6
Kiểm soát dự
án
1
6.1
KH¸I NIỆM CHUNG
2
kiểm soát dự án
Kiểm soát thời gian và chi phí trong
dự án
Kiểm soát dự án theo phơng pháp
giá trị làm ra
3
Kiểm soát dự án
Quá trỡnh:
Thu thập d liệu và thông tin về việc thực hiện
dự án và các thay đổi về môi trờng;
So sánh các d liệu thu thập đợc với kế hoạch dự
án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động
mong muốn. iều này có thể bao gồm cả việc
dự đoán các kết quả của dự án;
ề xuất các hoạt động sửa sai hoặc điều
chỉnh nếu cần thiết. iều này có thể bao gồm
cả việc rút ra bài học cho các dự án khác trong t
ơng lai, trong trờng hợp đánh giá sau dự án.
4
khái niệm và thuật ng
Theo dõi dự án: là quá trinh thu thập th
ờng xuyên các d liệu chính x¸c theo thêi
gian vỊ viƯc thùc hiƯn dù ¸n.
иnh giá dự án: là quá trinh xác định tính
hiệu quả và tác động các hoạt động của
dự án dựa trên mục tiêu, mục đích của dự
án càng hệ thống và khách quan càng tốt.
Các thuật ng khác: theo dõi (tracking),
báo cáo hoặc hệ thống thông tin quản lý
dự án
5
Theo dõi thực hiện dự án
Liệu công việc đà đáp ứng các tiêu
chuẩn đòi hỏi cha? Liệu dự án có đáp
ứng đợc các mục tiêu chính không? (có
vấn đề về chất lợng công việc không?
Nguyên nhân và cách giải quyết?)
Liệu dự án có hoàn thành đúng hạn
không? (Chậm bao lâu? Nguyên nhân
và cách giải quyết?)
6
Theo dâi thùc hiƯn dù ¸n
LiƯu chi phÝ dù án có nằm trong dự chi
không? (Có vợt chi không? Nguyên
nhân và cách giải quyết?)
Liệu có bất kỳ vấn đề nào cần giải
quyết không? Chúng ta có thể làm gỡ
để đẩy mạnh hơn na việc thực hiện
dự án?
7
hệ thống kiểm soát dự án
đầu vào
HOạT đôNG
CUA D áN
kế hoạch
đầu ra
giám sát
so sánh /
hành động
8
đánh giá dự án
Dự án đà đáp ứng đợc các mục tiêu đề ra cha? Các
tác động là gi?
Dự án có đạt đợc mục tiêu với chi phí hiệu quả
không?
Dựa trên tiến độ và việc thực hiện dự án, có cần
phải thay đổi kế hoạch và thiết kế của dự án
không?
Có nhng thay đổi nào từ môi trờng bên trong và
bên ngoài khiến phải xem lại kế hoạch dự án
không?
9
đánh giá dự án
Hệ thống giám sát tại chỗ có hoạt động
hiệu quả không để giúp cho ban quản
lý thu thập d liệu thích hợp, chính
xác và đúng lúc để ra các quyết định
cần thiết?
Liệu có bất kỳ thay đổi nào về môi tr
ờng của dự án mà cần phải điều chỉnh
hệ thống giám sát không?
10
chu kỳ sống của dự án và các giai đoạn đánh giá
đáNH GIá
GIữA KY
đánh giá
nhu cầu
đánh giá
phê chuẩn
đánh giá cuối kỳ
báo cáo cuối kỳ
Đánh giá tiếp
theo
giám sát/ kiểm tra
xác định
lập kế hoạch
thực hiện
kết thúc
2 - 5 - 10 năm sau ...
- Mục đích
- Mục tiêu
- Thiết kế dự án
- WBS
- Lập kế hoạch tài chính
- Thời gian biểu dự án
- Nhân sự và tổ chức
- Kỹ thuật/ Hậu cần
- Giám sát/ Kiểm tra
- Các hoạt động
- Giải quyết vấn đề
- §iỊu phèi/ Gi¸m s¸t
- Chun giao
- Kho¸ sỉ
- Thanh to¸n
11
Kiểm soát dự án
Phương tiện để kiểm soát dự
án
Kiểm soát dự án là giai đoạn
khó nhất trong việc thực hiện
dự án
12
Kiểm sốt dự án
Việc kiểm sốt sẽ khơng đạt hiệu
quả nếu như thiếu các công cụ đã
được đưa vào ngay từ giai đoạn
chuẩn bị:
Cơ cấu tổ chức dự án
Các công việc
Phân công trách nhiệm rõ ràng
Các công việc với đầy đủ các thông tin:
phương tiện, thời hạn và dự trù kinh phí
13
Kiểm soát dự án
Phương tiện để kiểm soát dự án
Xác định các nút để thực hiện kiểm
soát
Áp dụng các phương tiện và phương
pháp để đảm bảo thực hiện kiểm
soát một cách có hiệu quả.
Đội ngũ quản lý có năng lực và có
động cơ làm việc tốt
14
6.2
Kiểm soát kỹ thuật
15
Kiểm soát dự án
Phương tiện để kiểm soát kỹ
thuật
Báo cáo tiền triển định kỳ
Họp tiến độ
Phân tích các tài liệu kỹ
thuật
16
Kiểm soát dự án
Tổng hợp
Vượt qua những mốc tổng hợp
Bản ghi nhận những kết quả đã đạt
được
Báo cáo đánh giá
Báo cáo về thu nhập
Báo cáo về phân loại
17
Kiểm soát dự án
Phương tiện kiểm soát chất lượng
Kế hoạch chất lượng
Báo cáo định kỳ về việc thực hiện
kế hoạch chất lượng
Họp về tiến triển chất lượng
Kiểm soát việc tuân thủ trình tự
Kiểm sốt tính phù hợp của các tài
liệu
18
Kiểm soát dự án
Tham gia vào báo các thu nhập và
báo cáo thẩm định
Xem xét
Kiểm toán
Chuyên gia
19
6.3
Kiểm soát tiến độ
20
Kiểm soát dự án
Phương pháp kiểm soát tiến độ
Việc kiểm soát tiến độ thay đổi tuỳ
theo việc người ta có sử dụng hay
khơng các phương tiện để thực hiện
các nhiệm vụ
Với những dự án nhỏ : quản lý theo
nhiệm vụ. Sử dụng tất cả mọi phương
tiện sẵn có để quản lý. Đặc biệt sử
dụng việc lập lại kế hoạch các nhiệm
vụ cịn phải hồn thành
21
Kiểm soát dự án
Đối với những dự án lớn, có nhiều nhà
thầu phụ, quản lý tiến độ: thời hạn giao
hàng, thời hạn giao hoá đơn chứng từ…
Trong trường hợp này từng nhà thầu lại
tự quản lý theo kế hoạch chi tiết của
mình. Việc tổng hợp các dự án chi tiết
thành một dự án tổng hợp đôi khi là rất
khó, vi các dự án ln chứa đựng các rủi
ro. Do đó khơng nên lập kế hoạch q
chi tiết.
22
Kiểm soát dự án
1.Kiểm tra
Kiểm tra định kỳ tiến triển của dự án
Đánh giá việc thực hiện dự án so với kế
hoạch
Kiểm tra việc hoàn thành các điểm mốc
23
Kiểm sốt dự án
2. Điều chỉnh
Tìm các biện pháp cải thiện tình hình với
ràng buộc về tiến độ
Thay đổi trình tự thực hiện các cơng việc
Tăng cường các nguồn lực (nhân lực, vật
tư, máy móc…trong trường hợp cần thiết)
Động viên người lao động
24
Kiểm soát dự án
3. Đánh giá tương lai
Hiện trạng quan sát được
Các biện pháp điều chỉnh đã thực hiện
Thực hiện định kỳ việc đánh giá các
tiến độ nhiều khả năng xảy ra nhất.
Đặc biệt thời điểm hoàn thành dự án
Xem vị dụ MP9 trang 10
25