TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI

KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

KỲ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

Họ và tên sinh viên :
Mã sinh viên :
Lớp :
Tên học phần : Quản trị sự kiện
Giảng viên hướng dẫn :

Hà Nội, ngày


Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh đang chuẩn bị tổ chức sự kiện
“Lễ kỉ niệm 10 năm thành lập công ty”.
Dự kiến:
Thời gian tổ chức: ngày 17/01/2022
Địa điểm tổ chức: khách sạn Fortuna Hà Nội
Khách mời tham dự: 350 khách
Yêu cầu: Anh (chị) hãy xác định mục tiêu của sự kiện, xác định đối tượng đại
biểu/ khách mời của sự kiện, viết chương trình cho sự kiện. Căn cứ vào đó, xây
dựng kế hoạch nhân sự, kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện và lập bảng dự
toán ngân sách tổng thể cho sự kiện.
Bài làm
Đề 05
1.Mục tiêu của sự kiện
Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ
chức sự kiện cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt
được trong quá trình thực hiện sự kiện. Mục tiêu của sự kiện như một mốc kích

thích cho mọi nỗ lực của các hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện, mặt
khác nó được sử dụng như một cơng cụ để đánh giá, kiểm sốt các hạng mục
cơng việc trong sự kiện.
Mục tiêu của sự kiện thường do nhà đầu tư sự kiện đưa ra, tuy nhiên đó chỉ
là những mục tiêu cụ thể.
* Mục tiêu của sự kiện Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh
- Tổ chức sự kiện “Lễ kỉ niệm 10 năm thành lập công ty”.
- Nâng cao vị thế trên thương trường, được khách hàng biết đến nhiều hơn.
- Gắn kết hơn doanh nghiệp và khách hàng và củng cố lại sự trung thành
của khách hàng với doanh nghiệp của Công ty.
- Tri ân và cảm ơn những đóng góp của tập thể nhân viên đã dành thời
gian, công sức và chất xám cống hiến cho Công ty.

1


- Gửi lời cảm ơn sâu sắc và tạo mối quan hệ bền chặt giữa khách hàng và
Công ty.
- Giúp khách hàng hiểu rằng họ luôn được doanh nghiệp, Công ty quan
tâm và tôn trọng.
- Tổ chức kỷ niệm thành lập cơng tạo dựng được lịng tin, chữ tín trong
lịng khách hàng. Và tập thể cán bộ công nhân viên đã kề vai sát cánh trên cùng
một con tàu.
- Quảng bá, nâng cao hình ảnh thương hiệu.
2. Xác định đối tượng đại biểu/ khách mời của sự kiện
- Đại biểu khách mời: Lãnh đạo Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang
Minh, đại diện các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Khách quốc tế
- Khách mời tham dự của công ty, doanh nghiệp trong lễ kỷ niệm ngày
thành lập công ty là nhân viên công ty, đối tác, khách hàng mới và lâu năm.

3. Viết chương trình cho sự kiện
3.1. Lập kế hoạch
a.Định hình mục tiêu
- Đối với , Công ty TNHH dịch vụ và du lịch Quang Minh lễ kỷ niệm 10
năm có ý nghĩa rất đặc biệt. 10 năm đánh dấu sự phát triển bền vững của công
ty
- Mục tiêu hưởng ứng phong trào phát triển ngành du lịch hiện nay, với
nhiều thách thức và cơ hội
- Nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả hành động của
cơng ty
b.Định hình nội dung kế hoạch tổ chức
- Khách mời chương trình đến từ các nước khác nhau. Có sự góp mặt của
ca sĩ nổi tiếng. Chính vì thế chương trình được lên kế hoạch từ rất sớm.
- Thống kê số lượng khách mời để gửi thư mời kịp thời
- Liên hệ ca sĩ Hoàng Yến để được báo giá, thương lượng và đặt lịch
2


- Lên các tiết mục cho buổi lễ: Văn nghệ, trò chơi giao lưu,...
- Lên kịch bản cụ thể, chi tiết cho chương trình
- Hoạch định rủi ro, đề xuất phương án giải quyết
* Trước khi diễn ra chương trình:
- Trang trí backdrop, cổng chào, banner, bối cảnh xung quanh
- Lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, micro, loa, đèn, màn hình
LED…
- Bài trí bàn ghế, chỗ ngồi cho buổi giao lưu và bữa tiệc
- Bố trí khu tham quan, trưng bày sản phẩm
- Chuẩn bị đồ ăn, thức uống cho tiệc tea break
c.Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức
- Thời gian tổ chức: Ngày 17/01/2022

- Địa điểm tổ chức : Khách sạn Fortuna Hà Nội
3.2. Chương trình diễn ra với lịch trình cụ thể, rõ ràng
14:00 – 15:00: Chào đón khách từ cổng vào. Đội tiếp tân sẽ trao cho khách
những chiếc khăn rằn và thẻ sự kiện.
15:00 – 15:30: Đưa khách đến cổng chính cùng thưởng thức màn trình diễn
múa Lân và chụp ảnh lưu niệm.
15:30 – 15:50: Tiến hành buổi meeting giới thiệu chương trình, giao lưu
cùng khách mời. Trình chiếu video clip.
15:50 – 16:30: Bài phát biểu của các ban đại diện, khách mời về buổi lễ kỷ
niệm.
16:30 – 16:45: Tiệc tea break nhẹ cho khách mời
16:45 – 17:30: Di chuyển đến khu trưng bày sản phẩm. Tham quan nhà
máy sản xuất sản phẩm.
17:30 – 17:45: Di chuyển đến địa điểm tiệc Buffet Dinner.
17:45 – 18:00: Chụp ảnh lưu niệm tại cổng chào của bữa tiệc Buffet
Dinner.
18:00: Bắt đầu khai tiệc.
3


18:00 – 18:10: Ổn định khách mời. Tiết mục nhảy sexy dance mở màn.
18:10 – 18:30: Ban lãnh đạo phát biểu, tặng hoa, trình chiếu clip.
18:30 – 19:30: Trình diễn các tiết mục văn nghệ.
19:30 – 20:00: Minigame, văn nghệ giao lưu.
20:00 – 21:00: Tiết mục hát của ca sĩ Hoàng Yến, văn nghệ, nhảy tự do.
21:00: Bế mạc buổi lễ và chụp ảnh lưu niệm. Tiễn khách.
4. Xây dựng kế hoạch nhân sự
a.Bộ phận kỹ thuật
Nhân viên phụ trách âm thanh, nhân viên phụ trách ánh sáng, nhân viên
phụ trách loa, mic, nhân viên dựng,... Tổ kỹ thuật phụ trách vận hành các thiết

bị từ bàn điều khiển, và họ sẽ ngồi ở khu vực bàn kỹ thuật được đặt bên cạnh
cánh gà hoặc dưới cuối sân khấu. Đội ngũ kỹ thuật ngoài việc phải nắm vững
các nghiệp vụ chuyên sâu còn cần tập trung tối đa vào diễn biến trong khán
phịng, có những điều khiển kỹ thuật hợp lý, tức thời.
Nhân viên: Nhân viên kỹ thuật của khách sạn Fortuna cùng các nhân viên
công ty phụ trách.
b.Bộ phận lễ tân - Check in, check out
Người đón tiếp lúc nào cũng phải ân cần, niềm nở, không ngại phiền phức
khi khách hỏi nhiều, khách nhờ giúp đỡ. Công việc của đội đón tiếp là phải tiếp
xúc và giải quyết vấn đề với nhiều đối tượng khách mời.
Nhân viên: Bộ phận lễ tân khách sạn Fortuna
c.Bộ phận giám sát
Quản lý dịch vụ khách hàng là những người tiếp xúc và làm việc trực tiếp
với khách hàng. Quản lý dịch vụ ăn uống chịu trách nhiệm dịch vụ ăn uống,
thực phẩm. Quản lý hành chính chịu trách nhiệm các vấn đề về tài chính, tránh
được những khoản chi khơng hợp lý, tránh thất thốt tài sản và bảo vệ được tài
chính của bạn,...
Nhân viên: Bộ phận giám sát tại khách sạn Fortuna
d.Bộ phận phục vụ
4


Đây là những người phục vụ ăn uống trong bữa tiệc. Bộ phận phục vụ bao
gồm cả những người đầu bếp, nhân viên chạy bàn. Công việc của nhân viên
phục vụ là phục vụ những yêu cầu của khách, từ việc lấy thêm đồ dùng cho đến
phục vụ rượu, thức ăn…
Nhân viên: Nhân viên khách sạn Fortuna
e.Bộ phận an ninh
Bộ phận an ninh thông thường sẽ làm nhiệm vụ hỗ trợ khách mời tham dự
các vấn đề đi lại, bảo vệ người tham gia khỏi các vấn nạn: Trộm, cướp, bạo lực.

Đồng thời cũng hỗ trợ ban tổ chức, tham gia vào công tác cứu hộ trước những
sự cố không may như: Hỏa hoạn, động đất, khủng bố.
Nhân viên: Bộ phận an ninh của khách sạn Fortuna
f.Các bộ phận chuyên mơn khác
Với các sự kiện âm nhạc, nghệ thuật có quy mơ lên tới hơn nghìn khách
mời thì các chức năng, nhiệm vụ sẽ được phân tách rõ ràng, cụ thể hơn. Có thể
kể đến nhiều vai trị, vị trí như: Bộ phận Planner phụ trách lên kế hoạch, đầu
mối liên lạc, xin giấy phép. Bộ phận Điều hành bán vé, phụ trách thư mời là
những người phụ trách hoạt động bán vé, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến
vé và thư mời.
Ngoài ra tại những sự kiện quốc gia còn rất nhiều các bộ phận phân tách
như: Bộ phận thiết kế sân khấu, sản xuất đạo cụ, họa sĩ sân khấu, nhân viên
phục trang, điều phối, trợ lý, đạo diễn, biên đạo, chỉ đạo nghệ thuật, ...
Nhân viên: Bộ phận hậu cần tại khách sạn Fortuna
5. Kế hoạch dự phòng rủi ro cho sự kiện
-Tổng duyệt sự kiện trước 2 ngày
-Kế hoạch rủi ro sẽ được thực hiện khi trong quá trình tổ chức xảy ra
những trường hợp như hỏa hoạn, cấp cứu, lỗi do đường điện…
- Trong những trường hợp trên, thứ nhất khách sạn Fortuna cần giải quyết
ngay những vấn đề xảy ra trong nội bộ khách sạn. Ngoài ra, sẽ di chuyển khách
và đại biểu qua một phòng khác đã được xếp sẵn.
5


6. Lập bảng dự toán ngân sách tổng thể cho sự kiện
Hạn
g mục
1
1.1


ĐVT
Chi phí
thiết kế
Thư mời
( 350 khách)
Welcome
banner
Bandroll

Số
lượng

Đơn
giá(VND)
6.720.000

Bộ

20.000

Cái

2.000.000

Cái

1.500.000

Cái


3.200.000

Bộ

11.710.00
0
5000

Cái

2.500.000

2.3

Welcome
banner
Bandroll

Cái

1.200.000

2.4

Poster

Cái

3.000.000


2.5

Tài liệu

Bộ

10.000

1.2
1.3
1.4

Poster

2

Chi phí in
ấn
Thư mời

2.1
2.2

3

4.1

Chi phí
thuê hội
trường ( khách

sạn)
Chi phí
thuê thiết bị
Máy tính

Chiếc

4.2

Máy chiếu

Chiếc

10.000.00
0
8.700.000

bó

1.500.000

gói

500.000

4

5
5.1
5.2


Chi phí
logistic
Hoa tặng
nhà tài trợ ( 5
người )
Q tặng

100.000.0
00

6

15.000.00
0
5.000.000

Thành
tiền
(VND)
13.700.
000
7.000.0
00
2.000.0
00
1.500.0
00
3.200.0
00

11.950.
000
1.750.0
00
2.500.0
00
1.200.0
00
3.000.0
00
3.500.0
00
100.00
0.000
40.000.
000
20.000.
000
20.000.
000
32.300.
000
7.500.0
00
17.500.


5.3
5.4
6

7
7.1
8
8.1
8.2
9
10
10.1
10.2
10.3
11
12

13

khách mời
Teabreak
Chụp ảnh,
quay phim
Chi phí
trang trí
Chi phí
nội dung
Chi phí bài
tham luận
Chi phí
PR
Chi phí
báo chí
Chi phí

truyền hình
( tùy quy mơ)
Chi phí ăn
và đi lại tại
khách sạn
Chi phí
nhân sự
Dẫn
chương trình
Tiếp tân
Hướng dẫn
viên
Chi phí
phát sinh
Chi phí
giải thưởng
cho game giải
trí
Cát xê cho
nghệ sĩ biểu
diễn

Người

200.000
6.500.000
10.000.00
0
2.100.000


bài

2.100.000

bài

25.800.00
0
800.000

000
800.00
0
6.500.0
00
10.000.
000
2.100.0
00
2.100.0
00
26.600.
000
1.600.0
00
25.000.
000

bài


25.000.00
0

35 bàn

8.000.000

280.00
0.000

1 Người

12.000.00
0
8.000.000

2 Người

2.000.000

2 Người

2.000.000
20.000.00
0
19.000.00
0

16.000.
000

8.000.0
00
4.000.0
00
4.000.0
00
20.000.
000
19.000.
000

354.000.0
00

382.00
0.000

4.000.000

32.000.
000

50.000.00

50.000.

Vũ
công (8
người )
Band

7


nhạc
Ca sĩ
Tổng

0
300.000.0
00

000
300.00
0.000
953.65
0.000

Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình quản trị tổ chức sự kiện
2. Kỹ năng tổ chức sự kiện
3. Lưu Văn Nghiêm, Tổ chức sự kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội,
2007

8