ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Họ và tên: Trịnh Huy Long
Lớp môn học: Công nghệ thông tin

BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài “ Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy”

HÀ NỘI, 6/2020


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy

ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Họ và tên: Trịnh Huy Long
Lớp môn học: Công nghệ thông tin

BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài “ Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy”

Giáo viên phụ trách: Nguyễn Quang Linh

HÀ NỘI, 6/2020
MỤC LỤC

2


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy

3


Hệ thống quản lý trang thiết bị phịng máy

LỜI NĨI ĐẦU
Với sự quan tâm đầu tư của cơ quan các cấp, trang thiết bị phịng máy tại Đại
học cơng nghiệp hà nội đang tăng lên cả về số lượng và chất lượng. Điều đó đặt ra yêu
cầu cần phải quản lý và khai thác thực sự có hiệu quả các trang thiết bị phịng máy.
Với nguồn nhân lực khơng nhiều, các cán bộ, nhân viên các trung tâm máy tính gặp
rất nhiều khó khăn trong q trình quản lý, bảo quản, khai thác trang thiết bị. Đặt ra
yêu cầu cần thiết phải ứng dụng công nghệ và xây dựng một hệ thống hỗ trợ quản lý
trang thiết bị.
Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy được nghiên cứu thiết kế nhằm mục
đích hỗ trợ cho các cơ quan, đơn vị, giáo viên, nhân viên trung tâm máy tính và các
phịng máy có được sự thuận lợi và chính xác hơn trong công tác quản lý và khai thác
trang thiết bị phịng máy. Bố cục của báo cáo gồm có 3 chương:
Chương 1: Khảo sát hệ thống
Chương 2: Phân tích hệ thống
Chương 3: Thiết kế hệ thống
Báo cáo trình bày những vấn đề liên quan đến phân tích và thiết kế nên hệ
thống quản lý trang thiết bị phòng máy với cơ cấu tại Đại học công nghiệp hà nội.

4



Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy

Chương 1. Khảo sát hệ thống
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
a. Định kỳ theo dõi số lượng, chất lượng, tình trạng, sự đồng bộ, đính kèm của trang
thiết bị trong phòng máy. Xuất ra các báo cáo chứa các thông tin về trang thiết bị, lập
kế hoạch khai thác trang thiết bị, báo cáo đánh giá hiệu quả khai thác trang thiết bị gửi
lên thủ trưởng cấp trên kiểm tra, giám sát. Nếu có kiểm tra đột xuất, thủ trưởng cấp
trên sẽ yêu cầu các trung tâm cập nhật thông tin và gửi các báo cáo.

b. Quản lý quá trình mượn, trả, đền bù trang thiết bị phịng máy theo quy trình dưới
đây. Người mượn sẽ đến các trung tâm máy tính, xuất trình thẻ định danh và đề nghị
được mượn, trả trang thiết bị, nhân viên trung tâm sẽ làm thủ tục cho mượn hoặc nhận
trả.

c. Quản lý việc lên kế hoạch dự trù cung ứng, cấp phát trang thiết bị và tiếp nhận trang
thiết bị được cấp phát theo quy trình dưới đây. Nhân viên trung tâm sẽ lập danh sách
đề nghị cấp phát, cung ứng TTB gửi lên cấp trên. Bộ phận chuyên trách sẽ tiến hành
liên hệ nhà cung cấp để cấp phát.

e. Quản lý việc đề nghị sửa chữa, thay thế phụ tung, tăng hạn trang thiết bị và chuyển
giao trang thiết bị cho đơn vị khác. Nhân viên trung tâm sẽ lập danh sách đề nghị sửa
chữa, tăng hạn TTB gửi lên cấp trên. Bộ phận chuyên trách sẽ tổng hợp và gửi đi các
trạm sửa chữa tiếp nhận TTB. Bộ phận chuyên trách sẽ nhận được đề nghị chuyển
giao trang thiết bị từ một đơn vị, tiến hành phê duyệt và chuyển giao trang thiết bị.

5



Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
1.1.2. Cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ
Hệ thống quản lý trang thiết bị phịng máy có cơ cấu tổ chức gồm 3 bộ phận:
Bộ phận bảo quản trang thiết bị; bộ phận giám sát, kiểm tra; bộ phận Phòng Kỹ thuật.
a. Bộ phận bảo quản trang thiết bị

• Thơng qua việc bảo dưỡng trang thiết bị phòng máy theo quy định, bộ phận này
theo dõi thường xuyên, liên tục trang thiết bị về số lượng, chất lượng, tình trạng,
phần mềm tương thích... thơng qua việc thống kê, kiểm kê, ra sốt.
• Theo định kỳ hoặc do yêu cầu của thủ trưởng cấp trên, bộ phận này xuất ra các
thống kê, báo cáo về thơng tin của các trang thiết bị phịng máy như số lượng, chất
lượng, tình trạng sử dụng, tuổi thọ, sự đồng bộ và gửi báo cáo lên cơ quan cấp trên
nắm được.
• Lập nên và cập nhật, chỉnh sửa các kế hoạch khai thác, sử dụng trang thiết bị
phòng máy trong năm học hoặc học kỳ gửi báo cáo lên cơ quan cấp trên nắm được.
• Đồng thời theo định kỳ thống kê, đánh giá được hiệu quả khai thác trang thiết bị
phòng máy so với kế hoạch, báo cáo cấp trên và điều chỉnh kế hoạch khai thác để
đạt hiệu quả cao nhất.
• Là bộ phận thực hiện các thủ tục quản lý việc cho mượn, nhận trả các trang thiết
bị. Trong quá trình cho mượn, xảy ra hư hỏng, mất mát, sẽ tiến hành làm các thủ
tục đền bù theo quy định của Bộ Quốc phòng và Học viện, nộp tiền được đền bù
lên cơ quan chủ quản cấp trên xử lý.
• Căn cứ vào việc rà sốt, thống kê thường xun tình trạng của trang thiết bị trong
trung tâm, bộ phận này lập ra kế hoạch cung ứng, cấp phát trang thiết bị mới cho
phòng máy gửi lên cấp trên phê duyệt. Và tiến hành tiếp nhận các trang thiết bị
được cấp phát.
• Cũng căn cứ vào báo cáo tình trạng trang thiết bị, bộ phận này lập danh mục các
trang thiết bị cần phải bảo trì, bảo dưỡng, tăng hạn và gửi lên cơ quan cấp trên tiếp

nhận, đề nghị sửa chữa.
• Bàn giao trang thiết bị cần sửa chữa, tăng hạn. Tiếp nhận TTB đã được sửa chữa.
• Tiến hành chuyển giao, bàn giao trang thiết bị theo chỉ thị của cấp trên
b. Bộ phận giám sát, kiểm tra
Bộ phận này thuộc vào vị trí lãnh đạo khoa, viện, trung tâm.

• Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận các báo cáo, thống kê từ các trung tâm máy
tính, nắm được thơng tin tổng quát từ các trung tâm của cơ quan.
• Gửi yêu cầu cho các trung tâm chưa gửi báo cáo, tiếp nhận các công văn chỉ thị từ
cấp trên, gửi công văn chỉ thị cho các trung tâm thực hiện.

6


Hệ thống quản lý trang thiết bị phịng máy

• Tổng hợp báo cáo từ các trung tâm và lập báo cáo về hiện trạng trang thiết bị
phòng máy, gửi lên cơ quan chuyên trách, thủ trưởng cấp trên.
• Nhận và tổng hợp các báo cáo về đền bù thiệt hại trang thiết bị, làm việc với Ban
tài chính để thanh tốn tiền đền bù thiệt hại do khai thác TTB.
• Tiếp nhận và tổng hợp các yêu cầu cung ứng, cấp phát, sửa chữa trang thiết bị từ
các trung tâm máy tính và tiến hành kiểm tra, tổng hợp đề nghị cấp phát, sửa chữa,
tiếp tục gửi đề nghị lên cơ quan phịng Kỹ thuật.
• Là đại diện tiếp nhận trang thiết bị được cấp trên cấp phát cho trung tâm máy tính,
sau đó gửi thơng báo tiếp nhận, ủy quyền tiếp nhận đến các trung tâm.
• Tiến hành rà sốt, đối chiếu, kiểm tra thơng tin trang thiết bị cấp phát để kịp thời
khiếu nại, ý kiến với cơ quan cấp trên.
• Đại diện thơng qua để xét duyệt chuyển giao các trang thiết bị đến đơn vị khác.
c. Bộ phận phịng Kỹ thuật


• Tiếp nhận các danh mục đề nghị cung ứng, cấp phát mới trang thiết bị từ các khoa,
viện, trung tâm và tiến hành kiểm tra, phê duyệt các yêu cầu.
• Lập và gửi Ban Giám đốc phê duyệt danh mục trang thiết bị được đề nghị cung
ứng, cấp phát mới.
• Giao bộ phận chuyên trách phối hợp với các nguồn cung cấp tiến hành giao dịch
mua sắm trang thiết bị và cung ứng, cấp phát trang thiết bị cho các khoa, viện,
trung tâm đề nghị.
• Tổng hợp danh mục đề nghị sữa chữa lớn, tăng hạn từ các trung tâm, khoa, viện và
gửi đến các trạm sửa chữa đề nghị tiếp nhận TTB để bảo dưỡng.
• Xin xác nhận thanh tốn từ Ban Giám đốc và làm việc với Ban Tài chính thanh
tốn tiền mua trang thiết bị cấp phát mới.
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
Tên nghiệp vụ
1

Quy trình xử lý nghiệp vụ

Thống kê, đánh - Điều kiện kích hoạt: Đến thời hạn định kỳ thống kê
giá tình trạng các hoặc do cấp trên yêu cầu thống kê đột xuất.
trang thiết bị.
- Đầu ra: Xuất ra được danh mục trang thiết bị trong các
phịng máy tại trung tâm, có đánh giá rõ số lượng, tình
trạng, chất lượng, trạng thái sử dụng, tuổi thọ.
- Quy trình xử lý:
+ Thực hiện theo chế độ bảo quản vũ khí trang bị hằng
ngày, chế độ làm ngày kỹ thuật, người quản lý trung tâm
máy tính phải chỉ huy nhân viên trong trung tâm thực
hiện bảo quản trang thiết bị trong phòng máy(01) hằng

7



Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
ngày và hằng tuần và điền vào phiếu kiểm kê(02)
(MB01). Qua quá trình đó, người quản lý kiểm kê số
lượng, chất lượng, tình trạng(03) sử dụng của trang
thiết bị trong phịng máy và cập nhật vào phần mềm
quản lý(04). Phần mềm này sẽ lưu lại lịch sử cập nhật
thông tin của người quản lý. Thống kê các thơng tin về
trang thiết bị:

• Số lượng
• Tình trạng thiết bị: Dựa vào việc kiểm tra, bảo
-

-

-

•
•
•
•
•
•

quản thường xun, người quản lý đánh giá được
tình trạng trang thiết bị theo mức độ:
Cấp 1: Trang thiết bị còn mới, chưa qua sử dụng
hoặc đang sử dụng trong thời gian được bảo

hành, đổi trả.
Cấp 2: Trang thiết bị còn tốt, đã qua sử dụng, đã
qua sửa chữa, hết thời gian bảo hành đổi trả, đang
sử dụng trong giới hạn tuổi thọ, khơng có hỏng
hóc.
Cấp 3: Trang thiết bị có hư hỏng nhỏ, lực lượng
nhân viên trung tâm, phịng máy có thể tự sắp xếp
sửa chữa, khắc phục được.
Cấp 4: Trang thiết bị có hư hỏng vừa và lớn, đã
qua tuổi thọ sử dụng kỹ thuật, yêu cầu phải gửi
cho trạm sửa chữa kỹ thuật để khắc phục, thay thế
phụ tùng, tăng hạn sử dụng trang thiết bị.
Cấp 5: Trang thiết bị đã hư hỏng, khơng cịn khả
năng sử dụng, phục hồi hoặc sửa chữa tốn kém,
hết tuổi thọ sử dụng mà không thể tăng hạn sử
dụng. Trang thiết bị yêu cầu phải thay thể, đổi
mới, cấp phát mới.
Tình trạng sử dụng của thiết bị:
Đang niêm cất
Đang lưu trữ
Đang mượn
Đang gửi sửa chữa
Thông tin người mượn
Tuổi thọ
Ngày tiếp nhận
Phần mềm tương thích, đồng bộ:
Ghi chú: Ghi chú thơng một số thơng tin về trang
thiết bị. Ví dụ bị mất mát, tiêu hao, rủi ro...

+ Tuân theo quy định của cơ quan, đơn vị, người quản lý

trung tâm máy tính sẽ phải thống kê, báo cáo, đánh giá

8


Hệ thống quản lý trang thiết bị phịng máy
về tình trạng chung(05) của trang thiết bị phòng máy và
gửi báo cáo lên Bộ phận đối chiếu, kiểm tra(06) thuộc
cơ quan chủ quản khoa, viện, trung tâm để báo
cáo(MB02). Sau đó, cơ quan khoa, viện, trung tâm chủ
quản gửi báo cáo lên cơ quan phịng Kỹ thuật(MB20)
(07)
+ Trường hợp có cơ quan cấp trên yêu cầu kiểm tra và
thống kê đột xuất, cán bộ quản lý trung tâm sẽ xuất ra
thống kê báo cáo tình trạng trang(08) thiết bị phịng
máy ngay tại thời điểm được yêu cầu(MB03).
Lập kế hoạch
khai thác trang
thiết bị phòng
máy và báo cáo
hiệu quả khai
thác trang thiết bị
phòng máy.

- Điều kiện kích hoạt: Ngay sau khi tiếp nhận trang
thiết bị mới.Theo định kỳ, phải lập báo cáo hiệu quả
khai thác trang thiết bị.
- Đầu ra: Bản kế hoạch khai thác trang thiết bị, báo cáo
hiệu quả khai thác trang thiết bị.
- Quy trình xử lý:

+ Ngay sau khi tiếp nhận trang thiết bị mới(09), các
trung tâm có nhiệm vụ phải lập ra kế hoạch khai
thác(10) trang thiết bị và cập nhật vào hệ thống(11).
Đồng thời gửi lên cơ quan cấp trên(12) để nắm và theo
dõi(MB04). Kế hoạch sẽ được sửa đổi, bổ sung theo
định kỳ(13) quý, học kỳ hoặc năm.

2

+ Đồng thời, theo định kỳ, quản lý trung tâm phải tiến
hành lập báo cáo hiệu quả khai thác(14) trang thiết bị
phòng máy và cập nhật vào hệ thống(15), gửi lên cơ
quan cấp trên(16) để báo cáo (MB05). Từ đó có sự điều
chỉnh kế hoạch khai thác(17) để đạt hiệu quả tốt nhất.
3

Đăng ký mượn
trang thiết bị
(hoặc gia hạn
mượn)

- Điều kiện kích hoạt: Cán bộ, nhân viên, giáo viên, học
viên trong học viện có nhu cầu mượn trang thiết bị từ
phòng máy, đến gặp nhân viên quản lý trung tâm.
- Đầu ra: Trang thiết bị người yêu cầu cần mượn, phiếu
mượn trang thiết bị có ghi thơng tin mượn, trả; cập nhật
thông tin mượn trả trong hệ thống.
- Quy trình xử lý:
+ Cán bộ, nhân viên, giáo viên, học viên có nhu cầu sử
dụng đến trang thiết bị phịng máy sẽ đến trung tâm máy

tính gần nhất tại nơi công tác gặp nhân viên trung tâm đề
nghị được mượn sử dụng trang thiết bị phòng máy.
+ Nhân viên trung tâm sử dụng hệ thống, kiểm tra
thông tin danh mục(18) trang thiết bị có sẵn, nếu khơng
cịn có sẵn, kiểm tra các trung tâm đang còn sẵn và

9


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
giới thiệu(19) cho họ đến mượn. Nếu có sẵn trong trung
tâm, tiến hành làm thủ tục cho mượn(20) trang thiết bị.
Nhân viên sẽ dựa vào hệ thống để lựa chọn trang thiết
bị(21) sao cho hiệu quả khai thác đạt tốt nhất.
+ Sau khi người mượn xuất trình các thẻ định danh yêu
cầu, nhân viên trung tâm tương tác với hệ thống(22)
bằng thẻ định danh của người mượn, minh bạch thông
tin mượn trong hệ thống của thẻ định danh cho người
đến mượn, cập nhật trạng thái trang thiết bị(23) trong
hệ thống. Đồng thời bàn giao trang thiết bị(24) cho
người mượn, cập nhật thông tin(25) vào hệ thống và
xuất phiếu mượn(26) chứa thông tin chi tiết về trang
thiết bị (MB06), ký xác nhận người cho mượn(27).
4

Trả trang thiết bị,
đền bù về việc
mất mát, hỏng
hóc.


- Điều kiện kích hoạt: Người mượn trang thiết bị của
phịng máy đến trả trang thiết bị hoặc trình báo về việc
để mất, hỏng hóc TTB.
- Đầu ra: Xác nhận đã trả trang thiết bị mượn từ phịng
máy, cập nhật tình trang cho trang thiết bị.
- Quy trình xử lý:
+ Sau quá trình sử dụng trang thiết bị, người mượn hoặc
người được ủy quyền sẽ đến trung tâm máy tính gặp
nhân viên trung tâm đề nghị trả trang thiết bị đã mượn
trước đó.
+ Người đến trả nếu xuất trình được phiếu mượn, nhân
viên trung tâm máy tính sẽ tiến hành kiểm tra lại trong
hệ thống tình trạng của trang thiết bị(28) so khớp với
thơng tin phiếu mượn(29).

•

Nếu sau khi kiểm tra, TTB có tình trạng trùng
khớp với khi cho mượn và trong thời hạn cho
mượn thì tiến hành làm thủ tục trả TTB(30)

+ Người đến trả sẽ xuất trình thẻ định danh để xác nhận
thông tin(31) và bàn giao trang thiết bị(32) cho nhân
viên trung tâm.
+ Nhân viên trung tâm có trách nhiệm kiểm tra kỹ càng
trang thiết bị(33) theo đúng thơng tin trong hệ thống,
đóng dấu xác nhận trả(34) vào phiếu mượn và đưa cho
người đến trả. Đồng thời xác nhận thơng tin đã hồn
trả vào trong hệ thống(35).
+ Nhân viên trung tâm cho người đến trả xem đầy đủ

thông tin mượn(36) của thẻ định danh vừa trả trong hệ
thống.

10


Hệ thống quản lý trang thiết bị phịng máy

• Trường hợp qua kiểm tra thấy TTB khơng cịn
ngun hiện trạng, đã quá hạn mượn TTB hoặc
người đến trình báo làm mất TTB thì tiến hành
làm thủ tục đền bù(37).
+ Người trình báo xuất trình thẻ định danh trong hệ
thống, nhân viên trung tâm sẽ xác nhận, căn cứ vào quy
định của học viện và trung tâm thông báo đền bù thiệt
hại(38) hoặc hình thức xử phạt, xuất ra phiếu xác nhận
đền bù(39) có chứa đầy đủ thơng tin người bị phạt, lý do
bị phạt, số tiền phạt, thông tin người xử phạt(MB07).
+ Sau đó nhân viên trung tâm tiến hành tiếp nhận trang
thiết bị(40) và yêu cầu người đến trả thanh tốn tiền
phạt với Ban Tài chính(41).
+ Căn cứ vào quy định của học viện và trung tâm, sẽ có
trường hợp được lưu trong hệ thống và báo cáo lên cấp
trên để có các biện pháp kỷ luật theo quy định.
+ Nhân viên trung tâm cập nhật thông tin hệ thống(42)
và thông báo cho người đến trả kiểm tra lại thơng
tin(43).
+ Theo định kỳ, trung tâm máy tính xuất báo cáo về việc
mất mát, đền bù(44)(MB08), nộp lên cơ quan chủ
quản, cơ quan chủ quản(45) sẽ tổng hợp từ các trung

tâm, lập danh mục đền bù hỏng hóc, mất mát (MB19)
(46) và nộp lên ban Tài chính Học viện kiểm tra, rà
soát và xác nhận danh sách đền bù(47).
5

Đề nghị cấp phát
và tiếp nhận trang
thiết bị cấp phát
mới.

- Điều kiện kích hoạt: Trang thiết bị trong phịng máy bị
hỏng nặng, thiếu hụt hoặc mất mát.
- Đầu ra: Thông báo và ủy quyền tiếp nhận trang thiết
bị, trang thiết bị mới được cấp phát, danh mục thông tin
trang thiết bị, cập nhật thơng tin vào hệ thống.
- Quy trình xử lý:
+ Trong q trình kiểm tra, rà sốt lại trang thiết bị
trong phòng máy(48), nhân viên sẽ tổng hợp, lập danh
mục trang thiết bị cần thiết phải thay thế và cấp phát
mới(MB09)(49).
+ Sau khi lập danh mục, nhân viên xác nhận lại và thông
qua hệ thống gửi đề nghị lên bộ phận chuyên trách(50)
thuộc cơ quan chủ quản khoa, viện, trung tâm.
+ Khoa, viện, trung tâm tiếp nhận, kiểm tra danh mục
cấp phát trang thiết bị(51). Đồng thời tổng hợp tiếp tục
gửi trực tiếp cho cơ quan Phòng Kỹ thuật(52) đề nghị

11



Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
được cấp phát trang thiết bị phòng máy(MB10).
+ Cơ quan phòng Kỹ thuật xem xét phê duyệt kế hoạch
cấp phát trang thiết bị(53) cho khoa, viện, trung tâm,
gửi đề nghị phê duyệt lên Ban Giám đốc(54) (MB21),
sau đó giao bộ phận chuyên trách liên hệ với các nguồn
cung cấp tiến hành cấp phát trang thiết bị(55) cho khoa,
viện, trung tâm. Xác nhận hóa đơn(MB22) từ nhà
cung cấp(56)
+ Khoa, viện, trung tâm giao bộ phận giám sát, kiểm tra
rà sốt lại thơng tin trang thiết bị(57) bàn giao so với
danh mục yêu cầu cấp phát, có gì sai lệch thì tiếp tục ý
kiến, đề nghị đáp ứng(58).
+ Sau khi xác nhận biên bản bàn giao, tiếp nhận, giao
cho bộ phận phụ trách bàn giao cho các trung tâm máy
tính(59) theo yêu cầu cấp phát trước đó. Chuyển danh
mục thơng tin chi tiết(60) về trang thiết bị(MB18)
+ Bộ phận quản lý trung tâm tiến hành nhập thông tin
của trang thiết bị(61) vào phần mềm tiếp nhận trang
thiết bị và xuất phiếu nhận, biên bản bàn giao(62) và
xác nhận giữa hai bên bàn giao(MB11).
+ Cơ quan phòng Kỹ thuật sẽ xin xác nhận của Ban
Giám đốc(63) về các hóa đơn cấp phát và tiến hành
thanh tốn với Ban Tài chính(64).
6

Đề nghị sửa chữa, - Điều kiện kích hoạt: Trang thiết bị trong phịng máy bị
tặng hạn trang hỏng vừa và lớn, nhân viên trung tâm không thể tự khắc
thiết bị
phục, trang bị quá hạn khai thác cần tăng hạn.

- Đầu ra: Lập danh mục trang thiết bị có hư hỏng yêu
cầu phải gửi trạm sửa chữa để bảo dưỡng, tăng hạn.
Trung tâm tiếp nhận trang thiết bị đã được sửa chữa,
thông tin thông số kỹ thuật kèm theo, cập nhật hệ thống.
- Quy trình xử lý:
+ Trong q trình kiểm tra, rà sốt trang thiết bị(65)
trong phòng máy, nhân viên trung tâm lập nên danh
mục trang thiết bị(66) cần phải gửi đi bảo dưỡng, tăng
hạn tại các trạm sửa chữa.
+ Thông qua chức năng yêu cầu sửa chữa của hệ thống,
nhân viên trung tâm gửi danh mục sửa chữa(67) lên cơ
quan chủ quản khoa, viện, trung tâm(MB12) .
+ Bộ phận tiếp nhận, phê duyệt, kiểm tra, đối chiếu của
khoa, viện, trung tâm sẽ xác nhận(68) và phê duyệt(69).
Đồng thời tiếp tục tổng hợp từ các trung tâm(70) và

12


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
gửi yêu cầu sửa chữa(71) lên cơ quản phòng Kỹ
thuật(MB13).
+ Cơ quan phòng Kỹ thuật sẽ tiếp nhận và xác nhận
các yêu cầu(72), chuyển danh mục cho các trạm sửa
chữa(73)(MB14), các trạm giao các bộ phận phụ trách
tiến hành đi tiếp nhận trang thiết bị(74) về các trạm để
sửa chữa, tăng hạn(75) hoặc có thể sửa chữa ngay tại
trung tâm.
+ Sau khi sửa chữa xong, đến thời hạn, bộ phận chuyên
trách sẽ tiến hành bàn giao lại trang thiết bị(76) cho các

trung tâm máy tính và xác nhận bàn giao(77) trang thiết
bị (MB15)
+ Các trạm sửa chữa xin xác nhận của cơ quan phịng
Kỹ thuật(78) và làm việc với Ban Tài chính để thanh
tốn kinh phí sửa chữa, tăng hạn(79).
Chuyển giao trang - Điều kiện kích hoạt: Khi có u cầu phải chuyển giao
thiết bị phòng máy
trang thiết bị cho các bộ phận của cơ quan chủ quản.
- Đầu ra: Biên bản ghi nhận quá trình bàn giao. Cập
nhật trạng thái quản lý của trang thiết bị trong hệ thống.
- Quy trình xử lý:
+ Các đơn vị muốn chuyển giao trang thiết bị kỹ thuật sẽ
gửi đến đề nghị đến cơ quan khoa, viện, trung tâm xin
chuyển giao trang thiết bị(80).
7

+ Cơ quan chủ quản khoa, viện, trung tâm nhận được
đề nghị chuyển giao(81) trang thiết bị vật chất(MB16),
xác nhận, phê duyệt và chuyển cho các trung tâm(82).
+ Khi nhận được yêu cầu chuyển giao(83) trang thiết bị
cho một bộ phận nào đó, quản lý trung tâm tiến hành
xuất biên bản chuyển giao(84) trang thiết bị(MB17) và
tiến hành bàn giao cho đơn vị nhận(85).
+ Đồng thời cập nhật thông tin trong hệ thống(86) và
bàn giao vật chất.

*Quy tắc quản lý:
- Việc kiểm tra, bảo quản, rà soát phải tuân theo quy định của điều lệnh, điều lệ quân
đội, quy định của Bộ Quốc phòng và của Học viện.
- Mọi việc mất mát trong quản lý, bảo quản, khai thác trang thiết bị kỹ thuật đều bị xử

lý theo đúng quy định của các cơ quan thẩm quyền.

13


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
- Thực hiện quản lý trang thiết bị kỹ thuật theo phân cấp, mọi hoạt đồng đều phải
thông qua phê duyệt, báo cáo và có người chịu trách nhiệm.
- Trong q trình quản lý, thực hiện đúng theo nguyên tắc tập trung dân chủ, khơng
được để xảy ra tình huống mất mát, hao hụt, quan liêu, tham ơ, lãng phí.
1.1.4. Mẫu biểu
1.4.1. MB01: Danh mục trang thiết bị
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm

DANH MỤC TRANG THIẾT BỊ
Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Chi tiết danh mục trang thiết bị tại phịng máy.
ST
T

Số
Tên Loạ
hiệu thiế i
t bị thiết

bị

Thơn
g số
kỹ
thuật

Phần
mềm
đồng
bộ, thiết
bị
đi
kèm

Nhà
cun
g
cấp

Thời
gian
tiếp
nhận

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật


Tình
trạng

1
2
3
...
THỦ TRƯỞNG TRUNG TÂM
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nhân viên kiểm kê
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.2. MB02: Báo cáo, thống kê tình trạng trang thiết bị

14

Ghi
chú


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm


BÁO CÁO, THỐNG KÊ TÌNH TRẠNG TRANG THIẾT BỊ
Trung tâm máy tính số: ............. Tại: ...................................................
Chi tiết danh mục tình trạng trang thiết bị tại trung tâm:
ST
T
1
2
3
...

Số hiệu

Tên thiết bị

Loại thiết bị

Tình trạng

Ghi chú

Thống kê số lượng, tình trạng trang thiết bị:
- Cấp 1:
- Cấp 2:
- Cấp 3:
- Cấp 4:
- Cấp 5:

THỦ TRƯỞNG TRUNG TÂM
(Ký, ghi rõ họ tên)


NGƯỜI LẬP
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.3. MB03: Báo cáo, thống kê đột xuất
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm

15


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
BÁO CÁO, THỐNG KÊ TÌNH TRẠNG TRANG THIẾT BỊ
Phịng máy số: ............. Tại: ...................................................
Thời điểm xuất báo cáo:
Chi tiết danh mục trang thiết bị tại phịng máy.
ST
T

Số
Tên Loạ
hiệu thiế i
t bị thiết
bị


Thơn
g số
kỹ
thuật

Phần
mềm
đồng
bộ, thiết
bị
đi
kèm

Nhà
cun
g
cấp

Thời
gian
tiếp
nhận

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật

Tình

trạng

Ghi
chú

1
2
3
...
Đại diện quản lý trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nhân viên xuất báo cáo
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.4. MB04: Kế hoạch khai thác trang thiết bị phòng máy
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH SỐ ...
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

KẾ HOẠCH KHAI THÁC TRANG THIẾT BỊ PHÒNG MÁY
(Học kỳ .... năm học......)
Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Chi tiết kế hoạch khai thác trang thiết bị:
ST

T

Số
hiệ
u

Tên thiết Loạ Thông số
bị
i
kỹ thuật
thiế
t bị

Nhà Tình Thời
cun trạn gian
g
g
bắt
cấp
đầu
khai
thác

16

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật


Tổng Ghi
số giờ chú
khai
thác


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
1
2
3
...
Thủ trưởng trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.5. MB05: Báo cáo hiệu quả khai thác trang thiết bị phòng máy
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH SỐ ...
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

BÁO CÁO HIỆU QUẢ KHAI THÁC TRANG THIẾT BỊ PHÒNG MÁY
(Học kỳ .... năm học......)
Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Thời gian khai thác tính đến: ..................................................
Chi tiết báo cáo khai thác trang thiết bị:

ST
T

Số
hiệ
u

Tên
thiết bị

Loạ Thơng số
i
kỹ thuật
thiết
bị

Nhà Tình Thời
cun trạn gian
g
g
bắt
cấp
đầu
khai
thác

Hạn
khai
thác
kỹ

thuật

Tổn
g số
giờ
khai
thác

1
2
3
...
Thủ trưởng trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

17

Đánh
giá
hiệu
quả


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy

1.4.6. MB06: Phiếu mượn (Có đóng dấu đỏ nếu đã trả)
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
Số:......


CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm
PHIẾU MƯỢN

Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Người mượn: ..........................................
Đơn vị: ............................ ......................
Số điện thoại: ..........................................
Thời hạn mượn đến ngày: .......................
Danh mục trang thiết bị yêu cầu mượn.
ST
T
1
2
3
...

Số
Tên
hiệu thiết bị

Loại
thiết bị

Thông số Nhà cung Tình
kỹ thuật
cấp
trạng


Ghi chú

Đại diện bộ phận tiếp nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.7. MB07: PHIẾU XÁC NHẬN ĐỀN BÙ
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm

18


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
PHIẾU XÁC NHẬN ĐỀN BÙ
Phòng máy số: ............. Tại: ......................................................................................
Người đền bù:...........................................................................................................
Đơn vị: .......................................................................................................................
Số điện thoại: ................................................. ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Lý do nộp tiền: ...........................................................................................................
Thời hạn nộp tiền: ....................................................................................................
Thông tin trang thiết bị phải đền bù:
ST Số
Tên
Loại
Nhà cung Tình

T
hiệu thiết bị thiết bị cấp
trạng
1
2
3
...
Tổng tiền nộp phạt:...................................................

Thành tiền

Ghi chú

Bằng chữ:....................................................................
Xác nhận của người đền bù
(Ký, ghi rõ họ tên)

Người lập
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.8. MB08: Báo cáo tổng hợp mất mát, hư hỏng và đền bù
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm

BÁO CÁO TỔNG HỢP MẤT MÁT, HƯ HỎNG

Phịng máy số: ............. Tại: ......................................................................................
Thơng tin trang thiết bị phải đền bù:
ST
T

Tên
Số
thiết
hiệu
bị

Loại
Nhà
Tình
thiết bị cung cấp trạng

19

Người
đền bù

Thành
tiền

Ghi chú


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
1
2

3
...
Tổng tiền nộp phạt:...................................................
Bằng chữ:....................................................................
Đại diện quản lý trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.9. MB09: Đề nghị cấp phát, cung ứng trang thiết bị phịng máy
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH SỐ ...
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT, CUNG ỨNG TRANG THIẾT BỊ PHỊNG MÁY
Phịng máy số: ............. Tại: ...................................................
Chi tiết danh mục trang thiết bị đề nghị cấp phát tại phịng máy.
ST
T

Tên thiết bị

Loại
thiết bị

Số
lượng


Đơn vị
Thơng số kỹ thuật
tính

Ghi chú

1
2
3
...
Đại diện trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.10. MB10: Đề nghị cấp phát trang thiết bị

20


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
HỌC VIỆN KTQS
KHOA .........
Số:......

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

ĐỀ NGHỊ CẤP PHÁT TRANG THIẾT BỊ

Khoa .... kính đề nghị cơ quan Phịng Kỹ thuật cung ứng, cấp phát mới danh mục
trang thiết bị phòng máy để đảm bảo cho khai thác, huấn luyện.
Chi tiết danh mục trang thiết bị đề nghị cấp phát tại phịng máy.
ST
T

Tên thiết bị

Loại
thiết bị

Số
lượng

Đơn vị
Thơng số kỹ thuật
tính

Ghi chú

1
2
3
...
Đại diện quản lý trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.11. MB11: Biên bản tiếp nhận trang thiết bị mới
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH SỐ ...

Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

BIÊN BẢN TIẾP NHẬN TRANG THIẾT BỊ
Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Đơn vị bàn giao:
Đơn vị tiếp nhận:
Chi tiết danh mục trang thiết bị bàn giao:

21


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
ST
T

Số
Tên Loạ Số
hiệu thiế i
lượn
t bị thiết g
bị

Đơ Thơn
n vị g số
tính kỹ

thuật

Nhà
cun
g
cấp

Thời
gian
tiếp
nhậ
n

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật

Tình Ghi
trạng chú

1
2
3
...
Bên bàn giao
(Ký, ghi rõ họ tên)

Bên nhận

(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.12. MB12:. Đề nghị sửa chữa trang thiết bị
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH SỐ ...
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA TRANG THIẾT BỊ
Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Chi tiết danh mục trang thiết bị yêu cầu:
ST
T

Số
Tên thiết Loạ
hiệu bị
i
thiết
bị

Thơn
g số
kỹ
thuật


Nhà
cun
g
cấp

Thời
gian
tiếp
nhậ
n

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật

Tình Đề
trạng nghị
hư
xử lý
hỏng

Ghi chú

1
2
3
...
Đại diện quản lý trung tâm

(Ký, ghi rõ họ tên)

22


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy

1.4.13. MB13: Đề nghị sửa chữa trang thiết bị
HỌC VIỆN KTQS
KHOA .........................
Số:......

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm

ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA TRANG THIẾT BỊ
Khoa .... kính đề nghị phịng Kỹ thuật xem xét sửa chữa, tăng hạn cho trang thiết bị
phòng máy thuộc biên chế của khoa để đảm bảo huấn luyện, khai thác.
Chi tiết danh mục trang thiết bị yêu cầu:
ST
T

Số
Tên thiết Loạ Thơn
hiệu bị
i
g số
thiết kỹ
bị

thuật

Nhà
cun
g
cấp

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật

Tình Đề
trạn nghị
g hư xử lý
hỏng

Địa
điểm

Ghi
chú

1
2
3
...
CHỦ NHIỆM KHOA
(Ký, ghi rõ họ tên)


1.4.14. MB14: Đề nghị sửa chữa, tăng hạn trang thiết bị
HỌC VIỆN KTQS
PHÒNG KỸ THUẬT
Số:......

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

ĐỀ NGHỊ SỬA CHỮA, TĂNG HẠN TRANG THIẾT BỊ
Phòng Kỹ thuật gửi Trạm sửa chữa số .............. danh mục trang thiết bị đề nghị sửa

23


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
chữa, tăng hạn.
Chi tiết danh mục trang thiết bị yêu cầu:
ST
T

Số
Tên thiết Loạ Thơn
hiệu bị
i
g số
thiết kỹ
bị

thuật

Nhà
cun
g
cấp

Hạn
khai
thác
kỹ
thuật

Tình Đề
trạn nghị
g hư xử lý
hỏng

Địa
điểm

Ghi
chú

1
2
3
...
TRƯỞNG PHÒNG
(Ký, ghi rõ họ tên)


1.4.15.. MB15: Biên bản bàn giao trang thiết bị
KHOA...................
TRUNG TÂM MÁY TÍNH SỐ ...
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng
năm

BIÊN BẢN BÀN GIAO TRANG THIẾT BỊ
Phòng máy số: ............. Tại: ...................................................
Đơn vị bàn giao: ........................................
Đơn vị tiếp nhận: .......................................
Chi tiết danh mục trang thiết bị bàn giao:
ST
T

Số
hiệu

Tên thiết bị

Loại
Thông số kỹ Hạn
Thành Ghi chú
thiết bị thuật
khai
tiền

thác kỹ
thuật

1
2
3

24


Hệ thống quản lý trang thiết bị phòng máy
...
Đại diện bên bàn giao
(Ký, ghi rõ họ tên)

Xác nhận của phòng
Kỹ thuật

Thủ trưởng trung tâm
(Ký, ghi rõ họ tên)

1.4.16. MB16: Đề nghị chuyển giao TTB phịng máy
KHOA...................
.................................................
Số:......

CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
........, ngày tháng năm


ĐỀ NGHỊ CHUYỂN GIAO TRANG THIẾT BỊ PHỊNG MÁY
Kính gửi:Thủ trưởng phịng Kỹ thuật.
Tơi tên là:
Chức vụ:
Đơn vị:
Lý do:
Chi tiết danh mục trang thiết bị yêu cầu:
ST
T

Tên thiết bị

Loại thiết bị

Thông số kỹ thuật

Ghi chú

1
2
3
...
Người viết đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)

25