QUY TRÌNH
HỎ TRỢ CÁN BỘ TÂN TUYỂN

TỔNG GIÁM ĐỐC
Căn cứ Điều lệ Công ty ABC;
Căn cứ Quy chế điều hành của Tổng giám đốc;
Theo đề nghị của Giám đốc Khối Quản trị Nguồn nhân lực, Giám đốc Trung tâm Chiến lược và
Quản lý dự án:
QUY ĐỊNH:
Điều 1. Mục đích, đối tượng và phạm vi áp dụng
1. Mục đích:
Quy trình này quy định thống nhất trình tự tiếp nhận và hỗ trợ Cán bộ tân tuyển trong thời gian đầu
gia nhập Cơng ty ABC nhằm giúp Cán bộ nhanh chóng hịa nhập với môi trường mới.
2. Đối tượng áp dụng:
a. Quy trình này được áp dụng đối với tất cả Cán bộ tân tuyển trên tồn hệ thống Cơng ty ABC, trừ
các vị trí Lãnh đạo cao cấp, bao gồm các vị trí từ Giám đốc Trung tâm trực thuộc Tổng Giám đốc
trở lên hoặc các đối tượng khác theo quy định của Công ty ABC trong từng thời kỳ.
b. Quy trình này khơng áp dụng đối với việc cung cáp email cho Cán bộ tân tuyển, việc cung cấp
email được thực hiện theo Quy định về quản lý thư điện tử của Công ty ABC trong từng thời kỳ.
3. Phạm vi áp dụng:
Quy trình này áp dụng thống nhất trên tồn hệ thống.
Điều 2. Giải thích từ ngữ và chữ viết tắt
1. Cán bộ tân tuyển: Là các đối tượng mớỉ được phê duyệt tuyển dụng vào làm việc tại Cơng ty ABC (Thử
việc/Học việc/Chính thức);
2. Đơn vị tiếp nhận: Là đơn vị có Cán bộ tân tuyển đến làm việc.
3. Quản lý trực tiếp: Là cấp trên trục tiếp của Cán bộ tân tuyển.
4. Buddy: Là cán bộ thuộc Đơn vị tiếp nhận, được quản lý trực tiếp phân công hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ
Cán bộ tân tuyển khi gia nhập Công ty ABC.
5. Nhân sự: Được hiểu là Phòng Nhân sự Tổng hợp hoặc phòng/đơn vị khác có chức năng tương ứng
thuộc Khối quản trị nguồn nhân lực theo quy định của Công ty trong từng thời kỳ.
6. Hành chính: Được hiểu là Trung tâm Hành chính Văn phịng/Văn phịng phía Nam/ Bộ phận hành

chính Chi nhánh.
7. IT: Được hiểu là Khối Công nghệ Thông tin/ Cán bộ phụ trách IT thuộc bộ phận Hành chính Chi
nhánh.
8. HĐQT: Là Hội đồng Quản trị Công ty ABC.
9. TGĐ: Là Tổng Giám Đốc Công ty ABC.
10. HQLV: Là hiệu quả làm việc.


Điều 3. Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan
1. Trách nhiệm chung: Các đơn vị, cá nhân liên quan có trách nhiệm đọc, hiểu rõ, chấp hành nghiêm chỉnh
theo các nguyên tắc, quy định của Quy trình này.
2. Trách nhiệm của Đơn vị tiếp nhận, Quản lý trực tiếp, Buddy:
a. Đóng vai trị chính trong tồn bộ quy trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển;
b. Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị hỗ trợ trong việc cung cap các dịch vụ hỗ trợ tôt nhất cho Cán bộ tân
tuyển;
c. Đón tiếp, hướng dẫn, cung cấp các thơng tin, tài liệu can thiết định hướng cho cán hộ trong suốt quá
trình cán bộ tân tuyển làm quen với môi trường mới;
3. Trách nhiệm của Nhân sự:
a. Cung cấp thông tin cho Đơn vị tiếp nhận và các đơn vị liên quan để phối hợp hỗ trợ cho Cán bộ tân
tuyển;
b. Đóng vai trị tư vấn, hỗ trợ giải đáp cho Cán bộ tân tuyển về các vấn đề liên quan đến tố chức, môi
trường làm việc, điều kiện làm việc trong suốt qua trình hịa nhập;
c. Đóng vai trò tư vấn cho Quản lý trực tiếp, Đơn vị tiếp nhận khi cần về các hoạt dộng hỗ trợ cho cán bộ
tân tuyển;
4. Trách nhỉêm của Hành chính: Hỗ trợ theo đúng chức năng nhiệm vụ cung cấp cho Cán hộ tân tuyến các điều
kiện làm việc phù hợp .
5. Trách nhiệm của IT: Hỗ trợ chuẩn bị, cài đặt máy móc thiết bị cho cán bộ tân tuyển.
6. Trách nhiệm của cán bộ tân tuyển: Chủ động phối họp với Đơn vị tiếp nhận, Nhân sự và các bộ phận hỗ trợ
khác trong việc đàm bảo các diều kiện làm việc tơt nhât cho mình khi hịa nhập với mơi trường mới của
Cơng ty ABC.

Điền 4. Quy trình thực hiện
1. Lưu đồ



2. Diễn giải thực hiện
Bước

Mô tả công việc

Trách nhiệm
thực hiện

Ghi chú

Các công việc chuân bị trước khi Cán bộ tân tuyến đi làm
Bước 1: Thông báo
nhân sự

Sau khi ứng viên đã ký thư mời làm việc và xác nhận thời gian tiếp nhận công việc với
Khối QTNNL, đơn vị thực hiện gửi danh sách Cán bộ tân tuyển (Có thơng tin thời gian
bắt đầu làm việc) tới Đơn vị tiếp nhận.
Đơn vị thực hiện: Tại Hội sở là Nhân sự, tại chi nhánh là Hành chính.

Nhân sự/ Hành
chính

Bước 2: Lựa chọn
Buddy


Quản lý trực tiếp lựa chọn một cán bộ tại đơn vị tiếp nhận làm buddy - nguôi sẽ hỗ trợ
trực tiếp cho Cán bộ tân tuyển trong quá trình gia nhập, hịa nhập với Cơng ty ABC

Quản lý trực tiếp

Bước 3: u cầu hỗ
trợ

•

Bưóc 4: Chuẩn bị
trang thiết bị, cơng
cụ hỗ trợ làm việc

1. Tại Hội sở:
• Buddy:
Gửi u cầu hỗ trợ trang thiết bị, chỗ ngồi, văn phòng phẩm, thẻ ra vào cơ quan, yêu cầu
cài đặt phần mềm, quyền truy cập đến Hành chính, IT sau khi nhận được thông báo từ
Nhân sự;
Gửi thông tin Cán bộ tân tuyển đến Hành chính để thơng báo tồn hệ thống (Với trường Buddy/ Hành
họp cán bộ quản lý)
chính
Với các đơn vị mới thành lập hoặc trường họp đặc biệt (Được sự đồng ý của Giám đốc
Khối Quản trị Nguồn Nhân lực.): Nhân sự sẽ hỗ trợ thực hiện việc gửi yêu cầu.
2. Tại Chi nhánh:
Hành chính chủ động gửi danh sách cán bộ tân tuyển của Chi nhánh minh cho IT đê
chuân bị điều kiện làm việc cho cán bộ.
Hành chính: Chuân bị các trang bị chuẩn cho cán bộ theo yêu cẩu (Chỗ ngồi, văn phòng
phểm, danh thiếp, thẻ ra vào cơ quan...)
Hành chính, IT

IT: Chuẩn bị máy tính, diện thoại, các máv móc thiết bị, trang bị cần thiết khác.

Một số hướng dẫn liên quan đến
Buddy (PL01.QT- QTNNL/03)

Theo các mẫu biểu yêu cầu hiện
hành của IT, Hành chính.
Việc cung cấp email thực hiện
theo Quy định về quản lý thư điện
tử của Công ty ABC trong từng
thời kỳ.

Theo chuẩn cung cấp trang thiết
bị hiện hành của IT, Hành chính.
Cần hồn thành tối thiểu 01 ngày
trước khi cán bộ tân tuvên đi làm


Bước 5: Trao đôi,
cung cấp thông tin
với cán bộ tân tuyển

Bươc 6: Thông báo
cán bộ mới

Nhân Sự/Quản lý trực tiêp gọi điện thoại cho cán bộ tân tuyển để:
- Trao đổi xác nhận/ khẻng định lại thời gian cán bộ bắt đầu đi làm;
- Giải đáp những thắc mắc có thể có của cán bộ liên quan đến cơng việc;
Cung cấp cho cán bộ những thông tin, hướng dẫn cơ bản trong ngàv đầu tiên đi làm:
+ Thời gian, địa điểm có mặt, hưórng dẫn đến địa điểm làm việc (Nêu cần);

+ Trang phục phù hợp;
+ Đầu mối đón tiếp;
+ Kế hoạch các hoạt động (Dự kiến) trong ngày đầu tiên;
+ Hướng dẫn tìm hìêu một số thơng tin cơ bản về Công ty qua website của Công ty
ABC;
+ Đầu mối liên lạc trong thời gian trước ngày làm việc đầu tiên;
+ Các lưu ý khác (Nếu có).
Người thực hiện gửi email thông báo lại cho cán bộ tân tuyển các nội dung và hướng dẫn
qua điện thoại.

Hành chính: Gửi thơng báo đen tồn hệ thống về Cán bộ tân tuyển (Với trường hợp cán
bộ quản lý);
Đơn vị tiếp nhận: Gửi thông báo đến các đơn vị liên quan.

Nhân Sự/Quản
lý trực tiếp

Hành chính,
Đơn vị tiếp nhận

Danh mục cơng việc hỗ trợ Cán

Bươc 7: Lên kế
hoạch tiếp đón

Quần lý trực tiếp và Buddy lên kê hoạch các hoạt động trong ngày đầu tiên với Cán bộ
tân tuyển, bao gồm:
- Danh mục các hoạt động;
- Thời gian, địa điềm thực hiện;
Các cá nhân/đơn vị tham gia vào từng hoạt động.


Quản lý trực
tiếp, Buddy

bộ tân tuyến dành cho đơn vị
tiếp nhận (MB01.QTQTNL/03)
Danh mục công việc dành cho
Cán bộ tân tuyển
(MB02.QT-QTNL/03)


Bước 8: Bàn giao
trang thiết bị, công
cụ hỗ trợ
(KS01)

- Hành chính: Bàn giao các trang bị đã chuẩn bị cho Đơn vị tiếp nhận;
- IT: Lắp đặt máy tính, điện thoại; Cài đặt các phần mềm, thiết lập các quyền truy cập
tương ứng cho Cán bộ tân tuyến;
- Đơn vị tiếp nhận: Tiếp nhận bàn giao trang thiết bị, công cụ làm việc từ Hành chính
và IT. Đơn vị tiêp nhận thực hiện kiếm tra các trang thiết bị, phần mềm có đầy đủ và
hoạt động bỉnh thuờng khơng Nếu thiết bị, công cụ chưa đầy đủ hoặc chưa đáp ứng
được u cầu cơng việc thì Đơn vị tiếp nhận đề nghị các Đơn vị liên quan cung bổ
sung/thay thế.

Hành chính, IT,

Biên bản bàn giao của IT, Hành

Đơn vị tiếp nhận


chính

Tiếp đón Cán bộ tân tuyển trong ngày đầu tiên đi Ịàm
Bước 9: Tiếp đón
cán bộ tân tuyển
trong ngày làm việc
đầu tiên

Bưóc 10: Tham
quan nơi làm việc

Quản lý trực tiếp tiếp đón Cán bộ tân tuyến trong ngày đầu tiên đi làm.

Quản lý trực tiếp

Buddy bàn giao và/hoặc hướng dẫn cho Cán bộ tân tuyến về địa điếm và cách thức sử
dụng các cơng trinh, trang thiết bị, tiện ích nội bộ:
- Máy tính;
- Internet;
- Các trang thiết bị/Văn phịng phẩm khác;
- Máy phototopy;
- Máy scan;
- Máy fax;
- Điện thoại;
- Hệ thống đèn, điều hịa;
- Nhà bếp (nếu có)...
Buddy đưa Cán bộ tân tuyển đi làm quen với các đơn vị/cá nhân liên quan.

Buddy



Bước 11: Cung cấp
thông tin, tài liệu
nghiên cứu

Trao đôi, giới thiệu cho Cán bộ tân tuyển về cơ cấu tô chức, chức nàng nhiệm vụ của
đơn vị;
Cung câp cho Cán bộ tân tuyển Sô tay nhân viên hoặc Bộ Tài liệu cầm tay cho Cán bộ
tân tuyển;
Giới thiệu cho Cán bộ tân tuyển nhũng nội dung chính và sơ lược vê cách thức sử dụng
vả thứ tự ưu tiên khi nghiên cứu các nội dung tài liệu.

Buddy

Sô tay Nhân viên: Do Khối
QTNNL hiệu chinh phù hợp với
từng thời kỷ, được TGĐ phê
duyệt

Các cơng việc hồn thiện trong tuần đầu tiên làm việc của Cán bộ tân tuyển
Bước 12: Hoàn
thiện thủ tục tiếp
nhận cán bộ

Theo thâm quyên, Nhân sự hoặc Đơn vị tiêp nhận trình Lãnh đạo ký hợp lao động (Thử
việc/học việc/chính thức/...) với Cán bộ tân tuyển

Bươc 13: Chia sẻ vê
văn hóa của Đơn vị


Quản lý trực tiếp/Buddy trao đối, chia sẻ với Cán bộ tân tuyến về các yếu tố riêng của
đơn vị:
Cách thức phổi họp công việc, truyền đạt thông tin, ra quyết định;
Các mục tiêu, các giá trị chung, ...

Bước 14: Giới thiệu
về Hệ thông quản lý
hiệu quả làm việc

Quản lý trực tiếp giới thiệu, giải thích cho Cán bộ tân tuyến vể hệ thống quản lý hiệu quả
làm việc hiện đang được áp dụng tại Cơng ty ABC.

Bưóc 15: Cung cấp
tài liệu nghiệp vụ

Quản lý trực tiếp/Buddy cung cấp và hướng dẫn Cán bộ tân tuyển sử dụng các tài liệu
nghiệp vụ phục vụ công việc.

Nhân sự/ Đơn vị
tiếp nhận

Quản lý trực tiếp

Quản lý trực

Các tài liệu nghiệp vụ riêng của

tiếp/Buddy


đơn vị


Bưóc 16: Xây dựng
kể hoạch cơng việc

Quản lý trực tiếp trao đổi, thống nhất với Cán bộ tân tuyến về:
Mục đích, u cầu chung của cơng việc;
Kế hoạch, mục tiêu cơng việc trong thời gian thử việc (Nếu có) hoặc trong giai đoạn sắp
tới của Cán bộ tân tuyển;
Cách thức thực hiện dê đạt mục tiêu;
Cách thức đo lường/đánh giá kêt quả thục hiện mục tiêu.

Quản lý trực tiểp

Các công việc hoàn thiện trong tháng làm việc đầu tiên của Cán bộ tân tuyến
Bước 17: Trao đổi
tân tuyền

Hàng tuần, Quản lý trực tiếp có một buối trao đơi trực tiếp với Cán bộ tân tuyển để nắm
được tình hình hịa nhập với môi trường, với công việc của cán bộ và giải đáp các vướng
mắc (nếu có), đồng thời có biện pháp hỗ trơ kịp thời

Bước 18: Thơng
báo quy trình, thủ
tục kết thúc thử việc
(Nếu có)

1. Tại Hội sở: Nhân sự là đơn vị thực hiện.
2. Tại Chi nhánh: Hành chính là đơn vị thực hiện.

Đơn vị thực hiện gửi thông báo, hướng dẫn cho cán bộ về các thủ tục cần thực hiện khi
kết thúc 02 tháng thử việc (nếu có).

định kỳ với Cán bộ

Quản lý trục
tiếp, Cán bộ tân
tuyển

Nhân sự/ Hành
chính

Bước 19: Mời
khảo sát quy trình
hỗ trợ cán bộ tân
tuyển

Vào ngày cuối cùng của tháng làm việc đâu tiên, Nhân sự gửi email đên cho cán bộ tân
tuyển mời làm khảo sát về quỵ trình và việc thực hiện quy trình hỗ trợ cán bộ tân tuyển.

Nhân sự

Theo biểu mẫu khảo sát do Khối
QTNNL xây dựng, hiệu chỉnh
phù hợp theo từng thời kỳ.


Điều 5. Mầu biếu và phụ lục kèm theo
STT


Mã hiệu

Tên mẫu biểu

1

MB01.QT-QTNNL/03

2

MB02.QT-QTNNL/03

Danh mục công việc hỗ trợ Cán bộ tân tuyển dành cho Đơn vị tiếp
nhận
Danh mục công việc dành cho Cán bộ tân tuyển

3

PL01.QT-QTNL/03

Một số hướng dẫn liên quan đến buddy

Điều 6. Quy định lưu hổ sơ
Mã hiệu hồ sơ
MB01.QT-QTNNL/03
MB02.QT-QTNNL/03

Stt
1
2


Địa điếm lưu
Đơn vị tiếp nhận
Đơn vị tiêp nhận

Phương pháp
Bán cứng
Bán cứng

Thời gian
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn

Điều 7. Điều khoản thi hành
1. Quy trình này có hiệu lực từ ngày ...
2. Việc sửa đối, bố sung, hủy bỏ hoặc thay thế quy trình này do Tơng Giám dơc Qut định.
3. Những vẩn đề chưa được dề cập đến trong Quy trình này, sẽ được thực hiện theo các quy dịnh có liên
quan cùa Pháp luật và quy dinh khác của Công ty ABC. Khi có những nội dung nào trong quy dinh
này trái với quy dịnh của Pháp luật, của HĐQT thì đương nhiên hết hiệu lực thi hành.
4. Ban Tông Giám đốc, Giám dốc Khối Quán trị Nguồn nhân lực, Các giám đốc Chi nhánh, Lãnh đạo
các Khối, Trung tâm, Phòng tại Hội sở và cá nhân có liên quan có trách nhiệm thực hiện Quy trình
này.


MB01.QT-QTNL/03

MẪU BIỂU 01:
DANH MỤC CÔNG VIỆC HỖ TRỢ CÁN BỘ TÂN TUYỂN DÀNH CHO ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN
THÔNG TIN CÁN BỘ TÂN TUYỂN


TRƯỚC KHI CÁN BỘ TÂN TUYỂN ĐI LÀM
Các cơng việc cần hồn thành trước khi cán bơ tân tuyến (Sau đây gọi là “Cán bộ”) đi làm:
Hoạt động

Ngày hoàn thành Người thực hiện

Ghi chú

Đánh dấu khi
hoàn thành

Gửi phiếu yêu cầu/Kiểm tra đảm bảo Hành chính đã gửi phiếu yêu cầu hỗ trợ chuẩn
bị nơi làm việc, bàn ghế, VPP, chỗ để xe, thẻ nhân viên.

□

Gừi phiếu yêu cầu/Kiêm tra đảm bào Hành chính đã gửi phiêu yêu cầu hỗ trợ chuẩn
bị máy tính, điện thoại và thực hiện cảc cài đặt tương ứng (Email, tên truy cập, các
phần mềm, quyền truy cập, ...)

□

Gọi điện cho cán bộ để;
- Xác nhận ngày cán bộ bắt đầu làm việc;
- Giái đáp những thắc mắc cỏ thể có của cán bộ;
- Cung cấp cho cán bộ những thông tin hướng dẫn cơ bàn cho ngày làm việc đầu
tiên.

□


Gửi email cho cán bộ về những nội dung đã trao dổi qua điện thoại ở trên

□

Gửi email đến các cá nhân và đơn vi liên quan giới thiệu về cán bộ mới
Gửi email đến các thành viên trong đơn vị giới thiệu vể đồng nghiệp mới
Lên kế hoạch các hoạt động cho ngày đầu tiên của cán bộ: Các nội dung cần trao đổi;
Các tài liệu cần cung cấp; Những người cần gặp; Các địa điểm, trang thiết bị cần giới
thiệu;...
Đảm bảo trang thiết bi, công cụ hỗ trợ cán bộ đã được cung cấp, chuẩn bị theo đúng
yêu cầu.

□
□
□
□

NGÀY ĐÀU TIÊN CÁN BỘ TÂN TUYỀN ĐI LÀM
Hoạt động
Đón tiếp cán bộ
Giới thiệu cán bồ với các thành viên trong đơn vị
Giới thiệu cán bộ với các cá nhân, đơn vi liên quan
Giới thiệu và hướng dẫn cán bộ sử dụng các trang thiết bị, tiện ích nội bộ
- Các thiết bị máy móc ; Máy tính, internet; Máy chiếu; Máy scan; Máy fax; Máy
photocopy; Điện thoại,..,
- Các tiện ích: Hệ thống điện, điều hịa; Khu nhà bếp (Nếu có);...
Trao đổi, giới thiêu cho cán bộ về cơ cẩu tổ chức, chức năng nhiệm vu của đơn vị)
Cung cấp và giới thiệu những nội dung cơ bàn trong số tay nhân viên hoặc Bộ tài liệu
cầm tay cho cán bộ
Hướng dẫn cán bộ các viêc cần lảm ngay và các đầu mối tương ứng (Mở tài khoản,

Đăng ký gửi xe, Làm thè nhân viên, Đăng ký mã số thuế, Giảm trừ gia cảnh,...)

Ngày hoàn thành Người thực hiện

Ghi chú

Đánh dấu khi
hoàn thành

□
□
□
□
□
□
□


MB01.QT-QTNL/03

TUẦN ĐẦU TIỀN CÁN BỘ TÂN TUYỀN ĐI LÀM
Hoạt động

Ngày hoàn thành Người thực hiện

Ghi chú

Đánh dấu khi
hoàn thành


□

Hoàn thành thù tục tiếp nhận cán bộ (Hợp đồng LĐ/Thừ việc/QĐ tuyển dụng...)
Trao đổi, chia sẻ với Cán bộ tân tuyển vể các yếu tồ riêng của đơn vị:
- Cách thức phối hợp công việc, truyền đạt thông tin, ra quyết định;
- Các mục tiêu, các giá tri chung, ...
Giới thiệu, giải thích cho Cán bộ tân tuyển về hệ thống quán lý hiệu quả làm việc
hiện đang được áp dung tại Công ty ABC

□
□

Quản lý trực tiếp trao đồi, thống nhất với Cán bộ tân tuyển về:
- Mục đich, yêu cầu chung của công việe;
- Kế hoạch, mục tiêu công việc trong thời gian thử việc (Nếu có) hoặc trong giai
đoạn sắp tới của Cán bộ tân tuyển;
- Cách thức thực hiện để dạt mục tiêu;
- Cách thức đo lường/đánh giá kết quả thực hiện mục tiêu.

□

Cung cẩp và hướng dẫn Cán bộ tân tuyển tra cứu và sử đụng tài liệu nghiệp
vụ/chuyên môn

□

THÁNG ĐẦU TIÊN CÁN BỘ TÂN TUYỂN ĐI LÀM
Hoạt động
Hàng tuần, Quàn lý trực tiếp có một buổi trao đổi 1-1 trực tiềp với Cán bộ tân tuyển
để nắm được tình hình hịa nhập với mơi trường, với công việc của cán bộ và giải đáp

các vướng mắc (nếu có), hỗ trợ kip thời.

Ngày hồn thành Người thực hiện

Ghi chú

Đánh dấu khi
hoàn thành

□


MẪU BIỂU 02:
DANH MỤC CÔNG VIỆC DÀNH CHO CÁN BỘ TÂN TUYỂN
THÔNG TIN CÁN BỘ TÂN TUYỂN

Họ và tên:
Đơn vị:
Đầu mối nhân sự (Họ tên, SĐT):

Chức danh:
Ngày bắt đầu làm việc:
Đầu mối hỗ trợ tại đơn vị (Họ tên, SĐT):
(Liên hệ ngay với các đầu mối khi có vấn đề cần yêu cầu hỗ trợ)
KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CÁC CÔNG VIỆC

NGÀY ĐẦU TIÊN ĐI LÀM
Hoạt động

Ngày hoàn

thành

Ghi chú

Đánh dấu khi
hoàn thành

□
□
□

Gặp gỡ Nhân sự (HO) hoặc Quản lý trực tiểp (Chi nhánh)
Làm quen với các thành viên cùng đơn vi
Làm quen với các cá nhân, đơn vị liên quan (Theo sự giới thiệu của Quản lý trực tiếp)
Làm quen với các trong thiết bi, tiện ích nội bộ
- Các thiết bị máy móc: Máy tính, internet, email; Máy chiếu; Máy scan; Máy fax, Máy
photocopy; Điện thoại,..,
- Các tiện ích: Hệ thống điện, điều hòa; Khu nhà bếp (Nếu cố); Khu vệ sinh,. ..
Kiểm tra, đảm báo các trang thiết bị, cơng cụ, văn phịng phẩm được trang bị đầy đủ săn sàng:
- Bàn lảm việc;
- Máy tính đã được nối mạng, cải dặt các phần mềm phuc vu cõng việc, được phân quyền
truy cập tương ứng;
- Email;
- Điên thọai;
- Thẻ ra vào cơ quan.
Trao đổi, nghe giới thiệu về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị
Nhận sổ tay nhân viên hoặc Bộ tài liệu cầm tay cho cán bộ tân tuyền vả hướng dẫn sử dụng
Nghiên cứu sổ tay nhân viên hoặc Bộ tải liệu cầm tay cho cán bộ tân tuyển

□


□

□
□
□

TUÂN ĐẦU TIÊN ĐI LÀM
Hoạt động
Đăng ký mở tài khoản
Đăng ký thẻ Nhân viên
Đăng ký gừi xe
Hoàn thiện hồ sơ gửi Nhân Sự
Hoản thành thù tục tiếp nhận chinh thức tại Công ty ABC (Hợp đồng LĐ/Thử việc/QĐ tuyển
dụng...)
Trao đổi Quản lý trực tiếp về các yếu tố riêng của đơn vị:
- Cách thức phối hợp công việc, truyền đạt thông tin, ra quyết định;
- Các mục tiêu, các giá tri chung. ...
Trao đổi, nghe hướng dẫn về hệ thống quản lý hiệu quá làm việc hiện đang được áp dụng tại
Công ty
Nắm được cảc các thông tin tổ chức trong sổ tay nhân viên/ Bộ tài liêu dành cho cán bộ tân
tuyển.
Tìm hiểu các quy dịnh, chinh sách đối với cán bộ Công ty ABC (Tải liệu cầm tay + e-Office)
Nắm được cách bố tri trong văn phòng vả các cơ sở vật chất, hệ thống máy tinh, hộ thống lưu
trữ tài liệu, điện thọai, fax, và Danh bạ điện thoại của tổ chức
Trao đổi thống nhất với Quản lý trực tiếp về:
- Mục đích, u cầu chung cùa cơng việc;
- Kế họach, muc tiêu cũng việc trong thời gian thử việc (Nếu cí) hoặc trong giai đọan sắp tới
của Cán bộ tân tuyển;
- Cách thức thực hiện đề bạt mục tiêu;

- Cách thức đo lường/đánh giá kết quả thực hiên muc tiêu.
Được hướng dẫn cách tra cứu và sừ dụng tài liệu nghiệp vụ/chuyên môn
Tham gia đào tạo đinh huớng cho cán bộ tân tuyển

Ngày hoàn
thành

Ghi chú

Đánh dấu khi
hoản thành

□
□
□
□
□
□
□
□
□
□

□

□
□


THÁNG ĐÀU TIÊN ĐI LÀM

Hoạt động
Hàng tuần, trao đổi 1-1 Qn lý trực tiểp để cập nhật tinh hình hịa nhập vơi môi
trường, với công việc vả chia sẻ các vướng mắc, nguyện vọng (nểu có)
Thực hiện khảo sát vé quy trinh và thực hiện quy trinh hỗ trợ cán bộ tân tuyển tại
Cơng ty ABC

Ngày hồn
thành

Ghi chú

Đánh dấu khi
hồn thành

□
□


PHU LUC 01
MỘT SỐ HƯỚNG DẴN
LIÊN QUAN ĐẾN BUDDY
1. Buddy là ai?
Là người đồng hành cùng cán bộ tân tuyển trong thời gian cán bộ tân tuyển bắt đầu gia nhập, làm quen với
môi trường làm việc mới tại Công ty ABC (02 tháng).
Buddy là người cung cấp cho cán bộ tân tuyển những lời khuyên, những hướng dẫn liên quan đến công việc,
đến môi hường làm việc tại Công ty ABC.

2. Buddy nên đóng những vai trị gì?
Cung cấp thông tin: Là người hỗ trợ cung cấp các thông tin cần thiết, khuyến khích cán bộ tân tuyển tìm hiểu
về hệ thống, về công việc;

Làm mẫu: Là người làm mẫu cho cán bộ tân tuyển trong công việc, về các giá trị của Cơng ty ABC; Động
viên, Khuyến khích, động viên tinh thần cán bộ mới trong thời gian hòa nhập - Tạo mối liên kết giữa cán bộ
tân tuyển với Cơng ty ABC;

3. Một số tiêu chí lựa chọn buddy
Quản lý trực tiếp là người lựa chọn buddy cho cán bộ tân tuyển. Buddy được lựa chọn nên là:
- Có kết quả làm việc tốt;
- Được tạo điều kiện về thời gian để hỗ trợ cán bộ mới;
- Có kinh nghiệm/kiến thức trong cơng việc mà cán bộ tân tuyển sẽ đảm nhiệm;
- Sẵn sàng tham gia với vai trị buddy;
Có uy tín/được tín nhiệm nhất định trong đơn vị;
- Kiên nhẫn, khả năng giao tiếp tốt.

4. Nhiệm vụ của buddy
-

Gặp gỡ cán bộ tân tuyển ngay ngày đầu tiên đi làm;
Xây dựng quan hệ với cán bộ tân tuyển;
Đóng vai trị như một nguồn cung cấp thơng tin về các quy trình, thủ tục của hệ thống;
Giúp cán bộ tân tuyển hịa nhập với mơi trường;
Giải đáp các thắc mắc/câu hỏi chung, thường gặp.