QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG CÔNG TÁC BÁN HÀNG
I. Khái niệm của quản lý thời gian :
Quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và
đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó. Quản lý thời gian là
hành động kiểm soát các sự kiện và trọng tâm của quản lý thời gian chính là bản
thân bản. Điều này có nghĩa là phải thay đổi những thói quen và hoạt động làm lãng
phí thời gian của bạn.
Việc quản lý tốt thời gian sẽ cải thiện 3 khía cạnh dưới đây trong công việc
của bạn:
 Hiệu quả - có tác động rõ ràng hoặc tác động như mong muốn
 Năng suất – cải thiện được năng suất với thời gian lãng phí bỏ ra ở mức
tối thiểu
 Dễ dàng – giải quyết công việc 1 cách tự nhiên, dễ dàng.
II. Quản lý thời gian trong công tác bán hàng:
1. Khái niệm:
Chúng ta đều biết gốc rễ của việc quản lý thời gian là chỉ "làm những việc
cần làm", nhưng làm thế nào để có thể thực hiện được phương châm này? Trong
hoạt động bán hàng, trọng tâm của việc quản lý thời gian chính là sự lựa chọn công
việc. Làm những việc có giá trị nhất trong khoảng thời gian hữu hạn của mình chính
là điều mà bạn phải đạt được.
Trong trường hợp bạn không có đủ thời gian cho hoạt động bán hàng thì luôn
có những cách tái sắp xếp, tổ chức lại công việc để hạn chế việc lãng phí thời gian.
Nếu bạn muốn kiếm nhiều tiền hơn, không cách nào khác ngoài việc bạn
phải dành nhiều thời gian hơn cho hoạt động bán hàng. Nhưng một ngày chỉ có 24
giờ đồng hồ, vì vậy, chìa khoá chính ở chỗ làm việc thông minh hơn, chứ không
phải chăm chỉ hơn. Đối với những nhân viên bán hàng bận rộn, làm việc thông minh
hơn đồng nghĩa với việc dành nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc số một
của bạn – bán hàng – và bỏ đi những nhiệm vụ kém phần quan trọng hơn.
2. Lợi ích:
1
Đối với công tác bán hàng,quản lý thời gian tốt sẽ mang lại các lợi ích sau:

 Tiết kiệm được thời gian chào hàng, đồng thời mang lại hiệu quả làm việc
cao hơn.
 Dành thời gian dư để tìm kiếm nhiều khách hàng khác làm tăng năng suất
công việc.
 Việc quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn suy nghĩ thêm cho công việc
quan trọng và có nhiều thì giờ giải lao hơn.
 Tăng niềm vui trong công việc, giảm căng thẳng và làm cho cuộc sống dễ
dàng hơn.
 Tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, gây ấn tượng tốt với khách hàng.
 Góp phần nâng cao năng suất bán hàng.
3. Nguyên nhân lãng phí thời gian trong công tác bán hàng:
Đối với một nhân viên bán hàng, có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng
gây lãng phí thời gian, nhưng tập trung chủ yếu có 2 nguyên nhân chính đó là từ
chính các hoạt động hàng ngày của bản thân nhân viến đó và các tác động từ bên
ngoài có thể do các quyết định từ cấp trên là Giám đốc bán hàng hay các tác nhân
khách quan ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của nhân viên.
Trong công việc hàng ngày, nhân viên bán hàng ngoài thời gian giao tiếp
trực tiếp với khách hàng, họ còn phải thực hiện nhiều công việc khác như họp
hành, báo cáo, đi lại,
chờ

đợi…
Nếu nhân viên bán hàng quản lý thời gian hiệu quả
sẽ có thể tăng được thời gian giao tiếp trực tiếp với khách hàng. Giám đốc Bán
hàng cần nhận ra được nguyên nhân gây lãng phí thời gian, đưa ra giải pháp để
tăng thời gian bán hàng hữu ích và tăng doanh số bán hàng.
Dưới đây là những nguyên nhân gây lãng phí thời gian của 1 nhân viên bán
hàng nói chung cũng như cấp quản lý là giám đốc bán hàng.
3.1. Nguyên nhân chủ quan:
3.1.1. Sự cầu toàn trong công việc:

Biểu hiện
 Quy trình bán hàng bao gồm nhiều hoạt động như bán hàng, giao hàng, dịch
vụ khách hàng, trưng bày, Marketing, bảo hành và bảo trì. Sự cầu toàn trong
công việc bán hàng chính là do một hoặc một số người trong đội ngũ bán
2
hàng bao gồm Sếp hoặc nhân viên luôn mong muốn đạt được những kết quả
vượt quá khả năng hoặc thực tế hoàn cảnh cho phép.
 Những người sếp hoặc nhân viên có khuynh hướng cầu toàn này luôn muốn
áp dụng một cách hoàn hảo chủ nghĩa cầu toàn vào các công việc, nhiệm vụ
được giao như doanh số, chỉ tiêu, kết quả của việc quản lý khu vực kinh
doanh của mình, việc quản lý khách hàng. Đôi khi, ngay cả việc giám sát trực
tiếp những nhân viên kinh doanh, đại diện bán hàng hay huấn luyện nhân
viên cấp dưới cũng sẽ bị các sếp thích chủ nghĩa cầu toàn thực hiện đến một
mức độ hoàn hảo nào đó mà họ muốn.
Tác hại:
 Trong công việc bán hàng, những người cầu toàn thường sẽ mất khá nhiều
thời gian để hoàn thành một công việc, nhiệm vụ, doanh số hoặc chỉ tiêu
được giao bởi vì họ luôn mong muốn đạt được một kết quả mà họ cho là
hoàn mỹ nhất. Cụ thể như đối với những nhân viên cầu toàn, họ luôn cố gắng
làm sao cho doanh số bán của mình hoặc bằng hoặc vượt qua chỉ tiêu mà cấp
trên giao cho mặc kệ thời hạn cuối còn lại bao lâu. Hay trong việc huấn luyện
nhân viên mới, những người sếp cầu toàn luôn muốn nhân viên cấp dưới của
mình phải làm theo những chỉ thị mình đưa ra, ngay cả phong cách chào
hàng cũng bị rặp khuôn theo bản thân mình, điều này dễ dẫn đến việc những
nhân viên này chịu áp lực nặng nề từ những người sếp này từ đó họ sẽ nảy
sinh tâm lý chống đối hoặc tệ hơn là đệ đơn xin nghỉ nếu công việc này
không thực sự quá cần thiết đối với họ. Điều này khiến cho quá trình huấn
luyện nhân viên mới phải lặp lại một lần nữa, đôi khi có thể là lặp lại thường
xuyên dẫn đến công việc bán hàng bị trì trệ, không đạt được kết quả khả
quan.

 Hơn nữa, những người có khuyng hướng cầu toàn thường sẽ nhạy cảm đối
với những căng thẳng trong công việc, với doanh số, chỉ tiêu, kết quả của
nhiệm vụ được giao. Vì vậy, họ thường làm việc quá sức, tuân theo một quy
trình khắt khe đễ đạt được một kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, điều này chưa
hẳn là tốt bởi vì hầu như không có việc gì là có thể hoàn hảo một cách tuyệt
đối. Trường hợp không có quá nhiều thời gian cho sự cầu toàn của họ thì
3
những người sếp, những nhân viên này cũng dễ dàng chọn lựa con đường né
tránh hay trì hoãn công việc, hậu quả có thể dẫn đến là việc kinh doanh của
công ty gặp khó khăn vì kinh doanh, bán hàng là nguồn sống cho bất kỳ công
ty nào hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh, buôn bán
Giải pháp:
 Đừng quá cầu toàn kết quả, doanh số hay chỉ tiêu được giao: Nếu là một
người Sếp, việc cần thiết để giải quyết thói quen cầu toàn của nhân viên là
khuyên nhủ họ, hướng dẫn, nhắc nhở họ những việc nào cần làm trước để có
thể đạt được chỉ tiêu, đặc biệt là cần nhấn mạnh vào kì hạn cuối của công
việc mà họ được giao.
 Còn với tư cách là một nhân viên thì bản thân họ cần phải làm việc với cả
lòng nhiệt tình, tiếp xúc với khách hàng với sự vui thích khi được cung cấp
sản phẩm, được chăm sóc cho họ nhưng đừng nên đòi hỏi việc sẽ buôn bán
được hàng hóa hay một doanh số hoàn mỹ tuyệt đối. Đôi khi, chính vì lòng
nhiệt tình và sự tiếp đón ân cần mới là chìa khóa khiến những khách hàng
ban đầu không có ý định mua lại một lần nữa quay trở lại và trở thành khách
hàng thân thiết của Công ty vì thái độ chăm sóc tốt của nhân viên. Hơn thế
nữa, kết quả của công việc bán hàng luôn là sản phẩm được tạo ra từ khả
năng thuyết phục và lòng nhiệt huyết của bản thân chứ không phải chỉ liên
tục thuyết phục, đòi hỏi khách hàng phải mua sản phẩm của công ty là đủ.
 Tự lập một kế hoạch cho mình dựa theo doanh số hoặc thời hạn được giao.
Doanh số, chỉ tiêu cuối kì sẽ được chia đều theo từng ngày, mỗi ngày cần
phải đảm bảo bao nhiêu là đủ. Không nên đặt nặng vấn đề kết quả, nếu hôm

nay không đạt được mức chỉ tiêu bản thân tự lặp ra lúc ban đầu thì hãy rút ra
kinh nghiệm, tìm hiểu thật kĩ lí do tại sao lại như vậy. Nếu là vì cách ứng xử
của bản thân trước khách hàng thì phải lập tức sửa đổi, tránh để tình trạng đó
lặp lại và nên tìm phương pháp cải tiến hoạt động bán hàng để ngày hôm sau
có thể đạt được doanh số vượt mức, bù lại cho ngày bị thiếu hụt vừa rồi. Và
nếu cần, đừng lưỡng lự khi yêu cầu sự giúp đỡ của cấp trên vì Sếp là người
luôn luôn quan sát từng hành vi của nhân viên bán hàng và sẵn sàng giúp đỡ
4
họ rút ra những kinh nghiệm, những giải pháp cải thiện hoạt động bán hàng
được tốt hơn.
 Riêng đối với những người sếp mang tính cầu toàn, cũng nên áp dụng
phương pháp lập kế hoạch từng ngày cho mình. Tuy nhiên, không nên dựa
vào đó mà quy định nhân viên bán hàng phải đạt được chỉ tiêu mỗi ngày
mình đề ra mà nên giúp đỡ, chỉ ra những sai sót cho nhân viên để họ có thể
sửa đổi và cải thiện tốt hơn. Trong vấn đề huấn luyện hay giám sát cũng
không nên quá chặt chẽ, cầu toàn. Nên khuyên nhủ, giúp đỡ họ nhận ra cái
sai của bản thân, truyền dạy cho họ những kinh nghiệm nhưng không bắt ép
họ làm theo hoàn toàn bởi vì mỗi nhân viên sẽ có phong cách ứng xử với
khách hàng khác nhau và chính vì những điều đó mới thu hút được những
khách hàng thuộc mọi tầng lớp đến giao dịch, mua sắm tại Công ty.
3.1.2. Sự né tránh và trì hoàn công việc:
Biểu hiện:
 Thói lười biếng: Việc né tránh hay trì hoãn viết báo cáo cuối kì thường bắt
đầu từ thói lười biếng. Một số nhân viên có tính này thường để việc viết báo
cáo vào một thời điểm khác để thực hiện bởi họ thấy không có nhiều động
lực để làm ngay, làm gấp gáp
 Chờ khi có hứng: Mặc dù có thể cấp trên thường xuyên nhắc nhở nhân viên
của mình phải viết báo cáo nhưng việc này lại thường không có liên quan
đến vấn đề phạt, thưởng nên một số nhân viên không thích làm việc đó do
chưa cảm thấy hứng thú. Hoặc khi tâm trạng họ không thoải mái, cảm xúc

không tốt nên không thực hiện mà đợi đến lúc tinh thần thoải mái rồi mới bắt
tay vào viết.
 Chờ tới hạn: Nhiều nhân viên không nghĩ đã tới lúc cần phải viết trong khi
thực sự thì thời điểm đó đã tới. Họ thường để lại công việc đến thời điểm
cuối cùng vì nghĩ sẽ viết được tốt hơn hoặc đầy đủ hơn.
 Khi có cảm giác bị ép buộc phải viết: Nếu cấp trên cứ liên tục nhắc nhở họ
phải nộp báo cáo thường kỳ thì sự hưng phấn sẽ giảm sút đi và không có
nhiều động lực để thôi thúc họ háo hức bắt đầu hành động.
5
 Chủ quan, coi nhẹ mức độ khó khăn của việc viết báo cáo: Nhiều nhân viên
nghĩ việc viết báo cáo không có gì là phức tạp cho lắm và không cần dành
nhiều thời gian để viết hoặc không cần quan tâm đến việc phải làm sớm. Tuy
nhiên, đến khi bắt tay vào làm việc thì họ mới nhận ra cần phải nỗ lực nhiều
hơn họ tưởng. Vì vậy, họ liên tục đưa ra những lời hứa hẹn cho cấp trên về
hạn nộp báo cáo cho đến lúc nào còn có thể trì hoãn.
 Đánh giá thấp việc viết báo cáo: Xuất phát từ tư duy không coi trọng báo cáo
doanh số bán mà nhiều nhân viên chỉ ưu tiên việc bán được càng nhiều hàng
càng tốt. Còn việc viết báo cáo nộp lên cấp trên thì đợi đến khi bị thúc ép quá
nhiều mới tiến hành làm.
 Không thích viết báo cáo: Khi một số nhân viên ghét việc viết báo, họ sẽ có
xu hướng hình thành những luận điểm có vẻ thuyết phục để khỏi phải thực
hiện việc này do đó họ hay hoãn lại vì cảm thấy nó nhàm chán. Ngoài ra họ
có thể cảm thấy việc bán hàng là đủ vất vả rồi nên việc viết báo cáo không
mang lại lợi nhuận cho họ là một chuyện không công bằng.
 Doanh số chưa đạt đến tiêu chí hay hàng hóa bị trục trặc: Trong quá trình
bán hàng, việc doanh số còn thiếu hay sản phẩm gặp hư hỏng cũng là một
yếu tố khiến những nhân viên bán hàng không muốn viết báo cáo bởi vì họ
phải trình bày tỉ mỉ, phải đi xác nhận, bổ sung đơn từ rất mất thời gian vào
báo cáo mới có thể nộp lên cấp trên nên việc trì hoãn viết báo cáo được bao
lâu thì hay bấy lâu.

 Thiếu sự trung thực trong công tác bán hàng: Tình trạng này vẫn có thể xảy
ra khi thiếu đi công tác giám sát của cấp trên và hiển nhiên, sự gian lận này
cũng không thể được viết vào báo cáo.
 Các yếu tố khác: Sự trì hoãn của đồng nghiệp cũng là một trong những yếu
tố khiến nhân viên bán hàng cũng có xu hướng gây ra sự trì hoãn cho chính
mình.Sự phân tâm và tính hay lo ra cũng chính là nguyên nhân khiến một số
nhân viên mắc tính trì hoãn bởi vì khi đang cần viết một báo cáo nào đó họ
lại bị những vấn đề khác hấp dẫn và cuốn hút, khiến họ quên đi mất việc
mình phải làm.
 Công tác bán hàng gặp khó khăn, nhân viên không biết cách giải quyết.
6
 Trình độ bán hàng, kỹ năng giao tiếp của nhân viên không tốt. Họ không
tự tin khi thương thuyết với khách hàng, dẫn đến tình trạng trì hoãn né tránh
 Công tác quản lý nhân viên chưa tốt, một số nhân viên né tránh, trì hoaãn
việc bán hàng
Tác hại:
 Ảnh hưởng xấu đến doanh thu của công ty
 Khiến các sản phẩm hư hỏng, giảm chất lượng
 Tạo ấn tượng xấu với người tiêu dùng
 Mất một khoản chi phí bán hàng hằng ngày nhưng không tạo ra kết quả
 Ảnh hưởng xấu đến các chiến lược xúc tiến sau này
 Trì hoãn khiến nhân viên không biết cách viết một báo cáo hoàn chỉnh: Nếu
không chính thức bắt đầu viết một báo cáo để nộp lên cấp trên và nhận lại
những lỗi sai, những chỗ cần chỉnh sửa để sau đó có thể rút ra kinh nghiệm
thì nhân viên sẽ không bao giờ biết viết một bản báo cáo cho đúng cách.
 Trì hoãn viết báo cáo làm giảm hiệu quả công tác quản trị bán hàng: Khi
nhân viên bán hàng có xu hướng trì hoãn hay né tránh việc viết báo cáo mặc
dù cấp trên đã thường xuyên nhắc nhở họ thì dễ dẫn đến việc tổng kết doanh
số bán gặp trục trặc, từ đó khiến cho việc quản lý bán hàng cũng gặp nhiều
khó khăn. Điển hình là việc ban lãnh đạo không biết việc thiếu hụt doanh số

xuất phát từ đâu hay những điểm thiếu sót trong công tác bán hàng để có thể
nâng cao hơn kết quả đạt được.
 Trì hoãn gây ra thói quen lề mề: Trì hoãn viết báo cáo làm kéo dài thời gian
thực hiện từ đó gây ra tâm lý lề mề mỗi khi nhắc đến việc viết báo cáo khiến
công tác quản lý bán hàng cũng gặp trục trặc theo.
 Hậu quả cao nhất của trì hoãn là không hành động: Nếu cứ liên tục trì hoãn
hoặc né tránh việc viết báo cáo mà đáng ra bản thân mình phải làm thì đến
một lúc nào đó chính họ sẽ không bao giờ viết được một bản báo cáo hoàn
chỉnh nữa.
Giải pháp:
 Cải thiện hệ thống bán hàng, tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên làm việc
 Đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên bán hàng các nghiệp vụ bán hàng kỹ
7
lưỡng
 Đẩy mạnh hệ thống quản lý nhân sự trong bán hàng
 Hành động: Để khắc phục tính trì hoãn trong công tác viết báo cáo thì không
có phương pháp nào triệt để nhất bằng cách hành động. Theo đó, những nhân
viên có xu hướng trì hoãn cần phải biết tạo động lực cho bản thân, biết không
làm gì thành bắt tay hành động. Sau khi đã thu thập đầy đủ các phương pháp,
kỹ năng viết một bản báo cáo hoàn chỉnh thì phải ứng dụng tất cả những gì
đã biết đó vào việc viết báo cáo, phải tranh thủ làm ngay và ngừng luôn
những câu nói mang tính trì hoãn lại.
 Sắp xếp hợp lý thời gian giữa công tác bán hàng với việc viết báo cáo: Khi
không có sự tổ chức, sự sắp xếp một cách khoa học giữa việc bán hàng và
việc lập báo cáo thì một số nhân viên sẽ lại trì hoãn việc viết báo cáo, do đó
cần lên kế hoạch cụ thể, có tổ chức và cứ theo đó mà làm.
 Trước khi bắt tay vào viết một bản báo cáo thì cần phải:
Chuẩn bị đầy đủ các đơn từ, các số liệu cần thiết để khi bắt tay vào viết
báo cáo không cần phải liên tục chạy đi xin từng nơi một.
Xem xét cẩn thận một bản báo cáo phải được trình bày như thế nào để

tránh việc viết sai, viết không đúng lại phải tốn thời gian chỉnh sửa.
Nếu cần thiết thì chia nhỏ việc viết báo cáo thành từng bước cụ thể.
Dự tính và dành thời gian cụ thể cho từng bước. Nếu không có nhiều thời
gian thì mỗi ngày chỉ nên làm một chút nhưng phải đảm bảo hoàn thành hết
bước đó chứ không để lại cho ngày hôm sau.
Đặt chỉ tiêu là phải hoàn thành việc viết báo cáo trước thời hạn và nếu có
thể thì biến việc viết báo cáo trở thành một trong những việc bắt buộc phải
làm.
 Coi trọng, không chủ quan, đánh giá thấp việc viết báo cáo vì báo cáo chính
là chìa khóa để ban quản lý bán hàng có thể đề ra những phương pháp tối ưu
cải thiện công tác bán hàng của công ty. Hơn thế nữa, khi gặp phải những
vấn đề như không đạt được doanh số hay hàng hóa gặp vấn đề thì nhân viên
cũng có thể thông qua những bản báo cáo này để trình bày lên cấp trên từ đó
có thể giúp bản thân tránh được những rắc rối không cần thiết. Bên cạnh đó,
8
một bản báo cáo hoàn chỉnh cần tốn không ít thời gian nếu chủ quan đánh giá
thấp việc này thì sẽ dành quá ít thời gian để làm và vô tình đẩy nó quá gần
với hạn chót đề ra, đồng thời bản báo cáo được hoàn thành cũng không đảm
bảo được chất lượng, khó tránh khỏi nhiều sai sót.
 Luôn bắt đầu tiến hành viết báo cáo sớm hơn một chút. Nhờ vậy việc viết
báo cáo cũng sẽ trở nên nhẹ nhàng và trôi chảy hơn. Trong hầu hết mọi
trường hợp, người ta đều có thời gian, nhưng nếu tiến hành sớm hơn thì có
thể dành thời gian cònn lại phòng ngừa những tình huống phát sinh bất chợt
và cũng có thể tránh được căng thẳng cho bản thân.
 Tạo thói quen kết thúc một bản báo cáo chưa hoàn thành, giải quyết triệt để,
dứt điểm báo cáo đang dang dở, làm cho tới cùng. Nếu có một số báo cáo
chưa hoàn thành mà trì hoãn, ngụy biện, lấp liếm thì sẽ càng có thêm nhiều
báo cáo không được hoàn tất do đó nên hoàn thành nốt những báo cáo được
giao trước khi bước sang làm một báo cáo mới.
 Kỷ luật và giám sát: Luôn nghĩ đến hậu quả khi không hoàn thành báo cáo

hoặc hoàn thành quá chậm trễ thì sẽ ảnh hưởng đến công tác quản trị bán
hàng như thế nào hoặc có thể khiến bản thân mất đi lòng tin của cấp trên, mất
đi sự uy tín, hình ảnh dẫn đến việc mất đi cơ hội thăng tiến. Nhờ vậy sẽ có
thêm động lực thôi thúc làm ngay và giải quyết nhanh những báo cáo được
giao. Không nên nghỉ ngơi, giải trí trước khi viết báo cáo mà nên làm ngược
lại bởi vì nếu chọn nghỉ ngơi, giải trí trước thì có nguy cơ dễ bị kiệt sức và
không còn nhiều hứng thú nào để hoàn thành việc viết báo cáo nữa.
Nếu có thể, cũng cần có người giám sát. Ngay cả trong việc viết báo cáo, đôi khi
việc có người theo sát, thúc ép, đôn đốc, nhắc nhở sẽ giúp cho bản báo cáo được
hoàn thành một cách nhanh chóng. Phương pháp tốt nhất là nhờ đồng nghiệp hay
bạn bè xem qua đã hoàn thành bản báo cáo đến đâu. Nếu chưa làm được gì, thì sự
hổ thẹn sẽ xuất hiện và từ đó có động lực viết báo cáo hơn.
Những người quản lý, giám sát bán hàng cũng cần phải giúp nhân viên của mình,
họ cần phải nhận ra những nhân viên nào là người có thể tự thân vận động còn
người nào hay trì hoãn, né tránh. Người quản lý cần thường xuyên hỏi kế hoạch
thực hiện bản báo cáo của nhân viên trong ngày và cũng đảm bảo kiểm tra thường
9
xuyên để xem người đó có hoàn thành theo đúng kế hoạch hay không từ đó có sự
đốc thúc, hối thúc cần thiết.
Biện pháp khác:
 Tránh xa những thứ khiến con người bị phân tâm như những thú vui dễ hấp
dẫn, cám dỗ. Nếu có người nào đó làm xao lãng sự tập trung, hay rời xa hoặc
chế ngự những cản trở đó.
 Tự thưởng cho bản thân: Sau mỗi một bản báo cáo được hoàn thành cũng
cần tự thưởng cho mình một ít thời gian để thả lỏng, thư giãn nếu báo cáo
được hoàn thành trước thời hạn hoặc tự thưởng cho mình những món ăn đơn
giản, một que kem hay một phần bánh ngọt để tạo động lực cho bản thân
phấn đấu hơn nữa.
 Phải đảm bảo đủ sức khỏe và tinh thần sảng khoái vì khi cảm thấy mệt mỏi
hoặc tinh thần không thoải mái sẽ dễ trì hoãn việc viết báo cáo hơn bởi việc

này không mang lại nhiều lợi nhuận cho bản thân nên với một sức khỏe dồi
dào và một tinh thần sảng khoái thì việc hoàn thành báo cáo cũng trở nên dễ
dàng hơn.
3.1.3. Mất thời gian nghe và nói điện thoại:
Biểu hiện:
 Do làm việc không có kế hoạch rõ ràng, chưa chuẩn bị kĩ nội dung cần nói
với khách hàng dẫn đến khi khách hàng hỏi tới thì không có thông tin để trả
lời, mất thời gian tìm kiếm khiến cho khách hàng cảm thấy khó chịu và có ấn
tượng không tốt về một nhân viên không chuyên nghiệp. Bởi không phải ai
cũng có thời gian rảnh để nghe bạn nói.
 Không tập trung vào vấn đề trọng tâm cần nói. Nói chuyện phím hay kéo dài
câu chuyện một cách không cần thiết, không liên quan đến việc chào hàng.
Có thể khách hàng vẫn kiên nhẫn nghe câu chuyện bạn nói nhưng việc đó
làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc và mất đi cái nhìn tốt đẹp về công
ty mà bạn đang làm việc.
 Có nhiều yếu tố bên ngoài tác động vào. Chẳng hạn như bạn đang gọi điện
thoại cho khách hàng nhưng có nhân viên khác đến hỏi bạn một vài chuyện
10
hay bị sếp gọi đột xuất. Điều này làm cho bạn mất tập trung khi đang trò
chuyện với khách hàng.
 Ôm đồm quá nhiều công việc và không sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc cần
làm. Ví dụ như, để hoàn thành nhanh khối lượng công việc, bạn thường vừa
viết email vừa trò chuyện điện thoại với khách hàng. Bạn nghĩ rằng mình đã
sử dụng thời gian hiệu quả, sự thật là khi làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ
phải mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm
tuần tự từng việc một. Kết quả là bạn không làm tốt cả hai việc – email thì
đầy những lỗi sai còn khách hàng rất phật ý vì sự kém tập trung của bạn.
Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ
làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn.
Giải pháp:

 Chuẩn bị thật kỹ nội dung cuộc gọi .Không-chuẩn-bị là chuẩn-bị cho sự thất
bại. Đó là nguyên tắc bất di bất dịch của bất cứ ngành nghề nào. Dù bạn có là
chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng qua điện thoại, bạn cũng không được
phép bỏ qua giai đoạn này.
Trước mỗi cuộc điện thoại, hãy tìm hiểu thật kỹ những thông tin về khách
hàng và nếu có thể hãy thu thập thông tin liên quan đến cá tính, thói quen, sở
thích của người bạn sẽ thực hiện cuộc gọi. Hãy vạch ra cuốn sổ bán hàng của
bạn về mục đích cuộc gọi, những thông tin bạn sẽ trao đổi và những câu trả
lời cho những tình huống khách hàng có thể “bắt bí” bạn. Sự chuẩn bị của
bạn công phu bao nhiêu thì cơ hội thành công trong cuộc điện thoại chào
hàng của bạn sẽ cao bấy nhiêu.
 Luyện tập trước khi diễn. Nếu bạn là người mới vào nghề thì đây là bước đặc
biệt quan trọng với bạn. Bạn nên nhớ, khi bạn thực hiện cuộc gọi có nghĩa là
chính bạn đang là người đại diện cho hình ảnh và thương hiệu của công ty.
Bạn không có quyền “lấy khách hàng làm đồ nhắm” cho những sai sót của
chính mình.
Bạn nên nhờ sự giúp đỡ của những đồng nghiệp trong quá trình luyện tập.
Hãy để họ đóng vai khách hàng và bạn là một nhân viên bán hàng qua điện
thoại thực hiện cuộc gọi. Sự nhận xét của đồng nghiệp trong quá trình bạn
11
luyện tập sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm quý báu để tránh những
sai sót có thể xảy ra khi thực hiện cuộc gọi thật. Và cả khi bạn đã là “cao
thủ” trong nghề bán hàng qua điện thoại, bạn cũng nên dành một vài phút để
“tưởng tượng” ra cuộc gọi bạn chuẩn bị thực hiện.
 Ngay lập tức thu hút sự chú ý của khách hàng
Khách hàng không có nhiều thời gian dành cho bạn, nhất là giao tiếp qua
điện thoại. Hãy đi thẳng vào vấn đề, đừng cố dài dòng giải thích. Ngay lập
tức gây ấn tượng với khách hàng bằng chất giọng chuyên nghiệp, ấm áp,
nghiêm trang nhưng vẫn thể hiện sự tôn trọng. Bạn hãy nói với khách hàng
rõ, bạn đang mang đến những giá trị và lợi ích cho khách hàng.

Ví dụ, nếu bạn muốn chào hàng với dịch vụ là các khóa đào tạo trực tuyến,
bạn có thể nói: “Chào anh Minh, Em là Hương bên Tập đoàn GK. Em gọi
điện cho anh với mong muốn giới thiệu đến doanh nghiệp một giải pháp cho
phép anh giảm 50% chi phí đào tạo, tiết kiệm 60% thời gian học tập và nâng
cao 25% hiệu quả làm việc”.
Nếu bạn xin một cuộc gặp 30 phút hay 1 tiếng đồng hồ điều đó có thể rất
khó. Hãy để khách hàng thấy rằng bạn không làm mất nhiều thời gian của họ
bằng đề nghị một cuộc hẹn 5-10 phút. Bởi bạn cần biết, khi đã gặp rồi thì 5
phút hay 30 phút là như nhau.
 Không ôm đồm quá nhiều công việc trong cùng một lúc. Bạn cần phải chọn
lọc, liệt kê công việc trong ngày và sắp xếp thứ tự ưu tiên hóa công việc bằng
cách dựa vào mức độ quan trọng của công việc đó. Và nên cho mọi người
biết là bạn chuẩn bị có những cuộc gọi cho khách hàng để tránh bị làm phiền,
tập trung tuyệt đối vào công việc.
3.1.4. Mất thời gian làm công việc giấy tờ:
Biểu hiện:
 Từ việc chào hàng và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm của công ty
mình không phải là chuyện dễ dàng gì. Khách hàng đồng ý mua sản phẩm
chỉ là đạt được thành công một nửa. Thành công trọn vẹn là khi sản phẩm đã
thực sự đến được tay khách hàng. Một nữa còn lại được quyết định ở khâu
làm thủ tục thanh toán cho khách hàng.
12
 Nhiều công ty buộc khách hàng phải kê khai nhiều thủ tục rắc rối khiến cho
khách hàng cảm thấy nản và mất đi sự hứng thú ban đầu. Chẳng hạn như việc
mua trả góp sản phẩm nào đó, công ty yêu cầu bạn phải chứng minh thu
nhập, chứng minh nhân dân có công chứng, điền nhiều giấy tờ, thủ tục phức
tạp Hay nếu bạn mua sản phẩm trực tiếp thì cũng phải qua nhiều khâu chờ
đợi: khâu nhập thông tin, xuất hóa đơn, nhận sản phẩm Có thể những điều
này sẽ không thể níu chân khách hàng cho những lần mua sau.
Giải pháp

 Bạn sẽ bán được nhiều hàng khi thủ tục đối với khách hàng đơn giản hơn, do
vậy cố gắng tìm cách để việc mua bán hàng dễ dàng hơn và nhanh hơn.
Những khâu nào có thể gộp lại làm chung thì gộp nhằm giảm thời gian di
chuyển của khách hàng, đồng thời giảm bớt chi phí nhân công cũng như việc
xử lý thông tin qua lại. Tùy theo quy mô và tính chất hoạt động của công ty
thì công ty sẽ đưa ra những hình thức thủ tục đơn giản nhất để làm hài lòng
khách hàng.
3.1.5. Mất thời gian tham dự các cuộc họp không cần thiết:
Biểu hiện:
Đối với nhà quản trị bán hàng hay các nhân viên bán hàng, cuộc họp có vai trò
rất quan trọng. Nó là công cụ giúp nhà quản trị và các nhân viên bán hàng cùng
nhau thảo luận, giải quyết các vấn đề trong quá trình bán hàng để nâng cao hiệu quả
cho công việc bán hàng của nhân viên.
Tuy nhiên, nếu các cuộc họp diễn ra thường xuyên mà chất lượng cuộc không
được chú trọng đúng mức, hiệu quả giải quyết công việc sau các cuộc họp không
được đảm bảo đã làm sai lệch ý nghĩa cuộc họp và thêm vào đó làm lãng phí thời
gian của mọi người.
Để tránh dự những cuộc họp không cần thiết ấy, chúng ta cần phải xác định
nguyên nhân tạo ra chúng. Những cuộc họp lãng phí này thường có những đặc điểm
sau:
 Không cần thiết.
 Không theo một chương trình họp nào cả.
 Biến thành một buổi cãi vả.
13
 Chỉ có một hoặc hai cá nhân khống chế cả cuộc họp và nói suốt buổi.
 Vượt quá thời gian đã định.
 Không đưa ra được quyết định hay cam kết hành động nào.
 Không buộc mọi người phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của họ.
Không có gì ngạc nhiên khi các cuộc họp có những biểu hiện như trên đang làm
lãng phí thời gian của nhà quản trị và nhân viên bán hàng. Những cuộc họp có hiệu

quả là khi những người tham dự đều cảm thấy mình có thể chia sẻ những thông tin
có giá trị,tham gia vào một quyết định chính,hay hoàn tất một nhiệm vụ quan
trọng.Người dự họp không than phiền về những cuộc họp này vì những điều quan
trọng đang được hoàn thành; và thậm chí họ có thể quên theo dõi cả thời gian.
Biện pháp:
Sau đây là một số việc bạn cần làm để tránh những cuộc họp lãng phí thời gian:
− Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết. Mục đích của một cuộc họp là tạo
điều kiện giao tiếp qua lại giữa những người tham dự nhằm chia sẻ quan
điểm và ý tưởng,phối hợp hành động và ra quyết định. Thiếu một trong
những nhu cầu này thì có thể bạn không cần phải họp.
− Tránh những cuộc họp mà bạn đóng góp rất ít hoặc đạt được rất ít hay không
đạt được gì từ cuộc họp đó cả. Chỉ vì một ai đó mời bạn dự họp thì không có
nghĩa là bạn phải tham dự (trừ khi đó là yêu cầu của cấp trên).
− Hãy hỏi xin chương trình họp trước khi hứa dự họp.Nếu sau khi xem chương
trình mà bạn phải hỏi lại rằng: "Hãy nói cho tôi biết, điểm cần họp là gì?” thì
tốt nhất bạn nên tránh cuộc họp đó.
Và để có được một cuộc họp hiệu quả, chúng ta cần phải tuân theo 9 nguyên tắc
sau:
1. Chúng ta có nhất thiết phải họp? Cuộc họp này có cần thiết không?
2. Lên kế hoạch để bắt đầu cuộc họp, không lên kế hoạch kết thúc. Nó sẽ kết
thúc khi nào nó cần kết thúc. Có thể chỉ 5p, cũng có thể là 5 tiếng.
3. Hãy đến đúng giờ.
4. Không làm nhiều việc, không dùng các thiết bị nếu nó không cần thiết cho
buổi họp.
5. Nếu bạn thấy không nhận được bất kỳ thứ gì từ cuộc họp, hãy đi ra ngoài.
14
6. Buổi họp không phải là buổi chia sẻ thông tin. Nếu chia sẻ hãy dùng email,
chat hoặc các phương tiện khác.
7. Những ai thực sự cần thiết phải tham gia cuộc họp này.
8. Đồng ý với các hành động. Nếu có, hãy để đến cuối buổi họp.

9. Luôn nhắc nhở mọi người tuân thủ 8 điều trên. Đừng ngại nhắc nhở nếu có ai
vi phạm.
3.2. Nguyên nhân khách quan:
3.2.1. Chờ sếp quyết định:
Biểu hiện:
 Do sếp còn nhiều công việc phải giải quyết nên một số quyết định chưa thể
đưa ra giải pháp
 Quyết định khó khăn, cần nhiều thời gian để cân nhắc trước khi ra quyết
định
 Do tính cách của sếp, một số quá cầu toàn khi đưa ra những quyết định,
nên thường mất một thời gian lớn khi ra quyết định
Tác hại:
Trong bất kì hoạt động nào của tổ chức, không chỉ công việc bán hàng thì
việc có những quyết định của người đứng đầu tổ chức là vô cùng quan trọng. Vì
khi quyết định được đưa ra thì các công việc mới được bắt đầu thực hiện
 Trong hoạt động bán hàng, khi các hoạt động Marketing đã đươc triển khai
thì việc có quyết định bán hàng sớm nhất có thể, sẽ như một đòn bẩy khiến
các hoạt động Marketing sản phẩm trước đó đạt mục đích tốt nhất. Nếu các
hoạt động xúc tiến đã được tiến hành nhưng quyết định của người đứng đầu
quá trễ, sẽ khiến tổ chức mất đi lợi thế cạnh tranh cũng không phát huy hết
các mục đích của việc Marketing
 Trong các hoạt động bán hàng, nếu quyết định đưa ra trễ sẽ khiến công ty
mất chi một khoản chi phí bán hàng qua từng ngày chờ đợi quyết định mà
không mang lại lợi ích gì cho công ty.
 Việc chờ đợi các quyết định sẽ khiến công ty mất đi các cơ hội trên thị
trường, gây ra một thời gian chết vô ích
15
 Việc chờ đợi cũng có thể khiến cho nhân viên trở nên chán nản, mất dần
niềm tin vào các cấp lãnh đạp cũng như vào sản phẩm được bán ra, gây ra
một hệ lụy xấy ngay bên trong tổ chức.

Biện pháp:
Nhiều người cứ cậy mình là sếp, mặc sức đưa ra quyết định mà không lường
trước được tính khả thi của nó. Họ rơi vào tình trạng thay đổi kế hoạch xoành
xoạch mà không biết rằng mọi người đang dần mất kiên nhẫn với một kẻ "sáng
nắng chiều mưa" và uy tín của họ theo đó cũng giảm dần.
 Đừng quá cầu toàn.
Nhiều người muốn đòi hỏi một sự hoàn hảo tuyệt đối, công việc phải ở mức
trọn vẹn. Thế nhưng, nhiều vị sếp lại thích những báo cáo, dự án được hoàn
thành sớm dù lúc đó chỉ mới xong về cơ bản khoảng 80%. Nhưng nếu bạn đợi
đến 100% mới báo cáo, dù chỉ chậm 5 phút thôi, người ta cũng không đánh giá
cao nữa.
Vì thế, đừng hờ đợi mọi thứ phải hoàn hảo, thay vào đó, hãy đưa ra quyết
định đúng lúc, khi cảm thấy đủ tin tưởng và cần thiết. Sự cầu toàn quá mức chỉ
làm khổ bạn và những người xung quanh bởi họ phải chạy theo sự thay đổi của
bạn đến phát mệt.
 Độc lập đưa ra quyết định
Tất nhiên, bạn cần tham khảo ý kiến của mọi người, đồng nghiệp và nhất là
những thành viên trong nhóm trước khi quyết định. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ kỹ
càng và độc lập, đừng quá dựa dẫm vào ý kiến của người khác bởi như thế nhiều
khi lại biến mình thành kẻ "đẽo cày giữa đường".
Hơn nữa, sự tư vấn, ý kiến của mọi người xung quanh nhiều khi cũng chỉ để
tham khảo. Bạn là người chịu trách nhiệm chính, bạn không thể ngồi đó mà đợi
người ta cho bạn câu trả lời bạn nên làm những gì, làm như thế nào. Tốt nhất, bạn
cứ lắng nghe ý kiến từ các nguồn đáng tin cậy rồi đưa ra quyết định nhanh chóng,
chính xác và quyết đoán.
 Dựa vào tài liệu
Một quyết định đưa ra có thể giải quyết được vấn đề nhưng không phải mọi
vấn đề đều có thể giải quyết ổn thỏa bằng cách đưa ra quyết định. Việc đưa ra
16
quyết định thường dựa vào trực giác nhiều hơn và đôi khi, sự thiếu chính xác

cũng là điều dễ hiểu.
Để đưa ra được quyết định chính xác, sáng suốt, ngoài cảm nhận của trực
giác, bạn nên tham khảo thêm tài liệu, kiểm tra các nguồn dữ liệu chung và riêng
để hiểu vấn đề một cách toàn diện.
 Thừa nhận sai lầm
Một khi cảm thấy bắt buộc phải thay đổi quyết định, bạn đừng nên cứ im
lặng đưa ra cái mới mà ỉm ngay đi ý kiến cũ. Ai cũng có lúc sai lầm và một quyết
định chưa chính xác trong cuộc đời cũng không có gì là quá đáng. Bạn đừng tìm
cách lảng tránh bởi điều đó khiến mọi người xung quanh không tôn trọng bạn,
thậm chí họ sẽ cảm thấy hậm hực nếu sự thay đổi đó ít nhiều ảnh hưởng đến họ.
3.2.2. Khiếu nại của khách hàng:
Biểu hiện và tác hại:
 Doanh nghiệp né tránh không chịu tiếp xúc với khách hàng khi có xảy ra
khiếu nại, mọi chuyện có thể sẽ diễn ra theo chiều hướng xấu. Khách hàng có
thể vì bực bội, vì cảm thấy không được tôn trọng mà sẽ dễ dàng gây chuyện.
Như vậy, một que diêm nhỏ cũng có thể biến thành một đám cháy lớn không
dễ gì dập tắt dù cho có đổ bao nhiêu thời gian, sức lực hay thậm chí cả tiền
bạc.
 Nếu trách nhiệm là của cả doanh nghiệp, thì sẽ không có ai đứng ra chịu
trách nhiệm về những việc cụ thể. Và trong khi công ty mất thời gian để tìm
người “đứng mũi chịu sào” giải quyết khiếu nại thì sự bất bình trong trong
khách hàng sẽ có nguy cơ tăng lên. Nghiên cứu của các chuyên gia tiếp thị
cho thấy, nếu doanh nghiệp biết giải quyết mâu thuẫn kịp thời, gần 52%
người tiêu dùng đã từng khiếu nại cũng như 95% số khách hàng có than
phiền, sẽ vẫn sử dụng hàng hóa hay dịch vụ của công ty.
 Nhân viên luôn để khách hàng chờ đợi. Chẳng hạn như, có những khách
hàng gọi điện đến công ty của bạn để than phiền về chất lượng sản phẩm hay
dịch vụ. Nhân viên của bạn cần nhấc điện thoại ngay, đừng để "thượng đế"
của mình phải chờ đợi trong tâm trạng bực dọc. Nếu không có người nhấc
máy, hoặc khách hàng trước sau chỉ được nghe câu: “Hiện nay tất cả các

17
đường dây đều bận. Xin quý khách vui lòng chờ trong giây lát” thì sự bất
bình của họ sẽ tăng lên tỷ lệ thuận với thời gian chờ đợi. Trong vòng 5 phút
đó, vị khách sẽ càng tin rằng, không những sản phẩm của công ty kém chất
lượng mà cả đến khách hàng cũng không được công ty tôn trọng. Cuối cùng,
khi vị khách đã “giận sôi lên” thì quả là rất khó khăn để có một cuộc trò
chuyện ôn hòa.
 Không tìm ra được bản chất của vấn đề. Ví dụ, nếu khách hàng đang giận dữ
và lời nói đã vượt ra khỏi phạm vi khiếu nại, bạn nên bình tĩnh hỏi:“Quý
khách có thể nói rõ ràng chúng tôi đã nhầm lẫn hay làm sai điều gì không?”.
Nhất thiết phải tìm ra bản chất vấn đề và hỏi lại cho chính xác để tránh mất
thời gian. Những lời nói không thừa, bởi vì có tới 90% mâu thuẫn xảy ra chỉ
do hai người không hiểu ý nhau.
 Không xác định được khách hàng thuộc típ người như thế nào để lựa chọn
những cách giải quyết hiệu quả nhất.
Giải pháp
 Trước tiên, bạn cần chăm chú lắng nghe và không nên ngắt lời khách hàng.
Hãy để họ nói hết cho … hả giận. Bằng cách lắng nghe, bạn có thể hiểu được
bản chất của vấn đề, trong khi khách hàng lại có cơ hội giải tỏa được những
cảm xúc tiêu cực. Và nếu như lỗi thuộc về doanh nghiệp, cần cho khách hàng
thấy bạn đang chia sẻ với họ sự cảm thông cũng như sự đồng tình. Những
câu đại loại như: “Vâng, đúng vậy, đây là vấn đề quan trọng”, “Vâng, việc
quý khách không hài lòng là hoàn toàn có cơ sở”, “Đây là nhận xét công
bằng”… có thể nhanh chóng làm dịu tình hình.
Sau khi đã hiểu rõ vấn đề, bạn cần đưa ra cho khách hàng những phương án
giải quyết kèm theo kế hoạch tiến hành cụ thể. Khách hàng phải có được câu
trả lời chắc chắn cho những câu hỏi:“Công ty sẽ làm gì? Bao giờ? Ai là
người chịu trách nhiệm thực hiện?”. Nếu những cách giải quyết thường dùng
vẫn không làm khách hàng vừa ý, bạn nên hỏi: “Quý khách muốn làm thế
nào?”. Khi khách hàng nói ra mong muốn của mình, bạn phải xem nó có phù

hợp với khả năng của công ty không và cố gắng tìm lấy một giải pháp dung
hòa. Sau đó, việc còn lại chỉ là thỏa thuận về thời gian và các bước thực hiện.
18
 Doanh nghiệp nên lập sẵn kế hoạch làm việc với những khiếu nại từ phía
khách hàng mà theo đó, bạn có thể miêu tả những tình huống giả định thường
gặp, chỉ định những người có trách nhiệm giải quyết vấn đề và xác định từng
hành động cụ thể. Trong quá trình soạn thảo kế hoạch các công việc phải làm
khi xảy ra khiếu nại, bạn nên chuẩn bị câu hỏi: “Trong trường hợp này, quý
khách muốn được bồi thường thế nào?” và khoảng 3-4 phương án trả lời sẵn.
Tùy theo từng hoàn cảnh cụ thể, hãy để khách hàng chọn một trong những
phương án giải quyết mà họ cảm thấy hài lòng nhất.
 Nếu cuộc tiếp xúc đã quá dài, hãy lịch sự xin lỗi và nói rằng, có khách hàng
khác đang chờ gặp bạn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp luôn phải kiểm tra chất lượng từng sản phẩm hay
dịch vụ của mình trước khi đưa tới người tiêu dùng. Nếu có nhiều khách
hàng thường xuyên đến khiếu nại về cùng một vấn đề nào đó, chắc chắn, lỗi
đã thuộc về doanh nghiệp của bạn chứ không phải do tính "đỏng đảnh" của
khách hàng.
Các góp ý của khách hàng nên được công ty phân tích kỹ lưỡng để tìm ra
nguyên nhân vì sao họ không hài lòng, từ đó có thể nâng cao chất lượng sản
phẩm. Trong quá trình phân tích cần phải chia ra những nguyên nhân khách
quan dẫn đến mâu thuẫn, và cả những nguyên nhân chủ quan (tính cách cá
nhân của khách hàng, những trường hợp bất khả kháng…). Nhiệm vụ của
người lãnh đạo là loại bỏ dần những nguyên nhân này. Lúc đó, mâu thuẫn tự
nó sẽ giảm dần.
3.2.3. Các thiết bị hỗ trợ công tác bán hàng:
Biểu hiện:
Trang thiết bị ở đây bao gồm những vật dụng cần thiết cho công tác bán hàng
như máy vi tính, máy photocopy, máy in, điện thoại, máy fax Các thiết bị này
đóng vai trò nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác bán hàng. Nó giúp xử lý

và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao năng
suất. Nó giúp cho hoạt động bán hàng diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.
 Tuy nhiên, nhiều nhân viên chưa nắm được cách sử dụng đối với các thiết bị
đó. Chẳng hạn như, việc photo một tờ giấy A4 sẽ khác với việc photo chứng
19
minh nhân dân cho khách hàng. Nếu làm không xong công việc này, ngoài
việc mất thời gian mò mẫm hay nhờ sự trợ giúp của nhân viên khác thì khách
hàng còn đánh giá không tốt về năng lực làm việc của nhân viên.
 Bố trí các thiết bị không hợp lý làm mất thời gian đi lại của nhân viên. Đồng
thời cũng làm mất đi thời gian quý báu của khách hàng.
 Các trang thiết bị bị thiếu hay đã quá cũ kỹ, thường xuyên bị trục trặc, hư
hỏng. Điều này khiến khách hàng có cái nhìn không thiện cảm về công ty.
Khi mà bản thân công ty không trang bị cho mình những thiết bị tốt thì làm
sao có thể bán cho khách hàng những sản phẩm tốt. Hay giả sử như, công ty
của bạn bán các đồ dùng điện tử nhưng trong quá trình làm việc, máy móc bị
trục trặc thì liệu có làm cho khách hàng yên tâm.
Giải pháp:
 Công ty cần phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức để nhân viên sử dụng
được các trang thiết bị hiện đại và phải có những quy định chặt chẽ về việc
sử dụng trang thiết bị văn phòng đó.
 Bố trí các thiết bị một cách hợp lý. Ví dụ, đối với những nhân viên xuất hóa
đơn cho khách hàng thì nên đặt máy in gần ngay chỗ làm việc để thuận tiện
cho công việc
 Cần phải tân trang lại các trang thiết bị, bảo hành và vệ sinh thường xuyên
các thiết bị. Nếu cần thiết mua mới thì mua tùy theo nhu cầu của công ty.
Tuy nhiên, cần phải đảm bảo việc hoạt động liên tục của các thiết bị trong
quá trình bán hàng.
3.2.4. Phân công công việc chưa hợp lý
Biểu hiện:
Mỗi người, mỗi nhân viên có một sở trường và một năng lực riêng phù hợp với

từng loại đối tượng khách hàng, sản phẩm phụ trách, và họ cũng sẽ có cách tiếp cận
khách hàng một cách khác nhau. Nếu chúng ta phân bổ một cách hợp lý thì sẽ phát
huy và đem lại hiệu quả tối đa doanh thu cho công tác bán hàng. Mỗi nhân viên nếu
được phân công bán những loại sản phẩm mình yêu thích và đam mê, thì họ sẽ nhớ
rõ về những đặc điểm, ưu nhược điểm và theo dõi những tính năng đó kỹ càng và
chi tiết hơn những nhân viên mà không am hiểu, yêu thích hay để ý về lĩnh vực đó.
20
Và nhờ với sự am hiểu rõ ràng những ưu nhược điểm, công năng, giá cả,…về sản
phẩm đó mà họ có thể tư vấn cho khách hàng một cách tốt nhất,…làm cho khách
hàng dễ dàng an tâm và tin tưởng một người bán hàng có kiến thức và sự am hiểu
tường tân như một chuyên gia về sản phẩm mà họ quan tâm như vậy. Từ đó họ sẽ
dễ dàng đưa ra quyết định nhanh chóng hơn cho quá trình mua hàng.
Giải pháp:
− Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng bán hàng cũng xây dựng các chương
trình tập huấn toàn diện để hỗ trợ công tác bán hàng cho nhân viên được hiệu
quả hơn dù bất kỳ hoàn cảnh khó khăn nào.
− Nâng cao năng lực quản lý nhân sự đội ngũ lực lượng bán hàng và khả năng
đánh giá, phán đoán dùng “đúng người đúng việc” của Giám đốc bán hàng.
Tránh những tình huống lãng phí nhân sự, thời gian, công sức gây ảnh hưởng
đến mục tiêu doanh số cũng như mục tiêu chung của công ty.
3.2.5. Bệnh tật, tai nạn khi di chuyển, thời tiết:
Biểu hiện:
Các yếu tố khách quan khác không mong muốn như bệnh tật, tai nạn khi di
chuyển, thời tiết… cũng ảnh hưởng tương đối, gây mất thời gian và làm gián đoạn
quá trình bán hàng trong quá trình thực hiện kinh doanh
− Bệnh tật, tai nạn khi di chuyển trong bán hàng luôn là điều không mong
muốn không chỉ riêng lực lượng bán hàng mà là toàn thể mọi người. Một
nhân viên bán hàng thường dành 20% thời gian trong ngày cho việc di
chuyển, trong một môi trường giao thông với hệ thống tín hiệu hoạt động
chưa hiệu quả cũng như ý thức đi đường của người dân chưa cao ở nước ta

hiện nay, luôn đầy rẫy rủi ro về tai nạn giao thông cộng với các bệnh tật phát
sinh từ phiá nhân viên gây ảnh hưởng đến quá trình bán hàng, đến mục tiêu
của cá nhân nhân viên và mục tiêu kinh doanh chung cả công ty.
− Thời tiết khắc nghiệt, thiên tai bão lũ, động đấtlà các hoạt động thiên nhiên
không mong muốn gây bất lợi, thiệt hại về người và tài sản đối với những nơi
mà nó đi qua. Điều này rất khó tránh khỏi mà chỉ có thể giảm thiểu những
tổn thất mà các hoạt động này gây ra. Khi xảy ra hầu như các hoạt động đều
ngưng trệ, công tác bán hàng cũng nằm trong số đó, bởi lúc này điều quan
21
tâm duy nhất là là đảm bảo tính mạng cũng như giảm tối thiểu lượng tổn thất
mà các hoạt động này mang đến.
Giải pháp:
− Tổ chức khám sức khỏa định kỳ và liên tục cho lực lượng bán hàng nhằm
hạn chế thấp nhất mức ảnh hưởng của bệnh tật đối với nhân viên
− Xây dựng các kế hoạch, các phương án dự phòng đối với các hoạt động
ngoài ý muốn như bệnh tật , tai nạn, thiên tai này, tránh tình huống bị động,
mất kiểm soát khi có biến cố xảy ra gây lãng phí thời gian, ảnh hưởng đến
năng suất bán hàng của công ty.
III. Giải pháp quản trị thời gian trong bán hàng.
Nguyên tắc Patero .
Nguyên tắc patero hay chúng ta còn thường nghe với cái tên nguyên lý 80/20 do
ông Vifredo patero tìm ra và chứng minh bằng phương pháp phân tích số liệu thống
kê
Nội dung : Nguyên tắc Patero nói rằng : 80% kết quả là do 20% gây ra hay nói một
cách dễ hiểu hơn đó là 80% giá trị bạn nhận đc chỉ đến từ 20% hoạt động của bạn.
Vì vậy bạn cần tập trung vào những công việc mang lại giá trị lớn nhất, bỏ qua
những công việc không mang lại giá trị hoặc mang lại ít giá trị mà chiếm nhiều thời
gian của bạn .
Patero được coi là nguyên tắc quản trị thời gian quan trọng nhất trong lĩnh vực bán
hàng và nó hoàn toàn không mâu thuẫn với nguyên tắc Smart.

Để áp dụng nguyên lý patero vào công tác bán hàng hay bất kỹ 1 lĩnh vực nào khac
thì bạn cần phải biết đâu là 20% mang lại 80% giá trị tromg lĩnh vực bán hàng cũng
vậy có thể bạn biết rằng 80% doanh thu chỉ đến từ 20% khách hàng. Tuy nhiên bạn
không thể biết đâu là 20% khách hàng mang lại 80% giá trị lợi nhuận .Nhưng bạn
biết rằng khách hàng tăng- doanh thu tăng vậy thì đầu tiên bạn cần tập trung vào
khách hàng.
Thì ai cũng biết công tác bán hàng bao gồm 4 hoạt động : Tìm kiếm khách hàng,
thuyết trình, bán hàng và chăm sóc khách hàng .Tất nhiên để bán được hàng hay
không còn tùy thuộc vào khả năng thuyết trình cũng như rất nhiều kỹ năng khác của
bạn.
22
Tuy nhiên bạn cần tập trung vào 2 hoạt động chính là Tìm kiếm khách hàng và
thuyết trình bạn cần tập trung 80% thời gian để tìm kiếm khách hàng và thuyết
trình.Vì chỉ có TKKH và TT thì bạn mới bán đc hàng và 20% dành chăm sóc khách
hàng là cần thiết. Bạn cần phải giữ cho nguồn bán hàng luôn luôn đầy bằng việc
không ngừng tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới. Trình bày cho khách hàng thấy
sản phẩm hoặc dịch vụ là giải pháp lý tưởng cho vấn đề và nhu cầu của ho. Sau đó
dành 20% thời gian viếng thăm khách hàng để đưa việc bán hàng đến chung kết
Và Đừng lẫn lộn! tập trung vào tìm kiếm khách hàng và thuyết trình
Luôn luôn hỏi, “Giao dịch tiếp theo đến từ đâu?”
Trì hoãn sáng tạo trên 80% công việc mà chỉ đem lại 20% giá trị
Ăn trưa cùng khách hàng
Đi chơi vào những ngày cuối tuần cùng với những người bạn có thể là khách hàng
tiềm năng của bạn.
Lên kế hoạch cụ thể để tìm kiếm khách hàng hay lên kế hoạch theo địa bàn để giảm
thời gian đi lại.
Làm việc thêm khoảng 1h để gặp những người không thể ra quyết định trong ngày.
Bạn sẽ làm việc tốt và hiệu quả hơn khi tần suất thực hành của bạn ngày càng nhiều,
tất nhiên học thêm cách lớp kỹ năng bán hàng là điều cần thiết .
Lồng ghép mục tiêu cá nhân vào mục tiêu doanh nghiệp

Bạn là 1 nhân viên bán hàng và yêu thích công việc bán hàng, mục tiêu của bạn là
đc làm quản lý trong vòng 1 năm . Thì để thực hiện được mục tiêu này thì bạn phải
có những kế hoạch nhất định như đạt được doanh thu x trong quý đầu, xy trong quý
2, hay nắm giữ tron tay một lượng xyz khách hàng trung thành.thì tất cả những điều
bạn làm để đạt được mục tiêu của mình cũng chính là những điều công ty cần làm
để đạt được mục TIÊU của doanh nghiệp . đó chính là lồng ghép mục tiêu của bản
than vào mục tiêu của doanh nghiệp
Công việc là tạo ra và giữ gìn khách hàng
Sử dụng 80% thời gian để tăng khách hàng lên
Sử dụng 20% thời gian để giữ khách hàng
Hẹn ăn trưa cùng khách hàng .
23
Theo nghiên cứu trong suốt 60 năm, người bán hàng trung bình chỉ sử dụng
20% thời gian làm việc
Bạn chỉ làm việc khi trực tiếp gặp mặt với khách hàng đã sàng lọc
Bạn chỉ làm việc khi bạn tìm kiếm khách hàng, thuyết trình và chăm sóc
Bạn không dự đoán được đâu là giai dịch tiếp theo sẽ xuất hiện, bạn phải tập
trung vào các hoạt động trong công việc bán hàng
Số lượng và tuần suất của danh sách bán hàng quyết định chất lượng và khối lượng
kết quả bán hàng
Hoạt động bán hàng thì kiểm soát được trong khi bán hàng bản thân nó thì không
Tăng sắc xuất trung bình để có được 1 giao dịch/ danh sách
Câu hỏi chính yếu cho quản lý thời gian bán hàng là “việc tôi đang làm hiện
nay có dẫn đến doanh số không?
Càng nhiều người bạn gặp, bạn sẽ càng tốt hơn
Mức độ hoạt động bán hàng càng cao, càng nhiều năng lượng bạn có
Càng có nhiều người bạn gặp và nói chuyện, càng có nhiều doanh số thu được
Trở thành người quản lý thời gian tốt. Đọc sách, lắng nghe các chương trình audio
và tham gia khóa học. Chất lượng của quản lý thời gian quyết định chất lượng cuộc
sống

Đừng lãng phí thời gian. Tránh xa những người lãng phí thời gian. Ra khởi văn
phòng và tránh khỏi văn phòng. Ăn trưa nhanh và uống café trên đường
Từ thời gian bạn bắt đầu làm việc, dậy sớm mỗi ngày, đến khi bạn hết thời gian làm
việc, tập trung vào công việc khi bạn đang làm việc. Chỉ cần có quyết định như vậy
bạn đã trở thành người dẫn đầu trong lĩnh vực của bạn trong khoảng thời gian rất
ngắn.
Bạn thấy đấy, Bán hàng là một nghề rất dễ tham gia, nhưng rất khó để thành công
24