IELTS SV - 0346808595

CÁCH VIẾT EMAIL
Directions: In this part of the test, you will show how well you can write a
response to an e-mail.
Your response will be scored on
 The quality and variety of your sentences,
 Vocabulary, and
 Organization
You will have 10 minutes to read and answer each e-mail
Click on Continue to go on
I.
1.
a.
b.
câu
2.
a.
b.
-

c.
-

Tổng quan
Tiêu chí đánh giá
Gồm 2 câu hỏi (Questions 6-7)
Đánh giá dựa trên bố cục, năng lực từ vựng, chất lượng và tính đa dạng của
Bố cục: đánh giá nội dung của email có nhất quán và hợp logic hay không.
Năng lực từ vựng: đánh giá xem thí sinh có khả năng sử dụng từ ngữ đa
dạng và thích hợp với các tình huống hay khơng.

Chất lượng và tính đa dạng của câu: đánh giá khả năng sử dụng cấu trúc câu
đa dạng bao gồm câu đơn, câu ghép và câu phức.
Đặc điểm
Thời gian: 10 phút cho mỗi email
Đọc một email dài khoảng 100 từ và nắm được tình huống.
Nắm được yêu cầu cần giải quyết trong phần hướng dẫn.
Viết email trả lời theo yêu cầu
Khi đọc hướng dẫn và email cho sẵn
Nắm bắt tình huống chung của tồn bộ email thơng qua người gửi (sau
From), người nhận (sau To) và mục đích của email (sau Subject), đồng thời
hiểu được nội dung cụ thể của email.
Hiểu được chính xác vấn đề: Bạn đứng ở cương vị nào để viết email trả lời.
Khi viết email trả lời
Người gửi, người nhận là ai không phải là yếu tố quyết định điểm số, vì vậy
hãy tập trung vào chủ đề đã cho để trình bày nội dung chính xác, rõ ràng.
Trọng tâm của câu hỏi viết email trong kỳ thi khơng phải để đánh giá xem
người viết có khả năng trình bày đầy đủ hình thức của email, mà là đánh giá
xem email đó có truyền đạt mạch lạc những nội dung như yêu cầu, hỏi, đề


IELTS SV - 0346808595
nghị, cung cấp thông tin … liênquan đến chủ đề được cho hay khơng. Do đó
bạn khơng cần phải để ý quá nhiều vào hình thức của email, mà hãy tập
trung suy nghĩ về các ý tưởng liên quan đến chủ đề và trình bày chủ đề đó
một cách hiệu quả trong email của mình.
3.

Ví dụ mẫu

Writing

Directions: Read the email below.
From: Megan Plume, Project Manager
To: All editors
Subject: Changes to cover
Sent: March 23, 5:21 P.M.
Hi, everyone. I’ve decided we need to make some changes to the cover of
“Business Success,” the book we are scheduled to send to the client for
confirmation. I am looking for your ideas about how to improve the cover, so
please email them to me by the end of the day.
Directions: Respond to the email as if you are an editor. In your email to Megan
Plume, make at least THREE suggestions.
| Cut | Paste | Undo | Redo|
………………………………………………………………………………………
………………
Nơi viết câu trả lời
Trả lời các câu hỏi dưới đây:
Người gửi, người nhận là ai?
Từ “them” in đậm nghĩa là gì?
Thử trả lời yêu cầu của đề bài một cách ngắn gọn: make at least THREE
suggestions.
II.
1.

Email là gì?
Hình thức của email


IELTS SV - 0346808595

Email là cách thức truyền đạt thông tin phổ biến trên tồn thế thời vì tính

tiện lợi và bảo mật của nó. Email được sử dụng với các mục đích rất đa dạng. Tuy
nhiên trong bài thi, chúng ta cần phải nắm rõ cấu tạo đặc trưng của email gửi và
nhận trong mơi trường kinh doanh vì chúng rất khác với email cá nhân.

Nói chung, một bức Email được viết với hình thức tương tự của một bức
thư. Một Email bao gồm 3 phần: Thông tin đầu (Header Information), nội dung
nhắn (Message Text) và chữ ký (Signature).
- Thông tin đầu (Header Information)
To: Địa chỉ Email của người nhận
Cc: Địa chỉ Email của người nhận thứ 2
Subject: Chủ đề của bức Email
- Nội dung nhắn (Message Text)
Câu chào hỏi
Nội dung chính của Email
- Chữ ký (Signature)
Tên của người gửi
Số điện thoại của người gửi trong trường hợp khẩn cấp



Email mẫu

To: Mr. Frank Allen
From: Shannon Reed
Subject: Your recent order
Sent: June 6, 3:20 P.M.

Dear Mr. Allen,
This letter is in regard to your most recent order. Unfortunately, our computer
system suffered a massive failure two days ago on Tuesday, and all of our



IELTS SV - 0346808595
computer records have been lost. Your order was one that, unfortunately, has
been deleted from our permanent records.
I would therefore like to resquest that you place your order again. I know
that this must be a waste of time for you to have to resend your order, but I
hope that you can understand our situation. As a courtesy to you and in light of
the fact that your order will necessarily be delayed by a couple of days, we
will send your order by express mail at no extra cost
I would also like to inform you that, in an effort to ensure that something
like this does not happen again, we have replaced our computer server with a
company that we are confident will be more reliable than our previous one.
They are currently in the process of trying to recover our lost records, but we
are not sure when, if ever, our records will be 100% complete.
I look forward to receiveing your order. It will be processed immediately
and mailed to you within twenty-four hours of its reception.

Sincerely,
Shannon Reed
United Office Supplies

- Người gửi là ai? Người nhận là ai?
- Mối quan hệ giữa người gửi và người nhận?
- Người gửi yêu cầu người nhận làm gì?
2.
Những điểm cần lưu ý khi viết email
Như đã phân tích ở trên, email có cấu tạo theo trật tự “Câu chào hỏi – nội dung
chính – chữ ký”. Điều quan trọng khi làm về dạng email đó chính là chúng ta cần
phải tìm mối qua hệ giữa người gửi và người nhận để đưa ra cách thức diễn đạt sao

cho phù hợp.
a.
Câu chào hỏi


IELTS SV - 0346808595
Hình thức mở đầu phổ biến nhất là “Dear + tên người nhận”, nhưng đôi khi chúng
ta sẽ thay đổi cách xưng hơ tùy theo giới tính, mức độ thân mật giữa người gửi và
người nhận.

Trường hợp người gửi và người nhận không biết nhau
Mức độ
Rất trang trọng
.
.
.
.
.
Trang trọng


Giải thích
Khi khơng biết rõ giới tính của người nhận
email, bạn nên xưng hô Sir/ Madam
Khi không biết rõ người phụ trách bộ phận
nào của công ty (nhân sự, tài chính, tiếp
thị …) chúng ta nên sử dụng mẫu câu này.
Ngĩa là: Gửi tới người có liên quan
Hello,
Hello là cách mở đầu email một cách thân

mật
Trường hợp người gửi và người nhận biết nhau

Mức độ
Trang trọng
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Không trang
trọng

Cách gọi
Dear Sir/ Madam,
Dear Sir or Madam,
To whom it may
concern,

Cách gọi
Dear Mr. Smith,

Ms. Brown,


Dear Max,
(Hi) John,

Giải thích
Mr. và Mrs. Được thêm vào trước họ của
người nhận. Lưu ý là để tôn trọng sự riêng
tư của phụ nữ, người ta không dùng Mrs
hoặc Miss.
Cách viết bỏ chữ Dear, chỉ dùng Mr. hoặc
Ms. Trước họ của người nhận được sử
dụng trong email kinh doanh, khi giữa
người gửi và người nhận có một mối quan
hệ quen biết nào đó.
Nếu người gửi và người nhận thường gọi
nhau bằng tên thì khi gửi email, người gửi
có thể xưng hơ “Dear + tên”
Nếu có mối quan hệ thân thiết với người
nhận, người gửi có thể bỏ Dear hoặc Mr./
Mrs. Và gọi bằng tên, hoặc có thể sử dụng
các lời chào thân mật Hi/ Hello trước tên
riêng

b.
Nội dung chính
Bạn nên trình bày nội dung chính một cách đơn giản, ngắn gọn. Nếu là email công
việc, hãy lược bỏ thông tin hỏi thăm khơng cần thiết như sức khỏe, gia đình … và


IELTS SV - 0346808595

đi ngay vào trọng tâm. Nội dung chính của email được bắt đầu như thế nào tùy
thuộc vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận email.


Những cách diễn đạt bắt đầu nội dung chính

Chào hỏi

Hi there.

Chỉ sử dụng khi hai người đã
quen biết thân thiết
Good morning, Mr. White.
Cách chào hỏi cho biết thời
gian
I haven’t talked to you for a Khi đã lâu không liên lạc với
while.
nhau
Greetings.
Cách chào hỏi vào dịp sinh
nhật, Giáng sinh

Mục đích viết
email

I’m sending this email to report that our contract will be
finished as of October 1.
I would like to tell you that our next staff meeting will be held
on September 16, at 2:30 P.M.
This is to reply to your email of June 10.


Lưu ý: Câu chào hỏi tùy theo tình huống
Câu chào hỏi Thank you for your email.
tùy theo tình I appreciate your gift more than I can say.
huống
It was a great pleasure to spend some time with you.
Please accept my apologies for the delivery delay.
I’m sorry I didn’t write you sooner.


Những cách truyền đạt nội dung chính

Hỏi thơng tin

I have a few questions about your ad on the website.
I’m writing to ask you about my work schedule for next month.
Can you tell me which airline we’re supposed to use for our trip
to New York?

Yêu cầu

I’m wondering if you can find the time to give us some advice.


IELTS SV - 0346808595
This is to request that you send us the details for our next
conference.
Would you please send me an application form?
Cung cấp thông I’m going to give you the information you asked for.
tin

The problem is that our hotel rooms are fully booked up during
this season.
We are pleased to inform you that you have been accepted to
our accounting department.
Đề nghị, gợi ý


c.

I think you’d better finish the report by the end of this week.
Why don’t you check out other resorts for your holiday?
I suggest that you send us a sample product so that we can test
it.

Cách kết thúc nội dung chính
I hope we can discuss this problem in the near future.
I look forward to seeing you at the next employees’ party.
Please let us know your decision as soon as possible.
I’ll write to you again later. Let’s keep in touch.
If you have any comments, please let me know.
Chữ ký (phần kết thúc)

Rất trang trọng
.
.
.
.
.
.
Trang trọng


Cordially,
Sincerely (yours),
(Best) Regards/
wishes,
Yours/ Cheers,

Đây là cách kết thúc email thích hợp
nhất
Chỉ cần viết Sincerely là đủ
Best Đây là cách kết thúc email phổ biến
nhất, có thể dùng được ở cả email
công việc lẫn email giữa bạn bè thân
thiết với nhau
Cách kết thúc email này chỉ được sử
dụng giữa những người có mối quan
hệ thân thiết với nhau.


IELTS SV - 0346808595

Mẹo 1 – Hỏi thông tin
1.
Sao lại phải hỏi thơng tin?
Hỏi thơng tin là q trình chúng ta cần tìm hiểu thêm về một vấn đề nào đó mà
chúng ta chưa nắm rõ hay cần biết. Trong bài thi Writing, chúng ta cần hỏi về
quyền lợi công việc, lịch trình hay kế hoạch cụ thể nào đó trong tương lai ….
a.
Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào
From: Marco Facinni, Marketing Director

To: Cherie Black, Marketing Representative
Subject: Promotion opportunity
Sent: March 23, 5:21 P.M.
Hello Mr. Black,
I would like to offer you a promotion to the role of marketing supervisor. You are
one of the best performing employees, and I’m sure you can handle this
responsibility. This position offers an excellent benefits package. Please contact me
soon to let me know your decisions.
Regards,
Marco Facinni
Tối về nhà mà đọc được email này chắc cảm giác còn vui hơn trúng số nhỉ ^^. Bạn
hãy trả lời các câu hỏi sau đây để biết vì sao bạn vui:
- Người gửi email này cho bạn là ai?
- Bạn là người nhận email đấy, bạn là ai?
- Lý do gửi email là gì?
- Nội dung yêu cầu là gì?
b.
Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?
Directions: Respond to the email as if you’ve the marketing representative. In
your email, describe TWO questions you have about the promotion.


IELTS SV - 0346808595
Tự nhiên một ngày đẹp trời, bạn được sếp thông báo bạn được thăng chức.Mấy
năm làm công việc của một nhân viên tầm thường khiến bạn luôn cố gắng phấn
đấu không ngừng.Đến nay thành quả đã được đền đáp. Tuy rất vui và hạnh phúc
nhưng bạn có băn khoăn điều gì khơng? Bạn có muốn biết vị trí mới có mức đãi
ngộ về lương thưởng hay quyền lợi gì đặc biệt khơng? Thăng chức cũng có thể
đồng nghĩa với việc chuyển địa điểm lên trụ sở chính của cơng ty, làm ở một thành
phố khác.Bạn có đang lo lắng về việc đó khơng? Hay như bạn muốn biết về những

u cầu của cơng việc mới vì bạn đang lo lắng bạn khơng có đủ khả năng để đáp
ứng được trọng trách? …. Có quá nhiều điều phải suy tư phải không nào?
Dear Mr. Facinni,
I’m very interested in the marketing supervisor’s role. However, before accepting
the offer, I need to first ask a couple of questions about the position.
Firstly, I was wondering which branch the vacancy is in. I would much prefer to
stay in New York. Secondly, can you please tell me what hours I would have to
work? I would rather not work weekends.
Please get back to me as soon as you can.
Sincerely,
Cherie Black
2.
Những cách để “hỏi thông tin”
Khi được yêu cầu đặt câu hỏi trong email, đôi khi bạn phân vân khơng biết phải
hỏi về điều gì.Dưới đây là những cách diễn đạt bạn có thể sử dụng trong trường
hợp này.
a.
Trước khi đặt câu hỏi
- I would like to ask you a few questions about …
- I really need to ask you a couple of questions about …
- I would like to inquire about …
- Actually, I do have some questions about …
- I have two questions I’d like to ask you.
b.
Mẹo khi mở đầu câu hỏi

Câu hỏi đầu tiên:
- Firstly,
- First of all,



IELTS SV - 0346808595
- First,
- To start with,
- For one thing,

Câu hỏi số hai:
- Secondly,
- Second,
- Also,
- In addition,
- Furthermore,
- Moreover,
- Besides,
- For another,
Lưu ý:Nếu câu hỏi đầu tiên bắt đầu bằng “For one thing,” thì câu hỏi thứ hai
phải bắt đầu bằng “For another,”

c.
-

Câu hỏi thứ ba – kết thúc
Thirdly,
Third,
Finally,
Lastly,
Last,
Khi đặt câu hỏi
What/ where/ when/ how … ?
Can you please tell me what/ where/ when/ how …?

I was wondering what/ where/ when/ how …

Mẹo: Trước khi đưa ra câu hỏi hoặc sau khi đặt câu hỏi, chúng ta nên cung cấp
thêm thơng tin nào đó có liên quan.
3.
Mẹo tìm ý đối với dạng hỏi thông tin
Khi được yêu cầu hỏi bất cứ điều gì, hãy động não và khai thác vấn đề vào các
khía cạnh sau:
a.
Thời gian (Time)
- Cuộc họp/ hội nghị sẽ diễn ra khi nào?
- Khi nào thì tơi sẽ bắt đầu vị trí mới?
- Khi nào là hạn cuối nộp đơn ứng tuyển?
- Khi nào thì đợt khuyến mãi sẽ kết thúc?
b.
Địa điểm (Location)


IELTS SV - 0346808595
c.
d.
e.
-

Tôi sẽ làm việc ở đâu/ chi nhánh nào?
Trong trường hợp hàng của tôi bị lỗi, tôi phải tới đâu để đổi hàng?
Hội nghị diễn ra ở đâu?
Tơi có thể xem lịch trình làm việc của cơng ty ở đâu?
Quyền lợi (Benefit)
Tiền lương một tháng tơi có thể nhận được là bao nhiêu?

Khoảng thời gian nghỉ lễ của tơi trong một năm là bao lâu?
Tơi có nhận được bảo hiểm sức khỏe/ nhân thọ không?
Điều kiện để nhận được khoản tiền thưởng hàng quý của công ty là gì?
Cơng việc có bao gồm kế hoạch hưu trí cho tơi khơng?
Tơi có thể quy đổi sản phẩm tặng kèm ra tiền mặt được không?
Thức uống và đồ ăn nhẹ có miễn phí khơng?
Nếu (If)
Nếu tơi mua nhiều hàng, tơi có được giảm giá khơng?
Nếu khơng tham dự hội nghị thì làm thế nào để tơi có thể nhận được tài liệu?
Nếu gặp phải khó khăn trong việc lắp đặt sản phẩm thì có được giúp đỡ
khơng?
Nếu sản phầm khơng có quyển sách hướng dẫn sử dụng thì cơng ty có thể
gửi cho tơi khơng?
Lựa chọn (or)
Trong trường hợp nghỉ ốm, tôi phải thông báo với người giám sát của tôi
bằng điện thoại hay bằng email?
Công ty sẽ bố trí phương tiện đi cơng tác cho tơi hay tơi phải tự chuẩn bị?
Khi sản phẩm bị lỗi, tôi phải mang sản phẩm tới công ty của bạn hay người
đại diện bên bạn sẽ trực tiếp tới nhà tơi?
Tơi có được chọn thời điểm nghỉ lễ khơng hay là nó đã cố định rồi?

Mẹo 2 – Yêu cầu
1.
Yêu cầu là gì?
Bản chất của u cầu là “mong muốn ai đó làm điều gì cho mình”. Tuy vậy,
tùy theo đối tượng và tình huống, cách nêu ra yêu cầu cũng khác nhau. Mặc dù


IELTS SV - 0346808595
cùng một yêu cầu nhưng bạn có thể nhờ một cách lịch sự hoặc cũng có thể diễn đạt

như một chỉ thị, mệnh lệnh.
Có ba cách diễn đạt thông dụng khi yêu cầu là: request, I would appreciate it
if …, Can you …?. Trong đó, cấu trúc “I would appreciate it if …” được sử dụng
cho các tình huống trang trọng. Trong các tình huống khác, bạn có thể dùng “Can
you …?” hoặc các câu mệnh lệnh nhẹ nhàng.
a.
Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào
From: Gayle Owens, Partner, Temping Angency
To: Aidan Smith, Operator, Grayling Exports
Subject: Any vacancies?
Sent: March 23, 5:21 P.M.
Dear Mr. Aidan Smith,
Hello! I was speaking with your associate, Paul Baker, who told me that you might
need some temping staff over summer. We have some excellent people available at
the moment with expertise in a wide range of fields. Please let me know if we can
help you anything.
Faithfully,
Gayle Owens
Cùng nhau phân tích bức email này bằng việc trả lời các câu hỏi sau nhé:
- Người gửi email này là ai?
- Bạn là người nhận email, nhưng bạn là ai?
- Theo bạn, mối quan hệ giữa người gửi email và người nhận (chính bạn) là
gì?
- Lý do gửi email là gì?
- Có vẻ như cơng ty của bạn đang thiếu gì?
b.
Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?
Directions: Respond to the email as if you are Aidan Smith. In your email, make
TWO requests for temping staff.
Trong trường hợp này, bạn đang loay hoay tìm một vài nhân viên thay thế cho đám

“nhảy việc” mất dạy ở công ty bạn thì bạn nhận được một bức email tới từ đối tác
của bạn (partner). Bên đối tác nói rằng họ có cung cấp nhân sự tạm thời. Như chết
đuối vớ được cọc, bạn sẽ đồng ý ngay đúng không nào.Nhưng chớ vội, công việc


IELTS SV - 0346808595
cho mỗi nhân viên có đặc thù riêng.Đâu phải cứ tuyển người bừa bãi là có thể làm
được việc.Cũng cần phải có u cầu gì đó với đám nhân sự mới đúng khơng
nào.Vậy sẽ u cầu gì đây nhỉ?
Hello Ms. Owens,
Good to hear from you! As Paul told you, we need to hire some temps over the
summer period.
First, we have three vacancies in the data entry team. We’re hoping for experienced
administrative staff for these roles. In addition, we also need two temps in the
customer service center. No experience is required for these two positions.
Thanks,
Aidan Smith
- Bạn có chấp nhận tuyển nhân sự không?
- Hai yêu cầu dành cho nhân sự là gì?
Lưu ý: Câu mở đầu và kết thúc khơng được tính điểm, nên bạn chỉ cần viết tên
người nhận và người gửi là đủ. Trọng tâm của email trả lời là: Bạn đã nêu ra hai
yêu cầu chưa? Nội dung yêu cầu có phù hợp với tình huống hay khơng?
2.
a.
b.



Những cách để “u cầu”
Trước khi u cầu

I’m writing to request …
We request that …
We would like to make some requests for …
If it’s not too much trouble, I would like to make a couple of requests.
I would like to request your assistance on a couple of matters.
I have some requests to make.
Mẹo khi mở đầu câu yêu cầu
Câu yêu cầu đầu tiên:
Firstly,
First of all,
First,
To start with,
Câu yêu cầu số hai:


IELTS SV - 0346808595

c.
3.
a.
b.
c.
-

Secondly,
Second,
Also,
In addition,
Furthermore,
Moreover,

Besides,
Câu yêu cầu thứ ba – kết thúc
Thirdly,
Third,
Finally,
Lastly,
Last,
Khi yêu cầu
I would appreciate it if you could …
Please inform me …
Can you give/ send me …
Could you please …
Mẹo tìm ý đối với dạng câu hỏi yêu cầu
Con người
Kinh nghiệm (experience)
Bằng cấp (degree)
Khả năng (ability)
Trách nhiệm (responsibility)
Sự sáng tạo (creativity)
Sự năng động (Activeness)
Chương trình: Cuộc họp, hội nghị
Lịch trình chi tiết (detailed schedule)
Tài liệu liên quan (related document, handout, report)
Biên bản (minutes)
Sản phẩm
Quyển cẩm nang hướng dẫn (manual)
Biên lai (invoice)
Hạn chuyển hàng (shipment dealine, delivery deadline)

- Địa chỉ bảo hành sản phẩm (warranty address)



IELTS SV - 0346808595
d.

Vị trí tuyển dụng khi mới nhận được việc
- Tiền lương (Salary)
- Địa điểm làm việc: chi nhánh ở đâu (Branch)
- Các khoản phúc lợi: Kế hoạch nghỉ hưu (Retirement plan), Chính sách bảo
hiểm (Insurance policy), chính sách nghỉ lễ (Vacation policy)
- Tiền thưởng hàng quý (Quarterly bonus)

Mẹo 3 – Cung cấp thông tin
1.

Tại sao lại phải cung cấp thông tin?

Bạn muốn cho người khác biết điều gì đó => hãy cung cấp thơng tin thơi.
Cung cấp thơng tin bao qt nhiều tình huống khác nhau như truyền đạt
thơng tin, giải thích lý do, than phiền và cũng có thể thơng báo một điều gì đó.
Điều quan trọng là bạn phải nghĩ ra được những ý tưởng tương ứng thích hợp với
từng tình huống trong email đượcc cho trước.
Bạn có thể sử dụng hai cấu trúc “give information” và “ I want you to know
about …” để diễn đạt mong muốn cung cấp thông tin.
a.

Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào

From: C. Davis, Customers Affairs Manager, Plus Airlines
To: V. Miller

Subject: Your complaint


IELTS SV - 0346808595
Sent: September 4, 2:52 P.M.

Dear Ms. Miller:

I understand you had a problem on the Plus Airlines flight from Moscow to L.A
last Wednesday. Please email me back with more information about the problem
you encoutered so that we can handle this issue effectively.

Yours sincerely,
C. Davis
Cùng nhau phân tích bức email này bằng việc trả lời các câu hỏi sau nhé:
- Người gửi email là ai, công việc người gửi là gì?
- Bạn là người nhận email, nhưng bạn là ai?
- Chuyến bay của bạn từ Moscow tới L.A có sn sẻ khơng?
- Người gửi muốn bạn làm gì?
b.

Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?

Directions: Respond to the email as if you are V. Miller. In your email, provide
TWO pieces of information about the flight.
Chuyến bay vào hôm thứ 4 vừa rồi thật là một trải nghiệm tồi tệ. Bạn cảm thấy bực
mình dã man vì khơng hài lòng với chất lượng phục vụ. Đã thế bạn cịn gặp một
loạt vấn đề khơng vui: Tiếp viên hàng không làm đổ nước lên người bạn, bạn bị
mất điện thoại di động trên chuyến bay, hành khách ngồi bên q bất lịch sự và có
hành vi quấy rối tình dục, toilet trên máy bay có mùi mắm tơm thật kinh khủng …

Đang điên tiết chẳng biết xả đi đâu thì tay giám đốc dịch vụ khách hàng của hãng
hàng khơng gửi tin đến hỏi han. Ối giời ơi, cịn chờ gì nữa, hãy kể tất cả phiền tối


IELTS SV - 0346808595
của bạn cho hắn ta nghe xem. Vì biết đâu nghe xong hắn sẽ hồn lại tiền vé cho
bạn ^^

Dear Mr. Davis.

I’m writing to tell you about two separate incidents that occurred on the flight
PO328. Firstly, the flight itself was delayed by 2 hours. This caused me great
inconvenience. The second incident occurred mid-flight, when I had to repeatedly
push the call button in order to get the attention of a flight attendant. I expect much
better service from your company next time.

Yours,
I.

Miller
- 2 điều phàn nàn trong email chuyển đi của bạn là gì?
- Bạn có u cầu gì đối với hãng hàng không?

Lưu ý: Các hãng hàng không, nhà hàng, khách sạn là những chủ đề thường xuất
hiện trong các email than phiền vì đây là những dịch vụ mà khách hàng thường sử
dụng nhiều lần và dễ xảy ra sự cố.
2.

Những cách diễn đạt để cung cấp thông tin


a.

Khi bắt đầu email cung cấp thông tin
- I am writing to tell you that …
- I’ll give you information on …
- I’d like to give you some information on …
- I want you to know about …


IELTS SV - 0346808595
- I want you to know that …
b.

Nhắc nhở một cách tế nhị
- Please make sure/ certain that …
- Bear in mind that …

3.

Mẹo tìm ý với dạng cung cấp thông tin

Lưu ý rằng hệ thống mẹo triển khai ý của dạng email “cung cấp thông tin” gần
giống với hệ thống mẹo triển khai ý của dạng email “hỏi thông tin”.
a.
b.
c.
d.

Thời gian (Time)
Cuộc họp/ hội nghị sẽ diễn ra khi nào?

Khi nào thì sẽ bắt đầu vị trí mới?
Khi nào là hạn cuối nộp đơn ứng tuyển?
Khi nào thì đợt khuyến mãi sẽ kết thúc?
Địa điểm (Location)
Làm việc ở đâu/ chi nhánh nào?
Trong trường hợp hàng bị lỗi, phải tới đâu để đổi hàng?
Hội nghị diễn ra ở đâu?
Có thể xem lịch trình làm việc của cơng ty ở đâu?
Quyền lợi (Benefit)
Tiền lương một tháng có thể nhận được là bao nhiêu?
Khoảng thời gian nghỉ lễ của trong một năm là bao lâu?
Có nhận được bảo hiểm sức khỏe/ nhân thọ không?
Điều kiện để nhận được khoản tiền thưởng hàng q của cơng ty là gì?
Có thể quy đổi sản phẩm tặng kèm ra tiền mặt được khơng?
Kế hoạch (Plan)

- Có khoảng bao nhiêu người sẽ tham gia hội nghị?
- Cuộc họp dự kiến diễn ra trong bao nhiêu lâu?
- Cần chuẩn bị gì khi tham gia sự kiện?
- Ai sẽ chủ trì cuộc họp?


IELTS SV - 0346808595
- Hội nghị dự kiến có bao nhiêu phần, phần nào quan trọng nhất?
- Diễn giả khách mời của hội nghị là ai?
- Hội nghị sẽ có chương trình gì đặc biệt?

Mẹo 4 – Than phiền
1.


Sao tự dưng lại phải than phiền?

Sự cố liên quan đến việc sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó là vấn đề
thường xuyên xảy ra. Trong các trường hợp như vậy, khả năng trao đổi với nhau
một cách rõ ràng về những điểm khơng hài lịng là điều trọng tâm trong giao tiếp.
Để diễn tả một thái độ không vừa ý hay một lời phàn nàn, bạn nên sử dụng
các từ thông dụng như “complaint”, “trouble”, “problem”.
a.

Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào

From: M. Jackson, Customer Relations Manager, Hartford Importers
To: G. Watkins, Purchasing Director, Liam Retailing
Subject: Your shipment
Sent: November 5, 4:26 P.M.

Dear Mr. Watkins:

I heard from our customer service team that there are some problems with the
shipment of electronic goods we sent you last week. I’m sorry for any
inconvenience this has caused. Please let me know more details about the nature of


IELTS SV - 0346808595
the problems.

Warm regards,
M. Jackson
Cùng nhau phân tích bức email này bằng việc trả lời các câu hỏi sau nhé:
- Người gửi email là ai?

- Bạn là người nhận email, nhưng bạn là ai?
- Lý do gửi email là gì?
- Theo bạn, trước khi bức email này gửi tới, chuyện gì đã xảy ra?
b.
Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?
Directions: Respond to the email as if you are G. Watkins. In your email, explain
TWO problems you have experienced with the shipment.
Bạn mới nhận được một chuyến hàng điện tử, nhưng dường như có vấn đề phát
sinh trong chuyến hàng này. Khi nhận được một email hỏi về những vấn đề này,
bạn hãy kiểm tra lại và báo vấn đề cho nhà cung cấp nhé.

Dear Ms. Jackson,

Thanks for your email. After inspecting the entire shipment. I’ve come across a
couple of problems. Most importantly, several of the Givex A-31 stereo systems
appear to have been damaged in transit. I’ll send these items back to you to be
exchanged. Also, I noticed that the i-Nav GPS system we ordered was missing
from the shipment. The i-Nav is a popular item in our stores, so please send those
to us as soon as possible.

Cheers,
G. Watkins


IELTS SV - 0346808595
- Hai sự cố liên quan đến chuyến hàng là gì?
- Yêu cầu của bạn liên quan tới sự cố là gì?
2.

Những cách để than phiền


a.

Khi bắt đầu email than phiền
- I have a couple of complaints about …
- I’m having trouble + Ving
- I’m experiencing difficulty with …
- Please allow me to explain the problems I encountered.

b.

Khi nói về những điều bạn khơng hài lịng
- The tour has now been canceled, so this is a bit disappointing.
- Your company’s failure to meet the deadline was extremely disppointing for
us.

Lưu ý: Khi đề cập đến điều bạn không hài lịng, bạn có thể khẳng định rằng “Tơi
rất thất vọng về điều này”
3.

Mẹo tìm ý với dạng than phiền

a.

Sự kiện
- Nội dung nhàm chán, lặp lại năm trước
- Địa điểm tổ chức q khó để tìm
- Chất lượng âm thanh/ ánh sáng quá tệ
- Đồ ăn nhẹ giữa chương trình sơ sài, bị hỏng, có mùi lạ


b.

Sản phẩm
- Hình dáng sản phẩm khác trên quảng cáo online


IELTS SV - 0346808595
- Giao hàng chậm
- Nhanh hết pin (thiết bị điện tử), bị nhàu (quần áo)
- Một vài món hàng bị vỡ trong q trình vận chuyển
- Có trục trặc trong lúc vận hành sản phẩm: có tiếng ồn, tự động ngắt …
- Thiết bị quá nóng
- Thiếu sách hướng dẫn sử dụng sản phẩm
- Thiếu một vài bộ phận của thiết bị
c.

Dịch vụ
- Phản ứng chậm với yêu cầu khách hàng
- Khu vực sử dụng dịch vụ (bàn ăn, ghế, bát đĩa, cốc…) bẩn thỉu
- Thái độ nhân viên chưa niềm nở, phục vụ chưa nhiệt tình
- Chất lượng sản phẩm (thức ăn, đồ uống) tệ

Mẹo 5 – Đề nghị, gợi ý
1.

Tại sao lại phải đề nghị, gợi ý?

Tình cờ một ngày bạn nhận được email hỏi sự giúp đỡ của bạn về cách để
khởi động thiết bị. Hay đồng nghiệp trong đội của bạn muốn tham khảo ý kiến của
bạn về việc phát triển chiến dịch quảng cáo mới… Trong những trường hợp như

thế này, bạn cần phải đưa ra quan điểm của bạn về một vấn đề nào đó. Đây cũng là


IELTS SV - 0346808595
lúc bạn cần đề nghị hay gợi ý đối tác của bạn làm một điều gì đó để vấn đề có thể
giải quyết.
Các từ như Suggestion (đề nghị, đề xuất), Advice (lời khuyên), Instruction
(sự hướng dẫn), Step (bước), Stage (giai đoạn) thường xuyên được sử dụng trong
các đề nghị, gợi ý lịch sự. Trong khi đó, Suggest, recommend, you should …
thường xuất hiện trong những cách bày tỏ đề nghị, gợi ý thông dụng.
a.

Ting Ting !! Bạn vừa nhận được một email, hãy mở ra xem nào

From: D. Walker, Director, Peters Shipping
To: X. Lee, Purchasing Manager, Norville Supplies
Subject: Our service
Sent: Jenuary 17, 4:12 P.M.

Dear Mr. Lee,

I understand youwere tired to contact me this morning to discuss improvements
you believe we could make to our services. If you’d still like to give me some
feedback on how we could perform better, please respond to this email.

Yours,
D. Walker
Để hiểu hơn về dạng câu “đề nghị, gợi ý”, chúng ta cùng trả lời các câu hỏi sau
nhé:
- Người gửi email là ai?

- Bạn là người nhận email, nhưng bạn là ai?


IELTS SV - 0346808595
- Nội dung yêu cầu của bức email bạn nhận được là gì?
b.

Bạn phải viết email trả lời như thế nào đây?

Directions: Respond to the email as if you are Z. Lee. In your email, make TWO
suggestions about how the company could improve its services.
Có thể hiểu được trong tình huống này rằng cơng ty đối tác có lĩnh vực chuyển
hàng (shipping) và cơng ty bạn đang cần thảo luận các phương thức để cải thiện
dịch vụ của họ. Đối tác có gửi email tham khảo ý kiến của bạn về vấn đề này. Bạn
cần phải đưa ra lời khuyên gì cho họ để nâng cao chất lượng dịch vụ của họ đây?
Hello,
I have two suggestions that should help you improve your services.
Firstly, you should develop an online ordering service. My company makes many
large orders and it can be annoying to fill out so much paper work. An online order
form would be simpler. Secondly, I suggest you put a tracking device on our
shipments. That way, customers don’t need to worry about delays or lost deliveries.
I hope you find this advice useful.
Kind regards,
Z. Lee
- Hai gợi ý được đưa ra trong emai trả lời là gì?
- Điều gì đặc biệt ở cuối email?
2.

Những cách để bày tỏ đề nghị, gợi ý


a.

Khi đề nghị, gợi ý
- I have a suggestion for you which should help you improve …
- I have a couple of sugesstions for how you could improve …
- I suggest you + V


IELTS SV - 0346808595
- I’d recommend that you + V
- You should + V
b.

Khi hướng dẫn
- If you follow the steps outlined below, you should be able to fix/ install/
run…
- If you follow the next steps, you should be able to fix/ install/ run …

c.

Kết thúc email
- I hope you will find my advice/ suggestions/ instructions/ steps useful.
- Other than those things, I thought your serice/ product/ hotel… was
excellent.

3.

Mẹo tìm ý với dạng đề nghị, gợi ý.

a.


Nhờ tư vấn về cách sử dụng sản phẩm, sản phẩm bị lỗi
- Tham khảo quyển cẩm nang sử dụng sản phẩm (consult the product manual).
- Cố gắng tháo rời từng bộ phận và lau chùi (try to disassemble every unit and
clean it).
- Kiểm tra quạt tản nhiệt nếu sản phẩm quá nóng (check the cooling fan if the
product keeps overheating).
- Mở thiết bị ra và kiểm tra xem có vật lạ bị kẹt trong đó hay khơng.
- Gửi sản phẩm đến trung tâm dịch vụ gần nhất/ chính (send the product to the
nearest service center/ our main service center).
- Khởi động lại thiết bị.

b.

Tư vấn về cách tổ chức một sự kiện
- Thuê địa điểm ở đâu.