LỜI NĨI ĐẦU
Tài liệu được thiết kế nhằm mục đích cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng
và thái độ cần thiết để phát triển năng lực quản lý trong một môi trường làm việc chuyên
nghiệp.
Kỹ năng lập kế hoạch, giao việc, giám sát, điều hành và đánh giá là năm hoạt động
chính của chu trình quản lý kế hoạch. Và để có thể ứng phó với những yếu tố bất định
và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của một tổ chức hoặc một
doanh nghiệp thì cả năm hoạt động này đều rất quan trọng. Nó địi hỏi người quản lý
có những kỹ năng và phương pháp nhất định.
Trong việc thiết lập môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ, khơng có gì quan trọng
hơn việc tạo khả năng cho mọi người biết được mục đích và mục tiêu của họ, biết được
những nhiệm vụ để thực hiện, và những đường lối chỉ dẫn để tuân theo trong khi thực
hiện các công việc.
Những kỹ năng này sẽ chú trọng vào việc thực hiện các mục tiêu và bao gồm: xác định
công việc, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong hệ thống nhằm thực hiện mục tiêu
chung của tồn hệ thống. Vì nếu muốn nỗ lực của tập thể có hiệu quả, mọi người cần
biết mình phải hồn thành những nhiệm vụ cụ thể nào.
Ngoài ra một kế hoạch đưa ra dù có tốt đến đâu mà việc tiến hành khơng được theo dõi
và giám sát thường xun thì cũng khó có thể đạt được kết quả tốt. Trong quá trình thực
hiện kế hoạch, người quản lý phải xem xét các nguồn lực, các hoạt động, các điều kiện
cho thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo cho các hoạt động được thực hiện theo đúng kế
hoạch, đạt được mục tiêu đã đặt ra. Như vậy, quản lý thực hiện kế hoạch thực chất là
hoạt động điều hành và nếu khơng có những kỹ năng này các đơn vị bộ phận trong hệ
thống sẽ hoạt động tự do, tự phát, trùng lặp, gây ra những rối loạn và tốn kém không
cần thiết.


MỤC LỤC
KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC ...................................................... 4

I.

1. Khái niệm về quản trị ..................................................................................................... 4
2. Công tác lập kế hoạch trong quản lý .............................................................................. 4
❖ Hoạch định (Plan) ....................................................................................................... 4
❖ Tổ chức (Organizing) .................................................................................................. 5
❖ Tuyển dụng (Recruitment)........................................................................................... 6
❖ Lãnh đạo (Leadership) ................................................................................................ 7
❖ Giám sát (Inspecting) .................................................................................................. 8
3. Tại sao cần lập kế hoạch công việc? ............................................................................ 10
4. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả................................................................................... 10
❖ Lập kế hoạch Top-down và Botton-up ...................................................................... 10
❖ Quy trình lập và triển khai kế hoạch ........................................................................ 11
❖ Chi tiết kế hoạch ....................................................................................................... 14
❖ Đánh giá kế hoạch .................................................................................................... 15
5. Kỹ năng thu thập và phân tích thơng tin ...................................................................... 19
II.

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ ...................................................... 21

1. Các lợi ích khi học kỹ năng tổ chức ............................................................................. 21
2. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ ....................................................................................... 21
3. Để trở thành người có óc tổ chức tốt ............................................................................ 21
4. Tổ chức làm việc .......................................................................................................... 22
5. Quy tắc sắp xếp ưu tiên công việc ................................................................................ 22
III.

KỸ NĂNG ỦY THÁC ................................................................................................. 23

1. Khái niệm giao việc ...................................................................................................... 23
2. Sai lầm khi giao việc .................................................................................................... 23

3. Bí quyết giao việc ......................................................................................................... 23
4. Hướng dẫn kèm cặp nhân viên ..................................................................................... 24
❖ Kỹ năng kèm cặp hướng dẫn: Mô hình EDAC ......................................................... 25
❖ Mô hình hỡ trợ: GROW ............................................................................................ 26
IV.

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ ................................................... 26


1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì? .................................................................................. 26
2. Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian ............................................................ 27
3. Nguyên tắc quản lý thời gian và tiến độ ....................................................................... 27
4. Mẹo quản lý thời gian hiệu quả nhất ............................................................................ 28
5. Bộ kỹ năng và mơ hình quản lý thời gian hiệu quả giúp thúc đẩy NSLĐ ................... 30
❖ Quản lý thời gian theo ma trận Eisenhower ............................................................. 30
❖ Áp dụng Gantt Chart trong việc quản lý thời gian hiệu quả ..................................... 33
V. KỸ NĂNG GIÁM SÁT THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ..................................................... 34
1. Yêu cầu & nguyên tắc giám sát .................................................................................... 34
2. Các phương thức giám sát ............................................................................................ 34
3. Hình thức và cơng cụ giám sát ..................................................................................... 36


KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH, GIAO VIỆC, GIÁM SÁT,
ĐIỀU HÀNH VÀ ĐÁNH GIÁ
I.

KỸ NĂNG XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC
1. Khái niệm về quản trị

❖ Quản trị

Quản trị là quá trình tác động thường xun, liên tục, có tổ chức của chủ thể quản trị
đến đối tượng quản trị, bằng cách hợp lực, điều phối hoạt động giữa các cá nhân, bộ
phận, nguồn lực một cách nhịp nhàng, ăn khớp, nhằm đạt được mục tiêu (kết quả) xác
định với hiệu suất, chất lượng và hiệu quả tối ưu.
2. Công tác lập kế hoạch trong quản lý
❖ Hoạch định (Plan)

• Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu
của tổ chức và vạch ra những hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu.
• Hoạch định có vai trị:
- Định hướng các chức năng quản trị: tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
- Hoạch định giúp đề ra mục tiêu, biện pháp, nguồn lực, cách thức.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách có hiệu quả trong mơi trường ln
thay đổi.
• Ý nghĩa, tác dụng của hoạch định
Trong điều kiện môi trường luôn biến động, nội bộ các tổ chức luôn chứa đựng
những rủi ro tiềm ẩn, để thích nghi với những biến động của mơi trường cũng như
tối thiểu hóa những rủi ro bên trong trước hết nhà quản trị cần sử dụng đến chức
năng hoạch định vì nó đem lại cho tổ chức 4 tác dụng sau đây:
- Nhận diện các thời cơ (cơ hội) kinh doanh trong tương lai.
- Có kế hoạch né tránh hoặc tối thiểu hóa các nguy cơ, khó khăn.


- Triển khai kịp thời các chương trình hành động, có nghĩa là tạo tính chủ
động trong thực hiện.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra được dễ dàng, thuận lợi.
❖ Tổ chức (Organizing)

• Tở chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì
những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định.

• Đặc trưng
Các tổ chức tuy khác nhau về lí do tồn tại và phương thức hoạt động nhưng đều mang
những đặc trưng cơ bản với tư cách là một loại hình tổ chức. Đó là:
- Mọi tở chức đều mang tính mục đích rất rõ ràng.
Khác với các cá nhân, cộng đồng hay xã hội, tổ chức hiếm khi mang trong mình mục
đích tự thân mà là tổ chức được các chủ thể nhất định tạo ra như cơng cụ để thực hiện
những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kì tổ chức nào.
- Mọi tổ chức đều là những tổ chức gồm nhiều người làm việc vì mục tiêu chung
trong cơ cấu tổ chức ổn định.
Khi đứng vào một tổ chức, chúng ta đã cam kết hành động cùng với những người khác
vì mục tiêu chung chứ khơng phải chỉ hướng tới mục tiêu riêng của mình.
- Mọi tở chức đều chia sẻ mục tiêu lớn - cung cấp sản phẩm và dịch vụ có giá trị
đối với khách hàng.
Ý thức rõ ràng về mục tiêu gắn liền với "các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng" và
"thỏa mãn khách hàng" là nguồn gốc quan trọng của sức mạnh và lợi thế đối với một
tổ chức.
- Mọi tổ chức đều là tổ chức mở.
Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình liên tục thu hút các nguồn lực đầu
vào để chuyển đổi thành đầu ra là các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng.
- Ći cùng, mọi tở chức đều được quản lí.
Hình ảnh của các nhà quản lí ln gắn liền với những tổ chức nhất định.


❖ Tuyển dụng (Recruitment)

• Khái niệm về tuyển dụng nhân sự
Giải thích theo cách dễ hiểu nhất thì tuyển dụng có thể hiểu nó chính là q trình nhà
tuyển dụng thu hút, nghiên cứu, sàng lọc và tiếp nhận các ứng viên. Mục đích của việc
tuyển dụng dĩ nhiên chính là để tìm ra ứng viên thích hợp cho các vị trí mà cơng ty,
doanh nghiệp đang tuyển.

• Vai trị của tuyển dụng nhân sự
Một khi đã hiểu được định nghĩa tuyển dụng là gì, điều tiếp theo chúng ta cần tìm hiểu
chính là vai trị của tuyển dụng nhân sự đối với doanh nghiệp, với người lao động cũng
như tồn xã hội.
➢ Với doanh nghiệp
Tuyển dụng nhân sự có vai trị đặc biệt quan trọng và khơng thể thiếu được đối với
các doanh nghiệp:
✓ Việc tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp bổ sung lượng nhân lực thiếu hụt
trước đó mà cịn có thể đem đến cho doanh nghiệp đội ngũ lao động chất lượng
cao, những con người nhiệt huyết, sáng tạo và có nhiều kỹ năng tốt. Ngồi ra,
tuyển dụng cịn có vai trị lớn khác: Nó là khâu khởi nguồn của quá trình quản trị
nhân sự, khâu này được xử lý tốt thì những khâu tiếp theo đó mới có thể vận
hành sn sẻ.
✓ Tuyển dụng được đội ngũ nhân viên tốt sẽ tạo nên hiệu quả kinh doanh, mang về
lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nó cũng giữ cho doanh nghiệp có được
sức cạnh tranh bền vững. Có được càng nhiều nhân tài thì doanh nghiệp càng có
khả năng ngẩng cao đầu và “chiến đấu” với các đối thủ mạnh.
➢ Với người lao động
Không chỉ đóng vai trị then chốt đối với doanh nghiệp mà việc tuyển dụng nhân sự
cịn có những ảnh hưởng to lớn đến đội ngũ người lao động, bao gồm cả nhân viên
cũ và ứng viên mới.


✓ Điều đầu tiên cũng là quan trọng nhất chính là việc tuyển dụng đem lại cơ hội
việc làm cho người lao động. Nếu q trình tuyển dụng khơng diễn ra thì họ làm
sao có cơ hội tìm được việc làm và thành công trúng tuyển rồi đi làm, đúng khơng
nào?
✓ Tiếp theo khi tham gia vào q trình tuyển dụng, người lao động có thể thơng
qua đó để hiểu rõ hơn về quan điểm, cách suy nghĩ của các nhà tuyển dụng. Từ
đó, giới thiệu bản thân theo đúng hướng đó để có thể “ghi điểm” trong mắt họ.

✓ Việc tuyển dụng nhân sự mới cịn có một tác dụng tốt đó là thúc đẩy các nhân sự
cũ làm việc tốt hơn, chăm chỉ. Nhân sự mới cũng nhìn vào đó để cố gắng hết
mình. Bạn có thể thấy không? Tuyển dụng nhân sự đã tạo nên sự cạnh tranh lành
mạnh và tích cực trong mơi trường doanh nghiệp đó.
➢ Với xã hội
Q trình tuyển dụng nhân sự khơng chỉ ảnh hưởng tới doanh nghiệp và người lao
động mà còn gián tiếp ảnh hưởng tới xã hội, tới cả đất nước. Tuyển dụng nhân sự
thành công vừa giúp cho người lao động có việc làm lại giúp doanh nghiệp có được
nhân tài để thúc đẩy phát triển thịnh vượng. Người người có cơng ăn việc làm, các
doanh nghiệp đều làm ăn sn sẻ thì dĩ nhiên kinh tế đất nước sẽ ngày càng phát
triển, chất lượng cuộc sống của người dân cũng được nâng cao.
❖ Lãnh đạo (Leadership)

• Leadership là vai trò lãnh đạo. Leader là người lãnh đạo, có khả năng xác lập và
định hướng tạo ra kế hoạch cụ thể. Trong khi chỉ ra phương hướng hoạt động,
leader phải sử dụng những kỹ năng quản lý để đưa đội ngũ của mình thực hiện
mục tiêu một cách hiệu quả nhất.
• Vai trị của người lãnh đạo
Trước hết là phát triển kế hoạch cho công ty, bao gồm cơng việc mà từng thành viên
trong nhóm phải làm. Trách nhiệm của những nhà quản lý là vạch ra các mục tiêu cụ
thể cho doanh nghiệp, xác định các bước cần thực hiện để đạt được được những mục
tiêu đó.


Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xác định những số liệu sẽ sử dụng để đánh giá tiến độ đạt
được mục tiêu và kế hoạch đặt ra. Đây là cơ sở giúp cho doanh nghiệp điều chỉnh chiến
lược và các bước hành động tiếp theo.
• Những kỹ năng leadership quan trọng của một nhà lãnh đạo
- Có khả năng tạo ra tầm nhìn
- Thúc đẩy động lực cho nhân viên

- Huấn luyện và xây dựng đội ngũ
- Quản lý và lập kế hoạch
Leader là người sẽ xây dựng tầm nhìn và chiến lực cho dự án, đồng thời cũng phải
quản lý và lập kế hoạch cho các mục tiêu cần đạt. Leader cần đảm bảo các công việc
cần thiết sẽ được triển khai đúng mục tiêu đặt ra. Hơn nữa, leader phải phân bổ công
việc cho từng bộ phận và cá nhân, gắn kết các cá nhân với mục đích chung của tồn
thể đội ngũ. Có được khả năng quản lý và lập kế hoạch thì leader mới có thể phát
triển và thay đổi được tầm nhìn chiến lược khi cần thiết.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề
- Kỹ năng giao tiếp tốt
- Sự tự tin và quyết đoán
❖ Giám sát (Inspecting)

Giám sát một chương trình là thu thập dữ liệu định kỳ để đo lường tiến độ thực hiện
chương trình nhằm đạt được mục tiêu của chương trình. Giám sát được sử dụng để theo
dõi những thay đổi trong khi thực hiện chương trình.
Mục đích để cho phép các bên liên quan đưa ra quyết định tùy thuộc vào tính hiệu quả
của chương trình và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực.
Giám sát đơi khi cịn được gọi là đánh giá q trình bởi vì nó tập trung vào quá trình
thực hiện và đặt ra các câu hỏi then chốt:
- Chương trình được triển khai tốt ở mức độ nào?
- Có sự khác biệt nào khi triển khai chương trình ở địa điểm này so với ở địa điểm
khác?


- Chương trình có mang lại lợi ích cho đúng đối tượng khơng? Và với chi phí bao
nhiêu?
• Giám sát và đánh giá giúp cho việc thực hiện chương trình:
- Đưa ra quyết định liên quan đến hoạt động chương trình và chuyển giao dịch vụ
dựa trên bằng chứng khách quan.

- Đảm bảo sử dụng nguồn lực hiệu quả và hiệu suất nhất.
- Đánh giá một cách khách chương trình nào đang có hay đã có kết quả mong đợi,
vùng nào có hiệu quả và vùng nào cần điều chỉnh.
- Đáp ứng được việc báo cáo và các yêu cầu khác, thuyết phục các nhà tài trợ rằng
đầu tư của họ xứng đáng, hoặc phải xem xét những cách tiếp cận khác.
Giám sát cần được thực hiện ở mọi giai đoạn trong q trình triển khai chương trình,
thơng tin được thu thập, phân tích và sử dụng trên một cơ sở liên tục.


3. Tại sao cần lập kế hoạch công việc?

Việc lên kế hoạch trước giúp chúng ta tự chủ được về thời gian, khơng bị động, chúng
ta có sự chuẩn bị tốt nhất để làm tốt được việc đó. Việc lập kế hoạch tốt giúp bạn có tư
duy hoạch định chiến lược, khả năng bao quát vấn đề và có khả năng xử lý được nhiều
công việc trong một khoảng thời gian.
- Chủ động với thay đổi và bất định
- Hiểu rõ hơn về mục tiêu theo đuổi
- Cải thiện hiệu quả các hoạt động
- Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ
- Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát
- Để quản lý thời gian hiệu quả hơn
- Tạo lập cân bằng trong cuộc sống

4. Quy trình lập kế hoạch hiệu quả
❖ Lập kế hoạch Top-down và Botton-up


❖ Quy trình lập và triển khai kế hoạch

CƠ – TIÊU – ÁN; CHỌN – CHI – ĐÁNH; TRIỂN – KẾT - HỒI

➢ Xác định cơ hội
Cơ hội trong kinh doanh là những điều kiện, hoàn cảnh thuận lợi mà chúng ta có thể
nắm bắt thực hiện để tạo ra lợi nhuận. Đây là mục tiêu kinh doanh, là mong muốn của
nhiều doanh nghiệp muốn phát triển hơn so với hiện tại.
Cơ hội kinh doanh được xét trên 4 đặc trưng tiêu chuẩn cơ bản là: tính hấp dẫn, tính
bền vững, tính thời điểm, và tính duy trì sản phẩm/dịch vụ.
➢ Thiết lập mục tiêu
• Thiết lập mục tiêu là một kỹ năng đơn giản và rất dễ áp dụng để nâng cao hiệu
quả công việc. Tuy nhiên, rất nhiều người lại chưa làm tốt điều này. Điều đó dẫn
đến việc khi đặt ra mục tiêu thì mục tiêu lại khơng rõ ràng và khó đạt được.
• Thiết lập mục tiêu chính là sự chỉ dẫn cho ta hành động, là bí quyết của sự thành
cơng. “Mục tiêu gì là khơng quan trọng, điều quan trọng là bạn phải có mục tiêu”.
Một khi đánh mất mục tiêu có nghĩa là mất phương hướng. Người ta thường cảm
thấy sung sướng hạnh phúc khi đang thực hiện một điều gì đó hơn cả khi đã đạt
được nó.
• Năm ngun tắc để thiết lập mục tiêu: Rõ ràng; Thách thức; Cam kết; Phản hồi;
Độ phức tạp của cơng việc.
• Để thiết lập một mục tiêu, có thể tiến hành theo các bước sau đây nhằm có được
mục tiêu thích hợp:
- Mục tiêu dài hạn/ trung hạn/ ngắn hạn đặt ra là gì?
- Những lợi ích khi đạt mục tiêu là gì?
- Những trở ngại trong quá trình thực hiện là gì?
- Cần học và làm những gì?
- Ai là người động viên?
- Kế hoạch, thứ tự ưu tiên, các bước tiến hành như thế nào?
- Khi nào hoàn thành?


• Các công cụ hỗ trợ thiết lập mục tiêu
- Phân tích SWOT

- Phương pháp SMART
- Phương pháp bản đồ tư duy
➢ Xây dựng phương án
• Trên cơ sở những kết quả trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trường. Phương
án là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đến những mục tiêu xác định trong
kinh doanh.
• Việc xây dựng phương án kinh doanh bao gồm các bước sau:
- Đánh giá tình hình thị trường và thương nhân
Bước này, người xây dựng chiến lược cần rút ra những nét tổng qt về tình hình. Sau
đó phân tích thuận lợi và khó khăn trong kinh doanh.
- Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh
- Đề ra mục tiêu
Những mục tiêu đề ra trong một phương án kinh doanh bao giờ cũng là một mục tiêu
cụ thể. Ví dụ như: sẽ bán được bao nhiêu hàng hoá, với giá cả bao nhiêu, sẽ thâm nhập
vào thị trường nào…
- Đề ra biện pháp thực hiện
Những biện pháp này là công cụ để đạt được mục tiêu đề ra. Những biện pháp này bao
gồm cả biện pháp trong nước và ngồi nước. Ví dụ như: đầu tư vào sản xuất, cải tiến
bao bì, ký hợp đồng kinh tế, tăng giá thu mua…
- Những biện pháp ngoài nước như: Đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh ở nước
ngoài, mở rộng mạng lưới đại lý. Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh
doanh
• Việc đánh giá hiệu quả kinh doanh được thông qua một số chỉ tiêu chủ yếu sau:
- Chỉ tiêu tỷ suất ngoại tệ hàng xuất khẩu hoặc hàng nhập khẩu.
- Chỉ tiêu thời gian hồn vốn tính theo cơng ty sau.
- Các chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận.


- Và chỉ tiêu hồ vốn.
• Phân loại các phương án kinh doanh

❖ Căn cứ vào thời gian kinh doanh:
Phương án kinh doanh được chia làm ba loại gồm: phương án kinh doanh ngắn hạn,
phương án kinh doanh trung hạn và phương án kinh doanh dài hạn.
❖ Căn cứ vào quy mô:
Phương án kinh doanh chia ra phương án kinh doanh nhỏ và trung bình và lớn.
❖ Căn cứ vào các mặt hàng kinh doanh:
Có thể chia thành phương án kinh doanh hàng tiêu dùng, phương án kinh doanh máy
móc thiết bị hay phương án kinh doanh vật tư, vật liệu,…
❖ Lựa chọn tối ưu
• Sau khi tìm được phương án, xem xét những điểm mạnh, yếu của chúng, bước
tiếp theo là phải tìm cách đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp
với mục tiêu, trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.
• Một phương án có thể có lợi nhuận cao nhất song cần vốn đầu tư lớn và thời gian
thu hồi vốn đầu tư chậm; phương án khác có thể ít lợi nhuận song cũng ít rủi ro
hơn; một phương án khác nữa có thể thích hợp với các mục tiêu dài hạn của tổ
chức song tính khả thi khơng cao.
• Nhưng những người xây dựng kế hoạch thường gặp phải những yếu tố có nhiều
bất định, những vấn đề khan hiếm vốn và các yếu tổ tiềm ẩn khác nhau. Do đó,
việc đánh giá các phương án thường gặp nhiều khó khăn, ngay cả với những vấn
đề tương đối đơn giản.
• Do trong hầu hết mọi tình huống đều có rất nhiều phương án và có vơ số các biến
số và ràng buộc cần phải xem xét cho nên sự đánh giá có thể trờ nên cực kỳ khó
khăn.
• Chính vì vậy, khi các phương án được đưa ra xem xét đánh giá nên dựa trên một
sổ căn cứ sau:


- Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất tới mục
tiêu.
- Phương án nào sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức.

- Phương án nào có chi phí thấp.
- Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện.
- Phương án nào phản ánh tốt nhất hệ thống tiêu chuẩn đã chọn.
❖ Chi tiết kế hoạch

Bản kế hoạch chi tiết cần phải có các yếu tố sau:
• Tóm tắt điều hành:
Phần này phác thảo công ty và bao gồm tuyên bố sứ mệnh cùng với bất kỳ thông tin
nào về ban lãnh đạo, nhân viên, hoạt động và vị trí của cơng ty.
• Kế hoạch vận hành:
Tại đây, cơng ty có thể phác thảo các sản phẩm và dịch vụ mà công ty sẽ cung cấp và
cũng có thể bao gồm: giá cả, tuổi thọ sản phẩm và lợi ích cho người tiêu dùng. Các yếu
tố khác có thể đi vào phần này bao gồm: quy trình sản xuất và chế tạo, bất kỳ bằng sáng
chế nào mà cơng ty có thể có, cũng như công nghệ độc quyền. Mọi thông tin về nghiên
cứu và phát triển (R&D) cũng có thể được đưa vào đây.
• Phân tích thị trường:
Chỉ ra đối thủ cạnh tranh là ai và yếu tố của nó như thế nào trong ngành, cùng những
điểm mạnh và điểm yếu của nó. Nó cũng sẽ mơ tả nhu cầu dự kiến của người tiêu dùng
đối với những gì doanh nghiệp đang bán và mức độ dễ dàng hay khó khăn trong việc
giành lấy thị phần từ các công ty đương nhiệm.


• Chiến lược tiếp thị:
Phần này mô tả cách thức công ty sẽ thu hút khách hàng cũng như cách thức tiếp cận
người tiêu dùng. Nó cũng sẽ trình bày các kế hoạch chiến dịch quảng cáo và tiếp thị
thông qua các loại phương tiện truyền thông mà các chiến dịch đó sẽ tồn tại trên đó.
• Lập kế hoạch tài chính:
Để thu hút bên đọc kế hoạch kinh doanh, cơng ty nên đưa vào kế hoạch tài chính và các
dự kiến trong tương lai. Đối với các cá nhân kinh doanh khởi nghiệp nên bao gồm mục
tiêu và ước tính cho vài năm đầu tiên của doanh nghiệp cho các nhà đầu tư.

• Nguồn lực:
Bất kỳ cơng ty tốt nào cũng cần phải có ngân sách. Chi phí này bao gồm các chi phí
liên quan đến nhân sự, phát triển, sản xuất, tiếp thị và bất kỳ chi phí nào khác liên quan
đến hoạt động kinh doanh.
• Chi tiết kế hoạch hành động
• Thiết lập mốc thời gian
❖ Đánh giá kế hoạch

Sau khi xây dựng các phương án khác nhau để thực hiện mục tiêu, chủ thể quản lý cần
phải xem xét những điểm mạnh, điểm yếu của từng phương án trên cơ sở các tiền đề và
mục tiêu đã có. Nếu trong trường hợp chỉ có một mục tiêu và hầu hết các yếu tố để so
sánh có thể đo lường hố được thì việc đánh giá và so sánh các phương án sẽ tương đối
dễ dàng. Trên thực tế lại thường gặp những trường hợp có nhiều mục tiêu cần thực hiện,
khó đo lường hố. Do đó, việc đánh giá và so sánh các phương án sẽ gặp nhiều khó
khăn.
• Cách để nhận diện 1 kế hoạch tốt:
- Chỉ rõ bối cảnh, căn cứ và cơ hội
Bước đầu tiên và có lẽ cũng là bước quan trọng nhất của quá trình lập kế hoạch là nắm
bắt cơ hội. Từ góc độ quản lý thì điều này có nghĩa là bạn cần phải xác định được cơ
hội phát triển trong ngành nghề kinh doanh mà công ty đang theo đuổi. Bạn cũng cần


phải nắm rõ cơ chế hoạt động nội bộ của cơng ty để có thể xác định những vấn đề còn
tồn đọng cần được giải quyết.
Sau khi đã xác định được thời cơ, hãy bắt đầu lên kế hoạch hành động cụ thể để tận
dụng cơ hội này.
- Các mục tiêu được thiết lập rõ ràng
Bạn có thể đặt mục tiêu cho từng phịng ban cụ thể hoặc cho tồn cơng ty, tùy thuộc
vào mục đích của bạn. Như với mục tiêu dự thầu dự án của nhà nước trên đây, mục tiêu
chung của tồn cơng ty sẽ là trúng thầu dự án; mục tiêu cho các bộ phận là phải tăng

năng suất lao động, huy động nguồn vốn tạm ứng,...
Tồn cơng ty có một mục tiêu chung và mỗi phịng ban lại cần phải có một mục tiêu
riêng, cụ thể hơn để nhân viên nắm được và biết mình cần phải làm gì. Trong trường
hợp này, mục tiêu, kế hoạch cịn đóng một vai trị quan trọng giúp đơn giản và minh
bạch hóa cơng việc quản lý của lãnh đạo công ty.
- Chia nhỏ và chi tiết các nhiệm vụ
Việc lên danh sách các công việc cần làm sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng qt nhất
về số lượng cũng như trình tự thời gian thực hiện các công việc. Ở bước này, trước tiên
bạn cần suy nghĩ thật kỹ và sau đó hãy ghi thật chi tiết các công việc sẽ phải làm trong
ngày, tuần hoặc tháng, năm. Các công việc càng ghi được đầy đủ, rõ ràng bao nhiêu thì
sự chủ động trong việc thực hiện sau này càng dễ dàng bấy nhiêu. Tuy nhiên, tuỳ thuộc
vào thực tế, bạn cũng có thể thay đổi linh hoạt các kế hoạch như thêm hoặc bỏ bớt các
công việc sao cho vẫn đạt được kế hoạch đã đề ra.
- Tổ chức, con người và trách nhiệm
Khi bạn đã có kế hoạch chiến lược của mình, bạn đã sẵn sàng để thực hiện nó. Bước
này là giai đoạn hành động của quá trình hoạch định chiến lược. Bắt đầu bằng cách làm
cho mọi người tham gia vào kế hoạch để biết về chiến lược của bạn. Lý tưởng nhất là
bạn muốn phân phối nhiệm vụ giữa các cá nhân hoặc bộ phận khác nhau để ngăn một
người hoặc một nhóm người trở nên q tải. Ngồi ra, hãy dành thời gian để kiểm tra
lại với những cá nhân hoặc nhóm này để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. Nếu


bạn nhận thấy rằng bạn không đạt được các mục tiêu của mình, hãy thực hiện bất kỳ
thay đổi cần thiết nào.
- Có lộ trình triển khai cụ thể, chi tiết
Bước cuối cùng của quá trình lập kế hoạch chiến lược chính là triển khai. Trong một số
trường hợp, bước này có thể bao gồm các bước nhỏ hơn, tùy thuộc vào mục tiêu mà
bạn đặt ra cho mình là gì. Lúc này, các nhà quản lý sẽ phải dựa vào những kỹ năng và
kinh nghiệm của mình để đảm bảo mọi hoạt động đều diễn ra suôn sẻ.
Nếu như mục tiêu quá phức tạp thì người quản lý cần phải đảm bảo rằng tất cả mọi

thành viên đều hiểu rõ vai trị, trách nhiệm của mình cũng như mục tiêu chung của dự
án. Kế hoạch của bạn sẽ không hiệu quả nếu như có một thành viên đi sai hướng. Điều
này đặt ra yêu cầu phải quản lý, giám sát chặt chẽ trong suốt quá trình làm việc.
- Đảm bảo các nguồn lực và hiệu quả
Để nhà quản lý theo dõi tiến trình thực hiện cơng việc về đạt mục tiêu hiệu quả, một
bảng 5W1H2C5M là rất cần thiết. Nhà quản lý hãy lập một bảng gồm 08 cột: When
(Làm khi nào?); Where (Làm ở đâu?); Who (Ai làm?); What (Làm cái gì?); Why (Tại
sao làm?); How (Làm như thế nào?); How (Cách thức thực hiện); Control (Cách thức
kiểm soát); Check (Cách thức kiểm tra); Manpower, Machine, Material, Manual,
Money (Nguồn lực thực hiện).
- Cơ chế kiểm tra, giám sát, đánh giá
Để biết bản thân đã làm được đến đâu và được bao nhiêu phần của mục tiêu, liệu có
hồn thành được mục tiêu của mình đúng hạn hay khơng, bạn cần phải liên tục xem
xét, đối chiếu giữa mục tiêu và thành quả của mình. Kiểm tra việc thực hiện các kế
hoạch ngồi việc khích lệ bản thân hồn thành mục tiêu đề ra một cách tốt hơn thì nó
cịn giúp bạn phát hiện ra những điều bất hợp lý trong bản kế hoạch, từ đó tiến hành
các hoạt động điều chỉnh cần thiết.
- Có kế hoạch dự phịng, điều chỉnh


Tốt nhất, bạn nên hình thành một kế hoạch phụ trợ cho kế hoạch chính, vừa là để phịng
những sự cố không lường trước được vừa là để cụ thể hóa cơng việc mà mỗi người cần
phải thực hiện. Giả sử mục tiêu của công ty bạn là phát hành một sản phẩm mới. Kế
hoạch chính bao gồm nghiên cứu sản phẩm, phát triển kế hoạch marketing và sau đó
sản xuất đại trà. Kế hoạch phụ trợ sẽ bao gồm các bước hỗ trợ cho việc thực hiện kế
hoạch chính (mở rộng nhóm nghiên cứu, mua sắm thêm trang thiết bị sản xuất,...).
• Cơng thức kiểm tra kế hoạch

5W+ 1H + 2C + 5M


5W
Mục tiêu, yêu cầu công việc

- Why?

Nội dung công việc

- What?

Ai? Ở đâu? bao giờ (tiến độ)?

- Who, Where, When?

1H
Cách thức thực hiện

- How?

2C
Cách thức kiểm soát

- Control

Cách thức kiểm tra

- Check

5M
Nguồn lực thực hiện


- Manpower, Machine, Material, Manual, Money


❖ Triển khai kế hoạch
Quy trình 5 bước triển khai kế hoạch cơng việc hiệu quả
• Bảo vệ kế hoạch và phê duyệt
• Xác định ngày bắt đầu triển khai
• Thống nhất tiến độ và điểm mốc
• Thỏa thuận về cơ chế giám sát
• Điều phối nhân lực, nguồn lực...
❖ Kết thúc kế hoạch
Kết thúc kế hoạch chúng ta cần phải xem xét các yếu tố:
• Chất lượng và tính nhất quán
• Đo lường khối lượng thực hiện
• Thời gian để đạt được mục tiêu
• So sánh dự tốn và quyết tốn
❖ Thơng tin phản hồi
Doanh nghiệp sẽ phải nhận tất cả các thơng tin từ nhiều phía khác nhau, chẳng hạn như:
Giám đốc, Quản lý, Nhân viên, Nhà cung cấp, Xã hội, Chính phủ, Cổ đơng, Khách
hàng….
5. Kỹ năng thu thập và phân tích thơng tin

•

Thu thập thơng tin là q trình tập hợp thơng tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm
làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định. Thu thập thông tin
là q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông
tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.

•


Thu thập thơng tin là hoạt động có tính mục đích. Q trình thu thập thơng tin phải
giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì? Phục vụ cho cơng
việc gì? Liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề?

• Thu thập thơng tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức. Tùy theo u cầu về
thơng tin, nguồn lực mà có thể áp dụng các phương pháp, cách thức thu thập thông
tin cho phù hợp.


• Thu thập thơng tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau. Mỗi
kênh thông tin có những ưu điểm và nhược điểm riêng, phù hợp với mỗi loại thông
tin cần thu thập. Việc lựa chọn nguồn thơng tin thích hợp bảo đảm hiệu quả q
trình thu thập thơng tin và chất lượng của thơng tin.
• Thu thập thơng tin là một q trình liên tục, nhằm bổ sung, hồn chỉnh thơng tin cần
thiết.
• Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập thông tin, kỹ
năng sử dụng các phương pháp, cách thức thu thập thơng tin.
•

Thu thập thơng tin là một khâu trong q trình thơng tin của một tổ chức. Thu thập
thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức. Thu thập thông tin không tách rời q
trình xử lý thơng tin, nhằm đảm bảo thơng tin cho hoạt động của tổ chức.

•

Khi thơng tin bạn đã thu thập được chính xác và có nguồn khai thác, thu thập nhất
định, bản thân bạn cần phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận để lần nữa đánh giá
tính chân thực của thơng tin. Sau đó mới gửi lên cho cấp trên xem xét kỹ càng nguồn
tin và phân loại tính chất thơng tin theo từng cấp bậc, bao gồm : thông tin phải biết,

thông tin cần biết và thơng tin nên biết để có thể phân loại tính cần thiết của từng
thơng tin. Đây là kỹ năng xử lý thông tin cơ bản nhưng lại cực kỳ quan trọng.

•

Theo đó bạn cũng cần phân loại các thông tin trên theo từng phạm vi và lĩnh vực
hoạt động riêng, phân loại thơng tin theo tính chất thời điểm cũng như nội dung
thơng tin để có thể ước lượng giá trị của thông tin một cách hiệu quả nhất.


II.

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

1. Các lợi ích khi học kỹ năng tổ chức

❖ Hiểu rõ về nhiệm vụ, quyền hạn, công việc
❖ Tập trung vào công việc có hiệu quả cao
❖ Thúc đẩy việc hợp tác làm việc theo nhóm
❖ Tiết kiệm thời gian, giảm bận rộn và stress
❖ Tăng năng suất và hài lòng trong cơng việc
❖ Thích ứng nhanh hồn cảnh và mơi trường
❖ Việc hanh thông, sống nhẹ nhàng thư thái
2. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ

❖ Tổ chức chính thức và khơng chính thức
❖ Sự khác biệt giữa chức năng và nhiệm vụ
❖ Tổ chức trực tuyến, chức năng và ma trận
❖ Nguyên lý tổ chức hỗn hợp và thông minh
3. Để trở thành người có óc tổ chức tốt


❖ Rõ nhiệm vụ, lập kế hoạch
❖ Lên lịch công tác hàng ngày
❖ Ổn định thời gian biểu
❖ Luôn mang theo Sổ và Bút
❖ Tốc ký: trật tự, dễ đọc và dễ nhớ
❖ Sử dụng Outlook và PDA
❖ Ghi nhớ và bảo quản danh thiếp
❖ Chỗ làm việc sạch sẽ, ngăn nắp


4. Tổ chức làm việc

Quy tắc 5S – Tiện lợi và thoải mái

5. Quy tắc sắp xếp ưu tiên công việc

❖ Có bốn phương pháp cơ bản:
• Đánh số độ khẩn cấp: việc rất gấp đánh số (1), việc bình thường đánh số (2),
việc khơng gấp đánh số (3).
• Dùng bút để đánh dấu công việc: việc cần làm ngay dùng bút đỏ, việc bình
thường dùng bút xanh, việc có thể làm sau dùng bút đen.
• Phân loại các giấy tờ cơng việc vào các cặp tài liệu có màu khác nhau. Việc
khẩn cấp cho vào cặp màu đỏ; việc bình thường cho vào cặp màu xanh; việc
khơng gấp cho vào cặp màu đen. Khi bạn trình giấy tờ cho sếp, dần dần các
sếp sẽ biết được ám hiệu đó để xử lý ngay những việc khẩn cấp.
• Dùng các phương pháp kỹ thuật để xác định thời gian phải hồn thành cơng
việc: có nhiều phương pháp nhưng điển hình là phương pháp dùng sơ đồ
Găng. Ngày thứ sáu sắp xếp lại toàn bộ các tài liệu làm việc trong tuần. Mỗi
tuần, bạn chỉ mất khoảng 30 phút nhưng bàn làm việc của bạn sẽ sáng sủa

hẳn. Năng suất lao động của bạn sẽ tăng lên rất nhiều. Muốn vậy, bạn hãy trả
lời ba câu hỏi sau: Bạn có cần tài liệu này không? Bạn đã dùng tài liệu này


chưa? Tài liệu này có ích khơng? Nếu câu trả lời là: Khơng hoặc khơng biết
thì bạn cho ln tài liệu đó vào thùng rác cho gọn.

III.

KỸ NĂNG ỦY THÁC

1. Khái niệm giao việc

Giao việc có thể được hiểu là sử dụng tài năng của từng cá nhân vào những công việc
phù hợp. Khi công việc được giao đúng, năng suất làm việc chung sẽ được cải thiện,
quy trình làm việc trở nên trơn tru và hoạt động quản lý công việc sẽ bớt rắc rối hơn.
2. Sai lầm khi giao việc

• Giao việc với ý đồ đùn đẩy trách nhiệm
• Giao khơng đúng người khơng đúng việc
• Khơng giao thời hạn và nguồn lực cần thiết
• Khơng tạo điều kiện hỗ trợ hồn thành
• Thiếu cơ chế giám sát và đánh giá
❖ Quy trình giao việc

3. Bí quyết giao việc

Nếu nhà quản lý sử dụng ủy thác chỉ với mục đích giảm áp lực cơng việc của bản thân
thì khó có thể tạo động lực cho nhân viên. Muốn tạo động lực cho nhân viên, nhà quản



lý phải đảm bảo việc ủy thác sẽ giúp nhân viên phát triển, công việc được ủy thác phải
phù hợp.
Cần giải thích rõ mục tiêu của việc ủy thác, sẵn sàng hỗ trợ để nhân viên có thể thực
hiện được việc ủy thác. Việc này đôi khi tồn thời gian hơn cả việc nhà quản lý tự làm.
Cuối cùng, việc quan trọng là phải đánh giá và phản hồi vì qua đó nhân viên sẽ rút ra
được những bài học để phát triển.
4. Hướng dẫn kèm cặp nhân viên

• Hướng dẫn kèm cặp nhân viên là công việc vô cùng cần thiết đối với những nhà
quản lý chuyên nghiệp. Hướng dẫn và kèm cặp nhân viên là quá trình áp dụng
những phương pháp đào tạo cụ thể định hướng nhận thức, rèn luyện phát triển
năng lực cho nhân viên, rèn luyện kiến thức cũ và trau dồi thêm những kỹ năng
mới. Việc huấn luyện có thể do quản lý trực tiếp hướng dẫn hoặc do những người
có kinh nghiệm thực hiện kèm cặp.


❖ Kỹ năng kèm cặp hướng dẫn: Mô hình EDAC

Quá trình đào tạo, hướng dẫn nhân viên của các quản lý chun nghiệp là nhằm mục
đích quan trọng nhất đó nâng cao năng lực làm việc của nhân viên từ đó thúc đẩy sự
phát triển của doanh nghiệp. Ngồi ra, việc huấn luyện còn giúp các nhà quản lý giảm
bớt áp lực, cùng nhau chia sẻ gánh nặng công việc. Tiết kiệm được thời gian và chi phí
thực hiện. Nâng cao được năng lực lãnh đạo, dẫn dắt đội nhóm tạo nên một môi trường
làm việc chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.