BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ

GIÁO TRÌNH

MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG
NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH
TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP
Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm
2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xơ

Ninh Bình, năm 2019


TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thơng tin có thể được
phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham
khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh
doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.

LỜI GIỚI THIỆU
Trong những năm qua, dạy nghề đã có những bước tiến vượt bậc cả về số
lượng và chất lượng, nhằm thực hiện nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực trực tiếp
đáp ứng nhu cầu xã hội.
Chương trình khung quốc gia nghề Văn thư hành chính đã được xây dựng
trên cơ sở phân tích nghề, phần thực hành được kết cấu theo các môđun. Để tạo
điều kiện thuận lợi cho các cơ sở dạy nghề trong quá trình thực hiện, việc biên
soạn giáo trình thực hành nghề theo các môđun đào tạo nghề là cấp thiết hiện
nay.
Mơ đun 13: Tin học Văn phịng là mơ đun đào tạo nghề được biên soạn

theo hình thức tích hợp lý thuyết và thực hành. Trong quá trình thực hiện, nhóm
biên soạn đã tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước, kết hợp với kinh
nghiệm trong thực tế.
Mặc dù có rất nhiều cố gắng, nhưng khơng tránh khỏi những sai sót, rất
mong nhận được sự đóng góp ý kiến của độc giả để giáo trình được hồn thiện
hơn.
Chân thành cảm ơn.
Ngày 13 tháng 07 năm 2019
Tham gia biên soạn
1. Chủ biên: ThS. Vũ Thị Hường

1


MỤC LỤC
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN .................................................................................. 1
LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 1
PHẦN I: MICROSOFT WORD FOR WINDOWS........................................... 10
BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT WORD .............................................. 10
1. Khởi động Word .............................................................................................. 10
2. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word ................................................... 10
3. Truy cập thơng tin trợ giúp ............................................................................. 11
3.1. Tìm thông tin trợ giúp .................................................................................. 11
3.2. Giải đáp ........................................................................................................ 11
3.3 Thực hành ...................................................................................................... 11
4. Thoát khỏi Word ............................................................................................. 12
BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN ....................................................................... 13
1. Tạo văn bản mới .............................................................................................. 13
1.1. Một số quy ước ............................................................................................. 13
1.2. Mở tệp văn bản mới ..................................................................................... 13

1.4. Gõ nhập văn bản ........................................................................................... 15
1.5. Thực hành ..................................................................................................... 16
2. Lưu cất văn bản ............................................................................................... 16
2.1. Chỉ định folder mặc định.............................................................................. 16
2.2. Lưu file mới .................................................................................................. 17
2.3. Lưu file cũ .................................................................................................... 17
2.4. Lưu file với kiểu khác .................................................................................. 17
2.5. Lưu file dưới dạng trang Web ...................................................................... 17
2.6. Tạo bản sao khi lưu. ..................................................................................... 18
2.7. Thực hành ..................................................................................................... 21
3. Thao tác trên tệp tin ......................................................................................... 21
3.1. Mở tệp tin ..................................................................................................... 21
3.2. Chọn văn bản và khối văn bản ..................................................................... 21
3.3. Sao chép, di chuyển văn bản ........................................................................ 21
3.4. Chèn nội dung tệp tin từ đĩa vào văn bản hiện hành .................................... 21
3.5. Sử dụng Clipboard, Spike, Paste Special ..................................................... 21
3.6. Huỷ, phục hồi, lặp lại thao tác trước đó ....................................................... 26
3.7. Tìm kiếm, thay thế, sắp xếp văn bản ............................................................ 28
BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ....................................................................... 29
1. Định dạng ký tự và đoạn văn bản.................................................................... 29
1.1. Định dạng ký tự ............................................................................................ 29
1.2. Định dạng đoạn văn bản ............................................................................... 29
1.3. Tự động định dạng (AutoFormat) ................................................................ 31
2. Định dạng trang văn bản ................................................................................. 32
2


2.1. Định dạng trang văn bản .............................................................................. 32
2.2. Tạo khung viền, tạo bóng, tơ màu ................................................................ 34
3. Thiết lập Bullets và Numbering ...................................................................... 38

3.1. Thiết lập Bullets ........................................................................................... 38
3.2. Thiết lập Numbering .................................................................................... 40
4. Soạn thảo cơng thức tốn học (Equation) ....................................................... 42
4.1. Soạn thảo cơng thức tốn học ...................................................................... 42
4.2. Thực hành ..................................................................................................... 43
5. Chia văn bản thành nhiều cột .......................................................................... 43
5.1. Chia cột văn bản ........................................................................................... 43
5.2. Sửa lại định dạng cột văn bản ...................................................................... 45
6. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản (Drop Cap) ............................................... 46
6.1. Tạo chứ cái lớn đầu đoạn văn bản................................................................ 46
7. Tạo và quản lý các tệp tin mẫu (Template) và bộ định dạng (Style) .............. 47
7.1. Tạo và quản lý các tệp tin mẫu..................................................................... 47
BÀI 4: TẠO BIỂU BẢNG, ĐỒ THỊ .................................................................. 50
1. Làm việc với biểu bảng ................................................................................... 50
1.1. Tạo biểu bảng ............................................................................................... 50
1.2. Xử lý và sắp xếp dữ liệu trong biểu bảng .................................................... 51
1.3. Chỉnh sửa biểu bảng ..................................................................................... 53
1.4. Tính tốn đơn giản trong biểu bảng ............................................................. 56
1.5. Chuyển đổi giữa biểu bảng và văn bản ........................................................ 62
1.6. Định dạng biểu bảng .................................................................................... 63
2. Tạo và sửa đồ thị trong Word ......................................................................... 66
2.1. Dùng Microsoft Graph Chart để tạo đồ thị .................................................. 66
2.2. Chỉnh sửa đồ thị ........................................................................................... 68
2.3. Thực hành ..................................................................................................... 71
3. Chèn bảng tính, đồ thị của Excel vào Word ................................................... 71
3.1. Chèn trang bảng tính .................................................................................... 71
3.2. Chèn đồ thị ................................................................................................... 72
BÀI 5: CÁC DỤNG CỤ HỖ TRỢ TRONG WORD ......................................... 76
1. Các công cụ tăng tốc trong soạn thảo ............................................................. 76
1.1. Chức năng AutoText .................................................................................... 76

1.2. Chức năng AutoCorrect ............................................................................... 78
2. Các tính năng tự động ..................................................................................... 79
2.1. Symbol.......................................................................................................... 79
2.2. Date .............................................................................................................. 84
2.3. Footnote / Endnote (Chú thích) .................................................................... 84
2.4. Caption (Chú giải) ........................................................................................ 87
3


2.5. Bookmark ..................................................................................................... 92
3. Đối tượng đồ hoạ (Drawing) ........................................................................... 93
3.1. Làm việc với đối tượng đồ hoạ .................................................................... 93
3.2. Text Box ....................................................................................................... 94
3.3. WordArt........................................................................................................ 98
3.4. Clip Art và Picture........................................................................................ 98
4. Tạo thư và trộn thư .......................................................................................... 99
4.1. Tạo thư ......................................................................................................... 99
4.2. Tạo phong bì và nhãn ................................................................................. 103
4.3. Trộn thư ...................................................................................................... 108
BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG, MỤC VÀ IN VĂN BẢN ................................. 112
1. Trình bày trang .............................................................................................. 112
1.1. Tạo tiêu đề đầu trang hoặc cuối trang ........................................................ 112
1.2. Đánh số trang ............................................................................................. 118
1.3. Phần văn bản .............................................................................................. 121
2. Tạo chỉ mục, tham chiếu và mục lục ........................................................... 121
2.1. Tạo bảng chỉ mục (Index) .......................................................................... 121
2.2. Tạo bảng tham chiếu .................................................................................. 123
2.3. Tạo bảng mục lục ....................................................................................... 123
3. Xem và in văn bản ......................................................................................... 126
3.1. Xem văn bản trước khi in ........................................................................... 127

3.2. Thực hiện in văn bản .................................................................................. 127
BÀI 7: MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA WORD ...................................... 128
1. Tạo trang Web ............................................................................................... 128
1.1. Sử dụng Word truy cập Internet ................................................................. 128
1.2. Tạo trang Web ............................................................................................ 132
1.3. Thực hành ................................................................................................... 134
2. Bảo vệ tài liệu ................................................................................................ 134
2.1. Bảo vệ khi mở tệp tài liệu .......................................................................... 134
2.2. Bảo vệ khi sửa đổi nội dung ....................................................................... 135
2.3. Thực hành ................................................................................................... 136
3. Thiết lập hệ thống và chế độ làm việc của Microsoft Word ......................... 136
3.1. Làm việc với các thanh cụng cụ ................................................................. 136
3.2. Thiết lập các thông số cho môi trường làm việc (Hộp thoại Options) ...... 137
3.3. Thực hành ................................................................................................... 137
PHẦN II: MICROSOFT EXCEL FOR WINDOWS........................................ 138
BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT EXCEL ........................................... 138
1. Tổng quát về Microsoft Excel ....................................................................... 138
1.1. Giới thiệu chung về Microsfot Excel ......................................................... 138
4


1.2. Các tính năng mới trong Microsoft Excel .................................................. 138
2. Khởi động Microsoft Excel ........................................................................... 141
2.1. Khởi động Excel trước, mở file bảng tính sau ........................................... 141
2.2. Khởi động Excel đồng thời mở file bảng tính............................................ 143
2.3. Thực hành ................................................................................................... 143
3. Các thành phần trong cửa sổ Excel ............................................................... 143
4. Một số thuật ngữ thường dùng ...................................................................... 143
5. Thao tác thực hiện lệnh ................................................................................. 144
5.1. Bằng bảng tác vụ (Task Panel)................................................................... 144

5.2. Bằng menu ngữ cảnh (Context) ................................................................. 144
5.3. Bằng thanh dụng cụ (Standard Toolbars) .................................................. 145
5.4. Bằng chuột.................................................................................................. 145
5.5. Bằng bàn phím ........................................................................................... 145
6. Sử dụng sự trợ giúp ....................................................................................... 145
7. Thoát khỏi Microsoft Excel ......................................................................... 146
BÀI 2: TẠO BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL .......................................... 147
1. Mở tập bảng tính mới .................................................................................... 147
1.1. Mở tệp bảng tính mới ................................................................................. 147
1.2. Di chuyển giữa các tệp bảng tính và trong bảng tính ................................ 147
1.3. Đóng một tệp bảng tính .............................................................................. 147
1.4. Mở tệp bảng tính có sẵn ............................................................................. 147
1.5. Tìm kiếm tệp bảng tính .............................................................................. 147
1.6. Quản lý cửa sổ bảng tính ............................................................................ 149
1.7. Lưu cất bảng tính........................................................................................ 149
2. Các kiểu dữ liệu của Excel ............................................................................ 149
3. Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu trong bảng tính .................................................. 151
3.1. Nhập dữ liệu vào bảng tính ........................................................................ 151
3.2. Dạng thể hiện của các loại dữ liệu ............................................................. 152
3.3. Chỉnh sửa dữ liệu ....................................................................................... 153
4. Tính tốn dữ liệu ........................................................................................... 154
4.1. Địa chỉ ơ ..................................................................................................... 155
4.2. Các phép tốn ............................................................................................. 155
4.3. Các loại cơng thức ...................................................................................... 155
5. Sử dụng một số hàm thông dụng................................................................... 155
5.1. Các hàm thường dùng với kiểu dữ liệu Nhãn /Chuỗi ................................ 155
5.2. Các hàm thường dùng với kiểu dữ liệu ngày, giờ ...................................... 156
5.3. Các hàm thường dùng với kiểu dữ liệu số ................................................. 157
5.4. Các hàm thường dùng để đổi dữ liệu số..................................................... 160
5.5. Các hàm thường dùng với cơ sở dữ liệu .................................................... 162

5


5.6. Các hàm luận lý (Logical) .......................................................................... 162
5.7. Các hàm điều kiện ...................................................................................... 165
5.8. Các hàm dị tìm dữ liệu .............................................................................. 165
5.9. Thực hành ................................................................................................... 167
6. Một số thông báo lỗi trong tính tốn dữ liệu ................................................. 167
7. Lưu cất bảng tính ........................................................................................... 169
BÀI 3: SỬA BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL .......................................... 171
1. Thao tác trên các cột...................................................................................... 171
1.1. Thay đổi chiều rộng cột.............................................................................. 171
1.2. Tự động điều chỉnh độ rộng cột ................................................................. 171
1.3. Xác lập độ rộng cột chuẩn .......................................................................... 172
1.4. Che dấu / không che dấu cột ...................................................................... 172
1.5. Chèn, xóa ơ, cột .......................................................................................... 173
2. Thao tác trên hàng ......................................................................................... 173
2.1. Thay đổi chiều cao ..................................................................................... 173
2.2. Tự động điều chỉnh chiều cao .................................................................... 174
2.3. Che dấu / Không che dấu hàng .................................................................. 175
2.4. Chèn, xóa hàng ........................................................................................... 176
3. Sử dụng tên vùng........................................................................................... 177
3.1. Định nghĩa tên vùng ................................................................................... 177
3.2. Áp dụng tên vùng và xóa tên vùng............................................................. 177
4. Sao chép và di chuyển dữ liệu....................................................................... 178
4.1. Sao chép dữ liệu ......................................................................................... 178
4.2. Di chuyển dữ liệu ....................................................................................... 178
5. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ........................................................................ 178
5.1. Tìm kiếm (Find) ......................................................................................... 178
5.2. Thay thế (Replace) ..................................................................................... 179

BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HOẠ VÀ MACRO ............ 181
1. Chèn ảnh, Clip Art, Word Art vào bảng tính ................................................ 181
1.1. Chèn Clip Art ............................................................................................. 181
1.2. Chèn ảnh, xén ảnh ...................................................................................... 181
1.3. Chèn Word Art ........................................................................................... 183
2. Tạo và chỉnh sửa biểu đồ............................................................................... 187
2.1. Đại cương về biểu đồ (hay còn gọi đơn giản là đồ thị) .............................. 187
2.2. Tạo biểu đồ ................................................................................................. 187
2.3. Chỉnh sửa biểu đồ ....................................................................................... 188
3. Tạo và sử dụng Macro ................................................................................... 189
3.1. Tạo một Macro ........................................................................................... 189
3.2. Chạy, xoá, hiệu chỉnh Macro ..................................................................... 195
6


3.3. Chèn một Macro vào thanh công cụ .......................................................... 198
BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU EXCEL ........................................ 204
1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu (DataBase) ........................................................ 204
1.1. Những khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu.................................................. 204
1.2. Thao tác với cơ sở dữ liệu .......................................................................... 204
1.3. Sắp xếp dữ liệu ........................................................................................... 206
1.4. Lọc, xúa và rút trích dữ liệu trong bảng tính (Data Filter) ........................ 206
2. Phân tích dữ liệu ............................................................................................ 208
3. Phác thảo dữ liệu với các tổng con (Subtotal) .............................................. 211
3.1. Phác thảo dữ liệu với các tổng con ............................................................ 211
3.2. Thực hành ................................................................................................... 212
BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH ....................................... 214
1. Làm việc với các mẫu ................................................................................... 214
1.1. Tạo một tập bảng tính mới với một Template ........................................... 214
1.2. Hiệu chỉnh một Template ........................................................................... 215

1.3. Hiệu chỉnh các thiết lập cho tệp bảng tính mặc định ................................. 215
2. Trang trí bảng tính ......................................................................................... 218
2.1. Định dạng Font chữ .................................................................................... 218
2.2. Tạo khung viền ........................................................................................... 219
2.3. Tạo mầu nền cho bảng tính ........................................................................ 219
2.4. Định dạng tự động ...................................................................................... 221
2.5. Khuôn mẫu (Style) ..................................................................................... 221
2.6. Sao chép hoặc huỷ bỏ định dạng ................................................................ 221
3. In bảng tính.................................................................................................... 224
3.1. Thiết kế trang in ......................................................................................... 224
3.2. Kiểm soát dấu ngắt trang............................................................................ 225
3.4. Thực hiện in bảng tính ............................................................................... 228
BÀI 7: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC TRONG EXCEL .................................... 229
1. Hoà nhập Excel với Word ............................................................................. 229
1.1. Tạo bảng tính Excel từ Word ..................................................................... 229
1.2. Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word ..................................................... 229
1.3. Nhập dữ liệu Word vào Excel .................................................................... 231
2. Chia sẻ dữ liệu Excel trên Internet ................................................................ 234
2.1. Chèn một siêu liên kết (Hyperlink) ............................................................ 234
2.2. Chèn một liên kết E-mail ........................................................................... 236
2.3. Lưu bảng tính như một trang Web ............................................................. 236
2.4. Lập các tuỳ chọn phát hành (Publish) ........................................................ 237
2.5. Chia sẻ dữ liệu Excel qua E-mail ............................................................... 237
3. Bảo vệ dữ liệu................................................................................................ 238
7


BÀI 8: THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM
VIỆC CHO EXCEL .......................................................................................... 243
1. Sử dụng và điều chỉnh thanh công cụ ........................................................... 243

1.1. Ẩn / hiện thanh công cụ (ToolBars) ........................................................... 243
1.2. Điều chỉnh thanh công cụ ........................................................................... 245
2. Thiết lập các tham số môi trường làm việc cho Excel .................................. 253
3. Thiết lập các lựa chọn tự động hiệu chỉnh .................................................... 258
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................. 259

8


GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN
Tên Mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG
Mã mơ đun: MĐ12
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trị của mơ đun:
- Vị trí: Tin học Văn phịng là mơ đun cơ sở của chương trình đào tạo Trung cấp
ngành Văn thư hành chính, được giảng dạy sau khi đã được học mơn Tin học cơ
bản trong nhóm các mô đun chung và học song song với môn Kỹ thuật đánh
máy vi tính.
- Tính chất: : Mơ đun Tin học văn phịng là mơ đun chun mơn nghề bắt buộc
sử dụng bảng tính Exel và Microsoft Word
- Ý nghĩa và vai trị của mơ đun: giúp người học có kỹ năng trong việc sử dụng
Microsoft Word và Microsoft Excel.
Mục tiêu của mơ đun:
- Về kiến thức: Trình bày được những kiến thức cơ bản về bộ phần mềm
Microsoft Office, tổng hợp lại những kiến thức và thao tác cơ bản khi làm việc
với các thành phần trong bộ Microsoft Office.
- Về kỹ năng:
+ Sử dụng được Microsoft Word để thực hiện các cơng việc như: soạn thảo, trình
bày, trang trí các loại văn bản, lưu cất và in ấn cũng như chuyển giao tài liệu.
+ Sử dụng được Microsoft Excel để có thể lập được các sổ tính, định dạng, tính
tốn, in ấn, v.v.. hoặc chuyển giao.

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được thái độ thận trọng, cẩn thận,
cầu thị trong học tập.
Nội dung của mô đun:
- Phần I: Microsoft Word for Windows
+ Bài 1: Tổng quát về Microsoft Word
+ Bài 2: Soạn thảo văn bản
+ Bài 3: Định dạng văn bản
+ Bài 4: Tạo biểu bảng, đồ thị
+ Bài 5: Các công cụ hỗ trợ trong Word
+ Bài 6: Trình bày trang, mục và in văn bản
+ Bài 7: Một số ứng dụng khác của Word
- Phần thứ hai: Microsoft Excel for Windows
+ Bài 1: Tổng quát về Microsoft Excel
+ Bài 2: Tạo bảng tính Microsoft Excel
+ Bài 3: Sửa bảng tính Microsoft Excel
+ Bài 4: Làm việc với các đối tượng đồ hoạ và Macro
+ Bài 5: Làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel
+ Bài 6: Trình bày trang và in bảng tính
+ Bài 7: Các chức năng khác trong Excel
+ Bài 8: Thiết lập các thông số hệ thống và môi trường làm việc cho Excel

9


PHẦN I: MICROSOFT WORD FOR WINDOWS
BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT WORD
Mã bài: MĐ12.I.01
Mục tiêu:
- Trình bày được những nét tổng qt về bộ cơng cụ văn phịng Microsoft Office.
- Xác định được cách khởi động và thoát ra khỏi chương trình nhanh nhất và ưa

thích nhất.
- Khai thác được sự trợ giúp về bất cứ vấn đề gì trong Microsof Word.
- Thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập.
Nội dung chính:
1. Khởi động Word
a. Khởi động chương trình:
* Để khởi động được chương trình yêu cầu máy tính đã được cài đặt phần mềm
này lên ổ đĩa. Các cách khởi động chương trình như sau:
Cách 1: Kích hoạt Menu Start  chọn Program  chọn MicroSoft Word
Cách 2: Kích hoạt vào biểu tượng của Word (W)
Cách 3: Chọn biểu tượng (W) trên thanh công cụ của office ở góc trên bên phải
màn hình.
b. Màn hình giao diện:
Dòng 1: Là thanh tiêu đề giới thiệu tên của chương trình đang mở, kèm theo là
lên của tệp tin là “Document 1” do máy tự động đặt.
Dòng 2: Là dịng thực đơn chính (Menu) để sử dụng các chức năng khi thực
hiện chương trình.
Dịng 3, 4: Là hai thanh cơng cụ chính được sử dụng trong chương trình
(Standard, Formating)
Dịng 5: Là thanh thước ngang.
Phía dưới là màn hình soạn thảo
Dòng 6: Là dòng trạng thái thể hiện trạng thái đang làm việc của văn bản
Bên trái là thanh thước dọc
Bên phải là thanh cuốn dọc
Dưới cùng là thanh cuốn ngang
2. Các thành phần cơ bản trên màn hình Word
- Các thành phần chính trên màn hình:
- Thanh tiêu đề, - Thanh bảng chọn
- Thanh công cụ, - Con trỏ văn bản
- Vùng soạn thảo, - Thước

- Thanh trạng thái, - Thanh cuộn
- Các nút thu gọn, điều chỉnh và đóng cửa sổ
- Thanh bảng chọn:
Gồm các lệnh có chức năng cùng nhóm. Các bảng chọn: File, Edit, View, …
- Thanh công cụ:
Chứa biểu tượng của 1 số lệnh thường dùng. Một số thanh công cụ : định dạng, vẽ,
10


3. Truy cập thơng tin trợ giúp
3.1. Tìm thơng tin trợ giúp
Truy tìm: Thực hiện các cách sau
+ Chọn HOME → Editing → chọn Find
+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F xuất hiện hộp thoại
Gõ từ cần tìm
Kết quả tìm kiếm
Hình 3.6: Hộp thoại tìm kiếm

3.2. Giải đáp
- Như phần tìm thông tin trợ giúp
3.3 Thực hành
Bài tập thực hành của học viên
Kiến thức:
Câu 1: Các tổ hợp phím sau có tác dụng gì ?
Ctrl - I
Ctrl - P
Ctrl - L
Ctrl - F
Ctrl - V
Alt - F4

Ctrl - B
Ctrl - N
Ctrl - G
Ctrl - S
Câu 2: Trình bày cách sao chép và di chuyển khối văn bản?
Câu 3: Trình bày kiểu gõ Telex trong tiếng việt ?
Kỹ năng:
BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 1
YÊU CẦU :
- Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH01.DOC
- Sao chép khổ thơ thứ hai xuống dưới khổ thơ thứ ba
- Di chuyển tên tác giả dưới tiêu đề
- Thay thế từ “ta” thành từ “anh”
- Tìm từ “sơn ” trong đoạn thơ trên
Hướng dẫn thực hành
1.
- Mở file mới:File/New/Blank document
- Gõ bài thơ theo mẫu
- Chọn thẻ File/Save hay CTRL+ S để lưu bài thơ tên TH01.doc
2. Sao chép: Đánh khối khổ thơ thứ hai;chọn Home/Copy hoặc Ctrl+C; sau đó
chuyển điểm chèn xuống dưới khổ thơ thứ ba rồi chọn home/paste hoặc ctrl+v
3. Di chuyển tên tác giả: Thao tác như trên nhưng chọn home/cut
4. Chọn Home→ Editing → chọn Replace thay thế từ “ta” thành từ “anh”
5. Chọn Home → Editing → chọn Find hoặc CTRL+F
ĐÔI MẮT NGƯỜI SƠN TÂY
Em ở thành sơn chạy giặc về
11


Ta từ chinh chiến cũng ra đi

Cách biệt bao ngày q Bất Bạt
Chiều xanh khơng thấy bóng Ba Vì
Vầng trán em mang trời quê hương
Mắt em dìu dịu buồn Tây Phương
Ta nhớ xứ đồi mây trắng lắm
Em có bao giờ em em nhớ thương?
…
Đôi mắt sơn tây
U uẩn nhiều lưu lạc
Buồn viễn xứ khôn khuây
Ta gửi niềm nhớ thương
Em mang giùm ta nhé
Ngày trở lại quê hương
Đường hoa khô ráo lệ
…
Bao giờ ta gặp em lần nữa
Ngày ấy thanh bình rộn tiếng ca
Đã hết sắc màu chinh chiến cũ
Cịn có bao giờ em nhớ ta?
Lưu Trọng Lư
4. Thoát khỏi Word
+ Lưu văn bản:
C1: chọn File->Save
C2: nháy chuột vào nút lệnh Save
C3: nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
- Văn bản chưa lưu lần đầu: cửa sổ Save As xuất hiện cho phép đặt tên văn bản.
- Văn bản đã lưu ít nhất 1 lần, mọi thay đổi trên tệp văn bản sẽ được lưu và
không xuất hiện cửa sổ Save As.
+ Kết thúc phiên làm việc:
- Kết thúc phiên làm việc với văn bản: chọn File ->Close hoặc nháy chuột

nút Close Window.
- Kết thúc phiên làm việc với Word: chọn File ->Exit hoặc nháy chuột
nút Close.

12


BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN
Mã bài: MĐ12.I.02
Mục tiêu:
- Sử dụng được các dụng cụ và kỹ thuật cần thiết để tạo văn bản mới.
- Lưu cất được văn bản trong từng trường hợp cụ thể.
- Thành thạo các thao tác sửa chữa văn bản.
- Thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị trong học tập
Nội dung chính:
1. Tạo văn bản mới
1.1. Một số quy ước
Cách gõ Tiếng Việt:
Có rất nhiều cách gõ Tiếng Việt trong môi trường Windows. Sau đây là 2
cách gõ thông dụng nhất:
- Kiểu gõ Telex:
aa
â
s  dấu sắc
aw
ă
f  dấu huyền
dd
đ
r  dấu hỏi

ee
ê
x  dấu ngã
oo
ô
j  dấu nặng
ow,]
ơ
z  hủy dấu
w,uw,]  ư
Lặp dấu:
ddd
 dd
[[
[
ooo
 oo
]]
]
eee
 ee
Ví dụ: Gõ dịng chữ: Nước chảy đá mịn
bằng dãy các phím sau:
Nwowcs chayr ddas monf
hoặc N][cs chary ddas mofn
- Kiểu VNI:
Phím số số 1
=
Dấu sắc
Phím số số 2

=
Dấu huyền
Phím số số 3
=
Dấu hỏi
Phím số số 4
=
Dấu ngã
Phím số số 5
=
Dấu nặng
Phím số số 6
=
Dấu mũ của chữ â, ê và ơ
Phím số số 7
=
Dấu râu của chữ ơ và ư
Phím số số 8
=
Dấu mũ của chữ ă
Phím số số 9
=
Dấu gạch ngang của chữ đ
Phím số số 0= Hủy dấu (xóa dấu)
Ví dụ: Gõ dịng chữ: Nước chảy đá mịn
bằng dãy các phím sau:
Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2
1.2. Mở tệp văn bản mới
Thơng thường sau khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện. Đó là tài
liệu mới mà Word tự động tạo ra. Tạo mới gồm các cách sau đây:

13


+ Nhấn chuột vào Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn New, nhấn đúp
chuột vô mục Blank document.
+ Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N
Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab
File), chọn New. Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn.

Hình 3.2 : Tạo mới văn bản

Mặc định lưu tài liệu dạng Word 2003 trở về trước
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.DOCX, khác với
*.DOC quen thuộc. Với định dạng này, không thể nào mở được trên Word 2003
trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi. Để tương thích khi mở trên
Word 2003 mà khơng cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép lưu lại với
định dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As,
chọn Word 97-2003 Document).
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, nhấn Microsoft
Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word
Options.
Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, chọn Word
97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.

Hình 3.3: Định dạng văn bản

14


1.3. Các cơng cụ soạn thảo văn bản

Trong Word cịn nhiều thanh công cụ nhưng 3 thanh công cụ thường dùng
nhất là: Thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar) - Thanh công cụ định dạng
(Formatting Toolbar): gồm những thao tác dùng định dạng văn bản - Thanh
công cụ vẽ (Drawing Toobar): dùng để vẽ các hình, tạo chữ nghệ thuật... Bật
tắt thanh công cụ: Cách 1: Vào menu View > Toolbar, sau đó click vào thanh
cơng cụ cần hiển thị. Cách 2: Click phải vào vùng trống trên thanh menu, sau đó
click chọn thanh cơng cụ cần hiển thị. Khi di chuyển thanh cơng cụ nhìn vào góc
trái của mỗi thanh cơng cụ đều có một vệch mờ, khi di chuyển con trỏ vào đó sẽ
xuất hiện hình 4 mũi tên, kéo chuột di chuyển đến vị trí khác. Để tắt thanh cơng
cụ trên màn hình chọn menu View > Toolbar và bỏ chọn vào thanh cơng cụ đã
chọn trước đó
1.4. Gõ nhập văn bản
Cách gõ Tiếng Việt:
Có rất nhiều cách gõ Tiếng Việt trong môi trường Windows. Sau đây là 2 cách
gõ thông dụng nhất:
Kiểu gõ Telex:
aa
â
s  dấu sắc
aw  ă
f  dấu huyền
dd
đ
r  dấu hỏi
ee
ê
x  dấu ngã
oo
ô
j  dấu nặng

ow,]  ơ
z  hủy dấu
w,uw,]
ư
Lặp dấu:
ddd  dd
[[
[
ooo  oo
]]
]
eee  ee
Ví dụ: Gõ dịng chữ:
Nước chảy đá mịn
bằng dãy các phím sau:
Nwowcs chayr ddas monf hoặc N][cs chary ddas mofn
Kiểu VNI:
Phím số số 1
=
Dấu sắc
Phím số số 2
=
Dấu huyền
Phím số số 3
=
Dấu hỏi
Phím số số 4
=
Dấu ngã
Phím số số 5=

Dấu nặng
Phím số số 6=
Dấu mũ của chữ â, ê và ơ
Phím số số 7=
Dấu râu của chữ ơ và ư
Phím số số 8=
Dấu mũ của chữ ă
Phím số số 9=
Dấu gạch ngang của chữ đ
Phím số số 0=
Hủy dấu (xóa dấu)
Ví dụ: Gõ dịng chữ: Nước chảy đá mịn
bằng dãy các phím sau:
Nu7o71c cha3y d9a1 mo2n
hoặc Nu7o7c1 chay3 d9a1 mon2
15


1.5. Thực hành
BÀI TẬP THỰC HÀNH WORD 1
YÊU CẦU :
- Gõ và trình bày văn bản theo mẫu sau va lưu lại với tên TH01.DOC
- Sao chép khổ thơ thứ hai xuống dưới khổ thơ thứ ba
- Di chuyển tên tác giả dưới tiêu đề
- Thay thế từ “ta” thành từ “anh”
- Tìm từ “sơn ” trong đoạn thơ trên
Hướng dẫn thực hành
1.
- Mở file mới:File/New/Blank document
- Gõ bài thơ theo mẫu

- Chọn thẻ File/Save hay CTRL+ S để lưu bài thơ tên TH01.doc
2. Sao chép: Đánh khối khổ thơ thứ hai;chọn Home/Copy hoặc Ctrl+C; sau đó
chuyển điểm chèn xuống dưới khổ thơ thứ ba rồi chọn home/paste hoặc ctrl+v
3. Di chuyển tên tác giả: Thao tác như trên nhưng chọn home/cut
4. Chọn Home→ Editing → chọn Replace thay thế từ “ta” thành từ “anh”
5. Chọn Home → Editing → chọn Find hoặc CTRL+F
ĐÔI MẮT NGƯỜI SƠN TÂY
Em ở thành sơn chạy giặc về
Ta từ chinh chiến cũng ra đi
Cách biệt bao ngày q Bất Bạt
Chiều xanh khơng thấy bóng Ba Vì
Vầng trán em mang trời quê hương
Mắt em dìu dịu buồn Tây Phương
Ta nhớ xứ đoài mây trắng lắm
Em có bao giờ em em nhớ thương?
…
Đơi mắt sơn tây
U uẩn nhiều lưu lạc
Buồn viễn xứ khôn khuây
Ta gửi niềm nhớ thương
Em mang giùm ta nhé
Ngày trở lại quê hương
Đường hoa khô ráo lệ
…
Bao giờ ta gặp em lần nữa
Ngày ấy thanh bình rộn tiếng ca
Đã hết sắc màu chinh chiến cũ
Cịn có bao giờ em nhớ ta?
Lưu Trọng Lư
2. Lưu cất văn bản

2.1. Chỉ định folder mặc định
- File - Save
16


2.2. Lưu file mới
- Lưu tập tin lần đầu tiên Chọn File/save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc
nhấn nút , xuất hiện hộp thoại. Save in: Cho phép chọn vị trí chứa tập tin cần lưu
File name: cho phép nhập tên tập tin cần lưu. Save as type: kiểu tập tin cần lưu
2.3. Lưu file cũ
- Lưu tập tin từ lần thứ hai trở đi Lưu vào cùng một tập tin: tương tự như lần lưu
đầu tiên và Word sẽ tự động lưu trữ những thay đổi mà không yêu cầu đặt tên
(không xuất hiện hộp thoại Save as) Lưu thành tập tin mới: vào menu File 
Save as xuất hiện hộp thoại Save as như trên, nhập tên tập tin
- Lưu file với tên khác

(1). Vào File \ Save As… (F12): Đối với file đã được đặt tên
Màn hình mở ra hộp thoại Save As:

(2). Chọn ổ, thư mục muốn lưu (giống phần mở tài liệu)
(3). Đặt tên cho fle tại ô File name, mặc định của file MS word được lưu sẽ là
*.doc
(4). Kích vào nút Save hoặc ấn phím Enter.
Sau khi đặt tên xong, trên thanh tiêu đề của màn hình MS word bạn sẽ nhìn thấy
tên vừa đặt
2.4. Lưu file với kiểu khác
Tương tự như phần 2.3
2.5. Lưu file dưới dạng trang Web
(1). Vào File \ Save as page web…
Màn hình mở ra hộp thoại Save As:


17


(2). Chọn ổ, thư mục muốn lưu (giống phần mở tài liệu)
(3). Chọn nút Change Title… để đặt lại tiêu đề cho file web.

- Màn hình mở ra hộp thoai Set Page Title
- Mặc định của chương trình sẽ lấy nội dung của đoạn văn bản đầu tiên của file
nhưng không quá 255 ký tự.
- Nhập lại nội dung tiêu đề (nếu bạn muốn thay đổi), nếu không muốn thay đổi
và tắt hộp thoại chọn nút Cancel (dùng phím Esc)
- Chọn nút OK
(4). Đặt tên cho fle tại ô File name, mặc định của file này được lưu sẽ là *.htm,
*.html
(5). Kích vào nút Save hoặc ấn phím Enter.
Sau khi đặt tên xong, trên thanh tiêu đề của màn hình MS word bạn sẽ nhìn
thấy tên file vừa đặt. Tuy nhiên, sau khi bạn tắt file và chương mình MS word
đến khi mở file ra file văn bản sẽ là một trang web, thanh tiêu đề hiển thị nội
dung bạn đặt ở hộp thoại Set Page Title và bạn không thể quay lại sửa nội dung
file văn bản với file được lưu dưới dạng *.htm, *.html trong MS word.
Đặc biệt, trong nơi bạn lưu thành trang web sẽ tự động tạo ra một thư mục
có tên “tênfilebạnđặt_files” chứa tồn bộ ảnh hiển thị trong nội dung của file.
Nếu xóa thư mục này thì nội dung trang web của bạn sẽ không hiển thị ảnh.
2.6. Tạo bản sao khi lưu.
Bước 1: Đầu tiên hãy mở file Word bất kỳ, tốt nhất là file mới và chọn
mục File trên thanh Menu.

18



Bước 2: Tiếp đó bạn lựa chọn mục Options để truy cập vào Word Options, tại
đây chúng ta sẽ tiến hành kích hoạt chế độ tạo bản sao tự động trong Word.

Bước 3: Trong Word Options nhìn sang bên trái sẽ thấy tab Advanced , và
trong Advanced bạn tìm phần Save có 2 dịng là Always create backup
copy và Allow backgound saves . hãy tích vào chúng rồi chọn OK .
- Giải thích thêm về tính năng Always create backup copy sẽ cho phép bạn tạo
bản sao tự động trong Word,bản sao này giống hệt 100% so với bản gốc, cứ mỗi
khi bạn lưu file thì bản sao này cũng được tự động lưu theo.

- Còn với Allow backgound saves cho phép tạo bản sao theo dữ liệu nền, không
phải là dữ liệu gốc nên khi bạn phục hồi file bằng cách này sẽ bị mất 1 ít đoạn
văn bản tùy theo thời gian. Nhưng để an toàn cho file Word thì tốt nhất bạn nên
kích hoạt cả hai.
Bước 4: Sau bước này bạn có thể thử bằng cách lưu file đó lại với Save As.
19


Lưu ý: Trong lần lưu đầu tiền để tạo backup trong Word, bạn phải Save As 2
lầnm từ các lần sau chỉ cần 1 lần duy nhất mà thôi.

- Công việc save file tiến hành theo bình thường, chúng ta có thể lựa chọn bất kỳ
chỗ nào muốn để lưu file Word.

Bước 5: Và khi truy cập vào thư mục chứa file Word bạn vừa lưu sẽ thấy có
một file Backup of ... có định dạng wbk . Đấy chính là file sao lưu tự động bạn
vừa mới tạo ra.

20



2.7. Thực hành
- Thao tác trên máy tính 5 bước tạo bảng khi sao lưu
3. Thao tác trên tệp tin
3.1. Mở tệp tin
Start – Documents, chọn tên tệp văn bản (Word) cần mở. Khi đó Word sẽ
khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định.
3.2. Chọn văn bản và khối văn bản
Chọn tất cả văn bản
1. Bấm bất kỳ đâu trong tài liệu.
2. Nhấn Ctrl + A trên bàn phím của bạn để chọn tất cả văn bản trong tài
liệu.
Chọn văn bản cụ thể
Bạn cũng có thể chọn một từ cụ thể, dòng của văn bản hoặc một hoặc nhiều
đoạn văn.
1. Đặt con trỏ ở trước chữ cái đầu tiên của từ, câu hoặc đoạn văn mà bạn
muốn chọn.
2. Bấm và giữ trong khi kéo con trỏ để chọn văn bản bạn muốn.
Các cách khác để chọn văn bản
 Để chọn một từ, nhanh chóng bấm đúp vào từ đó.
 Để chọn một dịng văn bản, bắt đầu dòng, hãy đặt con trỏ và nhấn Shift +
mũi tên xuống.
 Để chọn một đoạn văn, bắt đầu của đoạn văn bản, hãy đặt con trỏ và nhấn
Ctrl + Shift + mũi tên xuống.
3.3. Sao chép, di chuyển văn bản
Các bạn vẫn hay sử dụng tổ hợp phím Ctrl + X và Ctrl + C để di chuyển và
sao chép văn bản, sử dụng tổ hợp Ctrl + V để dán văn bản. Nhưng Word còn hỗ
trợ các bạn tổ hợp phím Shift + F2 và phím F2 để sao chép và di chuyển văn bản
trong Word. Đây cũng là một cách giúp các bạn thực hiện nhanh hơn.

3.4. Chèn nội dung tệp tin từ đĩa vào văn bản hiện hành
3.5. Sử dụng Clipboard, Spike, Paste Special
* Clipboard
Copy văn bản là một thao tác chúng ta hay dùng nhất khi soạn thảo. Tuy
nhiên việc copy từ trang word này sang trang word kia, hay sang một trang
power point, thì ta phải mở trang này rồi lại mở trang kia, nhanh hơn thì dùng
Alt + Tab. Nhưng có một cách nhanh chóng mà dễ dàng hơn để copy là dùng
Clipboard. Vị trí Clipboard là một góc nhỏ xíu trên thanh cơng cụ.

Để sử dụng chúng ta click vào dấu mũi tên. Khi đó một bảng Clipboard sẽ
xuất hiện
21


Mỗi khi ta chọn một đoạn văn bản, đoạn văn bản đó sẽ xuất hiện trong
Clipboard. Và nó cho phép ta copy tối đa là 24 đoạn. Các đoạn copy sau sẽ nằm
bên trên các đoạn copy trước.

Khi ta mở một trang word hay power point mới. Khung Clipboard cũng sẽ
xuất hiện. Ta chỉ việc click chọn để paste.

22


Trang Word mới

Với cách này chúng ta sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian thay vì cứ nhảy
từ trang này sang trang khác.
- Spike
Một tính năng của Microsoft Word mà rất nhiều người chưa biết đến hoặc

chưa quan tâm đến nó,mà nó lại rất hữu ích và rất quan trọng nếu như bạn từng
sử dụng nó một lần,cái mà tơi muốn nhắc đến là Spike; đó là một cách thu thập
văn bản vào một spike ảo từ nhiều nguồn khác nhau, và sau đó dán nó tất cả
cùng một lúc vào một tài liệu mà bạn chỉ định.
Nó được gọi là Spike bởi vì nó giả lập như một thanh kim loại mà mọi
người được sử dụng để ghim các giấy tờ lưu trữ vào nó.Microsoft đã tạo ra một
spike ảo mà bạn có thể sử dụng để làm điều tương tự như thế với máy tính của
bạn.
Trong một số khía cạnh khác thì Spike như là clipboard, trong đó những
thứ có thể được sao chép vào nó, nhưng khơng giống như clipboard, những thứ
đó sẽ được thêm vào Spike và được giữ chồng chất.
Để xem Spike làm việc như thế nào thì bạn bắt đầu với một tài liệu trống ,
sau đó thêm một số văn bản với nội dụng gì đó tùy ý bạn, như thế này:

Sau đó, chon một đoạn văn bản như hình

23


Sau đó nhấn Ctrl-F3 trên bàn phím để di chuyển những thứ bạn đã chọn
đến
spike.
Lưu ý: Một khi bạn thực hiện quá trình này(Ctr + F3) thì đoạn văn bản vừa chọn
sẽ di chuyển luôn vào trong spike.
Bạn làm tất cả một lần nữa với các đoạn văn bản mà bạn chọn để thêm vào
các Spike.Bạn nhấn Ctrl + Shift + F3 để đổ tất cả mọi thứ trên spike vào tài liệu
hiện tại của bạn. Nếu bạn muốn, bạn có thể mở một tài liệu khác và đổ tất cả vào
đó.
Lưu ý: Khi đổ xong thì các nội dung của Spike được làm trống.
Nếu bạn muốn kết xuất các nội dung của Spike của bạn thành một tài liệu

mà khơng cần chuyển nó từ Spike.Vào tài liệu của bạn và gõ từ spike, bạn sẽ
nhận được một title nhỏ như thế này:

Nếu bạn nhấn phím Enter, các nội dung của Spike của bạn sẽ được sao
chép vào vị trí hiện tại trong tài liệu của bạn. Để xem cách Spike làm việc, vào
Insert, sau đó chọn Quick Parts->Building Blocks Organizer,trong danh sách
bạn sẽ thấy điều này:

Điều này cho thấy Spike là thực sự khơng có gì hơn khác sử dụng các tính
năng của Word QuickParts. Các tính năng Spike trong Word có thể được sử
dụng để tạo ra một tài liệu mới của một hoặc nhiều tài liệu cũ mà không cần
phải liên tục dán những thứ bạn cần vào tài liệu mới.
*Paste Special
Khi bạn cắt (cut) hay sao chép (copy) và dán (paste) các nội dung từ nhiều
nguồn văn bản khác nhau (tài liệu, Website, file PDF,…), các phần text được
24