CHƢƠNG 3. MICROSOFT WORD 2010
I. Giới thiệu Microsoft word 2010
Microsoft Word 2010 là một chương trình chuyên dùng để xử lý văn trong bộ
Microsoft Office 2010. Chương trình giúp soạn theo cũng như định dạng các tài liệu
cho các cá nhân hay tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng
Word để:
- Tạo các tài liệu chuyên nghiệp mà có sự kết hợp với các đối tượng đồ họa như:
hình ảnh, sơ đồ, biểu đồ, lưu đồ,…
- Cung cấp cho tài liệu một cách trình bày nhất quán bằng cách áp dụng các
style và theme, đó là cách mà có thể kiểm sốt được font chữ, kích thước, màu sắc,
hiệu ứng hoặc nền của văn bản.
- Lưu trữ và tái sử dụng lại nội dung hay các định dạng của văn bản đã tạo.
- Tạo tin nhắn và email cá nhân để gửi đến nhiều người mà không phải soạn thảo
nhiều lần.
- Tạo ra các thông tin cần thiết cho những tài liệu dài như: bảng nội dung (mục
lục), chỉ mục, tài liệu tham khảo,…
- Bảo vệ tài liệu bằng cách kiểm soát những người có thể thay đổi hoặc thay đổi
các loại khác nhau trong tài liệu..
1. Làm quen với giao diện Microsoft word 2010.

39


Thanh truy cập nhanh (Quick ccess Toolbar): Chứa các nút thực hiện các
thao tác thông thường như: lưu một tài liệu, undo thao tác sau cùng, lặp lại thao tác sau
cùng.
Hệ thống Ribbon: thay thế cho hệ thống Menu trong các phiên bản trước.
Thanh tiêu đề (Title bar): hiển thị các tiêu đề chương trình và tài liệu.
Thanh cuộn ngang/dọc (Horizontal/ Vertical scroller): cho phép bạn di
chuyển tài liệu theo chiều ngang/dọc.
Thƣớc ngang/dọc (Horizontal/ Vertical ruler): cho phép canh chỉnh kích

thước của tài liệu theo chiều ngang/dọc.
Thanh trạng thái (Status bar): hiển thị thông tin tài liệu cũng như vị trí điểm
chèn. Từ trái sang phải, thanh này chứa số trang mà điểm chèn xuất hiện trên đó, tổng
số trang, số từ của tài liệu, nút trạng thái ghi Macro, các nút View và thanh trượt
Zoom.
Chế độ hiển thị (View): cho phép xem tài liệu dưới nhiều chế độ khác nhau.
Zoom: cho phép xem tài liệu với nhiều kích thước khác nhau.
Vùng soạn thảo (Edit region): vùng để nhập văn bản. Vạch đứng thẳng nhấp
nháy được gọi là điểm chèn (insert point) tượng trưng cho vị trí mà chữ sẽ xuất hiện
khi nhập.
2. Hệ thống Ribbon
2.1.Tab File
Khi click vào tab File sẽ mở khung xem Backstage giống như một menu (giống
như menu File trong các phiên bản trước của Word). Khung xem Backstage là nơi mở,
lưu, in cũng như hiển thị danh sách các file đã mở trước đó, các file quản lý và các
thiết lập tùy chọn của chương trình và sổ tay hướng dẫn đặc biệt về Ribbon. Khi click
vào một tùy chọn trong cột bên trái, các thông tin chi tiết sẽ được hiển thị trong cột bên
phải.

40


2.2.Tab Home
Gồm các lệnh định dạng văn bản như: Clipboard, Font, Paragraph, Styles,
Editing, các nút lệnh chuẩn trên thanh công cụ Standard. Nếu cần, bạn có thể tùy chọn
(customize) thanh cơng cụ theo sở thích riêng, hoặc để có cơng cụ riêng cho một loại
tài liệu nào đó và lưu giữ chúng theo các dạng tài liệu đặc biêt.
a. Nhóm lệnh Clipboard
Paste: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí điểm chèn trong tài
liệu

Cut: Cắt phần văn bản hay hình ảnh được chọn và lưu trữ tạm thời
trong Clipboard.
Copy: Sao chép văn bản hay hình ảnh được chọn vào Clipboard.
Format Painter: Sao chép các định dạng của đoạn văn bản này lên
đoạn văn bản khác.

b.

Nhóm lệnh Font – định dạng ký tự

Dùng để định dạng nhanh các định dạng thông thường cho các đoạn văn bản
hoặc ký tự như: Font, màu chữ (Font Color), kiểu chữ (Font Style), cỡ chữ (Size),
màu chữ phát sáng (Highlight), …
Font: cho phép chọn nhanh một font chữ và áp dụng font đó vào
phần văn bản được chọn.
Size: định kích thước font chữ cho văn bản được chọn.
Bold (Ctrl + B): in đậm phần văn bản được chọn.
Italic (Ctrl + I): in nghiêng phần văn bản được chọn.
Underline (Ctrl + U): gạch dưới phần văn bản được chọn.
Strikethrough: tạo đường ngang dòng văn bản được chọn.
Subscript (Ctrl + =): tạo chữ nhỏ bên dưới chữ.
Superscript (Ctrl + Shift + =): tạo chữ nhỏ bên trên chữ.
Grow Font (Ctrl + ]): tăng kích thước font chữ.
Shrint Font (Ctrl + [): giảm kích thước font chữ.
Change Case: thay đổi tất cả văn bản được chọn thành chữ in
hoa, chữ thường hoặc chữ hoa đầu từ.

41



Text Effect: áp dụng hiệu ứng lên văn bản được chọn.
Text Highlight Color: đánh dấu văn bản bằng cách tô vệt sáng.
Font Color: chọn màu chữ cho văn bản được chọn.
Clear Formatting: xóa các định dạng lên văn bản được chọn.
c. Nhóm lệnh Paragraph – định dạng đoạn văn bản
Dùng để định dạng nhanh các định dạng thông thường cho các đoạn văn bản
như: canh lề (Alignment), đánh dấu đầu đoạn (Bullets), đánh số tự động (Numbering),
tăng/giảm khoảng cách thụt dòng (Decrease/Increase Indent), bật/tắt Border
Toolbar (Borders), …
Bullets: tự động đánh đấu đầu mục các đoạn văn bản đã chọn
Numbering: tự động đánh số đầu mục các đoạn văn bản đã chọn
Multilevel List: phân cấp các đoạn văn bản
Decrease Indent: giảm mức thụt đầu dòng của đoạn bản
Increase Indent: tăng mức thụt đầu dòng của đoạn văn bản
Sort: sắp xếp dữ liệu theo mẫu tự ABC hoặc theo số
Show/Hide: bật/tắt hiển thị của các ký tự định dạng văn bản như
các đánh dấu ngắt đoạn, dấu xuống dòng, dấu phân đoạn, dấu
phân trang...
Align Left: canh lề trái văn bản được chọn
Center: canh giữa văn bản được chọn
Align Right: canh lề phải văn bản được chọn
Justify: canh đều hai lề trái phải văn bản được chọn
Line and Paragraph Spacing: thay đổi khoảng cách giữa các
đường văn bản và đoạn văn bản
Shading: tô nền cho chữ hoặc hoặc đoạn văn bản được chọn
Border: đóng khung cho đoạn văn bản hoặc bảng

42



d. Nhóm Styles
Cho phép chọn nhanh một kiểu định dạng có sẵn và áp dụng dụng vào đoạn văn bản được
chọn.
Thay đổi kiểu thiết lập định dạng (màu chữ, font chữ,
khoảng cách đoạn văn bản, v.v…)
e. Nhóm Editing
Tìm và chọn chữ chỉ định hoặc nhập nội dung trong văn bản
Thay thế chữ trong văn bản
Chọn chữ hoặc các đối tượng trong văn bản
2.3.Tab Insert
Gồm các nút chèn bảng biểu (Table), hình ảnh (Picture), sơ đồ (Chart), lưu đồ
(SmartArt), ký hiệu toán học (Equatation), …

2.4.Tab Page Layout
Gồm các nút lệnh liên quan đến sự hiển thị văn bản như định dạng trang (Page Setup),
ngắt trang (Page Breaks), bố trí sắp xếp các đối tượng trong trang (Position), …

2.5.Tab Reference
Bổ sung bảng nội dung (Table of Contents), cập nhật dữ liệu bảng (Update
Table), chèn ghi chú ở cuối trang (Insert Footnote), chèn đoạn trích dẫn (Insert
Citation), chèn đầu đề trang, chỉ mục văn bản (Insert Index), dấu trích dẫn (Mark
Citation),…

2.6.Tab Mailings
Tạo bao thư (Envelopes), chuyển đổi văn bản sang dạng thư (Mail Merge), soạn
danh sách người nhận (Edit Recipent List), viết và chèn các trường (Insert Merge
43


Field), xem kết quả (Preview Results), gửi thư,…


2.7.Tab Review
Kiểm tra lỗi chính tả (Spelling & Grammar), hỗ trợ dịch từ (Translate), thêm chú
thích (New Comment), so sánh tài liệu (Compare), giới hạn (Restrict Editing),…

2.8.Tab View
Thiết lập các chế độ hiển thị của trang văn bản (Document Views), phóng to, thu
nhỏ (Zoom), chia màn hình (Split), đường lưới (Gridlines), thước (Ruler), xem chương
trình máy thực hiện một số lệnh hoặc thao tác nhập từ bàn phím (Macro),…

2.9. Tab Developer

2.10.Tab Add-Ins

Các chương trình tiện ích bổ sung được tích hợp vào trong Word.
II: Các thao tác cơ bản
1. Tạo một tài liệu mới
Thơng thường khi khởi động Microsoft Word, chương trình tự động mở ra một
tài liệu mới với mặc định là trống. Nhưng trong q trình làm việc đơi khi bạn cũng
cần tạo một tài liệu mới với những chọn lựa riêng của mình. Tùy thuộc vào nội dung
văn bản, bạn có thể tạo một tài liệu trống hoặc chọn một trong số các mẫu có định
dạng sẵn (gọi là template) của chương trình hoặc của bạn.
44


Thao tác tạo một tài liệu mới như sau:
- Click chọn tab File > chọn New
- Chọn một mẫu có sẵn trong Available Templates
· Muốn có một tài liệu trống, double click vào Blank document. Muốn tạo
nhanh, nhấn tổ hợp phím Ctrl + N.

· Muốn có một tài liệu theo mẫu đã có, click New from Existing, tìm đến
địa chỉ của tài liệu mẫu mà bạn muốn dùng và sau đó click Create.
· Muốn có tài liệu theo một khn mẫu, click Sample templates hoặc My
tem plates, và sau đó chọn kiểu mẫu mà bạn muốn.

2. Nhập văn bản
Khi đã mở một tài liệu mới, lúc đó Word đã sẵn sàng cho phép bạn soạn thảo văn
bản mới. Sau đây là một số điểm cần lưu ý khi nhập văn bản:
Điểm chèn hay con trỏ: là một gạch đứng nhấp nháy, khi đánh văn bản thì chữ
sẽ xuất hiện phía bên trái con trỏ và con trỏ sẽ nhích qua phải.
Các phím di chuyển con trỏ:
ü Home/End: về đầu/cuối dịng
ü Ctrl+Home/Ctrl+end: về đầu/cuối tài liệu.
ü PageUp/PageDown: lên/xuống một trang màn hình.
- Phím Backspace và Delete: hai phím này dùng để sửa lỗi sai khi nhập. Phím
Backspace dùng để xóa ký tự bên trái con trỏ, phím Delete dùng để xóa ký tụ bên phải con
trỏ.
- Chế độ Insert và Overtype: Word mặc định khi nhập văn bản là ở chế độ đánh chèn
(Insert), nghĩa là chèn thêm vào bên trái con trỏ. Còn chế độ Overtype là đánh chồng lên,
nghĩa là khi bạn soạn thảo trong chế độ này nó sẽ thay thế các ký tự nằm phía bên phải con
trỏ.
- Phím Enter: phím này dùng để kết thúc một đoạn đồng thời sang một đoạn
mới. Khi đó, Word sẽ chèn thêm vào cuối đoạn một ký hiệu gọi là dấu phân đoạn
45


(paragraph mark).
- Phím Shift+Enter: phím này dùng để sang dịng mới mặc dù chưa đến cuối
dòng. Dòng mới này vẫn cịn thuộc đoạn cũ. Khi đó Word sẽ chèn thêm vào cuối dòng
một ký hiệu gọi là dấu xuống dòng (Newline).

Các dấu phân đoạn ( ) và xuống dòng ( ) chỉ hiện ra trên màn hình khi bạn
nhấn nút Show/Hide (
) trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home.
Cuốn từ (Word Wrap): khi bạn nhập văn bản đến cuối dòng thì Word tự động
cuốn các từ vượt dịng q lề phải xuống dòng kế, hiện tượng này gọi là cuốn từ (word
wrap)
3. Mở một tài liệu có sẵn
Để mở một tài liệu có sẵn, dùng một trong các cách sau đây:
Cách 1:
- Click chọn tab File > chọn Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O) để mở
hộp thoại Open.
- Click vào khung Look in để tìm đường dẫn chỉ đến thư mục lưu trữ file tài
liệu.
- Click chọn file cần mở và click Open.

46


Tại nút Open có các tùy chọn:
- Open: mở bình thường
- Open Read-Only: không được lưu thay đổi.
- Open as Copy: tạo bản sao của file và mở ra.
- Open in Browser: mở file bằng trình duyệt web mặc định.
- Open in Protect View: mở ở chế độ bảo vệ
- Open and Repair: mở trong trường hợp file bị lỗi
Cách 2:
- Click chọn tab File > chọn Recent (mở các file được soạn thảo gần đây
nhất)
- Chọn tên file trong danh sách Recent


47


4. Lƣu trữ tài liệu
Để lưu trữ tài liệu, sử dụng một trong các cách sau đây:
- Cách 1: Click chọn tab File > chọn Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +S)
- Cách 2: Click chọn nút Save trên thanh truy cập nhanh Quick Access
- Cách 3: Nhấn phím F12 khi muốn lưu trữ tài liệu với tên khác.
Nếu tài liệu đã được
lưu trước đó rồi thì Word lưu
tiếp các dữ liệu cập nhật.
Nếu lần đầu tiên lưu tài
liệu, hộp thoại Save As sẽ
xuất hiện. Trong hộp thoại
Save As, chọn địa chỉ lưu trữ
tài liệu, nhập tên file vào File
name và chọn kiểu lưu file tại
Save as type, xong click nút
Save lưu để dữ liệu.
Lưu ý: Quy tắc đặt tên
file trong Word cũng giống
như quy tắc đặt tên file trong
Windows. Tên file dài tối đa 255 ký tự bao gồm cả khoảng trắng. Tuy nhiên, trong tên
file không được dùng các ký hiệu như: \ ? : * ― > <.

48


5. Bảo mật tài liệu
Để bảo mật tài liệu, bạn có thể cài đặt mật khẩu, cách thức tiến hành như sau:

- Click tab File > chọn Save As. Hộp
thoại Save As xuất hiện
- Click nút Tools > chọn General
Options. Trong hộp thoại General
Options:
· Nhập mật khẩu vào khung
Password to open để bảo vệ tài
liệu mỗi khi mở.
· Nhập mật khẩu vào khung Password to modify mỗi khi muốn sửa tài
liệu
· Chọn Read-only recommended chỉ cho phép xem, không được sửa đổi.
- Chọn xong, click OK

Lưu ý: mật khẩu dài tối đa 15 ký tự và có phân biệt chữ hoa và chữ thường.
6. Đóng lại một tài liệu
Sau khi đã hoàn tất việc soạn thảo một tài liệu và đã lưu trữ nó, ta cần đóng đóng
tài liệu này. Để đóng một tài liệu, bạn click chọn tab File > chọn Close.
Lưu ý: Nếu trước khi đóng tài liệu mà bạn chưa lưu trữ nó, Word sẽ hiển thị
thơng báo sau:

Chọn:
- Yes: lưu trữ và đóng tài liệu.
- No: đóng và khơng lưu trữ tài liệu.
- Cancel: khơng đóng tài liệu.
49


7. Các chế độ hiển thị tài liệu
Word cung cấp các chế độ hiển thị khác nhau của tài liệu như:
- Print Layout: cửa sổ hiển thị văn bản theo hai thước canh, được phân trang

theo trang giấy in
- Full Screen Reading: cửa sổ hiển thị văn bản toàn màn hình để đọc.
- Web Layout: cửa sổ hiển thị cách trình bày văn bản với thước canh ngang
theo dạng trang Web.
- Outline: cửa sổ hiển thị văn bản khơng có thước canh, chỉ thích hợp cho
việc trình bày văn bản dài.
- Draft: cửa sổ hiển thị văn bản ở dạng phác thảo
8. Các thao tác cơ bản trên khối văn bản
8.1. Chọn khối văn bản
Chọn khối văn bản là đánh dấu phần văn bản trong tài liệu để sau đó thực hiện
một hay nhiều lệnh lên phần văn bản đã chọn này. Khi khối văn bản được chọn sẽ có
nền màu đen như sau: Đây là khối văn bản được chọn.
a. Sử dụng Mouse
- Một khối văn bản: bấm và giữ mouse tại điểm đầu và kết thúc rồi đưa
mouse về hướng ngược lại. Khối văn bản được chọn sẽ đổi màu.
- Một từ: double click lên từ này.
- Một dòng: click trên thanh chọn ở bên trái dòng văn bản.
- Nhiều dòng: click lên thanh chọn ở đầu một dịng sau đó kéo con trỏ về trên
hoặc dưới
- Một câu: nhấn và giữ Ctrl rồi nhấn mouse bất cứ chổ nào trống
- Một đoạn:double click trên thanh chọn ở bên trái đoạn hay đưa con trỏ hay
đưa con trỏ lên đoạn văn rồi nhấn
- Toàn bộ tài liệu: bấm và giữ Ctrl rồi nhấn trên thanh chọn
b. Sử dụng bàn phím
TỔ HỢP PHÍM

CHỌN

Shift +


Một ký tự bên phải con trỏ

Shift +

Một ký tự bên trái con trỏ

Shift +

Từ con trỏ lên trên một dòng

Shift +

Từ con trỏ xuống dưới một dòng

Shift + Home

Từ con trỏ đến đầudòng văn bản

Shift + End

Từ con trỏ dến cuối dòng văn bản

Ctrl + A

Toàn bộ văn bản

50


8.2. Hủy bỏ chọn khối

- Bấm con trỏ mouse ở ngoài khối văn bản được chọn.
- Nhấn bất kỳ mũi tên nào.
8.3. Xóa khối văn bản được chọn
- Để xóa khối văn bản đã được chọn, bạn nhấn phím Delete hoặc Backspace.
- Nếu vơ ý lỡ xóa một khối văn bản nào thì có thể phục hồi lại bằng cách sử
dụng nút lệnh Undo (
Ctrl+Z.

) trên thanh thanh truy cập nhanh hoặc nhấn phím

8.4. Di chuyển khối văn bản
Để di chuyển khối văn bản có thể có các cách sau:
- Sử dụng nút lệnh Cut (
) và Paste (
) trong nhóm lệnh Clipboard
của tab Home.
- Sử dụng mouse.
a. Sử dụng nút lệnh
- Chọn khối văn bản
- Chọn nút lệnh Cut ( ) ) ) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn
phím Ctrl + X.
- Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến.
- Chọn nút lệnh Paste (
) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc
nhấn phím Ctrl + V.
b. Sử dụng mouse
- Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
- Đưa con trỏ mouse vào khối văn bản được chọn.
- Bấm và giữ nút trái mouse, con trỏ mouse trở thành
- Kéo con trỏ mouse về vị trí muốn chuyển đến và thả mouse ra

8.5. Sao chép khối văn bản
Để sao chép khối văn bản có thể có các cách sau:
- Sử dụng nút lệnh Copy (
) và Paste (
) trong nhóm
lệnh Clipboard của tab Home.
- Sử dụng mouse.
a. Sử dụng nút lệnh
- Chọn khối văn bản
- Chọn nút lệnh Copy (
) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc
nhấn phím Ctrl + C.
- Di chuyển con trỏ về vị trí nơi muốn chuyển đến.
- Chọn nút lệnh Paste (
) trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc
nhấn phím Ctrl + V.
51


b. Sử dụng mouse
- Chọn khối văn bản muốn di chuyển.
- Đưa con trỏ mouse vào khối văn bản được chọn.
- Bấm và giữ nút trái mouse và nhấn phím
- Kéo con trỏ mouse về vị trí muốn chuyển đến và thả mouse ra
Lưu ý: bạn có thể dùng nút phải mouse để thực hiện di chuyển hay sao chép
khối văn bản như sau:
- Chọn khối văn bản.
- Đưa con trỏ mouse về vị trí mới muốn di chuyển hay sao chép.
- Di chuyển: giữ phím Ctrl và bấm nút phải mouse.
- Sao chép: giữ phím Ctrl + Shift và bấm nút phải mouse

8.6. Sử dụng Undo và Redo
Mỗi lần bấm nút Undo ( ), Word cho phép bạn hủy bỏ các thao tác hay lệnh
đã làm. Còn khi bấm nút Redo ( ), Word sẽ lấy lại thao tác vừa hủy bỏ (tức là thao
tác vừa Undo. Bạn có thể bấm vào nút mũi tên bên phải của nút lệnh ( ) để hiện hộp
danh sách kéo xuống và chọn thao tác hay lệnh cần hủy bỏ / lấy lại.
Nút Undo rất hữu hiệu khi bạn làm sai một thao tác hay một lệnh và muốn trở
về trạng thái trước khi thao tác sai hay ra lệnh sai.
III: Định dạng tài liệu
1. Gới thiệu
Một số khái niệm cần biết khi định dạng tài liệu:
- Một tài liệu bao gồm một hoặc nhiều phân đoạn (1 document = n sections)
- Mỗi phân đoạn có thể có một hoặc nhiều trang (1 section = n pages)
- Mỗi trang bao gồm nhiều đoạn văn (1 page = n paragraphs)
- Mỗi đoạn văn bao gồm nhiều ký tự (1 parapraph = n characters)
Chính vì vậy, Word chia ra làm nhiều mức độ định dạng tài liệu theo thứ tự từ
nhỏ đến lớn như sau:
- Định dạng ký tự
- Định dạng đoạn
- Định dạng trang
- Định dạng phân đoạn
2. Định dạng kí tự
2.1. Định dạng ký tự
Định dạng ký tự bao gồm một số định dạng cơ bản sau:
- Font chữ (Font)
- Kiểu chữ (Font Style)
· Đậm (Bold)
· Nghiêng (Italic)
· Gạch chân (Underline)
- Kích thước chữ (Font Size)
- Màu chữ (Font Color)

Để định dạng ký tự, chọn phần văn bản muốn định dạng, sau đó bạn thực hiện
một trong hai cách sau:
52


Cách 1: Sử dụng các lệnh trong nhóm lệnh Font của tab Home (định dạng nhanh)
Mục chọn

Định dạng
Chọn Font chữ.
Xác định kích thước chữ cho văn bản được chọn.

(Ctrl + B)

In đậm phần văn bản đƣợc chọn.

(Ctrl + I)

In nghiêng phần văn bản được chọn.

(Ctrl + U)

Gạch dưới phần văn bản được chọn.
Tạo đường ngang dòng văn bản được chọn.

(Ctrl + =)

Tạo chỉ số dưới (chữ nhỏ bên dưới chữ)

(Ctrl + Shift + =)


Tạo chỉ số trên (chữ nhỏ bên trên chữ)

(Ctrl + Shift + >)

Tăng kích thước font chữ.

(Ctrl + Shift + <)

Gảm kích thước font chữ.
Đánh dấu văn bản bằng cách tô vệt sáng.
Chọn màu chữ cho văn bản được chọn.
Xóa các định dạng lên văn bản được chọn.

Cách 2: Click vào mũi tên bên phải nhóm lệnh Font để mở ra hộp thoại Font
(phím tắt là Ctrl + D)

53


Trong hộp thoại Font, chọn tab Font để định dạng ký tự. Các thông số trong tab
này bao gồm:
Mục chọn
Ý nghĩa
Font
Font Style

Chọn Font chữ
Chọn kiểu chữ, bao gồm


Size
Font color

· Regular: bình thường
· Italic: nghiêng
· Bold: đậm
· Bold Italic: đậm nghiêng
Xác định kích thước chữ cho văn bản được chọn
Chọn màu chữ cho văn bản được chọn

Underline style

Chọn kiểu đường gạch chân

Underline color

Chọn màu cho đường gạch chân

Khi định dạng văn bản, ngồi việc thay đổi font chữ, kiểu chữ, kích thước, màu
sắc cho chữ,…bạn có thể sử dụng một hiệu ứng (Effect) cho chữ để làm thêm sự chú ý
hay để biểu diễn những ký tự đặc biệt

Hiệu ứng

Ý nghĩa

Strikethrough

Tạo một đường gạch ngang văn bản


Double strikethrough Tạo hai đường gạch ngang văn bản
Superscript

Chỉ số trên (chữ nhỏ bên trên chữ)

Subscript

Chỉ số dưới (chỉ nhỏ bên dưới chữ)

SMALL CAPS

Mọi ký tự đều được in hoa, nhưng ký tự đầu trong mỗi từ chó kích
thước bình thường, trong khi các ký tự cịn lại có kích thước nhỏ hơn

ALL CAPS

Mọi ký tự đều được in hoa với chiều cao bằng nhau

Hidden

Ẩn dấu tạm thời phần văn bản được chọn, không hiển thị
trên màn hình. Để hiển thị lại phần văn bản đã được ẩn dấu,
click bỏ chọn Hidden

54


Với tab Advanced trong hộp thoại Font, bạn có thể thay đổi khoảng cách giữa
các ký tự trong văn bản hoặc có thể làm cho các ký tự ―nhích lên nhích xuống‖ theo
chiều dọc so với đường dẫn văn bản (Text Base Line) thông thường.


Mục chọn

Ý nghĩa

Scale

Co giãn tỉ lệ của chữ theo phần trăm

Spacing

Khoảng cách ngang giữa các ký tự
§ Expanded: tăng khoảng cách ngang giữa các ký tự
§ Condensed: giảm khoảng cách ngang giữa các ký tự
Vị trí dọc so với Text Base Line

Position

§ Normal: đặt văn bản nằm đúng theo Text Base Line
§ Raise: đặt văn bản nằm phía trên Text Base Line
§ Lower: đặt văn bản nằm phía dưới Text Base Line

55


2.2. Tạo chữ hiệu ứng (Text Effect)
Tạo hiệu ứng cho chữ là làm cho chữ phát sáng, nổi lên hoặc phản chiếu nhằm
để gây bắt mắt người đọc và thu hút sự chú ý đến các đề mục.
Để sử dụng tính năng này, bạn thực hiện như sau:
- Chọn phần văn bản muốn áp dụng hiệu ứng.

- Click vào nút lệnh Text Effect trong nhóm lệnh Font của tab Home.
- Chọn lựa các hiệu ứng cần áp dụng.
Để xóa hiệu ứng cho văn bản được chọn, bạn chọn Clear Text Effects.

56


Mục chọn

Ý nghĩa

Outline

Đường viền của chữ

Shadow

Tạo hiệu ứng chữ dạng đổ bóng

Reflection

Tạo hiệu ứng chữ dạng phản chiếu

Glow

Tạo hiệu ứng chữ dạng phát sáng

Với mỗi chữ đã tạo hiệu ứng, bạn có thể thay đổi font chữ, màu sắc, kích
thước,… Ngồi ra, bạn có thể tùy chỉnh mỗi dạng hiệu ứng như Shadow
Options, Reflection Options và Glow Options.


2.3. Chèn ký hiệu (Symbol) vào văn bản
Chức năng Symbol cho phép bạn chèn vào tài liệu các ký tự mà không xuất hiện
trên bàn phím. Các bước thực hiện như sau: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn
Symbol:
57


- Click tab Insert > chọn Symbol
- Một danh sách các symbol thường xuyên được
sử dụng sẽ xuất hiện.
- Nếu symbol mà bạn muốn chèn xuất hiện
trong danh sách, click chọn symbol đó. Nếu khơng,
click chọn More Symbols.
- Click chọn nhóm Symbol như: Symbol,
Wingdings,… trong hộp Font và chọn symbol muốn
chèn vào tài liệu
- Click Insert để chèn vào tài liệu và làm tiếp
như vậy cho các ký hiệu muốn chèn khác.
- Sau khi đã chèn xong thì nhấn nút Cancel.

* Nút lệnh AutoCorrect dùng để đưa các symbol này thành một mục từ của
AutoCorrect.
dụng.
®,…

* Nút lệnh Shortcut Key dùng để gán một tổ hợp phím tắt cho một symbol thường sử
* Chọn tab Special Character để chèn các ký tự đặc biệt như Copyright ©, Register

58



- Bấm mouse vào dòng chứa ký tự đặc biệt muốn chèn và bấm nút Insert để
chèn vào tài liệu.
- Bạn tiếp tục làm như vậy cho các ký tự đặc biệt khác. Nếu không chọn ký hiệu
hay ký tự đặc biệt nào, bấm nút Cancel.
- Bấm nút Close để đóng hộp thoại Symbol.
2.4. Tạo ký tự hoa lớn đầu đoạn (Drop Cap)

Để việc trình bày văn bản thêm sinh động, lơi cuốn người đọc, bạn có thể sử
dụng chức năng Drop Cap để phóng lớn ký tự đầu tiên của các đoạn văn. Để định dạng
theo kiểu Drop Cap, bạn thực hiện các bước sau:
- Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng Drop Cap bằng cách đặt điểm chèn vào
trong đoạn văn bản đó.
- Chọn lệnh Drop Cap từ nhóm Text của tab Insert để mở hộp thoại Drop Cap.
- Chọn kiểu định dạng sẵn hoặc tùy chọn Drop Cap Options để thiết lập kiểu
riêng.

59


Hộp thoại Drop Cap xuất hiện. Các thông số trong hộp thoại Drop Cap bao gồm:
Mục chọn

Ý nghĩa

Position

Chọn kiểu, dạng của Drop Cap


Font

lại

§ None: Khơng sử dụng Drop Cap
§ Dropped: ký tự đầu tiên được phóng lớn, văn bản cịn lại
của đoạn văn bao quanh ký tự Drop Cap
§ In margin: ký tự đầu tiên được phóng lớn và được đặt
trong vùng lề trang giấy
Định dạng font chữ cho Drop Cap

Lines to drop

Xác định chiều cao (số dòng) của Drop Cap

Distance from
text

Xác định khoảng cách giữa Drop Cap và phần văn bản kế tiếp
bên phải

2.5. Chuyển đổi khối văn bản thành chữ hoa và ngược

Các ký tự khi được nhập vào văn bản tồn tại ở 02 dạng:
chữ in hoa hoặc chữ thường. Bạn có thể nhanh chóng định
dạng in hoa hay in thường cho từng ký tự hoặc từng từ với
nhiều trạng thái khác nhau bằng cách sử dụng chức năng
Change Case.
- Chọn phần văn bản muốn thay đổi
- Trong nhóm Font của tab Home, chọn lệnh Change

Case. Click chọn kiểu muốn chuyển đổi
- Khi sử dụng tổ hợp phím Shift + F3, bạn có thể nhấn nhiều lần đến khi được
kiểu chuyển đổi như mong muốn
Mục chọn

Ý nghĩa

Sentence case

Tất cả các ký tự đều in thường, riêng ký tự đầu tiên của mỗi
câu được in hoa

lowercase

Tất cả các ký tự đều in thường

UPPERCASE
(Ctrl + Shift + A)

Tất cả các ký tự đều in hoa

Title Case

Các ký tự đầu tiên của mỗi từ được in hoa, các ký tự cịn lại thì
in thường

tOGGLE cASE

Các ký tự đang được in thường đổi lại thành in hoa và ngược lại


60


3. Định dạng đoạn
Lưu ý chung:
- Nếu chỉ định dạng cho một đoạn, bạn để con trỏ vào đoạn này; còn định
dạng cho nhiều đoạn, bạn phải chọn các đoạn này.
- Word có tính kế thừa định dạng đoạn, nghĩa là mỗi khi bạn nhấn phím Enter
sẽ tạo ra một đoạn mới có định dạng giống y như đoạn kế trước.
- Nên thực hiện các lệnh định dạng trước khi nhập văn bản để tận dụng tính
kế thừa định dạng đoạn của Word.
3.1. Thụt lề đoạn văn (Indentation)
Chức năng thụt lề đoạn văn (Indentation) cho phép dịch chuyển đoạn văn qua
trái (Left Indent), hay phải (Right Indent) so với biên lề của văn bản. Ngồi ra, cịn có
các chọn lựa về cách thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn văn (First line indent) hay thụt
lề từ dòng thứ hai của đoạn văn (Hanging indent).
Bạn có thể thụt lề đoạn văn bằng một trong các cách sau đây:
Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ khung Indentation trên tab Indents and
Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách thụt lề cho văn bản của bạn.

Mục chọn

Ý nghĩa

Left

Thụt lề trái của đoạn văn sang phải một khoảng theo kích thước
xác định.

Right


Thụt lề phải của đoạn văn sang trái một khoảng theo kích thước
xác định.

Special

Thụt lề đặc biệt

None

Đoạn văn khơng thụt lề

61


First Line
Hanging

Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn một khoảng cách xác định
được quy định trong ô By.
Thụt lề từ dòng thứ hai của đoạn văn một khoảng cách xác định
được quy định trong ô By.

Cách 2: Click lên các nút lệnh Decrease Indent (giảm khoảng thụt lề) và
Increase Indent (tăng khoảng thụt lề) trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home.

Bạn cũng có thể chỉ định khoảng cách thụt lề trái (Left) và thụt lề phải (Right)
của đoạn văn khung Spacing của nhóm lệnh Paragraph trên tab Page Layout

Cách 3: Sử dụng thước (Ruler)

Trên thước ngang có các nút dùng để ấn định khoảng cách thụt dòng vào so với
lề trang. Công dụng của các nút này như sau:

Ký hiệu

Ý nghĩa

(Tab)

First Line Indent: định vị trí bắt đầu của dịng đầu đoạn văn

(Ctrl + T)

Hanging Indent: định vị trí bắt đầu các dòng còn lại (từ dòng
thứ hai) của đoạn văn

(Ctrl + M) Left Indent: định vị trí bắt đầu cho cả đoạn văn
Right Indent: định vị trí kết thúc cho cả đoạn văn

62


Minh họa các cách thụt lề:
First Line
Indent

Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh
viên sẽ tự học dưới sự hướng dẫn là chính. Mơn học này được
tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và
thực hành trong mỗi buổi học.


Hanging Indent

Chủ yếu mơn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ
tự học dưới sự hướng dẫn là chính. Mơn học này được
tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen kẽ lý
thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.

Left Indent

Right Indent

Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh
viên sẽ tự học dưới sự hướng dẫn là chính. Mơn học
này được tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen
kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.
Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh
viên sẽ tự học dưới sự hướng dẫn là chính. Mơn học
này được tiến hành tại phịng máy, với hình thức xen
kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học.

3.2. Canh lề đoạn văn (Alignment)
Chức năng canh lề đoạn văn (Alignment) cho phép canh lề đoạn văn bên trái
(Align Text Left), bên phải (Align Text Right), canh giữa (Center) hay canh đều
(Justify) đoạn văn so với biên lề của trang tài liệu.
Bạn có thể canh lề đoạn văn bằng một trong hai cách sau đây:
Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ mục Alignment trong khung General trên
tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách canh lề cho văn
bản của bạn.


63