Kiểm soát chu trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2.99 MB, 59 trang )
Kiểm sốt chu
trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền
Nhóm Thuyết Trình
Phan Anh Tú
Trần Triệu Ngun
Phúc
Phạm Hồng
Nam
2
Công ty cổ phần
Vinatex Đà Nẵng
Công ty cổ phần Vinatex Đà Nẵng là một công ty chuyên sản
xuất và gia công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty
là: quần tây, đồ bộ thể thao, áo Polo, áo Jacket, …
3
Chu trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền của
Vinatex
Khách hàng yêu cầu
Lập đơn đặt hàng
1
Lập phiếu nhập kho
3
5
2
4
6
Xét duyệt mua hàng
Nhận hàng
Kiểm soát nợ phải
trả và trả tiền
4
Chu trình mua hàng,
tồn trữ và trả tiền của
giáo trình
Đề nghị mua hàng
Lập đơn đặt hàng
1
Lập phiếu nhập kho
3
5
2
4
6
Xét duyệt mua hàng
Nhận hàng
Kiểm soát nợ phải
trả và trả tiền
5
Mơi trường kiểm sốt
Đặc thù về quản lý
Chính sách nhân sự
- Tổng giám đốc duy
trì mối quan hệ với
bộ phận quản lí, chịu
trách nhiệm quản lí
chung.
- Rõ ràng, được qui
định cụ thể.
- Phân quyền rõ ràng
các phòng ban.
- Chất lượng làm việc
được theo dõi để có
chính sách thưởng
phạt phân minh.
Tài khoản, sổ sách, báo
cáo
- Thống nhất, tuân thủ.
- Kế toán máy, phần mềm
kế tốn.
- Có chứng từ ghi sổ,
thuận tiện kiểm tra, đối
chiếu
- Chú ý tới phong
cách lãnh đạo của
bản thân.
6
Chu trình
Mua hàng
7
1
Khách hàng yêu cầu
Công ty cổ phần
Vinatex Đà Nẵng
Công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia
công nên việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước
hay nhập khẩu hồn tồn do khách hàng của cơng ty yêu cầu.
9
Khách
hàng
1. Gửi BC (Buy Confirmation),
Costing sheet, Paperwork
5. Ký duyệt
Trưởng
phòng kinh
doanh
3. Kiểm tra định mức nguyên phụ
liệu, cân đối năng lực sản xuất, xem
xét đơn hàng có mang lại lợi nhuận
cho cơng ty hay khơng.
Phịng
kinh
doanh
2. Chuyển tài
liệu
Phịng cơng
nghệ
4. Thống nhất với phòng kinh
doanh
10
2
Xét duyệt mua hàng
Đối chiếu PO với BC, căn
cứ vào Costing sheet,
bảng định mức ngun
phụ liệu của phịng cơng
nghệ và các tài liệu có liên
quan để tiến hành các thủ
tục mua.
1. Gửi PO (Purchasing order)
Khách
hàng
Phòng kinh
doanh
12
13
3
Lập đơn đặt hàng
Nhận xét: Ít hơn 1 liên do
cơng ty khơng sử dụng
giấy đề nghị mua hàng
Bộ phận
kho
Kế tốn
cơng nợ
Li
ê
Nhà cung
cấp
n
4:
că
n
cứ
th
an
h
Liên 2
Liên 3: căn cứ nhận hàng.
to
án
.
1. Lập đơn đặt hàng (4 liên),
giữ 1 liên
Phịng kinh
doanh
2. Gửi Purchase Invoice để cơng ty làm hợp đồng
15
Sai phạm có thể xảy ra
Mua hàng cho mục
đích cá nhân
Sử dụng chứng từ
mua giả mạo, do
thông đồng với đơn vị
bên ngồi.
Thanh tốn khống
Thơng đồng giữa
người phê duyệt nhà
cung cấp với nhà
cung cấp.
Cơng ty có thể tránh sai phạm này vì nhà
cung cấp hồn tồn do khách hàng u cầu.
16
Chu trình
Mua hàng
Tồn trữ
17
Đánh giá quy trình
mua hàng
Yêu cầu mua hàng
Thủ tục mua hàng
- Chưa có giấy yêu
cầu mua hàng.
- Chặt chẽ, quy định
từng bộ phận rõ ràng.
- Khơng có kế hoạch
mua hàng và tính
tốn chi phí cụ thể.
18
4
Nhận hàng
Bộ phận nhận hàng
Bộ phận nhận hàng
Thủ kho
Bộ phận quản lí chất
lượng Q&A
Bộ phận kĩ thuật
cơng nghệ
Bộ phận sale
20
1. Nhận hàng, xem xét,
so sánh số lượng trên
Packing List, Đơn đặt
hàng, hóa đơn
Thủ
kho
2. Nộp Biên bản kiểm tra
chất lượng nguyên phụ
liệu (tổng hợp)
Trưởng
phòng kinh
doanh
21
Thủ kho
Đều phải lập Biên bản nhận hàng, có
chữ ký của bên giao hàng, sao chép một
bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ kho
ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng,
chứng từ có liên quan gửi cho Kế tốn
cơng nợ
Tờ khai xuất nhập
khẩu, hóa đơn
Đã về
Kiểm tra thực tế và
hóa đơn
Làm thủ tục nhập
kho, kí nhận hóa đơn
Chưa về
Lập biên bản tạm
nhập
Thơng báo cho kế
tốn
22
Thủ kho
Chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo
có liên quan và kế tốn. Khi có một vấn đề
ngồi thẩm quyền của Thủ kho thì phải có
Giấy đề xuất có chữ ký của người có thẩm
quyền có liên quan.
Hàng nhập
Xảy ra thừa thiếu
Lập biên bản, theo
dõi, thông báo
Nhập số thực nhận,
xem xét nguồn gốc
Đưa ngay vào sản
xuất
Lập biên bản tạm
xuất
Có đủ chữ kí các bên
liên quan
23
Bộ phận Quản lí
chất lượng
Bộ phận Q&A
Chấp nhận
Ghi phiếu xác nhận
chất lượng
Lãnh đạo phê duyệt,
2 liên
Không chấp nhận
Ghi phiếu xác nhận
chất lượng
Lãnh đạo phê duyệt,
đơn vị mua xem xét
24
25
