CƠNG TY PHẦN MỀM
KẾ TỐN THƠNG MINH SMARTBOOKS

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỦ ĐẦU TƯ
SmartBooks Project Financial 2013

Hà Néi - 2013

1


MỤC LỤC

2


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

GIỚI THIỆU
Với mong muốn cùng khách hàng làm chủ công nghệ, áp dụng công nghệ một cách có hiệu
quả trong cơng việc nhằm nâng cao năng lực quản lý của khách hàng. Phần mềm kế toán
Chủ đầu tư SmartBooks Project Financial 2013 là công cụ hỗ trợ đắc lực cơng tác quản lý
tài chính kế tốn cho Ban quản lý các dự án đầu tư thuộc các cơ quan Nhà nước, đơn vị
HCSN, doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, các dự án quốc
tế….
SmartBooks Project Financial 2013 tuân thủ chế độ kế toán ban hành theo quyết định số
214/2000/QĐ-BTC ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính, cập nhật các thơng tư
hướng dẫn mới nhất của Bộ tài chính ban hành, các chế độ chứng từ kế toán của Kho bạc
Nhà nước và các đơn vị khác ban hành. Sản phẩm luôn luôn được cải tiến không ngừng để
ngày càng hoàn thiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.

Qua thực tế nhiều năm triển khai Phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks Project
Financial 2013 là sản phẩm được các tổ chức tài chính, các nhà chun mơn đánh giá cao
về chất lượng, tính thân thiện, tính dễ sử dụng, có nhiều ưu điểm nổi bật, đáp ứng đầy đủ,
hiệu quả cho cơng tác quản lý tài chính kế tốn của các đơn vị hành chính sự nghiệp…
Cơng ty Phần mềm Kế tốn Thơng minh SMARTBOOKS ln mong muốn sản phẩm ngày
càng hoàn thiện, đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu của khách hàng, rất mong nhận được sự
đóng góp các ý kiến của khách hàng.
Mọi thơng tin chi tiết xin liên hệ:
CƠNG TY PHẦN MỀM KẾ TỐN THƠNG MINH SMARTBOOKS
Phịng 606, nhà CT2A, khu đơ thị Mỹ Đình II, đường Lê Đức Thọ, Hà Nội.
ĐT: (04) 3787 1064
Fax: (04) 3787 1636
E-mail:
Website: www.smartbooks.vn

3


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

CÁCH ĐỌC TÀI LIỆU
Phần mềm kế toán SmartBooks Project Financial 2013 làm việc trong mơi trường
Windows vì vậy có đặc tính kế thừa về mặt giao diện của hệ điều hành Windows, dễ học, dễ
sử dụng. Tuy nhiên bạn vẫn nên đọc kỹ tài liệu này trước khi vận hành chương trình.
Lần đầu làm quen với phần mềm, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành
thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc tra cứu lại
tài liệu để hiểu rõ ràng hơn. Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm, tài
liệu này có giá trị để tra cứu trong q trình sử dụng.
Nội dung cuốn sách bao gồm:
•


Chương 1: Làm thế nào để bắt đầu sử dụng.

•

Chương 2: Thiết lập ban đầu.

•

Chương 3: Quy trình hạch tốn.

•

Chương 4: Quản trị hệ thống.

4


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

CHƯƠNG 01: LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẮT ĐẦU SỬ DỤNG
Để có thể hạch tốn bằng phần mềm kế tốn SmartBooks Project Financial 2013 trên máy
tính, sau thao tác cài đặt chương trình vào máy tính, NSD phải tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL)
để nhập các số liệu kế toán phát sinh.
Chương này sẽ hướng dẫn NSD các thao tác sau:
•

Khởi động chương trình.

•


Tạo lập cơ sở dữ liệu kế tốn.

•

Bắt đầu làm việc với chương trình.

•

Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks.

5


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

I.Khởi động SmartBooks Project Financial 2013
► Khởi động từ màn hình nền của Windows
Sau khi cài đặt chương trình thành cơng sẽ xuất hiện biểu tượng của chương trình trên màn
hình Desktop:

Để khởi động chương trình NSD chỉ cần thực hiện một thao tác rất đơn giản là nhấn đúp
chuột vào biểu tượng này hoặc cũng có thể khởi động bằng cách sử dụng hệ thống menu của
Windows như hướng dẫn bên dưới.
► Khởi động từ hệ thống menu của Windows
Nhấn chuột vào nút <<Start>>
Chọn mục <<Program>>
Chọn mục << SmartBooks Project Financial 2013>>
Nhấn chuột vào biểu tượng chương trình <<SmartBooks Project Financial 2013>>
II. Tạo cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là nơi chứa toàn bộ số liệu kế tốn. Mỗi CSDL có thể chứa số liệu kế
toán của một hoặc nhiều năm, do vậy thao tác này có thể chỉ thực hiện khi bắt đầu sử dụng
phần mềm hoặc khi muốn chuyển số liệu sang một CSDL khác.
► Cách tạo CSDL
Chọn cách tạo CSDL: Nhấn chuột vào menu Hệ thống chọn chức năng Tạo CSDL, xuất
hiện hộp hội thoại:

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Tạo mới
:

Tạo mới một CSDL chưa có
thơng tin về số liệu kế tốn.

Từ dữ liệu năm trước:

Tạo CSDL dữ liệu có danh
6


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

mục và số dư từ năm trước
chuyển sang
CSDL cũ:

Chỉ ra đường dẫn tới CSDL
cũ trong trường hợp tạo
CSDL từ năm trước


 Chọn mục <<Tạo mới>>.
Thiết lập CSDL: Nhấn chuột vào nút <<Tiếp theo>> để tiếp tục việc tạo CSDL, xuất hiện
hộp thoại:

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Thư mục chứa
CSDL

Thư mục chứa CSDL thơng thường chương trình lấy giá trị mặc
định là: KETOANXXXX (XXXX là năm kế toán hiện tại).

Đường dẫn

Đường dẫn lấy giá trị mặc định: <tên ổ đĩa>:\SmartBooks Project
Financial 2013\

Diễn giải về CSDL

Là thông tin mơ tả tóm tắt về CSDL, ví dụ: Số liệu kế toán
năm2013

Thư mục chứa hồ sơ

Thư mục chứa hồ sơ thơng thường chương trình lấy giá trị mặc định
là: HOSOXXXX (XXXX là năm kế toán hiện tại).

Đường dẫn

Đường dẫn lấy giá trị mặc định: <tên ổ đĩa>:\SmartBooks Project
Financial 2013\


 Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.
Thiết lập năm kế toán: Nhấn chuột vào nút <<Tiếp theo>> để tiếp tục việc tạo CSDL, xuất
hiện hộp hội thoại

7


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Ngày bắt đầu hạch
toán

Là ngày bắt đầu nhập số liệu kế tốn, ngày này có thể là ngày bắt đầu
của một tháng bất kỳ trong năm.

Tháng bắt đầu
năm tài chính

Là tháng bắt đầu niên độ kế toán theo qui định về báo cáo tài chính,
thơng thường là tháng 1 (niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến
31/12)

 Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.

Khai báo thông tin về đơn vị: Nhấn nút <<Tiếp theo>> xuất hiện hộp hội thoại:
Thông tin chi tiết trên hộp thoại:
Mã đơn vị


Khai báo mã số của đơn vị dùng cho việc tổng hợp số liệu từ các tiểu dự án
lên dự án, áp dụng cho các dự án lớn có phân cấp quản lý theo nhiều tiểu
dự án nhỏ.

Tên đơn vị

Tên của đơn vị được lấy mặc định theo thông tin về giấy phép bản quyền,
thông tin này NSD không thể sửa đổi được.

Địa chỉ

Địa chỉ của đơn vị được lấy mặc định theo thông tin về giấy phép bản
quyền, thông tin này NSD không thể sửa đổi được.
8


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Số điện thoại

Số điện thoại của đơn vị.

Fax

Số fax thoại của đơn vị.

Mã số thuế

Mã số thuế của đơn vị.


Tài khoản

Tài khoản cấp phát ngân sách cho các dự án sử dụng tiền Ngân sách Nhà
nước tại Kho bạc.

Kho bạc

Tên Kho bạc mở tài khoản cấp phát.

 Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại. Các thơng tin này có thể sửa lại được sau
khi nhập tại hộp hội thoại này.
Hoàn thành việc tạo lập CSDL: Nhấn vào nút <<Tiếp theo>>, xuất hiện hộp thoại:

 Nhấn vào nút <<Kết thúc>> để hoàn thành việc tạo CSDL
III. Bắt đầu làm việc với SmartBooks Project Financial 2013
Để bắt đầu làm việc với chương trình sau thao tác tạo CSDL NSD phải mở CSDL để nhập
số liệu kế tốn phát sinh. Thơng thường chương trình sẽ tự động truy nhập vào CSDL vừa
được tạo lập.

Ban đầu hệ thống ngầm định tên NSD là ADMIN và mật khẩu để trống, NSD chỉ cần nhấn
chuột vào nút <<Lưu và đóng>>
để truy nhập vào hệ thống.
► Trong trường hợp cần lựa chọn CSDL để mở cách thao tác như sau
Vào Menu Hệ thống chọn Mở CSDL

9


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013


Nhấn chuột vào nút <<Mở CSDL có sẵn>>
Chọn tên CSDL cần mở (Đã tạo ở trên) hoặc DATADEMO (Dữ liệu dùng thử của phần
mềm), nhấn chuột vào Smarkbook.dbc rồi nhấn OK.
Sau khi truy nhập thành công, xuất hiện màn hình chính của chương trình, gồm 6 Men u: Hệ
thống, Soạn thảo, Danh mục, Chứng từ, Cửa sổ và Trợ giúp:

IV. Các thao tác chung khi sử dụng SmartBooks Project Financial 2013
1. Hệ thống menu
Menu Hệ thống :bao gồm các chức năng về CSDL như: Tạo CSDL, Mở CSDL, Đóng
CSDL; Ngày hạch tốn, Thơng tin về CSDL, Thơng tin về dự án, Tùy chọn, Người dùng, In
báo cáo,... và Kết thúc để thốt khỏi chương trình.
Menu Soạn thảo: bao gồm các chức năng phục vụ cho việc soạn thảo như: Bỏ làm, Làm
10


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

lại, Cắt, Sao chép, Dán, Chọn tất, Tìm kiếm v.v... khi đang thao tác trên một hộp hội thoại
nào đó.
Menu Danh mục: cho phép khai báo số liệu kế toán ban đầu và thiết lập hệ thống các danh
mục phục vụ việc cập nhập chứng từ kế toán như: Hệ thống tài khoản, Nguồn vốn, Dự án,
Hợp đồng, Nhà cung cấp, Vật tư, Tài sản,...
Menu Chứng từ: gồm các chức năng phục vụ việc cập nhật chứng từ kế toán phát sinh liên
quan đến Ngân sách, Tiền mặt, Tiền gửi, Vật tư, TSCĐ, Tiền lương, Chứng từ chung,...
Menu Cửa sổ: cho phép hiển thị các cửa sổ đang mở dưới các hình thức khác nhau như xếp
lớp, dàn phẳng hoặc đóng tất các cửa sổ đang mở, chọn cửa sổ hiển thị để làm việc.
Menu Trợ giúp: gồm các chức năng trợ giúp người dùng, cho phép tra cứu những vướng
mắc trong quá trình sử dụng chương trình. Cửa sổ trợ giúp bằng tiếng Việt, tuân thủ các
chuẩn về giao diện của môi trường Windows 9x, 2000, NT hoặc XP vì vậy dễ dùng và dễ
học.

Ý nghĩa và cách thao tác trong từng chức năng sẽ lần lượt được hướng dẫn chi tiết trong các
chương sau của tài liệu
2. Các phím chức năng
Phần này sẽ hướng dẫn các nút chức năng được sử dụng chung trong chương trình bao gồm:

Nút “Thêm”: Thêm 1chứng từ, 1danh mục, 1bản ghi....; có thể dùng phím Ctrl+N trên bàn
phím.
Nút “Thêm từ”: Thêm một chứng từ giống một chứng từ khác hoặc chính nó.
Nút “Sửa”: Sửa chứng từ, danh mục đã cất giữ; có thể dùng phím Ctrl+E trên bàn phím.
Nút “Lưu”: Lưu thơng tin khi nhập chứng từ, danh mục; có thể dùng phím Ctrl+S trên bàn
phím.
Nút “Bỏ ghi sổ”/ “Ghi sổ”: Dùng để ghi/bỏ ghi chứng từ vào sổ
Nút “Xóa” : Xóa một chứng từ, danh mục; có thể dùng phím Ctrl+D trên bàn phím.
Nút “Hỗn”: Huỷ bỏ những thay đổi.
Nút “Đóng”: Đóng hộp hội thoại đang mở; có thể dùng phím Ctrl+F4 trên bàn phím.
Nút "Trước" : Xem chứng từ đứng trước <về trước 01 bản ghi>; có thể dùng phím
Ctrl+Page Up trên bàn phím.
Nút "Sau": Xem chứng từ đứng sau <về sau 01 bản ghi>; có thể dùng phím Ctrl+Page
Down trên bàn phím.
Nút "Tìm": Dùng để tìm kiếm chứng từ; có thể dùng phím Ctrl+F trên bàn phím.
Nút “In”: Dùng để xem, in chứng từ, in theo mẫu tự chọn và xuất khẩu dữ liệu.
Nút “Hồ sơ”: Hiển thị ảnh thuộc hồ sơ đang chọn
Nút “Kê”: Liệt kê những chứng từ theo từng loại chứng từ.
Nút “Mẫu”: Dùng để thay đổi mẫu của chứng từ, thêm/bớt các cột hiển thị.
11


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

3. Các thao tác chung khi sử dụng danh mục

Trước khi cập nhật chứng từ, NSD phải khai báo danh mục liên quan như: Nguồn vốn, Dự
án, Hợp đồng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Vật tư, Tài sản,... Tất cả các khai báo này thực
hiện trong Menu\Danh mục. Cách thao tác trên từng chức năng trong Menu Danh mục là
tương tự nhau và thực hiện như sau:
► Cách thêm mới một dòng trong danh mục
Vào Menu Danh mục → nhấn chuột trái vào danh mục cần thêm.
Nhấn chuột trái vào nút <<Thêm>>
tin chi tiết về danh mục đang khai báo.

xuất hiện hộp hội thoại để nhập các thông

Nhập các thông tin trên hộp hội thoại: Mã, Tên,...
Nhấn chuột trái <<Lưu và đóng>> .
► Ví dụ để thêm mới một khách hàng thao tác như sau
Vào Danh mục\Khách hàng\Khách hàng.

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>
xuất hiện hộp hội thoại Chi tiết khách
hàng. Hộp hội thoại này gồm 02 trang: Trang Thông tin chung, Trang Công nợ.

12


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Nhập các thông tin trên trang Thông tin chung: Mã KH, Tên, Địa chỉ,... Quan màn hình
Cơng nợ khai báo Số TK ngân hàng, Nơi mở, ...

Kết thúc việc khai báo khách hàng nhấn chuột vào nút <<


>> .

► Cách sửa một dòng trong danh mục
Vào Menu Danh mục → chọn loại danh mục cần sửa.
Nhấn chuột trái vào dòng cần sửa trong danh sách.
Nhấn chuột trái vào nút <<Sửa>>
Thực hiện việc sửa đổi thông tin và nhấn <<

.
>> .

►Ví dụ để sửa lại tên của một khách hàng đã khai báo, thao tác như sau:
Vào Danh mục\Khách hàng\Khách hàng

13


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Nhấn chuột trái vào khách hàng cần sửa lại tên.
Nhấn chuột trái vào nút <<Sửa>>

xuất hiện hộp thoại Chi tiết khách hàng.

Sửa lại tên của khách hàng và nhấn <<

>> .

► Cách xóa một dịng trong danh mục
Chương trình cho phép xóa các danh mục đã khai báo, tuy nhiên chỉ xóa được các danh mục

có điều kiện sau:
Phải là danh mục chi tiết nhất đối với danh mục hình cây, tức là bên trong nó khơng bao
gồm danh mục con nào (Ví dụ: Khơng xóa được TK 111- Tiền mặt vì trong TK 111 bao
gồm TK con là TK 1111 - Tiền Việt Nam).
Chưa được sử dụng trong các chứng từ hoặc các khai báo liên quan.
► Thao tác xóa dịng trong danh mục như sau
Vào Menu Danh mục → nhấn chuột trái vào loại danh mục cần xóa.
Nhấn chuột trái vào danh mục cần xóa trong danh sách.
Nhấn chuột trái vào nút <<Xóa>> .
Xuất hiện Cảnh báo xóa: Bạn có đồng ý xóa bản ghi hiện tại, nhấn <<Yes>>.

► Ví dụ muốn xóa một khách hàng đã khai báo, thao tác như sau
Vào \\Danh mục\Khách hàng\Khách hàng.

14


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Nhấn chuột trái vào khách hàng cần xóa.
Nhấn chuột trái vào nút <<Xóa>> .
Xuất hiện Cảnh báo xóa nhấn <<Có>>.
4. Các thao tác chung khi nhập chứng từ
Số liệu kế toán phát sinh được nhập trong Menu Chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo
Nợ, Giấy báo Có,... Thao tác chung khi nhập số liệu trong Menu Chứng từ như sau:
► Cách thêm chứng từ
Vào Menu Chứng từ → chọn chuột trái vào loại chứng từ cần thêm.
Nhấn chuột vào nút

<<Thêm>> .


Nhập các thông tin chi tiết trên chứng từ: Số CT, ngày CT, ngày HT, TKNợ, TKCó,...
Nhấn chuột vào nút

<<Lưu>> .

► Ví dụ muốn thêm một phiếu thu thao tác như sau
Vào \\Nghiệp vụ\Phiếu thu.

15


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Nhấn chuột trái vào nút <<Thêm>>

.

Nhập các thông tin trên phiếu thu: Mã, Tên (tên người nộp tiền), số (số phiếu thu), ngày
(ngày của phiếu thu), ngày hạch tốn, số tiền, TK Nợ, TK Có, diễn giải,...
Nhấn chuột vào nút <<Lưu>> .
► Cách sửa chứng từ
Cách sửa chứng từ như sau:
Vào Menu Chứng từ → chọn chuột vào loại chứng từ cần sửa.
Tìm đến chứng từ cần sửa bằng nút <<Trước>>,
dùng nút

<<Sau>>

hoặc có thể


<<Tìm>> .

Nhấn chuột vào nút
Nhấn chuột vào nút

<<Bỏ ghi sổ>>
<<Sửa>> .

Sửa lại các thông tin trên chứng từ.
Nhấn chuột vào nút <<Lưu>> .
►Ví dụ Để sửa thông tin trên phiếu thu, thao tác như sau
Vào \\Nghiệp vụ\Phiếu thu.
Tìm đến phiếu thu cần sửa bằng nút <<Trước>>
dùng nút <<Tìm>>

.

Nhấn chuột vào nút

<<Sửa>> .

, <<Sau >>

hoặc có thể

Sửa lại thơng tin trên phiếu thu.
Nhấn chuột vào nút

<<Lưu>> .


► Cách xóa chứng từ
16


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Vào Menu Chứng từ → chọn loại chứng từ cần xóa.
Tìm đến chứng từ cần xóa bằng nút <<Trước>>

, <<Sau>>

hoặc có thể

dùng nút Tìm
Nhấn chuột trái vào nút

<<Xóa>>.

Xuất hiện Cảnh báo xóa:

Nhấn chuột trái vào nút <<Có>>.
► Ví dụ muốn xóa phiếu thu thao tác như sau
Vào menu \\Nghiệp vụ\Phiếu thu
Dùng nút <<Trước>>
Nhấn chuột vào nút

, << Sau>>

để tìm đến phiếu thu cần xóa.


<<Xóa>> .

Xuất hiện Cảnh báo xóa: Bạn có đồng ý xóa chứng từ này khơng, chọn <<Có>>.
5. Tìm kiếm chứng từ
Người dùng có thể tìm chứng từ theo các tiêu thức: số chứng từ, ngày chứng từ, loại chứng
từ (phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có,...), loại tiền , tài khoản nợ, tài khoản có,
số tiền, vật tư, khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, phịng ban, chương, loại khoản,
Nhóm/tiểu nhóm - Mục/tiểu mục, khoản chi, nguồn vốn, dự án, hợp đồng, tài sản, cơng
việc.
► Cách tìm chứng từ
Vào Soạn thảo\Tìm kiếm hoặc nhấn vào nút <<Tìm>>
trên tất cả các hộp hội thoại
trong Menu Chứng từ, xuất hiện hộp hội thoại Tìm kiếm chứng từ.

17


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Chủ đầu tư SmartBooks PFS 2013

Chọn trường tìm kiếm trong danh sách Trường của chương trình.
Gõ vào giá trị tìm kiếm và nhấn vào nút
Nhấn vào nút

<<Thêm>> .

<<Tìm>> .

Muốn xem trực tiếp chứng từ nhấn chuột vào nút Xem chứng từ
In danh sách chứng từ vừa tìm được bằng nút In danh sách.

► Ví dụ muốn tìm các chứng từ có TK Nợ là 1111, thao tác như sau
Vào Soạn thảo\Tìm kiếm.
Chọn vào trường tìm kiếm là “Tài khoản Nợ”.
Gõ vào giá trị tìm là 1111 rồi nhấn vào nút
Nhấn vào nút

<<Thêm>>.

<<Tìm>>.

Danh sách các chứng từ có TK Nợ là 1111 sẽ được hiển thị ở bảng phía dưới.
6. Tìm kiếm danh mục
NSD có thể tìm kiếm các danh mục đã khai báo bằng nút <<Tìm>> hiển thị trên hộp hội
thoại của các danh mục.
► Thao tác như sau
Trong hộp hội thoại của danh mục đang mở nhấn nút
tìm.

<<Tìm>> Gõ vào giá trị cần

Nhấn chuột vào nút <<Tìm >> trên hộp hội thoại Tìm kiếm.
► Ví dụ trong hộp hội thoại Hệ thống TK muốn tìm đến TK 111 thao tác như sau
Vào menu \\Danh mục\Hệ thống tài khoản.
Nhấn chuột trái vào nút <<Tìm>>

.

Gõ vào phần Giá trị tìm là: 1111
Nhấn chuột vào nút <<Tìm>> trên hộp hội thoại Tìm kiếm.


18


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SmartBooks
CHƯƠNG 02: THIẾT LẬP BAN ĐẦU
Để có thể hạch tốn bằng phần mềm kế toán SmartBooks NSD phải thiết lập một số thông
tin ban đầu như: Thiết lập Hệ thống tài khoản, thiết lập các Tuỳ chọn hệ thống, Khai báo số
dư tài khoản đầu kỳ,...Những thơng tin này có tính chất hệ thống xuyên suốt đối với chương
trình.
Chương này sẽ trình bày mục đích, ý nghĩa của từng loại thơng tin được khai báo và cách
khai báo các thông tin, bao gồm:
Thiết lập các tùy chọn chung: Hệ thống tài khoản, Mục lục ngân sách, Tuỳ chọn hệ thống.
Khai báo các danh mục liên quan: Khách hàng, Nhà cung cấp, Dự án/Cơng trình/Hạng mục
cơng trình, Vật tư hàng hóa, Tài sản cố định, Phòng ban, Nhân viên,…
Nhập số dư ban đầu.
I. Thiết lập các tùy chọn chung
1. Thiết lập hệ thống tài khoản
Trong phần \\Danh mục\Hệ thống tài khoản, phần mềm SmartBooks đã thiết lập sẵn hệ
thống tài khoản theo chế độ kế tốn chủ đầu tư do Bộ Tài Chính quy định. Tuy nhiên tùy
thuộc đặc thù của từng dự án, NSD có thể sửa đổi, bổ sung tài khoản cho phù hợp với yêu
cầu hạch toán của đơn vị. Đây là việc làm cần thiết và quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới
công tác tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo kế tốn trong chương trình.
Mở chi tiết cho những tài khoản nào? mở bao nhiêu tiết khoản? gồm những tiết khoản gì?
phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu hạch toán cụ thể của từng dự án. Công việc
này phải thực hiện ngay từ đầu, trước khi hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
► Cách thêm mới một tài khoản
Vào Danh mục\Hệ thống tài khoản

Nhấn chuột vào nút <<Thêm>> xuất hiện hộp hội thoại gồm 2 trang:
Trang 1: Thông tin chung, cho phép nhập thông tin chung liên quan về tài khoản cần thêm

mới.
Nhập các thông tin chi tiết về tài khoản thêm mới trong phần “Thông tin chung”

19


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế tốn SmartBooks

Thơng tin chi tiết trên hộp hội thoại:
Số hiệu tài khoản

Số hiệu của tài khoản

Tên tiếng Việt

Tên tiếng Việt của tài khoản

Tên tiếng Anh

Tên tiếng Anh của tài khoản

Là tiết khoản của

Xác định TK tổng hợp của TK đang khai báo

Loại tài khoản

Do phần mềm thiết lập sẵn, NSD không sửa đổi được.

Tính chất


Xác định tính chất số dư của TK là: Dư nợ, Dư có hay Lưỡng tính

Đồng ý

Cất giữ các thông tin đã khai báo

Huỷ bỏ

Không cất giữ các thông tin đã khai báo

Trang 2: Theo dõi chi tiết
Trong phần mềm SmartBooks một tài khoản có thể theo dõi chi tiết theo các yếu tố: Khách
hàng, Nhà cung cấp, Phòng ban, Nhân viên, Nguồn vốn, Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu
mục, Khoản chi, Dự án, Hợp đồng, Công việc, Vật tư, Tài sản, thuế, Chi tiết theo ngoại tệ.
Xác định các yếu tố tài khoản cần theo dõi chi tiết trong trang “Theo dõi chi tiết”

Nhấn nút <<Lưu và đóng>> để cất giữ các thông tin đã nhập.
► Cách sửa thông tin tài khoản
Chọn tài khoản cần sửa trong danh sách tài khoản.
Nhấn nút <<Sửa>> trên hộp hội thoại.
Sửa lại các thông tin cần sửa đổi
20


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SmartBooks
Nhấn nút <<Lưu và đóng>>.
► Cách xố tài khoản
Chọn tài khoản cần xoá trong danh sách
Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại

Xuất hiện cảnh báo xố, chọn <<Có >>
Chỉ xố được tài khoản chi tiết và các tài khoản chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc
khai báo liên quan
2. Mục lục ngân sách
Phần mềm SmartBooks đã thiết lập sẵn Hệ thống mục lục ngân sách (MLNS) theo quy định
hiện hành của Bộ Tài chính. Tuy nhiên NSD có thể sửa đổi, thêm mới Chương, Loại khoản,
Mục/Tiểu mục cho phù hợp với các thông tư sửa đổi, bổ sung của Bộ Tài chính.
Để có thể hạch tốn và in được báo cáo chi tiết theo MLNS, trước khi cập nhật chứng từ,
NSD phải thiết lập Chương, Loại khoản, Mục/Tiểu mục sử dụng cho đơn vị. Trường hợp
đơn vị không sử dụng hệ thống MLNS thì có thể bỏ qua các thao tác này.
2.1. Chương
Trong phần này, NSD thiết lập các Chương ngân sách được sử dụng trong đơn vị.
► Cách thao tác
Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Chương.
Chọn Chương đơn vị sử dụng trong danh sách Chương của phần mềm bằng cách nhấn đúp
chuột vào tên Chương, xuất hiện hộp hội thoại Chi tiết Chương.

Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vị
Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.
Nếu trong danh sách Chương của phần mềm khơng có Chương đơn vị sử dụng, NSD có thể
thêm mới Chương này. Thao tác thêm, sửa, xóa một Chương tương tự như thao tác thêm,
sửa, xóa một tài khoản.
2.2. Loại khoản
Thiết lập loại khoản đơn vị sử dụng. Thao tác tương tự như thiết lập Chương đơn vị sử
dụng.

21


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SmartBooks

►Cách thao tác:
Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Loại khoản
Chọn Loại khoản đơn vị sử dụng. Nhấn nút <<Sửa>>

Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vị
Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.
NSD cũng có thể sửa đổi, bổ sung danh sách loại khoản của chương trình. Thao tác tương tự
như thao tác thêm, sửa, xóa tài khoản.
2.3. Nhóm - Tiểu nhóm - Mục - Tiểu mục
Phần mềm đã thiết lập các mục/tiểu mục được sử dụng cho đơn vị. Trường hợp khi hạch
tốn, khơng thấy mục/tiểu mục cần sử dụng, người dùng có thể tự khai báo.
Thao tác tương tự như khai báo Chương, Loại – Khoản.
► Cách thao tác
Vào menu \\Danh mục\Mục lục ngân sách\Nhóm-Tiểu nhóm-Mục-Tiểu mục
Chọn Mục/Tiểu mục đơn vị sử dụng trong danh sách của phần mềm:

22


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SmartBooks
Đánh dấu vào phần “Được sử dụng” cho đơn vị
Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.
NSD cũng có thể sửa đổi, bổ sung danh sách Mục,Tiểu mục của chương trình. Thao tác
tương tự như thao tác thêm, sửa, xóa tài khoản.
3. Danh mục nguồn vốn
Phần mềm thiết lập sẵn danh mục nguồn vốn sử dụng cho đơn vị. Tuy nhiên, NSD có thể
mở thêm hoặc thiết lập lại cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị.

Đối với nguồn vốn đơn vị khơng sử dụng đến, NSD có thể thiết lập tuỳ chọn “ngừng theo
dõi”. Khi thiết lập “ngừng theo dõi” thì trên các màn hình nhập số liệu và báo cáo không

xuất hiện nguồn vốn này nữa.
► Cách thao tác
Vào menu \\Danh mục\Nguồn vốn
Tìm đến nguồn vốn đơn vị khơng sử dụng
Nhấn chuột vào nút <<Sửa>>

Đánh dấu vào tuỳ chọn “Ngừng theo dõi”
Nhấn chuột trái vào nút <<Lưu và đóng>>.
4. Khoản chi

23


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SmartBooks
Phần mềm đã thiết lập sẵn danh sách các khoản chi thông thường tại đơn vị chủ đầu tư, bao
gồm: Chi xây lắp; Chi thiết bị và Chi khác. Tuy nhiên, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của
đơn vị, NSD có thể thêm mới, sửa đổi, bổ sung danh sách này.
Thao tác sửa khoản chi như sau:
Vào menu Danh mục\Khoản chi:

Tìm đến khoản chi cần sửa thông tin
Nhấn chuột vào nút <<Sửa>>

Sửa các thông tin cần sửa
Nhấn chuột vào nút << Lưu và đóng >>
Thao tác thêm mới một khoản chi như sau:
Vào menu Danh mục\Khoản chi:
Tìm đến khoản chi tổng hợp (Xây lắp; Hàng hóa, thiết bị, Tư vấn, ...)
Nhấn chuột vào nút <<Thêm>>. Xuất hiện màn hình <Tên, Thành phần, Loại, Tài khoản, Tương ứng Mục/Tiểu mục

Nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>

24


Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán SmartBooks

5. Tùy chọn hệ thống
NSD thiết lập một số thông tin mang tính hệ thống trong phần: Tùy chọn chung, Tùy chọn
đơn vị, Nhân sự, Tiền lương. Các thơng tin cịn lại phần mềm đã thiết lập sẵn.
► Cách thao tác trong phần Tùy chọn
Vào menu Hệ thống\Tùy chọn
Lựa chọn tùy chọn cần thiết lập
Nhập cácthông tin trên hộp hội thoại và nhấn chuột vào nút <<Lưu và đóng>>.
5.1. Tuỳ chọn chung
Thiết lập một số thơng tin chung trong q trình sử dụng phần mềm như: hiển thị màn hình
nền, kiểm tra hợp lệ khi lưu chứng từ, …

Nếu hình thức ghi sổ được chọn là “Chứng từ ghi sổ” thì trên màn hình nhập chứng từ sẽ
xuất hiện thêm mục “Số chứng từ ghi sổ”, khi nhập chứng từ NSD phải lựa chọn chứng từ
đang nhập thuộc chứng từ ghi sổ nào (chứng từ ghi sổ được nhập trong menu \\Danh
mục\Chứng từ ghi sổ)
Chọn Chương, Loại khoản ngầm định, hệ thống sẽ tự động điền thông tin ngầm định này
khi nhập số liệu trên các màn hình nhập liệu.
Nếu tuỳ chọn “Một chương” hoặc “Một loại khoản” được thiết lập thì trên các màn hình
nhập chứng từ các cột Chương hoặc Loại khoản sẽ không được hiển thị (ẩn)
5.2 Tuỳ chọn đơn vị
Các thông tin về đơn vị: Tên đơn vị, Địa chỉ, Cơ quan chủ quản: mặc định trong thông tin
về bản quyền, NSD không thể thay đổi thông tin này.
NSD khai báo các thông tin cần thiết khác như: Mã đơn vị, Mã địa bàn, Tài khoản chi Ban,

Ngân hàng, Kho Bạc,...

25