Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
_________________________

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN:
CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN NHẠC CỤ

GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN:
Nguyễn Văn Danh

NHÓM 4:
 Phạm Đại Hàn
 Nguyễn Trần Thanh Bằng
 Nguyễn Huy Hoàng
 Nguyễn Minh Tiến

1/3/2013
Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 1


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

I.

Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống và các bảng
phỏng vấn cụ thể từng chủ đề:
1.

Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống:
Kế hoạch phỏng vấn tổng quan

Hệ thống: Quản lý cửa hàng bán nhạc cụ
Người lập: Nhóm 4
STT
1
2
3

4

2.

Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể:
a.

Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1:

Người thực hiện: Nguyễn Trần Thanh Bằng
Người Được Hỏi: Lê Minh
Phương
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng
P9.Q3
Đối Tượng:



Nhân viên cửa hàng

Dữ liệu thu thập là quá

trình bán hàng
Chương Trình:


Giới thiệu

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ
 Tổng quan về dự án
 Tổng quan về phỏng

vấn

Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề
bán hàng
 Câu hỏi 1: trả lời














Câu hỏi 2: trả lời
Câu hỏi 3: trả lời
Câu hỏi 4: trả lời
Câu hỏi 5: trả lời
Câu hỏi 6: trả lời
Câu hỏi 7: trả lời
Câu hỏi 8: trả lời
Câu hỏi 9: trả lời
Câu hỏi 10: trả lời
Câu hỏi 11: trả lời
Câu hỏi 12: trả lời
Câu hỏi 13: trả lời

 2 phút
 2 phút
















5 phút
10 phút
10 phút
5 phút
10 phút
15 phút
10 phút
5 phút
5 phút
5 phút
10 phút
5 phút
5 phút

 20 phút

Tổng hợp các thông tin thu
thập.
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cám ơn thông tin mà anh
đã cung cấp!

 3 phút


Dự kiến tổng cộng: 140 phút
Phiếu phỏng vấn

Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc
cụ
Người Được Hỏi: Lê Minh
Phương
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3
Câu 1:Xin anh cho biết cửa
hàng có những hình thức mua
hàng nào ?
Câu 2:Hoạt động bán hàng diễn
ra như thế nào ?

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

Câu 3:Cửa hàng có lưu thơng
tin của khách hàng khơng ? Nếu
có thì lưu những thơng tin nào ?
Câu 4:Cừa hàng có những hình
thức thanh tốn nào ?

Câu 5:Cừa hàng bán bao nhiêu
loại nhạc cụ ?
Câu 6:Khi khách hàng muốn
mua 1 số lượng lớn nhạc cụ lớn
hơn số lượng hiện có thì cửa
hàng sẽ xử lý như thế nào ?
Câu 7:Khi khách hàng mua 1 số
lượng lớn thì có phải đặt cọc

khơng ? Nếu có thì đặt bao nhiêu
%?
Câu 8:Nếu khách hàng mua từ
2 lần trở lên thì có sự khác biệt
nào khơng ?
Câu 9: Có 1 số nhạc cụ rất có giá
trị nhưng người mua khơng đủ
tiền ngay tại thời điểm đó vậy thì
cơng ty có chính sách gì khơng ?
Câu 10: Nếu mua trả góp thì
khách hàng cần phải làm gì ?

Câu 11: Xin anh cho biết cụ thể
hơn về hình thức mua trả góp ?

Câu 12: Nếu tới kì hạn mà khách
hàng khơng thanh tốn tiền trả
góp thì cơng ty sẽ xử lý như thế
Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

nào ?

Câu 13:Cửa hàng có thường
dùng máy tính để lưu trữ dữ liệu
không ? Và lưu những thông tin
gì ?
Nhận Xét:


Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 5


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

b. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 2:
Người thực hiện: Phạm Đại Hàn
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người Được Hỏi: La Hồng Ân
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3
Đối Tượng:



Nhân viên cửa hàng
Dữ liệu thu thập là quá

trình quản lý nhạc cụ
Chương Trình:




Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng vấn


Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề
quản lý nhạc cụ





Câu hỏi 2: trả lời
Câu hỏi 3: trả lời


thập.

Câu hỏi 1: trả lời
Câu hỏi 4: trả lời

Tổng hợp các thông tin thu

Kết thúc phỏng vấn.
Xin cám ơn thông tin mà anh đã
cung cấp!
Dự kiến tổng cộng: 50 phút
Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc
cụ
Người Được Hỏi: La Hồng Ân
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3
Câu 1: Cửa hàng bán bao nhiêu
loại nhạc cụ ?
Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1



Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

Câu 2: Cửa hàng phân loại và
bố trí các nhạc cụ như thế nào ?
Câu 3: Cửa hàng có lưu thơng
tin của các nhạc cụ hay khơng ?
Câu 4: Cửa hàng có thường
xuyên cập nhật các mẫu mã nhạc
cụ mới cũng như tìm hiểu giá cả
thị trường để có giá bán cho phù
hợp hay khơng ?
Nhận xét:

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 7


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

c. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 3:
Người thực hiện: Nguyễn Huy Hoàng
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người Được Hỏi: Trần Minh
Nhật
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng
P9.Q3
Đối Tượng:




Nhân viên kĩ thuật
Dữ liệu thu thập là quá

trình bảo hành nhạc cụ
cho khách hàng
Chương Trình:




Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng

vấn
Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề
bảo hành


Câu hỏi 1: trả lời
Câu hỏi 2: trả lời

Câu hỏi 3: trả lời

Câu hỏi 4: trả lời



Tổng hợp các thông tin thu
thập.
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cám ơn thông tin mà anh
đã cung cấp!
Dự kiến tổng cộng: 45 phút

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 8


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc
cụ
Người Được Hỏi: Trần Minh
Nhật
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3
Câu 1: Chính sách bảo hành của
cửa hảng như thế nào ?

Câu 2: Các trường hợp khơng
được bảo hành là gì ?
Câu 3: Khi tiếp nhận một nhạc
cụ cần bảo hành thì bộ phận bảo
hành sẽ xử lý như thế nào ?

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1



Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

Câu 4: Nếu nhạc cụ không phải
là mua tại cửa hàng thì bên anh
có nhận sửa chữa hay khơng ?
Nhận xét:

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 10


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

d. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 4:
Người thực hiện: Nguyễn Minh Tiến
Kế Hoạch Phỏng Vấn
Người Được Hỏi: Trương
Duy Lâm
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng
P9.Q3
Đối Tượng:



Nhân viên thủ kho
Dữ liệu thu thập là quá


trình nhập kho và xuất
kho
Chương Trình:




Giới thiệu
Tổng quan về dự án
Tổng quan về phỏng

vấn
Chủ Đề Sẽ Đề Cập: vấn đề
nhập xuất hàng trong kho


Câu hỏi 1: trả lời
Câu hỏi 2: trả lời

Câu hỏi 3: trả lời

Câu hỏi 4: trả lời


Tổng hợp các thông tin thu
thập.
Kết thúc phỏng vấn.
Xin cám ơn thông tin mà anh
đã cung cấp!
Dự kiến tổng cộng: 60 phút

Phiếu phỏng vấn
Dự án: Quản lý cửa hàng nhạc
cụ
Người Được Hỏi: Trương Duy
Lâm
Địa Chỉ: 16/39 Kỳ Đồng P9.Q3
Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

Câu 1: Anh nhập hàng định kỳ
vào thời gian nào ?

Câu 2:Nhập về anh lưu những
thơng tin gì của kiện hàng
khơng?
Câu 4: Khi nào thì anh xuất hàng
?
Câu 5: Sau khi xuất hàng anh có
lưu thơng tin gì lại để kiểm tra
không?

Nhận Xét:

AI.

Tổng quan đánh giá phỏng vấn:

Sau quá trình phỏng vấn,người phỏng vấn đã thu thập được những thông tin rất đầy đủ

và thực tế từ người được phỏng vấn. Người được phỏng vấn có thái độ vui vẻ và hợp tác,tuy
nhiên vì sự bận rộn của nhữ ng người được phỏng nên có thể có 1 số chi tiết khơng được rõ
ràng.
BI.

Mơ tả - phân tích hệ thống và biểu mẫu:
A. Mơ tả - phân tích hệ thống:

Ngày nay việc sở hữu cho mình một nhạc cụ như : đàn ghi ta , sáo , .... khơng cịn là
chuyện của những người nghệ sĩ nữa. Bất kì ai có nhu cầu giải trí đều có thể sở hữu cho
mình 1 nhạc cụ ưa thích đặc biệt là giới trẻ ngày nay. Trước nhu cầu đó mà các cửa
Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 12


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

hàng bán nhạc cụ ra đời. Các cửa hàng bán nhạc cụ là nơi cung cấp các loại nhạc cụ đa
dạng về chủng loại và mẫu mã , kèm theo là các phụ kiện của từng nhạc cụ. Các sản
phẩm này được trưng bày tại cửa hàng và lưu trữ trong kho hàng. Sau đó cung cấp tới
các đối tượng khách hàng khác nhau từ khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn
thường xuyên
Đề tài được xem xét ở đây là “xây dựng chương trình quản lý cửa hàng bán nhạc
cụ”.
Trong quá trình khảo sát thực tế tại cửa hàng bán nhạc cụ chúng tôi đã thu thập
được các thông tin.


Bán hàng: Khi khách hàng muốn mua nhạc cụ, nhân viên kiểm tra khách

hàng mới hay cũ rồi sau đó sẽ tiến hành lập hóa đơn bán nhạc cụ, trong cửa
hàng mỗi nhạc cụ sẽ được cấp một mã nhạc cụ, tên nhạc cụ, loại nhạc cụ,
dòng nhạc cụ, số lượng,đơn giá. Khi mua Khách hàng sẽ chọn một hình thức
thanh tốn bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng. Sau đó khách hàng sẽ phải trả
trước ít nhất 20% giá trị sản phẩm. Nếu khách hàng muốn mua số lượng lớn
thì nhân viên sẽ liên hệ với bên quản lý kho rồi sẽ quyết định tiến hành giao
dịch hay không. Các thông tin giao dịch sẽ được lưu trữ lại trên máy tính.
Thơng tin về khách hàng mới sẽ được lưu lại vào cơ sở dữ liệu bao gồm :mã
khách hàng , họ tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, chứng minh nhân dân,
số điện thoại.



Hình thức mua trả góp: Khi khách hàng muốn mua nhạc cụ nhưng khơng
đủ khả năng chi trả thì tùy theo giá trị sản phẩm mà cơng ty sẽ áp dụng
hình thức mua hàng trả góp cho khách hàng. Khách hàng cần phải trả trước
20% giá trị của sản phẩm và đáp ứng đủ các thủ tục trả góp để được sở hữu
sản phẩm. Bên cạnh đó cơng ty cũng có những hình thức xử lý đối với
những khách hàng khơng trả góp đúng kì hạn.



Quản lý nhạc cụ: Cửa hàng bán nhạc cụ và phụ kiện cho nhạc cụ.Mỗi nhạc
cụ được quản lý theo các thông tin: như mỗi nhạc cụ sẽ có một mã nhạc cụ,
tên nhạc cụ, loại nhạc cụ, dòng nhạc cụ, đơn giá, số lượng. Trong cửa hàng,
các sản phẩm được trưng bày theo các khu riêng biệt để để cửa hàng dễ quản
lý và khách hàng dễ tìm kiếm được sản phẩm mà mình cần. Bên cạnh đó,
hàng tháng cửa hàng ln cập nhật các mẫu mã và giá cả thị trường để điều
chỉnh giá bán cho phù hợp


Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 13


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ


Bảo hành: Các nhạc cụ được mua tại cửa hàng đều có phiếu bảo hành ghi rõ
thơng tin bảo hành : ngày mua, thời hạn bảo hành, tên khách hàng, số điện
thoại, CMND. Nếu nhạc cụ bị lỗi kỹ thuật và cịn hạn bảo hành thì phịng
bảo hành sẽ viết giấy bảo hành cho khách ghi rõ thông tin, hiện trạng của
nhạc cụ và ngày hẹn giao nhạc cụ.



Nhập xuất kho: Khi đến thời điểm nhập nhạc cụ định kỳ hoặc số lượng
nhạc cụ dưới mức quy định , thủ kho sẽ lập một đơn nhạc cụ nhập gồm : Mã
phiếu nhập, ngày nhập , nhập mã nhạc cụ nào và tên nhạc cụ nào, số lượng
bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu. Sau khi nhạc cụ được nhập về thì sẽ được
kiểm tra và lưu trữ các thơng tin về kiện nhạc cụ nhập . Kho quy đinh khi
nhận được Hóa đơn nhạc cụ thì mới cho xuất và khi xuất thủ kho sẽ lưu lại
những thông tin như: Mã phiếu xuất, ngày xuất, xuất cho hóa đơn nào , xuất
cho khách hàng nào và số tiền thanh tốn là bao nhiêu. Lưu nhưng thơng tin
ấy để tiện đối chiếu nếu có vấn đề gì xảy ra và cũng để tiện tổng kết.

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 14



Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

B.

Các biểu mẫu:
 Hóa đơn mua hàng trực tiếp:

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 15


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ


Hóa đơn mua hàng qua thẻ tín dụng:

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 16


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

IV.

Sơ đồ phân rã chức năng (BFD):

Chương trình quản lý bán nhạc cụ


Quản lý bán hàng

Quản lý nhạc cụ
Lưu thơng
tin nhạc cụ

Kiểm tra
khách hàng

Lập hóa
đơn

Phân loại
nhạc cụ

Lưu thơng tin
khách hàng

Thanh
tốn

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Bảo hành nhạc cụ
Kiểm tra phiếu
bảo hành

Viết phiếu
bảo hành


Quản lý kho
Kiểm tra
số liệu

Nhập hàng

Lưu thông
tin sản
phẩm

Xuất hàng

Trang 17


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

V.

Mơ hình E-R:

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 18


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

VI. Mơ hình quan hệ:


Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 19


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

Từ điển dữ liệu:
NhacCu(MaNC, TenNC, LoaiNC, DongNC, #SoPhieuBH)

P

STT
1
2
3
4
5

PhieuNhap(MaPN, NgayLap)

Phần mềm ứng d
Cửa hàng bán
STT
1
2

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1


Trang 20


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

TTBaoHanh(SoPhieuBH, NgayNhan, NgayTra)

Phần mềm ứng dụ
Cửa hàng bán n
STT
1
2
3

ChiTietNhapHang(#MaNC, #MaPN, SLNhap, DGNhap)
Phần mềm ứng dụng
quản lý cửa hàng nhạc cụ
STT
1
2
3
4

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 21


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ


ChiTietMua(#MaNC, #MaHD, SL, DG, MucBH)
Phần mềm ứng dụng
quản lý cửa hàng nhạc cụ
STT
1
2
3
4
5
HoaDon(MaHD, Ngaylap, #MaPX, #MaKH)

Phần mềm
quản lý cửa h
STT
1
2
4
5

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 22


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ

PhieuXuat(MaPX, NgayXuat)

Phần mềm ứng dụng
quản lý cửa hàng bán nhạ


STT
1

2

KhachHang(MaKH, TenKH, CMND, DiaChi, SDT)

Phần mềm ứng
quản lý cửa hàng
STT
1
2
3
4
5

Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 23


Xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng nhạc cụ
1.

NhacCu(MaNC, TenNC, LoaiNC, DongNC)

Mỗi nhạc cụ cần có MaNC để phân biệt các nhạc cụ, tên nhạc cụ, loại nhạc cụ, dịng
nhạc cụ.
2.


PhieuNhap(MaPN, NgayNhap)

Mỗi phiếu nhập phải có MaPN để phân biệt giữa các phiếu nhập,ngày nhập.
3. ChiTietNhapHang(#MaNC,#MaPN,SLNhap,DGNhap)
Mỗi chi tiết nhập hàng phải có #MaNC,#MaPhieuNhap để phân biệt đợt nhạc cụ nào
nằm ở phiếu nhập nào,số lượng,đơn giá nhập trong mỗi phiếu nhập.
4.

HoaDon(MaHD, NgayLap, #MaPX, #MaKH)

Mỗi hóa đơn phải có MaHD để phân biệt các hóa đơn, ngày lập, được xuất từ phiếu xuất
nào , và cho khách hàng nào.
5.

ChiTietMua(#MaNC, #MaHD, SL, DG, MucBH)

Mỗi chi tiết mua cần có #MaNC,#MaHD để phân biệt chi tiết mua nhạc cụ nào, số
lượng,đơn giá mua nhạc cụ và mức bảo hành của nhạc cụ.
6.

PhieuXuat(MaPX, NgayXuat)

Mỗi phiếu xuất phải có MaPX để phân biệt phiếu xuất , ngày xuất.
7.

TTBaoHanh(SoPhieuBH, NgayNhan, NgayTra)

Mỗi phiếu bảo hành phải có SoPhieuBH để phân biệt phiếu bảo hành, xác nhận ngày
nhận và ngày trả của nhạc cụ

8.

KhachHang(MaKH, TenKH, CMND, Diachi, SDT, #MucUD, #SLMua,
LoaiKH)

Mỗi khách hàng phải có MaKH để phân biệt giữa các khách hàng, tên, địachỉ, điện thoại,
để biết là KHVangLai hay là KHThuongxuyen để áp dụng MucUD hay là SLMua.
Sinh viên thực hiện: Nhóm 4 – Lớp 11CĐTP1

Trang 24