CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Kế toán là một khâu quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản lý hoạt động
của một tổ chức. Những thay đổi về quy trình xử lý và cung cấp thông tin kế toán, về ứng
dụng công nghệ thông tin trong kế toán đặt ra yêu cầu phải am hiểu sâu sắc tổ chức công
tác kế toán trong doanh nghiệp (DN), từ đó tìm ra những vấn đề tồn tại và tìm cách giải
quyết những tồn tại đó, nâng cao hiệu quả của bộ máy kế toán nói riêng và toàn DN nói
chung.
Những năm gần đây có sự phát triển về việc ứng dụng khoa học – công nghệ vào
quá trình sản xuất, kinh doanh. Trong đó, công nghệ thông tin (CNTT) là một trong
những ngành phát triển mạnh mẽ và được ứng dụng sâu rộng và ngày càng có nhiều ảnh
hưởng trong quá trình điều hành, quản lý các bộ phận trong một tổ chức. Xu hướng phát
triển mạnh mẽ của các phần mềm ứng dụng trong quản lý đã mang lại những giải pháp tốt
cho các DN Việt Nam tận dụng phát huy tối đã các nguồn lực. Trên thực tế từ khi các
phần mềm phục vụ cho hoạt động quản lý sản xuất, tài chính, nhân sự… ra đời, các tổ
chức không những tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian mà còn nâng cao năng lực
hoạt động, khắc phục những thiếu sót trong quản lý, đem lại hiệu quả cao cho quá trình
sản xuất kinh doanh. Công tác kế toán trong các DN cũng không đi ngược lại với xu
hướng đó. Hệ thống thông tin (HTTT) kế toán thủ công đươc dần dần từng bước thay thế
bởi HTTT kế toán trên máy tính.
Đối với một DN sản xuất như Công ty VISSAN, khối khối lượng công việc của
người làm kế toán càng trở nên đồ sộ, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế toán của
DN là vô cùng cần thiết, mang đến những giải pháp giảm thiểu giấy tờ, tối đa hóa hiệu
suất làm việc, từ đó mang lại lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Như vậy, nghiên cứu đề
tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán tại Công ty
VISSAN Chi nhánh Hà Nội” trước hết là giúp em tìm hiểu chuyên sâu về hoạt động kế
toán của một DN trong điều kiện tin học hóa, vận dụng những kiến thức đã học trong nhà
trường, sau đó đưa ra một số kiến nghị nhằm giúp cho DN cải thiện tình hình hoạt động
kế toán hiện tại trong nội bộ DN.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
1

1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã nghiên cứu tiếp cận với một số đề tài hoặc
công trình nghiên cứu khoa học có liên quan như:
 Đề tài nghiên cứu khoa học:
“Nghiên cứu cấu trúc và vận hành HTTT kế toán quản trị phục vụ cho các quyết
định ngắn hạn tại Công ty Cổ phần Thăng Long”, Phan Hương Thảo, 2010
Đề tài đã hệ thống hoá lý luận về HTTT kế toán và HTTT kế toán quản trị
cũng như cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thức trạng HTTT kế toán ở Công ty
Cổ phần Thăng Long. Ngoài ra đề tài còn đưa ra những nhận định về hạn chế và đề
xuất hướng giải pháp nâng cao chất lượng HTTT kế toán quản trị tại DN.
 Luận văn Thạc sĩ kinh tế:
“Tổ chức HTTT kế toán quản trị cho việc ra quyết định ngắn hạn trong DN
thương mại nhỏ và vừa”, Nguyễn Thị Loan , 2011
Luận văn trình bày các lý luận về HTTT kế toán quản trị phục vụ ra quyết định
ngắn hạn, phân tích các kết quả về thực trạng tổ chức HTTT kế toán trong phạm vi
các DN nhỏ và vừa , từ đó đưa ra các đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những hạn
chế và nâng cao chất lượng HTTT kế toán quản trị phục vụ ra quyết định ngắn hạn
tại các DN nhỏ và vừa tại Việt Nam.
“Hoàn thiện HTTT kế toán quản trị phục vụ ra quyết định đầu tư dài hạn tại Công
ty vật tư Công nghiệp quốc phòng” - Cồ Thị Thu Hằng - 2009
Luận văn đã trình bày khái quát lí luận về HTTT kế toán quản trị phục vụ cho việc
ra quyết định đầu tư dài hạn; các kết quả từ việc đi sâu tìm hiểu thực trạng HTTT kế toán
quản trị phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư dài hạn theo quy trình thu thập xử lý thông
tin kế toán quản trị và đưa ra các kết luận cùng đề xuất giải pháp cải thiện HTTT kế toán
tại Công ty vật tư Công nghiệp quốc phòng.
Là một sinh viên ngành Quản trị HTTT kinh tế, em sẽ tìm hiểu về bộ máy kế toán
của doanh nghiệp trên khía cạnh khác, đó là khía cạnh ứng dụng CNTT và HTTT trong
hoạt động kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội.
1.3 Mục tiêu cụ thể cần giải quyết
Tìm hiểu, phân tích và đánh giá HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh HN

Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
2
Thông qua kết quả nghiên cứu, từ lý thuyết đến thực tế để đề ra các giải pháp nâng
cao tính hiệu quả của HTTT kế toán tại Chi nhánh.
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức bộ máy kế toán, Hệ thống sổ sách chứng từ và ứng
dụng phần mềm trong hệ thống thông tin kế toán
Phạm vi nghiên cứu: Là đề tài tốt nghiệp của sinh viên nên khóa luận chỉ gói gọn
trong phạm vi nhỏ
Không gian: Chi nhánh Công ty VISSAN tại Hà Nội
Thời gian: số liệu nghiên cứu từ năm 2009 đến năm 2011.
1.5 Phương pháp nghiên cứu
1.5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Nghiên cứu các tài liệu về kế toán và HTTT kế toán thông qua việc tham khảo các
công trình nghiên cứu khoa học, luận văn, báo, tạp chí, giáo trình chuyên ngành HTTT
quản lý và chuyên ngành kế toán, mạng internet, tài liệu về DN…
Nội dung các tài liệu bao gồm lý thuyết về kế toán và HTTT, giới thiệu về DN như
quy mô, cơ cấu tổ chức, quá trình hình thành và phát triển của công ty, tình hình hoạt
động kinh doanh của Chi nhánh… Những tài liệu do phòng tổ chức hành chính và phòng
kế toán, chế độ chính sách kế toán áp dụng, tình hình tổ chức HTTT kế toán.
 Phương pháp điều tra trắc nghiệm
Tiến hành xây dựng một bảng câu hỏi mở và câu hỏi đóng gồm các phương án trả
lời, trong đó câu hỏi đóng chiếm đa số, về trạng bị cơ sở vật chất kỹ thuật, mức độ hài
lòng với hệ thống hiện tại của các nhân viên trong phòng kế toán. Câu hỏi được thiết kế
ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu, dễ trả lời. Các câu hỏi này sẽ được phát cho nhân viên trong
phòng kế toán dưới dạng 6 phiếu điều tra tương ứng với 6 nhân viên trong phòng.
1.5.2 Tổng hợp phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập những dữ liệu cần thiết từ phiếu điều tra trắc nghiệm và các tài
liệu đã nghiên cứu được, tiến hành xử lý dữ liệu như sau:

Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
3
Xử lý dữ liệu theo phương pháp định tính: Dùng suy luận logic để đưa ra phán
đoán về hệ thống, đánh giá nhận xét về hoạt động cũng như hạn chế của bộ máy kế toán
trong DN.
Xử lý dữ liệu theo phương pháp định lượng: Thống kê, tập hợp dữ liệu dưới dạng
bảng số liệu, sơ đồ, biểu đồ, sử dụng phần mềm Microsoft Excel.
1.6 Kết cấu khoá luận
Khung kết cấu khóa luận được chia làm 3 phần chính với nội dung như sau:
Chương I: Tổng quan về đề tài nghiên cứu
Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng HTTT kế toán và nâng cao hiệu quả hoạt
động của HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội
Chương III: Một số đế xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động HTTT
kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
4
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT KẾ TOÁN
VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HTTT KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY VISSAN CHI NHÁNH HÀ NỘI
2.1 Cơ sở lý luận về HTTT kế toán
2.1.1 Các khái niệm cơ bản
2.1.1.1 Hệ thống thông tin
“Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi thực
hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định, kiểm soát. Một doanh nghiệp cần
rất nhiều thông tin thuộc loại khác nhau.” (Hệ thống thông tin kế toán - Lý thuyết -
Bài tập - Bài giải, 2006, NXB Thống kê, trang 12).
HTTT được coi là một ứng dụng đầy đủ và toàn diện nhất các thành tựu của công
nghệ vào tổ chức. Xây dựng thành công một HTTT trước hết cần phải hiểu biết về tổ
chức, sau đó phải vận dụng các hiểu biết về công nghệ thông tin, về các quá trình hình
thành và phát triển các HTTT để dự kiến một HTTT thích hợp cho nó.

HTTT gồm năm thành phần chính là phần cứng, phần mềm, mạng, cơ sở dữ liệu
và con người. các thành phần này tương tác với nhau cung hoạt động để đạt mục đích
chung của tổ chức. Như những hệ thống khác, HTTT được cấu thành bởi nhiều hệ thống
con nhằm cung cấp thông tin thỏa mãn nhu cầu ra quyết định quản lý.
Trong các tổ chức, HTTT được xây dựng gồm các phân hệ thông tin quản lý cho
từng lĩnh vực chức năng nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ cho việc
ra quyết định như:
- HTTT quản lý nhân lực
- HTTT quản lý khách hàng
- HTTT kế toán
- v.v
Các hệ thống này không độc lập với nhau mà thường chia sẻ thông tin và có
mối quan hệ qua lại tạo nên một hệ thống vận hành thông suốt, có sự gắn kết giữa hệ
thống quản trị với hệ thống tác nghiệp.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
5
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
HTTT kế toán là hệ thống cung cấp thông tin xử lý nghiệp vụ tài chính và các
thông tin liên quan đến việc phân tích lập kế hoạch.
HTTT kế toán được thiết lập để cung cấp thông tin cho các lĩnh vực kế toán bao
gồm các lĩnh vực về kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí và kế toán thuế
HTTT kế toán tạo lập các dữ liệu về bảng lương cho các nhân viên trong Công ty, kế toán
các khoản phải trả, kế toán các khoản phải thu, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhận
các thanh toán trên sổ cái, thiết lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch
chiến lược…
Việc tin học hoá bộ máy kế toán sẽ giúp cho các DN có khả năng cạnh tranh trong
nền kinh tế thị trường thông qua các lợi ích:
Tính nhanh chóng: Thách thức lớn nhất của kế toán là làm sao đưa được các thông
tin tốt nhất cho những người cần thông tin (bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh
nghiệp). Kế toán còn giúp giải quyết các thông tin như là dự toán về các khoản thu chi

tiền mặt của Công ty, tổng hợp và phân tích các thông tin về doanh thu, chi phí và dự
đoán doanh số các thị trường, phân tích các chi phí về lương và các lợi ích mang lại của
người lao động, tổng hợp về vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí sản xuất.
Bên cạnh đó thông tin kế toán còn cung cấp những thông tin hữu dụng cho những người
làm công việc không có sự liên quan đến kế toán như tài chính, nghiên cứu thị trường,
nhân sự. Như vậy một HTTT kế toán hiện đại với phần mềm ưu việt sẽ đáp ứng thông tin
một cách nhanh chóng bất cứ lúc nào khi người kế toán hoặc những người có liên quan
cần đến. Hơn nữa thông tin được cung cấp là thông tin nhiều chiều từ các lĩnh vực tài
chính, nghiên cứu thị trường, quản lý nhân sự, sản xuất.
Tính an toàn: Đối với những phần mềm hỗ trợ sao lưu tự động, định kỳ vào các bộ
lưu trữ dữ liệu thì hầu như dữ liệu được đảm bảo an toàn tuyệt đối. Khác với kế toán thủ
công khi mà khối lượng các sổ sách giấy tờ rất đồ sộ, việc thất lạc dữ liệu có nguy cơ xảy
ra cao hơn so với kế toán được tin học hoá.
Tính không trùng lặp: Nếu như kế toán thủ công có một nhượng điểm lớn là sự
trùng lặp dữ liệu do phải ghi chép vào nhiều sổ sách có liên quan thì kế toán trong điều
kiện áp dụng CNTT giúp cho dữ liệu không bị trùng lặp, hơn nữa còn tiết kiệm thời gian
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
6
nhập liệu thông tin qua các quy trình.Việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh
chóng giúp giảm thiểu làm việc trên giấy tờ, từ đó tăng năng suất lao động của bộ máy kế
toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động của DN.
Như vậy tổ chức công tác kế toán hợp lý kết hợp với ứng dụng khoa học kỹ thuật
tiên tiến hiện đại sẽ đảm bảo cho kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu
cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành
công cụ quản lý kinh tế đắc lực của DN.
2.2 Các lý thuyết liên quan đến nâng cao hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán
2.2.1 Xây dụng HTTT kế toán quản trị
Kế toán ở DN được phân chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị. “Kế toán
quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu
cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” (Luật Kế toán,

khoản 3, điều 4).
Với mục đích ra quyết định quản lý trong nhiều lĩnh lực hoạt động sản xuất kinh
doanh như: sản xuất, tiêu thụ, tài chính, đầu tư… người lãnh đạo phải thường xuyên nắm
bắt những thông tin liên quan đến các lĩnh vực đó. Có nhiều nguồn thông tin khác nhau
hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị, trong đó dựa trên nguồn thông tin từ
hệ thống kế toán quản trị để ra quyết định thực sự mang lại hiệu quả.Tại Việt Nam, kế
toán quản trị chỉ thực sự được tìm hiểu vào đầu những năm 90, được nghiên cứu có hệ
thống từ năm 1999 và thuật ngữ “Kế toán quản trị” mới chỉ được ghi nhận chính thức
trong Luật Kế toán ban hành năm 2003. Kế toán quản trị không bắt buộc phải thực hiện
trong DN. Tuỳ theo nhu cầu thực tế, DN có thể duy trì hoặc không duy trì hệ thống báo
cáo này. Vì vậy trong các DN hiện nay người ta thường chỉ quan tâm đến kế toán tài
chính mà ít chú trọng đến kế toán quản trị, việc vận dụng hệ thống kế toán phục vụ cho
nhà quản trị trong việc ra quyết định chưa được thực hiện phổ biến
Kế toán quản trị được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu trong điều
kiện nền kinh tế thị trường mang tính cạnh tranh, bởi tính linh hoạt, hữu ích và kịp thời
của thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ DN. Vì vậy, xây dựng HTTT kế
toán quản trị đang ngày càng trở thành yêu cầu cấp bách trong xây dựng HTTT kế toán
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
7
khi mà các DN cần nâng cao chất lượng quản lý để tăng năng lực cạnh tranh trong môi
trường cạnh tranh không những ở phạm vị thị trường Việt Nam mà còn mở rộng ra thị
trường khu vực, thị trường thế giới.
2.2.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán
Một HTTT kế toán hiệu quả sẽ tạo điều kiện để đảm bảo cung cấp thông tin kinh
tế tài chính chính xác và kịp thời phục vụ cho lãnh đạo và quản lý kinh tế tài chính, giúp
cho doanh nghiệp nâng cao được hiệu quả quản lý tài sản tiền vốn, ổn định về tình hình
tài chính. Mặt khác, sẽ thực hiện tốt chức năng thông tin và giám sát chặt chẽ về toàn bộ
tài sản của DN. Nó phải đảm bảo cho các tiêu chí tổng quát sau đây:
- Tính có thật: nghĩa là chỉ được phép ghi những nghiệp vụ kinh tế có thật,
không cho ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.

- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi nghiệp vụ, đều phải bảo đảm rằng
chúng đã được phê chuẩn hợp lệ.
- Tính đầy đủ: nghĩa là không được loại bỏ, giấu bớt sổ sách về mọi nghiệp vụ
phát sinh.
- Sự đánh giá: không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp
dụng các chính sách kế toán.
- Sự phân loại: bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản của
đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên quan.
- Tính đúng hạn: việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán phải ghi vào sổ sách đúng
đắn và tổng hợp chính xác, để giúp phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả
kinh doanh của đơn vị.
2.3 Phân định nội dung nghiên cứu
2.3.1 Hệ thống chứng từ sổ sách
 Chứng từ kế toán gồm hai hệ thống:
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc: Là hệ thống chứng từ phản ánh
các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
8
phổ biến rộng rãi. Đối với lại hệ thống chứng từ này, phương pháp lập và áp dụng thống
nhất cho tất cả các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: chủ yếu là chứng từ sử dụng trong nội bộ
đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế
trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành có thể thêm, bớt
một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép
và yêu cầu nội dung phản ánh nhưng phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
Khoá luận tập trung tìm hiểu hệ thống chứng từ bắt buộc.
2.3.2 Ứng dụng phần mềm trong HTTT kế toán
Kế toán DN gồm có nhiều phần hành ứng với các modules trong các phần mềm
kế toán thông dụng trong đó các phần hành chủ yếu là phần hành kế toán lao động

tiền lương và BHXH, kế toán vật tư và TSCĐ, kế toán chi phí sản xuất và tính giá
thành v.v…Khóa luận sẽ nghiên cứu mức độ ứng dụng của phần mềm đến phần
hành nào của bộ máy kế toán. Ngoài phần mềm chuyên dụng, khóa luận sẽ tìm hiểu
thêm vài ứng dụng tin học văn phòng cơ bản.
2.3.3 Kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán
“Kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính sách
được thiết lập bởi cấp lãnh đạo và được toàn thể doanh nghiệp tuân thủ nhằm cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu:
Báo cáo tài chính đáng tin cậy
Các luật lệ và quy định được tuân thủ
Các hoạt động kiểm soát là hữu hiệu và hiệu quả” (Hệ thống thông tin kế toán - Lý
thuyết - Bài tập - Bài giải, 2006, NXB Thống kê, trang 189)
Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế,
bên cạnh việc thường xuyên nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ
giá thành sản phẩm, các nhà quản lí còn phải quan tâm đến vấn đề kiểm soát trong doanh
nghiệp bởi vì trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát luôn giữa vai trò
quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
9
bộ của doanh nghiệp. Khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội
bộ cũng trở nên to lớn hơn. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của
một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh. Nó sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích
như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ),
bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, trộm cắp, đảm bảo tính
chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính, đảm bảo mọi thành viên tuân
thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật
pháp, đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được
mục tiêu đặt ra.
Kiểm soát nội bộ gồm có các yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát, (2) HTTT kế toán,

(3) Thủ tục kiểm soát.
Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh, HTTT kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản
lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Bằng việc ghi chép
mọi nghiệp vụ nhập xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, kế toán góp phần bảo vệ tài
sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc bị sử dụng lãng phí. Kế toán cũng thực
hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động và phân tích kết quả kinh doanh từng thời
kỳ. Do đó, HTTT kế toán là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ
của đơn vị. Khoá luận này chỉ nghiên cứu kiểm soát nội bộ HTTT kế toán trong điều kiện
ứng dụng phần mềm đặc biệt là ở khâu nhập và xử lý số liệu.
2.3.4 Tổ chức con người
Con người là nguồn lực rất quan trọng đối với DN, là nhân tố quan trọng trong môi
trường của DN cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục vận hành công việc
trong hoạt động của DN. Vì vây, DN muốn hoạt động tốt cần phải có một tổ chức bộ máy
hợp lý. Nó xem xét cân nhắc đến trình độ, phẩm chất của nhân viên trong một tổ chức, từ
đó có sự sắp xếp nhân sự phù hợp. Hơn nữa, CNTT là lĩnh vực đòi hỏi cán bộ chuyên
trách phải được đào tạo bài bản. Để đảm bảo triển khai CNTT tại đơn vị mình, một số DN
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
10
đã tổ chức hình thành hạ tầng nhân lực CNTT từ đội ngũ có trình độ chuyên sâu về CNTT
đến nhân viên biết sử dụng máy tính, việc triển khai đồng bộ sẽ mang lại hiệu quả trong
công tác. Đối với Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội hiện chưa có đội ngũ nhân sự
chuyên trách về CNTT nên bài khóa luận chỉ nghiên cứu tổ chức con người về cơ cấu
chức năng mỗi bộ phận, vấn đề chuyên môn hóa của mỗi phần hành kế toán.
2.4 Thực trạng hoạt động của HTTT kế toán tại Công ty VISSAN Chi nhánh Hà Nội
2.4.1 Tổng quan quá trình hình thành và phát triển của Công ty VISSAN
2.4.1.1 Giới thiệu chung
Tên giao dịch ngoài nước: VISSAN LIMITED COMPANY
Tên viết tắt: VISSAN
Tổng giám đốc: Văn Đức Mười

Số Tài khoản: 102010000150518 tại Ngân Hàng Công Thương, Chi Nhánh 7 - Tp.
HCM - Việt Nam
Địa chỉ: 420 Nơ Trang Long, Phường 13, Quận Bình Thạnh, Tp. HCM.
Chi nhánh VISSAN tại Hà Nội
Địa chỉ: 154 Phố Huế, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Điện thoai: 04 39435830 - Fax: 04 39435830
2.4.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty VISSAN là một doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Thương Mại
Sài Gòn, được xây dựng vào ngày 20/11/1970 và chính thức đi vào hoạt động ngày
18/05/1974. Đến năm 2006 Công ty Vissan chuyển đổi thành Công ty TNHH Một thành
viên Việt Nam kỹ nghệ súc sản.
Với mục đích ngày càng đáp ứng tốt hơn như cầu tiêu dùng của nhân dân các tình
phía Bắc, ngày 20/02/1997, dưới sự cho phép của UBND Thành phố Hồ Chí Minh và
UBND Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Công ty đã ra quyết định thành lập Chi nhánh Vissan
tại Hà Nội. Chi nhánh Hà Nội ra đời đã góp phần đưa các sản phẩm chất lượng của
VISSAN đến gần hơn với người tiêu dùng miền Bắc, đa dạng hoá thị trường thực phẩm,
mở rộng thị trường cho thương hiệu VISSAN.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
11
2.4.1.3 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh
Hoạt động của Công ty chuyên về sản xuất, chế biến và kinh doanh các sản phẩm
thịt heo trâu bò, thịt gia cầm tươi sống và đông lạnh, hải sản, sản phẩm thịt nguội cao cấp.
Ngoài ra Công ty còn kinh doanh các mặt hàng công nghệ phẩm và tiêu dùng khác như:
kinh doanh ăn uống, nước trái cây, lương thực chế biến, rau củ quả các loại, rau quả chế
biến, các loại gia vị và hàng nông sản.
Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc trên thị trường, với
doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. VISSAN được xem như một doanh nghiệp SX-KD
ngành súc sản và rau củ quả đứng đầu cả nước. Nhà máy chế biến thực phẩm do Chi
nhánh Hà Nội quản lý với công suất 3.000 tấn/năm tại Khu Công Nghiệp Tiên Sơn, Tỉnh
Bắc Ninh.

2.4.1.4 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý
 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Với chức năng của một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bộ máy tổ chức của Chi
nhánh được cơ cấu như sau: (trang bên)
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
12
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vissan Chi nhánh Hà Nội
Nguồn: Tài liệu do Phòng tổ chức hành chính cung cấp
 Chức năng của từng bộ phận
Giám đốc: Là người được đào tạo cơ bản và chuyên sâu, có năng lực chuyên môn,
am hiểu về kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của Chi nhánh, là người đưa ra quyết định
quan trọng các vấn đề chiến lược của Chi nhánh, chịu trách nhiệm về các hoạt động sản
xuất kinh doanh trước Tổng Công ty, là người đại diện cho Chi nhánh trước nhà nước và
pháp luật.
Phó Giám đốc Hành chính: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về các vấn đề liên
quan tổ chức của Chi nhánh, bố trí sắp xếp lao động, giải quyết chế độ và các thủ tục hành
chính, điều hành hoạt động các bộ phận dưới quyền.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
Giám đốc
Chi nhánh
Giám đốc
PGĐ Hành chính PGĐ Kinh doanh
Phòng kinh doanh
Tổ thị trường
ngoại tỉnh
Phòng sản xuất
Phòng Tổ chức
hành chính Phòng kế toán
Tổ thị trường
Hà Nội

Cung ứng vật tư
Tổ bán
Kho
Tổ quản lý hành
chính
Tổ nhân
Tổ cuốn
Tổ nghiệp vụ
Tổ hành chính
Các tổ sản xuất tương
tự ….
13
Phó Giám đốc Kinh doanh: Tham mưu trực tiếp cho Giám đốc về toàn bộ mảng
sản xuất kinh doanh của Chi nhánh, điều hành kế hoạch kinh doanh và hoạt động các bộ
phận dưới quyền.
Phòng Tổ chức hành chính: Làm công tác tổ chức nhân sự, giải quyết chế độ tiền
lương và chính sách cho cán bộ nhân viên theo quy định của nhà nước; tổ chức thực hiện
các quyết định về công tác kế hoạch hóa phù hợp với chiến lược phát triển của Chi nhánh,
đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Giúp Giám đốc tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất
kinh doanh, đề xuất các biện pháp điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi
nhánh, theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
Phòng kế toán: Lập sổ sách kế toán, phân tích tổng hợp các số liệu về hoạt động tài
chính, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp hoạt động đúng hiệu
quả lên Giám đốc để có quyết định chính sách kinh doanh phù hợp và kịp thời. Bộ phận
này chịu trách nhiệm trước Giám đốc Chi nhánh trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công
tác kế toán – thống kê – tài chính trong toàn Chi nhánh theo đúng Luật Kế toán.Đồng thời
cũng tham mưu, Giám đốc đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định
kinh tế, tài chính của đơn vị.
Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả mọi hoạt động
kinh doanh, lập và phân tích kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, quan hệ khách hàng, chăm sóc

khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, lập các hợp đồng kinh tế, xúc tiến thương mại và
quảng cáo.
Phòng sản xuất: Là bộ phận chịu trách nhiệm chế biến những sản phẩm theo số
lượng và chất lượng, nghiên cứu phát triển sản phẩm mới…
2.4.1.5 Tình hình hoạt động kinh doanh của Chi nhánh những năm gần đây
Trong những năm qua, Vissan luôn tự hào là đơn vị đi đầu trong cả nước SX-KD
ngành súc sản và rau củ quả. Sản phẩm của VISSAN hiện nay đã có chỗ đứng vững chắc
trên thị trường, với doanh thu và thị phần chiếm lĩnh. Cùng với đó, Chi nhánh Vissan Hà
Nội đã góp phần không nhỏ trong thành công chung của toàn DN.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
14
Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh ba năm gần đây
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Vissan giai đoạn 2006 - 2011
Dựa vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh, ta thấy tổng doanh thu và lợi nhuận
tăng dần qua các năm. Quy mô kinh doanh của Chi nhánh ngày càng mở rộng.
Năm 2009 tổng doanh thu của Chi nhánh đạt 109,486 tỷ đồng. Lợi nhuận đạt
10.984 tỷ đồng. Đây là năm bước đầu phục hồi sau ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế
thế giới, cùng với khó khăn chung của ngành, Công ty cũng gặp không ít thách thức.
Bước sang năm 2010, DN đã cố gắng đẩy mạnh SX-KD cho phù hợp tình hình
thực tại và đạt được kết quả như sau: Tổng doanh thu đạt 126,424 tỷ đồng tăng 15,5% so
năm 2009, lợi nhuận đạt 12,336 tỷ đồng, tăng 12,3% so với năm 2009.
Đến năm 2011 trước bối cảnh lạm phát, giá cả nguyên vật liệu đầu vào tăng cao,
chi phí sản xuất tăng, tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, nhu cầu tiêu dùng các sản
phẩm không tăng. Trước tình hình đó thì doanh thu của Chi nhánh ở mức ~145 tỷ đồng,
tăng 14,7% so vơi năm trước tăng nhưng lợi nhuận đạt ~13.534 tỷ đồng, tăng 9,71% so
với năm 2010.
Qua những phân tích trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng tình hình hoạt động sản
xuất kinh doanh của DN ngày càng khả quan. Bằng chứng là trong liên tiếp vài năm trở
lại đây, doanh thu, lợi nhuận luôn có xu hướng tăng lên. Mặc dù trong những năm qua
DN đã phải vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức, nhưng đời sống vật chất, tinh thần và

Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
15
các quyền lợi của các cán bộ công nhân viên trong Công ty luôn được chú trọng và phát
triển, thương hiệu VISSAN luôn đứng vững trên thị trường.
2.4.2 Phân tích thực trạng của HTTT kế toán tại Chi nhánh Vissan Hà Nội
2.4.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán tại Chi nhánh theo mô hình tập trung. Mọi nghiệp vụ kinh
tế phát sinh được ghi nhận tại Phòng kế toán. Các phòng ban khác chỉ làm nhiệm vụ thu
nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu, sau đó chuyến về Phòng kế toán. Mô hình này rất phù
hợp để vận dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại đó là kế toán máy.
Nhân sự tại Phòng kế toán gồm 6 người với sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Chi nhánh
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý,
trình độ của cán bộ kế toán và tổ chức bộ máy kế toán của Chi nhánh, Phòng kế toán tài
vụ gồm 5 người, mỗi nhân viên phụ trách một khâu kế toán như sau:
Kế toán trưởng (trưởng phòng kế toán): Là người có mối liên hệ trực tuyến với các
Kế toán viên khác, có năng lực điều hành và tổ chức, điều hành chung Phòng kế toán,
trưởng phòng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy trình công nghệ và
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
Kế toán
NVL và
hàng hoá
thành phẩm
Kế toán
TSCĐ
Kế toán
công nợ
bán
Kế toán
công nợ

mua
Kế toán chi
phí và tính
giá thành
Kế toán
trưởng
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các nhân viên
16
tổ chức sản xuất của Chi nhánh. Kế toán trưởng liên hệ chặt chẽ với Phó Giám đốc Kinh
doanh, tham mưu cho Ban Giám đốc về các chính sách Tài chính - Kế toán của Công ty,
giúp cho Giám đốc phân tích hoạt động kinh tế tài chính, xây dựng phương án sản xuất,
phổ biến chủ trương và chỉ đạo thực hiện chủ trương về chuyên môn, đồng thời yêu cầu
các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực hiện
những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng.
Các Kế toán viên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, chịu sự chỉ đạo trực tiếp về
nghiệp vụ của Kế toán trưởng, trao đổi trực tiếp với Kế toán trưởng về các vấn đề liên
quan đến nghiệp vụ cũng như về chế độ kế toán, chính sách tài chính của Nhà nước
Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Là người trực tiếp theo dõi, tổng hợp
tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, phụ liệu, căn cứ vào
bảng phân bổ, bảng tổng hợp chi phí sản xuất để cuối tháng ghi vào bảng kê, phản ánh
đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ vào sổ chi tiết liên quan.
Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình các loại tài sản cố định, tính khấu hao
tài sản cố định, kiểm tra việc tập hợp chứng từ của kế toán đơn vị, ghi sổ phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán chi phí và tính giá thành: Làm nhiệm vụ tập hợp phản ánh chi phí sản xuất
kinh doanh, tính giá thành, phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ chi phí sản xuất thực tế phát
sinh, kiểm tra tình hình thực hiện các định mức chi phí vật tư, chi phí nhân công và các
chi phí dự toán khác, phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch so với định mức, các chi phí
khác ngoài kế hoạch, các khoản thiệt hại, mất mát, hư hỏng…trong sản xuất để đề xuất

những biện pháp ngăn chặn kịp thời. Tính toán hợp lý giá thành sản phẩm hoàn thành của
doanh nghiệp.
Kế toán công nợ mua: Theo dõi tình hình thanh toán với người bán, kiêm kế toán
thu chi tiền mặt.
Kế toán công nợ bán: Theo dõi tình hình nợ phải thu của khách hàng kiêm kế toán
thuế, tiền lương và BHXH.
Là một doanh nghiệp sản xuất, số lượng công việc cần hạch toán nhiều nên việc
phân công như vậy giúp cho kế toán viên chuyên môn hóa trong từng phần hành của
mình, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành của mình một cách
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
17
nhanh chóng. Số lượng kế toán viên đảm nhiệm phần hành nào đó phụ thuộc vào khối
lượng công việc phát sinh. Bên cạnh đó, đội ngũ kế toán đa phần là những người trẻ tuổi,
có trình độ chuyên môn, nhiệt tình với công việc, luôn có ý thức giúp đỡ lẫn nhau tạo ra
môi trường làm việc tốt giúp cho mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời gian quy
định.
 Trình độ CNTT của cán bộ kế toán
Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện cho
việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng CNTT cho
công tác kế toán được nhanh chóng, hiệu quả cao. Qua khảo sát hiện tại 100% cán bộ
nhân viên tại Phòng kế toán được trang bị đầy đủ kiến thức cơ bản về tin học và CNTT.
Ngoài các kiến thức tin học căn bản, tin học văn phòng, khi triển khai phần mềm, nhân
viên trong phòng cũng được tham gia đạo tạo trang bị kiến thức về phần mềm hiện tại
đang sử dụng.
2.4.2.2 Hệ thống sổ sách chứng từ kế toán
 Hình thức sổ kế toán: Dựa vào đặc điểm của một DN sản xuất chế biến trong
ngành công nghiệp thực phẩm, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều đòi hỏi kế
toán phải cung cấp được nhưỡng thông tin chi tiết và kịp thời theo yêu cầu quản lý nên
Chi nhánh đã lụa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký – Chứng từ”. Đây là hình thức sổ
khoa học, chặt chẽ, hạn chế ghi chép trùng lặp, hạn chế ghi chép hàng ngày và phù hợp

với qui mô của Chi nhánh. Hình thức này kết hợp được nhiều chỉ tiêu trên một sổ nên có
lợi cho việc cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị. Việc sử dụng hình thức sổ này
đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán, phù hợp với chuyên môn hoá và phân
công lao động kế toán tại Chi nhánh. Tuy nhiên, hệ thống sổ này phức tạp về kết cấu, gây
cản trở cho việc cơ giới hoá tính toán và hoàn thiện kế toán máy trong xử lý số liệu, đòi
hỏi trình độ chuyên môn của đội ngũ kế toán phải vững vàng. Tại Công ty các sổ sách
nhật ký và bảng biểu đã được ghi chép đầy đủ, cẩn thận, rõ ràng và có hệ thống, bám sát
chế độ quy định của Bộ tài chính và Nhà nước ban hành.
 Hệ thống chứng từ kế toán
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
18
-Chứng từ lao động-tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ,
bảng thanh toán tiền lương, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng
phân bổ lương và BHXH, bản kê trích nộp các khoản theo lương…
-Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa; biên bản giao nhận.
-Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền
tạm ứng, uy nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…
-Chứng từ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
biên bản đánh giá tài sản cố định, thẻ TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên
bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn…
Chứng từ khác: hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, hoá đơn viễn thông, danh
sách hưởng trợ cấp ốm đau thai sản…
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh Chi nhánh không sử dụng một số các chừng từ
sau: Bảng kê vàng bạc, kim quý, đá quý, bảng chấm công thuê ngoài, bảng thanh toán tiền
thuê ngoài, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính…
2.4.2.3 Ứng dụng CNTT trong hệ thống kế toán
 Trang thiết bị phần cứng: Hiện tại Phòng kế toán được trang bị cơ sở vật chất
gồm 6 máy tính, 2 máy in. Các máy tính chạy trên hệ điều hành Windows XP và được kết
nối thông qua mạng LAN.

 Phần mềm
Phần mềm mà Chi nhánh đang sử dụng là 3S Accounting 7.0. Đây là phần mềm kế
toán do Công ty giải pháp số ITG Việt Nam cung cấp. Phần mềm kế toán 3S Accounting
được thiết kế theo hướng quản trị đóng vai trò là công cụ trợ giúp các nhà quản lý phân
tích và đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời, hiệu quả. Phân tích dữ liệu đa cấp, đa
chiều, xem xét thông tin trên nhiều giác độ khác nhau để giúp nhà quản lý có được cái
nhìn tổng thể. Bên cạnh đó còn giúp nhà quản lý lập kế hoạch, so sánh và phân tích biến
động giữa thực tế và kế hoạch.
Phần mềm được xây dượng trên hệ cơ sở dữ liệu SQL Server 2005 được sử dụng
cùng với hệ thống được thiết kế theo mô hình nhiều lớp cho phép làm việc tốt với khối
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
19
lượng dữ liệu lớn, độ ổn định cao, bảo mật và an toàn. SQL Server là một hệ quả trị cơ sở
dữ liệu qua hệ mạnh có tính mở, đáng tin cậy, giải quyết tình trạng va chạm giữa các
người dùng khi cùng truy xuất một dữ liệu lại một thời điểm, có thể truy vấn dữ liệu
nhanh.
Hình 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Nguồn: ketoan.org
Phần mềm gồm có các modules: Quản lý tài chính, quản lý chi phí và tính giá
thành, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho. Trong đó module quản
lý tài chính có các phân hệ nhỏ hơn là kế toán vốn bằng tiền (tiền mặt, tiền gửi NH, tiền
vay), kế toán công nợ phải thu, kế toán công nợ phải trả, kế toán tổng hợp, báo cáo thuế,
báo cáo tài chính.
Phần mềm có chức năng trợ giúp người sử dụng mỗi khi có vướng mắc có thể tra
cứu được ngay, tạo điều kiện dễ dàng trong sử dụng và triển khai.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
20
Hình 2.5: Các modules của phần mềm 3S Accounting
Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán, tại
phòng kế toán của Chi nhánh còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft

Office 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word và Microsoft
Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản, các hợp đồng, các
báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Chi nhánh. Microsoft Excel thường được
sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngày công, tiền lương, bảng kê chi tiết
đầu tư xây dựng cơ bản…Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như
Internet Explorer hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Chi nhánh
nhằm trao đổi thông tin và truyền số liệu.
 Phân tích ý kiến người sử dụng qua phiếu điều tra
Qua khảo sát bằng phiếu điều tra tại DN đã thu được một số kết quả sau:
1, Anh (Chị) có hài lòng với phần mềm DN đang sử dụng không?
Rất hài lòng 0/6 phiếu
Hài lòng 4/6 phiếu
Chưa hài lòng 2/6 phiếu
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
21
2, Anh (Chị) có nhu cầu nâng cấp phần mềm hiện tại không?
Có 3/6 phiếu
Không 3/6 phiếu
3, Anh chị có hài lòng với phương thức tổ chức và quản lý công việc hiện nay không?
Rất hài lòng 0/6 phiếu
Hài lòng 5/6 phiếu
Chưa hài lòng 1/6 phiếu
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
22
4, Anh (Chị) có sẵn sàng thay đổi phương thức làm việc để phù hợp với phần mềm mới?
Sẵn sàng thay đổi 1/6 phiếu
Phải đo lường tình hiệu quả 4/6 phiếu
Không muốn thay đổi 1/6 phiếu
5, Đánh giá những cản trở chính đối với DN trong việc triển khai hoặc nâng cấp phần
mềm mới (Với mỗi trở ngại, cho điểm từ 0 đến 4, trong đó 4 là mức trở ngại lớn nhất)

(Đánh giá ở đây dựa trên kết quả trung bình trên 6 phiếu điều tra thu thập được, kết quả
làm tròn đến 1 chữ số thập phân)
2 đ Phải hệ thống lại tổ chức
1,3 đ Đội ngũ nhân viên kế toán chưa vững về kỹ năng sử dụng phần mềm
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
23
2,7 đ Cơ sở vật chất và trang bị kỹ thuật của DN chưa đáp ứng được yêu cầu
1,5 đ Nhà quản lý chưa quan tâm đúng mực với việc nâng cấp phần mềm
2,8 đ Thiếu thông tin
3,2 đ Chi phí đầu tư cao
1 đ Chưa cần thiết
 Qua các số liệu trên có thể thấy phần mềm được đa số nhân viên đánh giá là tốt.
Cách thức tổ chức quản lý và phân công công việc được thực hiện hợp lý. Ngoài ra trong
số các trở ngại trong việc triển khai nâng cấp phần mềm thì trở ngại lớn nhất chính là chi
phí đầu tư nâng cấp cho một hệ thống là cao trong khi chưa thể đo lường được hiệu quả
sử dụng. Trở ngại tiếp theo là việc thiếu thông tin về thị trường phần mềm cũng như tính
năng ưu việt và lo ngại về trang thiết bị kỹ thuật chưa đáp ứng được nhu cầu đổi mới,
thêm nữa là e ngại việc hệ thống lại tổ chức do nhân viên khá hài lòng với phương thức
làm việc hiện tại.
2.4.2.4 Kiểm soát nội bộ trong HTTT kế toán
 Vào chương trình
Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng nhập các thông số cần
thiết (Tên người dùng, mật khẩu), sau khi người sử dụng nhập đúng, đủ các thông số yêu
cầu, màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai, chương trình hiện thông báo
không thể đăng nhập.
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
24
Hình 2.6: Cửa sổ đăng nhập vào phần mềm
 Phân quyền sử dụng chương trình
Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trong việc sử

dụng chương trình.
Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn với các
quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành nghiệp vụ.
Kế toán viên chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật.
Kế toán viên khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa
hạch toán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có.
 Lưu chuyển số liệu
CSDL tại DN được quản lý tập trung và duy nhất. Số liệu giữa các cấp được truyền
tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo an toàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền
xấu có thể truyền dữ liệu hoặc thông tin theo phương pháp thủ công.
 Kiểm soát việc nhập dữ liệu
Chứng từ được kiểm tra việc đánh số, được đánh dấu sau khi nhập liệu hay xử lý.
Phần mềm xác định miền dữ liệu khi nhập vào (Ví dụ: đơn giá không được phép là số âm)
…Việc nhập liệu được thực hiện ban đầu bởi một nhân viên kế toán, bộ chứng từ sẽ được
chuyển sang một kế toán viên khác, kế toán phần hành này sẽ kiểm tra đối chiếu số liệu
(không nhập liệu mà số liệu sẽ tự động được cập nhật vào hệ thống từ sự nhập liệu của kế
toán viên trước và kế toán viên này chỉ theo dõi). Tại đây, nếu nhập liệu sai sẽ bị phát
hiện.
 Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu
Kiểm tra các thông tin đầu vào, tính toán trên các đơn đặt hàng, tính toán số lượng
hàng hóa nhận được và đối chiếu, so sánh với số lượng trên Hóa đơn. Dữ liệu sau khi
nhập liệu nếu phát hiện có sai sót sẽ tiến hành chỉnh sửa cho khớp đúng, việc điều chỉnh
số liệu kế toán phải tuân thủ việc sửa theo quy định và được lưu lại dấu vết hành vi truy
cập hệ thống, chỉnh sửa dữ liệu.
 Kiểm soát thông tin đầu ra
Sinh viên: Đỗ Thị Hồng Nhung
25