Số tiêu chuẩn

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ

HVP-CM02

Số sửa đổi

Rev0

Ngày lập, sửa đổi

2019.05.10

Trang

2/4

1. Mục đích
Quy định cách thức thống nhất tồn cơng ty trong việc sắp xếp, cập nhật, lưu trữ, bảo quản các loại
hồ sơ (bản cứng và bản mền) đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng, dễ dàng, thuận tiện trong khi sử dụng
2. Phạm vi áp dụng
Quy trình này áp dụng đối với mọi tài liệu (bản cứng và bản mền) trong hệ thống quản lý chất lượng
bao gồm tất cả các tài liệu thuộc hệ thống QLCL tại công ty Hashima Việt Nam bao gồm: Chính sách chất
lượng, mục tiêu chất lượng, sơ đồ các q trình của HTQLCL, phân cơng nhiệm vụ các bộ phận, quy trình,
hướng dẫn, biểu mẫu
Tất cả các bộ phận trong cơng ty Hashima Việt Nam có trách nhiệm thực hiện quy trình này
3. Tài liệu tham khảo
Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Quy trình kiểm sốt tài liệu [HVP-CM01]

4. Định nghĩa thuật ngữ
4.1. Hồ sơ
Hồ sơ là dạng văn bản chứa các thông tin ghi chép lại các kết quả thực hiện trong q trình các hoạt
động của Cơng ty nhằm cung cấp các bằng chứng khách quan về việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống
quản lý chất lượng
Hồ sơ là bằng chứng khách quan của các hoạt động đã được thực hiện hay các kết quả đạt được
Hồ sơ là dạng văn bản chứa đựng các thông tin ghi chép lại các kết quả thực hiện
4.2. Bảo quản, lưu trữ, thời gian lưu giữ, hủy bỏ hồ sơ
Bảo quản đề cập tới hành vi bộ phận phát sinh bảo quản ghi chép phát sinh
Lưu trữ để cập tới hành vi bảo quản tại địa điểm chỉ định trong thời gian quy định riêng
Thời hạn lưu trữ: để cập tới thời hạn mà ghi chép được hình thành tới khi bị hủy bỏ
Hủy bỏ để cập tới việc xử lý các văn bảng đã quá thời hạn lưu trữ
5. Lưu trình

HVP-CM02 Rev.0

Hashima Vietnam., Co. Ltd

A4[210*297mm]


Số tiêu chuẩn

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ
Lưu trình
Tất cả các bộ phận liên quan
Phát sinh ghi chép

Trách nhiệm


Các bộ phận

Số sửa đổi

Rev 0

Ngày lập, sửa đổi

2019.05.10

Trang

3/4

Văn bản liên quan
Danh mục quản lý hồ sơ

HVP-CM02

Nội dung công việc
- Lập hồ sơ, ghi chép chất lượng cần quản lý

[HVP-CM02-001]
1. Hồ sơ sau khi được nhân viên phụ trách lập xong phải được
Trình duyệt

Nhân viên các Nhãn File [Phụ lục]
bộ phận

trình kí theo đúng trình tự

2. Phân loại ghi chép theo đúng với tình hình của mỗi bộ phận
theo [Phụ lục 1] hệ thống hệ thống phân loại File và bìa File

Cập nhập và lưu trữ hồ sơ

Các bộ phận

Danh mục hủy bỏ hồ sơ

- Các hồ sơ được sắp xếp lưu trữ đúng trình tự

[HVP-CM02-002]

+ Bản cứng được lưu trong File được sắp xếp đúng thứ tự để
đảm bảo dễ tìm kiếm

No

+ Bản mền: trưởng bộ phận có trách lưu trữ, định ký sao lưu
Kiểm tra việc cập
nhập và lưu trữ

Các trưởng
bộ phận

Yes

(1 tháng/lần)
- Đối với các hồ sơ quan trọng phải để trong tủ khóa chỉ có
những người có thẩm quyền mới được sử dụng


Sử dụng hồ sơ

Các bộ phận

Tất cả các bộ phận có nhu cầu sử dụng hồ sơ phải được sự
đồng ý của trưởng bộ phận quản lý hồ sơ và có danh sách
theo dõi mượn trả hồ sơ
- Tất cả các hồ sơ hết hạn lưu trữ sẽ được trưởng đơn vị quản

No

Kiểm tra hủy bỏ

Ban lãnh đạo

lý lập danh mục các hồ sơ cần hủy trình đại diện lãnh đạo
hoặc giám đốc phê duyệt trước khi hủy
Ban lãnh đạo có trách nghiệm xem xét mức độ quan trọng và

Yes

cần thiết của hồ sơ và ra quyết định bằng văn bản hành chính
Hủy bỏ

Các bộ phận

thơng thường kèm theo danh mục hồ sơ cần hủy (đối với hồ
sơ dạng bản cứng và bản mền)
- Phương pháp hủy bằng cách xén bằng máy


HVP-CM02 Rev.0

Hashima Vietnam., Co. Ltd

A4[210*297mm]


Số tiêu chuẩn

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ

Số sửa đổi

Rev 0

Ngày lập, sửa đổi

2019.05.10

Trang

4/4

Phân
loại

6. Hồ sơ liên quan
Tên dạng mẫu liên quan


Mã số văn bản

Bộ phận quản lý

Thời gian lưu
trữ

Danh mục quản lý hồ sơ

HVP-CM02-001

Bộ phận liên quan

3 năm

Danh mục hồ sơ hủy bỏ

HVP-CM02-002

Bộ phận liên quan

3 năm

HVP-CM02

Loại văn bản
- Văn bản duy trì tính hiệu lực mãi mãi (hợp

- Quy trình chất lượng, mơi trường, bản tiêu


đồng cho th, doanh nghiệp hợp tác, khách

chuẩn, bản vẽ

hàng, liên doanh, dịch vụ kĩ thuật
Vĩnh
viễn

- Văn bản giấy phép chủ yếu của các cơ quan - Văn bản hợp đồng quan trọng như dịch vụ
(giấy phép đầu tư, kinh doanh...)

kỹ thuật, hỗ trợ kỹ thuật…

- Văn bản liên quan tới quyền lợi nghĩa vụ và - Tài liệu liên quan đến lương hưu, bảo hiểm

7. Phụ lục

tài sản quan trọng của công ty

y tế

7.1. Phụ lục 1 [Hệ thống phân loại File và bìa File]

- Bản vẽ gốc (Bản vẽ quan trọng), thơng số

- Các tài liệu khác có giá trị lưu trữ vĩnh viễn

QC-07
QC部門


TÊN FILE

(AAA): Tên viết tắt bộ phận

kỹ thuật sản xuất thiết bị

- QC: Bộ phận quản lý chất lượng
- PD: Bộ phận sản xuất

- Kết quả kiểm tra về sau

- Chứng nhận ISO, chứng nhận sản phẩm

10 Năm - Danh sách máy móc, thiết bị, khn mẫu

- W/H: Bộ phận quản lý kho

- Các văn bản khác cần lưu 10 năm

- HR: Bộ phận nhân sự

- Báo giá/ đề xuất/ đơn đặt hàng

- Hồ sơ liên quan đến đào tạo, nghiên cứu

- IM-EX: Bộ phận xuất nhập khẩu

- Hồ sơ liên quan đến kế hoạch quản lý ngăn

- Văn bản liên quan đến chỉ tiêu tài chính


- GA: Bộ phận hành chính

5 Năm

- ACC: Bộ phận kế tốn

hạn, kế hoạch dự án
- Hồ sơ liên quan đến thông tin doanh nghiệp

- Báo cáo kĩ thuật quan trọng

- Tài liệu báo cáo chất lượng, quản lý sản xuất - Cơng văn trong và ngồi
HAVC 2019

3 Năm

P.I.C

7.2. Phụ lục 2] Quản lý file
Tên file văn bản/ dạng mẫu

- Văn bản mất chứng nhận, bảo hiểm y tế,

xuất-nhập kho

bảo hiểm xã hội, lương hưu

- Các văn bản khác cần lưu 3 năm


07

1. [Số văn bản] Tên văn bản_Số sửa đổi_ngày tháng năm:

- Ghi chép liên quan đặt hàng nguyên liệu,

1 Năm

- Văn bản thông báo, tài liệu đơn thuần

- Bản yêu cầu phát triển mẫu, kế hoạch sản

- Các văn bản khác cần lưu trữ 1 năm (Hồ sơ

xuất

kết quả làm việc có mức độ ảnh hưởng đến
cơng đoạn sau khơng q 1 năm)

Có thể sử dụng () (khi khơng thể sử dụng '[]' do vấn đề chương trình)

- Mơ tả công việc

2. [Dạng mẫu văn bản] Tên dạng mẫu_Số sửa đổi:

- Nghỉ làm, thay đổi cơng việc

Có thể sử dụng () (khi không thể sử dụng '[]' do vấn đề chương trình)

- Các văn bản khác cần lưu trữ 6 tháng (Hồ sơ


VD) [HVP-CM02] Quy trình quản lý hồ sơ_Rev.0_190510
[HVP-CM02-01] Danh mục quản lý hồ sơ_Rev.0
HVP-CM02 Rev.0

6 tháng kết quả các cơng việc có mức độ ảnh hường
đến các q trình sau khơng q 6 tháng)
Hashima Vietnam., Co. Ltd

A4[210*297mm]


DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ

Issue

Check

Approval

Bộ phận:
No.

HVP-CM02-001 Rev0

Người phụ trách

Doc.name

Hashima Vietnam Co., Ltd


Ghi chú

A4[210*297mm]
1/1


Issue

Check

Approval

DANH MỤC HỒ SƠ
CẦN HỦY BỎ
Stt

Bộ phận

HVP-CM02-002 Rev0

Tên hồ sơ

Mã hồ sơ Người phụ trách

Hashima Vietnam Co., Ltd

Lý do hủy

Ghi chú


A4[210*297mm]
1/1