BỘ NỘI VỤ
TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI
SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÕNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THU TÂM

Mã số sinh viên

: 1805QTVA052

Khóa

: 2018 - 2022

Lớp

: ĐHCQ QTVP 18A

Hà Nội, 2022


LỜI CẢM ƠN
Không phải lúc nào thành công tự nhiên mà đến với chúng ta, muốn đạt được
thành cơng thì ta phải quá trình rèn luyện, học hỏi, kiên trì mới hái được trái ngọt.
Trong q trình hồn thành bài nghiên cứu, tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ thầy cơ,
gia đình và bạn bè dù là ít hay nhiều, trực tiếp hay gián tiếp. Đầu tiên, tôi xin được
gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Quản trị
Văn phòng đã cho tôi môi trường học tập, nghiên cứu để tiếp thu kiến thức trong
thời gian qua.
Để hoàn thành được đề tài nghiên cứu này, tôi đã nỗ lực rất lớn trong việc
tìm hiểu, tiếp thu, tổng hợp tài liệu cũng như kiến thức. Ngồi ra cịn phải kể đến sự
dẫn dắt, hỗ trợ từ phía Cơ – ThS. Đỗ Thị Thu Huyền, người đã hướng dẫn cho tôi
trong suốt thời gian làm khóa luận. Em xin chân thành cảm ơn Cơ và chúc Cơ ln
ln mạnh khỏe để có thể dẫn dắt được nhiều thế hệ sinh viên trong tương lai.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2022
Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Tâm


LỜI CAM ĐOAN
Dưới đây là đề tài khóa luận của tơi tại Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hải
Phịng. Tơi xin cam đoan bài khóa luận của tơi là hồn tồn đúng sự thật. Tơi sẽ
hồn tồn chịu trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực thơng tin, tài liệu sử dụng
trong bài khóa luận này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2022
Sinh viên

Nguyễn Thị Thu Tâm


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ...................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu: ........................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 3
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 3
5. Giả thuyết nghiên cứu.............................................................................. 4
6. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................ 4
7. Đóng góp mới của đề tài .......................................................................... 4
8. Cấu trúc đề tài .......................................................................................... 5
CHƢƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƢ ............................................................................................... 6
1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................... 6
1.1.1. Khái niệm tổ chức ............................................................................... 6
1.1.2. Khái niệm quản lý ............................................................................... 7
1.1.3. Khái niệm công tác văn thư ................................................................ 8
1.1.4. Khái niệm tổ chức công tác văn thư .................................................. 9
1.1.5. Khái niệm quản lí cơng tác văn thư ................................................. 10
1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác văn thƣ ................................. 10
1.2.1. Nội dung tổ chức công tác văn thư .................................................. 10
1.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư .................................................. 14
Tiểu kết chƣơng 1 ....................................................................................... 20

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC
VĂN THƢ TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI
PHÒNG .......................................................................................................... 21
2.1. Khái quát chung về Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng .... 21


2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố
Hải Phòng.................................................................................................... 21
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng ..................................................... 24
2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thƣ tại Sở Kế hoạch và
Đầu tƣ thành phố Hải Phịng .................................................................... 33
2.2.1. Thực trạng tổ chức cơng tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hải Phịng.................................................................................. 33
2.2.2. Thực trạng quản lý cơng tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hải Phòng.................................................................................. 44
2.3. Đánh giá chung .................................................................................... 54
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................. 54
2.3.2. Hạn chế.............................................................................................. 58
2.3.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 61
Tiểu kết chƣơng 2 ....................................................................................... 62
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ
CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ
ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG........................................................ 63
3.1. Nhóm giải pháp nâng cao nhận thức các cấp lãnh đạo và công chức
làm công tác văn thƣ .................................................................................. 63
3.1.1 Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư
thành phố Hải Phòng về tổ chức và quản lý công tác văn thư................. 63
3.1.2 Nâng cao nhận thức công chức làm công tác văn thư .................... 64
3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức cơng tác văn thƣ ................................... 64

3.2.1. Tổ chức thiết lập, bộ máy công tác văn thư ..................................... 64
3.2.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư.................................. 65
3.2.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ cơng tác văn thư ............................... 65
3.3. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thƣ ................................... 68


3.3.1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư ................................................... 68
3.3.2. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư ................................................................................ 68
3.3.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng công chức thực hiện công tác văn thư;
quản lý thi đua khen thưởng trong công tác văn thư ............................... 69
3.3.4. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
pháp luật về công tác văn thư ..................................................................... 71
3.3.5. Giải pháp quản lý cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác văn
thư ................................................................................................................ 73
Tiểu kết chƣơng 3 ....................................................................................... 74
KẾT LUẬN .................................................................................................... 75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 76
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 80


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Nền kinh tế thị trường ra đời là một cột mốc quan đã đánh dấu bước
ngoặt vô cùng to lớn trong nền kinh tế lồi người. Đi cùng nó là sự hình thành
và phát triển của hàng loạt các quy luật và nguyên tắc về kinh tế. Cạnh tranh
luôn là một trong các quy luật cơ bản và tất yếu của nền kinh tế thị trường
hiện nay.
Hiện nay chúng ta đang đẩy mạnh q trình hội nhập quốc tế hố thì

cạnh tranh ln là một vấn đề gay gắt, khốc liệt. Đặc biệt khi mà Việt Nam đã
gia nhập WTO - tổ chức kinh tế thế giới nên có rất nhiều cơ hội và thách thức.
Tuy nhiên do sự non yếu về khoa học công nghệ và thiếu kinh nghiệm so với
các nước khác trên thế giới nên Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất
nhiều khó khăn và thử thách.
Đối với mọi cơ quan, đơn vị thì Văn phịng ln là trợ thủ đắc lực, là
bộ mặt của cơ quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công
việc của Ban lãnh đạo Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng quản lý
điều hành có hiệu đều phải thơng qua cơng tác văn phịng. Trong đó cơng tác
văn thư là rất quan trọng. Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ
máy văn phịng, là khởi nguồn đem đến sự thành cơng của Sở Kế hoạch và
Đầu tư thành phố Hải Phòng. Tổ chức và quản lí tốt cơng tác văn thư trong
mọi hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phịng giúp phục vụ
tốt cơng tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các phòng ban, đơn vị Sở Kế hoạch
và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
Mặt khác là một sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nội được
tham quan tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng, tác giả rất quan
tâm đến vấn đề tổ chức và quản lí cơng tác văn thư . Đó là nguồn cảm hứng
và động lực thơi thúc tác giả khơng ngừng học hỏi, tìm hiểu trong thời gian
tác giả học tập tại trường. Từ những thực tế thu thập được và sự hướng dẫn

1


nhiệt tình của giảng viên hướng dẫn, vì vậy tác giả đã chọn đề tài: “Tổ chức
và quản lý công tác văn thƣ tại Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố Hải
Phịng” làm khố luận tốt nghiệp của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Về mặt lý luận đã có một số cơng trình nghiên cứu sau:
Tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp cơng

tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2011. Quyển giáo trình cung
cấp về mặt lý luận chung về công tác văn thư và những vấn đề liên quan.
Trong phần I cụ thể là chương 2 có trình bày nội dung về tổ chức và quản lý
công tác văn thư.
Nghiên cứu về nâng cao chất lượng tổ chức và quản lí cơng tác văn thư
tại một số cơ quan có một số khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Quản
trị Văn phòng của trường Đại học Nội vụ Hà nội như:
Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức
và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã
hội”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức cơng tác
văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
Trần Thị Hường (2017), Khóa luận Tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu quả tổ
chức và quản lý cơng tác văn thư tại văn phịng Bộ Nội Vụ”, Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội.
Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu quả
công tác văn tổ chức và quản lí văn thư tại Văn phịng Bộ Y Tế”, Thư viện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Nguyễn Thị Thu Hà (2019), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức và quản lý
cơng tác văn thư tại Văn phịng HĐND-Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải
Phịng Tam Nơng, tỉnh Phú Thọ”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2


Nhìn chung, các cơng trình nghiên cứu nói trên đều đã trình bày về các
nghiệp vụ cơng tác văn thư, nội dung của tổ chức và quản lý công tác văn thư.
Riêng các đề tài khóa luận trên các tác giả đã đưa ra những kiến thức có liên
quan đến văn thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại

các cơ quan khác, từ đó đưa ra những đánh giá và những giải pháp cụ thể cho
cơ quan.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Hoạt động tổ chức và quản lí công tác văn thư của Sở Kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phịng.
Khơng gian: Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
Thời gian: Từ tháng 01 đến tháng 4 năm 2022
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1 Mục tiêu nghiên cứu:
Trong khóa luận tốt nghiệp này, tác giả tập trung nghiên cứu lý luận
chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư đồng thời phân tích thực trạng
tổ chức và quản lý cơng tác Văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải
Phòng. Để thấy được những ưu điểm, nhược điểm, từ đó đưa ra kiến nghị
nhằm nâng cao hiệu tổ chức và quản lý công tác Văn thư và tiếp tục hồn
thiện cơng tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
4.2 Nhiệm vụ nghiên cứu:
Để đạt được mục tiêu trên, tác giả tập trung giải quyết một số nhiệm vụ
sau đây:
Nghiên cứu và hệ thống hóa lí luận chung về tổ chức và quản lý công
tác văn thư;
Khảo sát cách tổ chức và quản lí cơng tác văn thư của Sở Kế hoạch và
Đầu tư thành phố Hải Phòng;
Nhận xét, đánh giá về thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn
thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng. Từ đó, tìm ra những

3


ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và đề xuất một số giái pháp nhằm nâng
cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và

Đầu tư thành phố Hải Phòng.
5. Giả thuyết nghiên cứu
Tổ chức và quản lí cơng tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành
phố Hải Phịng cịn có một số hạn như công tác soạn thảo và ban hành văn
bản văn cịn gặp sai sót về thể thức và lỗi chính tả, thiếu một vài mẫu sổ đăng
ký văn bản,... Nếu tổ chức và quản lý công tác văn thư theo quy trình khoa
học sẽ góp phần nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại
Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phịng.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện khóa luận, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:
Phương pháp phân tích và tổng hợp: Phân tích, tổng hợp các số liệu, tài
liệu phục vụ bài nghiên cứu;
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thực hiện nghiên cứu, sử dụng các
loại tài liệu như sách, giáo trình, báo, website, các bài viết, các bài nghiên cứu
khác ...;
Phương pháp quan sát: Thực hiện điều tra, quan sát tại Sở để thu thập
các dữ liệu cần thiết phục vụ bài nghiên cứu;
Phương pháp sưu tầm, thống kê số liệu: Phương pháp được sử dụng để
thu thập, xử lý, phân loại các thông tin giúp sử dụng đúng, đủ các thông tin
cần thiết, loại bỏ được những thơng tin thiếu sót, sai lệch...
7. Đóng góp mới của đề tài
Đề tài “Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu
tư thành phố Hải Phịng” đã hệ thống hóa lý luận về tổ chức và quản lí cơng
tác văn thư, nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở
và từ đó đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý

4


cơng tác văn thư góp phần hồn thiện hơn về tổ chức và quản lý công tác văn

thư của Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng.
8. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của đề tài được chia làm
03 chương:
Chương 1: Lí luận chung về tổ chức và quản lý cơng tác văn thư
Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Sở Kế
hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý
công tác văn thư tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng

5


CHƢƠNG 1: LÍ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG
TÁC VĂN THƢ
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tổ chức
Hiện nay khi nói tới tổ chức cũng như khoa học tổ chức vẫn có nhiều
cách tiếp cận khác nhau, điều này cũng dễ hiểu vì các nhà khoa học đứng ở
những góc nhìn khác nhau, ở từng giai đoạn, hoàn cảnh khác nhau để nhận
định và bản thân lĩnh vực khoa học tổ chức cũng khá rộng, liên quan đến
nhiều ngành, nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, khi tiến hành đào tạo nguồn nhân lực
trong lĩnh vực khoa học tổ chức cần có cách tiếp cận thống nhất đề từ đó có
thể xây dựng nội dung chương chình, chuẩn đầu ra cho hợp lý.
Theo Ducan (1981), “Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ
tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối
quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định.” [15, 2]
Trong cuốn sách Những nguyên lý của công tác tổ chức xuất bản năm
1922, tác giả P.M. Kécgientxép người Xôviết: “Tổ chức nghĩa là liên hiệp
nhiều người để thực hiện một công tác nhất định. Chúng ta cũng có thể gọi

bản thân hình thức liên hiệp đó là một tổ chức” [14, 2]
Khái niệm tổ chức trong tiếng Hy Lạp cổ đại là organon, có nghĩa là
cơng cụ, phương tiện. Như vậy, theo nghĩa gốc của khái niệm “tổ chức là
công cụ, phương tiện để đạt tới mục tiêu của nhà quản lý, nó khơng phải là
mục tiêu.” Với cách tiếp cận này tổ chức được hiểu là một thực thể xã hội và
trong tiếng Việt nó là một danh từ.
Theo Chester I. Barnard một nhà khoa học về quản lý và là nhà doanh
nghiệp nổi tiếng của Mỹ đầu thế kỷ XX đã đưa ra quan điểm về tổ chức: tổ
chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người
được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hồn thành mục tiêu chung.

6


Theo Gunter Buschges một nhà nghiên cứu về xã hội học người Đức
trong tác phẩm Nhập môn xã hội học tổ chức, cho rằng: “Tổ chức là dấu hiệu
đặc trưng và yếu tố cấu thành một xã hội công nghiệp và dịch vụ hiện đại”
Từ các quan điểm trên có thể thống nhất khái niệm tổ chức như sau:
“Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống,
xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó
các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ
và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao”
1.1.2. Khái niệm quản lý
Quản lý là hoạt động đa dạng, được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau.
Vì vậy, có nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý. Về bản chất ta có thể hiểu
quản lý là q trình làm việc với những người khác nhằm đạt mục tiêu chung
của tổ chức một cách hiệu quả nhất. Mỗi cấp, mỗi kiểu quản lý có những đặc
điểm, nhiệm vụ và phương pháp riêng phương thức đặc riêng. Nhưng nhìn
chung, hoạt động quản lý sử dụng các công cụ cụ thể và các phương pháp
thích hợp để thực hiện các chức năng.

Theo Frederich Winslow Taylor: “Quản lý là biết được chính xác điều
bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hồn thành cơng
việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. [11, 11]
Theo Henri Fayol: “Quản lý bao gồm 5 hoạt động như sau: dự đoán,
lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, điểu khiển và kiểm tra”. [6, 53]
Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” Harold Koontz
cho rằng: “Quản lý là một hình thức thiết yếu đảm bảo sự phối hợp của những
nỗ lực cá nhân để đạt được mục tiêu tập thể. Mục tiêu của nhà quản lý là tạo
ra một môi trường nơi mọi người có thể đạt được mục tiêu tập thể với mức tối
thiểu về thời gian, tiền bạc và sự bất mãn cá nhân. Về mặt thông lệ, quản lý là
một nghệ thuật, và kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa học” [5, 33]

7


C.Mác cho rằng quản lý là một hoạt động của các nhà tư bản (cơ quan
quản lý chủ yếu), những người này phải thực hiện chức năng điều tiết hoạt
động của các cá nhân trong quan hệ với tổ chức; chỉ đạo và giám sát các cố
gắng nỗ lực của cá nhân để các hoạt động này ăn khớp, nhịp nhàng với nhau
trong tổ chức. [6, 179]
Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng quản lý là tác hoạch định của
chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh và phối hợp
các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài chính) trong và ngồi tổ chức (chủ yếu là
nội lực). Một cách tốt nhất để đạt được các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả
tối đa. [4, 74]
Vũ Dũng và Nguyễn Thị Mai Lan cho rằng quản lý là sự tác động có
định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thơng tin của chủ thể
đến khách thể của nó. [2, 10]
Dù áp dụng phương pháp nào thì thực chất của hoạt động quản lý là
phương thức quy phạm mà chủ thể quản lý tác động (tổ chức, kiểm soát, kiểm

tra) đến các đối tượng quản lý trong tổ chức, nhằm làm cho hoạt động của tổ
chức đạt được hiệu quả. hiệu quả mong đợi và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật
Tóm lại, có thể hiểu “quản lý” với nghĩa : “Quản lý là sự tác động của
chủ thể quản lý lên khách thể, và đối tượng quản lý thực hiện theo sự thay đổi
không ngừng của mục tiêu đã đặt ra thông qua các điều kiện tối ưu trong môi
trường”.
1.1.3. Khái niệm công tác văn thư
Văn thư ban đầu là từ gốc Hán và dùng để chỉ tên gọi chung cho nhiều
loại tài liệu, văn bản khác nhau, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình,
dịng họ lập (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan
nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh,…) để phục vụ cho quản lý điều hành
công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại

8


phong kiến ở Trung Hoa, du nhập vào nước ta từ thời Trung Cổ. Đặc biệt là
vào thời triều Nguyễn, nó sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.
Dưới sự cai trị của nhà Minh, cơ quan hỗ trợ Vua trong công tác công văn,
giấy tờ cũng được gọi là văn thư phịng.
PGS. Vương Đình Quyền – tác giả cuốn “Lý luận và phương pháp công
tác văn thư” cũng đưa ra quan điểm cho rằng: “ Công tác văn thư là khái niệm
dùng để chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn
bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo
thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. ”[9, 11- 12]
Công tác văn thư được coi như phương tiện chủ yếu được các cơ quan
Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thơng tin trong
hoạt động quản lý của mình. Công tác văn thư được quy định tại điều 1 Nghị
định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư:

“Công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản;
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng
con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng tác văn thư”.
Trong các khái niệm trên, có thể rút ra khái niệm về công tác văn thư
như sau: “Công tác văn thư là tồn bộ các cơng việc về soạn thảo, ký ban
hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong cơng
tác văn thư”.
1.1.4. Khái niệm tổ chức công tác văn thư
Từ khái niệm về tổ chức, chúng ta có thể hiểu “Tổ chức cơng tác văn
thư là quá trình tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự, tổ chức nghiệp vụ liên quan
đến văn thư,… trên nguyên tắc đánh giá khách quan, đảm bảo đúng chuyên
môn, cân đối cơng việc và có sự phối hợp cơng việc giữa các thành viên.”

9


1.1.5. Khái niệm quản lí cơng tác văn thư
Từ khái niệm chung về quản lý, ta có thể hiểu khái niệm quản lý công
tác văn thư là: “Sự tác động của Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan đến quá trình
thực hiện công tác văn thư nhằm đảm bảo việc thực hiện công tác văn thư
thông qua các phương pháp, công cụ quản lý thích hợp theo đúng quy định
của Nhà nước và cơ quan, tổ chức đề ra.”
1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác văn thƣ
1.2.1. Nội dung tổ chức công tác văn thư
1.2.1.1. Tổ chức, thiết lập bộ máy công tác văn thư
Tổ chức bộ máy là quá trình thiết lập cơ cấu dựa trên chức năng, nhiệm
vụ đã xác định của cơ quan để bố trí về cơ cấu, xây dựng mơ hình và làm cho
toàn bộ hệ thống của cơ quan hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
Điều này có vai trị duy trì hoạt động của tổ chức một cách rõ ràng, khoa học.

CCông tác văn thư là công việc đặc thù liên quan đến nhiều văn bản, là
công việc quan trọng của văn phịng, có tính chất phức tạp và liên qua đến
tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong cơ quan nên đề nghị lãnh lãnh đạo tổ
chức thiết lập phù hợp để giải quyết các nghiệp vụ công tác căn thư.
Trên thực tế, các nhà lãnh đạo khơng thể giám sát và kiểm sốt tất cả
các nghiệp vụ công tác văn thư, đặc biệt là trong các cơ qua có quy mơ lớn,
phạn vi rộng. Vì vậy, cần có một bộ phận chịu trách nhiệm về cơng tác văn
thư của cơ quan. Tùy thuộc vào khối lượng cơng việc mà cấp lãnh đạo sẽ
chọn lựa hình thức văn thư phù hợp để tổ chức thành các phòng ban, bộ phận
hoặc chuyên viên kiêm nhiệm.
Hình thức văn thư tập trung: Hình thức văn thư tập trung khi hầu hết
các công tác chuyên môn công tác văn thư tập trung giải quyết ở một nơi
chung cho cả cơ quan - văn phịng hoặc Phịng hành chính ở những nơi khơng
có văn phịng hay do một người đảm nhận nhân viên thư ký. Hình thức này áp
dụng cho các cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức ít phức tạp, có quy mơ nhỏ, số

10


lượng văn bản, giấy tờ ít. Hình thức này thường áp dụng cho các cơ quan sắp
xếp kinh doanh, các cơng ty trách nhiệm hữu hạn
Hình thức văn thư phân tán: khi hầu hết các khâu nghiệp vụ công tác
văn thư được giải quyết các công đoạn và thao tác văn thư được phân chia cho
nhiều đơn vị trong cơ quan cùng thực hiện, trong đó các đơn vị thực hiện các
cơng việc tương đối giống nhau. Hình thức này thơng thường áp dụng cho các
cơ quan, đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều văn bản đi, đến, có nhiều
cơ sở cách xa nhau.
Hình thức văn thư hỗn hợp: Trong hình thức tổ chức này, có một văn
thư chung của toàn bộ cơ quan trực thuộc văn phịng hoặc phịng hành chính
gọi là văn thư cơ quan hay văn thư trung tâm; một bộ phận hoặc cán bộ

chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư ở các đơn vị có sự phân cơng cụ
thể về xử lý văn bản. Nghĩa là có những khâu cơng tác, những loại văn bản thì
phân chia cho văn thư cơ quan xử lý, có những khâu cơng tác, những loại văn
bản được giao cho văn thư các đơn vị xử lý. Hình thức này phù hợp với các
cơ sở, tổ chức có quy mơ vừa, cơ cấu tổ chức phức tạp, lượng tài liệu phát
sinh tương đối lớn, không tập trung nơi làm việc.
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư
Tổ chức nhân sự là việc tuyển dụng, sắp xếp nhân sự vào những vị trí
phù hợp. Căn cứ vào quy mơ, tính chất, vị trí của bộ phận thực hiện công tác
văn thư, nhà lãnh đạo sẽ đưa ra yêu cầu về số lượng, cũng như tiêu chuẩn
chọn cán bộ, chuyên viên văn thư chuyên trách ở cơ quan lớn và kiêm nhiệm
ở các cơ quan nhỏ. Văn thư phải có kiến thức chun mơn, đối với những tổ
chức có cơng việc phức tạp thì cần tuyển những văn thư chất lượng cao như
sinh viên chưa tốt nghiệp, sau đại học.. Việc bố trí nhân sự hợp lý giúp cho cơ
quan, đơn vị, tổ chức hoạt động hiệu quả, sáng tạo, làm cơ sở cho sự sự phát
triển bền vững của tổ chức.

11


1.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư
Việc nâng cao trình độ chun mơn của đội ngũ công chức, nhân viên
văn thư ngày càng được quan tâm. Các khóa đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, cử
cán bộ đi học, trực tiếp các cán bộ văn thư hướng dẫn là các hình thức thường
xuyên được các cơ quan thực hiện. Việc hướng dẫn cán bộ thực hiện các
nghiệp vụ văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến,
quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ là công việc bắt buộc phải thực
hiện tại mỗi tổ chức. . .Sau khi đánh giá hiệu quả của cơ quan đã được hướng
dẫn nghiệp vụ, cơ quan tiến hành kiểm tra để xác định những hạn chế, từ đó
đề xuất giải pháp để khắc phục. Kiểm tra, đáng giá công tác văn thư là q

trình đo lường hiệu quả cơng việc của các đơn vị, cá nhân làm công tác văn
thư. Việc hướng dẫn và kiểm tra nghiệp vụ có tổ chức giúp nâng cao chất
lượng nhân sự và phát hiện những sai sót nhằm tối đa hóa hiệu quả cơng việc.
* Soạn thảo và ký ban hành văn bản
Soạn thảo và ban hành văn bản là một nghiệp vụ quan trọng và mang
tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện thông tin quan trọng, chủ
yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. Ở khía cạnh
nhất định, văn bản là hình thức thể hiện cơ bản các quyết định của chủ thể
quản lý, là cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên. Bên cạnh đó chất lượng của
văn bản cịn thể hiện trình độ, năng lực không chỉ của nhân viên soạn thảo mà
cịn của chính lãnh đạo cơ quan.
Đối với việc xây dựng văn bản hành chính, theo Nghị định số
30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về cơng tác văn
thư thì quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản hành chính khác bao gồm:
- Chuẩn bị và soạn thảo
- Trình duyệt bản thảo văn bản
- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản
- Ký và ban hành văn bản

12


* Quản lý văn bản đi
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
2020 về cơng tác văn thư: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan,
tổ chức ban hành.”
Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ thì quy trình quản lý
văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:
- Cấp số và thời gian ban hành văn bản
- Đăng ký văn bản đi

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn,
(đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử)
- Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Lưu văn bản đi.
* Quản lý và giải quyết văn bản đến
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
2020 về công tác văn thư: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan,
tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến”. Quy trình quản
lý văn bản đến bao gồm các bước:
- Tiếp nhận văn bản đến
- Đăng ký văn bản đến
- Trình, chuyển giao văn bản đến;
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
* Quản lý và sử dụng con dấu
Việc tổ chức quản lý con dấu; sử dụng con dấu và bảo quản con dấu ở
các cơ quan, tổ chức được quy định rõ tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của
Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư.
* Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
2020 về công tác văn thư nêu rõ: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản,

13


tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan,
tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.”
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
- Mở hồ sơ;
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.

Đối với việc nộp lưu hồ sơ vào Lữu trữ cơ quan được tổ chức theo quy
định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm
2020 về cơng tác văn thư về trình tự; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; Thủ tục nộp lưu.
1.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư
1.2.2.1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư
Theo Điều 2 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015:
“Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được
ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong
Luật này. Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành khơng
đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì
khơng phải là văn bản quy phạm pháp luật.”[31, 1]
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, nhằm giúp cho công việc điều hành,
quản lý được thuận lợi, các Lãnh đạo, Thủ trưởng cơ quan thường ban hành,
chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện văn bản quản lý nhà nước về công tác văn thư
là nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý công tác văn thư tại cơ quan
tổ chức. Điều này giúp cho việc cụ thể hóa quy định của nhà nước về công tác
văn thư được dễ dàng, thuận lợi hơn cũng như thống nhất nghiệp vụ văn thư
trong hoạt động hàng ngày phù hợp với thực tế của cơ quan, tổ chức.
Để ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác văn thư vừa đảm bảo đúng với quy định của

14


nhà nước vừa sát với thực tế của cơ quan, việc nghiên cứu, khảo sát để nắm
bắt tình hình thực tế và xác định các vấn đề cần văn bản hóa là hết sức cần
thiết, giúp cơ quan đánh giá đúng thực tiễn công tác văn thư của cơ quan. Nếu
nắm tình hình khơng khách quan, chính xác thì khơng thể ban hành được một

văn bản đạt hiệu quả có tác dụng tích cực với cơ quan.
Trong cơng tác văn thư cũng vậy, để thực hiện nghiệp vụ công tác văn
thư được thống nhất, đạt chất lượng, hiệu quả cao thì mỗi cơ quan, doanh
nghiệp đều ban hành hệ thống các văn bản để quản lý công tác văn thư.
Ban hành văn bản quản lý về công tác văn thư nhằm xây dựng một hệ
thống văn bản quản lý chất lượng các nghiệp vụ công tác văn thư trong các cơ
quan, doanh nghiệp, trên cơ sở các nguyên tắc quản lý cơ bản, nhằm tạo ra
một cách làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo chất lượng nghiệp
vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư trong thời kỳ đẩy mạnh cải
cách hành chính hiện nay. Áp dụng các văn bản quản lý công tác văn thư sẽ
giúp nâng cao hiệu quả phục vụ, gắn bó đối với mỗi cơ quan, tổ chức nói
riêng và đối với người dân nói chung.
1.2.2.2. Quản lý nghiệp vụ cơng tác văn thư
Tổ chức luôn đi đôi với quản lý để có thể đạt được chất lượng cao trong
cơng việc. Đối với nghiệp vụ công tác văn thư cũng vậy, để đảm bảo chất
lượng trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, các cơ quan tổ chức cần
đưa ra những quy định, linh hoạt trong hoạt động để quản lý hiệu quả nghiệp
vụ công tác văn thư. Qua đó, các cấp Lãnh đạo sẽ đưa ra các văn bản quy định
cụ thể cho việc quản lý văn bản đi, văn bản đến; vấn đề quản lý và sử dụng
con dấu,... căn cứ theo những quy định mà Nhà nước ban hành.
1.2.2.3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư
Việc ứng dụng một số ứng dụng, phần mềm khoa học kỹ thuật trong
cơng tác quản lý văn thư, thư tín ngày nay đã khơng cịn là việc xa lạ đối với

15


mọi người. Nhưng không phải tổ chức, hay cơ quan nào cũng quan tâm đến
việc tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học vào quá trình quản lý

văn thư; giúp hồn thiện bộ máy quản lý thơng tin, thư tín... bên trong tổ chức.
Ở một cơ quan quy mơ lớn thì hiện đại hóa càng phải được chú trọng
đặc biệt trong công tác văn thư hiện nay. Số lượng văn bản mỗi ngày lớn, thời
gian yêu cầu nhanh thì sự phát triển như vũ bão của khoa học cơng nghệ đã
giúp thu gọn quy trình, tăng năng suất và việc thực hiện một số nghiệp vụ
được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. Hiện đại hóa cơng tác văn thư là một
trong những yêu cầu quan trọng trong quy trình tổ chức thực hiện nghiệp vụ.
1.2.2.4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản
lí cơng tác thi đua, khen thưởng trong cơng tác văn thư
* Quản lí đào tạo, bồi dưỡng
Theo Từ điển Tiếng Việt do GS. Hoàng Phê chủ biên (2010): “Đào tạo
là việc làm cho trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất
định. Đào tạo chuyên gia” [8]
Công tác văn thư có ý nghĩa đảm bảo thơng tin, phục vụ trực tiếp nhu
cầu hoạt động của cơ quan. Chính vì vậy, việc quản lý tốt việc đào tạo, bồi
dưỡng trình độ chun mơn, nghiệp vụ văn thư ở các trình độ khác nhau dựa
trên các yêu cầu cụ thể góp phần nâng cao trình độ chun mơn, năng lực
công tác, chất lượng và hiệu quả công việc của đội ngũ cán bộ, nhân viên
trong tổ chức.
Đào tạo, bồi dưỡng nhằm mục đích xây dựng được một đội ngũ cán bộ,
cơng chức năng lực, có thể giải quyết các vấn đề được giao trên cơ sở các
nguyên tắc kết quả, hiệu quả và chất lượng.
Đào tạo, bồi dưỡng sẽ trang bị và cung cấp những kiến thức, kỹ năng,
thái độ thực hiện công việc cho cán bộ, công nhân viên; trong đó gồm có
những kiến thức, lý luận cơ bản, trang bị kỹ năng, cách thực thi công việc,
thái độ thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm của người cán bộ.

16



* Quản lý thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư
Trong các tổ chức, khen thưởng là phương thức ghi nhận, biểu dương,
tơn vinh cơng trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập
thể có thành tích trong cơng tác văn thư.
Tại các cơ quan tổ chức, đơn vị, cá nhân thực hiện xuất sắc nhiệm vụ
theo quy định của cơ quan và các quy định của pháp luật về cơng tác văn thư
thì được xét khen thưởng theo Quy chế thi đua – khen thưởng của cơ quan.
1.2.2.5. Thanh tra, kiểm tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư
* Thanh tra, kiểm tra trong cơng tác văn thư
Có thể hiểu thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư là việc xem xét,
đánh giá tình hình thực tế việc thực hiện các quy định của nhà nước, quy chế
của cơ quan về công tác văn thư của cá cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức
theo một trình tự, thủ tục đúng pháp luật
Thanh tra việc về công tác văn thư bao gồm:
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến, công tác lập và nộp hồ sơ
lưu trữ.
- Bảo quản và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính
nguyên tắc, thống nhất trong hoạt động văn thư của cơ quan, tổ chức. Qua
việc thanh tra, kiểm tra thường xuyên giúp tổ chức nắm bắt được tình hình
thực tế, đánh giá hiệu quả cũng như xử lý kịp thời khi phát hiện sai sót, hạn
chế tối đa những ảnh hưởng xấu đến cơ quan. Vì vậy, công tác thanh tra, kiểm
tra là hoạt động quan trọng, quyết định đến việc duy trì tính ổn định và lâu dài
của cơ quan, tổ chức.
* Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác
văn thư

17



Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác văn thư có thể hiểu là việc xem
xét, xử lý những việc làm trái quy định của nhà nước về công tác văn thư
được cá nhân, đơn vị khác đề nghị giải quyết, báo cho cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền biết về hành vi đó.
Để giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác văn thư, cá nhân
hay đơn vị thuộc thẩm quyền giải quyết cần nắm rõ những quy định về Công
tác văn thư và những quy định của nhà nước về giải quyết khiếu nại, tố cáo
của công dân, cán bộ, công chức, viên chức. Giải quyết kịp thời để tìm ra các
sai phạm, đưa ra cách thức giải quyết phù hợp, đảm bảo quyền lợi của các bên
liên quan
Xử lý vi phạm pháp luật trong công tác văn thư là việc xử lý những
hành vi không đúng với quy định của nhà nước và của cơ quan về công tác
văn thư. Khi xử lý vi phạm pháp luật trong cơng tác văn thư thì cần phát xem
tính chất và mức độ vi phạm mà đưa ra biện pháp xử lý kỷ luật hoặc truy cứu
trách nhiệm theo pháp luật.
Công tác văn thư luôn giữ một vị trí, vai trị vơ cùng quan trọng trong
hoạt động hành chính hiện nay. Đây là khâu đảm bảo thơng tin được thông
suốt và cung cấp thông tin đến lãnh đạo một cách hiệu quả, nhanh gọn và
chính xác nhất. Bởi vậy, việc khen thưởng có tính chất động viên tinh thần
cho cán bộ, công nhân viên công tác văn thư là điều vô cùng cần thiết nhằm
tạo cho họ có thêm động lực để phấn đấu, phát huy tối đa khả năng, năng lực,
cũng như trách nhiệm với công việc, gắn bó lâu dài với cơ quan. Bên cạnh đó,
xử lý vi phạm triệt để có tính răn đe nhằm đảm bảo khơng cịn trường hợp sai
phạm trong cơng tác văn thư, tránh ảnh hưởng xấu đến cơ quan...
1.2.2.6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư
Sơ kết là xem xét lại một phần hoặc một giai đoạn ngắn của công việc
đã triển khai nhằm đánh giá, rút kinh nghiệm kịp thời cho giai đoạn tiếp


18


theo. Tổng kết là việc đánh giá lại toàn bộ quá trình làm việc đã triển khai để
xem mức độ thành cơng, thất bại để có những kế hoạch tiếp theo.
Sơ kết, tổng kết là việc nhìn nhận, đánh giá thực trạng kết quả, chất
lượng của nội dung chính sách và quá trình tổ chức triển khai thực hiện để từ
đó đề xuất giải pháp, bổ sung, sửa đổi những nội dung của chính sách sao cho
phù hợp với điều kiện thực tế.
Công tác sơ kết, tổng kết đều được thực hiện đều đặn giữa năm hoặc
cuối năm tại cơ quan, tổ chức. Trong báo cáo sơ kết, tổng kết sẽ đưa ra những
mục tiêu đã thực hiện được trong công tác văn thư đồng thời cũng đưa ra đánh
giá về ưu điểm và hạn chế trong việc tổ chức, quản lý công tác văn thư. Dựa
trên các ưu điểm và hạn chế đó mà nhà lãnh đạo xây dựng các văn bản chỉ
đạo hướng dẫn về công tác văn thư; tình hình nghiên cứu khoa học và ứng
dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư; tổ chức quản lý các hoạt động
nghiệp vụ về văn thư, mục tiêu, phương hướng quản lý điều hành công tác
văn thư tại cơ quan cho quý sau. Đối với cán bộ làm công tác văn thư cũng
cần xem xét những việc đã hồn thành và chưa hồn thànhh được trong cơng
việc của mình để từ đó rút kinh nghiệm cho bản thân.
Tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm về cơng tác văn
thư chính là cơ sở để có kế hoạch khen thưởng, tuyên dương những cá nhân,
đơn vị có thành tích xuất sắc. Đồng thời đưa ra những biện pháp nhằm xử lí
nghiêm đối với các cá nhân, đơn vị vi phạm quy định pháp luật. Từ đó nâng
cao trách nhiệm, năng lực của mỗi thành viên.

19