- Các bài viết trên báo, tạp chí chuyên ngành về Lưu trữ và Địa chất, các
website có liên quan đến nội dung nghiên cứu.
10

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận phần nội dung báo cáo của tôi được
trình bày thành ba phần chính cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Viện
khoa học Địa chất và Khống sản

Phần này trình bày khái qt về các khái niệm cơ bản về tài liệu lưu trữ,
tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cũng như mục đích, yêu cầu, nội dung,
phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đặc điểm, ý nghĩa của tài liệu
lưu trữ Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản. Những kết quả nghiên cứu
chương này sẽ là cơ sở, nền tảng để chúng ta so sánh, đối chiếu với thực tiễn
và đề xuất một phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tối ưu nhất.
Chương 2: Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa
học Địa chất và Khống sản
Phần này đi sâu tìm hiểu q trình hình thành tài liệu của cơ quan, cơng
tác chỉ đạo điều hành tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan và hiện
trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại bộ phận lưu trữ Viện Khoa học Địa
chất và Khoáng sản.
Đặc biệt trong chương này đã dành nhiều thời gian để nghiên cứu việc
phân loại tài liệu của cơ quan, tìm hiểu thực trạng công tác biên mục, thống
kê, xác định giá trị và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, kèm theo đó là sự phân
tích, nhận xét về các mặt mạnh và tồn tại của thực trạng đó, chỉ ra nguyên
nhân của mặt mạnh và những tồn tại trong tổ chức tài liệu lưu trữ để kế thừa
ưu điểm và khắc phục tồn tại trong tổ chức tài liệu của Viện Khoa học Địa
chất và Khoáng sản.

11

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Địa chất và Khống sản
Trên cơ sở phân tích những ưu điểm và tồn tại của công tác tổ chức tài
liệu tại Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản, căn cứ vào cơ sở lý luận và
pháp lý, đề tài đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm tổ chức khoa học tài liệu.

Các giải pháp đó gồm: Xây dựng, hoàn thiện các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản nghiệp vụ về tổ chức tài liệu; giải pháp nhằm xây dựng phương án
tối ưu để tổ chức tài liệu lưu trữ thực sự khoa học, nâng cao chất lượng thu
thập, phân loại, xác định giá trị, biên mục, thống kê và xây dựng công cụ tra
tìm tự động tài liệu. Ngồi các biện pháp về nghiệp vụ, công tác tổ chức – cán
bộ cũng được đề cập trong chương này.
Mặc dù đã cố gắng nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên luận văn
khơng thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng tơi rất mong nhận được ý kiến
đóng góp của thầy cơ và các bạn để luận văn có thể hồn thiện hơn.
Qua đây, tôi xin bày tỏ sự cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo, các cơ
quan, cá nhân và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của TS. Nguyễn
Cảnh Đương đã giúp tơi hồn thành đề luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 06 tháng 6 năm 2014
Học viên
Hoàng Thị Hương Giang

12

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN ĐỂ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
VIỆN KHOA HỌC ĐỊA CHẤT KHOÁNG SẢN
1.1. Vài nét khái quát về Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản được thành lập theo Quyết định số
95/CP của Chính phủ ngày 16/6/1976 trên cơ sở Đoàn Địa chất 45 (Quyết
định thành lập số 500/ĐC ngày 15/5/1965 của Tổng cục Địa chất). Ngày
17/12/1980, Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số: 309/TTg thành lập Ban

đào tạo và giao nhiệm vụ đào tạo trên đại học cho Viện. Căn cứ Quyết định
số: 782/TTg ngày 24/10/1996 của Thủ tướng Chính phủ về việc sắp xếp các
cơ quan nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ, ngày 31/12/1996, Bộ
trưởng Bộ Công nghiệp đã ký Quyết định số: 4014/QĐ - TCCB thành lập
Viện Nghiên cứu Địa chất và Khống sản trực thuộc Bộ Cơng nghiệp. Theo
Nghị định số: 91/2002/NĐ - CP của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số:
16/2003/QĐ - BTNMT của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, Viện
trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. Theo Quyết định số: 1238/QĐ TTg ngày 18 tháng 9 năm 2006 của Thủ tướng Chính Phủ, Viện đổi tên là
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản
Chức năng
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là Viện nghiên cứu cơ bản trực
thuộc Bộ Tài ngun và Mơi trường, có chức năng nghiên cứu khoa học và
phát triển công nghệ về địa chất và khoáng sản, tài nguyên địa chất, tài
nguyên nước dưới đất, địa chất biển, địa chất môi trường, địa chất đô thị, địa
chất y học, địa chất kỹ thuật (gọi chung là địa chất khoáng sản); đào tạo sau
đại học về địa chất, khoáng sản.
13

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Viện Khoa học Địa chất và Khống sản có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; được ngân sách của Nhà nước
bảo đảm kinh phí hoạt động thường xuyên theo chế độ của tổ chức khoa học
và công nghệ nghiên cứu cơ bản.
Nhiệm vụ và quyền hạn
+ Trình Bộ trưởng kế hoạch nghiên cứu, triển khai khoa học và công nghệ
dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất, khoáng sản; tổ chức thực hiện sau khi
kế hoạch được phê duyệt;

+ Nghiên cứu cơ bản về vỏ trái đất, cấu trúc và thành phần vật chất của
các thành tạo địa chất, điều tra tài nguyên khoáng sản, tai biến địa chất và môi
trường địa chất;
+ Tham gia xây dựng chiến lược phát triển, chính sách, pháp luật về địa
chất, khống sản ;
+ Xây dựng kế hoạch nghiên cứu dài hạn, 5 năm, hàng năm về địa chất,
khoáng sản và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;
+ Nghiên cứu ứng dụng, chuyển giao tiến bộ khoa học - công nghệ về địa
chất, khoáng sản;
+ Tổ chức hoặc tham gia thực hiện các chương trình nghiên cứu khoa học
-cơng nghệ về địa chất, khống sản với nước ngồi hoặc tổ chức quốc tế;
+ Xây dựng quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn kỹ thuật, định mức kinh tế kỹ thuật về địa chất, khống sản;
+ Thực hiện cơng tác đào tạo sau đại học về địa chất, khoáng sản;
+ Thực hiện các dịch vụ khoa học, cơng nghệ về địa chất, khống sản.

14

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Địa chất và Khống sản:

Mối quan hệ giữa các phịng trong q trình lập ra tài liệu chun mơn
- Phịng Tổ chức Hành chính: Quản lý về nhân sự của Đề án.
- Phòng Khoa học – Kế hoạch – Hợp tác quốc tế: Quản lý về mặt kế
hoạch triển khai công việc của Đề án.
- Phịng Tài chính Kế tốn: Quản lý tài chính, chính sách, lương
của Đề án.
- Phịng Viễn thám – Tốn địa chất:
+ Phịng ĐCTV - ĐCCT: Phối hợp thành lập bản đồ địa chất thủy văn

ảnh, giải đoán thủy văn, lập sơ đồ lưu vực dòng chảy.
+ Phòng Địa mạo: Thành lập bản đồ địa mạo, trắc lượng hình thái.
+ Thạch luận: Giải đốn, thành lập các bồn trầm tích, đánh giá khống
sản, phân tích cấu trúc địa chất.
15

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


+ Viễn thám giúp Khống sản Khơng kim loại: Xử lý số liệu, làm rõ bản
chất của các mối quan hệ giữa Khống sản Khơng kim loại với q trình, đối
tượng địa chất liên quan. Viễn thám được coi là một trong các phương pháp
nghiên cứu điều tra khoáng sản.
+ Qua ảnh Viễn thám phát hiện đứt gãy sẽ giúp cho công tác Địa vật lý
khảo sát đứt gãy hiệu quả hơn.
- Phịng Khống vật – Địa chất đồng vị:
+ Khoáng vật là nền tảng cho nghiên cứu thạch học, thạch luận
nguồn gốc.
+ Khoáng vật phục vụ cho Khoáng sản: Nghiên cứu về nguồn gốc
Quặng, thành phần vật chất Quặng hóa, TH trong Quặng.
+ Khống vật giúp Địa vật lý xác định khống vật: manhetit cho cơng tác
điều tra, đo vẽ địa vật lý từ, uran cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý xạ,
Quặng kim loại cho công tác điều tra, đo vẽ địa vật lý điện.
+ Khoáng vật cho Viễn thám Toán địa chất: Với mỗi loại khống vật
có phổ xác định, do đó nghiên cứu khống vật sẽ phục vụ cho phân tích
ảnh viễn thám.
+ Khoáng vật cho Cổ sinh: Khoáng vật nghiên cứu đá trầm tích có chứa
cổ sinh, phân tích mẫu Microsond.
+ Khống vật cho Địa hóa: các khống vật tìm được trong đất chính là
mẫu địa hóa vì vậy khống vật nghiên cứu giúp phân loại địa hóa ra thành Địa

hóa nguyên sinh, địa hóa thứ sinh.
+ Khống vật cho Địa chất thủy văn - Địa chất cơng trình: Với tập hợp
khống vật nằm trong đất quyết định chất lượng đất, độ ổn định cơng trình,
thủy văn.
+ Khống vật phục vụ Kinh tế địa chất: Loại khoáng vật tùy theo mức độ
phổ biến trong vỏ trái đất sẽ tạo ra các mỏ có giá trị khác nhau.
16

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


- Phòng Cổ sinh – Địa tầng:
+ Cổ sinh Địa tầng phục vụ cho Kiến tạo Địa mạo: giúp nghiên cứu
chuyên đề cấu trúc kiến tạo.
+ Cổ sinh địa tầng giúp cho Khống sản Khơng kim loại: xác định tuổi,
mơi trường địa chất thành tạo Khống sản Khơng kim loại.
- Phịng Khống sản Kim loại và Khơng kim loại:
+ Khống sản Khơng kim loại cùng Khống sản kim loại: là 2 đơn vị
cùng chuyên môn (Cùng phương pháp nghiên cứu chung nhưng có những
phương pháp nghiên cứu đặc thù riêng cho từng loại khống sản kim loại và
khơng kim loại).
+ Giúp cho Kiến tạo – Địa mạo: Nghiên cứu mối liên quan, khả năng
sinh khoáng của các cấu trúc địa chất,các hoạt động kiến tạo, các dạng địa
mạo đối với các loại khống sản kim loại (khơng kim loại) với q trình hình
thành và bảo tồn vỏ phong hóa.
+ Giúp cho Thạch luận nghiên cứu mối quan hệ sinh khoáng kim loại
(khơng kim loại) đối với q trình địa chất nghiên cứu tiềm năng khống sản
khơng kim loại trong các thành tạo địa chất.
+ Đối với Kinh tế Nguyên liệu khống: Khống sản kim loại (khơng kim
loại) sẽ cung cấp tài nguyên, trữ lượng, chất lượng của khoáng sản phục vụ

giải các bài toán về kinh tế nguyên liệu khoáng.
- Phịng Thạch luận – Trầm tích luận:
+ Thạch luận giúp Cổ sinh lát mỏng thạch học.
+ Nghiên cứu quá trình địa chất (magma, trầm tích, biến chất), thành tạo
các đối tượng (đá) chứa khống sản khơng kim loại.
- Phịng Kinh tế ngun liệu khống:
+ Phịng Kinh tế ngun liệu khống tham gia xây dựng định mức đơn
giá mẫu cổ sinh các loại.
17

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


+ Tính tốn giá trị kinh tế, khả năng khai thác, sử dụng của các tích tụ
khống sản khơng kim loại.
- Phịng Phân tích:
+ Phịng phân tích giúp Khống sản khơng kim loại: Xác định thành
phần vật chất (hóa học, khống vật) của Khống sản Khơng kim loại và các
đối tượng địa chất liên quan, cung cấp các số liệu để luận giải các q trình
sinh khống q trình tạo vỏ phong hóa.
+Phịng phân tích giúp phịng Thạch luận: Gia cơng các loại mẫu: thạch
học, thạch học định hướng, khống tướng, trọng sa, vi cổ sinh, bao thể, hoá,
quang phổ, microsonde; Phân tích các loại mẫu: thạch học, khống tướng,
trọng sa theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngồi Viện.
+ Phịng Phân tích với Phịng Kim loại: Nghiên cứu thành phần vật chất
các loại của đá và quặng.
- Phòng Địa chất thủy văn – Địa chất cơng trình:
+Xác định điều kiện địa chất thủy văn, địa chất cơng trình trong khai
thác khống sản kim loại, khơng kim loại;
+ Xác định ảnh hưởng môi trường do khai thác khống sản gây ra;

+ Xác định các thơng số cơ lý của vỏ phong hóa;
+ Xác định điều kiện thủy văn đối với các q trình phong hóa.
+ Địa chất thủy văn – địa chất cơng trình cho Địa vật lý: Định hướng sơ
bộ vị trí khảo sát, độ sâu, chiều dày tầng chứa nước phục vụ công tác đo địa
vật lý.
- Phòng Kiến tạo Địa mạo:
+ Với phòng Khống sản khơng kim loại: Nghiên cứu cấu trúc địa chất,
các hoạt động kiến tạo, các quá trình và các hình thái địa mạo phục vụ nghiên
cứu, điều tra, đánh giá khống sản khơng kim loại, nghiên cứu điều tra vỏ
phong hóa.
18

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


+ Với phòng Thạch luận: nghiên cứu liên quan về tổ hợp thạch - kiến tạo,
vi kiến tạo.
+ Với phòng Cổ sinh - Địa tầng: Nghiên cứu liên quan về bào tử phấn
hoa định tuổi Đệ tứ, di sản địa chất hóa thạch cổ sinh, di sản địa chất địa tầng.
+ Với phịng Khống sản: nghiên cứu liên quan cấu trúc - trường quặng,
di sản địa chất khoáng sản.
+ Với phịng Địa chất thủy văn - Địa chất cơng trình: Nghiên cứu liên
quan về thủy văn karst, tai biến địa chất, di sản địa chất hang động và hệ
thống thủy văn v.v.
+ Với phịng Địa hóa mơi trường: nghiên cứu kiến tạo đóng góp rất
nhiều cho nghiên cứu địa hóa. Từ những nghiên cứu kiến tạo, chúng ta có
thể chứng minh được nguồn gốc hình thành từ nhiều loại khống vật tại
những nơi khác nhau
+ Với phịng Khống vật - Địa chất Đồng vị: Nghiên cứu liên quan về
định tuổi Đồng vị: K - Ag, di sản địa chất khoáng vật.

+ Với phịng Tốn viễn thám: Nghiên cứu về xử lý ảnh vệ tinh.
+ Với phịng Phân tích: Nghiên cứu liên quan về các mẫu thạch học định
hướng, thạch học đá kiến tạo.
- Phòng Địa vật lý:
+ Địa vật lý cho Không kim loại: Nghiên cứu điều tra vỏ phong hóa phục
vụ điều tra, đánh giá khống sản phi kim loại.
+ Địa vật lý cho Kiến tạo Địa mạo: Tham gia thực hiện công tác địa vật
lý liên quan đến tai biến địa chất, đánh giá hoạt động của đứt gãy.
+ Địa vật lý cho Địa chất thủy văn – Địa chất cơng trình: Tìm kiếm nước
ngầm, xác định các tham số vật lý (vận tốc truyền sóng của đất đá, tham số cơ
lý) phục vụ thiết kế, thi công nền móng cơng trình, khảo sát mơi trường.

19

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


- Phịng Địa hóa:
+ Phịng Địa hóa có mối quan hệ chặt chẽ với Địa vật lý và Khoáng sản.
Trong cơng tác thăm dị, tìm kiếm, Địa hóa thường đi đầu trong việc xác định
các tiền đề tìm kiếm, đưa ra nhận định ban đầu để phục vụ toàn bộ cơng tác.
Địa vật lý và Khống sản mang tính thực hiện những cơng tác tiếp theo mang
tính chất chun sâu, địi hỏi thời gian và cơng sức.
+ Nhiệm vụ của Địa hóa và Thạch Luận gắn kết với nhau. Cả hai đều
nghiên cứu chung một đối tượng là các loại đá. Cả hai đều nghiên cứu thành
phần các loại đá, bất kỳ đá nào cũng chứa các nguyên tố trong hệ thống tuần
hoàn. Việc nghiên cứu sự phân bố các nguyên tố trong các đá khác nhau là
nhiệm vụ gắn kết Địa hóa và Thạch Luận.
+ Địa hóa cho Kiến tạo: Từ những dấu hiệu Địa hóa các nhà Kiến tạo có
thể xác định được những hoạt động kiến tạo đã xảy ra trong giai đoạn trước.

Như vậy, ở Viện mỗi phòng ban đều ở phương diện này hay phương
diện khác đều tham gia hoặc chủ trì trong việc tạo lập lưu trữ và sử dụng
tài liệu chuyên môn đặc thù. Đây là một đặc điểm cần chú ý khi tổ chức
khoa học tài liệu.
1.2. Đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động
của Viện
1.2.1 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Viện
a, Đặc điểm về thành phần, khối lượng, nội dung của khối tài liệu
lưu trữ hiện đang được bảo quản tại Viện
Viện Khoa học Địa chất và Khoáng sản là một cơ quan nhà nước trực
thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường, thực hiện chức năng nghiên cứu đồng
thời cũng đào tạo sau đại học về địa chất và khống sản. Q trình hoạt động
của Viện sản sinh ra khối tài liệu rất phong phú.

20

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


Khối lượng:
Kết quả khảo sát và tìm hiểu, cho thấy trong kho lưu trữ của Viện có
khoảng 1000m giá tài liệu.
Tình trạng vật lý:
Hầu hết tài liệu có tình trạng vật lý tốt, ít bị nấm mốc, mủn hay bay
màu…
Thành phần:
Thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện rất đa dạng gồm có:
- Một khối lượng là tài liệu hành chính: tài liệu thi đua khen thưởng;
quản lý hành chính; kế hoạch tháng, quý, năm, kế hoạch dài hạn về các mặt
hoạt động của Viện; các báo cáo về tình hình kế hoạch; các văn bản hướng

dẫn xây dựng, trình duyệt, giao chỉ tiêu biên chế, tuyển dụng lao động, các
bản kế hoạch tài chính của Viện, văn bản kiểm tra, xét duyệt vấn đề tài
chính kế tốn của đơn vị,.. Ngồi ra, cịn có các văn bản do Chính phủ, các
Bộ, ban ngành và cơ quan cấp trên gửi đến như Nghị định, Quyết định,
Thông tư, Chỉ thị,…
- Tài liệu khoa học (trong đó chủ yếu là tài liệu chuyên môn đặc thù) là
thành phần tài liệu rất quan trọng, chiếm khối lượng lớn nhất của Viện, vì
thực chất chức năng, nhiệm vụ của Viện là nghiên cứu khoa học. Gồm có:
Tài liệu xét duyệt đề tài
+ Bản đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ, dự án;
+ Bản tổng hợp Danh mục đăng ký thực hiện đề tài, nhiệm vụ,
dự án;
+ Thuyết minh đề tài;
+ Lý lịch khoa học của cán bộ tham gia dự tuyển chủ nhiệm;
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng xét duyệt;

21

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


+ Phiếu nhận xét của ủy viên Hội đồng xét duyệt;
+ Phiếu đánh giá kết quả xét duyệt đề tài;
+ Biên bản họp hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ nhiệm đề tài;
+ Biên bản kiểm phiếu của Hội đồng tuyển chọn cá nhân làm chủ
nhiệm đề tài
+ Phiếu thuyết minh đề tài;
+ Quyết định phê duyệt.
Tài liệu về tổ chức thực hiện nghiên cứu
+ Hợp đồng khoa học và công nghệ;

+ Thuyết minh đề tài đã được phê duyệt;
+ Báo cáo khoa học;
+ Các báo cáo định kỳ;
+ Các sản phẩm khoa học của đề tài (bản đồ - bản vẽ);
+ Các tài liệu nguyên thủy: số liệu gốc, nhật ký thực địa, kết quả
phân tích, báo cáo kết quả khảo sát nước ngồi (nếu có), tài liệu ảnh, tài
liệu ghi âm – ghi hình (băng đĩa).
Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp cơ sở
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp cơ sở;
+ Phiếu tự đánh giá cấp cơ sở;
+ Biên bản kiểm phiếu cấp cơ sở.
Tài liệu đánh giá nghiệm thu cấp bộ
+ Biên bản họp Hội đồng nghiệm thu cấp bộ;
+ Phiếu đánh giá kết quả nghiệm thu cấp bộ;
+ Biên bản kiểm phiếu nghiệm thu cấp bộ;

22

LUAN VAN CHAT LUONG download : add


+ Phiếu tự đánh giá nghiệm thu cấp bộ;
+ Biên bản kiểm phiếu cấp bộ;
+ Biên bản thanh lý.
Trong khối tài liệu về khoa học nà đa phần là tài liệu chun mơn. Đó
là các thuyết minh, báo cáo, sản phẩm khoa học của các đề tài nghiên cứu địa
chất, khống sản và các tài liệu ngun thủy của nó.
Nội dung tài liệu lưu trữ của Viện

Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan phải phản ánh
được chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. Cũng như vậy, tài liệu lưu
trữ của Viện đã phản ánh bao trùm tất cả các mặt, lĩnh vực hoạt động của
Viện. Bao gồm:
- Tài liệu về kế hoạch công tác ngắn hạn và dài hạn của Viện;
- Tài liệu về lập dự toán thu chi ngân sách của Viện
- Hồ sơ cán bộ, công tác đào tạo, tài liệu liên quan đến công tác thi đua
khen thưởng, kỷ luật;
- Tài liệu chuyên môn đặc thù của cơ quan gồm:
+ Các báo cáo lập bản đồ địa chất trình bày các kết quả đo vẽ bản đồ
địa chất ở các tỷ lệ 1:500.000, 1:200.000, 1:100.000, 1:50.000, 1:25.000.
Tài liệu bao gồm các bản báo cáo, thuyết minh, bản vẽ, nhật ký về các kết
quả nghiên cứu về địa chất (địa tầng, cấu trúc, thạch luận, trầm tích, xâm
nhập, phun trào, kiến tạo, địa mạo, trầm tích đệ tứ, vỏ phong hố, trọng sa,
kim lượng, ...).
Ví dụ: Đề án Đánh giá tai biến địa chất ở các tỉnh ven biển miền Trung
từ Quảng Bình đến Phú Yên - Hiện trạng, nguyên nhân, dự báo và đề xuất
biện pháp phòng tránh, giảm thiểu hậu quả; Đề án Nghiên cứu dẫy ngang
các thành hệ địa chất Việt Nam và mối quan hệ của chúng với quặng hố và
thành lập phức hệ bản đồ nói trên tỷ lệ 1/1.000.000;…
23

LUAN VAN CHAT LUONG download : add