TRƯỜNG ĐH KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QTVP

Bài giảng:
LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS. Nguyễn Văn Thoả
ĐT: 0908 588 179
Email:


Giới thiệu môn học

1.

Tên môn học:
Lưu trữ tài liệu điện tư

2. Số tín chỉ: 2 (30 tiết)
3. Trình độ: Sinh viên năm thứ 4, thuộc khối kiến thức
chuyên ngành


Giới thiệu môn học

4. Phân bổ thời gian:
Lên lớp: 30 tiết

-

Giảng viên giảng bài 20 tiết;

SV thảo luận, thuyết trình tại lớp: 10 tiết

5. Điều kiện tiên quyết: SV đã học xong các môn về nghiệp vụ công
tác lưu trữ.


6. Mục tiêu môn học:

Khái niệm, đặc điểm TLLTĐT

Kiến thức

Tiêu chuẩn TLLTĐT

Cơ sở pháp lý của TLLTĐT

Nguyên tắc quản lý TLLTĐT, mơ hình quản lý TLLTĐT


6. Mục tiêu môn học:

Xây dựng cơ sở dữ liệu, lập HSĐT

KỸ NĂNG:

Xác định giá trị TLLTĐT

Sinh viên có thể thực hiện
các nghiệp vụ công tác lưu


Thu thập, bổ sung TLĐT vào lưu trữ

trữ TLĐT:
Bảo quản TLLTĐT

Tổ chức sử dụng TLLTĐT


7. Nhiệm vụ của sinh viên:
-

Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học

-

Đọc tập bài giảng và tài liệu tham khảo

- Viết tiểu luận nhóm, thuyết trình và thảo luận.


8. Tài liệu học tập

Tài liệu học tập
Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu điện tử


Tài liệu tham khảo

1. Luật số 01/2011/QH13 – Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011.

2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của CP
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Luật số 51/2005/QH11 – Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11
năm 2005.


Tài liệu tham khảo

4. Luật số 67/2006/QH11 – Luật Công nghệ thông tin ngày
29/6/2006.
5. Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và
dịch vụ chứng thực chữ ký số.


Tài liệu tham khảo

6. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của CP về Ứng dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
7. Hướng dẫn 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục VT và LTNN hướng
dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường
mạng


Tài liệu tham khảo

8. Tài liệu phục vụ Toạ đàm khoa học “Quản lý văn bản điện tử và chứng
thực tài liệu điện tử”
9. Cục VT<NN – Chi nhánh khu vực ĐNA thuộc HĐ Lưu trữ quốc tế
(SARBICA), Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tư - Kỷ yếu hội

thảo khoa học (9/2014).


Tài liệu tham khảo

10. Cục Lưu trữ Nhà nước – Trung tâm Nghiên cứu Khoa học lưu trữ, Kỷ
yếu hội thảo Lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, 12/1998.
11. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc
tế: Tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội, 9/2014.
12. Bộ Quốc phịng Australia, Cải tiến cơng tác quản lý tài liệu điện tử,
Canberrra, 1995.


Tài liệu tham khảo

13. M.V Larin, O.I. Rưskốp (Viện nghiên cứu khoa học văn kiện học
và công tác lưu trữ toàn Nga), Quản lý tài liệu điện tử,
Matxcơva, 2005 (người dịch TS. Nguyễn Cảnh Đương).
14. Nguyễn Thị Chinh (Chủ nhiệm), Xây dựng các yêu cầu và giải
pháp quản lý tài liệu điện tử, Đề tài Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước, Mã số 2009-98-02, Hà Nội, 2010.


9. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:
- Đánh giá trong quá trình học:
+ Dự lớp: tối thiểu 80% tổng số tiết;
+ Thuyết trình, thảo luận theo nhóm;
- Đánh giá khi thi giữa kỳ và thi cuối kỳ.
10. Thang điểm đánh giá: 10 (mười), điểm đạt là từ 5 trở lên



TiỂU LUẬN NHĨM

1.

Số hố tài liệu lưu trữ: khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của tài liệu
số hoá; quản lý tài liệu số hoá.

2.

Lập hồ sơ điện tử: khái niệm; tiêu chuẩn yêu cầu đối với HSĐT;
phương pháp - quy trình lập HSĐT.

3. Các nguyên tắc riêng, tiêu chuẩn riêng trong xác định giá trị
TLLTĐT; đặc điểm của nghiệp vụ xác định giá trị TLLTĐT.
4. Phương pháp bảo quản TLLTĐT.


11. Nội dung môn học

Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU
TRỮ ĐIỆN TỬ

Chương 2. SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA TÀI
LIỆU ĐIỆN TỬ

Chương 3. CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TLĐT

Chương 4. XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ



11. Nội dung mơn học

Chương 5. THU THẬP, BỞ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ

Chương 6. BẢO QUẢN TLLTĐT

Chương 7. TỔ CHỨC SỬ DỤNG TLLTĐT


Vì sao phải học mơn
Lưu trữ TLĐT?

-

Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và thực tế quá trình ƯDCNTT
trong cơng tác VP, VT,LT đã sản sinh ra TLĐT.

-

TLĐT là một loại tài liệu đặc biệt của tài liệu lưu trữ, có ý nghĩa về các mặt
TT, KH, LS

-

TLĐT có những đặc điểm riêng, địi hỏi phải có phương pháp nghiên cứu, tiếp
cận phù hợp.

-


Đối với SV ngành LTH-QTVP được trang bị những kiến thức, kỹ năng về quản
lý TLĐT sẽ giúp SV vận dụng vào thực tiễn quản lý hiệu quả loại TL đặc biệt
này.


Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU
ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ điện tử
1.3. Đối tượng và nhiệm vụ nghiên cứu của môn LTTLĐT
1.4. Mối quan hệ giữa môn LTTLĐT với các môn khoa học liên
quan
1.5. Phương pháp nghiên cứu môn LTTLĐT


Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ

1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
a. Khái niệm tài liệu, tài liệu lưu trữ

Tài liệu là gì? Những yếu tố cấu thành một tài liệu?

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân. (Điều 2, Luật Lưu trữ)


a. Khái niệm tài liệu
Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ ban TLĐT thuộc

Hội đồng LTQT đưa ra khái niệm về tài liệu như sau:

Là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá trình
triển khai (bắt đầu), q trình thực hiện hay hồn tất một hoạt động
của cá nhân hay của CQ,TC.

Tài liệu
và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng
chứng về hoạt động đó.

So sánh khái niệm này với khái niệm tài liệu của VN?


a. Khái niệm tài liệu
Khi xem xét về khái niệm tài liệu cần quan tâm đến bối cảnh được gắn với mơi
trường của tài liệu đó, chẳng hạn như chức năng đã tạo ra tài liệu.
Có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu:

Thứ nhất, là những thơng tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chẳng
hạn như thời gian tạo lập tài liệu, chữ ký của người có thẩm quyền);

Bối cảnh

Thứ hai, là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong
fond;

Thứ ba, là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra.


Quan niệm về cấu trúc tài liệu


Tài liệu được ghi lại như thế nào

cấu trúc

Nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout)

Thể loại (format), phương tiện vật lý v.v...


a. Khái niệm tài liệu

Theo quan điểm về tài liệu được nêu ra trên đây, một tài liệu buộc phải gắn với
một hành động hay hoạt động được thực hiện bởi một pháp nhân (một TC, CQ,
công ty...) hay một cá nhân.

Hoạt động và chức năng tạo ra tài liệu sẽ quyết định nguồn gốc xuất
xứ (provenance) của TL

Còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.


a. Khái niệm tài liệu

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:

Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ
sách, biểu thống kê, dữ liệu điện tư; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;

băng, đĩa ghi âm, ghi hình; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công
tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các
vật mang tin khác.