TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y TẾ
CƠNG CỘNG

TRUNG TÂM PHỊNG NGỪA VÀ
KIỂM SOÁT BỆNH DỊCH HOA KỲ

Tài Liệu

QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN
(Dành cho cán bộ phòng chống HIV/AIDS)

Hà Nội, 2012


Nhóm biên soạn:

TS. Đỗ Mai Hoa
ThS. Lê Bảo Châu
ThS. Phạm Thị Thùy Linh
CN. Nguyễn Minh Hoàng


CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ARV

Điều trị kháng virus

BCS

Bao cao su

BKT

Bơm kim tiêm

CDC

Trung tâm phịng ngừa và kiểm sốt bệnh tật Hoa Kỳ

CDC/SMDP

Chương trình phát triển quản lý bền vững của CDC

CLB

Câu lạc bộ

CN

Cử nhân

CTV

Cộng tác viên

ĐĐV

Đồng đẳng viên

GAP


Chương trình phịng chống AIDS toàn cầu

HIV

Virus suy giảm miễn dịch ở người

KH

Kế hoạch

NCMT

Nghiện chích ma túy

PKNT

Phịng khám ngoại trú

TCKT

Tài chính kế tốn

TĐTT

Trao đổi thơng tin

TP

Thành phố


TQM

Quản lý chất lượng tồn diện

TTPC AIDS

Trung tâm phòng chống HIV/AIDS

TTYTDP

Trung tâm y tế dự phòng

VCT

Tư vấn xét nghiệm tự nguyện

i


MỤC LỤC
PHẦN 1. CÁC KHÁI NIỆM........................................................................................................ 1
PHẦN 2. GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DỰ ÁN........................................................................ 4
Giai đoạn 1. Xác định vấn đề ưu tiên .................................................................................... 4
Giai đoạn 2. Xây dựng văn kiện dự án.................................................................................. 4
Giai đoạn 3. Thẩm định và phê duyệt dự án ......................................................................... 5
Giai đoạn 4. Triển khai dự án ................................................................................................ 5
Giai đoạn 5. Đánh giá dự án.................................................................................................. 5
PHẦN 3. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN ..................................................... 7
Triển khai dự án và mục đích của quản lý triển khai dự án.................................................. 7

Các khó khăn thường gặp trong triển khai dự án ................................................................. 7
Các kỹ năng cần thiết cho quản lý việc triển khai dự án..................................................... 10
PHẦN 4: CÁC NỘI DUNG VÀ CÔNG CỤ VÀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN ................... 11
XÁC ĐỊNH PHẠM VI & YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN.................................................................. 12
1. Xây dựng bản thỏa thuận dự án .................................................................................. 12
2. Thống nhất thoả thuận dự án ...................................................................................... 15
XÂY DỰNG KHUNG LOGIC DỰ ÁN .................................................................................. 24
1. Định nghĩa .................................................................................................................... 24
2. Lợi ích của khung logic ................................................................................................ 25
3. Các thành phần của khung logic.................................................................................. 25
4. Khung logic trong lập kế hoạch và triển khai dự án .................................................... 27
QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG THỰC HIỆN DỰ ÁN......................................................... 30
1. Xác định các hoạt động................................................................................................ 31
2. Sắp xếp các hoạt động ................................................................................................ 36
3. Ước tính nguồn lực cho hoạt động.............................................................................. 42
4. Ước tính thời gian thực hiện hoạt động....................................................................... 42
5. Xây dựng kế hoạch thời gian....................................................................................... 46
ii


6. Kiểm soát kế hoạch hoạt động .................................................................................... 57
QUẢN LÝ NHÂN SỰ DỰ ÁN............................................................................................... 60
1. Lập kế hoạch về nhân sự............................................................................................. 60
2. Thành lập nhóm thực hiện dự án ................................................................................ 67
3. Phát triển nhóm ............................................................................................................ 67
4. Quản lý nhóm thực hiện dự án .................................................................................... 68
QUẢN LÝ NGÂN SÁCH TRONG TRIỂN KHAI DỰ ÁN ...................................................... 75
1. Ước tính chi phí............................................................................................................ 76
2. Dự trù ngân sách......................................................................................................... 78
3. Kiểm sốt chi phí......................................................................................................... 85

TRAO ĐỔI THÔNG TIN VỚI CÁC BÊN LIÊN QUAN KHI TRIỂN KHAI DỰ ÁN ............... 89
1. Các bên liên quan đến dự án và sự chấp nhận của các bên liên quan...................... 89
2. Trao đổi thông tin trong triển khai dự án ..................................................................... 91
THEO DÕI VÀ KIẾM SOÁT VIỆC THỰC HIỆN DỰ ÁN ..................................................... 97
1. Vai trò của Theo dõi và kiểm soát trong triển khai dự án............................................ 97
2. Nội dung theo dõi và kiểm soát trong triển khai dự án................................................ 98
3. Chỉ số theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án ........................................................... 100
4. Hệ thống theo dõi & kiểm soát dự án ........................................................................ 104
5. Báo cáo dự án............................................................................................................ 107
KẾT THÚC DỰ ÁN ............................................................................................................ 116
1. Kết thúc dự án là gì? .................................................................................................. 116
2. Các thủ tục cần thiết trong kết thúc dự án................................................................. 116
3. Các hoạt động kết thúc dự án.................................................................................... 117
4. Một số lưu ý trong kết thúc dự án.............................................................................. 121
TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................................... 123

iii


DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và qui trình.................................................... 1
Bảng 2: Ví dụ về thay đổi các yếu tố trong “Khó khăn 3 chiều” ............................................... 9
Bảng 3: Bản thỏa thuận dự án ................................................................................................ 14
Bảng 4: Các thành Thành phần khung logic........................................................................... 25
Bảng 5: Ví dụ sơ đồ Gantt về kế hoạch thực hiện.................................................................. 55
Bảng 6: Ví dụ sơ đồ Gantt về các mốc chính của can thiệp .................................................. 57
Bảng 7: Ví dụ sơ đồ Gantt về cập nhật trong quá trình thực hiện dự án ............................... 59
Bảng 8: Ví dụ kế hoạch thực hiện can thiệp và phân công trách nhiệm cán bộ.................... 63
Bảng 9: Ví dụ bản mơ tả cơng việc ......................................................................................... 64
Bảng 10: Ví dụ Bảng phân cơng trách nhiệm cán bộ dự án .................................................. 66

Bảng 11: Ví dụ về mẫu đánh giá việc thực hiện cơng việc..................................................... 71
Bảng 12: Ví dụ Dự trù Ngân sách Dự án theo từng loại nguồn lực ....................................... 80
Bảng 13: Ví dụ Dự trù ngân sách Dự án chi tiết theo từng hoạt động................................... 84
Bảng 14: Ví dụ bảng theo dõi thực hiện ngân sách dự án ..................................................... 86
Bảng 15: Ví dụ mẫu báo cáo tài chính dự án định kỳ............................................................. 87
Bảng 16: Ví dụ về bảng phân tích các bên liên quan ............................................................. 90
Bảng 17: Ví dụ thơng tin liên hệ các bên liên quan ................................................................ 94
Bảng 18: Ví dụ kế hoạch TĐTT dự án .................................................................................... 95
Bảng 19: Ví dụ một số chỉ số theo dõi việc thực hiện hoạt động dự án............................... 106
Bảng 20: Ví dụ mẫu báo cáo q trình ................................................................................. 114
Bảng 21: Ví dụ kế hoạch thu thập số liệu đánh giá dự án.................................................... 118

iv


DANH MỤC HÌNH VẼ VÀ BIỂU ĐỒ
Hình 1: Sơ đồ quy trình ............................................................................................................. 3
Hình 2: Chu trình quản lí dự án................................................................................................. 4
Hình 3: Khó khăn ba chiều ........................................................................................................ 8
Hình 4: Các cấu phần của khung logic ................................................................................... 24
Hình 5: Ví dụ khung logic ........................................................................................................ 29
Hình 6: Mơ hình sơ đồ diễn tiến các hoạt động can thiệp ...................................................... 37
Hình 7: Mơ hình sơ đồ mũi tên................................................................................................ 38
Hình 8: Ví dụ sơ đồ mạng lưới hoạt động............................................................................... 41
Hình 9: Ví dụ cây vấn đề ......................................................................................................... 45
Hình 10: Ví dụ phân tích con đường chủ chốt ........................................................................ 50
Hình 11: Ví dụ sơ đồ tổ chức nhân sự.................................................................................... 61
Hình 12: Số giờ làm việc theo tháng của nhân viên dự án ................................................... 65
Hình 13: Quy trình quản lý ngân sách dự án .......................................................................... 75
Hình 14: Sơ đồ dự trù ngân sách............................................................................................ 78

Hình 15: Quy trình trao đổi thơng tin ....................................................................................... 91
Hình 16: Khó khăn ba chiều và nguy cơ ................................................................................. 98
Hình 17: Các loại chỉ số đánh giá ......................................................................................... 101
Hình 18: Ví dụ về các loại chỉ số ........................................................................................... 103

v


PHẦN 1. CÁC KHÁI NIỆM

Dự án là gì?
Hiện có nhiều định nghĩa khác nhau về dự án. Theo tài liệu Hướng dẫn các kiến
thức cơ bản về Quản lý dự án (2004) của Viện Quản lý dự án: “Dự án là tập hợp các hoạt
động được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ đặc thù trong một khoảng thời
gian nhất định”
Phạm vi và quy mô của dự án có thể rất lớn, cần thực hiện trong thời gian khá dài
(như xây dựng một bệnh viện) đến rất nhỏ (như lắp đặt hệ thống máy tính cho bệnh viện
đó). Một dự án lớn thường được chia thành nhiều dự án nhỏ để có thể quản lý một cách
hiệu quả. Nhưng một đặc điểm chung của dự án, dù lớn hay nhỏ, đều được yêu cầu thực
hiện trong một khoảng thời gian nhất định và tạo ra các sản phẩm, kết quả hoặc dịch vụ đặc
thù quản lý việc triển khai dự án là: “Lập kế hoạch và điều hành việc sử dụng các nguồn
lực để đảm bảo rằng kết quả, sản phẩm hay dịch vụ được tạo ra và đưa đến người
hưởng lợi một cách hiệu quả

Phân biệt Chương trình - Dự án - Qui trình
Để tìm hiểu quản lý việc thực hiện dự án là gì, chúng ta cần hiểu rõ dự án khác với
chương trình và qui trình như thế nào. Hãy đọc và thảo luận về sự khác biệt giữa chương
trình, dự án và qui trình trong bảng dưới đây.
Bảng 1: Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và qui trình
Loại hình


Ví dụ

Cơng cụ

Chương trình
Bao gồm các dự án và các hoạt Chương trình phịng chống tác Lập kế hoạch chiến
động, dịch vụ trong một lĩnh vực cụ hại của thuốc lá
lược
thể được thực hiện trong thời gian
Lập
kế
hoạch
dài để góp phần vào việc thực hiện
chương trình
chức năng/nhiệm vụ của tổ chức
Dự án
Bao gồm các hoạt động nhằm tạo Tăng cường thực thi chính sách Quản lý việc triển
ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ khơng khói thuốc tại các cơ sở khai dự án
đặc thù trong một khoảng thời gian y tế
nhất định
Xây dựng trung tâm hỗ trợ cai
nghiện thuốc lá
1


Loại hình

Ví dụ


Cơng cụ

Qui trình
Là một chuỗi các hoạt động mang trình tư vấn và hỗ trợ cai
tính hệ thống, lặp lại nhiều lần nghiện thuốc lá
trong một đơn vị/tổ chức để đạt
được kết quả đầu ra từ những đầu Quy trình phát hiện và xử phạt
theo chế tài các trường hợp vi
vào cụ thể.
phạm hút thuốc tại khuông viên
bệnh viện

Phân tích qui trình
Cải thiện qui trình
Liên tục cải thiện
chất lượng

Chương trình
Các tổ chức thực hiện các chương trình phù hợp với chức năng/nhiệm vụ tổ chức
mình. Các chương trình thường được triển khai trong một thời gian dài, cần sử dụng và huy
động nhiều nguồn lực để tác động tới một lĩnh vực cụ thể thuộc chức năng/nhiệm vụ của tổ
chức. Ví dụ: Bộ Y tế có chức năng/nhiệm vụ là bảo vệ và nâng cao sức khoẻ nhân dân.
Phòng chống HIV/AIDS do Cục phòng chống HIV/AIDS, do Trung tâm phòng chống
HIV/AIDS tỉnh/thành phố hoặc Trung tâm Y tế dự phòng - thuộc Bộ Y tế tiến hành, là
chương trình vì nó góp phần vào bảo vệ và nâng cao sức khoẻ nhân dân.
Chương trình có thể ở nhiều cấp độ khác nhau và có thể cần tới sự tham gia của
nhiều bộ ngành và các cơ quan đoàn thể. Trong chương trình phịng chống HIV/AIDS, có
chín chương trình hành động được thực hiện để giải quyết nhu cầu cụ thể trong phịng
chống AIDS như chương trình tư vấn và xét nghiệm tự nguyện, chương trình chăm sóc và
điều trị bệnh nhân AIDS, chương trình giảm thiểu tác hại .v.v

.
Dự án
Mỗi chương trình được tạo thành bởi nhiều dự án cụ thể, khác nhau và có giới hạn
thời gian, nhằm đạt được mục tiêu tổng thể của chương trình. Ví dụ, đối với chương trình
phịng chống tác hại thuốc lá, lại có các dự án. Ví dụ, trong chương trình chăm sóc và điều
trị AIDS, có dự án “Xây dựng mơ hình chăm sóc hỗ trợ người sống chung với HIV/AIDS tại
nhà” hoặc trong chương trình tư vấn xét nghiệm tự nguyện có dự án “tuyển dụng và đào tạo
các nhân viên tiếp cận cộng đồng”. Mỗi một dự án lại bao gồm một loạt các hoạt động để
tạo ra kết quả, sản phẩm hay dịch vụ mang tính đặc thù.
Đặc điểm nổi bật của dự án là có điểm khởi đầu và kết thúc, sản phẩm/dịch vụ có
thể đo đếm được và cần những nguồn lực cụ thể. Sản phẩm của dự án có thể trở thành một
qui trình hay hệ thống nếu như được đánh giá là có hiệu quả và có khả năng duy trì được.
Khi trở thành quy trình hay hệ thống thì nó sẽ được tiến hành lặp đi lặp lại và khơng cịn giới
hạn thời gian nữa.

2


Qui trình
Quy trình làm việc là một chuỗi các hoạt động/cơng việc diễn ra một cách có hệ
thống và lặp lại nhiều lần trong một đơn vị/tổ chức để đạt được các kết quả đầu ra từ những
yếu tố đầu vào. Kết quả đầu ra có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó.
Đơi khi khái niệm khách hàng được dành cho cả người nhận dịch vụ/sản phẩm và
người cung cấp dịch vụ/sản phẩm trong đó người nhận dịch vụ/sản phẩm được gọi là
“khách hàng bên ngồi” cịn người cung cấp/dịch vụ sản phẩm là “khách hàng bên trong”nhận kết quả đầu ra của người/khâu trước và tạo ra đầu vào cho người/khâu tiếp sau để
góp phần tạo ra sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bên ngồi.

Đầu vào

Đầu ra


QUY TRÌNH

Khách hàng

Hình 1: Sơ đồ quy trình

Các qui trình của một tổ chức có thể thay đổi theo thời gian, nhưng một khi đã được
xây dựng và vận hành, sẽ diễn ra liên tục mà không có điểm dừng để liên tục tạo ra kết quả,
sản phẩm hay dịch vụ trong tổ chức đó hoặc các đơn vị của tổ chức đó. Ví dụ như quy trình
tư vấn cho người có H, quy trình lấy máu xét nghiệm, quy trình sản xuất bao cao su, quy
trình điều trị ARV.
Nhiều khi chúng ta thấy khó có thể tách bạch hồn tồn được chương trình, dự án
và quy trình vì có thể chúng diễn ra một cách đan xen. Thường chương trình bao gồm nhiều
dự án, hoạt động và trong dự án và chương trình lại có các qui trình
Tuy nhiên, cách phân loại trên bước đầu giúp chúng ta phân định xem hiện nay tổ
chức của chúng ta có những chương trình, dự án hoặc qui trình gì. Việc nhận định rõ xem
các hoạt động mà chúng ta đang triển khai là Chương trình, Dự án hay Quy trình là hết sức
quan trọng vì mỗi loại cần áp dụng những phương pháp và công cụ quản lý khác nhau.

3


PHẦN 2. GIỚI THIỆU VỀ CHU TRÌNH DỰ ÁN

Chu trình dự án là một sự kết nối liên tục các bước cần phải thực hiện, được bắt
đầu từ khi tiến hành xác định vấn đề để xây dựng dự án, tiếp theo đó là các bước xây dựng
dự án, thẩm định và phê duyệt, thực hiện/triển khai, theo dõi, báo cáo, đánh giá và kết thúc
dự án. Khái niệm “chu trình” nhằm nhấn mạnh bất kỳ một dự án nào cũng cần trải qua một
quá trình liên tục bao gồm các giai đoạn như đã nêu. Những kinh nghiệm thu được qua quá

trình thực hiện/triển khai, theo dõi và đánh giá dự án sẽ cung cấp những bài học thực tế bổ
ích cho việc xây dựng dự án mới. Dưới đây là sơ đồ minh họa tóm tắt chu trình quản lí dự
án:

Xác định vấn
đề ưu tiên

Đánh giá và kết
thúc dự án

Xây dựng văn kiện
dự án

Triển khai dự án

Thẩm định và phê
duyệt dự án

Hình 2: Chu trình quản lí dự án

Giai đoạn 1. Xác định vấn đề ưu tiên
Là giai đoạn xác định vấn đề ưu tiên để xây dựng dự án. Giai đoạn này bắt đầu từ
khi một hoặc nhiều tổ chức hoặc một hay nhiều đơn vị trong một tổ chức cùng nhau xác
định một vấn đề hay một tình trạng nào đó cần phải ưu tiên giải quyết. Để thực hiện được
điều này, nhóm sẽ phải thu thập các số liệu, bằng chứng cần thiết giúp đánh giá tình hình
chung và làm căn cứ cho việc lựa chọn. Sản phẩm của giai đoạn này là một bản dự thảo đề
cương dự án, thường bao gồm các nội dung: Thu thập thơng tin đánh giá tình hình; xác định
vấn đề ưu tiên; mơ tả và phân tích vấn đề ưu tiên và định hướng dự án.

Giai đoạn 2. Xây dựng văn kiện dự án

Nghiên cứu tiền khả thi có thể cần được thực hiện ở giai đoạn này. Nghiên cứu tiền
khả thi để đưa ra tính phù hợp và tính cần thiết của dự án, tuy nhiên thườngchỉ áp dụng với
các dự án lớn. Khi nghiên cứu này được các bên thông qua, việc tiếp theo là soạn thảo chi
4


tiết Văn kiện dự án (có thể gọi là tài liệu dự án) theo mẫu qui định của Chính phủ hoặc nhà
tài trợ.

Giai đoạn 3. Thẩm định và phê duyệt dự án
Thẩm định là quá trình kiểm tra một cách chính thức, mang tính độc lập và có hệ
thống do các cơ quan của Chính phủ và nhà tài trợ tiến hành nhằm đánh giá chất lượng
toàn bộ văn kiện dự án và tính đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ. Mục tiêu chính của việc thẩm
định là xác định mục tiêu của dự án có nằm trong mục tiêu chung của lĩnh vực đó khơng, và
khả năng đạt được những mục tiêu này trong phạm vi thời gian và ngân sách cụ thể được
đề xuất trong dự án. Đơi khi cơng tác thẩm định có thể đưa ra một số đề xuất sửa đổi về
thiết kế dự án hoặc nội dung của các thành phần dự án. Việc phê duyệt dự án sẽ được tiến
hành theo quy định của Chính phủ và Thơng tư của Bộ Kế hoạch Đầu tư. Sau khi được phê
duyệt, dự án mới được triển khai.

Giai đoạn 4. Triển khai dự án
Từ giai đoạn này các hoạt động của dự án bắt đầu được triển khai, biến các kế
hoạch trên giấy thành hành động thực tế để đạt được các đầu ra, kết quả, sản phẩm mong
đợi. Các hoạt động cần triển khai đã được nêu trong kế hoạch hoặc đề cương đã được phê
duyệt của dự án, bao gồm cả việc theo dõi, giám sát, đánh giá định kỳ, tổng kết và một số
hoạt động hỗ trợ khác. Trong giai đoạn này, vai trò của người quản lý/điều phối viên dự án
là rất quan trọng, địi hỏi phải có kiến thức và kỹ năng không chỉ về chuyên môn dự án mà
cả về quản lý triển khai thực hiện để có thể thực hiện thành cơng dự án,hồn thành các mục
tiêu đề ra.


Giai đoạn 5. Đánh giá dự án
Đánh giá ở giai đoạn này là có thể là đánh giá kết thúc hoặc đánh giá tác động
nhằm cung cấp thông tin cho các bên liên quan về kết quả, hiệu quả hoặc tác động của dự
án. Thông thường đánh giá kết thúc tập trung vào các nội dung sau: sự phù hợp, tính hiệu
quả, tác động, tính bền vững của dự án. Việc đánh giá này phải dựa vào mục tiêu, các
nguyên nhân/yếu tố dẫn đến thành công hoặc thất bại cần được giải thích và được đưa ra
như một bài học kinh nghiệm cho các dự án khác hoặc cho chính dự án đó ở giai đoạn tiếp
theo. Tùy theo nội dung của mỗi dự án mà việc sử dụng các kết quả khác nhau. Dự án có
thể cung cấp các khuyến nghị với các cơ quan chủ quản, phổ biến kết quả, đề xuất các sản
phẩm được sử dụng rộng rãi trong chương trình phịng chống tác hại thuốc lá hoặc là cơ sở
để xây dựng một dự án mới. Tùy theo mục đích đánh giá mà việc đánh giá có thể được
thực hiện ngay khi dự án kết thúc hoặc sau một thời gian. Các kết quả đánh giá có thể là
một báo cáo độc lập hoặc lồng ghép trong báo cáo kết thúc dự án, thường được hoàn thành
khi vừa đóng dự án.

5


Mỗi giai đoạn của chu trình dự án lại bao gồm nhiều bước nhỏ nối tiếp nhau. Nội
dung của tài liệu này sẽ tập trung vào giới thiệu phương pháp và các cơng cụ/kỹ thuật giúp
các cán bộ quản lí dự án triển khai thực hiện hiệu quả các hoạt động của dự án (giai đoạn 4
của chu trình dự án) tại cơ quan, đơn vị mình. Để giúp người đọc dễ hiểu, tài liệu này sử
dụng ví dụ về dự án phòng chống tác hại thuốc lá để minh họa cho việc sử dụng các bước,
các công cụ quản lý triển khai trên thực tế.

6


PHẦN 3. GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ TRIỂN KHAI DỰ ÁN


Triển khai dự án và mục đích của quản lý triển khai dự án
Các nhóm thực hiện dự án đều có chung mục đích cuối cùng gồm:
• Đảm bảo tạo ra các kết quả đầu ra (sản phẩm và dịch vụ đặc thù) hoặc đạt được
mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho phép với một khoản kinh phí đã được
phê duyệt.
• Đáp ứng được yêu cầu và mong đợi của các bên liên quan.
• Đáp ứng được tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu chất lượng.
Quản lý triển khai dự án là phương pháp quản lý gồm nhiều nội dung quản lý cụ thể
và các công cụ kèm theo nhằm giúp các nhà quản lý/điều phối dự án tăng khả năng thực
hiện thành công dự án, đặc biệt chú trọng đến tính hiệu quả trong sử dụng nguồn lực và đáp
ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan.
Người ta đã chứng minh rằng quản lý việc triển khai thực hiện dự án sẽ đem lại
những lợi ích sau:
•

Xác định rõ các hoạt động và kế hoạch thời gian cho dự án

•

Xem xét được sự ảnh hưởng lẫn nhau khi tăng hoặc giảm nguồn lực, thời gian
hay chất lượng.

•

Đưa ra kế hoạch cụ thể, thực thi để đạt được các mục tiêu.

•

Đảm bảo phân cơng nhiệm vụ và trách nhiệm hợp lý cho các thành viên trong
nhóm dựa trên kỹ năng và nguồn lực sẵn có.


•

Tăng cường và tạo thuận lợi cho việc trao đổi thông tingiữa các bên liên quan,
cán bộ quản lý và các thành viên dự án trong quá trình thực hiện dự án

•

Cho phép lường trước các nguy cơ và chủ động trong việc phịng tránh, ứng
phó sớm, giảm nguy cơ thất bại

•

……

Các khó khăn thường gặp trong triển khai dự án
Quản lý việc thực hiện dự án đòi hỏi những người quản lý phải hiểu rõ các đặc
điểm của dự án do cơ quan tổ chức mình thực hiện. Sau đây là những thách thức mà chúng
ta thường gặp khi triển khai các dự án:
7


•

Chung nguồn lực với nhiều dự án khác. Ví dụ, chỉ có một xe ơ tơ phục vụ cho
nhiều dự án, cán bộ tài chính làm việc một lúc cho nhiều dự án, chi phí điện
nước do nhiều dự án góp lại.

•


Nhóm cán bộ dự án thường đến từ nhiều phịng ban bộ phận khác nhau. Ví dụ
để triển khai một dự án về đào tạo đồng đẳng viên tiếp cận cộng đồng, nhóm
giảng viên có thể bao gồm cán bộ phòng kế hoạch, cán bộ phòng VCT, cán bộ
phòng truyền thơng.

•

Q trình thực hiện nhiều khi khơng diễn ra như kế hoạch và thường là có
những thay đổi trong quá trình thực hiện, cả về thời gian, nhân lực và tài chính.
Có thể do đối tác thay đổi, có thể do điều kiện tự nhiên như bão lụt hoặc có thể
do có cán bộ phải vắng mặt vì được cử đi cơng tác khác

•

Bó buộc trong một khoảng thời gian cụ thể

•

Hạn chế về nguồn lực

•

Người điều phối dự án thường thiếu thẩm quyền chức năng đối với các thành
viên nhóm do nhiều khi người điều phối là một cán bộ của một phịng/ban
nhưng các thành viên nhóm lại từ các phịng ban khác

•

……


Khó khăn ba chiều trong quản lý triển khai dự án
“Khó khăn ba chiều” là một thuật ngữ chỉ ba yếu tố phụ thuộc lẫn nhau đó là thời
gian, chi phí và chất lượng hay phạm vi của một dự án. Khi một trong 3 yếu tố này thay đổi,
sẽ kéo theo 2 yếu tố kia cũng thay đổi theo.
Thời gian
Quỹ thời gian triển khai dự án

Chất lượng/phạm vi
cần đạt được

Chi phí
Nguồn lực cần có để hồn
thành dự án

Hình 3: Khó khăn ba chiều
Vai trị của người quản lý/điều phối dự án là quản lý thời gian, chi phí và chất
lượng/phạm vi của dự án - hay kế hoạch thực hiện, ngân sách và chất lượng sản phẩm của
8


dự án. Người quản lý dự án cũng cần nhận ra rằng điều quan trọng trong quản lý thực hiện
dự án là hướng nhóm dự án tập trung vào các vấn đề nêu trên.
Thời gian, chi phí và chất lượng/phạm vi là những thách thức đối với người quản lý
dự án do chỉ cần thay đổi một trong số các yếu tố này sẽ phải thay đổi một hoặc cả hai yếu
tố cịn lại.
Ví dụ, nếu kéo dài thời gian để hoàn thành dự án hơn so với kế hoạch đã định,
chắc chắn chúng ta sẽ phải sử dụng nguồn lực nhiều hơn. Tương tự, nếu được yêu cầu
giảm thời gian hoặc tăng các yêu cầu chất lượng/phạm vi của dự án, thì chúng ta phải tăng
chi phí của dự án nhằm đáp ứng yêu cầu này.


Bảng 2: Ví dụ về thay đổi các yếu tố trong “Khó khăn 3 chiều”
Những điều chỉnh cần có
Thay đổi
(Một hay kết hợp cả hai)
Rút ngắn thời gian hơn

Chi phí cao hơn

Giảm chất lượng hay thu hẹp
phạm vi

Giảm chi phí

Kéo dài thời gian

Giảm chất lượng hay thu hẹp
phạm vi

Chất lượng cao hơn hay
Kéo dài thời gian
phạm vi rộng hơn

Chi phí cao hơn

Ví dụ minh họa về sự tác động qua lại giữa 3 yếu tố: thời gian, nguồn lực và chất
lượng trong hoạt động đào tạo cán bộ y tế về kĩ năng tư vấn và chăm sóc người có H:
•

Nếu người quản lí dự án muốn rút ngắn thời gian bổ sung kĩ năng cho cán bộ y
tế bằng cách chỉ đào tạo chứ khơng cần giám sát thì rõ ràng nguồn lực sẽ được

tiết kiệm, nhưng chất lượng thể hiện ở kĩ năng tư vấn và chăm sóc của cán bộ y
tế đối với người có H sẽ giảm đi.

•

Khóa đào tạo được lập kế hoạch diễn ra trong 2 tuần, nhưng người quản lí dự
án thực tế chỉ đào tạo trong 5 ngày. Như vậy, rõ ràng cán bộ y tế sẽ không
được cung cấp đầy đủ kĩ năng tư vấn và chăm sóc người có H

•

Sau khi đào tạo và giám sát, người quản lí thấy rằng kĩ năng của các cán bộ y
tế khi tư vấn và chăm sóc người có H khơng được cải thiện nhiều nên đã quyết
định tăng cường giám sát hơn nữa. Trong trường hợp này, cả 3 yếu tố: thời
gian, nguồn lực và chất lượng có xu hướng tăng lên.

•

Khóa đào tạo có 30 học viên, chia làm 6 nhóm và được bố trí 6 trợ giảng, nhưng
người quản lí dự án quyết định chỉ cần 3 trợ giảng. Như vậy, chi phí trả thù lao
cho trợ giảng sẽ giảm đi, nhưng lúc này 3 trợ giảng phải cần nhiều thời gian hơn
9


để hỗ trợ các nhóm học viên và có thể khơng thể hướng dẫn hết cả 6 nhóm học
viên.
Cách duy nhất để nhóm dự án có thể thay đổi một trong các yếu tố thời gian, chi
phí hay chất lượng/phạm vi mà khơng ảnh hưởng đến các yếu tố cịn lại là phát huy sáng
kiến cải tiến để triển khai hiệu quả hơn trong quá trình thực hiện dự án.
Người quản lý dự án cần làm việc với nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan

quan trọng khác của mình từ khi bắt đầu dự án để quyết định những ưu tiên của dự án để
có thể chủ động quản lý những yếu tố trên.

Các kỹ năng cần thiết cho quản lý việc triển khai dự án
Quản lý việc thực hiện dự án không chỉ đơn giản là việc thực hiện các công cụ
quản lý. Thực tế, người quản lý dự án giỏi cần có các kỹ năng đa dạng. Ba lĩnh vực kỹ năng
cơ bản cần thiết đối với người quản lý/điều phối dự án gồm:


Kỹ năng lập kế hoạch: khả năng lập kế hoạch để sử dụng phù hợp các nguồn
lực bao gồm thời gian, cán bộ, ngân sách, cơ sở vật chất và trang thiết bị, .v.v.



Kỹ năng chuyên môn: các kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp đặc thù cần thiết
cho từng dự án, ví dụ với 1 dự án chuyên về chăm sóc sức khỏe sinh sản thì
người quản lý/điều phối dự án đó cần có kỹ năng và kinh nghiệm về lĩnh vực
này thì mới có thể điều phối và kiểm sốt các hoạt động dự án một cách hợp lý



Kỹ năng liên quan đến con người: khả năng quản lý và động viên những
người thực hiện các hoạt động dự án; giải quyết các mâu thuẫn và vấn đề giữa
các cá nhân, và truyền đạt thông tin đến các bên liên quan một cách hiệu quả,
ví dụ, kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, làm việc nhóm, thương thuyết.v.v.

10


PHẦN 4: CÁC NỘI DUNG VÀ CÔNG CỤ VÀ QUẢN LÝ TRIỂN

KHAI DỰ ÁN

1. Khởi đầu
& xác định
 Xác định phạm vi dự án (Bản thỏa thuận)
 Xây dựng khung logic

2. Lập kế
hoạch & triển
khai

 Quản lý thời gian
 Quản lý nhân sự
 Quản lý ngân sách
 Quản lý trao đổi thông tin
 Khác: Quản lý nguy cơ, trang thiết bị,
cung ứng vật tư…

3. Điều hành
& kiểm soát
 Theo dõi và điều phối hoạt động

4. Kết thúc
 Tổng kết dự án & viết báo cáo

Hình 1: Các nội dung và công cụ Quản lý triển khai dự án

11



XÁC ĐỊNH PHẠM VI & YÊU CẦU CỦA DỰ ÁN

Một dự án y tế thường được thực hiện với sự phối hợp và có liên quan của nhiều
bên (gọi chung là các bên liên quan). Một điều rất quan trọng mà những người quản lý dự
án cần ghi nhớ là thành công của dự án phụ thuộc vào kết quả thực hiện của dự án cũng
như sự chấp nhận kết quả đó của các bên liên quan.
Chúng ta có thể dùng công thức sau để đánh giá (một cách ước lượng) sự thành
công của dự án.

QxA=S
Chất lượng X Sự chấp nhận = Thành cơng
•
Nếu dự án có điểm Chất lượng là 8 và điểm Chấp nhận là 2, kết quả là điểm
thành công chỉ là 16. Chúng ta nên làm gì khi gặp tình huống này?
•
Nếu chúng ta tăng thêm điểm chất lượng từ 8 lên 10 điểm, điểm thành công
chỉ tăng từ 16 lên 20. Nhưng nếu tăng điểm chấp nhận lên 4, thì chúng ta sẽ có điểm thành
cơng là 32.
Vì vậy, để triển khai dự án một cách hiệu quả thì việc đầu tiên mà người/nhóm
quản lý dự án cần làm là xác định phạm vi và các yêu cầu của dự án một cách rõ ràng và
thống nhất “đầu bài” cần hoàn thành này với các bên liên quan để có được sự chấp nhận và
cam kết ngay từ đầu. Bản Thoả thuận dự án là một cơng cụ giúp nhóm thực hiện điều này.
Một điều quan trọng nữa là cần hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của chính nhóm dự án và
tập trung vào yếu tố nào chúng ta yếu nhất (có điểm thấp nhất), hoặc là chất lượng hoặc sự
chấp nhận của các bên liên quan. Do đó, một nội dung rất thiết yếu trong triển khai thực
hiện (nhưng thực tế thường ít được quan tâm đầy đủ) là trao đổi thông tin, vận động các
bên liên quan để có được sự chấp nhận cao nhất của họ với dự án. Bản thỏa thuận dự án
cũng là một phương tiện hữu ích để trao đổi thông tin về dự án với các đối tác và các bên
liên quan.


1. Xây dựng bản thỏa thuận dự án
Bản thỏa thuận dự án là một văn bản được soạn thảo để các bên liên quan cả
trong và ngồi nhóm quản lý dự án nắm rõ các hoạt động cần phải làm để đạt được mục
tiêu của dự án. Khi xây dựng bản Thoả thuận dự án, nhóm sẽ xác định một cách chính xác
dự án làm gì, tại sao làm, kết quả mong đợi là gì và phạm vi thực hiện của dự án (điều gì
12


thuộc phạm vi và điều gì vượt quá phạm vi của dự án) cũng như các yêu cầu khác (nếu có)
là gì.
Ví dụ:
•

Dự án: “Khóa đào tạo về Quản lý việc triển khai các hoạt động dự án do trung
tâm đào tạo vùng triển khai cho các cán bộ tham gia chương trình phịng chống
HIV/AIDS tại các tỉnh”.

•

Tại sao làm: dù chương trình và dự án phịng chống HIV/AIDS đã được thiết kế
chi tiết tại các tỉnh với các hoạt động cụ thể nhưng các cán bộ dự án tham gia
chương trình phịng chống HIV/AIDS tại các tỉnh cịn gặp khó khăn trong q
trình điều phối triển khai các hoạt động dự án do thiếu một số kỹ năng và kỹ thuật
quản lý việc triển khai các dự án.

•

Kết quả mong đợi: sau khố tập huấn, có ít nhất 80% các học viên có khả năng
áp dụng quy trình quản lý thực hiện dự án vào các dự án phòng chống HIV/AIDS
mà họ đăng triển khai tại địa phương


•

Phạm vi: đào tạo cả lý thuyết và thực hành trong thời gian 6 tháng, cho các cán
bộ tham gia chương trình phòng chống HIV/AIDS tại các tỉnh, chỉ tập trung vào
quản lý triển khai dự án, mà chưa giảng về các giai đoạn khác của chu trình dự
án như thiết kế dự án và đánh giá dự án

Thơng thường, nhóm quản lý dự án thường không chú ý đến tầm quan trọng của
việc trao đổi thông tin và xây dựng sự chấp thuận của các bên liên quan đối với dự án. Hãy
ghi nhớ quản lý việc triển khai dự án là “Việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, các công cụ và kỹ
thuật vào các hoạt động dự án nhằm đáp ứng nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan”.

Thoả thuận dự án và quá trình xây dựng thoả thuận giúp xây dựng sự cam kết và
thống nhất của các thành viên nhóm dự án và các bên liên quan về điều “cần làm” và
“không cần làm”, cung cấp một bức tranh tổng quát về dự án và những mong đợi của dự án.
Người quản lý dự án cần đảm bảo tất cả thành viên của nhóm và các bên liên quan quan
trọng xem xét và chấp nhận các điều khoản trong Thoả thuận này. Ngoài ra, Bản Thoả
thuận cũng cần được lãnh đạo tổ chức (nơi triển khai dự án) thông qua để thể hiện sự hỗ
trợ và cam kết của họ đối với dự án.

Bản thoả thuận dự án có rất nhiều điểm chung với văn kiện hay đề cương dự án,
tuy nhiên văn kiện/đề cương dự án được coi là bản thoả thuận giữa đơn vị triển khai dự án
và nhà tài trợ. Thông thường văn kiện/đề cương dự án được thiết kế trước khi triển khai dự
án, nhằm mục tiêu là nhận được kinh phí và hỗ trợ của nhà tài trợ. Cịn bản thoả thuận dự
án là bản thống nhất về các điều khoản quan trọng của dự án giúp cho các thành viên và
các bên liên quan nhận thấy được trách nhiệm và vai trò của họ khi tham gia dự án, đồng
thời tăng cường cam kết của họ đối với dự án.
13



Bảng 3: Bản thỏa thuận dự án
BẢN THỎA THUẬN DỰ ÁN
Nội dung

Văn bản mô tả rõ ràng hoạt động dự án là gì, tại sao làm, kết quả
mong đợi là gì và xác định những gì thuộc phạm vi hoạt động dự án
(và không thuộc phạm vi dự án)

Thời điểm

Tốt nhất khi bắt đầu triển khai dự án. Có thể cập nhật nếu thay đổi

Tại sao

Ai viết

-

Thiết lập thoả thuận giữa các thành viên nhóm dự án và các bên
liên quan về điều mà dự án làm (và không) làm.

-

Xây dựng sự cam kết của các thành viên nhóm và các BLQ– bản
thỏa thuận cần có sự tham gia của nhóm & các BLQ cần thiết

-

Là cơ sở để lập kế hoạch triển khai dự án


-

Nhấn mạnh tới mục tiêu chung

-

Chia sẻ thơng tin dự án với những người khác

Nhóm dự án với sự tham gia của các bên liên quan quan trọng (nếu
có thể).

Một số thuật ngữ trong bản thỏa thuận dự án


Các sản phẩm của dự án: Sản phẩm đầu ra của dự án là kết quả đo lường được,
nhìn thấy được sau khi hồn thành dự án. Ví dụ một bộ giáo trình tập huấn gồm cả tài
liệu dành cho học viên và giảng viên về quản lý triển khai dự án phòng chống tác hại
thuốc lá là một sản phẩm đầu ra của một dự án đào tạo. Sản phẩm đầu ra của dự án
phải được người quản lý dự án, nhà tài trợ và các BLQ quan trọng (gồm cả khách
hàng) chấp nhận. Khi xây dựng Thỏa thuận dự án, nhóm dự án cần xác định rõ sản
phẩm đầu ra của dự án là gì: phải cụ thể, đo lường được. Khi có được tất cả các sản
phẩm đầu ra yêu cầu của dự án là lúc dự án hoàn thành



Các yêu cầu chất lượng và các yếu tố quyết định thành công: Trước khi bắt đầu
triển khai dự án, nhóm dự án cần xác định rõ những yếu tố nào quyết định thành
công của dự án. Những yếu tố này có thể là sản phẩm đầu ra hoặc yêu cầu chất
lượng mà nếu không đạt được sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến thành công của dự

án. Đó có thể là sự hài lịng của các bên liên quan với các sản phẩm dự án cũng như
các yêu cầu chất lượng dự án phải đảm bảo. Việc xác định yếu tố quyết định thành
công của dự án ngay từ khi bắt đầu dự án giúp nhóm tập trung nỗ lực vào những lĩnh
vực quan trọng nhất đối với thành cơng của dự án. Khi có lĩnh vực nào đó mà nhóm

14


chưa thống nhất được, các yếu tố này sẽ giúp nhóm định hướng cho những nỗ lực,
hướng tới thành cơng.

2. Thống nhất thoả thuận dự án
Sau khi xây dựng thỏa thuận dự án, nên tổ chức họp thống nhất bản Thoả thuận,
xây dựng tinh thầnlàm việc nhóm và tạo ra cam kết của họ đối với dự án. Thông thường
điều phối viên dự án chịu trách nhiệm soạn thảo bản Thoả thuận dự án. Trước khi tổ chức
họp người điều phối có thể gửi một bản dự thảo thoả thuận dự án để các thành viên tham
gia họp đọc trước khigóp ý cho bản thoả thuận.
Sau đây là một số gợi ý giúp đạt kết quả tốt trong cuộc họp:
•
Thời gian: Sắp xếp thời gian phù hợp để các thành viên có thể tham dự tồn
bộ cuộc họp (trong khoảng 2 giờ hoặc nửa ngày tùy theo mỗi dự án)
•
Đảm bảo sự tham gia của tất cả các thành viên nhóm dự án và các bên liên
quan quan trọng khác
•
Sử dụng các kỹ thuật như động não và biểu quyết để khuyến khích sự tham
gia của tất cả các thành viên nhóm.
•
Người quản lý dự án khơng nên chi phối mọi hoạt động và quyết định được
đưa ra trong cuộc họp

•

Phân cơng người ghi chép biên bản họp

15


Mẫu Bản Thoả thuận dự án
Thoả thuận dự án
Ngày ban hành lần đầu: _____

Trang 1
______ Ngày sửa đổi: ____________

Thông tin chung về dự án
Mô tả thông tin chung về dự án. Nó có liên quan đến dự án nào khác? Có phải là
một tiểu dự án của một dự án khác khơng?

Mơ tả dự án
Viết một vài dịng ngắn gọn mơ tả dự án

Các cán bộ trong nhóm thực hiện dự án
Liệt kê tên các cán bộ hoặc nhóm cán bộ tham gia dự án và vai trò của họ

Các bên liên quan chính
Liệt kê các bên liên quan chính (những người quan tâm hay bị tác động bởi dự án)
tới dự án (khơng kể nhóm CB dự án)

Phạm vi dự án
Viết ngắn gọn về phạm vi của dự án. Mơ tả “ranh giới” của dự án: điều gì thuộc

phạm vi thực hiện của dự án, điều gì khơng

16


Thoả thuận dự án

Trang 2

Các mục tiêu của dự án
Liệt kê các mục tiêu của dự án: mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể

Các sản phẩm của dự án
Liệt kê các sản phẩm, kết quả đầu ra của dự án (các sản phẩm cụ thể mà dự án sẽ
cung cấp)

Các yêu cầu chất lượng – Các yếu tố quyết định thành công
Các yêu cầu kết quả hay chất lượng mà nếu khơng đạt được thì dự án sẽ thất bại

Các giả định của dự án
Nhóm hãy tìm ra ít nhất ba yêu tố cần thiết giúp cho dự án thành công.

17


Thoả thuận dự án

Trang 3

Các giai đoạn của dự án, các mốc, và thời hạn chính của dự án

Chỉ ra các giai đoạn của dự án (nếu thời gian thực hiện dự án đủ dài để chia thành
các giai đoạn), các mốc chính và thời hạn từng giai đoạn.

Các yêu cầu về cán bộ
Xác định nguồn nhân lực tham gia dự án được phê duyệt

Ngân sách
Dự kiến tổng ngân sách cho dự án và phân chia theo giai đoạn/hạng mục (nếu dự
án lớn, thời gian thực hiện dài)

Chữ ký
Chữ ký của lãnh đạo tổ chức: _____________________________
Chữ ký của nhà tài trợ dự án: ___________________________
Chữ ký của người quản lý/giám đốc/điều phối viên dự án:

18