TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BKACAD
*************

BÁO CÁO THỰC TẬP
Đề tài: TÌM HIỂU TỔNG QUAN ỨNG DỤNG CONTENT
MANAGER – MICROFOCUS TRONG VIỆC QUẢN LÝ NỘI
DUNG, TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP

Sinh viên thực hiện:

ĐỖ QUANG ANH

Lớp:

BKN01K11

Giảng viên hướng dẫn:

THẦY NGUYỄN THẾ ĐỨC

HÀ NỘI, 04/2022


NHIỆM VỤ
Nhiệm vụ của bản báo cáo này là để trình bày lại các kiến thức, nội dung đã học của
bản thân về sản phẩm được sử dụng tại nơi thực tập – cụ thể là ứng dụng Content
Manager nay sở hữu bởi MicroFocus. Để đạt được mục đích chính cho bản báo cáo
là nhấn mạnh được các tính năng, ứng dụng và giá trị đem lại từ việc sử dụng ứng
dụng Content Manager - MicroFocus trong doanh nghiệp, nội dung trình bày báo
cáo sẽ phân chia bố cục thành:

1. Tổng quan về ứng dụng Content Manager – MicroFocus:
- Lịch sử phát triển
- Tính năng nổi bật
- Các tiêu chuẩn tuân thủ
2. Giới thiệu về giao diện và các tính năng thao tác cơ bản trên Content
Manager – MicroFocus.
3. Kết luận: nhấn mạnh lại về chức năng, tính năng chính và tiềm năng của
Content Manager – MicroFocus trong việc quản lý, tài liệu, nội dung để cải
thiện hiệu suất và đơn giản hóa q trình vận hành của doanh nghiệp và từ đó
nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với khả năng vận hành năng suất, hiệu
quả. (VD: cung cấp tài liệu chấp hành, quản lý tài liệu chiến lược kinh doanh
công ty, …)

1


LỜI NĨI ĐẦU
Mục đích chính của bản báo cáo này sẽ là giới thiệu tổng quan về tính năng,
cách sử dụng và điều hướng trên ứng dụng Content Manager – MicroFocus. Qua
đó, chỉ rõ được khả năng và giá trị ứng dụng của Content Manager - MicroFocus
trong việc quản lý hồ sơ và tài liệu của doanh nghiệp cho các thông tin vật lý và
điện tử để giúp các doanh nghiệp nắm bắt, quản lý và bảo mật thông tin kinh doanh
nhằm đáp ứng các nghĩa vụ quản trị và tuân thủ quy định.
Là một sinh viên của Học viện Công nghệ BKACAD, theo chuyên ngành
Quản trị mạng và bảo mật hệ thông, em đã được trang bị các kiến thức thiết yếu hỗ
trợ rất lớn cho quá trình thực tập và làm việc của em tại công ty Tek-Experts. Em
xin phép được gửi lời cảm ơn tới các thầy Đào Viết Phương, Trịnh Ngọc Hưng và
thầy Nguyễn Thế Đức đã luôn hỗ trợ, hướng dẫn và trang bị cho em những hiểu
biết cần có để hồn thành được bản báo cáo thực tập. Em cũng xin phép được gửi
lời cảm ơn tới anh Nguyễn Văn Cường phụ trách hướng dẫn, đào tạo em trong quá

trình OJT (On Job Training) tại cơng ty Tek-Experts. Từ đó, em đã thực hiện được
Bản báo cáo thực tập đề tài: “TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ ỨNG DỤNG
CONTENT MANAGER TRONG VIỆC QUẢN LÝ NỘI DUNG, TÀI LIỆU
CỦA DOANH NGHIỆP”

2


MỤC LỤC
NỘI DUNG CHÍNH

NHIỆM VỤ..............................................................................................................1
LỜI NĨI ĐẦU.........................................................................................................2
MỤC LỤC................................................................................................................ 3
I.

Tổng quan về ứng dụng Content Manager....................................................5
1.

Lịch sử phát triển.........................................................................................5

2.

Tính năng nổi bật.........................................................................................5

3.

Tiêu chuẩn tuân thủ......................................................................................5

II. Giới thiệu về giao diện và các tính năng thao tác cơ bản trên Content

Manager – MicroFocus...........................................................................................7
1.

Giao diện.....................................................................................................7

2.

Thao tác cơ bản..........................................................................................8
a.

Tạo, xóa, chỉnh sửa tài liệu.....................................................................8

b.

Tính năng tìm kiếm................................................................................11

c.

Tính năng bảo mật, chính sách.............................................................14

d.

Tính năng tích hợp sản phẩm Microsoft Office....................................16

e.

Thanh công cụ nhanh Shortcut............................................................17

III.


Kết luận........................................................................................................18

IV.

Tài liệu tham khảo.......................................................................................19

3


MỞ ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển không ngừng của Cơng nghệ thơng tin, điển hình với
Cuộc cách mạng chuyển đổi số 4.0 cùng với xu thế số hóa thơng tin với số lượng
thông tin gia tăng ở tốc độ chưa từng có, khả năng quản lý nội dung tài liệu, bản ghi
kinh doanh là một yếu tố cốt lõi khơng thể thiếu cho q trình vận hành của bất cứ
công ty, tổ chức, doanh nghiệp nào. Việc quản lý hiệu quả nội dung tài liệu và bản
ghi không chỉ giúp các tổ chức doanh nghiệp ghi chép, quản lý và bảo mật các
thông tin tài liệu kinh doanh để giúp cho việc quản trị và đáp ứng các thủ tục nghĩa
vụ pháp lý trở nên nhanh chóng, hiểu quả mà cịn giúp xây dựng một hình ảnh bền
vững, đáng tin cậy cho công ty.
Trong doanh nghiệp, các tài liệu về giấy tờ, cơng văn và hình ảnh ln phát sinh rất
nhiều, việc quản lý theo phương thức lưu trữ truyền thống bằng giấy có rất nhiều
nhược điểm như tốn chi phí, rủi ro về bảo mật và khó khăn trong việc tìm kiếm. Do
đó, để đáp ứng cho nhu cầu thiết yếu này của các doanh nghiệp, đã sinh ra một giải
pháp gọi là ECM – Enterprise Content Management – Quản lý nội dung doanh
nghiệp (Quản lý nội dung các tài liệu trong doanh nghiệp). Giải pháp này tập trung
vào việc số hóa các tài liệu trong doanh nghiệp để quản lý tập trung bằng các cơng
cụ máy tính. Tiêu biểu cho giải pháp này phải nhắc tới ứng dụng Content Manager
của MicroFocus (trước đây biết đến là HP Records Manager, HP TRIM) là một hệ
thống quản lý tài liệu và bản ghi điện tử tiếp thị bởi MicroFocus được thiết kế để
đáp ứng nhu cầu của các chính phủ, cơng nghiệp quản lý và các tập đồn


4


I.
Tổng quan về ứng dụng Content Manager
1. Lịch sử phát triển
-

Ứng dụng
ban đầu sở
hữu bởi
HP
Software
Division
dựa trên
công nghệ
do
Hewlett-

Packard (HP) mua lại từ TOWER Software năm 2008. Ứng dụng có tên
ban đầu là HP TRIM rồi chuyển thành HP Records Manager và cuối cùng
-

là HP Content Manager.
Tháng 8 năm 2013, HP công bố HP TRIM sẽ được tích hợp vào một nền
tảng thống nhất có tên HP Records Manager 8.0. Tới tháng 6 năm 2016,
HP Records Manager được đổi tên và nâng cấp thành HP Content
Manager 9.0. Ứng dụng được xây dựng trên cơ sở mã nguồn HP TRIM
bao gồm tính năng Quản lý bản ghi và Chỉ mục Meridio của tập đoàn


-

Autonomy. HP mua lại tập đoàn Autonomy vào năm 2011.
HP bán đi bộ phần phần mềm sang cho MicroFocus ở Vương quốc Anh
vào tháng 9 năm 2016. Tới nay, Content Manager là một phần của

MicroFocus kể từ khi kết thúc giao dịch vào tháng 9 năm 2017
2. Tính năng nổi bật
- Quản lý hồ sơ doanh nghiệp
(ERM – Enterprise Record
Management) bao gồm các
bản ghi giấy tờ văn bản vật lý
và điện tử, khả năng tích hợp

5


với các ứng dụng Microsoft trong quản lý tài liệu (Word, PowerPoint,
-

Excel, Outlook, SharePoint…)
Quản trị thông với khả năng thực thi chính sách, tuân thủ và giám sát thời

-

gian thực trên một nền tảng quản trị duy nhất
Tính năng eDiscovery Preparedness – Sẵn sàng tìm kiếm điện từ; quản lý
nội dung tại chỗ; bảo mật và kiểm toán; các chứng chỉ thiết kế theo tiêu
chuẩn quốc tế về quản lý hồ sơ (ISO 15489: 2001, ISO16175); tùy chọn

Triển khai linh hoạt: On-premise – tại chỗ, Cloud – đám mây, Hybrid –

tích hợp hoặc Appliance – thiết bị thứ ba
- Truy cập được trên nhiều nền tảng di động: iOS, Android và Windows
3. Tiêu chuẩn tuân thủ
- Tiêu chuẩn quốc tế quản lý hồ sơ: ISO 15489
o ISO 15489-1:2001 Quản lý hồ sơ – P1: Chung
o ISO 15489-2:2002 Quản lý hồ sơ – P2: Nguyên tắc
- Tiểu chuẩn An ninh Bộ quốc phòng Hoa Kỳ DoD 5015.2 Chương 2 (yêu
cầu bắt buộc), 3 (hồ sơ phân loại), 4 (Quy định về quyền riêng tư và tự do
-

đối với thông tin)
Tiêu chuẩn AS 4390-1996 về Quản lý hồ sơ
ISO 2788:1986 – Hướng dẫn thiết lập và phát triển đơn ngữ đồng nghĩa

-

(Thesaurus Monolingual)
Cơ quan Lưu trữ Quốc gia (TNA) của Vương quốc Anh – TNA 2002
Chiến lược Hồ sơ điện tử Victoria (VERS) của Úc

6


II.

Giới thiệu về giao diện và các tính năng thao tác cơ bản trên Content
Manager – MicroFocus.


Hiện nay, phiên bản mới nhất của Content Manager (CM) là CM 10.0 với bản vá
cập nhật nhất hiện nay là Patch 3 Build 831. Thường khi CM được triển khai
trên các hệ thống tài liệu, nội dung của các tập đoàn lớn, việc cập nhật lên phiên
bản mới nhất lại trở lên không q phổ biến do nhiều lí do như có thể ảnh hưởng
tới tiến trình vận hành liên thơng của cả doanh nghiệp, sự thay đổi lớn về giao
diện và tính năng, … Vì vậy, những hình ảnh giới thiệu về giao diện và thao tác
sau sẽ sử dụng phiên bản CM 10.0 (mới nhất) để đảm bảo tính cập nhật mới nhất
cho các tính năng của ứng dụng CM.
1. Giao diện
CM
10.0
Full :
bản
đầy đủ
thường
sử
dụng bởi CM Administrator hoặc Records Manager với đầy đủ mọi chức
năng quản lý tài liệu của CM

Hình 1.1: Giao diện Content Manager 10.0 Full

7


-

CM 10.0 Desktop Client: bản Desktop Client thường được sử dụng bởi
nhân viên có kĩ năng sử dụng CM – giao diện tương tự Full nhưng giới
hạn hơn về một số chức năng


Hình 1.2: Giao diện Content Manager 10.0 Desktop Client

-

CM 10.0 Web Client: Bản Web Client thường được sử dụng bởi nhân
viên, khách hàng, cộng tác để cập nhật tài liệu lên hoặc xem xét nội dung
tài liệu theo giới hạn quyền nhất định, có thể sử dụng trên thiết bị di
động, thiết bị đa nền tảng (tablet, Mac, …)

Hình 1.3: Giao diện Content Manager 10.0 Web Client

8


2. Thao tác cơ bản
a. Tạo, xóa, chỉnh sửa tài liệu
 CM đem lại rất nhiều cách thức để tạo, thêm tài liệu vào CM
như: kéo và thả, link local folder/file từ template tài liệu tạo
trên CM, tính năng Dropzone, tính năng chuột phải Send to
-> Content Manager, tạo trực tiếp từ các ứng dụng Microsoft
(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint,…) đã được
tích hợp Add-in của CM.

9


Hình 2.1a: Thao tác tạo tài liệu dựa trên Categories của Content Manager 10.0

Hình 2.2a: Giao diện tạo Template tài liệu của Content Manager


10


Hình 2.3a: Giao diện tạo Template tài liệu dựa vào phân loại bản ghi

o Các tài liệu có thể được Check-in (gửi vào CM) để chỉnh sửa và
xử lý hoặc có thể được Check-out (gửi ra Local Drive – thư mục
nội địa hoặc trên các Workgroup Server khác có thể lưu trữ cho
các bản ghi CM) để được chỉnh sửa bởi ứng dụng chỉnh sửa văn
bản Microsoft hoặc các ứng dụng bên thứ ba khác.

11


Hình 2.4a: Giao diện Add-in của Content Manager trên Microsoft Word 2016

b. Tính năng tìm kiếm
 CM thường được tích hợp với các ứng dụng Content Index –
Chỉ mục nội dung chuyên dụng (CM Idol service,
Elasticsearch Content Indexing) đi kèm để có thể tìm kiếm,
chắt lọc nội dung một cách hết sức nhanh chóng dù là trong
cả một hệ thống Database khổng lồ (Các kiểu Databse thường
kết nối tới CM Workgroup Server gồm SQL Server, Oracle,
PostGreSQL)
 Lưu ý: một thao tác quan trọng cần thực hiện trước khi có thể
tìm kiếm trên Database là Reindex (chạy quét chỉ mục trên
toàn bộ hệ thống Database) để có thể tạo ra những tìm kiếm
chính xác, đầy đủ trên CM.
 Cũng tương tự với các chức năng khác, Content Manager
cung cấp rất nhiều phương thức khác nhau để có thể tìm kiếm

tài liệu nội dung.

Hình 2.1b: Các tính năng tìm kiếm trên Ribbons của Content Manager 10.0

12


Hình 2.2b: Giao diện tìm kiếm Records sử dụng Boolean Editor

Hình 2.3b: Giao diện tìm kiếm Records sử dụng Multifield Editor – Tìm kiếm đa trường thơng tin

13


Hình 2.4b: Giao diện tìm kiếm sử dụng String – chuỗi dịng lệch của CM

Hình 2.2b: Tìm kiếm dựa trên giao diện Single criteria – Tiêu chí đơn

14


c. Tính năng bảo mật, chính sách
 CM 10.0 cịn cung cấp các tính năng áp dụng bảo mật, chính
sách đa dạng dựa trên cấu trúc đa lớp để nâng cao độ bảo mật
cho các thư mục và tài liệu được lưu trữ. Các lớp bảo mật cơ
bản một CM Administrator có thể sử dụng bao gồm: Security
Level, Security Caveats và Access Control

Hình 2.1c: Giao diện tùy chọn Security/Access để tạo Access Control cho các tài liệu được chọn


Hình 2.2c: Tùy chon Security Level và Security Caveats trên giao diện Ribbons của CM 10.0

15


 Các Security Level trong CM được dùng để tạo ra các khung
thứ bậc phân loại cho tài liệu dựa trên tính bảo mật, quan
trọng của các tài liệu. Một tài liệu ở cấp dưới (ID Ranking
thấp) sẽ có thể chuyển lên các cấp trên (ID Ranking cao)
nhưng tài liệu ở cấp trên không bao giờ chuyển được xuống
tài liệu cấp dưới. Từ đó tạo nên một hệ thống cấp bậc cho tài
liệu đơn giản hiệu quả mà đảm bảo được nhu cầu phân loại
bảo mật cho các tài liệu. Người dùng cũng cịn có thể tạo ra

Hính
Các Security
Level
định trên
các 2.3c:
Security
Level
tùymặcchọn
vớiCM
ID10.0
Ranking

khác nhau để hệ

thống hóa cấp bậc của các tài liệu một cách hiệu quả
 Security Caveats trong CM là các khung cấu hình dựng sẵn

dùng để cảnh bảo các Location (người dùng, nhóm, phịng
ban,…), Documents và Containers (folder, Thesaurus, …)
trên CM

Hình 2.4c: Các Security Caveats có sẵn theo DemoDB kèm theo với CM 10.0

16


d. Tính năng tích hợp sản phẩm Microsoft Office
 Từ các bản ban đầu nhất của Content Manager (hay còn gọi
là HPE Records Manager 8.0), khả năng tích hợp của ứng
dụng CM với Microsoft đã luôn tồn tại nhằm tạo thuận lợi
cho việc chỉnh sửa, xuất bản, truy xuất tài liệu và đóng một
phần chủ chốt vào giá trị hiệu quả năng suất làm việc của ứng
dụng CM trong mảng xử lý, lưu trữ tài liệu.

Hình 2.1d: Vị trí tùy chọn Add-in của CM 10.0 với các ứng dụng xử lý văn bản Microsoft Office

17


Hình 2.2d: Các ứng dụng Microsoft Office có thể tích hợp Add-in với Contemt Manager

e. Thanh công cụ nhanh Shortcut
 Đây là nơi người dùng có thể truy cập nhanh các phím chức
năng của Content Manager, nâng cao giá trị tiện dụng, tùy
biến của ứng dụng. Người dùng có thể tùy chọn thay đổi các
phím truy cập theo sở thích của bản thân để phù hợp nhất với
nhu cầu sử dụng cá nhân hoặc đáp ứng theo nhu cầu của cơng

việc

Hình 2.3d: Thanh
cơng cụ Recent –
Các tài liệu vừa truy
cập

Hình 2.4d: Thanh
công cụ Favorites –
Thanh lưu trữ các
nội dung yêu thích
cá nhân của người
dùng

Hình 2.5d: Thanh
Tray – Khay các
phím truy cập bản
ghi vào ra hoặc tìm
theo nhãn của người
nhóm (Labels), …

Hình 2.6d: Thanh
More – Thanh các
phím tắt bổ sung
vào các tùy chọn 18
thư mục phân công
bản
thân(Consignment),
Note làm việc
(ToDo), …



III.

Kết luận
- Như vậy, có thể thấy ứng dụng Content Manager – MicroFocus là một
ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu và bản ghi điện tử với vô vàn tính
năng, ứng dụng chuyên sâu cho việc quản lý tài liệu nội dung cho các tập
-

đồn.
Các lợi ích chính và tính ưu việt của ứng dụng Content Manager bao
gồm:
o Mở rộng hiệu quả quản lý nội dung tài liệu theo vịng đời
o Đơn giản hóa cách thức quản lý tài liệu điện tử mà vẫn đảm bảo
tuân thủ chính sách
19


o Nâng cao trạng thái tuân thủ và giảm thiểu rủi ro
o Khả năng quản lý tài liệu nội dung chuyên sâu, đa dạng
o Khả năng lưu trữ, tích hợp phần mềm rộng, cải thiện hiệu quả làm
việc cho nhân viên
o Đa dạng, linh hoạt trong hình thức triển khai hạ tầng phù hợp với
nhiều mơ hình lớn nhỏ khác nhau

20


IV.

-

-

Tài liệu tham khảo
Wikipedia:
o />InfoProficiency:
o />%20Content%20Manager.pdf
Những tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm phát bới anh chị Training tại
công ty: HP RM 8.0 Advaned User, HP RM 8.0 Administration, HP
TRIM Architecture

21