TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN
KHOA VĂN HĨA VÀ DU ỊCH
--------------------

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

HỌC PHẦN
QUẢN TRỊ CÁC SỰ KIỆN VĂN HÓA – DU LỊCH
(MÃ HỌC PHẦN: 835110)
Sinh viên thực hiện: LÂM TÌNH NHI
Mã số sinh viên: 3118350133

Thành phố Hồ Chí Minh, 01/2022


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ......................................................................................................................... 1
NỘI DUNG ..................................................................................................................... 2
PHẦN 1: CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN VĂN HÓA
VÀ DU LỊCH ................................................................................................................. 2
PHẦN 2: SỰ KIỆN VĂN HÓA TRÒ CHƠI DÂN GIAN TẠI HỌC ĐƯỜNG ....... 3
1. Định hình sự kiện ........................................................................................................ 3
2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện ...................................................................................... 4
2.1. Chương trình sự kiện ................................................................................................ 4
2.1.1. Mục đích của sự kiện ............................................................................................. 4
2.1.2. Thời gian và địa điểm ............................................................................................ 4
2.1.3. Kế hoạch hành động .............................................................................................. 4
2.1.4. Kế hoạch chương trình sự kiện .............................................................................. 6
2.2. Dịch vụ trong sự kiện ............................................................................................. 11
2.3. Tiếp thị sự kiện ....................................................................................................... 12
2.4. Ngân sách sự kiện ................................................................................................... 13

3. Đánh giá ..................................................................................................................... 15
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 17
TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................................... 18
PHỤ LỤC ..................................................................................................................... 19


1

MỞ ĐẦU
Sự kiện là “chỉ những cuộc hoạt động quan trọng, tập trung và nổi trội trong đời
sống của các cộng đồng và tổ chức” (Cao Đức Hải & Nguyễn Khánh Ngọc, 2014, trang
15) bao gồm các hoạt động công khai, ở một địa điểm xác định và có kế hoạch từ trước
bằng hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… Trong đó, tổ chức sự
kiện Văn hóa - Du lịch là thực hiện các hoạt động có kế hoạch trong lĩnh vực Văn hóa
và Du lịch nhằm mục đích quảng bá, phát huy các giá trị.
Hiện nay, ở nhiều nước phát triển trên thế giới, tổ chức sự kiện Văn hóa - Du lịch
được xem như một ngành nghề riêng có xu hướng phát triển trong thời gian tới. Tại Việt
Nam, ngành tổ chức sự kiện còn khá mới mẻ, tuy nhiên hoạt động này cũng đang phát
triển mạnh và ngày càng thể hiện rõ tính chun nghiệp. Cùng với sự phát triển đó, học
phần “Quản trị các sự kiện Văn hóa và Du lịch” trở thành môn học hay, quan trọng, phổ
biến tại nhiều trường. Môn học giúp cung cấp những kiến thức bổ ích. Qua đó, biết, hiểu
và vận dụng vào thực tế để tổ chức một sự kiện Văn hóa và Du lịch.
Trong bài tiểu luận này, sẽ cung cấp kiến thức về các bước lập kế hoạch tổ chức sự
kiện Văn hóa – Du lịch và vận dụng để lập một kế hoạch sự kiện Văn hóa, cụ thể là sự
kiện văn hóa trị chơi dân gian với chủ đề “Niềm vui ngày hè”.


2

NỘI DUNG

PHẦN 1: CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN
VĂN HÓA VÀ DU LỊCH
Để tổ chức, trước hết cần định hình sự kiện. Đây là giai đoạn đầu tiên để lập kế
hoạch sự kiện. Ở giai đoạn này, cần đi phân tích tìm hiểu về các vấn đề cơ bản để hình
thành nên dự án. Chẳng hạn về mục đích, ý tưởng, bối cảnh thực hiện,… Sau đó, làm
việc với các bên liên quan và nghiên cứu về các thơng tin sự kiện đó để lên chương trình
ban đầu cho sự kiện. Giai đoạn lập kế hoạch tổ chức là hoạch định chi tiết lịch trình/hoạt
động nhằm thực hiện các mục đích mong muốn đạt được. Giai đoạn này là giai đoạn tiếp
theo sau khi định hình sự kiện. Theo giáo trình “Quản lý lễ hội và sự kiện” (Cao Đức
Hải và Nguyễn Khánh Ngọc, 2014, trang 100-114). Các bước lập sự kiện bao gồm: Dự
đoán ngân sách sự kiện về các chi phí thực hiện và các khoản doanh thu hợp lý; Vận
động tài trợ để cung cấp thêm một chi phí thực hiện; Lên mơ hình tổ chức nhân sự tạo
nguồn nhân lực cho sự kiện; Sau đó, marketing và kế hoạch hậu cần cho sự kiện; Cuối
cùng là các vấn đề pháp lý trong sự kiện để tránh quy phạm pháp luật.
Bài tiểu luận, dựa vào nội dụng kế hoạch sự kiện của học phần “Quản trị sự kiện
Văn hóa – Du lịch”, ngồi 3 bước định hình sự kiện là lên ý tưởng, mục đích, mục tiêu;
lập ban tổ chức và nghiên cứu thị trường. Để lập kế hoạch tổ chức một sự kiện Văn hóa
và Du lịch cần thực hiện thêm các bước sau:
Lên chương trình sự kiện: Cần xác định thời gian và địa điểm tổ chức phù hơp. Sau
đó, lên kế hoạch hành động, viết chương trình sự kiện (Thiết kế sự kiện), dịch vụ (thủ
tục giấy phép, tài liệu, đặt địa điểm, thiết bị, biểu diễn, MC, ẩm thực, trò chơi…). Ở bước
này nên lên thêm kế hoạch về tài chính, nhà tài trợ. Ngày ra thì chú trọng kế hoạch cơng
tác quản lý rủi ro về an tồn, an ninh để phản ứng nhanh trước các vấn đề trong sự kiện.
Dịch vụ trong sự kiện: là xác định các tiêu chí xác lập các nhà cung cấp dịch vụ.
Có thể bằng hoạt động lựa chọn đấu thầu, tham gia đàm phán hay các công tác phối hợp,
nghiệm thu, đánh giá trước, trong và sau sự kiện.


3


Tiếp thị sự kiện (Marketing): Đây là bước quan trọng để nhiều người biết và tham
gia sự kiện. Công việc của bước này là xác định mục đích của tiếp thị sự kiện, các đối
tượng tham gia. Tiếp đến là xác định phương tiện xúc tiến (Mạng xã hội, quảng cáo trực
tuyến, quảng cáo offline hay truyền thông đa phương tiện,…). Qua đó, lên kế hoạch
truyền thơng phù hợp.
Ngân sách sự kiện: Cuối cùng cho việc lập kế hoạch sự kiện là xây dựng ngân
sách cho các hoạt động/hạng mục đó phù hợp. Trước hết, phải xác định được các chi phí
trong sự kiện như về đi lại, nơi ở, các giải thưởng, sân khấu, chi phí thuê địa điểm, gói
bảo hiểm, y tế, chi phí cho tiếp thị, th dụng cụ, xe hay tiền lương cho nhân sự,… để
đối chiếu với ngân sách của sự kiện. Tùy vào sự kiện nguồn ngân sách có thể từ nhà
nước, nhà tài trợ, vé tham quan, bán hàng, quảng cáo hay kinh doanh dịch vụ khác trong
sự kiện.
Sau khi đã lập kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ triển khai thực hiện. Hồn thành sự
kiện thì đánh giá và tổng hợp lại để xác định sự thành công, rút ra bài học kinh nghiệm
cho các sự kiện sau.
PHẦN 2: SỰ KIỆN VĂN HĨA TRỊ CHƠI DÂN GIAN TẠI HỌC ĐƯỜNG
CHỦ ĐỀ: NIỀM VUI NGÀY HÈ
1. Định hình sự kiện
Trong 4 mùa có tại Việt Nam, mùa hè chắc chắn là khoảng thời gian vơ cùng lý
tưởng cho những hoạt động giải trí, vui chơi, nghỉ dưỡng,... Đây cũng là mùa tiêu biểu
để tổ chức các sự kiện sôi động và náo nhiệt. Tại trường học, mùa hè là khoảng thời gian
các cô cậu học trị sẽ được thư giãn, thỏa thích vui chơi trong suốt kỳ nghỉ dài gần 3
tháng. Và để có được một mùa hè đúng nghĩa, cần thiết tạo ra các sân chơi, các hoạt
động bổ ích cho học sinh, trang bị thêm những kỹ năng phù hợp với độ tuổi. Vậy đâu là
các hoạt động phù hợp? “Sự kiện văn hóa các trị chơi dân gian tại học đường” là một
hoạt động lành mạnh và bổ ích, phù hợp thực hiện trong mùa hè của học sinh. Vì:


4


Các trị chơi dân gian khơng chỉ là trị chơi bình thường của thời thơ mà cịn chứa
đựng văn hố độc đáo của dân tộc Việt Nam. Qua hoạt động này giúp các bạn phát triển
khả tư duy, sáng tạo, khéo léo và gắn kết được tình bạn trong mối quan hệ bạn bè.
Hiện nay với sự phát triển của cơng nghệ, đa phần hoạt động giải trí của các cơ cậu
học trị thường gắn liền với các cơng cụ máy móc, thiết bị điện thoại, máy vi tính,... Các
trị chơi dân gian dần trở nên mai một, không chỉ có ở thành phố mà cịn ở các tỉnh. Để
giúp các bạn hiểu và quay về nguồn cội. Thì hoạt động sự kiện văn hóa trị chơi dân gian
tại học đường trong mùa hè là một sự kiện cần thiết.
Sự kiện này, sẽ được tổ chức tại các trường học. Chủ yếu là trường THPT trên địa
bàn tỉnh, thành tại Việt Nam. Thông qua sự kiện, để rèn luyện khả năng vận động, trí
tuệ, sáng tạo của học sinh, giúp học sinh có một trải nghiệm đáng nhớ tại học đường.
2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
2.1. Chương trình sự kiện
2.1.1. Mục đích của sự kiện
Tạo ra một sân chơi bổ ích sau những giờ học căng thẳng tại trường lớp, giúp các
bạn có những trải nghiệm thú vị, phát triển tư duy, rèn luyện sức khỏe, khả năng vận
động. Đặc biệt, là gợi nhớ tuổi thơ và đánh dấu một kỹ niệm đẹp cho các bạn học sinh
trung học, đặc biệt là đối với các bạn cuối cấp. Qua đó, bảo tồn và phát huy các giá trị
văn hóa trị chơi dân gian của dân tộc Việt Nam. Là cơ sở để hình thành nên các sự kiện
trị chơi dân gian tại học đường bổ ích cho học sinh, sinh viên ngày nay.
2.1.2. Thời gian và địa điểm
Thời gian: diễn ra trong 1 ngày vào thời điểm đã thi xong cuối học kỳ 2. Thông
thường thời gian kết thúc là từ cuối tháng 5. Vì vậy, bài tiểu luận sẽ lấy thời gian cụ thể
là 25/05/2022. Địa điểm: tại các trường THPT. Trong bài tiểu luận này lựa chọn trường
THPT Hồ Thị Kỷ ở Cà Mau. Vì đây là một ngơi trường lớn có sân rộng, sức chứa hơn
3.000 học sinh và tọa lạc gần trung tâm của thành phố Cà Mau.
2.1.3. Kế hoạch hành động
Ban tổ chức sự kiện mặc định là một tổ chức sự kiện bao gồm 16 người. Trong
đó, ban tổ chức sẽ do 1 người đứng đầu và 3 ban là Ban hậu cần (6 người), Ban truyền



5

thông (5 người), Ban nội dung (4 người). Mỗi ban sẽ có những nhiệm vụ và trách nhiệm
cụ thể cho việc tổ chức sự kiện với chủ đề “NIỀM VUI NGÀY HÈ” diễn ra sn sẻ.
Trong q trình sự kiện sẽ có thêm 12 cộng tác viên hỗ trợ. Dưới đây là kế hoạch hành
động trước, trong và sau sự kiện của từng ban trong tổ chức:
Giai đoạn

Công việc
Lên mục đích, ý tưởng thiết kế

1: Trước khi
sự kiện diễn ra

Chịu trách nhiệm
Tất cả

Tìm giá thuê các dịch vụ

Ban hậu cần

Xây dựng kịch bản chương trình

Ban nội dung

Quảng bá sự kiện; Vận động đối tượng tham
gia và nhà tài trợ, đồng hành

Ban truyền thơng


2: Trong q

Quản lý khu vực sân khấu

trình diễn ra

Quản lý khu vực ẩm thực và trò chơi

Ban nội dung

Hỗ trợ quản lý các khu vực

Ban hậu cần

Chịu trách nhiệm vệ sinh

Ban hậu cần

Chịu trách nhiệm tổng kết sự kiện

Ban nội dung

sự kiện
3: Sự kiện
kết thúc

Chi trả và xử lý ngân sách của sự kiện

Ban truyền thông


Ban truyền thơng

Nhìn chung, đây là bản kế hoạch hành động bao qt. Mỗi ban sẽ có những cơng
việc phù hợp với đặc thù của mình và chịu trách nhiệm với những cơng việc được giao
đó. Bên cạnh, trong từng cơng việc trên sẽ có những cơng việc chi tiết riêng, được Trưởng
ban phân công cho từng thành viên trong ban tổ chức, kể cả các thành viên khác ban để
đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ. Điển hình, quản lý trị chơi cần nhiều người, Ban nội
dung với số lượng là 5 nên không thể nào quản lý hết được các khu vực. Vì vậy, Trưởng
ban nội dung có quyền đề nghị hỗ trợ nhân lực từ các thành viên trong các ban khác nếu
phù hợp.


6

2.1.4. Kế hoạch chương trình sự kiện
a. Hoạt động chương trình sự kiện
STT

Thời
gian

Nội dung

Chi tiết

Người
thực hiện

Ghi chú


Hoạt động tham gia trị chơi dân gian
Đón khách
Nhận vé tham gia
(Phụ lục 3) và đóng
dấu thơng hành bằng
hình thức phát dây ruy
băng ngay tại cổng
chính của trường

2 người
đứng
chính và
1 người
hỗ trợ

Nếu đối tượng
khơng có vé thì
có thể tiến hành
mua vé ngay tại
chỗ.
Bản đồ các k
hu vực ngồi
được phát cịn
được in lớn và
đặt tại tại từng
khu vực.

1


Đón các đối
tượng đã
đăng ký
tham gia

2

Phát thẻ
hành trình
(Phụ lục 4)
có bản đồ
các khu vực

Tiến hành phát thẻ.
Sau đó, chỉ đường vào
sân khấu trước khi bắt
đầu trị chơi

1 người
chính và
1 hỗ trợ

3

Sắp xếp ổn
định chỗ
ngồi

Chỗ ngồi được sắp
theo hàng dưới sân

khấu

1 người

9h-10h

Chương trình khai mạc

4

5

10h

10h10
–
10h50

Văn nghệ

Tiết mục hát kết hợp
múa sôi động mở
màng

Phần giới
thiệu và
hướng dẫn

- Gửi lời cảm ơn
- Giới thiệu về sự kiện

bằng câu hỏi:
“Những trò chơi dân
gian mà bạn thường
chơi trong mùa hè”
- Hướng dẫn về cách
thức, thể lệ tham gia
trò chơi

Tốp múa
từ CLB
Văn nghệ
tỉnh Cà
Mau

2 MC
chương
trình

MC cũng được
xem như là
người quản trị


7

- Thông báo giá trị
giải thưởng
- Đánh chuông để bắt
đầu trị chơi
Hoạt động chính

Tham gia các
Chi tiết ở mục b
trị chơi

6

7

11h –
16h30

16h

Đối
tượng
tham gia

Bán dụng cụ
hỗ trợ tham
gia trò chơi

Được bày bán tại các
khu vực trò chơi
tương ứng

Người
phụ trách
khu vực

Bán đồ ăn

và uống

Được bán tại khu vực
ẩm thực và các khu
vực khác theo hình
thức bán hàng rong

Các nhà
đồng
hành

Tổng kết người thắng
cuộc và phát phiếu
đánh giá (phụ lục 5)

Ban nội
dung

Tổng kết và
dọn dẹp sơ
trò chơi

Dọn dẹp sơ các trò
chơi

Ban hậu
cần và hỗ
trợ

Hoạt động văn nghệ

Đón khách

Đón khách

8

Nhận vé tham gia tại
cổng chính.

2 người
đứng
chính và
1 người
hỗ trợ

Chỗ ngồi được sắp
theo hàng dưới sân
khấu

1 người

17h30
18h30

9

Sắp xếp chỗ
ngồi ổn định

Lưu ý dụng cụ

này như là các
siêu năng lực,
chỉ được mua 1
– 2 lần.


8

Nội dung chương trình

10

11

18h30

18h35

12

18h45

13

19h –
19h20

13

14


19h
20–
19h50

19h50
–
20h20

Tiết mục nhảy lịng
Văn nghệ mở
ghép âm hưởng dân
đầu
gian

Nhóm
nhảy từ
CLB Văn
nghệ tỉnh
Cà Mau

Tiết mục hài kịch tình
Biểu diễn hài
huống dẫn vào chủ đề
kịch
của sự kiện

Nhóm hài
kịch từ
CLB Văn

nghệ tỉnh
Cà Mau

Dẫn dắt của
MC

Văn nghệ

Trò chơi
khấy động

Bài phát biểu

- Lời cảm ơn
- Giới thiệu về
chương trình tối nay
- Giới thiệu các khách
mời tham dự
Tiết mục hát đơn và
giao lưu
- Con cáo và chùm
nho (tìm ra 3 người
chiến thắng)
- Bịt mắt ăn mì (tìm
ra 1 người chiến
thắng chung cuộc)
- MC nói về mùa hè
và giao lưu với học
sinh tham dự
- Mời khán giả phát

biểu cảm nghĩ về
mùa hè và những dự
định sắp tới trong
hè.

2 MC
chương
trình

1 ca sĩ
khách
mời

10 – 15
đối tượng
tham dự

1-2 đối
tượng
tham dự

Chuẩn bị sẵn
người phát biểu
nếu như khơng
có học sinh
phát biểu.


9


15

16

20h20

8h30

Cơng bố 3 giải thưởng
Cơng bố giải trị chơi dân gian của
thưởng
các đội thắng cuộc và
trao quà

Bế mạc

MC sẽ
công bố

- Thơng báo kết thúc
chương trình
- Gửi lời cảm ơn và
lời chúc đến khán
giả

MC sẽ
thông báo

Thu dọn rác thải


Ban hậu
cần và hỗ
trợ

Kết thúc
17

8h30 23h

Vệ sinh

Chi trả và xử
Tổng hợp thu chi
lý ngân sách
trong sự kiện
sự kiện

18
//

Ban
truyền
thông

19

Tổng kết

Tổng hợp lại phản hồi
và nội dung sự kiện


Ban nội
dung

20

Đánh giá

Đánh giá để rút kinh
nghiệm

Ban tổ
chức

Theo hình thức
cơng khai cả
ban tổ chức và
rõ ràng

b. Hoạt động trò chơi dân gian
Thời gian: từ 11h – 16h30 tại trường THPT Hồ Thị Kỷ, thành phố Cà Mau.
Đối tượng tham gia: là học sinh THPT tại các trường trong địa bàn tỉnh Cà Mau
Hình thức: Theo nhóm hoặc cá nhân tùy vào khu vực trò chơi.
Cách chơi:
- Các đối tượng tham gia được hướng dẫn cách thức, dựa vào màu dây ruy băng
(có thể thay thế bằng sticker) mà các bạn được nhận trước đó để bắt đầu chơi từ khu vực
tương ướng với màu sắc đó.
- Tại các khu sẽ có những trị chơi khác nhau theo phân loại: Các trò chơi rèn luyện
tư duy, rèn luyện sức mạnh, rèn luyện sự khéo léo, nhanh nhẹn, can đảm và kiên trì.



10

- Hình thức trị chơi là một cuộc thi đấu vượt trạm, có điểm trương đồng với trị
chơi con mực (Squid game) trong phim Squid game, từng làm mưa làm gió trong năm
2021 là sẽ loại nếu thí sinh thất bại. Tuy nhiên, thí sinh trong trị chơi này sẽ có 3 mạng
khi bắt đầu trị chơi và sẽ bị loại nếu có 3 lần thất bại.
- Trong q trình tham gia, các thí sinh sẽ có 2 lần mua siêu năng lực và 1 lần nạp
năng lượng (1 mạng) hỗ trợ hồn thành trị chơi tại các khu vực. Các siêu năng lực chỉ
được áp dụng cho lần thứ 2 thực hiện trị chơi đó.
- Sau khi đã hồn thành trị chơi thứ nhất, thí sinh sẽ liên hệ với giám sát để đóng
dấu thơng hành và chỉ định trị chơi tiếp theo.
- Hồn thành tất cả trị chơi trong thời gian sớm nhất bạn sẽ là người chiến thắng.
Nếu sau 16h30 vẫn chưa có thí sinh hồn thành tất cả trị chơi, thì dựa vào thành tích để
lựa chọn ra người chiến thắng. Và nếu có nhiều thành tích tương đồng nhau thì sẽ có trị
chơi phụ để chọn ra 3 người duy nhất.
Cơ cấu giải thưởng:
- Giải nhất: 500 ngàn đồng + giấy chứng nhận
- Giải nhì: 200 ngàn đồng + giấy chứng nhận
- Giải ba: 100 ngàn đồng + giấy chứng nhận
Chi tiết về trò chơi
STT

Khu
vực

Trò chơi
1 : Cờ chó

1


Tư duy
2: Cờ caro

2

Sức
mạnh

1: Khéo co

2: Đá gà cỏ

Hình
thức

Nội dụng

Hai thí sinh đến liên tiếp nhau sẽ tham gia
Cá nhân
đối kháng nhau. Oẳn tù tì để xem ai là
đối kháng
người đi đi cờ trước.
Cá nhân Tương tự. Tuy nhiên những người thắng
đối kháng cuốc trò chơi 1 mới bắt đầu trị chơi 2.
Nhóm
Nếu đến cùng lúc nhiều người sẽ thi đấu
hoặc cá thi đấu theo nhóm. Nếu ít sẽ thi cá nhân.
nhân đối Lẽ sẽ tham gia cùng người giám sát hoặc
kháng

đợi thí sinh tiếp theo.
Cá nhân
Thực hiện sau trò chơi 1
đối kháng


11

3

4

5

6

3: Kéo mo
cau

Cá nhân

Thực hiện sau trò chơi 2. Mo cau sẽ có để
thêm vật nặng lên.

Thẩy đá

Cá nhân

Hồn thành khi cân được 30kg


Đá cầu

Cá nhân

Hoàn thành khi đá liên tiếp được 30 cái

Trị chơi
Nhanh
liên hồn:
nhẹn

Cá nhân

Bắt đầu tại điểm xuất phát bằng trị chơi
múc nước . Sau đó chui qua bánh xe rồi
nhảy bao bố đến vị trí được định, thục dầu
10 cái và đổ nước vào chậu, thực hiện đến
khi đầy. Ăn bánh trên dây để kết thúc.

1.Nhảy
chồng cao

Cá nhân

Nhảy từ độ cao 10cm – 1m3. Để an tồn
sẽ thay thế người bằng nhảy qua dây thun

2.Tìm sâu
trong lá


Cá nhân

Thực hiện sau trị chơi 1.

Khéo
léo

Can
đam

Kiên
trì

Bún thun

Cá nhân

Lựa đậu
Nhảy dây

Cá nhân
Cá nhân

Chỉ cần 2 bờ của 2 sợi dây thun nằm
chồng (đè) lên nhau là ăn. Được 50 cặp là
thắng
Lựa giữa 3 loại đậu trong tô ra riêng
Nhảy xong 100 cái

Thời gian diễn ra trong 5 giờ 30 phút, trung mỗi trị sẽ có 50 phút thực hiện. Đây

là khoảng thời gian đã tính cho việc nghe hướng dẫn cách chơi tại khu vực chơi và phục
hồi sức khỏe nghỉ ngơi và ăn uống của thí sinh tham gia. Và trên đây, chỉ mới khái quát
về nội dung chơi, tùy thuộc vào nhiều yếu tố sẽ có những thay đổi cho phù hợp với thực
tế.
2.2. Dịch vụ trong sự kiện
Các dịch vụ trong sự kiện văn hóa trị chơi dân gian chủ yếu là các dịch vụ nằm
trên địa bàn thành phố Cà Mau. Vì là một sự kiện khu vực tỉnh/thành phố nên tiêu chí
xác lập các nhà cung cấp dịch vụ cũng không đáng kể. Hầu hết dựa vào độ phổ biến, giá
cả, chất lượng và phù hợp với chủ đề sự kiện.
Lưu ý đến các dịch vụ: Thủ tục giấy phép, tài liệu, đặt địa điểm, thiết bị, biểu diễn,
MC, ẩm thực, trò chơi,…


12

2.3. Tiếp thị sự kiện
Mục đích của việc tiếp thị sự kiện “Niềm vui ngày hè” là để quảng bá sự kiện và
tìm nhà đồng hành. Cơng tác quảng bá sẽ thực hiện trên mạng xã hội facebook, tuyên
truyền/quan hệ công chúng và phát tờ rơi.
Mạng xã hội Facebook:
Bước đầu: Xây dựng một page cho sự kiện để tối ưu hóa trên cơng cụ tìm kiếm về
sự kiện văn hóa trò chơi dân gian.
Bước thực hiện quảng bá:
- Thời gian đăng: Đăng bài ít nhất 3 lần/tuần. Lưu ý là nên chọn thời điểm lý tưởng
- Nội dung đăng: Các nội dung thông báo về sự kiện, điểm nổi bật của sự kiện, kiến
thức về trò chơi dân gian và các nội dung liên quan được sắp xếp theo kế hoạch. Chẳng
hạn, một tuần có 3 ngày đăng thì sẽ tương ứng với 3 chủ đề khác nhau lần lượt thông
báo sự kiện, điều hấp dẫn của sự kiện và kiến thức về 1 trò chơi dân gian bất kỳ.
- Hình ảnh: Hình ảnh đăng phải thật sự đặc sắc, được thiết kế theo tiêu chí dân gian
có điểm thu hút và sáng tạo. Tham khảo một hình ảnh sẽ đăng về kiến thức trò chơi đá

cầu ở phụ lục 6.
Vì page mới nên số lượng người tương tác và tiếp cận không cao. Để tăng cần thực
hiện mời bạn bè bấm thích và theo dõi page. Có thể mua gói quảng cáo nếu vẫn thấy số
người tiếp cận cịn ít.
Phát tờ rơi:
Hoạt động phát tờ rơi là một phương pháp truyền thống nhưng vẫn đem lại những
hiệu quả nhất định. Việc phát tờ rơi giúp tiếp cận trực tiếp với khách hàng tiềm năng.
Công tác này sẽ thực hiện trước khi sư kiện diễn ra 3 ngày. Các địa điểm theo kế hoạch
phát tờ rơi có kết hợp với bán vé là:
- Trường THPT Hồ Thị Kỷ
- Trường THPT Cà Mau
- Trường THPT Nguyễn Việt Khái
- Trường THPT chuyên Phan Ngọc Hiển


13

Tuyên truyền/quan hệ công chúng:
Thứ nhất là với nhà trường THPT Hồ Thị Kỷ: Tìm cách liên hệ với hiệu trường
hay phịng ban liên quan để trình bày về sự kiện của tổ chức, những lợi ích từ sự kiện
mà nhà trường đạt được, mong muốn được nhà trường cho phép. Trường hợp thuyết
phục hết mình vẫn khơng được thì đổi địa điểm mới.
Thứ hai là với các nhà đồng hành, tài trợ: là các hộ kinh doanh ăn uống gần trường
hoặc trong địa bàn thành phố. Ban tổ chức sẽ đến các hộ kinh doanh cũng sẽ trình bày,
giới thiệu về sự kiện. Sẽ hỗ trợ cho các hộ về lên ý tưởng, thiết kế gian hàng. Mọi doanh
thu trong sự kiện đều sẽ là của họ. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp thương hiệu
muốn quảng bá trong sự kiện sẽ phải tài trợ một khoản phí nhỏ và được ưu tiên hơn về
vị trí bày bán.
2.4. Ngân sách sự kiện
Về kế hoạch kinh phí thực hiện

Ban Tổ chức sẽ cố gắng thương lượng để tối thiểu kinh phí nhất có thể. Điển hình:
Trong việc th địa điểm: Mặc định sự kiện sẽ do một tổ chức lên kế hoạch thực
hiện nên kinh phí sẽ do tổ chức chi trả. Tuy nhiên, đây là một sự kiện lành mạnh, cần có
trong học đường, khơng những có mục đích giải trí mà cịn là những bài học giúp tìm ra
các nhân tố trẻ tiềm năng tại học đường. Vì vậy, có thể vận động mượn địa điểm hoặc
giảm tiền thuê từ phía nhà trường.
Khu vực ẩm thực: Nguồn nhân lực của Ban tổ chức có giới hạn. Vì vậy Ban tổ chức
sẽ tìm người đồng hành. Như các quán ăn uống quanh trường hoặc trong thành phố xây
dựng các gian hàng ẩm thực trong sự kiện.
Cộng tác viên: Hiện nay, cộng tác viên đã trở thành một trong những nguồn lực
mùa vụ cho sự kiện. Lựa chọn cộng tác viên là học sinh, sinh viên mong muốn học hỏi
kinh nghiệm và rèn luyện bản thân, cụ thể là học hỏi về cách lên kế hoạch, tổ chức sự
kiện. Việc này sẽ làm giảm chi phí thuê nguồn nhân lực mới.


14

Kinh phí thực hiện
STT

1

2

3

Hoạt động
Khu vực

Trị chơi

dân gian

Ẩm thực

Sân khấu

Chi tiết
Thiết kế mỗi khu vực các trò
chơi (dụng cụ trang trí, sử
dụng và hỗ trợ)
Trang phục thuê ( 14 trang
phục mỗi khu vực có 2
người mặc)

5

1.200.000
1.400.000

Giải thưởng

1.000.000

Trang trí khu vực gian hàng
ẩm thực

2.000.000

MC chương trình hoạt náo
(sáng + chiều)


7.000.000

Dựng sân khấu
(diện tích 50m2, cao 1m)
Thiết kế và trang trí sân khấu

Ghi chú

6.000.000

Tiền ăn uống hỗ trợ

Âm thanh, ánh sáng,…

4

Kinh phí
(VNĐ)

8.000.000

Tham khảo giá tại
Trang phục biểu diễn
Cà Mau
Bao gồm BTC và 12
cộng tác viên
Trang trí khu vực
xung quanh và hỗ trợ
các gian hàng

Tham khảo giá ở
công ty cho thuê MC
- MCVN
Tham khảo giá thuê
tại công ty Minh Vũ

3.000.000
8.000.000

Ca sĩ khách mời
3 tiết mục văn nghệ
Các chi phí khác (Marketing, vận
chuyển, ăn uống,…)
Kinh phí dự trù

10.000.000
7.000.000

Tổng cộng

70.000.000

Tham khảo giá th
tại cơng ty Minh Vũ
cho 1000 khách

8.000.000
7.400.000

Đối với việc mời ca sĩ, ban tổ chức sẽ thực hiện cuộc khảo sát nghiên cứu để tìm

ra ca sĩ phù hợp với chương trình tại địa điểm nhất. Trước mắt, giá thuê trên chỉ là giá
mời ca sĩ hạng thơng thường có nhiều người biết đến. Tùy vào đối tượng có thể giá này
sẽ có thay đổi nhiều.


15

Doanh thu
Vé tham gia: Doanh thu chương trình chủ yếu đến vé tham gia sự kiện. Đối với loại
vé tham gia trị chơi vì khơng gian có giới hạn nên sẽ chỉ bán duy nhất 300 vé tham gia
trò chơi cho 300 người đầu tiên. Đối với vé tham gia chương trình, mục tiêu mong muốn
tối thiểu đạt được là 1000 người tham gia. Cụ thể các loại vé sẽ bán và doanh thu dự kiện
đạt được như sau:
STT
1
2
3

Giá
(VNĐ/vé)
Vé tham gia trị chơi 195.000
Vé tham gia chương
50.000
trình
Vé mua combo
230.000

50 người tham gia

Doanh thu dự kiến

(VNĐ)
9.750.000

750 người tham gia

37.500.000

250 người tham gia

57.500.000

Loại vé

Mục tiêu

Tổng cộng

104.750.000

Dịch vụ bán sản phẩm: Ngoài doanh thu về vé, các hình dích bán hàng trong sự
kiện cũng giúp khai thác tối đa nhu cầu của khách và đem đến doanh thu thêm cho sự
kiện này.
Mặt hàng

STT
1
2

Các dụng cụ hỗ
trợ siêu năng lực

Các hàng rong

Giá
(VNĐ/sản phẩm)

Mục tiêu mua

Doanh thu dự kiến
(VNĐ)

10.000 – 50.000

Tầm 100 người

2.000.000

5.000 – 20.000

Tầm 150 người

1.500.000

Tổng cộng

3.500.000

Như vậy, có thể thấy doanh thu từ sự kiện văn hóa trị chơi dân gian với chủ đề
“Niềm vui ngày hè” dự kiện tối thiểu sẽ đạt được là 104.750.000 + 3.500.000 =
108.250.000VNĐ. Ngồi ra, cịn doanh thu từ các doanh nghiệp sẽ tài trợ cho sự kiện
(nếu có).

3. Đánh giá
Sự kiện văn hóa trị chơi dân gian tại học đường là một sự kiện có quy mơ khơng
q lớn, chủ yếu tại học đường. Vì vậy, đối tượng khách hàng mục tiêu của sự kiện chủ
yếu là học sinh trung học. Tuy nhiên, sự góp mặt và tham gia của các đối tượng học sinh
trung học cơ sở cũng sẽ được hoan nghênh trong sự kiện.


16

Những điểm đặc sắc chính là tổ chức sự kiện theo mục đích cuộc thi nhưng lại
khơng q đặt nặng vấn đề đoạt giải. Vì vậy, học sinh sẽ thoải mái chơi khơng bị áp lực
về thành tích.
Về vấn đề an ninh sự kiện, cũng sẽ được Ban tổ chức làm việc với Ủy ban địa
phương để đảm bảo hoạt động diễn ra an tồn nhất có thể. Mặc dù đối tượng cho phép
tham gia là học sinh và thông qua hình thức bán vé nên việc kiểm sốt an ninh cũng sẽ
dễ dàng cho Ban tổ chức sự kiện hơn.
Về vấn đề môi trường, Ban tổ chức cũng rất xem trọng vấn đề này. Nên trong kế
hoạch, sau khi hoàn thành xong đều sẽ tiến hành dọn dẹp sạch sẽ. Trong quá trình diễn
ra, Ban tổ chức cũng sẽ nhắc nhở ý thức học sinh và trang bị thùng rác ở mỗi khu vực để
tránh các bạn vứt rác bừa bãi trên sân trường.


17

KẾT LUẬN
Ở mỗi sự kiện sẽ có cách lập kế hoạch tổ chức riêng và thường sẽ khơng có bảng
kế hoạch nào giống hoàn toàn kế hoạch nào, dù cho là cùng một chủ đề sự kiện. Nếu có
sự lặp lại sẽ làm cho sự kiện rập khuôn, không mới lạ và thu hút đối tượng tham gia.
Nội dung bài tiểu luận bao gồm lý thuyết các bước lập kế hoạch của sự kiện Văn
hóa – Du lịch và phần vận dụng để lập một kế hoạch sự kiện văn hóa trị chơi dân gian

theo chủ đề “Niềm vui ngày hè”. Sự kiện này, sẽ bao gồm các nội dung: định hình sự
kiện để có cái nhìn và hiểu được chủ đề của sự kiện, rồi tập trung lập 1 kế hoạch chi tiết
chương trình sự kiện tổ chức trong một ngày. Cuối cùng là đánh giá sự kiện để hồn
chỉnh hơn.
Về lên ý tưởng thiết kế hình ảnh, màu sắc cho sự kiện sẽ phải phù hợp với lứa tuổi
cấp ba. Vì thiếu kinh nghiệm thiết kế cộng với việc sử dụng các ứng dụng thiết kế hạn
chế nên các mẫu thiết kế vé tham gia, thẻ hành trình,… chỉ nằm trong giới hạn và khả
năng của em.
Về ngân sách sự kiện, hầu hết kinh phí do em tự xây dựng. Tuy nhiên, vẫn có sự
tham khảo và dựa vào thơng tin mà em tìm hiểu được.
Qua việc lập kế hoạch sự kiện văn hóa trị chơi dân gian chủ đề “Niềm vui ngày
hè”, em mong muốn có thể tiến hành triển khai ngoài thực tế giúp đạt được những mục
tiêu mà sự kiện đề ra. Mong muốn học sinh ngày nay có một sân chơi bổ ích như thế này
trong học đường mà bản thân em chưa từng được trải qua trước đó.


18

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1) Cao Đức Hải và Nguyễn Khánh Ngọc. (2014). Quản lý lễ hội và sự kiện. Nxb Lao
Động, Hà Nội.
2) Nguyễn Đức Mạnh và Nguyễn Đình Hịa. (2015). Giáo trình Marketing du lịch. Nxb
Đại học Kinh tế Quốc dân.
3) Các web tham khảo:
-
-
-


19


PHỤ LỤC
Phụ luc 1: Toàn cảnh trường THPT Hồ Thị Kỷ

Nguồn: phần cắt từ Google map
Phụ lục 2: Bố trí các khu vực trò chơi và sân khấu tại trường

Nguồn: Tác giả


20

Phụ luc 3: Vé tham gia trò chơi và văn nghệ
Mặt trước

Mặt sau

Nguồn: Tác giả
Phụ lục 4: Thẻ hành trình
Mặt trước

Mặt sau

Nguồn: Tác giả


21

Phụ lục 5: Phiếu đánh giá


PHIẾU ĐÁNH GIÁ
SỰ KIỆN VĂN HĨA TRỊ CHƠI DÂN GIAN TẠI HỌC ĐƯỜNG
Bạn đến từ đâu?

Khác

Trường THPT Hồ Thị Kỷ

Bạn đã chơi được bao nhiêu trị trong hơm nay?
Khu vực Tư duy
Khu vực Sức mạnh
Khu vực Khéo léo
Khu vực Nhanh nhẹn
Khu vực Kiên Trì
Khu vực Can đẩm
Bạn thích nhất trị chơi nào?
Trị chơi bạn thấy dễ chơi nhất?
Trị chơi nào khó nhất với bạn?
Bạn cảm thấy như thế nào sau khi đã kết thúc các trị chơi hơm nay?
Rất chán

Chán

Bình thường

Vui

Rất vui

Tại sao vậy?

……………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………….
Bạn có mong muốn gì cho những sự kiện tương tự như này sắp tới không?
……………………………………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………………………….

Nguồn: Tác giả


22

Phụ lục 6: Một bài đăng Facebook mẫu

Nguồn: Tác giả