Quản lý nghiệp vụ kho hàng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (52.5 KB, 3 trang )
Quản lý nghiệp vụ kho hàng là công việc tập trung giải quyết các nghiệp
vụ bố trí, định vị kho, sắp xếp kệ chứa hàng, hàng hóa; các phương thức
bảo quản hàng hóa, quy trình hóa nghiệp vụ nhập, xuất, và tổ ch ức qu ản
lý sổ sách hàng hóa trong kho bãi.
Sự chuyên nghiệp trong quản lí kho hàng góp phần h ỗ trợ các khâu l ập k ế
hoạch, lập mơ hình dự trữ, mơ hình tiêu thụ, đồng thời giúp gi ảm thi ểu chi
phí kho, có quyết định kịp thời đối với hàng chậm luân chuy ển trong kho.
1. Lưu ý về kinh nghiệm thực tế được đúc rút
- Thủ kho phải lập sơ đồ kho thông qua hệ thống kệ chứa hàng, phân bổ
chủng loại hàng hóa theo từng kệ để hàng và dán ngay ngồi cửa. Khi phát
sinh hàng hố mới hay thay đổi cách sắp xếp thì thủ kho ph ải cập nh ật vào
sơ đồ hệ thống nhà kho (sơ đồ kho phải ghi rõ ngày cập nh ật).
Khi xuất nhập hàng
+ Kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập / xuất hàng theo đúng quy đ ịnh.
+ Thực hiện việc nhập và xuất hàng cho cá nhân liên quan.
+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu xuất hàng, lưu và chuy ển cho b ộ
phận mua hàng hoặc kế toán theo quy định.
Theo dõi hàng hóa xuất nhập tồn
+ Ghi phiếu nhập, phiếu xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng
+ Trực tiếp nhập phiếu xuất vào phần mềm.
+ Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu v ới đ ịnh m ức
tồn kho tối thiểu.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
+ Đảm bảo tất cả các loại hàng hóa phải có định mức tồn kho t ối thi ểu.
+ Nếu số lượng hàng hóa xuất / nhập biến động, phải đề xuất Giám Đốc
thay đổi định mức tồn kho tối thiểu cho phù hợp.
+ Theo dõi số lượng tồn kho tối thiểu hàng ngày.
Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho
+ Định kỳ theo kế hoạch lập các phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đ ơn hàng
nhập khẩu.
+ Theo dõi quá trình nhập hàng thông qua phiếu ghi chú trên giá kệ hàng,
đôn đốc việc mua hàng.
+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng và theo dõi nhập hàng.
Sắp xếp hàng hóa trong kho
+ Trực tiếp sắp xếp các loại hàng hóa trong kho.
+ Sắp xếp hàng hóa tránh bị ướt, đổ vỡ…
+ Lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có phát sinh hàng hóa.
Đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa trong kho
+ Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà s ản xu ất.
+ Với loại hàng mau hư thì phải quản lý theo nguyên tắc nhập tr ước xu ất
trước FIFO (First In First Out)
2. Một số sai lầm thường gặp phải trong quản lí hàng tồn kho
Khơng xác định định mức tồn kho định kì.
Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định ln
được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu s ử
dụng phát sinh và giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên t ục,
không bị gián đoạn.
Nếu chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà
khơng có kế hoạch tính tốn, chuẩn bị cho lượng hàng hóa/vật t ư định
mức cần thiết tồn trong kho để đối phó với những tình huống bất ng ờ thì
sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh ho ặc công
việc kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ
ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn cũng như làm tăng nhiều chi phí
bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hang hóa.
Khơng sắp xếp hàng hóa vật tư khoa học
Hàng hóa được sắp xếp khoa học trên các giá kệ hàng là một trong những
yếu tố giúp việc tìm kiếm, vận chuyển, nhập xuất kho được tiến hành
nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và sức lực. Những hàng hóa được sử dụng
thường xuyên, số lượng lớn nên để ở vị trí gần với cửa ra vào và ngược lại.
Có được cách sắp xếp, bố trí hàng hóa, vật tư khoa h ọc là một trong nh ững
yếu tố giúp tiết kiệm diện tích kho bãi, gia tăng năng suất lao động cùng
với việc tra xuất, quản lý, kiểm sốt được thuận tiện, dễ dàng h ơn.
Khơng kiểm tra hàng hóa vật tư định kì thường xun
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất của nhiều người quản lý
kho hàng khi số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho quá l ớn và
không được sắp xếp khoa học thì việc kiểm tra, thống kê lại càng khó
khăn hơn. Cơng tác kiểm tra hàng hóa vật tư định kì th ường xuyên là m ột
hoạt động cần thiết để xác định lượng hàng hóa thực tế trong kho v ới trên
giấy tờ, sổ sách quản lý có chính xác hay khơng? Và cũng là m ột ho ạt đ ộng
giúp hàng hóa được luân chuyển liên tục, tránh tình tr ạng hàng hóa/v ật t ư
bị hỏng hóc, hao mịn, giảm giá trị sử dụng trong kho mới được thanh lý.
Khơng dành thời gian tìm hiểu hết các tính năng của phần mềm, cũng nh ư
đầu tư cho đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ.
Việc sẵn sàng đầu tư phần mềm trị giá hàng chục, hàng trăm triệu để ứng
dụng vào công tác Quản lý kho hàng, điều hành doanh nghiệp nh ưng lại
không đầu tư thời gian để tìm hiểu, khai thác và sử dụng hết các tính năng
của phần mềm là một trong những điều lãng phí nh ất.
Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì phải kết hợp nhiều cách v ới
nhau:
- Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ
được sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh
(nếu có).
- Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.
Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng theo tưng khu vực kệ chứa
hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ, cái này thu ộc v ề
kinh nghiệm sắp xếp chứ chẳng liên quan gì tới kiến thức kế tốn.
Thứ hai: Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các m ặt hàng c ần
thiết lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao th ể hiện đ ược một
số tiêu chí cơ bản của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu v ực l ưu
trữ cất xếp, số thứ tự nhảy liên tục và có khả năng bổ sung xem gi ữa khi
phát sinh hàng mới, đại loại có thể gồm một dãy ký t ự AAA BBB XXX YYY
Thứ 3: Huấn luyện những người tham gia vào công tác nh ập xuất nh ớ mã,
hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.
Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, t ốt
nhất là có một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nh ập xuất đi cùng
với phần mềm, vì kinh nghiệm cho thấy không nên tin t ưởng quá vào ph ần
mềm quản lý trong lĩnh vực quản lý kho.
