ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ NGUYỄN TRƯỜNG TỘ

TÀI LIỆU DẠY HỌC

MÔN HỌC: KỸ THUẬT SỬ DỤNG BÀN PHÍM
NGHỀ: TIN HỌC VĂN PHỊNG
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số

/QĐ-CĐNNTT ngày

tháng năm 2016

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Nghề Nguyễn Trường Tộ)

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

TP. Hồ Chí Minh, năm 2016



LỜI GIỚI THIỆU
Tài liệu này thuộc loại Tài liệu học tập lưu hành nội bộ nên các nguồn thông tin được
tổng hợp, rút trích từ các tài liệu khác và biên soạn lại theo cấu trúc chương trình đào tạo
bậc Cao đẳng của trường Cao đẳng Nghề Nguyễn Trường Tộ, các cơ quan tổ chức khác có
thể dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và làm tài liệu tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu
lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

Thành phố Hồ chí Minh, ngày …… tháng …… năm 2016
BIÊN SOẠN
Khoa Công nghệ thông tin

i


MỤC LỤC

LỜI GIỚI THIỆU .............................................................................................................................i
MỤC LỤC ........................................................................................................................................i
CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC ...................................................................................................... ii
Bài 1:

PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH MÁY BẰNG 10 NGÓN .......................................................... 7

1.1 GIỚI THIỆU BÀN PHÍM – Keyboard : ......................................................................... 7
1.2 GIỚI THIỆU CHUỘT – Mouse : ................................................................................... 8
1.3 VỊ TRÍ ĐẶT NGĨN TAY TRÊN BÀN PHÍM: ............................................................. 9
1.4 MỘT SỐ QUI ĐỊNH CHUNG VÀ LƯU Ý: ................................................................ 10
1.5 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ĐÁNH MÁY: ................................................................... 11
Bài 2:

CÁCH ĐÁNH MÁY VI TÍNH KHƠNG DẤU TIẾNG VIỆT ....................................... 12

2.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM LUYỆN TẬP VỚI CÁC PHÍM CHỮ (THỰC HÀNH). . 12
2.2 CÁCH SỬ DỤNG PHÍM SHIFT ĐÁNH CHỮ HOA VÀ CÁC KÝ TỰ .................... 12
Bài 3:

CÁCH GHÉP CHỮ ......................................................................................................... 14


3.1 LÀM QUEN VỚI CÁCH BỎ DẤU TIẾNG VIỆT THEO KIỂU VNI VÀ TELEX: .. 14
3.2 CÁCH ĐÁNH MỘT SỐ LOẠI DẤU:.......................................................................... 15
Bài 4:

SOẠN THẢO VĂN BẢN ............................................................................................... 17

4.1 KHÁI NIỆM VĂN BẢN .............................................................................................. 17
4.2 MỘT SỐ CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA VĂN BẢN .................................................. 17
4.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN .............................................................................................. 17
4.4 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN ............................................................... 18
4.5 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN : ...................................................................... 19
Bài 5:

MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN THÔNG DỤNG ................................................................. 22

5.1 THƯ TỪ........................................................................................................................ 22
5.2 ĐƠN TỪ ....................................................................................................................... 24
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................. 27

i


CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC
Tên mơn học: KỸ THUẬT SỬ DỤNG BÀN PHÍM

I. Vị trí, tính chất:
- Vị trí: Mơn học được bố trí sau khi học xong các mơn học chung và trước môn
học soạn thảo văn bản điện tử.
- Tính chất: Là mơn học cơ sở bắt buộc của nghề Tin học văn phòng.

II. Mục tiêu:
Sau khi học xong mơn học này, người học có khả năng:
1. Về kiến thức:
Trình bày được kiến thức về cấu trúc bàn phím và kỹ thuật đánh mười ngón tay.
2. Về kỹ năng:
- Sử dụng được bàn phím nhanh và thành thạo;
- Sử dụng tốt bộ gõ tiếng Việt;
- Thao tác nhanh với các phím tắt;
3. Về thái độ:
Rèn luyện tính chính xác, khoa học và tác phong công nghiệp.
III. Tổng quát về chương trình:
1. Tổng số giờ: 60
2. Chia ra:
- Lý thuyết: 15 giờ.
- Thực hành: 41 giờ.
- Kiểm tra: 4 giờ
3. Điều kiện thực hiện mơn học:
- Giáo trình, đề cương, giáo án, tài liệu tham khảo.
- Mơ hình học cụ: Máy tính, máy chiếu.
- Câu hỏi và bài tập thực hành.
4. Phương pháp và nội dung đánh giá:
- Kiểm tra lý thuyết các nội dung đã học.
ii


- Kiểm tra bài tập thực hành: Gõ phím mười ngón nhanh, sử dụng các phím tắt và sử
dụng bộ gõ tiếng việt trong soạn thảo.
- Đánh giá trong quá trình học: Kiểm tra theo hình thức: Thực hành trên máy tính.
- Đánh giá cuối mơn học: Kiểm tra theo hình thức: Thực hành trên máy tính.
IV. Phân phối chương trình học:


Thời lượng
Số

Nội dung tổng qt

Trong đó

Tổng

TT

số
Lý
Thực Kiểm
thuyết hành tra

1

Bài 1 : Khái quát chung

2

2

14

3

1. Giới thiệu về bàn phím máy tính

2. Giới thiệu một số phần mềm đánh máy thơng
dụng
2

Bài 2: Làm quen với bàn phím máy tính.
I. Mục tiêu:
- Trình bày được những vấn đề chung, khái quát
liên quan đến việc sử dụng bàn phím của máy
tính;
- Thao tác được tư thế gõ bàn phím chuẩn;
- Rèn luyện tính nghiêm túc, tỷ mỷ, cẩn thận.
II. Nội dung:
1. Tìm hiểu phân vùng bàn phím của máy tính để
bàn
1.1. Các phím chữ cái và số
1.2. Các phím chức năng
1.3. Các phím điều khiển
1.4. Vùng bàn phím phụ

iii

10

1


2. Hướng dẫn tư thế gõ của từng ngón tay
2.1.Tư thế gõ
2.2. Tay phải
2.3. Tay trái

3. Thực hành
3.1. Bài 1: Tìm hiểu về chức năng của các phím
trên bàn phím
3.2. Bài 2: Thực hành tư thế gõ bàn phím
3.3. Bài 3: Thực hành bài gõ phím cơ bản
4. Kiểm tra
3

Bài 3: Luyện kỹ năng đánh máy nhanh bằng
phần mềm Typing Master
I. Mục tiêu:
- Sử dụng thành thạo phần mềm đánh máy
Typing Master;
- Luyện được kỹ năng và thao tác đánh máy
nhanh;
- Rèn luyện tính nghiêm túc, tỷ mỷ, cẩn thận.
II. Nội dung:
1. Giới thiệu cách cài đặt phần mềm
1.1. Giới thiệu phần mềm
1.2. Cài đặt phần mềm
2. Cách khởi động và thoát khỏi phần mềm
2.1 Cách khởi động
2.2. Thoát khỏi phần mềm
3. Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm để luyện
kỹ năng đánh máy nhanh
3.1. Lựa chọn bài tập đánh máy nhanh

iv

19


5

13

1


3.2. Hướng dẫn cách làm bài kiểm tra
4. Thực hành
4.1. Bài 1: Cài đặt và giới thiệu cách khởi động –
thoát khỏi phần mềm Typing Master
4.2. Bài 2: Bài tập đánh máy cơ bản
4.3. Bài 3: Bài tập đánh máy nhanh
4.4. Bài 4: Hướng dẫn làm bài kiểm tra
5. Kiểm tra
4

Bài 4 : Sử dụng bộ gõ tiếng Việt

10

I. Mục tiêu:
- Hình thành được kỹ năng sử dụng bộ gõ tiếng
Việt thành thạo phục vụ cho việc soạn thảo văn
bản;
- Rèn luyện tính chính xác, khoa học và tác
phong cơng nghiệp.
II. Nội dung:
1. Tìm hiểu các bảng mã tiếng Việt

1.1. Bộ mã 8 bit
1.2. Bộ mã Unicode 16 bit
2. Thao tác với các phương pháp gõ tiếng Việt
khác nhau
2.1. Bảng mã chuẩn Unicode
2.2. Các hệ thống bảng mã trong Unikey,
Vietkey
3. Sử dụng bộ gõ Unikey
3.1. Hướng dẫn sử dụng bộ gõ Unikey
3.2. Hướng dẫn chọn font chữ tương ứng với bộ
gõ
4. Thực hành
v

2

7

1


4.1. Bài 1: Cách cài đặt các bộ gõ tiếng Việt
4.2. Bài 2: Hướng dẫn cách sử dụng các bộ gõ
tiếng Việt trong soạn thảo văn bản
5

Bài 5: Một số phím tắt trong Windows và các
trình ứng dụng.

15


3

11

1

60

15

41

4

I. Mục tiêu:
- Sử dụng thành thạo các phím tắt cơ bản để
thao tác nhanh trong mơi trường Windows và
các trình soạn thảo;
- Rèn luyện tính chính xác, khoa học và tác
phong cơng nghiệp.
II. Nội dung:
1. Phím tắt trong mơi trường Windows
1.1. Phím tắt chung
1.2. Phím tắt trên hộp thoại
1.3. Phím đặc biệt trên bàn phím
2. Phím tắt trong các trình soạn thảo
2.1. Phím tắt trong hệ soạn thảo văn bản MS
Word
2.2. Phím tắt trong bảng tính Excel

2.3. Phím tắt trong hệ trình chiếu PowerPoint
3. Thực hành
3.1. Bài 1: Thực hành các phím tắt trong mơi
trường Windows
3.2. Bài 2: Thực hành các phím tắt trong các
trình soạn thảo
Tổng cộng

vi


Bài 1: PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH MÁY BẰNG 10 NGÓN

1.1 GIỚI THIỆU BÀN PHÍM – Keyboard :
Tìm hiểu chung:
Bàn phím thơng thường có từ : 101 →104 phím
Là thiết bị nhập ký tự thơng qua việc gõ phím.
Bố trí phím trên bàn phím (* QWERTY)

Các phím chức năng (Function) :
Các phím F1-F12 được sử dụng cho những chức năng nhất định.
Ví dụ: F1 – trợ giúp.
Các phím chữ cái: từ A → Z
Phím di chuyển con trỏ (Cursor) : ←↑↓→.
Các phím số (Numeric): lưu ý, chỉ gõ được số khi đèn NumLock đã bật.
Các phần khác… (điều khiển).
Các phím thơng dụng
* Escape : Thoát khỏi các hộp thoại (cancel). Khi bối rối, hãy thử dùng phím này.
* Tab


: Di chuyển qua lại giữa các đối tượng hoặc
chèn một khoảng trắng lớn vào văn bản.

* CapsLock: Khi phím này được bật, tồn bộ chữ gõ
vào đều là chữ hoa.
* Shift

:
- Shift+ phím chữ cái : Chữ hoa.
- Shift+ phím có hai ký tự: thì sẽ lấy ký tự nằm phía trên mặt phím đó.
7


&
→ &.
7
* Ctrl (Control), Alt (Alternative): Sử dụng trong các tổ hợp phím (gõ kèm phím
Ví dụ: Giữ Shift+ phím

khác) để thực hiện các chức năng đặc biệt.
* Space bar

: Phím ký tự trắng (ngăn cách các từ).

* Backspace : Xóa ký tự đứng trước.
* Insert

: Chuyển chế độ Insert / Overwrite.

* Home/End : Di chuyển về đầu/cuối dòng.

* Enter

: Xuống dòng,…

* PageUp/PageDown: Di chuyển lên/ xuống trang trước/sau.
* Lights

: Vùng đèn bàn phím (NumLock, Caps Lock,
Scroll Lock).

* Print Screen: Chụp ảnh màn hình.
* Num Lock : Bật/tắt chế độ gõ số trên bàn phím số (Đèn
Num Lock bật thì gõ ký tự số)
* Delete

: Xóa ký tự đứng sau (bên phải).

1.2 GIỚI THIỆU CHUỘT – Mouse :
Chuột – mouse: là thiết bị nhập tọa độ và tín hiệu điều khiển.
Nút (buttons):
- Nút trái (left button)
- Nút phải (right button)
- Nút cuốn giữa (wheel button)
…
Thao tác cơ bản với chuột
Di chuyển chuột trên mặt phẳng (move mouse, poiting). Tịnh tiến chuột trên mặt phẳng.
Kích chuột = kích đơn chuột trái (click).
Kích đúp = kích đúp chuột trái (double click).
8



Kích chuột phải (right click).
Bấm và rê (drag) = bấm phím chuột (trái) rồi giữ chặt, đồng thời di chuyển chuột.
Thả phím chuột (drop).
Đặt tay lên bàn phím và cầm chuột…
… như thế nào thì dễ thao tác và đẹp.

1.3 VỊ TRÍ ĐẶT NGĨN TAY TRÊN BÀN PHÍM:
BÊN TAY TRÁI

Q

W
A

S

Z
Ngón út

E

R

D
X

Ngón

Ngón


nhẫn

giữa

BÊN TAY PHẢI

C

T

F

Y

G
V

H

B

Ngón trỏ

U

N
Ngón trỏ

I


J

O
K

L

P
:

“

;

‘

M
Ngón

Ngón

giữa

nhẫn

Ngón út

Cách chữ
Ngón cái


Lưu ý : Các phím ASDF JKL:; được xem như các phím khởi hành (HOME KEYS),
các ngón tay lúc nào cũng sẵn sàng ở vị trí này.

9


Tay trái: A S D F

Tay phải: J K L ;

A – ngón út

J – ngón trỏ

S – ngón áp út

K– ngón giữa

D – ngón giữa

L – ngón áp út

F – ngón trỏ

; – ngón út

1.4 MỘT SỐ QUI ĐỊNH CHUNG VÀ LƯU Ý:
Vị trí đặt máy :
- Bàn máy tính cao


: 73 cm

- Ngăn để bàn phím cao

: 60 cm

- Ghế ngồi cao

: 43 cm

Tư thế ngồi và đặt giáo trình:
- Ngồi ngay ngắn, thẳng lưng, hai chân đặt dưới nền nhà ( có thể một chân co, một
chân duỗi để cho cơ thể thẳng), đầu có thể hơi nghiêng sang bên trái, mắt nhìn vào tài liệu.
- Tài liệu soạn thảo luôn để bên trái, bên phải để chuột và để bút thước…
An tồn lao động:
- Vị trí ngồi cách màn hình khoảng 3/2 kích thước màn hình
- Tránh sự phản chiếu của màn hình vi tính
- Khơng được làm việc liên tục với máy tính quá 02 giờ. Nếu phải làm việc lâu với
máy vi tính, cách khoảng 15-20 phút nên thư giản bằng cách cho mắt nghỉ ngơi khoảng vài
phút rồi tiếp tục làm việc.
Một số lưu ý khi đánh chữ:
- Khi tập, các ngón tay cần để đúng vị trí qui định, mỗi ngón phụ trách 1 phần việc
riêng, sau khi thưc hiện xong một động tác thì các ngón tay phải trả về đúng vị trí ở hàng
phím khởi hành (tạo thành thói quen để làm nền tảng cho việc tăng vận tốc gõ về sau)
- Phải tập gõ thong thả, đều đặn.
- Các ngón tay để thật thoải mái chạm nhẹ lên các phím phụ trách, khơng tỳ mạnh vào
bàn phím. Cổ tay nâng lên ngang với bàn phím, khơng tỳ xuống bàn.

10



- Hạn chế tối đa việc nhìn vào bàn phím khi gõ (phải học thuộc vị trí các phím trên bàn
phím).

1.5 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM ĐÁNH MÁY:
Hiện tại có rất nhiều phần mềm đánh máy, khi soạn thảo văn bản phần mềm thông
dụng hiện nay là WORD, vừa soạn được tiếng Anh và tiếng Việt. Tuy nhiên, để thuận tiện và
sinh động cho việc làm quen với việc soạn thảo, chúng ta cũng có thể bắt đầu với các phần
mềm như: TypingMaster, Touch…

11


CÁCH ĐÁNH MÁY VI TÍNH KHƠNG DẤU TIẾNG VIỆT

Bài 2:

2.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM LUYỆN TẬP VỚI CÁC PHÍM CHỮ (THỰC
HÀNH).
 Ngồi những phím cơ bản do ngón út đảm nhận như phần đầu, ngón út cịn có thêm
nhiệm vụ sau :
+ Ngón út bên tay phải cịn đảm nhận thêm phím SHIFT, CTRL bên phải, ENTER
(dùng để xuống dịng), BACKSPACE (phím xóa).
+ Ngón út bên tay trái đảm nhận phím CTRL, SHIFT bên trái, CAPSLOCK, TAB.

2.2 CÁCH SỬ DỤNG PHÍM SHIFT ĐÁNH CHỮ HOA VÀ CÁC KÝ TỰ
 Khi đánh CHỮ HOA, cần lưu ý:
+ Các ký tự do tay trái phụ trách →phải kết hợp SHIFT bên phải
+ Các ký tự do tay phải phụ trách →phải kết hợp SHIFT bên trái

- Phím SHIFT trái do ngón út trái phụ trách
- Phím SHIFT phải do ngón út phải phụ trách.
- Các phím chữ bên tay trái phụ trách muốn đánh chữ hoa, ta dùng ngón út bên
tay phải giữ phím SHIFT bên phải và ngược lại.

Ví dụ: Muốn đánh ký tự “A”, ta thực hiện như sau:
ngón út phải nhấn giữ phím SHIFT và ngón út trái nhấn phím A

 Lưu ý: Khi đánh các ký tự đặc biệt (!, @, #, $, %, ^, &, *, (, ), _, +, | ): Trên bàn phím
có những phím được chia làm hai phần, mỗi phần có một ký tự khác nhau, nếu muốn đánh ký
tự ở phần trên của phím, ta phải giữ phím SHIFT khi đánh thì ký tự đó mới được thể hiện trên
màn hình.
12


Ví dụ: Muốn gõ ký tự @ ta thực hiện như sau:
→ đầu tiên, ngón út tay phải giữ phím Shift, sau đó dùng ngón út bên tay trái đánh vào
phím co chứa ký tự @, sau đó thu hai tay về hàng phím khởi hành (ASDF JKL;)

13


Bài 3: CÁCH GHÉP CHỮ
VÀ ĐÁNH DẤU THANH TRONG TIẾNG VIỆT

3.1 LÀM QUEN VỚI CÁCH BỎ DẤU TIẾNG VIỆT THEO KIỂU VNI VÀ TELEX:
 Nhập văn bản từ bàn phím:
Nhập văn bản là khâu đầu tiên trong qui trình soạn thảo tài liệu. Gõ bình thường, khi
gặp lề phải Word sẽ tự động cuốn chữ xuống dịng dưới.
Chỉ gõ phím Enter khi kết thúc một đoạn văn bản (Paragraph). Word ghi nhận việc kết

thúc này bằng dấu kết thúc đoạn văn bản

(Bật/tắt dấu

bằng cách click vào nút

trên thanh công cụ).
Muốn xuống dòng khi chưa chấm dứt một đoạn văn bản, gõ Shift + Enter. Word ghi
nhận vị trí xuống dịng dạng này bằng dấu

.

Sau các dấu ngắt câu (chấm, phẩy, hỏi…) phải có một khoảng trắng.
 Sử dụng bộ gõ tiếng Việt:
Để nhập được văn bản tiếng Việt, cần phải sử dụng phần mềm gõ tiếng Việt và các bộ
phông chữ đi kèm. Có khá nhiều phần mềm gõ tiếng Việt đang được sử dụng hiện nay như:
VNI-, Vietwar, ABC, Vietkey…Mỗi bộ gõ riêng có những bảng mã tiếng Việt khác nhau nên
việc trao đổi thông tin gặp rất nhiều khó khăn, do đó hiện nay Chính phủ đang khuyến cáo sử
dụng bộ gõ và phông chữ UniCode nhằm giải quyết vấn đề khó khăn trên.
* Nguyên tắc ghép dấu những ký tự đặc biệt và đánh dấu thanh

ă–â–ê–ô–ơ–ư–đ
Kiểu VNI

Kiểu TELEX

* Sử dụng phím chữ và hàng
* Nguyên tắc
* Nguyên tắc
phím số bên trái:

ghép dấu (hai chữ gõ đánh dấu thanh (đánh
liên tiếp ) :
sau nguyên âm hoặc
- Phím số 1 : dấu sắc ( ‘ )
cuối từ) :
14


-Dấu sắc ( ‘ )

:

- Phím số 2 : dấu huyền ( ` )

â == aa

- Phím số 3 : dấu hỏi ( ? )

ơ == oo

- Phím số 4 : dấu ngã ( ~ )

ê == ee

-Dấu huyền ( ` ) : f

- Phím số 5 : dấu nặng ( .)

ă == aw


-Dấu hỏi ( ? )

:r

- Phím số 6 : dấu mũ ( ^ )

ơ == ow

-Dấu ngã ( ~ )

:

- Phím số 7: dấu móc ( ư,ơ )

ư == uw

- Phím số 8 : dấu mũ ngược (ă)

đ == dd

s

x
-Dấu nặng ( .) : j
-Xóa bỏ dấu

- Phím số 9 : dấu gạch ngang (đ )

:


z

Ví dụ:
* Để đánh máy được chữ “tin học”, ta cần gõ các phím sau:
Theo kiểu VNI

: “tin hoc5” hoặc “tin ho5c”

Theo kiểu TELEX: “tin hocj ” hoặc “tin hojc”
* Để đánh máy được chữ “ngoại ngữ”, ta cần gõ các phím sau:
Theo kiểu VNI

: “ngoai5 ngu74”

Theo kiểu TELEX: “ngoaij nguwx”
3.2 CÁCH ĐÁNH MỘT SỐ LOẠI DẤU:
- Những dấu phẩy (,), dấu chấm (.), dấu gạch chéo (/), dấu phần trăm (%), dấu chấm
phẩy (;), dấu hai chấm (:)…:đánh luôn rồi mới cách chữ.
Ví dụ : Hơm nay,lớp được về sớm.
- Dấu ngoặc đơn và dấu ngoặc kép:
+ Trước khi mở và sau khi đóng ngoặc: đánh cách chữ
Ví dụ :: Lớp trưởng lớp TC01TH (em Thúy An) là một học sinh gương mẫu
→ Đúng
Lớp trưởng lớp TC01TH(em Thúy An)là một học sinh gương mẫu
→Sai
+ Sau khi mở và trước khi đóng ngoặc: đánh liền
15


Ví dụ :


Lớp trưởng lớp TC01TH (em Thúy An) là một học sinh gương mẫu
→ Đúng
Lớp trưởng lớp TC01TH (em Thúy An) là một học sinh gương mẫu
→Sai

16


Bài 4: SOẠN THẢO VĂN BẢN
KHÁI NIỆM VĂN BẢN

4.1

Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp để ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn
những yêu cầu hoặc mục đích nhất định. Tùy theo theo lĩnh vực đời sống xã hội và quản lý
nhà nước mà văn bản có nội dung hay hình thức khác nhau.
4.2 MỘT SỐ CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA VĂN BẢN
Chức năng thông tin : ghi lại thông tin, truyền đạt thông tin quản lý, lãnh đạo…
Chức năng pháp lý : vận dụng các quy phạm pháp luật vào công tác quản lý Nhà
nước, quản lý xã hội…là cơ sở pháp lý cho các hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức
xã hội…
Chức năng quản lý : hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức,
đoàn thể-xã hội
Chức năng văn hóa : văn bản góp phần quan trọng ghi lại và truyền bá cho mọi tầng
lớp, các thế hệ những truyền thống , những giá trị tinh hoa của dân tộc, của đất nước, những
định chế cơ bản của nếp sống, của văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau.
4.3 PHÂN LOẠI VĂN BẢN
- Văn bản quy phạm pháp luật : là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban

hành theo thủ tục, trình tự luật định như : Hiến pháp, Luật, Nghị quyết…
- Văn bản hành chính : là loại văn bản mang tính thơng tin quy phạm Nhà nước. Nó cụ
thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Ví dụ : Công văn, thông báo, báo cáo…
- Văn bản chuyên ngành : là văn bản mang tính đặc thù về chuyên môn do các cơ quan
chuyên môn ban hành để thực hiện chức năng được giao quyền như : tài chính, ngân hàng,
thống kê, giáo dục…
- Văn bản kỹ thuật: là loại tài liệu khoa học kỹ thuật như: bản vẽ thiết kế, luận án khoa
học…
- Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội.
17


4.4 PHƯƠNG PHÁP SOẠN THẢO VĂN BẢN
Đối với cá nhân người soạn thảo văn bản cần có kiến thức về:
- Luật, chính sách nhà nước có liên quan đến lĩnh vực cơng tác của mình.
- Nắm được chức năng, nội dung hoạt động của đơn vị.
- Hiểu được những quy định của nhà nước, địa phương, cấp trên về công tác văn bản.
- Có trình độ, kỹ năng giao tiếp, kiến thức kinh tế-xã hội.
* Các bước thực hiện:
Bước 1: Nắm vững vấn đề định viết, trả lời được các câu hỏi sau:
+ Viết cái gì?
+ Mục đích, u cầu phạm vi đề cập đến đâu?
+ Đối tượng tiếp nhận là ai?
+ Hình thức và thẩm quyền ký văn bản?
Bước 2: Xây dựng kết cấu và làm dàn bài chi tiết
Bước 3: Phác thảo văn bản trên cơ sở kết cấu vừa dàn ý vừa xây dựng: sau khi viết xong,
cần phải đọc lại và sửa chữa từ ngữ, các lỗi chính tả, xem lại ngữ pháp các câu văn và hoàn
chỉnh dự thảo văn bản.
Bước 4: Sửa chữa và kiểm tra lại văn bản, trình duyệt ban hành: đây là khâu cuối cùng,

phải đối chiếu lại với mục đích đã đặt ra, kiểm tra lại thể thức của văn bản, rà soát lại việc
đánh máy, in ấn bản thảo trước khi trình duyệt.
* Chú ý:
- Ngơn từ: phải chính xác, ngắn ngọn, dễ hiểu, có tính chất thống nhất, khơng dùng từ
hai mặt, câu có hai ý nghĩa.
- Trình bày đúng chính tả, đúng ngữ pháp.
- Cánh dùng từ viết tắt (về ngun tắc thì khơng nên, nhưng những từ quen thuộc, có
tính qui ước hoặc đã viết đầy đủ ở phần trên, thì có thể viết tắt).

18


4.5 KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN :
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề văn bản:
Khổ giấy :
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính : giấy khổ A4 (210mm x 297mm)
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, thư mời…: giấy khổ A5
( 148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn.

Kiểu trình bày :
Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của khổ
giấy A4 (trừ văn bản có các bảng, biểu).
Định lề văn bản (đối với khổ giấy A4):
Trang mặt trước :
Lề trên

: cách mép trên từ 20 mm

Lề dưới


: cách mép dưới từ 20 mm

Lề trái

: cách mép trái từ 30 mm

Lề phải

: cách mép phải từ 15 mm

Trang mặt sau :
Lề trên

: cách mép trên từ 20 mm

Lề dưới

: cách mép dưới từ 20 mm

Lề trái

: cách mép trái từ 20 mm

Lề phải

: cách mép phải từ 15 mm

Các thành phần thể thức văn bản :
1 : Quốc hiệu – gồm 2 phần, tên nước và thể chế chính trị của quốc gia
Ví dụ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA - là thể chế chính trị.

VIỆT NAM

- tên quốc gia.
19


2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a

: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b

: Trích yếu nội dung cơng văn hành chính

6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c

: Chức vụ, họ tên, và chữ ký của người có thẩm quyền

8 : Dấu của cơ quan, tổ chức
9a,9b

: Nơi nhận

10a

: Dấu chỉ mức độ mật


10b

: Dấu chỉ mức độ khuẩn

11

: Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

12
: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số điện thoại, số
Telex, số Fax
* Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
- Thông thường các văn bản dùng phông chữ

: Vni-Times hay Times New Roman

- Cỡ chữ

: 13-14

- Kiểu chữ

: đứng

20


SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN


20-25 mm
2. Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản

1. Quốc hiệu
4.Địa danh, ngày …tháng… năm

3. Số, ký hiệu của văn bản

5b. Trích yếu nội

5a. Tên loại và trích yếu

9b.Nơi nhận

10a.Mức độ
mật
10b.Mức độ
khẩn

6. Nội dung
30-35 mm
15-20mm

7a. Chức vụ

9a.Nơi nhận

1
8.Đóng dấu


7c.Chữ ký

7b.Họ tên người ký

12

20-25 mm

21


Bài 5: MỘT SỐ MẪU VĂN BẢN THÔNG DỤNG

5.1 THƯ TỪ
Một số quy tắc cơ bản và kết cấu của một lá thư :
- Quy tắc : Mỗi bức thư định viết cần được suy nghĩ và trả lời ba câu hỏi sau đây:
+ Những vấn đề cần viết là gì ?
+ Những chi tiết nào là quan trọng nhất của một lá thư ?
+ Cần thể hiện và làm rõ lý lẽ gì ?
- Kết cấu : đối với những lá thư quan trọng, tế nhị, phức tạp, nên xây dựng một dàn
bài cụ thể:
+ Phần mở đầu:
Lời chào.
Mục đích của lá thư.
+ Phần nội dung:
Căn cứ vào mục đích của lá thư để xác định những ý chính cần được thể hiện
Tùy theo các loại mục đích khác nhau mà xác định ý chính của mỗi lá thư.
+ Phần kết thúc:
Lời chúc sức khỏe, hạnh phúc.

Lời chào.
Cách viết một số loại thư xã giao:
- Các loại thư xã giao: Thư chúc mừng, thư chia buồn, thư thăm hỏi, thư mời dự lễtiệc, thư từ chối dự tiệc, thư cảm ơn, thư xin lỗi.
- Cách viết một số loại thư:
a) Thư chúc mừng: là thư bày tỏ niềm phấn khởi để mừng cho cơ quan hoặc cá nhân
khi nhận được tin vui của cơ quan hoặc cá nhân đó. Thư chúc mừng cần ngắn gọn, tình
cảm.
22