ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
-----------------------------------------------

NGUYỄN THỊ THU THỦY

XÂY DỰNG HỆ HỖ TRỢ HỆ THỐNG JDE
PHỤC VỤ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI
CƠNG TY BAO BÌ GIẤY L&E

CHUYÊN NGÀNH: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
MÃ SỐ: 60.34.48

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 11 năm 2013


CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐHQG-HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. NGUYỄN THANH BÌNH
Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS. TRẦN MINH TRIẾT
Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS. LÊ THANH VÂN
Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. HCM
ngày 27 tháng 12 năm 2013
Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:
1. Chủ tịch hội đồng: TS. LÊ THÀNH SÁCH
2. Thư ký hội đồng: TS. VÕ THỊ NGỌC CHÂU
3. Phản biện 1: TS. TRẦN MINH TRIẾT
4. Phản biện 2: TS. LÊ THANH VÂN

5. Ủy viên: TS. NGUYỄN THANH BÌNH
Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên
ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa.
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

TRƯỞNG KHOA


1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ
Họ tên học viên: NGUYỄN THỊ THU THỦY

MSHV:11320982

Ngày, tháng, năm sinh: 29/10/1988

Nơi sinh: TP.HCM

Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý

Mã số : 603448


I. TÊN ĐỀ TÀI:
Xây dựng hệ hỗ trợ hệ thống JDE phục vụ xử lý đơn hàng tại Công ty Bao bì giấy
L&E.
NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:
-

Tìm hiểu yêu cầu của hệ thống cơng ty Bao bì giấy Quốc tế L&E Việt Nam.

-

Thu thập thông tin liên quan đến hệ thống

-

Phân tích những vướng mắc của người sử dụng đối với hệ thống ERP chính
của cơng ty và sự tương tác giữa hệ thống ERP này với các hệ thống khác.

-

Xây dựng hệ thống phục vụ xử lý đơn hàng nhằm hỗ trợ cơng việc.

-

Tự động hóa cập nhật dữ liệu từ hệ thống chính đến các hệ thống phụ - liên
kết dữ liệu giữa các hệ thống.

-

Thử nghiệm, đánh giá và đưa vào sử dụng thực tế hệ thống xử lý đơn hàng

và liên kết dữ liệu tự động.

II.

Khảo sát hiện trạng và năng suất thực tế dựa trên khoảng thời gian áp dụng.
NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : 24/06/2013

III. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 22/11/2013
IV. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS. NGUYỄN THANH BÌNH
Nội dung và Đề cương Luận văn Thạc Sỹ đã được Hội đồng chuyên ngành thông
qua.

Tp. HCM, ngày …. tháng …. năm 2014
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

TRƯỞNG KHOA


2

LỜI CẢM ƠN
Đầu tiên, con xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến gia đình đã luôn
thương yêu và hỗ trợ con, đã tạo được những tiền đề vững chắc để con có thể khơn
lớn và có cơ hội học tập để trưởng thành hơn trong cuộc sống.
Xin trân trọng cảm ơn Thầy Nguyễn Thanh Bình đã tận tình hỗ trợ và chỉ dẫn về
những kiến thức rất bổ ích, giúp đỡ tơi rất nhiều trong việc thực hiện Luận văn này.
Xin gửi lời tri ân đến tất cả quý Thầy Cô của khoa Khoa học và Kỹ thuật máy tính
và khoa Quản lý cơng nghiệp, phòng Sau Đại học trường Đại học Bách Khoa
Tp.HCM đã giảng dạy, truyền đạt những kiến thức chuyên môn quý báu và hỗ trợ
giúp đỡ trong suốt q trình tơi theo học tại Trường.

Xin cảm ơn tình cảm, sự quan tâm của tất cả các Anh Chị đồng nghiệp, sự động
viên và giúp đỡ của bạn bè và đặc biệt là sự thông cảm và hỗ trợ của Ban lãnh đạo
cơng ty L&E Việt Nam.
Kính chúc mọi người thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc trong cuộc sống.
Trân trọng,

Nguyễn Thị Thu Thủy


3

TĨM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN
Trong q trình áp dụng hệ thống ERP vào thực tế, khơng ít doanh nghiệp đã gặp
phải khó khăn do mâu thuẫn hình thành giữa người dùng và hệ thống. Mâu thuẫn
này khó có thể được giải quyết triệt để do đặc trưng kỹ thuật và yếu tố tâm lý tác
động đến hành vi người dùng. Với đa phần các trường hợp, trở ngại này gây ra rào
cản đối với cơng việc mà chưa có giải pháp thỏa đáng triệt để.
Khi làm việc và thấy được thực tế diễn ra ở cơng ty Bao bì giấy Quốc Tế L&E, với
mong muốn hỗ trợ người dùng và tạo thuận lợi cho công tác quản lý, đề tài “Xây
dựng hệ hỗ trợ hệ thống JDE, phục vụ xử lý đơn hàng tại cơng ty Bao bì giấy L&E”
đã được hình thành, bên cạnh cịn có việc cập nhật dữ liệu được tự động hóa giữa
các hệ thống.
Sau khi được xây dựng và đưa vào hoạt động, hệ thống hỗ trợ nhận được những tín
hiệu khả quan dựa trên năng suất thực tế được cải thiện đáng kể song song với sự
bảo trì và tinh chỉnh liên tục nhằm hồn thiện hóa khả năng xử lý đơn hàng và cập
nhật dữ liệu.
Luận văn chỉ được ứng dụng trong một công ty cụ thể, nhưng nghiên cứu này mong
muốn góp phần vào các yếu tố nhằm nâng cao và đẩy mạnh yếu tố ứng dụng vào
các hệ thống thông tin nhằm phục vụ tốt hơn cho mức độ cao hơn của công tác quản
lý.



4

ABSTRACT
Many enterprises and companies have encountered difficulties due to conflicts
between their users and systems when applying ERP system into practice. This
conflict can hardly be solved by technical characteristics since psychological
factors influenced user behavior. With the majority of the situation, these
obstacles cause barriers that satisfactory solution has not yet been found.
When work and see the real situation happen in L&E International Packaging
Lmt., with the desire to assist users and to facilitate the management, the thesis
"Developing support system for JDE – function order processing – in L&E" has
been formed, with automatic updating data function between systems.
After built and get in real operation, the support system has made the actual
performance significantly improved when the ability of order processing and
updating data maintenance are continuously enhanced and optimized.
This thesis is applied in a particular company, but I hope it could contribute to
improving and promoting factors in the application of information systems to
serve higher requirement of management in MIS.


5

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
JDE : JD Edwards EnterpriseOne
OPD : Orders Processing Database – Hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng
DMS: Delivery Management System – Hệ thống quản lý giao hàng
VWS: Vietnam Web System – trang web của hệ thống DMS cho Việt Nam.
IWS: Indonesia Web System – trang web của hệ thống DMS cho Indonesia.

L&E: Công ty TNHH Bao Bì Giấy Quốc Tế L&E Việt Nam.
SKL: Satyamitra Kemas Lestari – Tên viết tắt của công ty đối tác.
Ojitex: Công ty TNHH Ojitex Việt Nam

DANH MỤC THUẬT NGỮ
ERP : Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
DFD: Data Flow Diagram – Sơ đồ dòng chảy dữ liệu.


6

LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan rằng tồn bộ những nội dung và số liệu trong luận văn này do
tôi tự nghiên cứu, khảo sát và thực hiện. Những dữ liệu được thu thập và xử lí
một cách khách quan và trung thực.


7

DANH MỤC HÌNH
Hình 3.1: Vai trị của hệ thống cơng ty L&E trong chuỗi cung ứng........................ 28
Hình 3.2: Mạng lưới của L&E International. ......................................................... 28
Hình 3.3: Một số cơng ty con của L&E International ở khu vực Châu Á. .............. 29
Hình 3.4: Chức năng của hệ thống ERP chính : JDE.............................................. 30
Hình 3.5: Lược đồ quy trình chức năng hiện tại ..................................................... 32
Hình 3.6: Lược đồ quy trình DFD hiện tại (trang bên) ........................................... 32
Hình 4.1: Số lượng tập tin được khách hàng Tỷ Xuân gửi trong một lần (85 tập tin
cho một đơn hàng) ................................................................................................. 41
Hình 4.2: Nội dung đơn hàng của Tỷ Xuân............................................................ 41
Hình 4.3: Nội dung đơn hàng của GrandTwin ....................................................... 42

Hình 4.4: Nội dung đơn hàng của Mengda Footware ............................................. 43
Hình 4.5: Nội dung đơn hàng của Chí Hùng .......................................................... 44
Hình 4.6: Nội dung đơn hàng của PouYuen ........................................................... 45
Hình 4.7: Nội dung đơn hàng của Ching Luh......................................................... 46
Hình 4.8: Nội dung đơn hàng của Nikomas Gemilang ........................................... 47
Hình 4.9: Nội dung đơn hàng của Panarub............................................................. 48
Hình 4.10: Nội dung đơn hàng của Glostar Indonesia ............................................ 49
Hình 4.11: Nội dung đơn hàng của Parkland World Indo....................................... 50
Hình 4.12: Nội dung đơn hàng của Shyang Yao Fung ........................................... 51
Hình 4.13: Mong đợi của hệ thống OPD - hỗ trợ xử lý đơn hàng cho L&E Việt Nam
.............................................................................................................................. 52
Hình 4.14: Bảng dữ liệu của hàng hóa có trên OPD. .............................................. 54
Hình 4.15: Tập tin CSV là kết quả xử lý của OPD đối với đơn hàng cụ thể. .......... 55


8

Hình 4.16: Số lượng đơn hàng của khách hàng Tỷ Xuân trong một lần gửi đơn hàng
.............................................................................................................................. 56
Hình 4.17: Các đơn hàng của khách hàng Tỷ Xuân đã được chuyển đổi định dạng
và tập trung trong một thư mục. ............................................................................. 57
Hình 4.18: Mong đợi của hệ thống OPD - hỗ trợ xử lý đơn hàng cho L&E và SKL
Indonesia ............................................................................................................... 61
Hình 4.19: Biểu mẫu PDF : Xác nhận đặt hàng từ khách hàng. .............................. 63
Hình 4.20: Biểu mẫu Excel : Đơn đặt hàng cho nhà cung cấp ................................ 64
Hình 4.21: Quy trình giao hàng và các dữ liệu liên quan ........................................ 65
Hình 4.22: Các ứng dụng chức năng của iMacro ................................................... 69
Hình 4.23: Thời gian biểu cho việc cập nhật dữ liệu từ JDE sang DMS ................. 77
Hình 4.24: Quy trình trước khi tự động hóa cập nhật dữ liệu ................................. 79
Hình 4.25: Quy trình sau khi tự động hóa cập nhật dữ liệu .................................... 80

Hình 4.26: Lược đồ quy trình cải tiến với hệ hỗ trợ ERP chính – hệ thống OPD.... 82
Hình 4.27: Hệ thống OPD tác động đến hành vi người dùng đối với hệ thống JDE
và hệ thống DMS................................................................................................... 83
Hình 4.28: Dịng dữ liệu đi từ OPD đến các hệ thống đang có ............................... 83
Hình 5.1: Biểu đồ thời gian trung bình xử lý đơn hàng .......................................... 86
Hình 5.2: Tỉ lệ dịng dữ liệu sai trước và sau khi áp dụng OPD.............................. 88
Hình 5.3: Tỉ lệ trước và sau khi áp dụng OPD trong tổng số các dòng dữ liệu sai .. 88


9

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1: Biểu đồ tương quan giữa hoạt động các bộ phận và năng suất khi thực
hiện ERP ............................................................................................................... 14
Bảng 1.2: Thơng tin nền của những nhóm ERP liên chức năng. ............................. 15
Bảng 2.1: Cách thức tổ chức việc lựa chọn giải pháp ERP ..................................... 23
Bảng 2.2: Tiêu chí lựa chọn giải pháp ERP của các doanh nghiệp ......................... 23
Bảng 2.3: Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất (Best Fit) ................................... 23
Bảng 2.4: Các hậu quả của việc lựa chọn giải pháp ERP không đúng của các DN . 23
Bảng 2.5: Mức độ tăng khối lượng công việc của IT sau khi ứng dụng giải pháp
ERP ....................................................................................................................... 24
Bảng 2.6: Kết quả của việc lựa chọn giải pháp ERP .............................................. 24
Bảng 2.7: Kết quả ở các doanh nghiệp lựa chọn giải pháp ERP tốt ........................ 24
Bảng 4.1: Cấu trúc bảng khảo sát được gửi ra cho từng nhân viên xử lý đơn hàng: 34
Bảng 4.2: Bảng cấu trúc dữ liệu của tập tin xuất từ OPD cho hệ thống JDE........... 59
Bảng 4.3: Định dạng dữ liệu từ hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng để import vào hệ
thống JDE.............................................................................................................. 59
Bảng 4.4: Định dạng dữ liệu từ hệ thống OPD để import vào hệ thống của SKL. .. 61
Bảng 4.5: Bảng cấu trúc dữ liệu của tập tin xuất từ OPD được yêu cầu bởi SKL. .. 62
Bảng 4.6: Bảng dữ liệu nhà cung cấp xác nhận lên hệ thống DMS ........................ 80

Bảng 4.7: Bảng dữ liệu nhà cung cấp xác nhận lên hệ thống DMS ........................ 81
Bảng 5.1: Chi phí nhân sự cơ bản khi tuyển dụng một nhân viên xử lý đơn hàng
trong 3 tháng ......................................................................................................... 85
Bảng 5.2: Chi phí nhỏ nhất và lớn nhất chi trả cho một nhân viên xử lý khi làm
thêm giờ trong 1 tháng ........................................................................................... 85


10

Bảng 5.3: Thời gian trung bình xử lý đơn hàng...................................................... 86
Bảng 5.4: Số dòng được xử lý bởi OPD trong tháng 8 năm 2013 ........................... 86
Bảng 5.5: Số dòng dữ liệu từ tháng 08/2012 đến 09/2013 ...................................... 87
Bảng 5.6: Tỉ lệ nhập sai dữ liệu từ 08/2012 đến 09/2013 ....................................... 87


11

MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH ..................................................................................................... 7
DANH MỤC BẢNG .................................................................................................... 9
MỤC LỤC

......................................................................................................... 11

CHƯƠNG 1.

MỞ ĐẦU ......................................................................................... 13

1.1


Giới thiệu đề tài ............................................................................................ 13

1.2

Mục đích đề tài ............................................................................................. 16

1.3

Nội dung đề tài ............................................................................................. 17

1.4

Đối tượng nghiên cứu ................................................................................... 17

1.5

Phương pháp nghiên cứu .............................................................................. 17

1.6

Bố cục luận văn ............................................................................................ 18

CHƯƠNG 2.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠNG TRÌNH LIÊN QUAN .................. 19

2.1

Tổng quan về ERP........................................................................................ 19


2.2

Các lợi ích khi triển khai ERP ...................................................................... 19

2.3

Thực trạng sử dụng ERP............................................................................... 22

2.4

Tình hình hỗ trợ ERP ................................................................................... 24

2.4.1

Đối với các nghiên cứu gần đây ............................................................. 24

2.4.2

Đối với thực tế ....................................................................................... 25

CHƯƠNG 3.

THÔNG TIN VỀ HỆ THỐNG ......................................................... 27

3.1

Giới thiệu về công ty L&E ........................................................................... 27

3.2


Hệ thống JDE của L&E ................................................................................ 29

3.3

Vấn đề của hệ thống JDE ............................................................................. 31

3.4

Lược đồ quy trình hiện tại ............................................................................ 32

CHƯƠNG 4.
4.1

PHÂN TÍCH VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG ................................... 34

HỆ THỐNG OPD – CHỨC NĂNG XỬ LÝ ĐƠN HÀNG ........................... 34

4.1.1

Khảo sát tổng quan tình trạng đơn hàng ................................................. 34

4.1.2

Lựa chọn giải pháp ................................................................................ 51

4.1.3

Xây dựng ứng dụng ............................................................................... 52



12

4.1.4
4.2

Bảo trì & nâng cấp ................................................................................. 64

CHỨC NĂNG LIÊN KẾT DỮ LIỆU ........................................................... 65

4.2.1

Liên kết dữ liệu giữa hệ thống JDE và Hệ thống quản lý giao hàng

(DMS) 65
4.2.2
4.3

Liên kết dữ liệu giữa công ty L&E và hệ thống của Ojitex – Việt Nam .. 80

Lược đồ quy trình cải tiến............................................................................. 82

CHƯƠNG 5.

KẾT LUẬN...................................................................................... 84

5.1

Kết quả đạt được .......................................................................................... 84

5.2


Đánh giá hiệu quả......................................................................................... 84

5.3

Hướng mở rộng đề tài................................................................................... 88

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 89
PHỤ LỤC

......................................................................................................... 92

LÝ LỊCH TRÍCH NGANG ...................................................................................... 112
Q TRÌNH ĐÀO TẠO.......................................................................................... 112
Q TRÌNH CƠNG TÁC ....................................................................................... 112


13

CHƯƠNG 1.

MỞ ĐẦU

1.1 Giới thiệu đề tài
Sử dụng hệ thống ERP trong kinh doanh là xu thế tất yếu của hầu hết các tổ
chức, cơng ty vì các mục đích quản lý thông tin và nâng cao hiệu quả làm việc
dựa trên các ứng dụng tiến bộ do khoa học máy tính mang lại.
Trong khi vai trị liên chức năng của các bộ phận đang là xu thế phát triển
nhanh chóng trong các tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về hiệu
quả và tính linh hoạt cho tổ chức, những thách thức lớn phát sinh cần phải vượt

qua để các bộ phận làm việc hiệu quả hơn. Các hệ thống Enterprise Resource
Planning (ERP) trong doanh nghiệp là một trong những hình thức của bộ phận
liên chức năng. Các hệ thống ERP được định nghĩa là "hệ thống các gói thơng
tin có thể được cấu hình bao gồm phần mềm tích hợp thơng tin và xử lý thơng
tin dựa trong / dựa trên các khu chức năng trong một tổ chức" (25). Triển khai hệ
thống ERP có thể liên quan đến việc áp dụng các mơ hình quy trình mới và /
hoặc thay đổi đáng kể trong cơ cấu tổ chức, cả hai mức độ đều bao hàm một sự
can thiệp đáng kể vào hoạt động của tổ chức.
Mặc dù mỗi bộ phận có lợi thế về tổng hợp kiến thức và sự sáng tạo tập thể, từ
đó làm tăng sự hiểu biết và chấp nhận ý tưởng, tuy nhiên, tính chất phức tạp và
phụ thuộc lẫn nhau của họ chắc chắn sẽ tạo ra những mâu thuẫn, chẳng hạn như
rào cản khi thực hiện những ý tưởng, đôi khi là nguyên nhân dẫn đến những
xung đột. Do tính chất phức tạp thừa hưởng của việc thực hiện ERP như mơ tả
ở trên, sự thành cơng của nó phụ thuộc nhiều vào hiệu quả bộ phận liên chức
năng địi hỏi phải có sự phối hợp quản lý giữa các thành viên từ các phòng ban
chức năng khác nhau.(5)
Hiện nay hầu hết các hệ thống ERP khi đưa vào hoạt động đều gặp phải những
trở ngại lớn, một trong những trở ngại đó nằm ở việc xử lý thơng tin, dữ liệu:
-

Về khía cạnh người dùng tác động trực tiếp lên hệ thống, dữ liệu nhập phải
được sàng lọc, xử lý và biến đổi theo tiêu chuẩn phù hợp với hệ thống.


14

-

Về khía cạnh tương tác của các hệ thống, dữ liệu không đồng bộ về cấu trúc
và hạ tầng hệ thống khiến khơng thể có được tương tác mong muốn giữa các

hệ thống – hệ thống nội bộ lẫn hệ thống bên ngoài.

Các trở ngại này làm cho ERP giảm đi hiệu quả mong muốn, và trong vài
trường hợp tiêu cực hơn, nó cịn làm cho hệ thống trở thành “gánh nặng” thay
vì là cơng cụ hỗ trợ hiệu quả.
Theo nghiên cứu mâu thuẫn thường gặp trong ERP, nhóm nghiên cứu HueyWen Chou and Ying-Jung Yeh(15) đã phân tích được thống kê cho các tổ chức
sử dụng ERP như là một giải pháp cho nhiều bộ phận:

Xung đột liên nhóm

H2 -

H1
-

Sự gắn kết nhóm

H3

+

Năng suất đội
thực hiện ERP

Bảng 1.1: Biểu đồ tương quan giữa hoạt động các bộ phận và năng suất khi thực
hiện ERP


15


Để minh họa cho biểu đồ trên, bảng dưới đây cung cấp số liệu khảo sát thực tế:
Đặc tính

Mức độ

Số mẫu

Phần trăm

(Characteristics)

(Category)

(Responses)

(Percentage)

Quy mơ của nhóm ERP xun chức năng.

<5

19

18.4

(Size of cross-functional ERP team)

6~10

35


34.0

11~20

25

24.3

>20

24

23.3

Nhiệm kỳ trung bình của các thành viên tổ

1~3

23

22.4

chức.

3~5

31

30.1


(Average tenure of team members)

5~7

21

20.4

7~9

16

15.5

>9

11

10.7

N/A

1

1.0

Kinh nghiệm của cấp lãnh đạo trong các

1


40

38.8

nhóm ERP xuyên chức năng.

2

3

2.9

(Leader’s experience in cross-functional

3

7

68

ERP team)

4

6

5.8

5


19

18.4

6

8

7.8

7

14

13.6

N/A

6

5.8

Từ 1=khơng có kinh nghiệm đến 7=vơ cùng
kinh nghiệm.

Bảng 1.2: Thơng tin nền của những nhóm ERP liên chức năng.
Để hỗ trợ giúp đỡ các hệ thống ERP có thể phát huy tối đa khả năng liên kết dữ
liệu và cắt giảm khối lượng công việc của người dùng, các giải pháp có thể
được xây dựng dựa trên nền tảng kỹ thuật và tác động của yếu tố quản lý phù

hợp. Trong từng trường hợp cụ thể, các dự án, đề tài được chọn lựa và thực
hiện. Với đối tượng là cơng ty TNHH Bao Bì Giấy Quốc tế L&E Việt Nam, đề
tài xây dựng hệ hỗ trợ hệ thống – chức năng xử lý đơn hàng – có tên là Order
Processing Database (OPD) được xây dựng nhằm giải quyết yêu cầu thực tế


16

phát sinh trong các hệ thống ERP dành cho các công ty trong đặc trưng của
chuỗi cung ứng, mà tiêu biểu là hệ thống ERP chính của L&E có tên JDE.

1.2 Mục đích đề tài
Vốn là một cơng ty có cấu trúc đặc trưng trong chuỗi cung ứng, L&E đóng vai
trò của một DC (Distribution Center), trung gian giữa các nhà cung cấp và
khách hàng. Do đó, lượng thơng tin được ln chuyển thơng qua cơng ty là rất
lớn; ngồi ra việc tương tác với dữ liệu, xử lý thông tin phù hợp cho các bên
đang gây nên tình trạng quá tải trong công việc ở bộ phận xử lý đơn hàng: cùng
một thông tin phải được nhập liệu lên các hệ thống khác nhau – nội bộ và hệ
thống tương tác của khách hàng, cũng như tập tin quản lý của cá nhân.
Đến cao độ của mùa sản xuất, lượng đơn hàng phát sinh với số lượng rất lớn so
với mùa bình thường; mùa cao điểm cũng chỉ chiếm khoảng 40% - 50% thời
gian trong năm, nên việc thuê thêm nhân sự để xử lý đơn hàng cho mùa cao
điểm là không khả thi và không hiệu quả.
Bên cạnh những khía cạnh tốt khơng thể chối cãi khi sử dụng hệ thống ERP
trong quản lý, còn một rào cản lớn của người dùng tương tác trực tiếp với hệ
thống. Nếu không sử dụng hệ thống ERP, cảm giác của người dùng sẽ là “ít
việc hơn” vì họ khơng cần phải nhập liệu lên hệ thống và kiểm tra các thơng tin
như mã hàng hóa, giá mua, giá bán, số lượng tồn kho trên hệ thống …v.v trước
khi xác nhận trên hệ thống. Chính cảm giác này làm gia tăng bất mãn và gây
nản lịng có thể dẫn đến tình trạng thay đổi nhân sự liên tục, gây ảnh hưởng xấu

đến công ty.
Việc giải quyết mâu thuẫn giữa hệ thống và người dùng có thể đạt được dựa
trên việc giải quyết bớt lượng công việc: giúp giảm bớt việc xử lý của các
dạng thơng tin có cấu trúc nhất định bằng công cụ xử lý và giảm đi công việc
nhập cùng dữ liệu cho các hệ thống khác nhau bằng cách liên kết dữ liệu
của các hệ thống khác nền tảng (giao diện web hay phần mềm ứng dụng),
khác kỹ thuật (kỹ thuật xây dựng hệ thống) và mức tác động (mức tác động
từ cấp độ Cơ sở dữ liệu đến mức tác động ở giao diện người dùng).


17

1.3 Nội dung đề tài
Cần có cơng việc hỗ trợ phục vụ những yêu cầu trên bằng cách xây dựng hệ
thống ngoại biên nhằm mục đích phục vụ cơng việc và giải quyết các vấn đề
được đề ra ở trên:
˗

Hệ thống xử lý đơn hàng – Orders Processing Database (OPD): xử lý
những đơn hàng thô từ các khách hàng để kết xuất ra dữ liệu đã theo
chuẩn để nhập lên JDE hàng loạt,

˗

Hệ thống liên kết dữ liệu – hỗ trợ kết xuất dữ liệu theo các định dạng
khác nhau để làm đầu vào dữ liệu cho các hệ thống khác.

Mục đích của đề tài được cụ thể hóa để giải quyết vấn đề trên: xây dựng hệ
thống hỗ trợ xử lý đơn hàng và liên kết dữ liệu của hệ thống JDE - ERP chính
đến các hệ thống khác trong nội bộ và các hệ thống B2B khác của các đối tác.


1.4 Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống ERP chính tại cơng ty TNHH Bao Bì Giấy Quốc tế L&E Việt Nam
(hệ thống JDE).

1.5 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài thực hiện theo phương pháp Nghiên cứu Định lượng, sử dụng phương
pháp thu thập các yêu cầu dữ liệu bằng số và đơn hàng thực tế, nhằm để giải
quyết quan hệ và mâu thuẫn trong lý thuyết và thực tế của các vấn đề sau:
-

Về quản lý: thay đổi về nhân sự kiến cho nguồn nhân lực thiếu ổn định và
không đảm bảo. Nhân sự có thể là:
o Nhân sự trong nội bộ công ty.
o Nhân sự của đối tác khi cơng ty chưa có chức năng pháp lý như một
thực thể độc lập / thay đổi đối tác.

-

Về công nghệ: Dựa trên yêu cầu thực tế của công việc, dùng các cơng cụ lập
trình phù hợp với đặc trưng cơng việc và dữ liệu để xây dựng hệ thống hỗ trợ
xử lý đơn hàng và liên kết dữ liệu cho hệ thống JDE với các hệ thống nội bộ
và hệ thống B2B với các nhà cung cấp & khách hàng.


18

1.6 Bố cục luận văn
Bố cục của luận văn này bao gồm 5 chương:
Chương 1: Mở đầu – đây là chương khái quát về vấn đề lý thuyết của đề tài,

giới thiệu về tổng quan các mâu thuẫn phát sinh giữa người dùng và hệ thống
ERP.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và cơng trình liên quan. Chương này bao gồm cơ sở
lý thuyết về hệ thống, ưu và khuyết điểm khi sử dụng ERP, thực trạng đang
diễn ra đối với các doanh nghiệp sử dụng ERP và các cơng trình nghiên cứu
liên quan đến trở ngại người sử dụng, bao gồm các nghiên cứu khoa học và thực
tế ứng dụng, từ đó nêu lên lý do cần thiết để xây dựng đề tài đối với cơng ty
Bao bì giấy L&E.
Chương 3: Thông tin về hệ thống, giới thiệu về tổng quan công ty, đặc tả hệ
thống cũng như vấn đề cụ thể người dùng đã gặp phải trong quá trình tương tác
với hệ thống và làm rõ nhu cầu cụ thể của hệ hỗ trợ hệ thống ERP chính của
cơng ty.
Chương 4: Phân tích và xây dựng hệ thống. Đây là chương chính để phân tích
và xây dựng hai mục tiêu chính: hệ thống hỗ trợ xử lý đơn hàng OPD và cập
nhật dữ liệu tự động từ ERP chính – JDE – sang 2 hệ thống DMS và OPD.
Chương 5: Kết luận. Sau khi xây dựng được OPD và đưa vào ứng dụng, mục
tiêu ban đầu đặt ra được đo lường hiệu suất sử dụng bởi các thông số cụ thể của
phương pháp định lượng. Các thông số này là số lượng thực tế của hệ thống.


19

CHƯƠNG 2.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CƠNG TRÌNH LIÊN
QUAN

2.1 Tổng quan về ERP
ERP được định nghĩa là “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module
Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và

điều hành tác nghiệp. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm
ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực
và tác nghiệp của nhân viên.(13)
ERP là một sự kết hợp các quá trình hoạt động của doanh nghiệp riêng lẻ thành
một tổng thể, nó sắp xếp hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp vào một hệ
thống duy nhất, hệ thống đó được gọi là hệ thống ERP.(6)
ERP là một tập hợp các module giúp các tổ chức tích hợp các dịng thơng tin
và quy trình kinh doanh bằng cách sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất, lưu trữ
dữ liệu trong thời gian thực trên một giao diện người dùng được tiêu chuẩn hóa,
là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng để hỗ trợ cho các chức năng
cốt lõi của doanh nghiệp.(9)
Có thể thấy rằng, có rất nhiều định nghĩa khác nhau từ nhiều nhà nghiên cứu
với các góc nhìn khác nhau về ERP, tuy nhiên điểm chung nhất từ những định
nghĩa này chính là xem ERP như một phần mềm ứng dụng tích hợp nhằm hoạch
định và quản lý nguồn lực doanh nghiệp.

2.2 Các lợi ích khi triển khai ERP
Việc áp dụng ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp
kiểm sốt hiệu quả mọi nguồn lực của mình. Nhưng nó không phải là công cụ
tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khố giúp doanh nghiệp thu
được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh
trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Các lợi ích mà hệ thống ERP đem lại
bao gồm:
• Truy cập thơng tin nhanh chóng, an tồn và ổn định:


20

o Được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành Công nghệ
thông tin, hệ thống ERP cho phép người sử dụng truy cập nguồn

dữ liệu của doanh nghiệp nhanh chóng.
o Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệu nào
được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn được phân bổ.
o Mặt khác ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin
quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ
sở có đầy đủ thơng tin. Nếu khơng có hệ thống ERP, một cán bộ
quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thơng tin
cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động
của cơng ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện
một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và
trong thời gian thực.
o Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào
một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt
có thể chia sẻ thơng tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ
thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao
dịch hàng ngày, mà cịn nhanh chóng lập ra các phân tích phức
tạp và các báo cáo đa dạng.
o Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp
các cơng ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải
trong cách hạch toán thủ cơng. Phần mềm kế tốn cũng giúp các
nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm
tra tính chính xác của các tài khoản.
o Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các
cơng ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức
hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và
đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất.
o Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các
quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí
quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ
thống tính lương.



21

• Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Yêu
cầu quan trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng chính là
khả năng đồng bộ dữ liệu & tích hợp dữ liệu. Các nguồn dữ liệu trong
doanh nghiệp dù nằm ở đâu nếu được đồng bộ thì sẽ làm giảm sự trùng
lặp và tăng tính thống nhất cho dữ liệu. Từ các hệ thống khác có thể truy
cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu được kiểm sốt chặt
chẽ.
• Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vịng nhanh: Quy trình kinh doanh
thường bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo
giữa các bộ phận. Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm
trễ trong việc chuyển thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình
kinh doanh để giúp phân cơng cơng việc được rõ ràng và giảm bớt những
rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày
của cơng ty.
• Giảm chi phí vơ lý: Tiết kiệm thời gian, tăng khả năng quản lý bằng một
hệ thống phân tích tồn diện mọi mặt trong một tổ chức. Hệ thống ERP
giúp các quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và các kết quả xử lý
sẽ ln được sẵn sàng cho một quy trình khác. Phân hệ hoạch định và
quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại
bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn,
nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất
một cách thủ công dẫn đến tính tốn sai và điều này gây nên các điểm
thắt cổ chai trong q trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng
khơng hết cơng suất của máy móc và cơng nhân. Nói cách khác, điều này
có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể

làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm
• Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống
ERP đáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh
nghiệp hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp. Các thành phần trong hệ thống có
thể được thêm vào hoặc bớt ra cho phù hợp với mục đích sử dụng.


22

• Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thường
được u cầu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanh
nghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan
hệ khách hàng hay hệ thống quản lý chuỗi cung ứng.
• Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ
liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể
đáp ứng trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử của doanh nghiệp. Ngoài
ra, hệ thống ERP sẽ giúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường
cộng tác.

2.3

Thực trạng sử dụng ERP
Kết quả nghiên cứu của Panorama(16) đã chỉ ra những thách thức lớn nhất mà
doanh nghiệp thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP
bao việc thiếu hụt nhân sự là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp phải
(38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách
thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án.
10% còn lại liên quan đến ngân sách. Ngoài ra, 98% dự án ERP bị kéo dài hơn
dự kiến, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra. 93% cho biết đã
triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, chỉ 21%

doanh nghiệp hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống
ERP. Ngoài ra, hơn một nửa các doanh nghiệp (57%) vấp phải tình trạng các
hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi đưa hệ thống vào hoạt động. Tuy vậy ở mặt
tích cực, 2/3 các doanh nghiệp được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa
được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP.
Theo báo cáo khảo sát vào tháng 7 năm 2013

(17)

, các doanh nghiệp được khảo

sát được chia thành 3 nhóm dựa theo kết quả ứng dụng ERP:
• Tốt: 20% các DN đứng đầu có kết quả tốt khi ứng dụng ERP.
• Trung Bình: 50% các DN có kết quả trung bình.
•

Kém: 30% các DN có kết quả kém.


23

Tiêu chí

Tốt

TB

Kém

Lập kế hoạch về ERP trước khi lựa chọn


71%

63%

37%

Có các tiêu chí được chuẩn hóa khi lựa
chọn và triển khai ứng dụng

62%

52%

40%

Đội dự án, ngồi cán bộ IT cịn có các cán
bộ từ các phịng ban chức năng tham gia
vào quá trình lựa chọn và triển khai

79%

71%

52%

Bảng 2.1: Cách thức tổ chức việc lựa chọn giải pháp ERP
Tiêu chí
Các chức năng nghiệp vụ
Dễ sử dụng

Tổng chi phí sở hữu (TCO)
Bộ ứng dụng/phân hệ liên kết với nhau (integrated)
Triển khai nhanh và dễ
Có thể setup các chức năng cho phù hợp mà khơng cần lập trình
Mối quan hệ với nhà cung cấp

%
64%
56%
44%
28%
28%
26%
18%

Bảng 2.2: Tiêu chí lựa chọn giải pháp ERP của các doanh nghiệp
Tiêu chí

Tốt

TB

Kém

Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với mục
tiêu của DN (chứ không phải là để giải
quyết mọi vấn đề của DN)

82%


75%

50%

Lựa chọn giải pháp chuyên ngành

53%

53%

38%

Bảng 2.3: Lựa chọn giải pháp ERP phù hợp nhất (Best Fit)
Vị trí

%

Thiếu các tính năng

58%

Cơng nghệ bị lạc hậu

52%

Khơng có khả năng setup lại để phù hợp với thay đổi của DN

27%

Chi phí bảo trì và hỗ trợ cao


20%

Thiếu sự hỗ trợ của nhà cung cấp

14%

Bảng 2.4: Các hậu quả của việc lựa chọn giải pháp ERP không đúng của các DN