NGHỆ THUẬT GIAO VIỆC CHO NHÂN VIÊN
“Công việc này quá quan trọng nên không thể giao người khác làm được"
“Đội ngũ cấp dưới chưa đủ kỹ năng để nhận việc được giao.”
“Nhỡ hỏng việc thì sao?”
“Phải để nhân viên rèn luyện thêm chứ chỉ có tơi mới đủ năng lực làm việc này thơi,”
“Những lần trước giao việc có xong đâu giờ sao mà tin tưởng giao đi nữa?”
Nghe quen chứ? Chắc hẳn bạn vẫn nghĩ đó là những suy nghĩ đúng - nhưng cái hiện thực
là bạn luôn bận bịu tối ngày với đủ mọi cơng việc, cái gì cũng đến tay và chỉ bạn giải quyết
mới xong - cũng quen chứ?
I, Vậy giao việc đúng cách là như thế nào?
Giao việc có thể được hiểu là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc phù
hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện, quy trình
làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.
Giao việc có thể được thực hiện thông qua gặp mặt trực tiếp hoặc gián tiếp như qua điện
thoại, e-mail,… Dù bằng cách nào thì giao việc đúng cách nghĩa là bạn biết phân chia công
việc, giao đúng việc cho đúng người, xác định rõ mục đích và đạt được mục đích khi cơng
việc hồn thành (kết quả công việc, cơ hội học hỏi và phát triển nhân viên, cải thiện đội
nhóm,..).
II, Những trở ngại khiến bạn giao việc kém hiệu quả
- Luôn nghĩ rằng sẽ đạt hiệu quả tốt hơn khi họ tự thực hiện cơng việc: Nhà quản lý rất dễ
cho rằng mình là người giỏi nhất để thực hiện công việc. Nếu bạn trực tiếp thực hiện cơng
việc thì sẽ nhanh hơn, đạt yêu cầu hơn, tốt hơn, đảm bảo hơn và sẽ không ai phải phàn nàn
về công việc chung của đội nhóm. Bạn cũng sợ rằng khi giao việc cho người khác thì có thể
sẽ mắc sai lầm và ảnh hưởng đến vai trị lãnh đạo của mình.
- Lo ngại nhân viên quá tải khi giao việc: Bạn sợ rằng giao thêm việc có thể khiến nhân viên
cảm thấy quá tải và khơng hài lịng. Nếu giao q nhiều việc nhân viên sẽ khơng hồn thành
tốt các cơng việc.
- Sợ rằng sẽ mất kiểm sốt cơng việc: Họ muốn họ phải là người kiểm sốt tồn bộ mọi việc
trong nhóm. Họ muốn kiểm soát càng nhiều quyền lực càng tốt. Và khi giao việc, họ có thể
mất đi quyền lực.
- Sợ rằng nhân viên sẽ thực hiện công việc tốt hơn mình: Nếu nhân viên thực hiện cơng việc

tốt hơn thì đó sẽ là rủi ro cho vị trí quản lý mà họ đang giữ.
- Khơng có sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm: Khi bạn khơng tin tưởng nhân viên
và nhân viên khơng tin tưởng bạn, đó là trở ngại cực lớn khi giao việc. Khi mất đi sự tin
tưởng, động lực làm việc sẽ mất và hiệu quả công việc giảm sút.
III, Trả lời từng câu hỏi dưới đây để biết làm thế nào giao việc đúng cách cho nhân viên
1/ Cơng việc này có nên giao lại cho nhân viên không?
Hãy giao việc khi bạn gặp một trong những tình huống dưới đây:


- Những cơng việc người khác có thể làm tốt hơn: Trong trường hợp cơng việc đó địi hỏi
những năng lực đặc biệt mà bạn khơng có hoặc khơng tốt hơn người khác thì nên giao cho
người có năng lực tốt hơn thực hiện.
- Những công việc không quan trọng: Ở cương vị lãnh đạo bạn nên tập trung vào 20% hạng
mục cơng việc chính, những cơng việc dành riêng cho cấp quản lý, mang lại hiệu quả chính
cho nhóm hơn là những cơng việc ít quan trọng mà nhân viên có thể làm được.
- Những cơng việc lặp đi lặp lại: Có những cơng việc lặp đi lặp lại thường ngày, hàng tuần
nhưng không cần thiết bạn phải tự mình thực hiện. Và đây cũng là cơ hội để họ rèn luyện
thêm kỹ năng của mình.
- Khi cơng việc đòi hỏi những kỹ năng mà bạn muốn phát triển trong đội ngũ: Giao việc là
một cách hiệu quả để phát triển kỹ năng của nhân viên.
Bên cạnh đó cũng có những tình huống bạn khơng nên giao:
- Khơng giao việc liên quan tới kỷ luật nhân viên
- Không giao việc khen thưởng nhân viên
- Không giao những công việc mang tính bảo mật
2/ Việc này nên giao cho ai?
Một nhà quản lý tốt khi giao việc sẽ đánh giá, nhìn nhận điểm mạnh, kỹ năng, chun mơn
của từng nhân viên bằng nhiều phương pháp như mơ hình ASK hay khung năng lực hiệu
quả. Điều này sẽ giúp nhà quản lý chọn đúng người, giao đúng việc.
Các yếu tố cần xem xét ở đây:
a, Những kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng của cá nhân áp dụng trong nhiệm vụ được giao

phó:
- Những kiến thức, kỹ năng và thái độ của nhân viên có khả năng đáp ứng hay khơng?
- Bạn có thời gian và nguồn lực để đào tạo khi cần thiết?
2. Phong cách làm việc ưa thích của nhân viên
- Người đó có làm việc độc lập khơng?
- Những gì nhân viên mong muốn từ cơng việc của mình?
- Mục tiêu dài hạn và quyền lợi của nhân viên nhận cơng việc được giao là gì, và làm thế
nào để sắp xếp các công việc phù hợp với các đề xuất?
3. Khối lượng công việc hiện tại của người này
- Người đó có thời gian để nhận thêm cơng việc?
- Ủy thác nhiệm vụ này có gây xáo trộn về trách nhiệm và khối lượng công việc của họ?
3/ Giao việc thì có cần quy trình khơng?
Có chứ - như chúng ta đã nói về tầm quan trọng của giao việc đúng cách. Các bước dưới
đây sẽ giúp bạn khơng bỏ sót chi tiết nào, đồng thời kiểm sốt cơng việc giao đi hiệu quả
hơn:
a/ Chuẩn bị: Xác định những thông tin dưới đây


Bạn sẽ mô tả công việc cần giao như thế nào ?
- Mục tiêu của cơng việc là gì?
- Mục tiêu cơng việc có liên quan như thế nào đến mục tiêu chung của phòng ban ?
- Tại sao sao bạn lại giao cơng việc đó ?
- Cơng việc sẽ bắt đầu khi nào ?
- Công việc sẽ được thực hiện đảm bảo những điều kiện gì ?
Bạn sẽ diễn tả như thế nào để nhân viên vui vẻ và sẵn sàng chấp nhận công việc ?
- Nếu bạn hiểu rõ về nhân viên, hiểu rõ các động lực làm việc của nhân viên và giải thích rõ
ràng mối liên hệ giữa công việc và động lực làm việc của họ, họ sẽ sẵn sàng nhận việc và
thực hiện công việc hiệu quả hơn.
- Tại sao bạn tin rằng họ sẽ thực hiện tốt công việc?
- Những kinh nghiệm làm việc nào sẽ hữu ích nhiều cho cơng việc?

- Nhân viên sẽ được lợi gì khi thực hiện cơng việc được giao?
Xem xét lượng công việc hiện tại của nhân viên: Không bao giờ giao việc cho nhân viên và
yêu cầu thực hiện ngoài giờ làm việc trừ những trường hợp thật sự cần thiết.
Xác định các kỹ năng cần đào tạo thêm để họ hồn thành tốt cơng việc
b/ Giao việc
Khi thông tin đã đầy đủ và rõ ràng thì bạn sẽ sắp xếp một cuộc gặp hoặc nếu làm việc từ xa
thì có thể trao đổi qua video-call để giao việc. Mục tiêu là cả hai bên phải hiểu rõ và thống
nhất với nhau về chi tiết công việc cần phải thực hiện. Những thông tin sau đây rất quan
trọng và cần thiết khi giao việc.
- Trao đổi rõ ràng mục tiêu của công việc cần giao
- Bạn sẽ trao quyền cho nhân viên ở mức độ nào ?
- Hiểu rõ về giới hạn quyền lực được giao rất quan trọng. Người nhận việc phải hiểu được
khi nào họ có thể tự quyết định và khi nào phải thơng qua sự đồng ý của bạn.
- Nhân viên có thể dùng những nguồn lực nào, sẽ báo cáo công việc như thế nào ?
- Xác định thời hạn thực hiện và thời gian đánh giá kết quả thực hiện công việc
- Xác định những thời điểm định kỳ để đánh giá tiến trình thực hiện cơng việc
c/ Theo dõi và kiểm sốt cơng việc
Để đảm bảo cơng việc được hoàn thành theo những kết quả được mong đợi, bạn cần phải
theo dõi, kiểm tra tiến trình thực hiện cơng việc, đưa ra sự hỗ trợ kịp thời khi cần thiết.
Tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm và kỹ năng của người thực hiện cơng việc mà bạn sẽ có
những cách kiểm sốt cơng việc và hỗ trợ tương ứng.
- Nếu nhân viên không biết cách thực hiện công việc, bạn có thể hướng dẫn cụ thể từng
bước của cơng việc.


- Nếu nhân viên biết cách làm mà thường xuyên làm sai tiêu chuẩn thì bạn sẽ kèm cặp và
đưa ý kiến phản hồi cải thiện kỹ năng.
- Nếu nhân viên biết cách làm, có kỹ năng nhưng khơng có đủ thời gian hay cơng cụ phù
hợp thì sắp xếp thêm thời gian hoặc bổ sung thêm công cụ phù hợp.
- Cịn trường hợp nhân viên biết cách làm, có kỹ năng, công cụ và thời gian nhưng vẫn

không thực hiện đúng, thì nguyên nhân thường là liên quan tới cá nhân nhân viên, bạn cần
bình tĩnh cùng nhân viên tìm hiểu rõ nguyên nhân và giải quyết hợp lý.
Hãy cẩn thận về thơng điệp mà tình cờ bạn sẽ gửi cho nhân viên thông qua mức độ can
thiệp công việc. Nếu can thiệp quá nhiều so với họ cần thì có nghĩa là bạn đang khơng tin
tưởng họ. Ngược lại nếu bạn can thiệp q ít vào cơng việc thì nhân viên sẽ nghĩ rằng bạn
khơng quan tâm đến cơng việc đó vì nó khơng quan trọng. Hãy thiết lập một quy trình để
kiểm tra, thảo luận, báo cáo, cho phản hồi định kỳ để đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, khi bạn đã quyết định giao việc cho một ai đó thì bạn cũng sẽ đối diện với một số
rủi ro nhất định. Việc hiểu rõ các rủi ro sẽ giúp bạn dự đoán được vấn đề phát sinh và kiểm
sốt tốt tiến trình thực hiện công việc.
d/ Đánh giá kết quả
Đánh giá kết quả công việc là cơ hội để cả hai bên nhìn lại tồn bộ q trình cơng việc và
rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích. Để đảm bảo kết quả thực hiện công việc tốt, thời
điểm đánh giá nên diễn ra trước thời hạn deadline một khoảng thời gian đủ để nhân viên có
thể thực hiện những cơng việc phát sinh trong trường hợp có vấn đề xảy ra.
Khi đánh giá kết quả công việc bạn cần lưu ý là đánh giá công việc, hành vi thực hiện cơng
việc dựa vào những mong đợi và tiêu chí mà cả hai bên đã thống nhất với nhau lúc giao
việc. Phần quan trọng nhất là bạn phải cho nhân viên những phản hồi và nhận phản hồi từ
nhân viên.
Dù thành quả là như thế nào thì người giao việc và người nhận việc phải cùng nhau chia sẻ
thành quả. Trường hợp kết quả tốt, nếu bạn phủ nhận những nỗ lực và đóng góp của nhân
viên và nhận tồn bộ kết quả tốt về phần mình thì nhân viên sẽ cho rằng bạn đánh cắp điều
gì đó từ họ. Hoặc trong trường hợp nhân viên khơng hồn thành tốt cơng việc, nếu bạn đổ
hết lỗi cho nhân viên, khi đó nhân viên sẽ cảm thấy thế nào ?
Dẫu rằng bạn đã huấn luyện những kỹ năng cần thiết và giao quyền cho nhân viên quyết
định, thì việc bạn đổ lỗi hoàn toàn cho nhân viên sẽ khiến họ cảm thấy bất an, không công
bằng, cảm giác như bị phản bội. Việc này cũng sẽ lấy đi động lực làm việc của những nhân
viên khác.
Nguồn: Internet