Hà Nội, ngày 16 tháng 10 năm 2020
BÁO CÁO
V/v: Giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo
I.

CĂN CỨ PHÁP LÝ

1.1.

Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế tại Việt Nam;

1.2.

Quyết định 76/2010/QĐ-TTg về việc tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc
tế tại Việt Nam;

1.3.

Quyết định 729/2020/QĐ-BNG về việc công bố các thủ tục hành chính về tổ
chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;

1.4.

Quyết định 14/2016/QĐ-UBND thành phố Hà Nội ban hành quy chế quản lý, tổ
chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn thành phố Hà Nội.

II.

ĐỐI TƯỢNG PHẢI XIN CẤP PHÉP TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO

2.1.

Theo quy định tại Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thì Hội Nghị, hội thảo quốc tế
phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo.
Theo quy định tại Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg:
“1. Hội nghị, hội thảo quốc tế” là hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngồi, được
tổ chức theo hình thức gặp gỡ trực tiếp trên lãnh thổ Việt Nam, hoặc theo hình
thức trực tuyến với ít nhất một đầu cầu thuộc lãnh thổ Việt Nam, bao gồm:
a) Hội nghị, hội thảo do các cơ quan, tổ chức Việt Nam tổ chức có sự tham gia
hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài;
b) Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngồi tổ chức.”
Trong đó “Cơ quan, tổ chức Việt Nam” bao gồm các cơ quan, tổ chức thành lập
theo pháp luật Việt Nam thuộc thẩm quyền quản lý của Chính phủ, cơ quan hành
chính nhà nước ở trung ương và chính quyền địa phương.

2.2.

Đối với Hội nghị, hội thảo khơng có yếu tố nước ngồi tức được tổ chức bởi cơ,
quan tổ chức Việt Nam, khơng có sự tham gia hay nhận tài trợ của nước ngoài thì
khơng cần thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo, hội nghị.

III.

QUY ĐỊNH VỀ THỰC HIỆN XIN GIẤY PHÉP

3.1.

Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Điều 3 Quyết định
06/2020/QĐ-TTg)


3.1.1.

Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:


−

Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan
chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ,
các tổ chức quốc tế;

−

Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ
quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc
thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

3.1.2.

Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ
quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định nêu trong đó:

(i)

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách
nhiệm tn thủ quy trình tiếp nhận, thẩm định hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội
thảo quốc tế theo quy định tại các Điều 3, 4, 5 của Quyết định 06/2020/QĐ-TTg về
thẩm quyền, và thẩm định hồ sơ (Khoản 2 Điều 7 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg)


(ii)

Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Hà Nội (Điều 3 Quyết định
14/2016/QĐ-UBND)

−

Chủ tịch UBND Thành phố quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
của UBND Thành phố và cho phép các đơn vị trực thuộc, các tổ chức nước ngoài
(trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao) có thành viên
tham dự từ cấp Phó Thị trưởng hoặc tương đương trở xuống và nội dung không
liên quan đến các vấn đề chính trị, an ninh, quốc phịng, dân tộc, tơn giáo, nhân
quyền, biên giới lãnh thổ, không thuộc phạm vi bí mật nhà nước;

−

Chủ tịch UBND Thành phố ủy quyền cho Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định việc
cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với đơn vị tổ chức là doanh nghiệp
thuộc tất cả các loại hình hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, ngoại trừ loại hình
doanh nghiệp nhà nước, cơng ty TNHH nhà nước một thành viên thuộc thành phố.

3.2.

Đầu mục hồ sơ (Khoản 1 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg)

3.2.1.

Hồ sơ xin phép bao gồm:


−

Công văn xin phép tổ chức;

−

Đề án tổ chức theo Mẫu 01;;

−

Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp
luật khác có yêu cầu;

−

Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
Số lượng hồ sơ: Một (01) bộ.

(iii)

Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo tại Hà Nội, hồ sơ xin cấp phép gồm (Khoản 1
Điều 4 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND)


−

Công văn xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (Theo mẫu Phụ lục I);

−


Nội dung: những nội dung sẽ được trình bày trong hội nghị, hội thảo quốc tế và
các tài liệu dự kiến sẽ phát tại hội nghị, hội thảo quốc tế. Tài liệu tiếng nước
ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và đóng dấu xác nhận của đơn vị;

−

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy phép đầu tư
(đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) đối với đơn vị tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế là doanh nghiệp;

−

Giấy phép hoạt động của tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt
Nam cấp (nếu có);

−

Cơng văn thống nhất của cơ quan chủ quản đối với các cơ quan, đơn vị nhà nước
trực thuộc các Sở, ban, ngành, UBND các quận, huyện, thị xã;

−

Công văn thống nhất của Sở, ngành theo lĩnh vực chuyên ngành hoặc UBND
quận, huyện, thị xã theo phân cấp quản lý đối với các quỹ, hội đoàn thể thuộc
Thành phố;

−

Đối với hội thảo về tư vấn du học nước ngoài, ngoài các giấy tờ kể trên, cần có:
Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học tự túc; văn bản ký kết

về hợp tác du học, đào tạo giữa đơn vị tổ chức (tư vấn) với phía đối tác nước
ngồi; thư từ giao dịch chứng nhận đại diện phía nước ngoài tham dự hội thảo;

−

Đối với hội nghị hội thảo về giới thiệu thuốc cần có Giấy tiếp nhận hồ sơ hội
thảo giới thiệu thuốc của Sở Y tế Hà Nội;

−

Văn bản xác nhận tiếp nhận thông báo tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo về bán
hàng đa cấp của Sở Công thương Hà Nội riêng đối với các hội nghị, hội thảo
quốc tế về hoạt động bán hàng đa cấp tổ chức ngoài các địa điểm là trụ sở chính,
chi nhánh, văn phịng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp và có
các nội dung quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định 42/2014/NĐ-CP;

−

Các giấy tờ nộp là bản sao đã được chứng thực bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền
hoặc bản sao (khi nộp mang theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu).
Số lượng: một (01) bộ hồ sơ.

3.3.

Trình tự thực hiện (Phần II Quyết định 729/2020/QĐ-BNG)

3.3.1.

Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ
tướng Chính phủ (Mục I.1)


−

Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho
cơ quan của người có thẩm quyền. Thời hạn ít nhất là 40 ngày trước ngày dự kiến
tổ chức.

−

Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản
của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa


phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian
không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
−

Bước 3: Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an;
các cơ quan, địa phương liên quan, người có thẩm quyền trình Thủ tướng Chính
phủ xem xét, quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

−

Bước 4: Sau khi nhận được ý kiến của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm
quyền trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ
Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan.

−

Cách thức thực hiện: Trực tiếp, bưu điện, trực tuyến (tùy theo cơ quan của người

có thẩm quyền)

3.3.2.

Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế không thuộc thẩm quyền cho phép của
Thủ tướng Chính phủ (Mục II.1)

−

Bước 1: Đơn vị tổ chức gửi hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho
cơ quan của người có thẩm quyền. Thời hạn ít nhất là 30 ngày trước ngày dự kiến
tổ chức.

−

Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ, người có thẩm quyền lấy ý kiến bằng văn bản
của các cơ quan, địa phương có liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến
có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày
nhận được văn bản đề nghị.

−

Bước 3: Sau khi có đầy đủ ý kiến bằng văn bản của các cơ quan, địa phương liên
quan, người có thẩm quyền trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho
các cơ quan, địa phương có liên quan.

−

Cách thức thực hiện: Trực tiếp, bưu điện, trực tuyến (tùy theo cơ quan của người
có thẩm quyền)


3.3.3.

Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ
chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 (đính
kèm ở trên) hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là
cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến
hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 Quyết định
06/2020/QĐ-TTg trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (tức phải tiến hành
nộp hồ sơ theo quy định về đầu mục và thời hạn nộp hồ sơ trong các trường hợp
nêu mục 3.3.1 và 3.3.2 của Báo cáo này).

3.3.4.

Đối với tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn Hà Nội ((Điều 4 Quyết
định 14/2016/QĐ-UBND)

(i)

Thời gian nộp hồ sơ: ít nhất 20 ngày trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội
thảo quốc tế (Khoản 2)


(ii)

Địa điểm nộp hồ sơ: Bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính Sở Ngoại vụ Hà
Nội, số 10 Lê Lai, Hoàn Kiếm, Hà Nội (Khoản 4).

(iii)


Thời hạn giải quyết hồ sơ (Khoản 5)

−

Đối với trường hợp do Chủ tịch UBND Thành phố cho phép: 07 ngày kể từ ngày
nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần phải lấy ý kiến của các cơ quan chuyên
môn là 12 ngày.

−

Đối với trường hợp do Giám đốc Sở Ngoại vụ cho phép: 05 ngày kể từ ngày
nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp cần phải lấy ý kiến của các cơ quan chuyên
môn là 10 ngày.

−

Đối với trường hợp hồ sơ khơng hợp lệ, trong vịng 02 ngày, Sở Ngoại vụ trả lại
và có văn bản trả lời hướng dẫn bổ sung đầy đủ, đúng theo quy định (điểm d,
Khoản 2, Điều 5 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND)

−

Đối với trường hợp các cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có đề nghị
thay đổi nội dung kế hoạch tổ chức:
Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND Thành phố cho phép, có
sự thay đổi phải có giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ ít nhất 05 ngày trước
ngày tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế để Sở Ngoại vụ trình UBND Thành phố
quyết định và trả lời đồng ý hoặc không đồng ý đối với các nội dung thay đổi sau
03 ngày kể từ khi nhận được văn bản giải trình;
Đối với trường hợp thuộc thẩm quyền giải quyết của Giám đốc Sở Ngoại vụ, có

sự thay đổi phải giải trình bằng văn bản gửi Sở Ngoại vụ ít nhất 03 ngày trước
ngày tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm trả lời đồng
ý hoặc khơng đồng ý đối với các nội dung thay đổi sau 02 ngày kể từ khi nhận
được văn bản giải trình.

3.3.5.

Nếu đơn vị tổ chức cần xin chủ trương để đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo
quốc tế, đơn vị tổ chức và cơ quan của người có thẩm quyền thực hiện việc xin
chủ trương đăng cai theo quy trình và thẩm quyền quy định tại Điều 3 và Điều 5
Quyết định 06/2020/QĐ-TTg.

−

Hồ sơ xin chủ trương cần nêu lý do, mục đích, chủ đề, dự kiến thành phần tham
dự và dự kiến nguồn kinh phí (Điều 6 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg).

−

Trình tự thực hiện theo quy định tại Mục III.1 và IV.1 Phần II Quyết định
729/2020/QĐ-BNG.

IV.

QUY ĐỊNH VỀ SAU KHI ĐƯỢC CẤP PHÉP
Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm
(Khoản 2 Điều 4 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg):


4.1.1.


Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt;
thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;

4.1.2.

Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo
quốc tế trong thời gian 15 ngày và chịu trách nhiệm về nội dung báo cáo kể từ
khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các
hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ
để tổng hợp (Mẫu 02 kèm theo).

V.

QUY ĐỊNH VỀ XỬ PHẠT HÀNH CHÍNH

5.1.

Bộ Ngoại giao, Bộ Cơng an hoặc cơ quan quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội
dung hội nghị, hội thảo quốc tế, địa phương nơi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế có trách nhiệm đề nghị cơ quan của người có thẩm quyền xem xét đình chỉ
việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế hoặc xử lý theo quy định pháp luật về xử
lý vi phạm hành chính nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có
dấu hiệu vi phạm các quy định nêu trên. (Khoản 3 Điều 7 Quyết định
06/2020/QĐ-TTg)

5.2.

Thẩm quyền xử phạt đối với những vi phạm của hội nghị, hội thảo tổ chức trên
địa bàn Hà Nội (Điều 6 Quyết định 14/2016/QĐ-UBND):


5.2.1.

Sở Ngoại vụ thực hiện việc thanh tra, kiểm tra các cơ quan, đơn vị tổ chức hội
nghị, hội thảo quốc tế và có biện pháp xử lý kịp thời, lập biên bản, đình chỉ việc
tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân có hành
vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của Quy chế này trong quá
trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (điểm đ Khoản 1) ;

5.2.2.

Công an thành phố Hà Nội phối hợp với Sở Ngoại vụ và các cơ quan liên quan
trong việc kiểm tra thực hiện, có biện pháp xử lý kịp thời đối với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định của
Quy chế này trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (điểm b Khoản 2);

5.2.3.

Các cơ quan liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo quốc tế (Sở Xây dụng, Sở
Thông tin và Truyền thơng, Sở Văn hóa và Thể thao) thơng báo và phối hợp với
Sở Ngoại vụ để xử lý vi phạm nếu phát hiện việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc
tế có dấu hiệu vi phạm pháp luật và các quy định của Quy chế này, các đơn vị
quản lý các lĩnh vực liên quan đến nội dung hội nghị, hội thảo (điểm d Khoản 6).