Sau dây là nhttng diêu càn quan tâm khi thvrc hiên tiép thj cà nhân:
Lâp danh sàch g iri th u
Cỏc su kiỗn diờn ra dinh k cn phi lõp mot danh sàch giri thu. Lâp danh sàch gui thu
cân chu ÿ:
• Danh sàch gui thu khơng cân phài q phùc tap, chi càn nám bât duoc nhûng
thông tin ban càn.
• Hày chán chán râng luu gitt các thơng tin này trên mot chuomg trlnh mày tinh,
cho phép sàp xêp lai danh sàch, thvrc hiên trpn thu và tpa nhân thu.
• Hây nghï vè cách phân chia danh sàch. Hây chàc chàn râng lâp ra mpt” khoàng”
dé nhâp khi các thành viên dupe thêm vào danh sàch cùng vói các thơng tin thich hop
khâc.
• Khi ngi ta mua vé, hây hịi ho cơ muon nhân dupe thu hay khơng và cô ké
hoach ghi nhân thông tin cùa hp- tai các sy kiỗn dốu cú so khỏch mũri hoõe cỏc mlu
danh sách gúi thu. Hây suy nghï vè mpt sy khích lé- két hpp mpt cupc rút thám trúng
thng hộc mpt cupc thi” Tham gia danh sách gùi thu cùa chûng tơi và chién
tháng.. . BĨ tri các qy nhâp thơng tin bât mât.
• Khi tién hành nghiên cùu khách tham dy, cho phép nguài trà Ièri mpt ca hpi dè
quyét dinh cô tham gia vào danh sách gúi thu hay khơng.
• Ln Ln cơ dupe sy cho phép. Trên bât k m lu thu thõp d ỷ liỗu no dốu cô
câu” Thông tin cùa ban dupe sù dung cho các myc dich cùa tên (tên công ty) dè thông
bào cho ban vố cỏc sy kiỗn trong tucmg lai. Chỷng tụi së không dua thông tin liên lac
cùa ban cho bât kÿ té chûc nào khâc”
• Hây làm rơ các chi tiét së dupe luu trtt trên mày tinh.
• Giti lai mau dû lieu géc dè tham khào.
• Thuàng xuyên sao luu co s dOr liỗu cựa ban vo dia.
ã Cõp nhõt ca s dÊr liỗu. Nộu núi chuyỗn vúi mpt ngui no dụ quan tõm dộn su
kiỗn ny, hõy hụi hp cơ muon tham gia danh sách gúi thu khơng?
• Thờm mpt dũng vo tt c cỏc ti liỗu in ân, cung càp thông tin vè cách thúc
tham gia danh sách gúi thu.
• Gitt nơ sach së. Ln ln cung cap mpt dia chi” trà lai” trên các thu gúi di và
xôa các dja chi liên lac tù nhùng mail b¡ trà lai.

• Hây châc chàn dà cơ thơng tin vố mõ buu diỗn dố hĐ tro hiờu qu.
G ự i thu truc tiép

Khi lâp ra danh sách gùi thu, dièu quan trpng là phài sù dung nô m pt cỏch hiỗu qu.
Thu truc tiờp dupe hiốu l thụng tin marketing mang tinh c nhõn dupe gúi qua duũng
buu diỗn dén các dia chi trong danh sách gùi thu. Vè ca bàn, càn chàc chán râng tồn
bơ danh sách dêu nhân dupe thơng tin chung vè su kiên. Dơi vói các chién dich phúc
tap hon, có thè phân chia danh sách dé cơ thé hng dén các nhơm cy thé. Mpt sô
dièm cân xem xét nhu sau:
1.
Thu truc tiép cô thộ cung cp mpt t lỗ hoi dỏp cao nhung chi phi cho moi dan
vi có the cao han so vói các cơng cy marketing khâc.
89


2. Gựi thu chung vcri cõc ti liỗu khõc mang tinh câ nhân hôa. Kÿ tên vôi tir câch
câ nhân ( bàng myrc xanh) néu cô thé- së bcrt giong” thir râc”.
3. H ây suy nghï vè ngirèri nhân thu v phõc tho nhỹng lỗri ich quan trỗng m ban
nghù sở hõp dan dc biỗt vi hỗ.
4. Nờn ghi thờm li kờu gỗi hnh dụng. Ngui ta nờn lm gi tiộp theo? Cụ
dirỗc gim giõ hay nhõn duỗrc ca hỗi dàc biêt thông qua gùi thir không?
5. H ây nhà dinh kốm dja chi cựa mỗt so nhõn viờn quan trpng trong thu dộ kiốm
tra viỗc phõn phõt.
Email
Gựi email( thu diỗn tự) thụng bõo vố s\r kiỗn cỹng l gii phõp cụ chi phi thõp, khụng
mang tinh xõm nhõp dỗt ngỗt nhu diỗn thoai v khõ linh hoat. N h to chỷc cụ thộ gựi
thụng tin su kiỗn dộn khoi luỗmg khõch hng lõn bõt k noi dõu mot câch nhanh
nhât. Ban cô thé cung câp thông tin de dng sau khi chucrng trinh chinh thỷc duỗrc in ra
v thâm chi tài tân phüt cuoi cùng néu càn thiét. Sau dõy, mỗt so gỗri khi sự dyng
qung cõo bàng email.

•Khơng” spam”- chi gùi email cho ngi dâ dâng kÿ nhân thơng tin.
•D ùng trơ thành kè qy rày, vi du gơi email hàng thàng hồc hàng q thi
thng thich hỗrp hem mỗt tun v chi gựi email nộu thyc sy càn thiét.
•D ua ra hmg dan rut khơi danh sâch email, néu nguài nhân không muon tiép
t\ic nhân thụng tin
ãLuụn luụn cung cõp mỗt lien kột d ln dộn websitle cựa sy kiỗn trong phn chinh
cựa email, dộ tao diờu kiờn truy cõp dờ dng chi qua mỗt ln click.
ãCụ thộ do lung syr hiỗu qu cựa viỗc gi email m ỗt cõch cht chố, dc biỗt nộu
liờn quan dộn viỗc truy cõp website v bõn vộ.
ãH õy suy nghù vố cõc lira chỗn khi trinh by email.
3.2.4.4 Truyờrt miỗng v nhỹng hoat õỗng don tiộp
- Khi nh t chỷc dõ tố chiic duỗrc nhiốu su kiờn õn tuỗmg, d ỗc dõo, hõp d ln 0
Nhỹng khõch dõ tham d\r rõt hi lụng vi nhỹng su kiỗn cựa nh tộ chỹc sở l mỗt
kờnh truyốn ti thụng diờp và thu hüt khâch hàng mdi cho câc su kiên sau.
- M iin phi
- Tin cĐy
- Viỗc tộ chỷc nhỹng buội don tiộp long trỗng, õm cỷng sở l m çt kênh quan trçng
và hiçu quà dé truyèn tài thông diỗp (bỹa tiỗc cho cõc nh ti trỗ......)
- M website cựng l mỗt hoat dỗng thung duỗrc cõc cụng ty té ch ire su kiên sù dung
3.2.4.
S. Xüc tién bõn
Xỷc tiờn bõn l thyc hiờn nhỹng hoat dỗng dộ thu hỷt s\r chỹ , dộ khich lỗ, mi
cho nhm tng doanh so hay tng sụ luỗmg ngui tham du su kiên. Châng han, chinh
sâch” ngày gia dinh” tai nhüng buéi diên hay trièn lâm, tàng nhüng phiéu thuàng giàm
giâ theo nhơm hay vé mien phi cho tré em hồc cụ thộ l khõch duỗrc mien phi vo cựa
cụng viờn trong thi gian su kiờn diờn ra, khõch duỗc quyờn vào k h u vui chai giài tri
và trièn lâm, nhirng không han gôm chi phi di lai, ihuc phàm và n u â c giài khét; câch
ÇO



khâc, ngufri tiêu dùng cô thé dupe tâng nhüng mât hàng mien phi( âo thun T- shirt hay
poster) khi mua nhièu vé. Nhin chung, hiêu quà cùa hinh thûc quàng câo này thucmg
mang tinh ngàn han và không c6 tàc dung tao su ua thich doi vụri su kiỗn.
Bng 3.6.Tong hỗrp vu dicm v han chộ cõc hinh thỷc qung bõ cho su- kiỗn
Uu dicm
Doi tirỗrng sự
Han chộ
Kờnh qung
dung
cõo

Hinh thirc
qung co

Ti vi

Qung cõo

Radio

Pham vi tiờp cõn
khõch hng rỗng,
truyốn dat dupe su
soi dpng và màu sâc
song dpng, dâng tin
<4y.
Cô thê tiêp cõn thj
truimg qua sv truyốn
thanh, nhanh chụng
thvrc hiỗn v chi phi

rộ hom

Pham vi tiộp cõn
khõch hng rpng,
thiri gian thuc hiỗn
Bõo
ngõn, bâo chi dja
phuong cô thè d?t
dupe s\r theo dôi cùa
mot cpng dông
Tap chi/ Bàn Pham vi tiép cân
khâch hàng ch |t chë
tin
Àp
phich Rè, cô thé trung bày
à ncri tâp trung thj
quàng câo
truèmg myc tiêu

Chi phi cao dé Nhüng sy kiên
th\rc hiỗn phõt cụ thj truong
sụng
1cm, svr kiờn dai
chựng

Khụ ct nh&ng
tiộng ốn õo lpn
xỗn cựa nhỷng
m lu qung cõo
v

nhỷng
chuamg
trinh
phõt thanh khõc
Chi phi cô thê
cao, nhûng t6
bâo dupe phân
phoi rpng râi cô
thè không dupe
dua dén khân
già m\ic tiêu
Thiri gian thvrc
hif n dài
Cô thé làm xâu
di câc tôa nhà,
câc công trinh
treo âp phich v
cõc õp phich cụ
thộ bi rõch
Can
tinh
nguyỗn viờn dố
phõn phõt tụt roi

Rố, hiỗu qu nộu
dupe thiột kộ tụt,
pham vi tiộp cõn
khõch hàng ehât chë
VD: Chinh Giàm già cho Tao ra doanh thu
Cô thè làm

sdch
giàm bért doanh
nhüng
loai
ngày
gia khâch hàng cy
thu néu nhüng
dinh " tai thờ
nhụm
khõch
buụi biờu
hng
khụng
diờrt
hay
dupe lira chpn
Tốr roi

91

Nhỷng svr kiỗn
õm nhỗc

Nhỷng svr kiờn
c$ng dong

Nhỹng svr kiỗn
dõc biỗt
Nhỷng svr kiờn
dnh cho giụi

trố, svr kiỗn
cpng dong, svr
kiờn dõc biờt
Nhỷng sy kiỗn
dnh cho giụi
trố, svr kiỗn dõc
biỗt
Hu hột cõc su
kiỗn


triên làm.
Tâng phiêu
Xuc tièn chéo
giàm
già
vói mpt nhà tài
theo nhóm
hôc
vé trmien
phi
cho trè em

càn thàn
Tao ra doanh so cho Hinh ành nhà Tàt cà càc sy
nhà tài trg, tù dó tài trp có thè kién
cpng
thèm
vào vuprt qua hinh

ành cùa su kién
doanh so bn

Tng thốm su tin
cõy, sộ luỗmg khõn
gi lún
Tao ra su tin cõy, cú
Bo
thố tiộp cĐn dộn mpt
luỗmg khch hng
myc tiốu lón
Tap chi/ bào Tiêp càn chàt che
chun ngành
khàch hàng
Ti vi

Trun
thơng

Marketing
tryc tiộp

Thu,
<3i?n Mang lai lỗi ich lún
thoai, thu difn
tự
Internet

Chi phi rố, cú thố
duỗrc thvrc hiỗn bũi

mpt tỡnh nguyỗn
viốn, d i dng thay
doi nhùmjj thịng
dièp, có the sù dung
dè bàn vé tryc tiộp

Phi cú mpt gúc Tt c cc su
kiỗn
truyốn hinh
Phi l sú thich Tat c cc su
pho biộn dúi kiỗn
vúi nguúi dpc
Phi cú thúi
gian thyc hiỗn
di
Kột qu phy
thupc vo chinh
danh sch gựi
thu
Sy thõm nhp
thi tnrốmg hiỗn
tai kh nhũ,
nhiốu
nguúi
cnh gic trong
vifc cung cap
thũng tin thố tin
dyng
qua
Internet


Sy kiỗn dc biỗt

Sy kiỗn dc biỗt

Mpt thj truũng
myc tiốu cú
trinh dp cũng
nghỗ cao

Quan he vúi Dp tin cõy cao, tinh
thũng gin tiộp v tinh
Quan
hỗ truyốn
v bo chi
song dpng
công chüng
Càc giao tiép
cà nhàn
DE QUANG BA TRLfdC SV K lfN
Nhirng bi quyet ducri day giup ban quang ba event, va phan tiep theo djnh ra nhung
tuy chon ve cac phucmg tien cong bo thong tin de ban co the tham khao va sap xep
trong ngan sach cho phep cua minh.
Len ke hoach cong bo thong tin s&m
Nguyen tac quan trpng nhat cua viec len ke hoach quang bet la le n s&m.cang s&m
th i cang co nhieu ca h o i quang ba san sang cho ban lira chon. N o con giup ta thu thd \
de san xuat nhung vat pham quang cao cho chat lu(mg va giam th ie u cac lo i xay ra

^


trong qua trin h san xuat chung.
T in h den ngan sach dau tien
02


Lờn mỗt khon ngõn sõch dờ qung b cho event cựa ban cng serm, thi cng mõ
ra nhiờu car hỗi. Vi du veri mot ngõn sõch cho phộp, bỗn cụ thé book quàng câo trên
bâo, tap chi, radio hay TV, sân xuât brochure, flyer hay poster,giri mail truc tiêp...
Tuy ràng cụ nhiờu tu chỗn cho viờc qung bõ miờn phi, nhung no khơng ââng tin
cây bang nhûng gì ban phài trâ dê có b&i vi ban khơng thé kiêm sôt theri gian v nỗi
dung thụng diộp cựa ban.
Djnh ra khan già m ue tiêu cùa m'mh
Dieu này sê giùp ban tim ra phuomg tiỗn tụt nhõt dờ tiờp cỗin hỗ. Vi du nờu dụi
tuỗmg cựa ban l sinh viộn thi ban muôn tât cà sinh viên së dên tham d u event hay chi
mot vài nhôm däc biét, vi du sinh viên näm 2 ngành marketing? Càng làm chi tièt, rũ
rng thi chiốn lupe qung b cng hiộu qu.
Phirong tiỗn
Thụi gian toi thiiu
Gùi mail hàng loat
Ỵt nhât 48 giị trc event
Thông câo bâo chi
1 dên 2 tuàn
4 dên 6 tuàn
Thông câo bâo chi cho bâo giây
Lâp 1 website
3 dên 4 tuàn
Poster, bandrol
2 dén 4 tuàn
Tô rcri
4 tuàn

1 dén 2 tuàn
Gùi thu
PintAD.TVC
6 dên 8 tn
D(ìt ra m ue tiêu (có tinh thuc tố)
Djnh rũ bỗn muụn dat duỗc gỡ tir viờc tuyên truyên vê event. Vi du ban tqp trung
vao sô luỗmg khõn gi.nhu bõn dirỗrc bao nhiờu Vờ, dat mue tiờu gỡ ve thu nhỗp, hay
tõp trung vo dỗic diờm khõn gi, khụng cõn nhiờu, chi cõn dựng doi tuỗmg mà thôi?
Phài làm rô dieu này chién djeh quàng bà cựa ban mi di dựng huúmg.
Phọt triốn m ỗt kờ hoỗch:
Lờn m ỗt kờ hoỗch giựp bỗn dat mue tiờu veri ngân sâch thuc tê và thôi gian eu thê.
3.3. Chuan bj vè dia dilm và không gian to chirc sy kiên.
Dia dièm tè chuc sy kiên (venue) là noi dirỗrc lya chỗn dờ tiờn hnh cõc hoat dỗng
trong sy kiỗn. Eh liốn vúi khi niờm tố chirc sy kiỗn l khụng gian tố chuc sy kiờn, nụ
l tõp hỗrp cõc diốu kiỗn cy thố vố vi tri, cnh quan, bâu không khi, kién truc... tao nên
mpt không gian noi sở diờn ra sy kiỗn.
3.3.1.
Lua chỗn d\a diờm tụ chỹc su kiỗn
ã Lya chỗn dja diờm to chỹc sy kiỗn l mỗt cụng viờc vụ cựng quan trỗng trong
qun tri v tố chirc su kiỗn. Cụng viỗc ny cú thộ mang lai thnh cụng nờu nhu lya
chỗn dung. Nguỗc lai, sy kiên së bj thât bai và không mang dat duỗc myc dich cựa
nh dõu tu su kiỗn.
ã Lya chỗn dja dièm tè chùc không don thuân là mot yêu tè câu thành su kiên mà
con liên quan dên tât c nhỷng dụi tõc (stakeholder) cựa su kiỗn.
93


* Dja diộm lira chon can phi phự hỗrp vúi loai hỡnh svr kiỗn m chỳng ta d\r dinh to
chỳrc. D ia diộm phự hỗrp sở tao duỗc khụng gian hài hồ, ngi tham du su kiên së
càm tháy thồi mi-> Thnh cụng cựa si/ kiỗn.

* Khi lua chỗn dia diém-> Phân tich cân thân yêu càu cùa su kiên. Tự dụ nh to
chỳc svr kiỗn sở lõp ra duỗc danh sỏch nhỷng dja diộm cú thố dỏp ỳng duỗc nhu cõu!
* Khụng nờn, giúi han vo mỗt chựng loai dja diộm no nờu chua cú kờt qu cựa
viỗc phõn tich nhu câu.
* Moi chùng loai dja diém có uu c khụng han chộ vố khụng gian, nhuỗrc diộm khõc
nhau:
Vi du:
- K hụng gian ngoi tr&i: nh hõt lỗ thiờn, sõn võn dỗng, vudm cõy, qung
truũmg, bi dõt rỗng, khuụn viờn cựa cc trucrng hỗc, ca quan, bi biốn, khu v\rc
biốu diởn cụng cỗng...
+ ĩ u diộm:
* To chỳc sv kiên à khơng gian ngồi trèri ít bi giói han, bú hỗp trong mỗt pham vi
khụng gian cu thộ.
* Thuõn tiỗn cho viỗc tng, gim quy mụ cựa su kiỗn. Nh tố chỳc su kiỗn cú thộ
thay doi khụng gian cho phự hỗp vúi diởn biộn thirc tộ cựa s\r kiỗn, trong khi dụ diốu
ny sở rỏt khú nộu to chúc s\r kiên trong hơi trrng.
* Khơng gian ngồi trịi cú thộ l mỗt trong nhụng diốu kiỗn thich hỗp cho viỗc dua
ra cc tuụng sng tao dỗc dõo do khụng bj giúi han bũi khụng gian hỗp, it bj roi vào
trùng làp vè không gian cüng nhu ÿ tuụng.
+ N huỗc diộm:
* Chi phự hỗp vúi mot sộ loai hinh su kiỗn nhõt dinh
* C hju nh huúng rỏt lún cựa yộu tụ thụri tiột. Dõy l nhuỗrc diộm m cc nh to
chỳc svr kiỗn cn phi quan tâm vi dy, vào nhûng thàng thuèmg có mua to chàng
han, e in phài xem xét càc du bâo vè thơri tiêt và có ké hoach chn bi du phụng khi
thiri tiột bõt lỗri xy ra.
* Cc diốu kiờn ho trỗ thucmg khú khn hern so vúi tú chỳc trong cc hụi truốmg (vi
dvi nguũn diỗn, lối di lai, khu vyc vỗ sinh, nhõn viờn phyc vu, võn dố an ninh...)
* Giói han vè thơi gian chuan bj và càc thù tyc xin phép.
- K hông gian trong càc phụng to chirc sukiỗn: Dú l noi to chỳc svr kiỗn trong cc
khụng gian giúi hỗtn khõc nhau, cú thố l trong cc phụng chuyờn dyng vờ hỗi nghĂ, hỗi

tho; nh hõt; viỗn bo tng, khu hỗi chỗ, triờn lõm, càc gian hàng, khách san, nhà
hàng, nhà vân hóa, lóp h ỗ c ...
+ U u diộm:
* Cú khuụn kho rụ rng, do dú it cú nhỷng biờn dỗng Ion vố kờ hoach cỹng nhu
cụng tc triờn khai svr kiỗn.
* Lỗri dung duỗc ccr sir võt chõt k thuõt sin có cüng nhu càc dich vu mà co sơ cung
úng khơng gian có thé cung câp cho ban to chúc su kiên (vi du nhu: hê thong âm
tiianli, auh sang, nguụn diỗn, nhõr. \ icn phuc vu.. )

9/1


* Bàm bào hern trong các vân dê vè an ninh, an tồn, vê sinh so vói khơng gian
ngồi trai.
+ Nhuỗrc diộm:
* BĂ bụ hep vờ quy mụ nhỏt djnh, do dơ khi tính tốn sơ khách mài nhà tơ chúc su
kiên càn phài cân eu vào dia diém hoâc nguỗrc lai (nộu dõ chot danh sỏch khỏch mi)
nh tụ chỷc s\r kiỗn phi tlm dia diộm phự hpp.
- Khỏch sgn: Là mot trong nhûng dia diém phè bién dupe lira chpn dè té chûc
nhüng sy kiên ( Hpi thào, gõy qu,...)
Lỗi thộ:
o Cụ nhiờu phụng chỷc nọng dộ tộ chỷc su kiỗn
o Cụ nhiốu djch vu sõn cụ dộ phuc vu ngui thanm gia su kiỗn ( dich vy àn uéng,
giài tri,...)
o Cô day dù các dung cy và thiột bi phuc vu cho cỏc su kiỗn nhu hpi tho, hpi
nghj...
o Chi phi hỗrp l: Do khỏch san sõn cô các dung cu, thiét bi -> Nhà té chûc su kiỗn
khụng phi mua -> Nh dau tu sy kiỗn duỗrc hung lỗri!
Nhirỗrc diờm:
o Gii han vố khụng gian, khụ cơ tính sáng tao trong khâu trang tri, han ché so

lupng ngui tham dy.
+) Cỏc yờu chu khi lira chỗn dja diờm to chỷc su kiỗn
Khi chỳng ta quyột djnh vố thụng diỗp cho mỗ>t su kiờn no dú, chỳng ta càn xàc djnh
dia diém tôt nhát dé té chûc sy kiờn nhm truyốn dat thụng diỗp dụ dộn qung dai cụng
chỳng. Khi chỳng ta dõ chpn duỗrc dja diờm ung ÿ, hây xem xét nhûng vân dè sau:
- Sure chỷa cựa dia diốm
- Dja diộm cn phi phự hỗrp vúi chỷ dố cựa sy kiỗn (Mpt cuỗic hpi tho khoa hpc
ehâng han càn phài té chûc ô nhûng dja diộm chuyờn nghiỗp, trang trpng; trong khi dụ
mpt cuục triờn lâm nghè thù công lai không nên tô chûc à mpt trung tâm hpi nghj...)
- Dja dièm càn phâi phù hỗrp vúi quy mụ cựa sy kiỗn (Vi dy cn trà lói câc câu hơi
nhu: dja diêm dơ chûa dupe téi da bao nhiêu ngi? Cơ phù hpp vó i sộ luỗmg khỏch
mi dy tớnh hay khụng? Khụng nờn quỏ chât, cüng ko q du thùa khồng khơng...)
- Cơn trong vo thi diờm diờn ra sy kiỗn?
- Cụ vj trj thich hpp (luu y câc vàn dè vè khoàng cách, duàng giao thông, dièm do
xe...)
- Cô mÿ thuât và cành quan phù hpp, không chju ành huàng ngoai lai tiêu eue (vi
du à mpt vùng cô không khi ô nhiêm, tiộng ốn ln số khụng phự hỗrp vúi da sộ các loai
hinh su kiên)
- Cô các loi vào, loi ra, kho khu vyc nghi cùa khân già, thiêt bj, diën viờn, khỏch
VIP, nhõn viờn v ngui khuyờt tõt... phự hỗrp.
- Dâm bào câc yêu câu vè djch vu ân uông, luu trù, an ninh và câc djch vu khâc.
- Luu y cõc võn dố vờ nguốn diờn, nuc. Hỗ thụng thông giô, diêu hôa nhiêt dp; hê
thông âm thanh, ành sõng; hỗ thong phụng chõy chỷa chõy.
95


- Nhüng djch vy cûng nhu sy ho tir doanh nghiờp qun l dja diờm to chỷc sy kiỗn
- Cõc yờu eau vố thụng tin liờn lac (diỗn thoai, fax, internet, thâm chi càc chi tiét
nhô nhu wifi, câc giäc câm nguôn cho mây tinh...)
- Khu vue giài quyêt tinh huông khàn cap (khu vyc sa cüu, khu vyc an tồn cho

khäch VIP), lơi thôt hièm...
- Cuoi cùng là vân dố giõ c, cụ phự hỗrp vụi kinh phi du trù hay không?
+) N h ü n g h ru kh i lua chỗn dja Hiốm
- Tinh phự hỗrp cùa dja diêm
Mpt trong nhüng tiêu chi dàu tien trong to chỷc event l chỗn lya dja diốm tộ chỹc
phự hỗrp, Event cụ bao nhiờu thộ loai thl cỹng cụ bõy nhiờu tựy chỗn vố dja diờm to
chỹc. Vi du le vinh danh doanh nhân tiêu biêu hay le tuyên ducmg sinh viờn tot nghiỗp
thự khoa DH, CD to chỹc tai Võn Mien Quoc Tự Giõm l phự hỗrp, hay le Valentine té
chüc ô m ôt cây càu läng man nhu eau Ânh Sao à Phù M ÿ Hung së tao nên mpt không
gian gây nhièu càm xùc. Chinh vi vây, nguôi làm event nên cô nhüng ÿ tuông sâng tao
dố viỗc lya chon dja diờm gụp phõn dõng kố vo viỗc tao an tuỗmg vụi khõch tham du.
- Sụ luỗmg khõch tham du:
Mpt dja diờm tot khụng nờn quõ rpng hoõc quõ nhụ m phi phự hỗrp vụi so luỗmg
khõch tham dy. Nờu dja diốm quõ nhụ sở lm khõch mốri cm thõy khụng thoi mõi,
chõt luỗmg chuang trinh giàm, tuy nhiên nêu dja dièm quâ rpng së làm lông khơng
khi cùa Event mà lai täng chi phi th không cân thiét.
Tuy nhiên, dôi khi chù dja dièm së không châp nhân giàm giâ cho câc yêu càu cât
giàm dja dièm, vi vôi phàn nhô côn lai cùa dja diêm hp së không thé cho ai thuê muôn
dupe nùa. Trong truèmg hpp nhu vây ban cûng nên châp n h |n trà dû chi phi nhung van
yêu càu ngàn nhô dja dièm lai dé cô dù không gian càn thiột cho sy kiỗn, khụng dộ
khụng gian quõ lụn lm câc vj khâch cùa chùng ta càm thây lac lông.
Ban cỷng nờn cõn nhc cõch set up cựa sy kiỗn dố djnh ra khụng gian phự hỗrp, vi dy
khụng gian tiỗc ngoi thi diờn tich trung binh toi thiờu phi l lm 2/nguiri, tiờc buffet thl
diỗn tich trung binh l 1.5m2 - 2m2/nguiri, tiỗc cụ kốm khiờu vỹ thl khụng gian binh
quân là 2.5m2- 3m2/nguiri.
- Khâch tham d u là ai?
Vi dy nêu khâch môi cùa ban là nhûng nguôi sang trỗng v giu cụ thl ncri tụ chỹc
event bõt bupc phài là khâch san hoâc câc khu resort cao cap vụi cc djch vu kốm theo
dat chõt luỗmg cao. Hay nêu khâch hàng là trè em thi tô chüc ụ cụng viờn hay tho cõm
viờn l phự hỗrp nhõt.

- Tinh tien Iỗri vờ mõt dia l
Chpn lya dja diờm to chûc event không nên quâ xa khu vyc nhüng nguôi tham du
sinh sông. Vi du néu ban to chûc hpi nghj khâch hàng ô khu vyc Dông Bâc thành phô
HCM thi nên lya chpn mpt khâch san, nhà hàng nào dô ô quanh khu vyc Go Vâp, Binh
Thanh hay Phu Nhuân là lÿ tuông nhât, néu ban tô chüc ô mpt khâch san tai Quân 5
thi lai không phù hỗrp cho viờc di chuyờn cựa ho.

%


- Diờu kiỗn thi tiet
Luụn cõn nhõc dờn yộu tộ thài tiét tmôc môi chucmg trinh. Néu ban dy djnh tơ chûc
event trong mùa mua hôc nhûng ngày lanh thi event ngồi trài khơng phài là mpt ÿ
tng hay, hây cé gâng tim kiém dja diém trong nhà néu cô thộ nộu diờu kiỗn to chiic
v chi phi cho phộp.
-

Thụng tin vê dja diém

Truóc khi quyét djnh chpn mpt dja diém nào, ban nên nghiên cùu tât cà thông tin lien
quan nhu các event nào dâ dupe tô chûc tai dây, dja diêm dó tinh già nhu thé nào, già àn
uong và té chûc dâ bao gom chi phi thuê dja diêm hay chira (vi du mpt sé khách san tính phí
th phơng riêng và phí phuc vy dơ àn, thúc uáng riêng). Bièu náy sé giúp ban tiét kiém thói
gian trong cóng tác chuán b¡ truóc event. Càn luu ÿ thêm vè qui djnh tiéng èn cho các event
ngoài trúi ụ mỗt so khu vue trang tõm.
- Tiỗn ich và djeh vy di kèm
Mpt event thành công phài dáp ûng dupe mpi mong muén cùa ngueri tham dvr,
khién cho hp hài long à múc cao nhât, do dô, không thộ xem nhỗ cỏc yộu tụ ho trp
trong mpt event.
- Bai dâu xe

Tlnh hinh thiéu bâi dâu xe tai trung tâm thành phé van luôn là ván dé nan giài
cho nhttng nguôi làm event chuyên nghiêp nhung không bao g ià dupre bô qua yéu
to này khi chpn lira dja diém cho event. Nên uu tiên chpn lya nhttng dja diém cơ
kèm djeh vy gitt xe vói súc chúa làn, dàm bào dáp úng nhu càu cùa khách tham du
chucmg trinh. Nhõt l dội vúi nhttng sy kiỗn rõt dụng nguiri, trong lúe khào sàt dja
diém, hây chû ÿ khào sàt các bâi gitt xe khâc ngoài bâi gitt xe chinh phơng khi bâi
này q tài chúng ta së hng d in khách gài tai các bâi sa cua. N éu Event mà bâi
gitt xe khơng lièn kè ngay vói dja diêm thl ban nên thôa thuân dé nhân viên bâi xe
së d in xe ra bâi giúp khách, nhièu vj khách së rât bue mlnh néu phài tyr dem xe di
gôi và cuoc bp hàng trâm mét dé tôi dupe dja diém té chûc.
- Van dê an ninh, an toàn
Trong lúe khào sàt dja diêm ban hây chû ÿ quan sàt và dô hôi, phài dàm bào râng
dja diêm té chûc cô dû phucmg tiên chtta chây nhu binh chtta chày, vôi phun àp tràn,
thiét bj bào chày, cùa thot hiộm, nhõn viờn bo vờ, camera theo dụi, hỗp cûu thuang
và mây phàt diên. Nên chpn nhttng dja diém cơ nhièu léi thồt và cách bênh viên gàn
nhât khơng quâ 30 phût di chuyén. Néu ban du djnh té chûc event t?i mpt nai cách xa
trung tâm thi nhât thiêt phài cô xe cûu thuang và bâc sï di kốm, nộu diỗn thoai ban
nõm ngoi vựng phự sụng thl cõn trang bj diỗn thoai vỗ tinh cho nhttng tnrcmg hỗfp
khõn cõp. Cho nhttng event qui mụ 1dm cõn cụ dû cà 3 lue lupng: an ninh, cûu hôa và
cûu thuang.
-

Djeh vu cỗng thờm

Thụng thucmg cỏc dja diờm dờu cụ cung câp nhûng dich vy cpng thêm nhu: dich vu
àn uông trong event, hoa trang tri, phào hoa, thiêt bi nghe nhin, trinh chiéu, máy bàn

97



kim tuyén, phirong tign di chuyén, ban nh?c, Internet, máy phát dign... Häy hưi xem
hQ thé hư tro mien phi cho ban khưng, hộc néu tính phi thl tính nhu thé nao
- Nhán vién phuc vu
Tüy theo lugmg khách mcri má bo trí so lirgmg nhán vién phyc vu theo ti lg phú hpp.
Thái dó nhán vién can phái than thién, nhiét tinh vá sin sáng giúp dó. Can phái có
dóng phyc chung cho nhán vién, quan tám däc bigt dén tính sach se cúa dpi ngü náy,
khưng khách mcri nao thích nhin thly ngi phuc vu minh lem luóc vá bóc müi. Hói
nguói quán ly rin g nhán vién cúa hQ có sin sáng lám ngối gió hay khưng phóng khi
hp sé cau có khưng chiu phuc vu néu event vupt quá thái gian hp dugrc nghi ngoi.
- Nhüng qui djnh
Mói dia diém déu có nhüng qui djnh riéng nhu: qui dinh vé giáy phép tó chúc, ve
viéc ch\xp hinh, quay phim, viéc mang thiét bj nghe nhin hay dé än thúc uéng tü bén
ngoái váo (thay vi sú dung cúa dia diém), giói han vé lirong cén, qui dinh vé tiéng én,
vé trang phyc vá trang trí cho chuong trinh (ban khưng thé thay dói cách bái trí hay
dén cúa dja diém báng dén cúa chuong trinh hay khưng thé dán hộc son bát ki gi lén
tucmg), qui dinh vé quáng cáo (khöng dugrc dät banner tai céng ra váo chính cúa khách
san) v.v...C an tim hiéu kí tát cá nhüng qui dinh náy tnróc khi qut dinh thué dja
diém.
- Các diéu khoán vé dät cqc , thanh tốn
So tién däc cpc, thói gian dät ch§ vá gói tién dät cpc, viéc béi thucmg khi húy dät,
nhüng diéu khoán vé vi^c thanh toán sau chuong trinh... lá nhüng diéu ban cán tim
hiéu ky tnróc khi ky hcrp déng vói dja diém dó.
Mói día diém déu có nhüng quy djnh riéng má nguái lám Event cán phái tim hiéu ro
- Thcri gian cho phép set up
Hiém khi náo chúng ta khöng cán dén thcri gian set up dé dung phóng san kháu, treo
bandroi, trang tri... Thưng thng mpt dja diém sé dánh cho chúng ta núa ngáy hay
mpt ngáy mien phí dé set up, nhung dưi khi do ket mpt event té chúc ngay tnróc dó,
thói gian set up cúa ban sé c\rc ky eo hep. Häy hói ky chú dja diém vé thói gian cho
phép set up, có duHäy hét súc than trpng veri các diéu khốn trong hpp dóng dé tránh moi rúi ro ánh

hvcmg dén Event cúa ban hoäc lám ban phái trá thém nhüng chi p h i ngoái du ki$n.
- Chi p h í th dja diém
Tnróc khi qut djnh th dia diém cán trao dưi kl vói qn ly tai dó vé các chi phí
lien quan. Sau dáy lá mgt so cáu hói thng gäp:
- Chi phí dja diém gém nhüng gi ? Có gom phí th phóng trong tién tigc hay tính
riéng, có gưm nhüng tifn ich di kém hay chua.
- Chi phí gi tính riéng khưng gpp váo chi phí th dja diém?
- Khách háng khi gúi ó bäi giü xe có dupc mién phí hay khưng? D a sư các khách
san trong thánh phó déu thu tién giü xe cúa khách, nhu Equatorial Q5:5000 dóng,
Caravelle 10.000 déng cho mót lán gúi xe
■ Giá tham dir tige buffet, än trua vá än toi tính cho aró errj agvó¡ !<n 1i > > ihicu
9S


- Chi phi phuc vu dô uông trong event tinh nhu thờ no? Nộu dem ruỗru tir bờn ngoi
vo thỡ dia dièm cô cho phép không, néu cho phép thi tinh phi phuc vy nhu thé nào?
Trong mot sô event cú sự dyng ruỗru, cn kiốm tra xem venue cụ khà nâng phyc vu
rugru hay không qua câc giây chüng nhân kèm theo.
- Chi phi thuê phông ngù cho khâch hàng/dêm là bao nhiêu? (Boi vói nhfrng event
lón tó chûc trong nhiốu ngy, khõch tham dy cú thộ duỗrc sp xép à lai khâch san qua
dêm).
- Chi phi phyc vy dụ n trong khõch s an duỗrc tinh theo du nguiri (buffet) hay tinh
theo tùng suât ân (tiêc thông thuàng)? Chi phi là bao nhiêu?
- Chi phi set up quây bar (nộu cụ) tinh nhu thộ no? Mỗ>t so event nhac rock soi
dpng cô phyc vy bia, cocktail tai quay bar, càn hôi kï dja dièm tinh chi phi set up nhu
thé nào
- Cô hay không chi phi cung câp nhflng dich vy phy ? (nhu hoa trang tri, phâo hoa,
hiỗu ựng õnh sõng, õm thanh v.v...)
- Hinh thỷrc thanh toõn no duỗrc dựng dộ tr tiờn thuờ dja diốm? M ỗt so nh hng,
khõch san cho thanh toõn qua Card hay Séc nhung có noi chi nhân tièn mât, truôrc và

sau event.
- Chi phi thuê venue, dât epe và chi phi hựy venue tinh theo t lỗ bao nhiờu?
*) Nhợrng diốm quan trỗng cn Iiru khi ki hỗrp dong thuờ dja diem:
- Bt cti diốu gl dõ duỗrc thôa thuân xong gitta 2 bên (thiri gian set up, phyc vy trong
dja dièm, chi phi di kèm, câc khoàn khụng tinh phi, uu dõi v.v..) dốu phi duỗrc thố
hiỗn rô dang vân bàn cô chù ki cùa 2 bên (nguiri cô dû tu câch và quyèn han). Không
châp nhân nhttng cam két suông tù phia nhà cung cap và tuyỗt dụi khụng lm viỗc vúi
nhỷng noi tir choi ki hỗrp dống.
- Chi phi xự l rựi ro trong truụng hỗrp event cựa ban bõt buỗc p h i hựy vl nhCrng
lÿ do sau :
o Qui djnh vè tiéng on trong khu vyc
o Nhân viên phyc vy dinh công
o Thay dèi nhân viên quân lÿ
o Thay doi chù dja dièm
o Thay dèi dja dièm
o Nhà cung câp bj phâ sàn
o Nguiri ngoi tham gia v lm hụng event
- Trong hỗrp dong phài ghi rô câc dàm bào sau:
o Ngày, già và vj tri dja dièm
o Thòi gian trà lai tiên dõt cỗc
o
Liờt kờ chinh xõc v dy dự tõt c djch vy duỗrc cung cõp v chi phi kốm theo,
ghi kèm chi phi tói da cho nhftng djch vy này
o Nhỷng khoõn cam kột dõ duỗrc 2 bờn dong trờn
- Khụng bao gi ki hỗrp dụng ngay khi vira mài kièm tra dia dièm. T ot nhât nên xin
mpt bn copy hỗrp dong, dỗ>c di dỗc lai nhiờu lân và thào luân cùng vói câc thành viên
99


khõc trong nhụm. So sõnh dụi chiờu vai cõc hỗrp dụng cõc dja diờm khõc dộ quyờt

dinh chỗn hay không.
- Luôn tham khào y kién cùa ngucri cô kinh nghiỗm vố ki kột hỗrp dong dố dm bo
rõng cõc diốu khon cụ lỗri cho ban khi event chõng may xày ra sy co ngoài ÿ muén.
Trong thài gian ki kột hỗrp dong, ban cn lm viỗc rụ vcri qun lÿ dia diêm ràng
- Tir thiri diêm ki két tai khi event diờn ra, khụng dirỗrc thay dối, sựa chỷa dja diêm
hay bât cü khu v\rc nào nàm trong khuôn kho dja diờm.
- Khụng dirỗrc nhõn bõt cir event no diên ra trong ngày ban dâ dàng ki. Nêu diêu này
không khà thi thi phài chàc chàn ràng event dô khụng tõc dỗng tụi event cựa ban, vi du
nhu lm giàm so nhân viên phuc vu hay thiêu chô gift xe, tiéng on q lơn. Ghi kèm diêu
khôn bơi thuong trucmg hỗrp ny trong hỗrp dong vụi nh cung cap nờu cn thiột.
- Hỗrp dụng ki kột l duy nhõt và dàm bào tât cà câc dièu khoàn dèu dâ dirỗrc liờt kờ.
3.3.2. X dc dinh khụng gian cho to ch ire sir kién
Bâng 3 .7. Câc thành phân không gian cùa s u kién

T h e Elements of Staging - revolving Around the diem e

Bài tri không gian
° Không gian dia diêm tô chûc s\r kiên dông vai trô rõt quan trpng vụd su thnh cụng
cựa su kiỗn -> nh to chỷc su kiờn phi cõn nhõc ton bỗ khụng gian m su kiỗn cn.
Khụng gian cựa su kiên:
■Khu vue cho ngơi cho khâch mai
• Khu vue loi di
10C


• Khu vuc kl thuät( äm thanh, änh sang)
• Khu vuc täc nghiep cüa cäc häng truyen hinh
■Khu vuc to chüc cäc hoat dpng cäu thänh su kien ( sän khäu bieu diln,...)
° Nhä to chüc su kien cän säp dät vi tri cüa timg hoat dpng cho phü hpp vöi npi
dung vä muc dich cüa su kien.

Vi tri cüa khưng gian trong quy trinh to chüc su kien:
• Khưng gian tö chüc sy kifn ( sän khäu), dyoc coi lä trung tarn cüa quän ly sy kien.
Nö chinh lä phän noi (höu hinh) nhat mä cäc stakeholders cö the quan sät vä dänh giä.
• Mpi hoat dpng khäc cüa quän tri sy kien dien ra xung quanh khöng gian näy.
Khöng gian thuc hien su kien lä noi dien ra cäc hoat dpng chinh cüa s\r kifn. Nö
bao göm mät bäng, khộng khưng gian, vä cäc yeu to khäc (äm thanh, änh säng...)
xung quanh sy kifn.
Khi de cäp den khöng gian thuc hien sy kien ngucri ta thucmg nöi den cäc nöi dung
ca bän sau:
- Dia diem to chüc sy kifn
- Äm thanh, änh säng
- Sän khäu/ noi trinh diln sy kifn
A m thanh vä änh säng
Hau het cäc sy kifn deu can cö äm thanh (trü sy kifn to chüc duöi däy bien hay
nhäy du tren khöng...), äm thanh lä phuang tifn truyin tin, lä yeu t6 kich thich väo
khöng gian thyc hifn sy kifn, täc dpng deu bau khöng khi cüa sy kifn.
Hf thöng äm thanh trong sy kifn bao gom cäc trang thi6t bi äm thanh nhu: cäc loai
loa, micro, täng äm, thiSt bi di£u chinh äm thanh...
Ngön ngü sü dung trong sy kifn lä mpt trong nhüng npi dung quan trpng lien quan
den äm thanh, tüy theo sy kifn de lya chpn ngön ngü phü hpp. T rong truimg hpp sü
dyng phien dich can luu y den trang thift bi di kem cho doi tupng näy cüng nhu cäc
khộn chi phi khäc cư lien quan.
Cüng vưi äm thanh, änh säng cüng lä yeu to täc dpng den khöng gian thyc hifn sy
kifn. Vife thift ke änh säng vä b6 tri h f thong änh säng can däm bäo tinh khoa hpc,
hifn d?i vüa phäi däm bäo tinh nghf thuät.
Tren ca sö myc dich, chü de cüa sy kifn nhä to chüc sy kifn can dua ra cäc yeu cäu
cy the ve äm thanh, änh säng cho sy kifn lä ca sö de thiet ke nfn h f thong äm thanh,
änh säng phü hpp.
Trong truimg hpp, thue cäc nhä cung üng djeh vu äm thanh, änh säng nhä to chüc
sy kifn can yfu cäu nhä cung üng phäi thift kf chi tiet vä mö tä thät cy the. H f thưng

äm thanh änh säng can phäi hộn tät truac khi sy kifn diln ra tu 1 den 2 ngäy, vä cän
phäi cö sy chay thü, dien täp. Ngội ra nfu sy kifn cư trinh dien ca nhac... cän cö sy
phöi hpp giüa cäc nhä cung üng äm thanh änh säng vöi nhä cung ü n g dich vy ca nhac
hay cäc dich vu khäc cö lien quan.

101


Bäng 3.8. Cäc loai thiét b¡ trong dän dung không gian s u kifn
Cäc loai dèn thiràng sir dung trên sän khäu
- Den follow: Loai dèn chiéu tâp trung ânh sâng träng, cô hinh trôn, thircmg dùng
dé chiéu vào tâm dièm nào dô trên sân khâu vi du khi VIP di lên, chiêu vào logo cty
trên sân khâu...
- Dèn scanner (dèn quét): Là lo^i dèn cô ânh sâng cyc manh, c6 rât nhièu chirc nàng
sûa luông sâng cùa bông dèn nhu : Color (màu), Gobo (chàn sâng thành hinh, bông
hoa v.v), Iris (thu hôc mà lưn bäng chän sâng), nhân lên nhièu hinh bäng läng kinh,
Zoom, quay ngang quay dpc. Scanner thi tao ra AS dep, chinh xâc nhimg công kènh
nên chi sù dung cho nhüng SK co djnh, thuàng treo lên cao.
- Dèn moving head (dèn cô dàu cù dpng): tuang tu scanner, nhung Scanner do quét
ngang và doc bäng phàn chiéu AS qua 1 tam kinh phân chiéu (mirror) nên chuyén
dpng cùa ânh sâng rat nhanh, chinh xâc. Trâi lai, moving head njng nên chuyén dpng
châm chap hon nhièu, doi lai gôc quét ngang, dpc cùa scanner bj giôi han hem moving
head nhièu. Movie head dùng cho nhüng SK co dpng, thucmg dọt duửi sn chiộu
nguỗrc lờn. Ngoi ra nô hay dupe thiét ké trong Bar, vu truàng vl khi chuyén dpng, nô
tao ra nhüng cành vui mât hem vi gôc quay rpng.
- Dèn Strobe light : Tao ra ânh sâng nhu dèn flash dé chyp hinh nhung manh han
rât nhièu. Trên SK dùng nô trong nhüng scene cao trào, chôp liên hoi., két hpp vôi
khôi và lazer.
- Dèn eye tim (UV) (black light) : Dùng làm màu nèn cùa SK khi tât hét dèn. Cô thé
giü sâng liên tue, không tât trong khi bièu dien, ânh sâng cùa loai này sè pha vào

nhüng màu khàc làm tucri màu lên, néi bât nhièu màu cô däc tinh phàn quang, nhât là
màu träng. Cô 2 loai dèn UV black và blue, loai blue màu ra sâng han loai black.
- Dèn mât trfri (sun light): Cô 2 lo^i, dom và dôi, loai dôi cô 2 tia sâng giong ânh
sâng mât tri quay nguỗrc chiốu nhau. Trờn SK thung dọt chinh giüa chiéu vào
phông, sau lung bp trong jazz. Dèn này chi chcri lüc mô màn hay m à dàu bài nhac,
chua cô ânh sâng. Không nên lam dung nhièu, hôa nhàm.
- Dèn trung tâm (centre-piece) : Dä gpi là dèn trung tâm nên bao gièr cüng dät chinh
giüa. à SK nên chiéu vào phông tao hoa vân linh dpng.
- Dèn lazer : Dèn sù dung câc tia sâng mành, eue manh, nhièu màu säe dé tao hiêu
ung sân khâu
- Dèn PAR 64: PAR là chü viét tât cùa Parabollic Aluminum Reflector (chôa phân
chiéu bäng nhôm hinh paraboll) là loai loai ca bàn không thê thiêu tai câc sân khâu.
Nô tao thỹ õnh sõng nốn muỗrt m, khụng bi tuang phn, cơ thé dùng dimmer dé tao ra
nhüng khồng sâng, tơi m o. Cau tao rõt dan gin, gpn nhỗ, dờ di chuyén, cho nên
nô là loai dèn thông dung nhât hiỗn nay.
Nhfrng thiột bj phu trỗr khõc :
Tuy khụng phõi là dèn chiêu sâng nhung câc thiét bi này cüng gûp phân tao cho sân
, khâu da dyng han
j


Trâi châu kinh phàn chiéu tia : Néu muôn làm ânh sao trên bàu trcri thi dùng thiêt bj
này dât gân phông, dùng tia sang nhô chiêu vào.
Dèn tao mây : Nhu mot dèn chiêu phim slide cô hinh mây, cho di chuyèn thât châm.
Mây tao khôi : Làm cho hiêu umg ânh sàng càng thêm phân nôi bât
Mây phun bong bông : Nhu câc em nhô chai trô thoi bông xà phông, nhu sù dung
mây sê ra nhiêu hou và lien tue.
Mây tao tuyêt : Gôm nhüng bpt xà phông nhô li ti két dinh lai, trông xa giông tuyét
roi. Luu y khi sàn sân khâu bàng go trem hay gach men, coi chirng diên viên bi té ngâ
vỵ rât trcrn.

Mây bin kim tuyên: Dé y khi phun vào nhüng thiét bj diên vi giây cô trâng nhôm,
cô thé dan diỗn gõy don mach.
V khụng thộ thiộu nỹa l Lighting controller system: thiét bj dièu khièn câc thû
trên.
Sân khâu/ noi trinh diờn sur kiỗn
Sõn khõu (ncri) trinh diờn l yộu to trung tõm trong sy kiỗn. Dụi vụri cõc sy kiỗn
duỗrc tộ chực trong hỗii truụmg ncri trinh diờn cô thé là mpt khân khâu cô sàn, mpt bue
danh dy, mpt sõn khõu di dỗng, thõm chi mpt khong không gian à giüa hpi truèmg
(dành dé diên thuyét và khiờu vỹ chng han). Trong mpt sộ truimg hỗrp sõn khâu trinh
diên gân nhu bao gôm cà khu vyc tè chực sy kiỗn, vi dy nhu dội vụi mpt buối lờ giụi
thiỗu sn phõm mụi sõn khõu trinh diờn chinh l mpt cura hng giụi thiỗu sn phõm
(cựa cụng ty), hồc mpt khu vyc cơng cpng nào dơ.
Câc u to cor bân cùa mpt sân khâu trinh diên
Tùy theo timg loai hinh sy kiên, sân khâu trinh diên cô thé cô nhüng yéu to khâc
nhau:
- Vj tri cùa sân khâu
- Khung sân khâu (bao gèm khung dé càng phông, treo câc thiét bj âm thanh, ânh
sâng...)
- Phông trang tri
- Khu vyc hâu truong sân khâu
- Câc trang thiét bi trên sân khâu (vi dy: câc loai bye, do trang tri, khâu hiêu, bàn
cho doàn chù tich, bue diên già, thiét bj âm thanh...)
3.4. Chuân bi ké hoach do ân, do uong cho sy kiỗn
Tựy theo sy kiỗn, nh to chực cô quyét dinh mùc âp dp phyc vy àn uong khâc
nhau. Reno Dal dâ dua ra nhüng tiêu chi sau dõy vờ phuc vy n uụng trong to chực sy
kiỗn: Qui tc cựa tụi õp dung ty Iỗ nhõn viờn phuc vy/ khõch hng cho cõc sy kiỗn cựa
cụng ty l : Dich vy bac, t lỗ l 1/10; Djch vy nm sao, t lỗ l 1/25 v phyc vu àn
uong nôi chung ty lê 1/50. Theo tôi, không nên dèn dâp cung üng djch vy. Nghỵa là
câc mon ân và do uong chinh phâi dupe phuc vy vào dùng thiri diêm; sau dô, ngueri
hàu bàn nên dé khâch ty do cho dên khi khâch goi mon. Qui trinh phyc vy ân uông

giông nhu mot vô kjeh trên sân khâu, vôi câc vi tri dâ dupe bo tri sân và dupe trinh
103


bày theo cách thúc turcrng t\r vói các giai doan sân kháu. Các nhân viên phyc vy trà
thành diên viên, hp phài àn mâc phù hpp vói chù dè, phài yờu nghố- v thuc su, dụ l
mpt cụng viỗc khú khn nhõt cựa thúi dai.
3.4.1. Lỗip kờ hoach do n cho sir kiỗn
Truục hột cõn xc djnh rụ pham vi, mue dp và mue dich büa àn càn dat tôi. Chng
han phi trang trong, lieh su, tao su thõn thiỗn ban dàu, kêt thúc hpi nghj, chia tay, tao
àn tupmg..v..v nhm nõng cao tm vj tri cựa su kiỗn.
Nh to chùc càn kièm tra lai ngân sách xem pham vi giúi han dộn mực no, tỳ dú
quyột djnh tiỗc dỳng hay tiêc ngoi. Cân bàn bac cy thè vói c a só cung câp djeh vy và
xây dung thuc dan ban dàu trong pham vi giói han cùa ngân sàch. Hày chu y tôi
nhüng mon àn cô màu säe, hucmg vj cô nhüng nét däc thù, gpi su quan tâm chự y cựa
mpi nguụi, mang lai hiỗu qu cao vúi chi phi han ché, soa cho thè hién su tinh tộ, khỏ
nng sỏng tao v phong cỏch riờng biỗt.
Cn cụ thụi gian cõn nhọc cho viỗc lua chpn v quyột djnh thuc pham. Dc biỗt phi
chự y tụi thyc phõm giành cho nguôi àn kiêng. Thuc phàm phài bào dàm an tồn tù
ngn góc và trong ché bién phyc vy.
Càn cù vào tiêc dùng hay tiêc ngôi mà quyét djnh kich thuục v ca cõu cc mụn n
cho phự hỗrp. Chng han chuõn bj mpt buối chiờu di tiỗc dựng cùng vói càc mơn khai
vj ngupi và nơng, phài chù y tôi kich thuôc cùa môn àn sao co vùa dù àn hay cô thé àn
mpt càch de dàng, không nên phyc vy môn àn cô xucmg hay nhiêu nuôc. Mpi nguôi së
àn theo kièu càm trên tay hay dé thúc àn vào dïa? Cô dù dè dùng dé phyc vu cho nhièu
büa àn hay phài dpi khàch san rúa sỗich v dem dựng lai cho bỹa sau? v.v.. Nh tộ
chực cn phi lm viỗc cy thố vúi cc nh cung càp dơ.
Ngồi ra, nhà té chùc càn xàc djnh rụ khõu phn n cho cc bỹa tiỗc v bo truóc
cho nhà cung cap thuc phàm. Vân dé này càn luu ÿ tơi khàch tàng thêm do cơ nhüng
ngi di kèm. Tuy nhiên, nhüng khàch di kèm này cûng van co gáng biét truóc dé bào

dàm cung câp dù suât àn, tránh dé thùa läng phi. Cüng càn cơ móc giói han thơi gian
ci cùng dé chót sé thúc st àn sau khi dà kièm tra, nàm cy thè só ngi tham d\r.
Mpt vân dé khơng kém phàn quan trpng là nhà té chùc phài quan tâm tôi dpi ngü
nhân viên phyc vy, nhân viên âm thanh ành sàng, sân khõu, gii tri,v.v... Tuy vo lue
luỗmg ny cụ duỗrc du vói khàch mai hay sáp xép riêng cho hp, nhu vây ngân sàch së
phài tàng thêm.
3.4.2. Lâp ké hoach do uong cho sie kiỗn
Dụ uụng thich hỗrp: Cõn cự vo myc dich yêu câu và nhiêm vy dât ra vôi càc büa ân
dé xàc djnh dị ng thich hap, ban càn giói han do ng trong pham vi nào nhu rupu
dât tiên, ành huông lôn tôi ngân sàch. Dé giài quyét dupe vân dê này, cô thê giôi han
mot sô loai do ng mà su kiên cung câp. Ngồi ra, cà nhân nào mn dùng së làm
viêc vói khàch san dé dùng rupu quÿ và phài trà chi phi. Càn lm viỗc vờ gi c cc
loai dụ uong truúc, mpt già thơng nhât cùa khách san trc dó hay theo múc giá uu
tiên nào dó eho su kiên.


Chi pW.Ngối chi phi cho dó ng con nhüng chi phi ve tién thng cho ngri
phuc vu, tién th, v.v...Ngi tó chírc cán thanh toan chi tiét, tír phircmg pháp tính
toan tói các múc chi phi cy thé. Nén nhó ráng, phucmg pháp tính khác nhau d in tói
múc chi phi rát khác nhau nén viéc náy phái có su thóng nhát gifta hai bén.
ó nc ngối, háu hét các thiét bi déu có thé tính thém tién thng cho ngi phuc
vu dua tren toan bp hố don thanh tốn. Mpt sé noi hp phái cpng thém thué trén cá hố
don vá cóng phán thucmg cho ngi phuc vu. Néu khách mói tu dem dó uóng tói thi
ban cüng phái tính tién mó náp chai vá phuc vy cho nhüng chai do uóng dó.Tuy nhién
cüng có truóng hop khóng phái trá thém tién phyc vu, diéu náy cón phu thupc váo
tirng hoán cánh cu thé. Vi dy nhu nhá tai trp cho mpt su kién gáy quy nao dó lá mpt
nhá sán xuát dó uóng thi dó uóng cúa hp có thé lá chú yéu trong bita ti?c vá nhu váy
khách sé khóng phái trá thém tién phyc vy.
Cán chú y lá ln ln kiém sốt vá duy tri chi phí trong khn kho vá giói han cho
phép. khóng dé chi phí ty phát sinh sé din tói b$i chi gáy khó khán cho nhá tó chúc.

Vi dy trong ti?c có quán bar dánh cho tát cá mpi nguói, nhá té chúc mn kiém sốt
phyc vy thi phái u cáu ngufri quán ly dé uóng thóng báo khi náo AS. chi hét mpt núa
sé tién dánh cho dé uóng vá nhá tó chúc s6 quyét djnh có nén giám múc phyc vy
xuóng hay khóng.
Két thúc chiéu dai'Soi vói phyc vy cá án uóng, cán chú y khóng nén két thúc truóc
khi nhán vién don dpp xong. Nhá té chúc phái rát linh hoat. Trong nhüng lúe sói nói
nhát thi khách sé khóng muón tife két thúc vá có thé muón kéo dái phyc vy. Tuy váy,
cán có gáng huóng tiéc chiéu dái dien ra theo thói gian dy kién vá ch(?n thói diém két
thúc báo dám nhííng du ám tót kéo dái, han ché nhííng khut diém khóng dáng có.
3.5. Chuán bj phirorng tién van chuyén khách tham dy sir ki$n
Vói mpi loai sy ki?n, ván dé dáu tién khán giá quan tám lá di den diém tó chúc
sy kién báng cách náo? Di l?i dü tró thánh yéu tó có ánh huóng ló n dén quyét d¡nh
tham dy sy kién cúa khách háng. Do váy, nhá tó chúc sy kién p h á i hiéu ráng, các
quyét djnh vé ván chuyén, dón tien khách giü vai tró rát quan trpng d ó i vói tốn bp ké
ho?ch háu cán sy kién. Hai tír dupc nhííng nhá quán ly sy kién sir dung phé bien lá”
dump”- khi khán giá dé vé sy kién cüng mpt lúe vá” trickle”- khi n h ü n g nguói dén vá
rói sy kién rái rác qua m§t khống thói gian. Vói móí trmg hpp n á y sé cán có chién
lupc háu cán khác nhau.
Bói vi, trái nghiém di lai lá án tupng dáu tién cúa khán giá vé s\r kifn vá nó có
thé ánh huóng tiép tuc dén nhüng trái nghiém sau dó cúa hp tai su kién, nén cóng tác
van chuyén khán giá vá dua dón khách lá mpt máng cóng viéc cán n hán manh nhát cúa
háu cán khách háng: Khách di dén báng phuomg ti?n giao thóng cóng cpng hay giao
thóng cá nhán; có diéu dpng xe phyc vy dón tién khóng? Déi tupng n áo dupc dón tien?
Loai xe náo phuc vy vá múc dp phyc vy trén xe nhu thé náo? Dong thói, háu cán vé
v|n chuyén cón bao gém bSi d£u xe vá kiém sốt giao thóng trong k h u vyc có su ki?n.
Trong nghién cúu vé nhüng su kién thé thao, Graham, Goldbatt, D epply vá c§ng sy (
1995) da binh luán tám quan trpng ve viéc khán giá dén vá rói khói su kién:” Khách
105



hàng nhán manh ràng, dén và di là mpt phàn cùa trài nghipm vè lòng mén khàch cùa
su kién. Àn tugng dàu tién và cuoi cùng vè sy kién là bài dàu xe và svr kièm sồt giao
thóng”. Vi thè, nhà phyc tràch hàu can sy kién khóng thè coi nhp vàn dè này
Dé thuàn lgri cho hàu càn chua dịn khàch mèri và kièm sồt tot chi phi, khi bó
tri chị ị cho khàch mèri càn quan tàm khồng càch tir khàch san dén dja dièm to chúc
su kién là bao nhièu? Doi vài càc sy kipn là càc cupe dai hpi, h$i nghj, hòi thào, su
kipn thè thao, cóng tàc té chúc hgi nghj càn phài tinh dén sy sàn sàng cùa dich vy vàn
chuyén và chi phi dòn tiSn khàch tir càc dia dièm bé tri cho ò cho khàch meri và nhftng
nguòi tham già ( dien vièn, càn thù, dién già, ngi dan chucmg trinh). Dóng thòi, vàn
chuyèn dén càc c a sò khàc cùng phài dugrc xem xét. M gt dia dièm tè chúc su kién, mà
khồng càch tù nori ị cùa khàch hàng dén svr kién quà dài, sé làm tàng chi phi tèng thè
cùa mpt su kién, và tàng thèm mòi hàn bàn tàm cho cóng tàc hàu càn. N h u vày, phài di
chun vói khồng càch dài có thè làm sy kién kém hàp d in dèi vói càc dai biéu và tú
dị sé có ành hng dén sé lupng dai bièu tham du.
Ci cùng dèi vói càc sy kipn lón, le hpi và nhùng cupc dieu hàng, càc nhàn té
hàu càn khàc dugrc dua vào có lièn quan dén cịng tàc vàn chuyén khàch tham dir su
kién, có thè là xin giày phép cùa chinh quyèn vè vipc dóng cùa mpt so tuyèn duòng
trong thòi gian syr kipn. Van dè này phài là mpt vàn dè cùa ké hoach hàu càn.
Luu y càc u to càn kièm sồt dèi vói hàu càn dịn tién khàch:.
• Có phài lièn h? và xin giày phép cùa càc co quan còng quyèn vè vife vàn
chuyèn khàch tham d\r và dòn tien khàch miri cùa su kién khịng?
• Có phuemg tipn giao thóng cịng cpng khóng ? Néu có, ljch biéu gièr chay cùa
càc phuong tipn này nhu thè nào?
• Dà có phuemg àn vè loai phuemg tién thay thè, trong truemg hpp giao thóng
chinh bj hịng chua?
• Lipu *ó tun dng nào thay thè, néu tuyèn duòng chinh dugrc lya chpn bj tàc
nghèn giao thịng ( tai nan, cịng trinh....)?
• Djch vy xe taxi có dày dù khịng? NhOng ngi cung ùng dich vy này dà am
hiéu vè su kién chua và thài dp phyc vy cùa dpi ngù lài xe nhu thè nào?
• Chàt lupng cùa càc khu v\rc lèi vào bài do xe nhu thè nào và súc chúa bao

nhièu? Có sy giói han vè trpng lupng và trgng tài khịng? Có nhftng dièu kién
dàc bipt gì càn xem xét?
• Súc chúa cùa bài dàu xe bao nhièu? Có dù dài phàn càch cho xe cà nhàn và xe
phyc vy su kién ó bài dàu xe khóng? Có khu vyc dó xe rièng cho khàch VIP,
cho nhàn vièn phyc vy sy kién? Sy hièu khàch cùa càc tài xé v à nhàn vièn phyc
vy bài dàu xe nhu thè nào?
• Có huàn luyèn nhàn vièn phyc vy diéu khièn dàu dò xe khóng?
• Djch vy kéo xe và cap cúu khan cap có sàn sàng khịng?
« Có ké hoach dịn tien khàch tú dàu mịi giao thóng/tram dó xe dén noi tè chúc
su kién chua?
• Du.i dồn tj lè khàch cùng lúe dén là oao nhièu (cùng lui hay rài ào)
106


• Cư bơ tri xe dưn tiên khâch khơng? Néu cô, dâ thiét lâp ljch dièu phoi xe chua?
Loai xe no dupe chỗn dộ dụn khõch? Dõ cụ kộ hoach bô tri dô uông và hoa qui
tuai hay do àn nhỗ cho khõch VTP chua?
3.5.1.
P hm m g tiỗn ch â khâch
Câc nhà cung ûng dich vu vân chuyèn
Câc nhà cung ỷng dich vy võn chuyốn ụ Viỗt Nam bao gom câc nhôm c a bàn sau:
- Câc hâng (tong công ty/ công ty) hàng không
- Tong công ty duông sọt
- Cõc doanh nghiỗp kinh doanh võn chuyốn (duụng bỗ>)
- Câc công ty lü hành, du ljch, dai lÿ vân chuyèn
- Câc dôi tupng khâc cô khâ nâng cung ûng djch vy võn chuyốn
Cõc phuang tiỗn v$n chuyốn
Sự dung cõc phucmg tiỗn vỗn chuyốn cụng cỗng
- Dễi vụi v |n chuyèn bàng duông không và duông sät, và ô tô cụng cỗng cõc djch
vy di kốm thuụng cụ tinh cỷng nhc (nh tộ chỷc sy kiỗn khụ cụ thộ can thiỗp hay

kiốm soõt), nộu nh tụ chỷc sy kiỗn phi chju viêc cung ûng câc djch vy liên quan dén
hai loai phuang tiờn ny thi cụng viỗc chự yộu cựa hp bao gom:
- Lya chỗn nh cung ỷng thich hỗip, lya chpn chõt luỗmg cựa djch vy (vi dy hang vộ
mõy bay; loỗii vộ duụng sọt nhu: vộ ngối mốm, ngèi cûng, vé näm, toa riêng...; lya
chpn công ty vân ti hnh khõch duụng bụ phự hỗrp).
- B$t chụ, mua vé cho khâch
- TƠ chûc gûi vé, gûi thu, hng dan
- Tụ chỷc dụn khõch (nộu cụ)
Trong truụng hỗrp, khõch phi ty lo viỗc di lai v duỗrc ngõn sõch sy kiỗn chi tr cho
chi phi võn chuyốn. Nh tụ chỷc sy kiỗn cn chỹ
- Khi gui giõy mụi cho khõch, nh tụ chỷc sy kiỗn cn gỷi thờm câc luu ÿ dè dàm
bào yêu càu thanh toân (nhu khâch môi phài cô cuéng vé/ hôa dan vân chuyèn hỗrp
lỗ...)
- Khi khõch dộn tham gia sy kiỗn, phi cụ câc nhân viên phy trâch n$i dung này;
thông bâo, huông d ln khâch làm câc thü tyc thanh toân (vi dy câc m iu kê khai, npp
vé, kÿ nhân...)
- Nên thanh tôn ngay cho khâch, khơng nên dé khi sy kiỗn kờt thỹc (khõch dõ trụ
vộ noi ụ) mụi tiộn hành thanh toân và gûi tièn cho hp.
- Dy tinh cõc truụng hỗrp phõt sinh trong thanh toõn phi võn chuyốn (nhu di taxi hụa
don khụng hỗrp lỗ/ khụng cụ vé ô tô... ) dé xin huông giài quyét truôc. Ngay cà trong
quâ trinh trién khai thyc té néu gâp câc tinh huông phât sinh, không nên tù chôi khâch
ngay m cn xin kiộn cựa nguụi cụ trõch nhiỗm chi trà câc khoàn phi này cho khâch.
Thuê dich vu võn chuyốn bng ụ tụ
ễ Viỗt Nam hiỗn nay viờc thuê phuang tiên dé dua dôn khâch môi tham gia sy kiờn
(hay trong quõ trinh diờn ra sy kiỗn) thuụng liên quan dén câc phuang tiên vân chuyèn
duông bp trong dô chù yeu là ô tô.
107


- Xe 4 cho: Dây là loai xe có dàc tinh an toàn, sang trpng, ljch s\r thè hiên su ton

trpng khâch mịri và qua dó nâng cao nhûng an tuỗmg cựa sir kiỗn dối vúi khõch. Vúi
loai ny, nguụi ta tam chia thành câc müc dp nhu: xe cho chinh khâch, xe cho giói
thirpng Iuu, xe thơng thucmg... Khi lua chpn xe 4 cho cn chỹ :
+ Viỗc l\ra chpn xe cân càn eu theo ké hoach và ngân sõch cựa su kiỗn
+ Cn cir vo dụi tupng khõch dè lya chpn xe (vi du: mpt chinh khâch cao cap phài
dupe uu tiên phyc vu bàng câc loai xe dng cap nhõt). Trong trucmg hỗrp khõch miri cú
vj thộ xà hpi gân nhu tucmg ducmg vói nhau nên chpn cựng mpt loai xe, ngupc lai
trucmg hỗrp ngueri cú vi thé xâ hpi cao hom hân nên dàu tu lya chpn câc phucmg tien
sang trpng cho nhüng dèi tupng này.
+ Dàng câp hay müc dp cùa xe không chi phu thupc vào hiéu xe (Limousine,
Mercedes, Toyota, Deawoo...) mà còn phu thuôc vào dôi xe, nàm sàn xuât, câc thông
so kÿ thuât khâc.
+ Càn lâp ké hoach chuàn bj thuê xe chi tiột (cn eu vo sụ luỗmg khõch meri du
tinh, su phõn bộ sụ luỗmg khõch cho mời loai xe, câc loai xe sê phuc v y ...)
+ Càn chuàn bi câc vân dung di kèm vói xe nhu dè uong, tap chi, sâch bâo, câc tâp
gâp hay thông tin vờ su kiỗn (nộu cú), bn dố chi dufmg, sụ diờn thoai liờn hỗ vúi
ngui phu trõch võn chuyộn, bng/ dia nhac... Cn lm rụ nhiỗm v y cho cụng tõc
chun bi ny (thupc vố nh to chuc su kiỗn hay thuê câc nhà cung câp dich vy vân
chuyén ty lo liỗu);
+ Trong mĐt số truốmg hỗrp cn cú thờm cõc yờu cu vố: an ton, vỗ sinh, dống phyc
lõi xe, tiỗn nghi, mu sem cựa xe, bng dũn khõch, viỗc dố xõng truúc khi dũn khõch,
thiri gian dũn khõch, lich trinh, thâi dp phyc vy cùa nguiri lâi xe, viỗc gii quyột cõc
yờu cu phõt sinh ngoi hỗrp dống cùa khâch mịi... dèi vói nhà cung ütng djeh vy.
Ngồi ra, trong mpt so truốmg hỗrp cn thiột cũn phi tryc tiép kièm tra câc thông sè kÿ
thuât cùa xe nhu: câch bé tri cho ngèi trong xe, mùi dièu hụa, dỗ ụn, dp gim xục,
phucmg tiĐn nghe nhin, phucmg tiỗn thụng tin liờn lỗc...
+ Nguụi phy trõch vố phucmg tiỗn võn chuyộn (cựa nh tố chuc sy kiỗn) cn cú mụt
danh sõch cõc lõi xe vúi sụ diỗn thoai liên hê, danh sâch khâch di cùng m§i xe...
+ Lâp lich trinh dièu phéi xe, néu càn thiét hây tham khào hồc th u ê câc chun gia
vè dièu phơi võn chuyộn tu võn cho cụng viỗc ny (trong trucmg hỗrp cõc sy kiỗn lún,

quan trpng v cú tn suõt, số luỗmg cõc chuyộn xe lún)
- Xe khõch: cú nhiờu loai khâc nhau nhu xe 7 cho, 12 chô, 16 cho, 24 chô, 45 chô...
Nhûng chù ÿ khi lya chpn xe khâch cùng tuong ty nhu xe con 4 cho (dà dê câp à trên),
ngoài ra cân chù ÿ mpt sé dièm sau:
+ Nên thuê xe khâch cùa câc doanh nghiỗp kinh doanh võn chuyộn khõch du ljch
(hoc chuyộn chay theo hỗrp dụng), han chộ viờc thuờ cõc xe chay võn chuyộn khõch
cụng cpng (vi l do vỗ sinh, mựi, han chê vè giao tiép cùa lâi xe, thâm chi có tên tun
vân chun khâch bên ngồi xe- vi du: xe khõch chõt luỗmg cao H Npi- H Tùnh
chng han) nhỷng l do ny số tao an tuỗmg khụng chuyộn nghiỗp v khõch sờ cm
thay khụng dupe ton trong dung mùc. C ùng vi ¡y do tutmg ty càn dâm bào câc yêu câu
108


co bán vé chát lugng xe (nhu khöng düng xe cü, xe phái dám báo các thóng sé ky
thuát, vé sinh sach sé, khưng có müi khó chiu, diéu hién nhién lá phái có diéu hóa...)
+ Kiém tra tính khá thi trong vän chuyén bäng xe khách. Vi du ncri do xe, tuyén
ducmg cho phép xe khách chay, cán biét liéu nhá cung üng có dupc phép chay trong
thánh phó khöng?...
+ Khi thué xe khách cho su kién cán luu y, só lugng khách cho moi xe nén chi bäng
khống 50-60% só ghé theo thiét ké tren xe (vi du vói xe 45 chó chi nén sü dung dé
van chuyén ít khoáng tü 22 cho dén 28 khách).
Các phucmg lien van chun khác
Ngối các lo^i phuong tién chú u nói trén, trong tó chüc su kién con có thé sü
dung mQt só loai phuong tién khác nhu: xe dap, xe máy, xích ló... tuy nhién cán luu y
các phucmg tién náy khi sü dung chú yéu nhäm myc dich tao su mói la, tao án tucrng
vói khách moi hojc lá mpt diém nhán, mQt chú dé riéng trong s\r kién. Vi du: trong
viéc än hói ó Há Nqí có nhiéu nhá tó chüc mpt dốn xich ló dao trén phó, hinh thüc
náy mói dáu da tao ra nhtmg án tugng khá thú vj.
Trong kinh nghifm tó chüc su kién ó nhiéu nuóc trén thé giói ngucri ta dä tüng sü
dung vá két hpp rát nhiéu loai phucmg tién khác nhau nhu: máy bay truc thäng, xuóng,

du thuyén, táu thúy, xe ngua kéo, ngvra, xe dap... thám chí lá di b§ (vi d\i tó chüc mpt
le hpi ó mpt ngói chüa náo dó trén nüi cao cháng han, diéu chäc chän khách mói cho
dü lá ai cüng phái tham gia di bp vói mQt khống cách nhát djnh)
Báng 3.9. Khi khưng thé súr dung cácphirang tifn vpn chuyén
Trong lé khai mac buoi hda nhac vé mói tnrcmg cua mQt le h$i thucmg nién dién ra
á (Cape Byron, New South Wales- Australia) do các phucmg ti$n khöng thé dén gán
d¡a diém (cách 1 km). Nhá tó chúc su ki$n dä sáng tao viéc di tü ncđ dư xe den diém
khai mgc, thánh mQt cuqc diéu hanh cúa khách mói dqc theo ba bién. H q bo tri các
t'mh nguyén vién, chao dón vá hucmg dán khách mói tham gia cuqc diéu hánh. Dó lá
m$t cánh khá an tucmg, hcm mQt nghin ngucri trong dó có cá tré em vui vé di dao dQC
theo bäi bién v&i nhüng chiéc khän dáy máu säe vá nhüng món án nhe
nhang.[4,tr.l60].
3.5.2. Phvcrng tifn dua dón khách
Dua dón khách tnróc hét phái xác dinh rư khách tham dy di tü dja diém náo dén
su kién? Diém xuát phát cúa khách sé ánh huóng tói dia diém dén cúa ho. Yéu cáu cúa
viéc ván chuyén phái báo dám báo an tốn cho ngi di trén dng. CĨ gáng bó tri
dám báo khách dén dyr dưng dú, khưng bi täc nghén giao thóng gió cao diém.
TĨ chúc van chun phu thupc váo dia diém táp két, váo nai än nghi cúa khách
tham du. Néu khách ó tap trung tai m Qt hộc m Qt cym khách san dé tói trung tám h§i
nghi, có thé to chúc dua dón khách theo theri gian thóng nhát, hánh trinh dó cho phép
hinh thánh nhüng doán xe dái se tao nén hinh ánh dám nét vé su ki?n. Ngupc lai, noi
109


än nghi cùa khâch phân tân trong thành phô càn to chûc vân chun theo câc dồn,
mơi dồn hôc mpt sơ dồn do mpt nhân viên truc tiép phy trâch dua don.
Trờn ducmg tcri sy kiỗn cn cụ nhỷng djch vy ho trp cho dich vy vân chuyên
này, cô thé dira câc chircmg trinh nghe nhln tao không khi hào himg vui nhpn tnrc khi
buac vo sy kiỗn. Dự l sy kiên nào thi vân dê này van là vân dè rât cân thiêt.Vôi
không khi vui nhpn tao cho nguôi ta sy cụi m,thõn thiỗn. Nguụi ta cụ xu huụng tiép

cân, muon gàn güi tiép xùc nhau, tiép xüc khâm ph sy kiỗn. Dụ cỹng l yộu tụ quan
trpng dira sy kiỗn tụi thnh cụng.
3.6. Chuõn bj cõc cụng viỗc khõc lien quan khõc
3.6.1.
Liờn hỗ või nh cung ỷng
Nh cung ỷn g djch v{/ bo trỗr to chỷc sir kiỗn: l nhỷng tộ chỷc, doanh nghiỗp,
cung ỷng mpt hay mpt sộ cõc dich vy, hng hụa bo trỗr (djch vy vè liru tru, ân uéng,
vui chcri giài tri, djch vy thé thao, vân phông, an ninh...) cho quâ trinh to chỷc sy kiỗn
thụng qua cõc hpp dụng dupe k kờt (hôc câc hinh thûc thơa c khâc) vơi nhà té
chûc sy kiỗn, hp cụ nhỷng rng bupc, quyộn lỗri, nghợa vy nhât dinh liên quan dén quâ
trinh tô chûc sy kiỗn. (dõ dộ cõp ụ chucmg 1)
Myc tiờu cựa cụng viỗc ny l xõc djnh dupe danh sõch cõc nh cung ûng và lya
chpn dupe nhûng nhà cung ûng tôt nhât (trong dièu kiên ngân sâch cho phép) dé cung
ûng cõc hng hụa djch vy cho sy kiỗn. Dờ thuõn lỗi cho viỗc qun l, lya chpn cõc
doanh nghiỗp tụ chỷc sy kiỗn nờn tiộn hnh phõn loai cõc nh cimg ỷ n g dich vy bộ trp.
Phõn loỗi nh cung ỹng djch vp bo trỗr
Cụ nhiờu tiờu thỷc phõn loai nhà cung ûng djch vu bè trp cho doanh nghiỗp. Trong
qun tri tụ chỷc sy kiỗn nguụi ta thuerng quan tâm dên câc tiêu chi sau:
- Phân loai theo giâ trj hàng mua:
+ Nhà cung ûng chinh: Là nhà cung ûng mà giâ tri hàng hôa djch vy cùa hp chiém tÿ
trpng lôn nhât và chû yéu trong khéi lupng hng hụa, djch vy m doanh nghiỗp tộ chỷc
sy kiỗn tiờu thy trong mpt thụi gian nhõt djnh. Nh cung ûng này quyét djnh khéi lupng,
chât lupng hàng hôa, djch vy mua vào nên càn phài dupe quan tâm th u ô n g xuyên.
+ N hà cung ûng phy: Là nhà cung ûng mà giâ trj hàng hôa, djch v y cùa hp chiém
m$t tÿ trpng nhô trong khéi lupng hàng hôa, djch vu mà doanh nghiêp tô chỷc sy
kiỗn tiờu thy.
- Phõn theo tinh chõt quan hỗ:
+ Nhà cung ûng truyên thông: Là câc nhà cung ûng thuông cô q uan hê tucmg doi
lâu dài vôi doanh nghiỗp tộ chỷc sy kiờn, dõ tựng phội hpp vụi n h a u trong nhiốu sy
kiỗn. Hai bờn thuụng cô sy hiéu biét lân nhau và thuông thi mûc d ô rù i ro trong quan

hê vôi nhà cung ûng truyèn thông thâp.
+ Nhà cung ûng môi: Là nhà cung ûng mà doanh nghiêp tô chiic sy kiên chua cụ
hoc cụ it quan hỗ, hpp dụng vụi ho. Bụi vụi nhụm ny, doanh ngiỗp to chỷc sy kiỗn
cõn cụ nhiêu thông tin hem khi ra quyét djnh, thông thucmg cõc d oanh nghiỗp tộ chỷc
sy kiờn sờ rng bupc chi tiét hem trong hop dông cung câp djch vu h o âc tién hành trién
ichai thäm dô tùng buôc dê dânh giâ nâng lue, chât lurcmg cùa câc nhà cung irng này.
110


- Phän loai theo dich vu trong to chüc sy kipn:
Theo cäch phän loai näy, vöi moi nhöm dich vu trong t6 chüc su kien se cö cäc nhä
cung üng djch vy bo try tucmg img, thöng thuang nguöi ta chia ra cäc nhöm sau:
+ Nhä cung üng dich vu van chuyen
+ Nhä cung üng dich vy luu trü
+ Nhä cung üng djch vu än uong
+ Nhä cung üng trang thiet bi cho to chüc su kien
+ Nhä cung üng dja diem t6 chüc sy kien
+ Nhä cung üng cäc dich vy bo try khäc
Tim kiem cäc nhä cung üng djch v{t bo tr f
Viec tim kiem cäc nhä cung üng djch vy bo tri? thuöng qua cäc nguön thöng tin sau:
+ Nguön thöng tin npi bp: cäc moi quan he vöi cäc nhä cung üng dä vä dang trien
khai; thöng tin tu cäc nhän vien trong doanh nghipp; thöng tin tu vipc nghien cüu thj
truöng...
+ Nguon thöng tin tu phia cäc nhä cung üng: Thöng tin chäo häng tryc tiep; thu
chäo häng; catalog quäng cäo; hoi chy; trien läm vä giöi thipu sän pham; ho so dy thäu
cung üng djch vy cüa cäc nhä cung üng djch vy bo trgr...
+ Nguon thöng tin tir cäc phucmg tien thöng tin dai chüng: bäo vi6t, tap chi, truyen
hlnh, däc bi§t lä thöng tin tren mang Internet.
Tir cäc nguon thöng tin nöi tren, tien hänh thu thäp cäc thöng tin ve cäc nhä cung
üng, tien hänh kiem tra vä xü ly cäc thöng tin cö lien quan. Vi?c kiem tra thöng tin

d |c bi?t doi vöi cäc djch vy bo try quan trong lä het süc cän thiet, trong möt so
truämg hgrp cäc doanh nghi?p to chüc sy ki?n cön cü nguiri den khäo sät, kiem tra
vä dänh giä tryc ti6p. Cän läp cäc file (t|ip täi li$u) hö sa vk cäc nhä cung üng vöi cäc
npi dung chü yeu nhu sau:
- Ten hifu cüa nhä cung cap
- Cäc thöng tin ca bän (dja chi, difn tho?i, fax, email/webside, mä so thue, täi khộn
ngän häng, s6 giay phep kinh doanh, ngri d^i difn truöc phäp luät)
- Chüc näng, nhiem vy, ngänh nghe kinh doanh, ltnh vyc kinh doanh
- Khä näng v6 cung üng dich vy (s6 lugmg, loai hlnh, thfiri gian cung ün g ...)
- Chat luyng, uy tin, nhän hieu thuomg hieu cüa sän pham
- Giä chäo häng cüa timg loai sän phäm
- Cäc di6u kien ve cung üng (diiu kien v6 thanh toän, thai gian, dät häng, ky ket
hyp dong...)
- Khä näng täi chinh cüa nhä cung cäp
- Cäc sy kien mä nhä cung üng dä tham gia (cäc hinh änh, dänh giä... ve cöng viec dö)
- .v.v.
Vcri moi nhä cung üng djch vy bo try nen cö möt file ho so rieng, tuy nhien de thuän
lyi cho vi?c lya chpn cö the tü cäc hö so lap ra mpt danh säch (rüt gpn) cäc nhä cung
üng dich vy bo try. Trong danh säch näy cö cäc cpt tucmg üng nhu: So thü ty; ten hieu;
loai sän phäm; dipn thoai; dieu kien cung img... Neu läp danh säch tren Microsofl
111


Excell nên thong nhât vê tên gpi sàn phâm, hay câc tiêu chi khâc dê thuân lpi cho viéc
sù dyng câc công cy nhu lpc, tlm kiém; hojc c6 thé lâp danh sàch theo câc nhôra cho
tùng sheet riêng (cô thé dua theo câc tiêu chi phân loai dâ dé câp à trên).
Can luru y khi tim kiém thông tin vè câc nhà cung ta g dich vu bè trg khụng phi chi
cho mỗt su kiờn eu thộ m nụ l thụng tin cn thiột cho doanh nghiỗp trong cõ quâ
trinh kinh doanh lâu dài. Do dô cho dù nhüng nh cung ỷng khụng duỗc chon trong
mỗt su kiờn no dô cung nên luu thông tin lai vi hp cô thộ sờ phự hỗp cho doanh

nghiỗp to chỹc su kiờn trong tucmg lai.
Vờ nguyờn ly, doanh nghiỗp cn tim kiộm câc nhà cung câp theo quan diém phât
trién méi quan hê tét dep làm ün lâu dài, cà hai cùng cụ lỗri voi hỗ. Tuy nhiờn, cn
thõn trpng khi thu thõp v dõnh giõ thụng tin, dọc biỗt l cõc thơng tin khơ kiém
chùng hôc phûc tap.
Lua chpn nhà cung ûng dich vu bo trg
Cô nhièu tiêu chuân làm cân cû dé lua chpn nhà cung irng dich vu bô trg cho mpt su
kiên cy thé, nhu:
- Giâ cà cùa cõc hng hụa dich vu (phự hỗrp vụri ngõn sõch sy kiỗn khụng)
- Chõt lugng hng hụa, dich vu
- Thụri gian cung ûng
- Uy tin và nhüng dàm bào cùa nhà cung üng
- Nhüng yêu càu riêng cùa nhà to chùc su kiên mà nhà cung ûng cô thé dâp ûng
- KM nàng cùa nhà cung üng: vi dy mpt khõch san liỗu cụ thộ cung ỹng duge cõc
dich vu buèng vào thôri diém té chüc s\r kiên hay không?
- Dièu kifn thanh toân...
Dyra trên danh sâch (hè sa) cùa câc nhà cung üng và câc tiêu chuân nôi trên (cô thé
eu thé hôa thành câc tiêu chi cho tùng sy kiờn vụi mỹc dỗ quan trpng khõc nhau) tiộn
hnh dõnh giõ cõc nh cung ỹng. Cn luu y, viỗc dânh giâ nhà cung üng không chi dya
trên câc thông tin nôi trên, néu càn thiét nhà tè chüc sy kiỗn cn phi tham quan, kho
sõt diốu kiờn v kh nàng cung ûng thyrc té cùa câc nhà cung üng. Trong tnrimg hpp cô
nhièu nhà cung üng phù hpp lâp danh sõch cõc nh cung ỷng duỗc l\ra chpn.


Bõng 3.10. Mõu danh sch cõc nh cung ựng dirỗc tu a chỗn
CễNG TY Tễ CHlTC S i/ KIầN & DU LICH ETV
So: 234/TB
DANH SÀCH CÀC NHÀ CUNG Ü"NG DICH V y Bễ TRầf
Su kiỗn:...........................
Chự du tu su k iỗn:.................

Ngy thuc h iỗn:....................

STT

Tờn nh cung
ựng

Ngirụù lõp danh sõch

Dja
chi

Djch
Thụng
v\i/ sn
tin cựa
phõm
nh cung
cung
ựng
cap

Thụi
gian
lien hỗ

Ngui
liờn hỗ

Ghi

chự

Qung Ninh, ngy....thõng .... nam ....
Qun l su- kiỗn

Thu-omg lirỗrng v k kột hỗrp dong cung ỹmg djch vy
Thuang luỗmg v ky kột hỗrp dong cung ựng dich vy nhm dat duỗicthụa thuõn
(cam kột) vố cõc diốu kiỗn cung ựng hng hụa/ dich vu cho su kiỗn trờn nhụng ca s
nhõt dinh.
Thurrng lirỗmg v&i cdc nh cung ựng
Thucrng luỗmg vụi cõc nh cung ựng l quõ trlnh giao djch, dàm phân vôi nhà cung
ùng dé di dén nhông thôa thuân chung trong viêc cung ùng djch vu.
Trong thuang luỗmg, nh tộ chỹc su kiỗn cn phi quan tõm dén câc van dê
chù yéu sau:
- Câc mô tà vè hng hụa v djch vu: m lu mõ, chat luỗmg, câc yêu càu eu thé khâc vè
hàng hôa/ dich vu.
- Giâ cà cùa nhà cung ùng và giâ cà cùa câc loai hàng hôa/ dich vu dô trên thj
tnràng.
- Thài gian tien hành cung ùng
- Diêu kiên thanh toân...
Giao djch, dàm phân là mpt ho^t dpng vùa mang tinh khoa hpc, vựa mang tinh nghờ
thuõt. Tinh khoa hỗc thộ hiỗn à chô nguiri tham gia dàm phân phài biét thu thâp, hé
thong và xù lÿ thông tin mpt câch khoa hỗc dộ chự dpng trong dm phõn. M$t khõc
nhu mot nghê thuât, nguài dâm phân phài sù dyng khéo léo câc kÿ näng giao tiêp cùa
minh và biêt vân dung mpt câch hop lÿ, sâng tao câc hinh thùc giao dich, dàm phân và
113