Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
MÃ MƠN HỌC
MH 05
Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin
CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG
BẢNG TÍNH CƠ BẢN
LT
4
Thời gian (giờ)
TH
BT KT
25
0
0
TS
29
Mục tiêu:
Sau khi học xong chương này, học sinh sinh viên có khả năng:
- Trình bảy được một số kiến thức cơ bản về bảng tính, trang tính; sử dụng phần
mềm Microsoft Excel
- Sử dụng được phần mềm xử lý bảng tính Microsoft Excel để tạo bảng tính, trang
tính; nhập và định dạng dữ liệu; sử dụng các biểu thức tốn học, các hàm cơ bản để
tính tốn các bài tốn thực tế.
Các vấn đề chính sẽ được đề cập
- Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook)
- Sử dụng Microsoft Excel
- Thao tác với ô
- Làm việc với trang tính(Worksheet)
- Định dạng ơ, dãy ơ
- Biểu thức và hàm
- Biểu đồ
- Kết xuất và phân phối trang tính, bảng tính
A. NỘI DUNG:
1. Kiến thức cơ bản về bảng tính (Workbook)
1.1. Khái niệm bảng tính
Bảng tính (Workbook) trong Excel là một tập hợp của những loại trang tính
(Worksheet) khác nhau như: dữ liệu, đồ thị, Macro, ... và thường có liên quan với nhau.
Một bảng tính có thể chứa từ 1 đến 255 trang tính.
Tên trang tính được biểu thị trên những Tab ở cạnh dưới, bên trái cửa sổ Excel.
Khi cần làm việc đến trang tính nào, ta chỉ cần di chuyển vào Click vào Tab chứa tên
bảng tính đó (Tab chứa tên bảng tính hiện hành sẽ được làm đậm màu để phân biệt).
Để di chuyển đến những trang tính khác trong Workbook, bạn chọn các nút: (bảng
tính đầu), (bảng tính cuối), (bảng tính kế cận).
Trong tập tin bảng tính (Workbook), ta có thể:
- Chèn thêm hoặc xố bớt những trang tính.
- Đổi tên trang tính (chiều dài tối đa là 31 ký tự).
Giáo trình Tin Học
Trang 83
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
- Sao chép hoặc di chuyển những trang tính trong phạm vi Workbook hoặc đến
những tập tin Workbook khác
- Che giấu những trang tính.
1.2. Các bước xây dựng bảng tính thơng thường
Nhằm tạo ra một bảng tính để nhập dữ liệu, tính tốn dữ liệu, xuất dữ liệu. Ta cần
thực hiện các bước cơ bản sau:
- Khởi động phần mềm Microsoft Excel để tạo ra bảng tính mới.
- Nhập dữ liệu, định dạng và hiệu chỉnh dữ liệu, thực hiện các phép tính tốn, ...
- Lưu bảng tính đã thực hiện trước khi thoát khỏi phần mềm.
2. Sử dụng Microsoft Excel
2.1. Làm việc với phần mềm Microsoft Excel
Microsoft Excel là một phần mềm lập bảng tính nằm trong bộ Office của
Microsoft. Excel giúp người dùng dễ dàng:
- Tính tốn, phân tích số liệu
- Lập thống kê, báo cáo
- Truy xuất dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác
- Lập đồ thị thống kê và sơ đồ
- Tạo macro để tự động hóa các cơng việc thường nhật
- Và nhiều tính năng ứng dụng trong từng lĩnh vực khác nhau…
2.1.1. Mở, đóng phần mềm
a. Khởi động Microsoft Excel (từ Windows) :
Bước 1: Nhấn vào nút Start.
Bước 2: Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ và nhấn vào nó.
Bước 3: Tìm kiếm Microsoft Excel 2016 và nhấn chuột vào đó.
Ứng dụng Microsoft Excel 2016 khởi động và cửa sổ Window hiện ra như hình
dưới. Chúng ta có thể lựa chọn tạo ra 1
workbook (Blank workbook) trống hay
workbook dựa trên một workbook đã có.
b. Thốt khỏi Excel :
Cách 1 : Mở menu FILE, chọn lệnh
EXIT.
Hình 4.1. – Cửa sổ khởi động Excel 2016
Cách 2 : Click chuột vào biểu tượng đóng cửa sổ EXCEL
Cách 3 : Bấm Alt - F4
Giáo trình Tin Học
Trang 84
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
2.1.2. Giao diện Microsoft Excel
Khi khởi động Microsoft Excel, ta sẽ có một trang tính mới được hiển thị như sau:
Thanh Quick Access Toolbar
Địa chỉ ô
Thanh công thức
Thanh tiêu đề
Thanh Robbon
Tên cột
Thanh cuộn dọc
Tên dịng
Thanh cuộn ngang
Tên trang tính
Thanh trạng thái
Chế độ xem
Phóng to/thu nhỏ
Hình 4.2 - Giao diện Excel 2016
a. Thanh tiêu đề (Title Bar) :
+ Thanh Customize Quick Access Toolbar: chứa các lệnh thường xuyên sử dụng.
+ Tên bảng tính đang được mở.
+ Cuối cùng bên góc phải thanh tiêu đề lần lượt là trợ giúp Excel, Thu nhỏ, Phóng
to cửa sổ và nút đóng cửa sổ làm việc Excel.
b. Thanh Robbon (Robbon Commands): Chứa các nhóm thẻ lệnh, có giao diện trực qian
giúp bạn dễ dàng thao tác với bảng tính.
+ Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm
việc như: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng
hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
+ Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị,
ký hiệu, …
+ Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
+ Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi cơng
thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
+ Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngồi Excel, các danh sách, phân
tích dữ liệu,…
+ Review: Các nút lệnh kiểm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các
ơ, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
Giáo trình Tin Học
Trang 85
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
+ View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia
màn hình, …
Để biết chi tiết về các nhóm lệnh kích chọn vào biểu tượng mũi tên các lệnh
trong nhóm được hiển thị.
c. Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name
Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của
ô.
d. Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu):
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng
(ơ, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính,
bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tượng đó. Lập tức một
thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có
thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tượng mà bạn chọn.
2.2. Thao tác trên tập tin bảng tính
Hình 4.3- Thanh thực đơn
2.2.1. Mở tập tin bảng tính
Để mở một bảng tính có sẵn, ta thực hiện các thao tác như sau:
Bước 1: Nhấn chọn File Chọn Open. Khi chọn tùy chọn Recent, ta sẽ thấy hai
tab con xuất hiện là Workbooks và Folders hiển thị các bảng tính và các thư mục được
mở gần đây.
Bước 2: Chọn tùy chọn Browse sẽ xuất hiện một hộp thoại như hình dưới. Điều
chỉnh đường dẫn đến vị trí chứa trang tính mà bạn muốn mở.
Bước 3: Chọn trang tính muốn mở, nhấn nút lệnh Open.
Hình 4.4 - Hộp thoại mở file Excel
Giáo trình Tin Học
Trang 86
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
2.2.2. Lưu bảng tính
Để lưu một bảng tính đã được chỉnh
sửa, ta thực hiện các thao tác như sau:
Bước 1: Nhấn tab File, chọn Save As.
Bước 2: Chọn vị trí muốn lưu bảng
tính, nhập tên cho bảng tính và chọn Save,
mặc định bảng tính được lưu với định dạng
có đi mở rộng là .xlsx.
Bước 3: Cuối cùng, nhấn nút Save và
trang tính được lưu giữ với tên đã đặt.
Hình 4.5 - Hộp thoại lưu file Excel
2.2.3. Đóng bảng tính
Bước 1: Nhấn nút Close ở góc trên bên trái màn hình. Một thông báo sẽ xuất hiện
để xác nhận bạn muốn thực hiện lưu trang tính (Save), khơng lưu trang tính (Don’t Save)
hoặc hủy lệnh đóng bảng tính (Cancel).
Bước 2: Lựa chọn hành động mà bạn muốn thực hiện.
Hình 4.6 - Đóng bảng tính
3. Thao tác với ơ
3.1. Các kiểu dữ liệu
Các kiểu dữ liệu cơ bản thường dùng trong Excel gồm: kiểu ký tự, kiểu số, kiểu
ngày tháng. Mặc định, khi nhập liệu trong Excel, kiểu ký tự sẽ tự động gióng hàng trái,
kiểu số và kiểu ngày sẽ gióng hàng phải.
Giáo trình Tin Học
Trang 87
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
-
Kiểu số
c
3.2. Cách nhập dữ liệu
Kiểu ký tự
Kiểu ngày
Nhập dữ liệu cố định: click chuột/di chuyển chuột bằng phím tab/ key up/ key
down đến ô cần nhập nhập dữ liệu từ bàn phím nhấn Enter.
Nếu muốn hủy bỏ thao tác nhập dữ liệu cho 1 ơ, ta nhấn phím ESC.
Muốn xóa dữ liệu khi đang nhập, nhấn phím Back Space sẽ xóa 1 ký tự ngay bên
trái con trỏ chèn và nhấn phím Delete sẽ xóa 1 ký tự bên phải con trỏ chèn.
Nhấn Ctrl-Z: hủy dữ liệu vừa nhập
Nhấn Ctrl-Y: phục hồi lại lệnh vừa hủy
Nhập các ký tự đặc biệt: Insert Symbol chọn bảng mã chọn ký
hiệuInsert
Nhập dữ liệu bằng công thức: bắt đầu là dấu = hoặc +, theo sau là địa chỉ ơ dữ
liệu cùng với các tốn tử hoặc hàm (hàm sẽ được trình bày ở phần sau).
Các lưu ý khi nhập dữ liệu:
- Nếu nhập số mà không cần tính tốn, nên định dạng kiểu Text trước khi nhập:
vào Home Number Text OK.
- Nhập ngày và thời gian: cần định dạng mặc định trong Control Panel Regional
and Language Options trước khi nhập.
- Khi nhập thời gian và muốn định dạng theo chuẩn 12 giờ thì thêm A hoặc P vào
sau thời gian nhập vào, nếu không Excel tự hiểu là AM. Ví dụ 6:30 AM hoặc 5:15 PM.
3.3. Chỉnh sửa dữ liệu
Chọn ơ có dữ liệu muốn chỉnh sửa. Dữ liệu của ô sẽ xuất hiện trên thanh công
thức.
- Nhập lại dữ liệu mới rồi nhấn Enter hoặc nhấn phím mũi tên. Dữ liệu mới sẽ
ghi đè và xóa dữ liệu cũ.
- Nhấn phím F2 để vào chế độ sửa chữa, hoặc click chuột tại vị trí dữ liệu sai trên
thanh công thức. Di chuyển con trỏ chèn đến vị trí dữ liệu sai bằng các phím mũi tên.
Điều chỉnh lại dữ liệu rồi nhấn Enter.
3.3.1. Xóa dữ liệu
Giáo trình Tin Học
Trang 88
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn các ơ cần xóa nội dung nhấn Delete. Cách này chỉ xóa dữ liệu, định dạng
của ơ vẫn cịn. Để xóa định dạng: chọn các ơ cần xóa nội dung Home Clear chọn
tùy chọn:
- Clear All: xóa tất cả nội dung và định dạng
- Clear Formats: chỉ xóa định dạng
- Clear Contents: chỉ xóa nội dung
- Clear Comments: xóa chú thích của ơ
- Clear Hyperlinks: xóa liên kết dữ liệu
Hình 4.7 - Hộp thoại xóa dữ liệu và định dạng
3.3.2. Khơi phục dữ liệu
Trong trường hợp xóa nhầm dữ liệu, ta có thể lấy lại dữ liệu vừa xóa bằng lệnh
Undo nằm trên thanh Customize Quick Access Toolbar hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt
Ctrl-Z để hủy đi lệnh xóa dữ liệu vừa thực hiện.
4. Làm việc với trang tính(Worksheet)
4.1. Dịng và cột
4.1.1. Thêm dịng và cột
Để thêm dịng hay cột vào trang tính, ta có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn vị trí dòng/cột cần thêm, click chuột phải để mở thực đơn ngữ cảnh.
Nhấn chọn lệnh Insert để thêm dòng /cột.
Cách 2: Chọn vị trí dịng/cột cần thêm. Chọn thẻ Home, nhóm Cells. Chọn lệnh
Insert. Chọn Insert Sheet Rows để thêm dòng hoặc Insert Sheet Columns để thêm cột.
Lưu ý:
- Dòng mới thêm sẽ nằm bên trên dòng được chọn, cột mới thêm sẽ nằm bên trái
cột được chọn.
- Số lượng dòng/cột được chọn sẽ bằng số lượng dòng hoặc cột được thêm mới.
Giáo trình Tin Học
Trang 89
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin
Hình 4.8 - Cách thêm dịng/cột
4.1.2.Xóa dịng và cột
Để xóa bỏ dịng hay cột của trang tính, ta có thể thực hiện một trong hai cách sau:
Cách 1: Chọn các dòng/cột cần xóa. Click chuột phải để mở thực đơn ngữ cảnh.
Nhấn chọn lệnh Delete để xóa dịng/cột đã chọn.
Cách 2: Chọn các dịng/cột cần xóa. Chọn thẻ Home, nhóm Cells. Chọn lệnh
Delete. Chọn Delete Sheet Rows để xóa các dịng được chọn hoặc Delete Sheet Columns
để xóa các cột được chọn.
4.1.3. Hiệu chỉnh kích thước ơ, dịng, cột
Để hiệu chỉnh kích thước ơ/ dịng/ cột, ta thực hiện theo các thao tác sau:
- Chọn ơ/ dịng/ cột cần hiệu chỉnh kích thước
- Chọn thẻ Home, nhóm Cells, lệnh Format, lựa chọn lệnh hiệu chỉnh kích thước
phù hợp
+ Row Hieght: Căn chỉnh chiều cao dòng.
+ AutoFit Column Height: lệnh tự căn chỉnh
chiều cao phù hợp với nội dung.
+ Column Width: Lệnh căn chỉnh độ rộng.
+ AutoFit Column Width: lệnh tự động căn
chỉnh độ rộng phù hợp với nội dung.
+ Default Width: sử dụng lệnh này khi muốn
căn chỉnh độ rộng mặc định cho worksheet hay cả
workbook.
Hình 4.9 - Hiệu chỉnh kích thước
4.1.4. Ẩn/hiện, cố định (freeze)/ thôi cố định (unfreeze) tiêu đề dòng, cột
Để ẩn/ hiện tiêu đề dòng/ cột trong trang tính đang hoạt động, ta có thể thực hiện
các thao tác sau:
Giáo trình Tin Học
Trang 90
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
- Chọn thẻ View, nhóm Show, chọn mục Headings để hiển thị tiêu đề dòng cột/
hoặc bỏ chọn để ẩn tiêu để dịng/cột.
Hình 4.10 – HIển thị tiêu đề đầu cột
Khi bảng tính có số cột/dịng hiển thị vượt q màn hình xem/nhập dữ liệu, chúng
ta có thể dùng chức năng FreePane để giữ cố định một số cột/dịng nào đó để xem/nhập
dữ liệu các cột/dòng còn lại. Để sử dụng chức năng FreePane, ta thực hiện theo các thao
tác sau:
Bước 1: Chọn vị trí cột/dịng cần cố định.
Bước 2: Chọn thẻ View, nhóm Window, chọn lệnh Freeze Panes. Ta có các tùy
chọn như sau:
+ Freeze Panes: cố định dịng phía trên và cột bên trái ô hiện tại.
+ Freeze Top Row: cố định dòng đầu tiên
+ Freeze First Column: cố định cột đầu tiên
Giáo trình Tin Học
Trang 91
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Để bỏ chức năng này, ta chọn lệnh UnFreePanes.
Hình 4.11 - Freeze và Unfreeze tiều đề dịng cột
4.2. Trang tính
4.2.1. Tạo, xóa, di chuyển, sao chép các trang tính
a. Tạo mới trang tính
- Click chuột lên nút lệnh New sheet ở bên phải
của worksheet hiện hành.
- Hoặc click chuột phải trên tên trang tính hiện
hành, chọn Insert xuất hiện hộp thoại Insert
chọn Worksheet nhấn OK để hoàn thành việc thêm
mới một trang tính.
Hình 4.12 - Tạo trang tính mới
b. Xóa trang tính
- Chọn trang tính cần xóa, click chuột phải,
chọn lênh Delete để xóa trang tính.
c. Di chuyển, sao chép trang tính
- Chọn trang tính cần di chuyển, sao chép
- Click chuột phải lên trang tính cần thao tác
chọn Move or Copy, màn hình xuất hiện cửa số mới.
+ Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 3 như
hình và nhấn OK nếu muốn sao chép trang tính.
+ Thực hiện trình tự các thao tác từ 1 đến 2 như
hình và nhấn OK nếu muốn di chuyển trang tính.
Hình 4.13 -Xóa, sao chép, di chuyển trang tính
4.2.2. Thay đổi tên trang tính
Để thay đổi tên trang tính, ta chọn trang tính cần đổi tên. Click chuột phải lên
trnag tính cần đổi tên chọn lệnh Rename Nhập vào tên mới cho trang tính nhấn
Enter
Giáo trình Tin Học
Trang 92
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Hoặc ta có thể double_click trên trang tính cần đổi tên nhập tên mới cho trang
tính nhấn Enter.
4.2.3. Mở nhiều trang tính
Để mở nhiều trang tính (worksheet) của cùng một bảng tính (Workbook), ta có
thể thực hiện thao tác sau:
- Chọn nhãn View, trong nhóm lệnh Window
- Chọn lệnh New Window. Một bảng tính giống với bảng tính đang được mở sẽ
được hiện thị trong 1 cửa sổ mới.
- Chọn lệnh Arange All. Hộp thoại Arrange Windows sẽ xuất hiện để bạn lựa
chọn cách hiển thị trang tính mà bạn mong muốn.
Hình
15.4
-
Kết
quả
mở
nhiều
trang
tính
Hình 4.14 - Mở nhiều trang tính
Trong trường hợp muốn mở nhiều bảng tính (Work book) cùng một lúc, ta thực
hiện các thao tác sau:
- Chọn nhãn File lệnh Open để mở bảng tính thứ hai.
- Chọn nhãn View nhóm lệnh Window lệnh Arrange All. Trong hộp thoại
Arrange Windows, bỏ chọn ở mục “Windows of Active Workbook”, và lựa chọn kiểu
hiện thị của hai bảng tính mà bạn mong muốn.
Giáo trình Tin Học
Trang 93
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
4.2.4. Tính tốn trên nhiều trang tính
Khi tính tốn với tranh tính, có những lúc ta cần thực hiện các phép tính tốn mà
nội dung nằm ở các trang tính khác nhau. Để thực hiện thao tác này, ta cần thêm
trang tính tham chiếu đến ! địa chỉ các ơ chứa nội dung cần tính tốn trang tính> khi
thiết lập cơng thức tính tốn ở trang tính hiện hành.
Để hiểu rõ cách thức thực hiện việc tính tốn trên nhiều trang tính, ta quan sát vì
dụ dưới đây. Trong Sheet1, ta có tỷ số thắng thua trong những năm 2008-2013. Trong
sheet 2, ta có tỷ số thắng thua trong những năm 2002-2007. Bây giờ ta muốn tính tổng
số trận thắng thua ở Sheet2, trong khi dữ liệu lại phân tán ở 2 trang khác nhau.
Chọn ô muốn thiết lập công thức trong trang tính hiện hành, gõ nội dung cơng
Hình 4.16 - Ví dụ về tính tốn trên nhiều sheet
thức cần tính tốn. Để thêm các ơ nội dung ở trang tính hiện hành bạn chỉ cần rê chuột
để chọn các ô này. Đối với các ô nội dung nằm ở trang tính khác, bạn cần thêm
trang tính tham chiếu!> bằng cách click chuột vào trang tính tham chiếu, sau đó rê chuột
để chọn các ơ nội dung cần thiết. rong ví dụ này, cơng thức được thiết lập ở trang tính.
Sheet2. Các địa chỉ C3:C8 đầu tiên là thuộc Sheet2, cịn các địa chỉ Sheet1!C3:C8
là thuộc Sheet 1.
Hình 4.17 - Ví dụ tính tốn trên nhiều Sheet
Giáo trình Tin Học
Trang 94
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
5. Định dạng ô, dãy ô
5.1. Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ
Để định dạng phức tạp hơn với các kiểu dữ liệu tương ứng của bảng tính, ta có
thể thực hiện bằng cách:
- Chọn ơ/vùng dữ liệu/trang tính cần định
dạng
- Mở hộp thoại Format Cells bằng các cách
khác nhau:
+ Chọn thẻ Home nhóm Number
+ Chọn thẻ Home nhóm Cells
Format Format Cells
Hình 4.188- Định dạng kiểu số, ngày, tiền tệ
+ Click chuột phải, chọn Format Cells.
Hộp thoại Format Cells được mở ra như sau:
- Chọn tab Number, mục Category:
+ General: hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo định dạng chúng
ta đang chọn
+ Number: định dạng kiểu số
+ Currency: định dạng tiền tệ
+ Accounting: định dạng ký hiệu tiền tệ
+ Date: định dạng kiểu ngày tháng
+ Time: định dạng kiểu giờ
+ Percentage: định dạng tỉ lệ
phần trăm (%)
+ Fraction: hiển thị số dưới
dạng phân số
+ Scientific: hiển thị số dạng
E+n. Ví dụ con số 10987654321 được
định dạng hiển thị là 1.10E+10
+ Text: định dạng dữ liệu dạng
văn bản
+ Special: định dạng số theo
một số trường hợp đặc biệt như: mã
bưu điện, số điện thoại, số bảo
hiểm…
Giáo trình Tin Học
Hình 4.19 - Hộp thoại định dạng kiểu dữ liệu
Trang 95
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
+ Custom: tùy chỉnh các định dạng do người dùng thiết lập
5.2. Định dạng văn bản
Ta có thể định dạng văn bản nhanh chóng bằng nhóm Font trên nhãn Home.
Hình 4.20 - Nhãn Home định dạng văn bản
Ngoài ra, ta cũng có thể định dạng văn bản bằng cách chọn nhãn Font trong hộp
thoại Format Cells
+ Font: chọn kiểu Font cho các ô
+ Font style: chọn kiểu thường, in
nghiêng, in đậm…của Font chữ.
+ Size: kích thước font chữ
+ Underline: chọn dạng gạch chân văn
bản
+ Color: chọn màu cho văn bản
+ Normal font: nếu được chọn Excel sẽ
Hình 4.21 - Định dạng văn bản bằng hộp thoại
loại bỏ font đang chọn và trở về bình thường
+ Effects Strikethrough: gạch ngang văn bản
+ Superscript: tạo văn bản chỉ số trên
+ Subscript: tạo văn bản chỉ số dưới
+ Preview: xem trước định dạng
5.3. Căn chỉnh, hiệu ứng viền
a. Căn chỉnh
Ta có thể căn chỉnh văn bản nhanh chóng bằng nhóm lệnh Alignment trên nhãn
Home.
Giáo trình Tin Học
Trang 96
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Cơng Nghệ Thơng Tin
Hình 4.22 - Căn chỉnh băn bản bằng nhãn Home
Ngoài ra, ta cũng có thể định dạng văn bản bằng cách chọn nhãn Alignment trong
hộp thoại Format Cells
+ Text alignment:
- Horizontal: chọn vị trí chữ theo chiều
ngang (left, center, right, justify…)
- Vertical: chọn vị trí chữ theo chiều dọc
(top, bottom, center, …)
+ Text control:
- Wrap text: nội dung được xuống hàng
trong cùng 1 cell tùy thuộc vào độ rộng ô và độ
dài nội dung.
Hình 23.4-Căn chỉnh văn bản bằng hộp thoại
- Shrink to fit: giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ rộng cột
- Merge cells: nối các ô chọn thành một ô
+ Right-to-left Text: lựa chọn trình tự đọc và canh lề
+ Orientation: nhập giá trị góc quay tại Degrees để xoay chữ.
b. Hiệu ứng viền
Để hiệu ứng đường viền cho trang tính, ta có thể thao tác bằng nút lệnh Bottom
Border trong nhóm lệnh Font thuộc nhãn Home, hoặc chọn nhãn Border trong hộp thoại
Format Cells
Hình 4.24 - Đóng khung, tơ nền cho bảng tính
Giáo trình Tin Học
Trang 97
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
+ Line: chọn kiểu và kích cỡ đường kẻ, sau đó chọn các biểu tượng ở mục Border
để kẻ.
+ Presets: chọn khơng kẻ đường bao (None)/kẻ đường bao ngồi(Outline)/đường
bao trong(inside)
+ Color: Chọn màu cho đường kẻ
+ Border: chọn biểu tượng tương ứng để kẻ/không kẻ đường bao cho các ô
6. Biểu thức và hàm
6.1. Biểu thức số học
6.1.1. Khái niệm biểu thức số học
Biểu thức số học là một dãy các phép toán: +, -, *, /, div, mod từ các hằng, biến
kiểu số và hàm.
Dùng cặp dấu () để quy định trình tự tính tốn với thứ tự quy định như sau:
- Trong ngoặc trước, ngoài ngoặc sau.
- Nhân chia trước, cộng trừ sau.
- Giá trị của biểu thức có kiểu là kiểu của biến hoặc hằng có miền giá trị lớn nhất
trong biểu thức.
6.1.2. Tạo biểu thức số học đơn giản
Một biểu thức trong excel luôn được bắt đầu bằng dấu bằng (=) theo cấu trúc:
= <biểu thức>, trong đó <biểu thức> được thực hiện dưới dạng phép tốn 2 ngơi theo
cấu trúc:
<biểu thức>=<tốn hạng 1>
<tốn hạng 2>
Trong đó: <tốn hạng> có thể là một số hay một hàm hoặc địa chỉ của ô chứa giá
trị cần tính tốn.
Vi dụ:
= 1+ 2*3;
= A1 + 10/A2;
= A1+B1
6.1.3. Các loại địa chỉ và thông báo lỗi thường gặp
a. Các loại địa chỉ
Địa chỉ là vị trí chứa dữ liệu trên bảng tính mà ta cần
tham chiếu để tính tốn, xử lý. Địa chỉ của ơ (cell) được
hình thành bởi dịng và cột. Ví dụ, chúng ta có thể dễ nhận
thấy địa chỉ của ô dữ liệu đang chọn hình bên là B2.
Giáo trình Tin Học
Hình 4.25 - Địa chỉ ô
Trang 98
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
- Địa chỉ tương đối: các dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép
hoặc di dời cơng thức đến vị trí khác một lượng tương ứng với số dịng và số cột mà ta
di dời. Ví dụ B2, A1, B3,….
- Địa chỉ tuyệt đối: các dòng và cột tham chiếu không thay đổi khi ta di dời hay
sao chép cơng thức. Ví dụ: $B$2, $A$1, $B$3…
- Địa chỉ hỗn hợp: kết hợp giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Ví dụ:
+ $B2: cố định cột B, nghĩa là khi sao chép cơng thức sang dịng/cột khác thì cơng
thức ở vị trí mới vẫn sử dụng cột B
+ B$2: cố định dòng 2, nghĩa là khi sao chép cơng thức sang dịng/cột khác thì
cơng thức ở vị trí mới vẫn sử dụng dịng 2.
- Địa chỉ khối dữ liệu: nếu khối dữ liệu được sử dụng để thao tác nhiều lần trên
workbook, chúng ta có thể quét khối dữ liệu, đặt tên tương ứng và dùng tên này để tính
tốn trong cơng thức. Ví dụ ở bảng tính dưới, vùng dữ liệu của bảng điểm chuẩn được
sử dụng thường xun trong việc dị tìm, nên ta quét khối vùng này và đặt tên là
BANGDIEM
Hình 4.26 - Ví dụ về đặt tên vùng trong bảng tính
b. Các thơng báo lỗi thường gặp
Lỗi
#DIV/0!
Lý do
Trong cơng thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia
cho ơ rỗng(khơng có dữ liệu)
#NAME? Gõ sai tên hàm hay tham chiếu sai
#N/A
Lỗi do cơng thức có tham chiếu đến NA để kiểm tra tồn tại
dữ liệu thường xảy ra với hàm dò tìm
#NULL!
Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau giữa 2 vùng nhưng giữa 2
vùng giao nhau bằng rỗng
#NUM!
Sử dụng giá trị số sai (số dươngsố âm)
#REF!
Vùng tham chiếu sai
#VALUE! Kiểu dữ liệu tính tốn khơng đúng
Giáo trình Tin Học
Trang 99
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
6.2. Hàm
6.2.1. Khái niệm hàm, cú pháp hàm, cách nhập hàm
Microsoft Excel đã tạo sẵn những hàm để thực hiện các tác vụ phức tạp đối với dữ
kiện trong bảng tính. Các hàm của Excel thi hành nhanh và được sử dụng một cách đơn
giản.
Cú pháp chung của hàm:
TÊN_HÀM(đối số,[đối số],...)
Để tạo cơng thức tốn, ta phải nhập cơng thức vào trong thanh công thức Formula
Bar. Công thức bắt đầu với ký hiệu "=". Khi xây dựng công thức, hoặc phải nhập địa chỉ
của của ô hoặc đưa con trỏ chuột vào ơ đó trong sheet. Sử dụng Pointing Method để
cung cấp các địa chỉ ô cho công thức thường dễ hơn và hiệu quả hơn trong xây dựng
công thức.
Ngay sau khi hồn thành một cơng thức, Excel tính tốn kết quả và hiển thị trong
ô (nội dung của công thức, tuy nhiên, tiếp tục được nhìn thấy trong thanh cơng thức bất
cứ khi nào ô hoạt động). Nếu xảy ra lỗi trong cơng thức và Excel khơng thể tính tốn
được, nó sẽ hiển thị một hộp thoại Alert gợi ý làm thế nào để sửa lỗi này.
Một cơng thức có thể gồm bất kỳ nhân tố nào sau đây:
Các toán tử như +, -, *, /
Ví dụ: =A1+A2 Nghĩa là tổng giá trị của 2 ô A1 và A2.
Giá trị hoặc văn bản
Ví dụ: =200*0.5 Phép nhân, cơng thức này chỉ sử dụng giá trị, trả về kết quả là
100.
Truy vấn ơ (bao gồm các tên ơ và các dãy)
Ví dụ: =A1=C12 So sánh ô A1 với C12. Nếu hai ô là đồng nhất, công thức trả về
giá trị là TRUE; ngược lại, nó trả về giá trị FALSE.
Các hàm Worksheet (như SUM hoặc AVERAGE)
Ví dụ: =SUM(A1:A12) nghĩa là tổng giá trị các ơ từ A1:A12.
6.2.2. Tốn tử
Tốn tử số: Gồm các toán tử + (cộng), - (trừ), * (nhân), /(chia).
Toán tử chuỗi: & nối chuỗi. Dùng để nối các chuỗi hoặc các hàm với nhau. Phải
thêm khoảng trắng vào trước và sau dấu nối chuỗi.
Ví dụ : = “DA” & “NANG” “DANANG”
Toán tử so sánh : > (lớn hơn), < (nhỏ hơn), = (bằng nhau), <> (khác nhau), >=
(lớn hơn hoặc bằng), <= (nhỏ hơn hoặc bằng).
Giáo trình Tin Học
Trang 100
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
6.2.3. Các hàm cơ bản
(SUM,AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, COUNTAM ROUND,INT, MOD,
RANK)
INT(Number)
Công dụng: trả về phần nguyên của (Number).
Ví dụ : INT(5.9) 5.
MOD(Number,divisor)
Công dụng: trả về giá trị phần dư của phép chia Number cho Divíor.
Ví dụ: MOD(10;3) 1
ROUND(Number,Num_digits)
Cơng dụng: dùng để làm tròn số theo nguyên tắc: lớn hơn hoặc bằng 5 thì được
nâng lên và ngược lại. Kết quả của hàm phụ thuộc vào Num_digits là số nguyên dương
hay nguyên âm.
Nếu Num_digits là số nguyên dương : trả về giá trị đã được làm tròn của số Number
và lấy Num_digits số lẻ thập phân.
Ví dụ: ROUND(3.725;1) 3.7.
ROUND(3.266;2) 3.27
Nếu Num_digits là số nguyên âm : làm tròn phần nguyên của số Number tại vị trí
thứ Num_digits (kể từ dấu thập phân sanh trái).
Ví dụ: ROUND(12345.6;-3) 12.000
SQRT(Number) : trả về căn bậc 2 của Number.
Ví dụ: SQRT(9) 3
MAX(x1,x2,...) hoặc MAX(vùng)
Công dụng: trả về giá trị lớn nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ: MAX(5;2;10;9) 10
MIN(x1,x2,...) hoặc MIN(vùng)
Công dụng: trả về giá trị nhỏ nhất trong danh sách đối số hoặc trong vùng.
Ví dụ: MIN(5;2;10;9) 2
AVERAGE(x1,x2,...) hoặc AVERAGE(vùng)
Công dụng: trả về trung bình cộng của danh sách các đối số hoặc của vùng.
Ví dụ: AVERAGE(1;2;3;6) 3
SUM(x1,x2,...) hoặc SUM(vùng)
Giáo trình Tin Học
Trang 101
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Công dụng: trả về tổng của danh sách các đối số hoặc của vùng.
Ví dụ: Số liệu trong các ơ : B1 = 4; B2 = 8; B3 = 3 thì: SUM(B1:B3) 15
COUNT(vùng)
Cơng dụng: Đếm số lượng ơ có chứa dữ liệu kiểu số trong vùng (không đếm ô
chuỗi và ô rỗng). Đối số có thể là dữ liệu chuỗi, số, địa chỉ ơ, địa chỉ vùng ...
Ví dụ: COUNT(B2:B4)
COUNT(2,”ab”;5;4) 3
COUNTA(vùng)
Cơng dụng: đếm số lượng ơ có chứa dữ liệu trong vùng (khơng đếm ơ rỗng). Ơ
rỗng là ơ khơng chứa dữ liệu
Ví dụ: COUNTA(B2:D4).
COUNT(2,”ab”;5;6) 4
RANK(Num;Table;Order)
Cơng dụng: để xếp vị thứ cho 1 trị trong danh sách.
Num
: Trị số được đem ra so sánh với các trị số khác.
Table
: Vùng chứa các trị được so sánh.
Order
: Trật tự sắp xếp vị thứ. Mặc định, được xếp theo Descending.
Xếp giảm dần : Ascending (trị số lớn nhất được xếp vị thứ 1)
Xếp tăng dần : Descending (trị số nhỏ nhất được xếp đứng nhất)
Nếu xếp vị thứ theo kiểu Descending thì khơng cần chỉ định thành phần Order.
Nếu xếp vị thứ theo kiểu Ascending thì Order phải là một trị số bất kỳ khác Zero.
6.2.4. Các hàm logic (AND, OR)
Hàm logic được xây dựng dựa trên các biểu thức logic. Biểu thức logic là những
biểu thức chỉ trả về một trong hai giá trị : đúng (True) hay sai (False), nam hoặc nữ, đậu
hoặc rớt, ...
AND(logical1;Logical2...)
Công dụng: Dùng để liên kết điều kiện kiểm tra đồng bộ
Trong đó: Logical1, Logical2, ... : là các biểu thức logic.
Kết quả của hàm là True nếu tất cả các đối số là True (tất cả các biểu thức logic
đều thỏa mãn), các trường hợp cịn lại cho trị False.
Ví dụ: =AND(3>2;5>8) True.
OR(Logical1;Logical2...)
Giáo trình Tin Học
Trang 102
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Công dụng: Dùng để liên kết điều kiện kiểm tra đồng bộ. Kết quả của hàm là False
nếu tất cả các đối số là False (tất cả các biểu thức logic đều khơng được thỏa mãn),
ngược lại cho trị True.
Ví dụ: =OR(3<2;5<8) True
NOT(Logical)
Công dụng: Trả về trị phủ định của biểu thức logic.
Ví dụ: =NOT(3>2) False
6.2.5. Hàm điều kiện IF
Hàm IF(Logical_Test, Value_if_true, Value_if_false)
Trong đó: Logical_Test là biểu thức trả về giá trị logic. Value_if_true là giá trị sẽ
trả về khi Logical_Test là True. Value_if_false là giá trị sẽ trả về khi Logical_Test là
False.
Lưu ý: các hàm IF có thể lồng nhau đến 7 cấp, khi đó Value_if_true,
Value_if_false lại là các hàm IF khác.
Ví dụ
1
2
3
4
A
PH
F
T
F
B
LT
4.5
6.5
5.0
* Điểm TB bằng (LT+TH)/2 và nếu PH là “F” thì ĐTB
được
tăng
thêm
1
điểm
(a)= If(A2=“T”, (B2+C2)/2, (B2+C2)/2+1)
* Nếu TB>=5 thì KQ là “Đậu”, ngược lại là “Rớt”
(b)= If(D2>=5, ”Đậu”, ”Rớt”)
C
D
E
TH ĐTB KQ
4.0 (a)
(b)
4.5
6.0
6.2.6. Các hàm ngày (DAY, MONTH, YEAR, NOW)
Hàm DAY(Serial_Number)
Trong đó: Serial_Number là mã ngày được dùng bởi MS Excel. Serial_Number
có thể là dạng chuỗi, dạng hàm trả về giá trị thời gian hay dạng số thứ tự chỉ giá trị thời
gian
Công dụng: Trả về số thứ tự của ngày trong tháng. Giá trị được trả về là một số
nguyên trong khoảng từ 1 đến 31.
Ví du: DAY(Today())
Bằng số thứ tự của ngày hiện hành
DAY(“4/30/2002”) Bằng 30
DAY(37256)
Bằng 31
Hàm MONTH(Serial_Number)
Công dụng: Trả về số thứ tự của tháng trong năm. Giá trị được trả về là một số
nguyên trong khoảng từ 1 đến 12.
Ví du: MONTH(Today())
Giáo trình Tin Học
Bằng số thứ tự của tháng hiện hành
Trang 103
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
MONTH(“4/30/2002”)
Bằng 4
MONTH(37256)
Bằng 12
Hàm YEAR(Serial_Number)
Công dụng: Trả về giá trị năm. Giá trị được trả về là một số nguyên trong khoảng
từ 1900 đến 9999.
Ví du: YEAR(Today())
Bằng giá trị năm hiện hành
YEAR (“4/30/2002”)
YEAR (37256)
Bằng 2002
Bằng 2001
Hàm NOW()
Công dụng: Trả về giá trị ngày và giờ hiện hành của đồng hồ hệ thống
Hàm TODAY()
Công dụng: Trả về giá trị ngày hiện hành của đồng hồ hệ thống
Hàm WEEKDAY(Serial_Number, Return_Type)
Công dụng: Trả về giá trị ngày trong tuần. Ngày được cho như là một số nguyên
trong khoảng từ 1 đến 7.
Trong đó: Return_Type Là một số định kiểu giá trị trả về
Nếu Return_Type =1 (hoặc không ghi), hàm trả về từ số 1 (C.nhật) đến số 7 (T7)
Nếu Return_Type =2
hàm trả về từ số 1 (Thứ hai) đến số 7 (Chủ nhật)
Nếu Return_Type =3
hàm trả về từ số 0 (Thứ hai) đến số 6 (Chủ nhật)
Ví du: =WEEKDAY(Today())Bằng số thứ tự chỉ ngày trong tuần hiện hành.
=WEEKDAY(“4/30/2002”)
Bằng 3 (Thứ ba)
6.2.7. Các hàm chuỗi
(LEFT, RIGHT, MID, LEN,UPPER, PROPER, LOWER, VALUE)
Hàm LEFT(Text, Num Chars)
Công dụng: Trả về các ký tự đầu tiên của một chuỗi
Trong đó: Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần của nó. Num Chars chỉ ra
số ký tự được LEFT trả về. Num Chars phải lớn hơn hay bằng 0. Nếu Num Chars lớn
hơn số ký tự có trong Text, LEFT trả về tồn bộ chuỗi. Nếu khơng ghi Num Chars,
Nó có giá trị mặc nhiên bằng 1.
Ví dụ
LEFT(“Tin Hoc”,3) Bằng “Tin”
Nếu cell A1 chứa giá trị “G102A” thì LEFT(A1)
bằng “G”
Hàm RIGHT(Text, Num Chars)
Giáo trình Tin Học
Trang 104
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Trong đó: Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần của nó. Num Chars chỉ ra
số ký tự được RIGHT trả về. Num Chars phải lớn hơn hay bằng 0. Nếu Num Chars
lớn hơn số ký tự có trong Text, LEFT trả về tồn bộ chuỗi. Nếu khơng ghi Num Chars,
Nó có giá trị mặc nhiên bằng 1
Cơng dụng: Trả về các ký tự cuối cùng của một chuỗi.
Ví dụ
RIGHT(“Tin Hoc”,3)
Bằng “Hoc”
Nếu cell A1 chứa giá trị “G102A” thì RIGHT(A1)
bằng “A”
Hàm MID(Text, Start Num, Num Chars)
Trong đó: Text là chuỗi mà ta muốn trích ra một phần của nó. Start Num là vị trí
ký tự trong Text. Num Chars chỉ ra số ký tự được MID trả về kể từ vị trí Start Num
Cơng dụng: Trả về một số chỉ định các ký tự từ một chuỗi, bắt đầu tại vị trí mong
muốn.
Ví dụ: MID(“G102A”,2,1) Bằng “1”
Hàm LEN(Text)
Trong đó: Text là một chuỗi
Công dụng: Trả về chiều dài của một chuỗi.
Ví du: LEN(“Tin Hoc”)
Bằng 7
Hàm LOWER(Text)
Cơng dụng: Chuyển tất cả các chữ hoa trong chuỗi thành chữ thường.
Ví dụ: LOWER(“Tin Hoc”)
Bằng “tin hoc”
Hàm UPPER(Text)
Công dụng: Chuyển tất cả các chữ hoa trong chuỗi thành chữ hoa.
Ví dụ: UPPER(“Tin Hoc”) Bằng “TIN HỌC”
Hàm PROPER(Text)
Công dụng: Chuyển ký tự đầu tiên của chữ trong Text thành chữ hoa.
Ví dụ
PROPER(“tin hoc”) Bằng “Tin Hoc”
Hàm VALUE(Text)
Trong đó: Text là chuỗi đặt ở một khuôn dạng bất kỳ của số, ngày, hay giờ.
Công dụng: Chuyển chuỗi các ký số thành giá trị số.
Lưu ý: Trong nhiều trường hợp sử dụng cơng thức, Excel có khả năng tự động
chuyển chuỗi thành số khi cần thiết.
Ví dụ
VALUE(“$1000”) Bằng 1000
VALUE(“12/31/2001”)
Giáo trình Tin Học
Bằng 37256
Trang 105
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
6.2.8. Các hàm tìm kiếm (VLOOKUP, HLOOKUP)
Hàm VLOOKUP
VLOOKUP (Lookup_Value, Table_array, Col_Index_Num, Range_lookup)
Cơng dụng: Tìm kiếm một giá trị trên cột đầu tiên của Table_array và trả về giá
trị của cell được xác định trên dòng tương ứng và cột thứ Col_index_num trong
Table_array.
Trong đó:
- Lookup_Value là giá trị được tìm kiếm trên cột đầu tiên của Table_array
- Table_array là bảng chứa dữ liệu được tìm kiếm
Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng), thì những giá
trị trong cột đầu tiên của Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu khơng hàm
sẽ trả về giá trị khơng chính xác.
Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì Table_array khơng cần phải
được sắp xếp trước. Hàm không phân biệt chữ hoa chữ thường trong trường hợp
Lookup_value là giá trị chuỗi
- Col_Index_Num Là số thứ tự cột trong Table_array
- Range_lookup là giá trị xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng.
Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc không dùng) thì khi giá trị
giống với Lookup_value khơng được tìm thấy thì hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất mà nhỏ
hơn Lookup_value.
Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì hàm sẽ tìm giá trị giống với
Lookup_value. Nếu khơng có giá trị nào được tìm thấy thì hàm sẽ trả về mã lỗi #N/A
Ví dụ: Giả sử ta có bảng tính sau
A
1
2
3
A
B
B
0
20
25
C
1
40
45
D
2
60
65
=VLOOKUP(“B”,A2:D4,3,0)
Bằng 45
=VLOOKUP(Right(“G102C”),A2:D4,2,0)Bằng 30
=VLOOKUP(20,B1:D4,3,0)
Bằng 60
=VLOOKUP(27,B1:D4,2) Bằng 45
Hàm HLOOKUP
HLOOKUP(Lookup-Value,Table-array, Row-Index_Num, Range-lookup)
Công dụng: Tìm kiếm một giá trị trên hàng đầu tiên của Table_array và trả về giá
trị của cell được xác định bởi cột tương ứng và hàng thứ Row_index_num trong
Table_array
Trong đó:
- Lookup_Value là giá trị được tìm kiếm trên hàng đầu tiên của Table_array
- Table_array là bảng chứa dữ liệu được tìm kiếm
Giáo trình Tin Học
Trang 106
Trường Cao đẳng Nghề Đà Nẵng
Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng), thì những giá
trị trong hàng đầu tiên của Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần, nếu không
hàm sẽ trả về giá trị khơng chính xác
Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì Table_array khơng cần phải
được sắp xếp trước. Hàm không phân biệt chữ hoa chữ thường trong trường hợp
Lookup_value là giá trị chuỗi.
- Row_Index_Num Là số thứ tự hàng trong Table_array
- Range_lookup là giá trị xác định việc tìm kiếm là chính xác hay gần đúng.
Nếu Range_lookup bằng 1 (Hoặc bằng TRUE, Hoặc khơng dùng) thì khi giá trị giống
với Lookup_value khơng được tìm thấy thì hàm sẽ tìm giá trị lớn nhất mà nhỏ hơn
Lookup_value. Nếu Range_lookup bằng 0 (Hoặc bằng FALSE) thì hàm sẽ tìm giá trị
giống với Lookup_value.
Nếu khơng có giá trị nào được tìm thấy thì hàm sẽ trả về mã lỗi #N/A
Ví dụ :
Giả sử ta có bảng tính sau
A
1
2
3
4
B
A
60
50
40
C
B
65
55
50
D
C
70
60
60
HLOOKUP(“B”,B1:D4,4,0)
Bằng 50
HLOOKUP(Right(“G102C”),B1:D4,2,0) Bằng 70
HLOOKUP(60,B2:D4,3,0) Bằng 40
HLOOKUP(67,B2:D4,2) Bằng 55
HLOOKUP(80,B2:D4,3,0) Bằng N/A
6.2.9. Các hàm có điều kiện (COUNTIF, SUMIF)
Hàm COUNTIF(Range, Criteria)
Trong đó: Range Là vùng cell mà ta muốn đếm. Criteria Là tiêu chuẩn để được
đếm. Tiêu chuẩn được cho dưới dạng văn bản có dạng Tốn tử so sánh_Giá trị so sánh.
(Khơng cần ghi tốn tử =).
Ví dụ “>=10”, “L1A”, A20 (Bằng giá trị ơ A20), 10 (Bằng 10), “G*” (So sánh
bằng với chuỗi có ký tự đầu tiên là G)
Công dụng: Đếm số cell trong một vùng thỏa điều kiện đã cho.
Ví dụ:
Giả sử A1:A5 chứa các giá trị 10, 60, 20, 65, 40
COUNTIF(A1:A5,”>30”)
bằng 3
Hàm SUMIF(Range, Criteria, Sum Range)
Công dụng: Cộng các cell trong một vùng thỏa điều kiện đã cho.
Trong đó: Range là vùng cell được kiểm tra qua tiêu chuẩn Criteria.
Criteria là tiêu chuẩn ban hành để xác định giá trị được tính tổng. Tiêu chuẩn được
cho dưới dạng văn bản có dạng Tốn tử so sánh_Giá trị so sánh. (Khơng cần ghi tốn
Giáo trình Tin Học
Trang 107
