TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HĨA CƠNG TY TNHH TM
DV HĨA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT GIAI ĐOẠN 2020-2021
Ngành: Kinh tế vận tải
Chuyên ngành: Kinh tế vận tải biển

Giảng viên hướng dẫn: Ths. Vũ Văn Trung
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thu Hiền
MSSV: 1854010114

Lớp: KT18B

i

TIEU LUAN MOI download :


Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2022
TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THƠNG VẬN TẢI TP. HỒ CHÍ MINH
KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HĨA CƠNG TY TNHH TM
DV HĨA CHẤT HỒNG MINH PHÁT GIAI ĐOẠN 2020-2021
Ngành: Kinh tế vận tải
Chuyên ngành: Kinh tế vận tải biển

Giảng viên hướng dẫn: Ths.Vũ Văn Trung
Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thu Hiền
Lớp: KT18B

MSSV: 1954010114

TIEU LUAN MOI download :


Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 2/2022

iii

TIEU LUAN MOI download :


Mục lục
MỤC LỤC..............................................................................................................
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................
1.

Lý do chọn đề tài:.................................................................

2.

Mục tiêu nghiên cứu:..........................................................

3.


Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:....................

4.

Phương pháp nghiên cứu:....................................................

5.

Kết cấu của đề tài:................................................................

CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CƠNG TY............................................
1.1.

Tổng quan về cơng ty......................................

1.2.

Chức năng hoạt động của công ty...................

1.3.

Ngành nghề hoạt động....................................

1.4.

Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòn

1.4.1. Sơ đồ cơ cấu của tổ chức..........................................


1.4.2. Chức năng của các phòng ban...................................
1.5.

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2
i

TIEU LUAN MOI download :


1.6. Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của cơng ty......................12
1.6.1. Thuận lợi............................................................................................12
1.6.2. Khó khăn:...........................................................................................13
1.6.3. Định hướng lĩnh vực hoạt động:........................................................14
CHƯƠNG 2. HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CƠNG TY TNHH
TM VÀ DV HĨA CHẤT HỒNG MINH PHÁT.............................................. 16
2.1. Phân tích về hoạt động thu mua của cơng ty............................................ 16
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trị của ngành thu mua..............................16
2.1.2. Quy trình thu mua của Cơng ty..........................................................17
Bước thực hiện.....................................................................................................17
2.1.3. Cách thức thanh tốn hàng hóa thu mua...........................................20
2.1.4. Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp........................... 20
2.1.5. Mơ tả thực tế Quy trình thu mua hàng hóa, cơng ty TNHH TM DV
Hồng Minh Phát 2020-2021...................................................................... 21
2.2. Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của cơng ty năm 2020-2021..........25
2.2.1. Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021.......................25
2.2.2. Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty. 26

2.2.3. Phân tích chung về lượng hàng thu mua của cơng ty........................26

TIEU LUAN MOI download :



2.2.4. Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng..................................... 28
2.2.5. Sản lượng thu mua theo thời gian......................................................31
CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ.......................................................36
3.1. Kết luận.....................................................................................................36
3.2. Giải pháp cải thiện và nâng cao hoạt động cho công ty............................36
3.2.1. Về nguồn thu mua.............................................................................. 36
3.2.2. Về chất lượng quản lý nguồn nhân lực..............................................37
3.2.3. Về quản lý tài chính........................................................................... 38
3.2.4. Về hệ thống cơ sở vật chất.................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 38
PHỤ LỤC.............................................................................................................40

iii

TIEU LUAN MOI download :


LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trường đại học Giao thông Vận tải
thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em được tham gia học tập và áp dụng
những kiến thức mình học được vào quá trình thực tập vừa qua.
Em xin gửi lời cảm ơn đến Quý Công ty TNHH MTV Hoàng Minh Phát đã cho em cơ
hội được làm, trải nghiệm những công việc đúng với nguyện vọng của mình. Cám ơn
các anh chị trong cơng ty đã hướng dẫn nhiệt tình, chia sẻ những kinh nghiệm làm việc
trong q trình em đồng hành cùng cơng ty.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Ths. Vũ Văn Trung đã đưa ra những lời
hướng dẫn và hướng đi rõ ràng, đồng thời hỗ trợ em trong suốt q trình làm và hồn
thành bài báo cáo thực tập này.

Một lần nữa, xin cảm ơn đến tất cả Q Thầy cơ Khoa Kinh tế Vận tải và tồn trường
đại học Giao thơng Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh đã không ngừng động viên và
giúp đỡ chúng em trong suốt thời gian vừa qua.
Xin chúc Thầy Vũ Văn Trung, Quý Thầy Cô và Quý Công ty thật nhiều sức khỏe và
niềm vui trong công việc và cuộc sống.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm……

Người thực hiện

Phạm Thị Thu Hiền

1

TIEU LUAN MOI download :


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Thu mua hàng hóa là hoạt động quan trọng, đánh giá được khả năng sử dụng
nguồn tiền hợp lý của doanh nghiệp. Trong bối cảnh hiện nay, khi hàng hóa được bán
trên các sàn thương mại điện tử và internet ngày càng nhiều, khả năng tiếp cận đến
nguồn hàng mong muốn của doanh nghiệp tăng lên, nhưng đồng thời tính cạnh tranh về
giá cả và lựa chọn ra nhà cung cấp tối ưu cũng sẽ là bài toán nan giải. Bài báo cáo đề
cập đến hoạt động thu mua của Công ty TNHH TM và DV Hoàng Minh Phát để thể
hiện khả năng tìm nguồn cung cấp của doanh nghiệp, từ đó tìm ra các phương án, giải
pháp để hoạt động thu mua của Công ty trở nên hiệu quả hơn.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Đối với Công ty: Đánh giá được hoạt động thu mua hàng hóa, dựa theo thời gian
và số lượng hàng nhập-xuất và đề xuất ra các hướng phát triển, những kiến nghị cho

hoạt động thu mua trở nên hiệu quả và tốt hơn.
Đối với sinh viên làm đề tài báo cáo: Tích lũy thêm kinh nghiệm và đưa ra những
giải pháp cho sự phát triển của công ty.
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: Cơng ty TNHH TM và DV Hồng Minh Phát
Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian: Hoạt động thu mua hàng hóa ở cơng ty HMP
- Về thời gian: Báo cáo về hoạt động và thực trạng của công ty HMP giai đoạn
2020-2021.

TIEU LUAN MOI download :


4. Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp phân tích thống kê, tổng hợp số liệu và đánh giá sơ bộ tình hình
kinh doanh của cơng ty, và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua của
công ty.
5. Kết cấu của đề tài:
Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được trình bày trong 3 chương với các nội
dung cơ bản:
Chương 1: Giới thiệu về công ty.
Chương 2: Hoạt động thu mua của công ty TNHH TM và DV HMP
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị.

3

TIEU LUAN MOI download :


CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1.1. Tổng quan về cơng ty
Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HĨA CHẤT
HỒNG MINH PHÁT
Tên cơng ty bằng tiếng nước ngoài: HOANG MINH PHAT CHEMICAL
TRADING SERVICE COMPANY LIMITED (HOANG MINH PHAT CTS CO., Ltd)
Địa chỉ trụ sở chính: 56/14A Trần Bình Trọng, phường 5, quận Bình Thạnh, thành
phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Số điện thoại: 0283 55 00 495

Fax: 0283 89 57 805

Email:
Website: hoachathoangminhphat.com
Công ty được chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH Một Thành Viên
vào năm 2017 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp vào ngày 20 tháng
11.
1.2. Chức năng hoạt động của cơng ty
Cung cấp các sản phẩm hóa chất cho khách hàng, phân phơi hàng hóa đến các cơ
sở đại lý. Luôn luôn đồng hành cùng Khách hàng để tạo nên mối quan hệ ngày càng
gắn kết, cùng nhau phát triển thịnh vượng, đồng thời góp phần tạo nên một môi trường
xanh, sạch cho xã hội.
HMP với định hướng trở thành một cơng ty cung cấp hóa chất, thiết bị y tế lớn
mạnh, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính dồn kết tập thể và

TIEU LUAN MOI download :


công nghệ ở một tầm cao mới. Với kết cấu ọn nhẹ, khả năng tài chính vững mạnh và
kinh doanh ổn định, phương pháp quản trị doanh nghiệp áp dụng cơng nghê thơng tin.
Sự hài lịng của khách hàng là quan trọng nhất. Điều này được thể hiện qua từng

dịch vụ, sản phẩm Công ty cung cấp. Những nguyên tắc được xây dựng trong phục vụ
khách hàng:
Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng.
Đảm bảo sự hoạt động liên tực đối với các dịch vụ mà Công ty cung cấp.
Đảm bảo sự cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và sức cạnh tranh cao.

Ln quan tâm đến chính sách đào tạo nhân viên để đảm bảo tính chun mơn
cao.
1.3. Ngành nghề hoạt động
Cơng ty hiện đang tập trung chuyên môn và nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực
hoạt động sau:
Cung cấp hóa chất: dệt nhuộm; xử lý nước thải; y tế; xây dựng; hệ thống bán lẻ.
Thiết bị y tế: thiết bị khử khuẩn; vật tư y tế tiêu hao; đồng phục trong bệnh viện;
thiết bị y tế (đồ bảo hộ, khẩu trang, nhiệt kế)
Dịch vụ vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa và cho thuê xe tại tp.HCM; sản phẩm
dịch vụ sửa chữa, phụ kiện xe.
1.4. Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban
1.4.1. Sơ đồ cơ cấu của tổ chức

5

TIEU LUAN MOI download :


Hình 1.1. Sơ đồ phịng ban (theo cấp độ từ cao đến thấp) công ty
HMP 1.4.2. Chức năng của các phịng ban
Cơ cấu tổ chức trong cơng ty được bố trí theo mơ hình chiến lược do Ban Giám
đốc đề ra với phương châm “Đơn giản – Hiệu quả”, Công ty yêu cầu vào sự phối hợp
chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và phòng ban hỗ trợ.
Cơ cấu cịn được thể hiện theo mơ hình thơng tin hai chiều tương tác, cho phép

mệnh lệnh cấp cao nhất đi theo đường ngắn nhất, rõ nhất tới mọi nhân viên. Công ty
hiện cũng thực hiện hệ thống quản trị trực tuyến để đặt công việc lên hàng đầu, đảm
bảo kế hoạch đề ra theo yêu cầu. Cụ thể:
Ban Giám đốc:

TIEU LUAN MOI download :


Là thành phần đứng đầu của công ty, Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc, Phó
Giám đốc, Giám đốc tư vấn, là phòng ban định hướng chiến lược và quyết định những
yêu cầu từ các phòng ban dưới.
Thiết lập hệ thống quản trị phù hợp với văn hóa cơng ty, bao gồm việc tạo khn
khổ, dựa trên các chính sách, quy định (do phịng dự án, phịng hành chính lập)
Giám sát và điều khiến những báo cáo tổng hợp các phòng ban đưa ra.
Lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững, lâu dài của công ty.
Ra quyết định đồng ý, hoặc bãi bỏ những nhu cầu của phòng ban, nhân viên.
Phịng PR – Truyền thơng:
Xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông, chỉ định nhân viên phù hợp cho các
kênh báo chí, tiếng nói của Cơng ty.
Đề ra những phương án khi xảy ra những thông tin xuyên tạc, ảnh hưởng xấu đến
công ty.
Kết nối với bộ phận Marketing , Phòng Kỹ thuật để quản lý trang web, Fanpage
và sự hiện diện của công ty trên mạng xã hội, thông tin đại chúng. Bộ phận này cũng
lên kế hoạch, MC, buổi diễn thuyết, tạo điều kiện cho các đối tác tham quan cơng ty.
Phịng web/SEO:
Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển
của doanh nghiệp.
Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động của hệ thống, đề ra hướng giải quyết sự
cố liên quan đến hệ thống máy tính của công ty.
Điều hành và quản lý hoạt động các server, quản lý hoạt động CNTT.

Phòng Dự án:

7

TIEU LUAN MOI download :


Lên kế hoạch tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc cơng ty về các vấn đề thực
hiện q trình, thực hiện các dự án.
Tổng hợp thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho
doanh ngiệp khi tham gia đấu thầu.
Trong cuối năm nay, cơng ty dự định tách nhóm Thu mua thành một bộ phận
riêng biệt, vì sự cần thiết của Phịng ban này với nhu cầu tối thiểu chi phí cho cơng ty.
Phịng Marketing:
Kết hợp với phịng Kinh doanh về phân tích hành vi khách hàng, các chiến lược
phát triển doanh thu.
Tạo chiến lược phát triển sản phẩm, quản lý đa kênh, tìm ra những phương án thu
hút khách hàng, đánh giá hiệu quả các bài truyền thơng của Phịng ban Truyền thơng
Kết hợp với Phịng web/SEO để tối ưu hóa cách truyền thơng cơng ty trên thị
trường.
Phịng Kinh doanh:
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cung cấp các sản phẩm
của công ty phù hợp với thị hiếu của họ.
Góp phần vào chiến lược Marketing, đưa các biện pháp kinh doanh theo từng thời
điểm.
Theo dõi, hối thúc tiến độ hồn thành đơn hàng của các phịng ban liên quan
Bộ phận Chăm sóc Khách hàng
Nhận mọi thơng tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý,
trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban.


TIEU LUAN MOI download :


Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty. Tổ chức thực hiện,
kiểm tra, giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến
doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lịng của khách hàng. Tìm hiểu ngun
nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến
Phịng kế tốn-tổng hợp
Thực hiện cơng việc về nghiệp vụ chun mơn tài chính kế toán theo quy định
của Nhà nước
Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và
cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua
từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài
chính,…
Hiện tại, phịng KT có Nhóm thu mua hàng hóa, và nhóm này có chức năng
chuẩn bị các hồ sơ, đơn hàng, giấy tờ, chứng từ để ký kết với các nhà cung cấp uy tín;
trình bày những phương án mua hàng với giá ưu đãi để tiết kiệm chi phí cho cơng ty.
Nhóm mua hàng cũng liên kết với phòng kinh doanh để lập các chứng từ cần thiết cho
hoạt động thu mua hàng hóa.
Dự kiến trong năm 2022, hoạt động thu mua sẽ được chia thành một phịng ban
riêng biệt, vì tính cấp thiết của hoạt động này với việc tăng doanh thu chung của cơng
ty.
Phịng hành chính-nhân sự:

9

TIEU LUAN MOI download :



Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.
Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tớiTổ chức sắp xếp hội thảo, hội
nghị cho công ty
Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và
pháp luật về tính pháp lý.
Đảm bảo an tồn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ
lao động
Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động
Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động
của doanh nghiệp.
Thơng báo các quy định, chính sách của cơng ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài
khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…
Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến
thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.
1.5. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021
Bảng 1.1. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2020-2021

STT

1

TIEU LUAN MOI download :

Chỉ ti

Doan

thu thu



2

3

4

LN gộ

Chi p

tài chí

Chi p

bán hà

CP qu
5

lý doa

nghiệ

6

7

8


Dựa vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 của doanh nghiệp,
lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 4.189 tỷ đồng, tăng thêm 810.714 triệu đồng (tăng
thêm 24%) so với cùng kỳ năm 2020 (3.379 tỷ đồng). Nguyên nhân xuất phát từ các
yếu tố:

11

TIEU LUAN MOI download :

LN thu

Tổn

LNT

LNS


-

Doanh thu bán hàng có sự tăng trưởng tốt mặc dù đối mặt với thời gian dịch

bệnh kéo dài, cụ thể doanh thu 2021 là 67,376,468 tỷ đồng, tăng thêm 8,821,275 tỷ so
với năm 2020. Có thể thấy sự điều chỉnh trong cách bán hàng đã giúp cơng ty có được
mức doanh thu cao hơn kỳ vọng.
-

Chi phí bán hàng giảm đáng kể trong năm 2021, từ 989,562,000 triệu đồng


xuống cịn 854,781,111 triệu đồng, tức chi phí bán hàng năm 2021 chiếm 86,37% so
với năm 2020. Loại bỏ một số thủ tục và linh hoạt trong cách vận chuyển hàng là
những chính sách cơng ty áp dụng để hạn chế chi phí bán hàng này.
-

Chi phí tài chính giảm 44.377 triệu đồng do sự chênh lệch tỷ giá, tiền lãi gửi

ngân hàng, chi phí lãi vay cũng giảm do thị trường thế giới biến động.
-

Tình hình quản lý doanh nghiệp có hiệu quả do các chính sách nhân sự, phân bổ

nhân viên hợp lý và các chính sách cắt giảm nhân sự khi phần chi phí quản lý năm
2021 là 658.922 triệu đồng, thấp hơn so với cùng kỳ năm 2020 (889.562 triệu đồng).
Tóm lại, mức lợi nhuận sau thuế tăng nhiều, dù sự diễn biến khách quan của dịch
bệnh Covid-19 đã khiến doanh nghiệp phải hoạt động linh hoạt hơn, cắt giảm một vài
chi phí hoạt động, đặc biệt là chuyển xu hướng hoạt động sang hình thức trực tuyến; đó
cũng là một sự chuyển biến mới cho cơng ty TNHH TM DV HMP.
1.6. Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty.
1.6.1. Thuận lợi
Công ty đạt được những nền tảng tốt khi áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc
quản trị hàng hóa và nhân lực. Ngoài ra, các dự án được đầu tư với các tiêu chuẩn quốc
tế, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao cho khách hàng.
Đội ngũ tư vấn, chuyên viên được đào tạo chuyên môn cao

TIEU LUAN MOI download :


Linh hoạt phương án bán hàng qua các thời kỳ, tận dụng những cơ hội tiềm năng
và bán hàng mới mức giá hợp lý.

Từ khi thành lập vào năm 2017 đến hiện tại, cơng ty đã có được những mối quan
hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp uy tín, hợp đồng kinh doanh lâu dài với nhiều công
ty: Nhà máy Hóa chất Biên Hịa, cơn ty TNHH Ngun liệu Đóng gói Miền Nam,
Cơng ty CP Mía đường sơng Lam,…và hiện công ty cũng đang mở rộng thêm mối
quan hệ với các đối tác lớn hơn. Mục tiêu trong năm 2022 sẽ liên kết thêm được 3-5
doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong ngành cơng nghiệp hóa chất, từ đó thể hiện mức
độ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Đối với khách hàng, cơng ty TNHH TM DV Hồng Minh Phát cũng đang hợp
tác thuận lợi với các bệnh viện lớn trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh: Bệnh viện
Từ Dũ, bệnh viện Chợ Rẫy, và là nhà cung cấp đáng tin cậy của họ kể từ khi thành lập.
Công tác mua hàng luôn dựa trên quy luật bình đẳng và 90% là những đối tác
làm việc lâu dài. Ngồi ra, nhiều nhà cung ứng hàng ln tạo nhiều chính sách ưu đãi
với cơng ty Hồng Minh Phát, và công ty luôn nhận được mức chiết khấu cao trong
những lô hàng lớn, cụ thể vào đầu tháng 1 và giữa năm (tháng 6-8)
Các hoạt động khác tại kho và giao nhận: Q trình chuyển sang cơng nghệ hóa
hệ thống công ty đã giúp việc kiểm kê số lượng kho và giao nhận hàng cho khách
chuyên nghiệp hơn và đúng giờ hơn.
Nguồn vốn cơng ty có đủ khả năng chi trả cho những đơn hàng lớn, và tỷ lệ nhận
hàng và lấy hàng cực kỳ cao (98%), đồng thời các nhà cung cấp vẫn luôn tin tưởng và
hỗ trợ việc thực hiện công nợ trong thời gian 90 ngày kể từ ngày đặt hàng, mà công ty
không cần phải huy động hoặc mượn nợ từ các tổ chức tài chính.

13

TIEU LUAN MOI download :


Hiện tại công ty vẫn đang làm việc với những đối tượng trong nước nên khả năng
có nguồn hàng đáng tin cậy ln cao. Trong tương lai, sau khi hồn thành giai đoạn cơ
bản của hệ thống, cơng ty Hồng Minh Phát sẽ hướng tới các nhà cung cấp lớn ở thị

trường quốc tế.
Công ty luôn rõ ràng trong các chính sách bảo hiểm, bảo hành hàng hóa trong
trường hợp hàng bị lỗi, không thể sử dụng trong lúc ký kết các hợp đồng thương mại.
Từ đó, kịp thời phát hiện những sản phẩm không đảm bảo chất lượng và trả về nhà
cung cấp.
1.6.2. Khó khăn:.
Bên cạnh những thành tích đáng khen ngợi, cơng ty TNHH TM DV Hồng Minh
Phát vẫn tồn tại một số khó khăn nội bộ và khách quan, gây ảnh hưởng đến lượng hàng
thu mua và doanh thu nhận được
Hoạt động xây dựng kế hoạch vẫn gặp nhiều phức tạp do phải chuyển đổi quy
trình truyền thống sang hệ thống trên máy tính. Vì ngành hàng hóa mang tính đặc thù
nên khó nắm bắt nhu cầu của thị hiếu, do đó ln phải dành nhiều thời gian cho hoạt
động lên kế hoạch phân tích hành vi khách hàng. Đặc biệt, chỉ khi phịng kinh doanh
có u cầu thì bộ phận mua hàng mới có thể mua hàng mà không cần quá nhiều nhu
cầu dự trữ, nên đơi khi hàng thiếu buộc phải mua ngồi với mức giá cao. Từ đó, cơ cấu
về nguồn hàng chưa thực sự phong phú và bị hạn chế nhóm khách hàng.
Có một số nhà cung cấp chưa thể tạo mối quan hệ lâu dài, thông tin thường xuyên
bị biến động. Khả năng đánh giá thông tin nhà cung cấp chưa thực sự hiệu quả.
Chi phí vận chuyển và giao dịch cịn cao, đặc biệt là các chi phí vận chuyển cho
những đơn hàng xa. Đôi lúc phát sinh những đơn hàng lớn nhưng đội ngũ giao nhận, vì

TIEU LUAN MOI download :


lý do kẹt đơn hàng hoặc quản lý đội xe chưa hiệu quả, khiến cơng ty buộc dùng hình
thức vận chuyển outsource(nguồn ngồi) gây ra lượng chi phí vận chuyển bị hao hụt.
Vẫn chưa thể phối hợp đều đặn giữa bộ phận Mua hàng, Kho và Giao nhận hàng
hóa, thơng tin đơn hàng đơi lúc bị bỏ sót, gây nguy cơ mất doanh thu cho cơng ty.
Trình độ nhân viên dù cao nhưng cách điều độ, phối hợp giữa các phịng ban
khơng thống nhất đã gây nên một số hiểu lầm, khó khăn trong cách làm việc. Cách xử

lý đơn hàng đến cịn nhiều quy trình, gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu gốc. Mặt khác,
lượng nhân viên trong bộ phận Thu mua không nhiều, đôi lúc gây áp lực làm việc lên
nhân viên, khiến năng suất giảm mạnh.
1.6.3. Định hướng lĩnh vực hoạt động:
Tìm kiếm các sản phẩm tối ưu nhất
Chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu
Xây dựng, tổ chức chương trình, sự kiện truyền thơng…
Quảng cáo biển tấm lớn, tập trung mảng Marketing cho Fanpage(sắp thành lập)
Cung cấp các thiết bị y tế chất lượng tốt nhất, nhà cung cấp uy tín

15

TIEU LUAN MOI download :


CHƯƠNG 2. HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HĨA CỦA CƠNG
TY TNHH TM VÀ DV HĨA CHẤT HỒNG MINH PHÁT
2.1. Phân tích về hoạt động thu mua của cơng ty
2.1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua
Khái niệm: Thu mua (hay còn gọi là Purchasing), là một trong những hoạt động
quan trọng của một doanh nghiệp. Hoạt động này đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư,
nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động của công công ty dù là
hoạt động lớn hay thường ngày. Thu mua bao gồm nhiều quá trình như chuẩn bị và
xem xét các nhu cầu, sau đó tiếp nhận và thanh toán, cụ thể:
Lập kế hoạch mua
Xác định các tiêu chuẩn
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung
cấp Phân tích giá trị
Tài chính
Đàm phán giá cả

Mua hàng
Quản lý hợp đồng cung cấp
Kiểm soát tồn kho
Thanh toán và sau thanh tốn
Đặc điểm:
Đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng
chuỗi cung ứng được cải thiện.
Chủ yếu thực hiện trong chức năng giao dịch, nhận hàng và thanh toán.

TIEU LUAN MOI download :


Có thể sử dụng trực tiếp nguồn nhân lực, hoặc thuê ngoài (Outsource).
Linh hoạt trong việc đàm phán về chất lượng, giá cả hàng hóa.

Có hai hình thức thu mua hàng hóa, bao gồm thu mua hàng hóa trực
tiếp(Purchasing) và Thu mua hàng hóa khơng trực tiếp (MRO-Purchasing:
Maintenance Repair Overhaul/Operation Purchasing), với cơng việc chính là thu
mua các thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất.
Vai trò: Vai trò ưu tiên hàng đầu của bộ phận thu mua trong công ty HMP là tối ưu hóa
chi phí và tiết kiệm thời gian. Hoạt động của phòng thu mua sẽ gắn liền với hoạt động
của các phòng ban khác, hướng đến việc hồn thiện và phát triển các quy trình, hiệu
quả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng. Cụ thể là:
Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng: Xem xét và hỗ trợ các phịng ban hồn
thiện các trường thông tin như số lượng, chất lượng sản phẩm,..
Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả: Thường xuyên đánh giá, cải thiện các quy
trình nội bộ như: phê duyện đơn mua hàng, trao đổi thông tin giữa các phịng
ban.
Quản lý nền tảng cung ứng
2.1.2. Quy trình thu mua của Công ty

Các bước làm việc được thực hiện theo bảng mơ tả sau:
Bảng 2.1. Bảng quy trình mua hàng cơng ty TNHH TM DV Hồng Minh Phát
Nội dung cơng việc thực hiện

Bước thực hiện
Bước 1: Lập kế
hoạch mua hàng

Các căn cứ:
Sản lượng xuất của kỳ trước; Kế hoạch sản xuất trong kỳ, kế hoạch
tiêu thụ trong kỳ; Tồn kho thực tế, tồn kho định mức “tồn tối

17

TIEU LUAN MOI download :


thiểu,tồn tối đa”
Thực hiện:
Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ
thống.
Hệ thống sẽ tự động tính tốn và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư,
nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau
- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ + kế hoạch
sử dụng
- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng
bán hàng và kế hoạch bán hàng.
Bước 2: Lập đơn
hàng mua hàng
(P/O)


Căn cứ vào kế hoạch mua hàng hoặc phát sinh nhu cầu đột
xuất(thơng báo mail hoặc có phiếu yêu cầu mua vật tư trực tiếp từ
các phòng ban), phòng mua hàng sẽ thực hiện lập đơn hàng mua
hàng (P/O- Puchasing Order) trên hệ thống,

Bước 3: Phê duyệt Thực hiện việc tiếp nhận đơn hàng:
đơn hàng – hỏi giá
- Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …,
thẩm quyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của
đơn hàng mua hàng
-

Phân loại yêu cầu theo nhu cầu

- Lập yêu cầu báo giá đầy đủ thông tin cần thiết về : tên hàng, số
lượng, xuất xứ, thời gian nhận hàng, thuế GTGT, thanh toán, bảo

TIEU LUAN MOI download :


hành và gửi cho các nhà cung cấp tiềm năng; đồng thời lập bảng
phân tích giá và quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất.
Lập bảng giá vốn, gửi cho phịng kế tốn kiểm tra và gửi lại cho bộ
phận kinh doanh của công ty
- Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp,
hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và
chuyển qua các quy trình: Thanh tốn và quy trình cấp phát vật tư,
quy trình bán hàng cho các phịng ban cịn lại.


Bước 4: Nhập kho

- Thơng báo cho kho về lượng hàng hóa, thơng tin chi tiết của hàng

theo đơn hàng

hóa thơng qua Phiếu Nhập Kho. Đồng thời yêu cầu Giao nhận cần
đi nhận các mặt hàng về kho và lấy hóa đơn về phịng (nếu có).

Bước 5: Kế tốn
phê duyệt phiếu
nhập kho

19