BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

LÊ THỊ TUYẾT MAI

ĐẶC ĐIỂM NGƠN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
ĐƯỢC BAN HÀNH Ở QUẬN LIÊN CHIỂU
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Chuyên ngành: Ngôn ngữ học
Mã số: 60.22.01

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Người hướng dẫn khoa học:
PGS.TS. TRƯƠNG THỊ DIỄM

Đà Nẵng, Năm 2013


Cơng trình được hồn thành tại
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS TRƯƠNG THỊ DIỄM

Phản biện 1: TS. Lê Đức Luận

Phản biện 2: PGS.TS Võ Xuân Hào

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt
nghiệp thạc sĩ khoa học xã hội và nhân văn họp tại Đại học Đà

Nẵng vào ngày 15 tháng 12 năm 2013.

Có thể tìm luận văn tại:
- Trung tâm Thơng tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học sư phạm, Đại học Đà nẵng


1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
1.1. Văn bản hành chính là phương tiện cơ bản cung cấp thơng
tin và điều hành hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức; là
phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và
quản lí. Mặt khác, văn bản hành chính thường là tiếng nói của tổ
chức, đơn vị đại diện cho quyền lực nhà nước nên ngày càng có vai
trị quan trọng trong đời sống xã hội. Trên nhiều phương diện, chất
lượng hoạt động quản lí của nhà nước có liên quan đến khơng chỉ
thơng tin trong văn bản mà còn liên quan đến thể thức và phương
tiện ngôn ngữ trong văn bản.
1.2. Để nâng cao hiệu quả của văn bản hành chính trong việc
đáp ứng u cầu thơng tin và quản lí, điều hành, đặc biệt là việc lãnh
đạo, chỉ đạo của các cơ quan quản lí nhà nước, Chính phủ, Bộ Nội vụ
đã ban hành những quy định, hướng dẫn về thể chế quy phạm của
các loại văn bản. Cũng đã có nhiều cơng trình của một số tác giả
nghiên cứu về cách soạn thảo văn bản, cách sử dụng ngôn ngữ trong
văn bản hành chính. Tuy vậy, trong thực tế, văn bản hành chính cịn
có những hạn chế nhất định, đặc biệt là trong sử dụng ngôn ngữ do
những nguyên nhân chủ quan và khách quan khác nhau.
1.3. Nghiên cứu về đặc điểm ngơn ngữ của văn bản hành chính
được UBND quận Liên Chiểu ban hành trong cơng tác quản lí nhà

nước, luận văn muốn tìm hiểu sâu hơn về một phong cách ngôn ngữ
quan trọng liên quan đến việc ban hành, xử lí và lưu trữ thơng tin. Từ


2
đó, chúng tơi sẽ đề xuất một số giải pháp hữu hiệu nhằm chuẩn hóa
cơng tác xây dựng và ban hành văn bản hành chính và làm cho nó ngày
càng phát huy tác dụng trong đời sống xã hội.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Từ trước tới nay đã có một số cơng trình nghiên cứu về văn
bản và soạn thảo văn bản hành chính ở góc độ ngơn ngữ học văn bản,
phong cách học và thực hành văn bản.
Về phong cách học như: Phong cách học tiếng Việt - Đinh
Trọng Lạc chủ biên (1999), Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng
Việt - Cù Đình Tú (2001),… đều đề cập đến phong cách hành chính
với các đặc điểm ngữ âm, chính tả, từ vựng, ngữ pháp, cách diễn đạt.
Tuy nhiên, các cơng trình ấy cũng chỉ mới đề cập đến các đặc điểm
ngôn ngữ trong văn bản hành chính một cách chung nhất.
Tác giả Bùi Khắc Việt (1999), trong cuốn Kĩ thuật và ngôn ngữ
soạn thảo văn bản quản lí nhà nước, cũng đã đề cập một cách khái quát
các đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính để giúp ích cho việc
thực hành soạn thảo.
Ngồi ra, có thể đề cập đến một số cơng trình khác như: Xây
dựng và ban hành văn bản quản lí nhà nước của Tạ Hữu Ánh
(1998); Hướng dẫn kĩ thuật soạn thảo văn bản của Nguyễn Văn
Thông (2001); Tiếng Việt trong giao tiếp hành chính của Nguyễn
Văn Khang (2002); Tài liệu bồi dưỡng về quản lí hành chính nhà
nước của PGS. TS. Đinh Văn Mậu (chủ biên, 2008); Giáo trình kĩ
thuật xây dựng và ban hành văn bản của TS. Lưu Kiếm Thanh (chủ



3
biên, 2008),… Các cơng trình này đã nghiên cứu chi tiết và hướng
dẫn ứng dụng các kiến thức vào soạn thảo văn bản hành chính.
Từ những điều trình bày ở trên, chúng tôi thấy rằng nghiên
cứu “Đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính được ban hành ở quận
Liên Chiểu" là một hướng đi đúng và có ý nghĩa thiết thực. Trên cơ
sở kế thừa mặt lý thuyết của các cơng trình đi trước, dựa vào tài liệu
Kĩ thuật soạn thảo và trình bày văn bản (theo hướng dẫn của Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phịng Chính phủ) của Vương Thị Kim Thanh và khảo sát
từ nguồn ngữ liệu ở quận Liên Chiểu, luận văn sẽ đưa ra những nhận
xét về việc sử dụng ngơn ngữ trong văn bản hành chính của một cơ
quan quản lý nhà nước cấp quận. Chúng tôi mong muốn đóng góp
một phần nhỏ cho việc hồn thiện và nâng cao chất lượng văn bản
hành chính, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước tại quận Liên
Chiểu.
3. Mục đích và ý nghĩa đề tài
Luận văn nhằm phục vụ cho việc hệ thống hóa thể thức, kết cấu,
nội dung của các loại văn bản hành chính cơ bản, thơng dụng hiện nay
để có cái nhìn tổng thể, đầy đủ hơn về văn bản hành chính nói chung,
văn bản hành chính được soạn thảo, ban hành ở quận Liên Chiểu Thành phố Đà Nẵng nói riêng.
Qua khảo sát, phân tích, đánh giá, luận văn sẽ rút ra những
nhận xét về những nét đặc thù của văn bản hành chính được soạn
thảo và ban hành ở đơn vị hành chính cấp quận đồng thời chỉ ra các
loại lỗi thường gặp trong các loại văn bản hành chính đã ban hành,


4
đề ra các giải pháp nhằm khắc phục các lỗi đó, góp phần chuẩn hóa

văn bản hành chính, phục vụ tốt hơn nữa cơng tác hành chính, cơng
tác quản lí nhà nước.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu là đặc điểm ngôn ngữ văn bản hành chính
được ban hành ở quận Liên Chiểu.
Đối tượng khảo sát của luận văn là những văn bản hành chính
do các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Liên Chiểu soạn thảo và
ban hành từ năm 2010 - 2012, không bao gồm những văn bản hành
chính từ những nơi khác đến.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện luận chúng tôi vận dụng nhiều phương pháp khác
nhau trong đó chủ yếu là:
- Phương pháp thống kê, phân loại để thống kê
- Phương pháp miêu tả, phân tích
- Phương pháp so sánh đối chiếu, để so sánh
- Phương pháp tổng hợp, khái quát
6. Dự kiến đóng góp của đề tài
Có thể khẳng định đây là đề tài đầu tiên đi sâu nghiên cứu đặc
điểm ngơn ngữ văn bản hành chính được xây dựng và ban hành ở
UBND quận Liên Chiểu thành phố Đà Nẵng để từ đó chỉ ra các lỗi
thường gặp trong các văn bản được lưu hành và các giải pháp
khắc phục.


5
Luận văn có thể được dùng làm tài liệu tham khảo trong việc
giảng dạy các bộ môn: Tiếng Việt thực hành, Soạn thảo văn bản
hành chính; tài liệu tập huấn cho cán bộ làm cơng tác cải cách hành
chính, cán bộ văn phòng soạn thảo văn bản và văn thư lưu trữ.
7. Bố cục của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, phần nội dung được triển
khai trong ba chương:
Chương 1: Những vấn đề lí thuyết có liên quan đến đề tài
Chương 2: Đặc điểm thể thức, kết cấu của văn bàn hành chính
được ban hành trên địa bàn quận Liên Chiểu - thành phố
Đà Nẵng.
Chương 3: Đặc điểm về chính tả, từ ngữ và cấu trúc câu của
văn bản hành chính được ban hành trên địa bàn quận Liên Chiểu thành phố Đà Nẵng.


6
CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÍ NHÀ
NƯỚC
1.1.1. Khái niệm văn bản quản lí nhà nước
Văn bản quản lí Nhà nước là những quyết định quản lí thành
văn do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà
nước ủy quyền theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do
luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả
pháp lý cụ thể. Trong thực tế, văn bản quản lí Nhà nước được sử
dụng như một công cụ của nhà nước pháp quyền khi thể chế hóa các
quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm quản lí xã hội.
1.1.2. Chức năng văn bản quản lí nhà nước
Khi nghiên cứu văn bản quản lí nhà nước cần nắm vững chức
năng của chúng. Qua nghiên cứu lí luận và thực tế, có thể nêu lên
một số chức năng chính của văn bản quản lí nhà nước như sau:
a) Chức năng thơng tin
b) Chức năng quản lí
c) Chức năng pháp lí

d) Các chức năng khác:
1.1.3. Phân loại văn bản quản lí nhà nước


7
a) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
b) Hệ thống văn bản hành chính
1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.2.1. Khái niệm văn bản hành chính
Hành chính, theo nghĩa gốc, là sự quản lí của nhà nước, khơng
phải là sự quản lí thơng thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với
bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào. Tuy nhiên, theo cách
hiểu hiện nay, khái niệm hành chính dùng để chỉ sự tổ chức, điều
hành, kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp nói chung. Khái niệm văn bản hành chính được
sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm cơng cụ quản lí và điều hành
của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt
mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngơn ngữ viết, theo phong
cách hành chính - cơng vụ.
1.2.2. Phân loại văn bản hành chính
a) Văn bản hành chính cá biệt
b) Văn bản hành chính thơng thường có tên loại
c. Văn bản hành chính thơng thường khơng có tên loại
1.2.3. Đặc trưng và đặc điểm của ngôn ngữ văn bản
hành chính
a) Đặc trưng của ngơn ngữ văn bản hành chính
- Tính chính xác, rõ ràng


8

- Tính khn mẫu, lịch sự:
- Tính nghiêm túc, khách quan
- Tính phổ thơng, đại chúng
b) Đặc điểm của ngơn ngữ văn bản hành chính
- Đặc điểm ngữ âm:
- Đặc điểm từ ngữ:
- Đặc điểm cú pháp:
1.3. TỔNG QUAN VỀ UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
1.3.1. Vị trí địa lý, dân cư quận Liên Chiểu
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Liên Chiểu
1.3.3. Nguyên tắc làm việc của UBND quận Liên Chiểu
1.4. ĐƠI NÉT VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH CỦA UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
1.4.1. Hồ sơ trình UBND, chủ tịch UBND quận
1.4.2. Thẩm tra hồ sơ đề án, văn bản trình
1.4.3. Xử lý hồ sơ trình giải quyết công việc
1.4.4. Thẩm quyền ký văn bản
1.4.5. Phát hành, công bố văn bản
1.4.6. Kiểm tra việc thi hành văn bản
1.5. TIỂU KẾT


9
Là cán bộ cơng tác ở lĩnh vực quản lí nhà nước cấp cơ sở,
hàng ngày phải triển khai, thực hiện các chủ trương, đường lối của
Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước phần lớn thông qua công
tác xử lí văn bản đến và ban hành văn bản đi, chúng tôi nhận thấy
tầm quan trọng rất lớn của công tác chuyển tải thơng tin qua văn bản
hành chính. Vì vậy, văn bản hành chính của cơ quan có thẩm quyền
được ban hành phải được xây dựng đúng khuôn mẫu, thống nhất,

mang phong cách hành chính cơng vụ (phải chính xác, rõ ràng;
khách quan, phi cá tính, mang tính phổ thông, đại chúng). Tuy nhiên,
trong thực tế, văn bản hành chính được ban hành vẫn cịn mắc phải
những lỗi nhất định. Bằng việc thực hiện luận văn này, chúng tôi
mong muốn chỉ ra một số lỗi thường mắc phải trong văn bản hành
chính được UBND quận Liên Chiểu, thành phố Đà Nẵng ban hành
và cách khắc phục những lỗi trên để ngày càng chuẩn hóa văn bản
hành chính trên địa bàn quận Liên Chiểu nhằm phục tốt nhất cho
công tác quản lí hành chính, quản lí nhà nước tại một đơn vị hành
chính cấp quận.


10
CHƯƠNG 2
ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC VÀ KẾT CẤU CỦA
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH
Ở ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU
2.1. ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC, KẾT CẤU CỦA CÁC VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH CÁ BIỆT Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
2.1.1. Quyết định (cá biệt)
a) Khảo sát tần số sử dụng quyết định cá biệt ở UBND quận
Liên Chiểu
Qua thống kê, số quyết định cá biệt được UBND quận Liên
Chiểu ban hành trong các năm như sau:
SỐ LƯỢNG
STT

NỘI DUNG

BAN HÀNH

2011

2012

1

Quyết định của UBND

1.762

1.927

2

Quyết định của Chủ tịch UBND

1.561

1.823

Tổng cộng

3.323

3.750

b) Quy định chung về thể thức, kết cấu của quyết định cá
biệt
2.1.2. Chỉ thị (cá biệt)
a) Khảo sát tần số sử dụng chỉ thị cá biệt ở UBND quận Liên

Chiểu


11
Qua thống kê, chỉ thị cá biệt được UBND quận Liên Chiểu ban
hành trong các năm như sau:
SỐ LƯỢNG

T

NỘI DUNG

T
1

Chỉ thị của Chủ tịch UBND quận

2

Chỉ thị của Chủ tịch UBND phường
(05 phường trên địa bàn quận Liên Chiểu)
Tổng cộng

BAN HÀNH
2011

2012

03


03

05

10

08

13

b) Quy định chung về thể thức, kết cấu của chỉ thị cá biệt
c) Nhận xét các ưu điểm và hạn chế về thể thức, kết cấu của
chỉ thị cá biệt ở UBND quận Liên Chiểu
Qua khảo sát, các chỉ thị cá biệt được UBND quận Liên Chiểu
xây dựng, ban hành cơ bản phù hợp với nội dung các văn bản chỉ đạo
có liên quan của Trung ương cũng như của Thành phố, thể hiện được
ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu cấp trên đối với cấp dưới để thực
hiện.
Số lượng chỉ thị cá biệt do UBND quận và UBND các phường
thuộc quận ban hành qua các năm rất ít nên cơ bản đảm bảo thực
hiện tốt công tác soạn thảo, xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà
nước, tuân thủ các quy định tại Thông tư số 01/2011/TTLT-BNVVPCP ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và Văn phòng


12
Chính phủ, ít sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính.
2.2. ĐẶC ĐIỂM THỂ THỨC, KẾT CẤU CỦA CÁC VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH THƠNG THƯỜNG CĨ TÊN LOẠI Ở UBND
QUẬN LIÊN CHIỂU

2.2.1. Thông cáo
2.2.2. Thông báo
2.2.3. Chương trình
2.2.4. Kế hoạch
2.2.5. Phương án
2.2.6. Đề án
2.2.7. Báo cáo
2.2.8. Biên bản
2.2.9. Tờ trình
2.2.10. Hợp đồng
2.2.11. Cơng điện
2.2.12. Giấy chứng nhận
2.2.13. Giấy ủy nhiệm
2.2.14. Giấy mời
2.2.15. Giấy giới thiệu
2.2.16. Giấy nghỉ phép
2.2.17. Giấy đi đường
2.2.18. Giấy biên nhận hồ sơ
2.2.19. Phiếu gửi
2.2.20. Phiếu chuyển


13
2.3. TIỂU KẾT
Qua nội dung trình bày về đặc điểm, thể thức, kết cấu của văn
bản hành chính thơng thường có tên loại được Ủy ban Nhân dân
quận Liên Chiểu ban hành, luận văn muốn đưa ra các khuôn mẫu về
cách trình bày, bố cục nội dung của từng loại văn bản thường gặp để
người soạn thảo và thư ký các cuộc họp có thể tham khảo, vận dụng
trong cơng việc của mình.

Để ngày càng chuẩn hóa các văn bản hành chính, tránh những
sai sót khơng đáng có trong các loại văn bản hành chính được Ủy ban
Nhân quận Liên Chiểu ban hành, luận văn mong muốn người soạn
thảo phải không ngừng nghiên cứu, học hỏi và tham khảo thêm luận
văn để tham mưu cho lãnh đạo các cấp, các ngành ban hành các loại
văn bản hoàn chỉnh về thể thức, trọn vẹn về nội dung, chính xác về
thơng tin nhằm phục vụ tốt nhất công tác quản lý nhà nước trên địa
bàn.


14
CHƯƠNG 3
ĐẶC ĐIỂM VỀ CHÍNH TẢ, TỪ NGỮ
VÀ CẤU TRÚC CÂU CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
ĐƯỢC BAN HÀNH Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
3.1. ĐẶC ĐIỂM VỀ CHÍNH TẢ CỦA CÁC VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
3.1.1. Về cách viết hoa
a) Yêu cầu chung
Viết hoa trong văn bản hành chính phải bảo đảm các yêu cầu
sau:
- Đúng với ngữ pháp và chính tả tiếng Việt phổ thông.
- Theo cách viết thông dụng trong các văn kiện của Đảng, Nhà
nước đang được đa số các cơ quan và các nhà ngôn ngữ học tiếng
Việt chấp nhận.
- Giảm tối đa các chữ viết hoa.
- Thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn bản.
b) Lỗi viết hoa trong các văn bản hành chính được ban hành
ở UBND quận Liên Chiểu

* Không viết hoa những từ cần phải viết hoa và ngược lại.
- Theo chỉ đạo của Quận ủy, Phòng giáo dục & đào tạo Quận
Liên chiểu khơng có hàng qn trước cổng trường.


15
(Tờ trình 18/TTr-THHQ, năm 2012)
* Viết hoa phần giải thích trực tiếp trong câu
Ví dụ:
- Cơ sở có các ngành, nghề kinh doanh (Gia cơng cơ khí; xử lý
và tráng phủ kim loại; Sản xuất cửa sắt, cửa kéo) thuộc danh mục
ngành sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,…
(Báo cáo 56/BC-TNMT, năm 2012)
* Viết hoa sau dấu chấm phẩy
Ví dụ: Cơ sở có các ngành, nghề kinh doanh (Gia cơng cơ khí;
xử lý và tráng phủ kim loại; Sản xuất cửa sắt, cửa kéo) thuộc danh
mục ngành sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,…
(Báo cáo 56/BC-TNMT, năm 2012)
* Viết hoa sau dấu hai chấm
Ví dụ: Tổng Giám đốc NHCSXH thơng báo thực hiện lãi suất
cho vay đối với chương trình: Hộ cận nghèo, Nước sạch và vệ sinh
môi trường nông thôn ....
(Thông báo 3288/TB-NHCS, năm 2013)
3.1.2. Về cách viết số
a) Yêu cầu chung về viết số
Theo quy định chính tả, khi dùng số trong văn bản hành chính
nếu số thứ tự viết bằng số Ả Rập (1, 2, 3…) phải đặt sau hai âm tiết


16

“lần thứ”, nếu viết bằng chữ số La Mã (I, II, III…) thì khơng viết hai
âm tiết đó.
b) Lỗi viết số trong các văn bản hành chính được ban hành
ở UBND quận Liên Chiểu
* Lỗi dùng số:
Ví dụ: Thực hiện kế hoạch tổ chức các hoạt động thi đua lập
thành tích chào mừng Đại hội Mặt trận TQVN các cấp, hướng tới
Đại hội toàn quốc Mặt trận TQVN lần thứ VII, nhiệm kỳ 2014 –
2019.
(Kế hoạch số 06/KH – MT, năm 2013)
* Lỗi dùng chữ biểu thị số:
Ví dụ: Đối tượng có bị trùng giữa các nhóm đối tượng khơng
(có nghĩa đối tượng sẽ được nhận 2 chế độ ở hai nhóm khác nhau)?
(Kế hoạch 07/KH-TBXH, năm 2012)
3.1.3. Về cách viết thanh điệu
a) Yêu cầu chung
Tiếng Việt có 6 thanh điệu, được ghi bằng 5 dấu (\, /, ?, ~, .).
Dù các địa phương khác nhau có thể cách phát âm thanh điệu khác
nhau nhưng nguyên tắc chung về chính tả khi viết thanh điệu phải
được giữ nghiêm trong các văn bản hành chính.
b) Lỗi viết thanh điệu trong các văn bản hành chính được
ban hành ở UBND quận Liên Chiểu


17
Lỗi nhầm lẫn dấu ngã (~) thành dấu hỏi (?)
Ví dụ: Tiếp tục đề nghị các cấp có thẩm quyền cho chủ trương
đối với các dự án treo, dự án khơng khả thi, khó khả thi ảnh hưởng
lớn đến đời sống của nhân dân, gây ra những bất ổn, mâu thuẩn dẫn
đến khiếu nại, khiếu kiện… trong thời gian qua.

(Dự thảo kế hoạch KH/ĐU, phường Hòa Khánh Nam, năm 2013)
Lỗi nhầm lẫn dấu hỏi (?) thành dấu ngã (~)
Ví dụ: Ở quận thành lập Tổ kiểm tra, chỉ đạo phúc tra và tổng
hợp. thành phần của tổ gồm: Đ/c Phó Trưởng phòng theo dõi mãng
BTXH làm Tổ trưởng, các thành viên gồm các cán bộ, chuyên trách của
Phòng cùng tham gia. (Kế hoạch 07/KH-TBXH, năm 2012)
3.1.4. Về cách viết nguyên âm, phụ âm
a) Yêu cầu chung
Tiếng Việt có 23 phụ âm đầu, 1 âm đệm, 16 âm chính và 8 âm
cuối [5, tr.27-42]. Các địa phương khác nhau có thể có cách phát âm
khác nhau nhưng khi viết các nguyên âm, phụ âm này thì phải đúng
qui định chính tả.
b) Lỗi chính tả khi viết các nguyên âm, phụ âm trong các
văn bản hành chính được ban hành ở UBND quận Liên Chiểu
Ví dụ: Phối hợp chặc chẽ giữa các ngành có liên quan, nhằm
kịp thời phát hiện, ngăn chặn, xử lý các trường hợp vi phạm theo quy
định của pháp luật,…

(Kế hoạch 03/KH-BCĐ, năm 2013)


18
3.1.5. Về đánh máy
a) Yêu cầu chung
Khi đánh máy các văn bản hành chính cần phải thực hiện đúng
các quy định về thể thức trình bày văn bản.
b) Lỗi đánh máy trong các văn bản hành chính được ban
hành ở UBND quận Liên Chiểu
Ví dụ: Thanh, kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm, tập trung
vào các mặt hàng được sử dụng trong dịp Tết Nguyên đán như thịt,

sản phẩm từ thịt, bia, rượu, nước giải khát, bánh, mức, kẹo…
Kế hoạch 03/KH-BCĐ, năm 2013)
3.2. ĐẶC ĐIỂM VỀ TỪ NGỮ CỦA CÁC VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở UBND QUẬN LIÊN CHIỂU
3.2.1. Yêu cầu chung về việc sử dụng từ ngữ trong các văn
bản hành chính - cơng vụ
Theo cách phân loại của phong cách học, thì các loại văn bản
như: quyết định, báo cáo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi
đường, giấy nghỉ phép, giấy giới thiệu,… thuộc về phong cách ngơn
ngữ hành chính.
3.2.2. Lỗi về việc sử dụng từ ngữ trong các văn bản hành
chính - cơng vụ


19
Trong các văn bản được khảo sát, chúng tôi gặp nhiều trường
hợp dùng từ không đúng với chức năng ngôn ngữ văn bản hành
chính. Tập trung ở các lỗi sau:
a) Dùng từ ngữ bóng bẩy mang sắc thái biểu cảm:
Ví dụ: Công tác truyền thông dân số được tổ chức hoành
tráng tại trạm y tế phường.
(Báo cáo 20/BC-TYT, năm 2010)
b) Dùng khẩu ngữ:
Ví dụ: Xét thấy việc tuyên truyền phổ biến pháp luật là cần
thiết, đề nghị Mặt trận và các đồn thể tăng cường cơng tác tun
truyền.
(Báo cáo 15/BC-UBND, năm 2012)
c) Dùng sai từ Hán – Việt
Ví dụ: Ngăn chặn có hiệu quả các biểu hiện tiêu cực góp phần
thực hiện tốt hơn công tác quản lý và thực hiện chính sách, chế độ

đối với đối tượng bảo trợ xã hội ở quận; từng bước ổn định đời sống
nhân dân và các đối tượng yếu thế trong xã hội.
(Kế hoạch số 07/KH-TBXH, năm 2012)
3.3. ĐẶC ĐIỂM VỀ CẤU TRÚC CÂU CỦA CÁC VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH ĐƯỢC BAN HÀNH Ở UBND QUẬN LIÊN
CHIỂU
3.3.1. Yêu cầu chung về việc sử dụng cấu trúc câu trong
các văn bản hành chính - cơng vụ


20
Ngơn ngữ của văn bản hành chính địi hỏi phải đảm bảo các
đặc trưng cơ bản của phong cách hành chính - cơng vụ đó là tính
chính xác, tính nghiêm túc khách quan và tính khn mẫu. Bên cạnh
việc sử dụng từ ngữ trong sáng, rõ ràng thì vấn đề viết câu phải
chuẩn xác về ngữ nghĩa và yêu cầu có tính ngun tắc.
3.3.2. Lỗi về việc sử dụng cấu trúc câu trong các văn bản
hành chính - cơng vụ
a) Câu thiếu chủ ngữ
Ví dụ: Thiết thực chào mừng kỉ niệm 82 năm thành lập Đảng
cộng sản Việt Nam và đón tết vui xn Q Tỵ, tạo khơng khí, tinh
thần vui chơi, sôi nổi, ngăn chặn các tệ nạn xã hội và hiện tượng vi
phạm pháp luật, trật tự an toàn xã hội. Động viên phong trào thi đua
yêu nước trong toàn Đảng, toàn quân và toàn dân.
(Kế hoạch số 41/KH-TDTT của Trung tâm Văn hóa TDTT, năm
2012)
Trong việc tổ chức các hoạt động tập thể đã tạo được sự đồn
kết, gắn bó, tương trợ lẫn nhau giữa các đồn viên thanh niên.
(Báo cáo số 79/BC-ĐTN của Quận đoàn, năm 2012)
b) Thiếu vế câu trong câu ghép

Ví dụ: Tuy nghị quyết đã được triển khai sâu rộng cho toàn
thể cán bộ, đảng viên qua các buổi học nghị quyết, sinh hoạt chính
trị trong chi bộ.
(Báo cáo số 342/BC-VPQU của Quận ủy – năm 2012)


21
3.4. MỘT VÀI ĐỀ XUẤT NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SOẠN
THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ở UBND QUẬN
LIÊN CHIỂU
3.4.1. Hoàn thiện quy định về soạn thảo và ban hành văn bản
Trước tiên, người soạn thảo văn bản cần phải xác định được các kiểu
lỗi trong văn bản hành chính và thực hiện đúng quy định của một văn bản
hành chính.
Và một số mẹo nhỏ trong việc soạn thảo văn bản:
Vận dụng mẹo luật, có chú ý đến ngoại lệ:
Mẹo về Hán - Việt:
Mẹo sử dụng từ đồng nghĩa:
Ngoài ra, người soạn thảo văn bản cần đọc đúng và chuẩn
ngôn ngữ, tránh dùng từ địa phương, khẩu ngữ vào trong văn bản
hành chính…
3.4.2. Xây dựng và sử dụng hợp lý các văn bản mẫu
a) Vấn đề mẫu hoá văn bản
b) Đề xuất một số mẫu văn bản cụ thể
3.5. TIỂU KẾT
Dựa vào khảo sát văn bản, chúng tôi đã thu thập và chỉ ra được
các lỗi: lỗi chính tả (bao gồm hiện tượng vi phạm các quy định chính
tả về viết hoa, viết tắt, dùng số và chữ biểu thị số, lỗi về thanh điệu



22
và lỗi viết sai nguyên âm, phụ âm); lỗi sử dụng từ ngữ (từ Hán - Việt,
từ hành chính và các từ ngữ thuộc các lớp từ vựng khác (từ địa
phương, từ khẩu ngữ, tiếng lóng…); lỗi về việc sử dụng câu (câu
đơn, câu ghép).


23
KẾT LUẬN
Trên cơ sở tổng hợp, khái quát lí thuyết về văn bản hành chính
và những vấn đề có liên quan, chúng tôi đã tiến hành khảo sát, thống
kê và phân loại các lỗi văn bản hành chính ở UBND quận Liên
Chiểu. Từ đó, chúng tơi rút ra những kết luận sau:
Chương 1: Chúng tôi đã chỉ ra khái niệm, chức năng, đặc
điểm, phân loại văn bản hành chính nói chung cũng như những vấn
đề có liên quan đến văn bản hành chính ở UBND quận Liên Chiểu
nói riêng.
Chương 2: Sau khi tìm hiểu những lí luận chung ở Chương 1,
ở Chương 2 này chúng tôi đi vào khảo sát và tìm hiểu về đặc điểm,
thể thức, kết cấu của văn bản hành chính ở UBND quận Liên Chiểu.
Chương 3: Ở chương này chúng tơi tập trung đi vào tìm ra các
lỗi sai trong văn bản hành chính ở UBND quận Liên Chiểu qua ngữ
liệu thống kê chủ yếu là năm 2011 – 2012. Từ đó, chúng tơi đề xuất
một số phương án để nâng cao chất lượng soạn thảo và quản lý văn
bản hành chính ở UBND quận Liên Chiểu nói riêng và văn bản hành
chính nói chung.
Đất nước ta hiện đang trong quá trình hội nhập và phát triển,
việc hoàn thiện các văn bản pháp luật để điều chỉnh tất cả các mối
quan hệ trong đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội ngày càng chặt chẽ
đang là vấn đề mà Đảng và Nhà nước ta hết sức chú trọng, kêu gọi

mọi tầng lớp nhân dân tham gia đóng góp ý kiến để sửa đổi, bổ sung
vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính