HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG

--------------------

KHOA TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

BÀI GIẢNG

KẾ TOÁN MÁY

LÊ THỊ ÁNH

HàNội 2017


LỜI NĨI ĐẦU
Kế tốn máy hiện được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, tổ chức kinh
tế. Chính vì vậy việc đào tạo sử dụng phần mềm kế toán cho sinh viên khối
ngành kinh tế là rất cần thiết, giúp sinh viên sau khi ra trường có thể tự tin hơn
làm cơng việc kế tốn ngồi thực tế.
Phần mềm kế toán máy Misa là một trong những phần mềm kế tốn
thơng dụng nhất hiện nay, phần mềm cho phép người dùng có thể tổ chức
cơng tác kế tốn đơn giản, gọn nhẹ. Với cách tiếp cận phần mềm kế tốn đóng
vai trị như một cơng cụ làm việc của kế tốn, và đều có sự giống nhau về
ngun tắc hoạt động, Khoa Tài chính – Kế tốn 1, Học viện Cơng nghệ Bưu
chính Viễn thơng đã lựa chọn phần mềm Misa là phần mềm kế toán mẫu được
giảng dạy xun suốt trong mơn học Kế tốn máy, với kỳ vọng giúp sinh viên
có thể sử dụng thành thạo phần mềm Misa sau khi kết thúc môn học, cũng như
hiểu được nguyên lý chung về phần mềm kế toán. Trên cơ sở đó, bài giảng kế
tốn Máy được biên soạn thành 10 chương, nội dung các chương là kiến thức
về việc thực hành các phần hành kế toán trong doanh nghiệp, kết cấu của mỗi

chương bao gồm sự hướng dẫn, giới thiệu về phần mềm kế toán chung và sự
ứng dụng trên phần mềm Misa và câu hỏi, bài tập ôn tập.
Hi vọng rằng, bài giảng Kế toán Máy sẽ giúp sinh viên ngành Kế tốn
tại Học viện Cơng nghệ Bưu chính Viễn thơng có những hiểu biết xác đáng, tự
tin hơn khi làm kế tốn nói chung và kế tốn máy trên phần mềm nói riêng.
Tuy tác giả đã có nhiều cố gắng song bài giảng sẽ khơng tránh khỏi
những khiếm khuyết nhất định. Tác giả rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng
góp chân thành của các đồng nghiệp và bạn đọc để bài giảng ngày càng hoàn
thiện hơn.
Tác giả

ThS Lê Thị Ánh

1


MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................ 1
MỤC LỤC .............................................................................................................. 2
BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................ 5
BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH .......................................................................... 6
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TỐN ................................... 7
1.1 Khái niệm phần mềm kế tốn ................................................................................................ 7
1.2 Mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn ............................................................................ 8
1.3 Những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán ............................................................ 9
1.3.1. Đối với doanh nghiệp..................................................................................................... 9
1.3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán ................................................................................. 9
1.4 Phân loại phần mềm kế toán máy ........................................................................................ 10
1.4.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh .................................................... 10
1.4.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm .............................................................................. 10

1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế toán ..................................................... 11
1.5.1.Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán................................................................................ 11
1.5.2. Điều kiện của phần mềm kế toán ................................................................................. 12
1.5.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế tốn ........................................................... 12
Câu hỏi ơn tập Chương 1 ........................................................................................................... 14
Tài liệu tham khảo chương 1 ..................................................................................................... 15

CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN ................. 16
2.1 Các bước tiến hành mở sổ kế toán ....................................................................................... 16
2.2 Nhập số dư ban đầu.............................................................................................................. 23
2.2.1 Khai báo danh mục ....................................................................................................... 24
2.2.2. Nhập số dư ban đầu...................................................................................................... 29
2.3 Phân công công việc và quyền hạn trong phịng kế tốn ..................................................... 32
2.4 Khố sổ kế toán cuối kỳ ....................................................................................................... 35
2.5 Lưu trữ và bảo quản sổ kế tốn trên máy vi tính ................................................................. 35
2.6 Cập nhật phần mềm theo thông báo của nhà cung cấp ........................................................ 36
Câu hỏi ôn tập Chương 2 ........................................................................................................... 39
Tài liệu tham khảo chương 2 ..................................................................................................... 44

CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN ...................................................... 45
3.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế toán vốn bằng tiền............................................ 45
3.1.1 Về tài khoản sử dụng trong phần mềm ......................................................................... 45
3.1.2 Về chứng từ sử dụng trong phần mềm kế toán ............................................................. 45
3.1.3 Về nguyên tắc hạch toán Kế toán vốn bằng tiền trong phần mềm Kế toán .................. 45
3.1.4 Về chứng từ trùng và khử chứng từ trùng trong phần mềm kế tốn ............................. 46
3.2 Mơ hình hố hoạt động thu, chi tiền trên phần mềm kế toán .............................................. 47
3.2.1 Mơ hình hóa hoạt động thu, chi tiền mặt trên phần mềm kế toán................................. 47
Nguồn: Phần mềm Misa ........................................................................................................ 48
3.2.2 Mơ hình hóa hoạt động thu, chi tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán ................ 48
3.3 Thao tác phần hành kế toán vốn bằng tiền trên phần mềm kế tốn ..................................... 49

3.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT .......................................................................................... 49
3.3.2 Khai báo danh mục liên quan........................................................................................ 50
3.3.3 Thao tác nghiệp vụ tiền mặt tại Qũy ................................................................................. 50
2


3.3.4 Thao tác nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng ............................................................................ 54
3.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan...................................................................................... 56
Câu hỏi ôn tập chương 3 ............................................................................................................ 59
Tài liệu tham khảo chương 3 ..................................................................................................... 61

CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN VẬT TƯ ....................................................................... 62
4.1 Yêu cầu của phần mềm kế toán đối với kế tốn vật tư ........................................................ 62
4.2 Mơ hình hố hoạt động nhập, xuất kho vật tư trên phần mềm kế toán ................................ 62
4.2.1 Mơ hình hóa hoạt động nhập kho ................................................................................. 62
4.2.2 Mơ hình hóa hoạt động xuất kho .................................................................................. 63
4.3 Thao tác phần hành kế toán vật tư, CCDC trên phần mềm kế tốn ..................................... 64
4.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT .......................................................................................... 65
4.3.2 Khai báo danh mục liên quan........................................................................................ 65
4.3.3 Thao tác nghiệp vụ nhập kho ........................................................................................ 65
4.3.4 Thao tác nghiệp vụ xuất kho ......................................................................................... 71
4.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................... 74
Câu hỏi ôn tập chương 4 ............................................................................................................ 78
Tài liệu tham khảo chương 4 ..................................................................................................... 79

CHƯƠNG 5: KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH .................................................... 80
5.1 Yêu cầu của kế toán tài sản cố định đối với phần mềm kế tốn .......................................... 80
5.2 Mơ hình hố hoạt động tăng, giảm TSCĐ trên phầm mềm kế toán .................................... 80
5.2.1 Mơ hình hóa hoạt động tăng TSCĐ .................................................................................. 80
5.2.2 Mơ hình hóa hoạt động giảm TSCĐ ................................................................................. 81

5.3 Thao tác phần hành kế toán TSCĐ trên phần mềm kế toán ................................................ 81
5.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT ............................................................................................... 81
5.3.2 Khai báo danh mục liên quan ........................................................................................... 82
5.3.3 Thao tác nghiệp vụ tăng TSCĐ ........................................................................................ 82
5.3.4 Thao tác nghiệp vụ giảm TSCĐ ........................................................................................ 85
5.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan...................................................................................... 89
Câu hỏi ôn tập chương 5 ............................................................................................................ 91
Tài liệu tham khảo chương 5 ..................................................................................................... 93

CHƯƠNG 6: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
94
6.1 Yêu cầu về kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương đối với phần mềm kế tốn .. 94
6.2 Mơ hình hoá hoạt động kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán .................................... 94
6.3 Thao tác phần hành kế toán tiền lương trên phần mềm kế toán .......................................... 95
6.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT .......................................................................................... 95
6.3.2 Khai báo danh mục liên quan........................................................................................ 96
6.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán tiền lương .......................................................................... 96
6.3.4 Thao tác nghiệp vụ các khoản trích theo lương .......................................................... 105
6.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................. 107
Câu hỏi ôn tập chương 6 .......................................................................................................... 108
Tài liệu tham khảo chương 6 ................................................................................................... 109

CHƯƠNG 7: KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ ............... 110
7.1 Yêu cầu của kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả đối với phần mềm kế tốn ................ 110
7.2 Mơ hình hố hoạt động mua hàng và cơng nợ phải trả ...................................................... 110
7.3 Thao tác phần hành kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên PMKT ............................ 110
7.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT ........................................................................................ 111
7.3.2 Khai báo danh mục liên quan...................................................................................... 111
7.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán mua hàng trên phần mềm ............................................... 111
7.3.4 Thao tác nghiệp vụ Kế tốn cơng nợ phải trả với nhà cung cấp ................................. 117

3


7.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................. 119
Câu hỏi ôn tập Chương 7 ......................................................................................................... 123
Tài liệu tham khảo chương 7 ................................................................................................... 125

CHƯƠNG 8: KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ CƠNG NỢ PHẢI THU ................. 126
8.1 Yêu cầu kế toán bán hàng và công nợ phải thu với phần mềm kế tốn ............................. 126
8.2 Mơ hình hố hoạt động bán hàng và công nợ phải thu ...................................................... 126
8.3 Thao tác phần hành kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu trên phần mềm kế tốn.......... 127
8.3.1 Quy trình xử lý trên PMKT ........................................................................................ 127
8.3.2 Khai báo danh mục liên quan...................................................................................... 128
8.3.3 Thao tác nghiệp vụ kế toán bán hàng trên phần mềm................................................. 128
8.3.4 Thao tác nghiệp vụ công nợ phải thu với khách hàng trên phần mềm ....................... 135
8.3.5 Chiết xuất các báo cáo liên quan................................................................................. 138
Câu hỏi ôn tập Chương 8 ......................................................................................................... 142
Tài liệu tham khảo chương 8 ................................................................................................... 144

CHƯƠNG 9: KẾ TỐN THUẾ ......................................................................... 145
9.1 Mơ hình hố hoạt động Kế toán Thuế ............................................................................... 145
9.2 Thao tác phần hành Kế toán Thuế trên phần mềm kế toán................................................ 145
9.2.1 Quy trình xử lý trên PMKT ........................................................................................ 145
9.2.2 Lập tờ khai Thuế trên phần mềm Kế toán .................................................................. 146
Câu hỏi ôn tập chương 9 .......................................................................................................... 153
Tài liệu tham khảo chương 9 ................................................................................................... 154

CHƯƠNG 10: KẾ TOÁN TỔNG HỢP VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH .............. 155
10.1 Mơ hình hố hoạt động Kế tốn Tổng hợp và Báo cáo tài chính .................................... 155
10.2 Thao tác trên phần mềm kế toán ...................................................................................... 155

10.2.1 Quy trình xử lý trên PMKT ...................................................................................... 156
10.2.2 Thao tác xác định thuế TNDN phải nộp ................................................................... 156
10.2.3 Thao tác xác định kết quả kinh doanh ...................................................................... 157
10.2.4 Một số thao tác xử lý cuối kỳ.................................................................................... 159
10.2.5 Lập và in báo cáo tài chính ....................................................................................... 165
Câu hỏi ơn tập Chương 10 ....................................................................................................... 170
Tài liệu tham khảo chương 10 ................................................................................................. 178

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................. 179

4


BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt
BHXH
BHYT
KPCĐ
BHTN
CCDC
BH
CĐKT
CĐTK
ĐGCT
GTGT
HMLK
KQHĐKD
NSD
NVL
QLDN

SXKD
THCP
TK
TNDN
TTĐB
TSCĐ
XDCB
NLĐ

Ý nghĩa
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Kinh phí cơng đồn
Bảo hiểm thất nghiệp
Cơng cụ dụng cụ
Bán hàng
Cân đối kế tốn
Cân đối tài khoản
Đơn giá chưa thuế
Giá trị gia tăng
Hao mòn lũy kế
Kết quả hoạt động kinh
doanh
Người sử dụng
Nguyên vật liệu
Quản lý doanh nghiệp
Sản xuất kinh doanh
Tập hợp chi phí
Tài khoản
Thu nhập doanh nghiệp

Tiêu thụ đặc biệt
Tài sản cố định
Xây dựng cơ bản
Người lao động

5


BẢNG DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 3-1 - Mơ hình hóa hoạt động thu tiền mặt trên PMKT ......................................................... 47
Hình 3-2 - Mơ hình hóa hoạt động chi tiền mặt trên PMKT ......................................................... 48
Hình 3-3-Mơ hình hóa hoạt động thu tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế tốn ........................ 48
Hình 3-4 - Mơ hình hóa hoạt động chi tiền gửi NH trên PMKT ................................................... 49
Hình 3-5 - Quy trình xử lý phần hành Vốn bằng tiền trên PMKT................................................. 49
Hình 4-1 - Mơ hình hóa hoạt động nhập kho ................................................................................. 63
Hình 4-2 - Mơ hình kế tốn tăng CCDC ........................................................................................ 63
Hình 4-3 - Mơ hình hóa hoạt động xuất kho.................................................................................. 64
Hình 4-4 - Mơ hình kế tốn giảm CCDC....................................................................................... 64
Hình 4-5 – Quy trình xử lý kế tốn vật tư trên phần mềm kế tốn ................................................ 65
Hình 5-1 - Mơ hình hóa hoạt động tăng TSCĐ ............................................................................. 80
Hình 5-2 - Mơ hình hóa giảm TSCĐ trên PMKT .......................................................................... 81
Hình 5-3 - Quy trình xử lý kế tốn TSCĐ trên PMKT .................................................................. 81
Hình 6-1 - Mơ hình hóa hoạt động tiền lương trên PMKT ............................................................ 95
Hình 6-2 - Quy trình xử lý kế tốn tiền lương trên PMKT ............................................................ 95
Hình 7-1 - Mơ hình hóa hoạt động mua hàng và cơng nợ phải trả .............................................. 110
Hình 7-2 - Quy trình kế tốn mua hàng và cơng nợ phải trả ....................................................... 111
Hình 8-1 Mơ hình kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu............................................................ 127
Hình 8-2 - Quy trình xử lý kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu .............................................. 127
Hình 9-1 - Mơ hình hoạt động Kế tốn Thuế .............................................................................. 145
Hình 9-2 - Quy trình kế tốn Thuế trên PMKT ........................................................................... 145

Hình 10-1 - Mơ hình hóa kế tốn tổng hợp và BCTC ................................................................. 155
Hình 10-2 - Quy trình xử lý kế toán tổng hợp và BCTC trên PMKT.......................................... 156

6


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.1 Khái niệm phần mềm kế tốn
Kế tốn trên máy vi tính là q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin
trong hệ thống thơng tin kế tốn, nhằm biến đổi dữ liệu kế tốn thành những
thơng tin kế tốn đáp ứng u cầu của các đối tượng sử dụng thơng tin. Đó là
một phần thuộc hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp; hệ thống thơng tin kế
tốn thực hiện trên máy tính. Được xác định bao gồm đầy đủ các yếu tố cần có
của một hệ thống thơng tin kế tốn hiện đại. Hệ thống thơng tin kế tốn hiện
đại là hệ thống thơng tin có sử dụng cơng nghệ thơng tin, dưới quyền chủ động
tuyệt đối của con người để thực hiện chức năng ghi nhận, xử lý lưu trữ và
truyền đạt thơng tin kinh tế tài chính trong một tổ chức.
Kế tốn máy là q trình ứng dụng cơng nghệ thơng tin đối với
thống thơng tin kế tốn, nhằm biến đổi dữ liệu kế tốn thành những thơng
tài chính kế tốn cần cho q trình ra quyết định. Mơ hình hệ thống thơng
kế tốn trên máy gồm đầy đủ các yếu tố cần có của một hệ thống thơng
hiện đại, trong đó:

hệ
tin
tin
tin

Phần mềm tin học là một trong những yếu tố quan trọng của hệ thống
được xác định bao gồm hệ điều hành, hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu và các

phần mềm kế toán.
Phần mềm kế toán là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao
gồm hệ thống các chương trình được lập trình sẵn nhằm thực hiện xử lý tự
động các thông tin kế tốn trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ
gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên chứng từ theo quy trình của kế
tốn sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế tốn.
Phần mềm kế tốn chính là cơng cụ tự động hóa cơng tác xử lý thơng
tin kế tốn trong các đơn vị. Khi ứng dụng phần mềm kế toán vào cơng tác kế
tốn thì bộ phận kế tốn trong đơn vị khơng cịn phải thực hiện một cách thủ
cơng một số khâu cơng việc như: ghi sổ kế tốn chi tiết, sổ kế toán tổng hợp,
tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán mà chỉ phải thực hiện các công việc phân
loại, bổ sung thông tin chi tiết vào chứng từ gốc, nhập dữ liệu từ chứng từ vào
máy, kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ, báo cáo kế tốn để có thể đưa ra
các quyết định phù hợp.
Tổ chức trang bị, ứng dụng phần mềm kế toán là một trong những nội
dung quan trọng của tổ chức kế toán trên máy. Trang bị và ứng dụng phần
mềm kế toán phù hợp là điều kiện tiên quyết để nâng cao chất lượng thơng tin
kinh tế tài chính nhằm thỏa mãn đầy đủ yêu cầu của các đối tượng sử dụng
thông tin.
7


Để đảm bảo yêu cầu trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu,
có thể so sánh được của thơng tin kế tốn và tính hiệu quả trong q trình xử lý
thơng tin, khi xây dựng phần mềm kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản
sau:
-

Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thống
chế độ kế toán hiện hành


-

Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của Bộ Tài chính,
đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo kế
toán theo yêu cầu.

-

Đảm bảo tính thích nghi: Kế tốn phải đảm bảo thích nghe phù hợp với
đặc điểm, yêu cầu của tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

-

Đảm bảo tính linh hoạt: Phần mềm kế toán phải được xây dựng thiết kế
“mở và động” cho phép dễ dàng sửa đổi, bổ sung cập nhật khi hệ thống
kế tốn có sự thay đổi và phát triển.

-

Tính bảo mật và an tồn dữ liệu: Phần mềm kế toán xây dựng thiết kế
phải đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an
toàn và gọn nhẹ, thực hiện được việc phân quyền sử dụng phần mềm và
quản lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin một cách khoa học, theo
yêu cầu quản trị người dùng.

1.2 Mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn
Thơng thường hoạt động của một phần mềm kế tốn được chia làm 3 cơng
đoạn:

Cơng đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này NSD phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá
trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm
của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ
được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
Công đoạn 2: Xử lý dữ liệu
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thơng tin, tính tốn các thơng tin
tài chính kế tốn dựa trên thơng tin của các chứng từ đã nhập trong công đoạn
1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau.
Trong công đoạn này sau khi NSD quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập
vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch tốn) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các
thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan,
đồng thời ghi các bút tốn hạch tốn lên sổ cái và tính tốn, lưu giữ kết quả
cân đối của từng tài khoản.
Cơng đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
8


Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế tốn trong cơng đoạn 2, phần mềm tự
động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê,
phân tích,... Từ đó, NSD có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,…
để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các
hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của NSD thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế
tốn, NSD có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được
u cầu quản trịcủa đơn vị. Tóm lại, mơ hình hoạt động trên cho thấy các
chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch
tốn hay khơng hồn tồn là do con người quyết định. Điều này dường như đã
mô phỏng lại được khá sát vớiquy trình ghi chép của kế tốn thủ cơng.


1.3 Những lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán
1.3.1. Đối với doanh nghiệp
- Đối với kế tốn viên:
 Khơng phải thực hiện việc tính tốn bằng tay. Không yêu cầu phải nắm
vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần nắm vững được quy trình hạch
tốn, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính xác.
 Điều này rất hữu ích đối với các kế tốn viên mới ra trường chưa có
kinh nghiệm về nghiệp vụ.
- Đối với kế toán trưởng:
 Tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo
kế tốn.
 Cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm
nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
- Đối với giám đốc tài chính:
 Cung cấp các phân tích về hoạt động tài chính của doanh nghiệp theo
nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng.
 Hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh
nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng.
- Đối với giám đốc điều hành
 Có được đầy đủ thơng tin tài chính kế tốn của doanh nghiệp khi cần
thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều chỉnh hoạt động sản
xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
 Tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên
nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của
đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.
1.3.2 Đối với cơ quan thuế và kiểm tốn
Dễ dàng trong cơng tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp
9



1.4 Phân loại phần mềm kế toán máy
1.4.1. Phân loại theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1.4.1.1. Phần mềm kế toán bán lẻ
Phần mềm kế toán bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ
thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting) là
các phần mềm hỗ trợ cho cơng tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và
giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần
mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung phần
mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là
các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm
này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh
doanh trực tuyến trên Internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào
cho phần mềm kế tốn tài chính quản trị.
1.4.1.2.Phần mềm kế tốn tài chính quản trị
Phần mềm kế tốn tài chính quản trị (hay phần mềm kế tốn phía sau văn
phịng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ,
tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân
tích thống kê tài chính.
1.4.2. Phân loại theo hình thức sản phẩm
1.4.2.1. Phần mềm đóng gói
Phần mềm đóng gói là các phần mềm được nhà cung cấp thiết kế sẵn, đóng gói
thành các hộp sản phẩm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng và bộ
đĩa cài phần mềm. Loại phần mềm kế toán này thường được bán rộng rãi và
phổ biến trên thị trường.
Ưu điểm:
 Giá thành rẻ: Do được bán và sử dụng rộng rãi cho nhiều doanh
nghiệp nên chi phíphát triển được chia đều cho số lượng người
dùng.
 Tính ổn định của phần mềm cao
 Nâng cấp, cập nhật nhanh chóng: Do nhà cung cấp phần mềm

đóng gói chỉ quản lý một bộ mã nguồn duy nhất nên việc cập
nhật sửa lỗi hoặc cập nhật, nâng cấp khi có sự thay đổi của chế
độ kế tốn sẽ rất nhanh chóng và đồng loạtcho các cơng ty đang
sửdụng tại một thời điểm.
 Chi phí triển khai rẻ: Phần mềm đóng gói bao giờ cũng có đầy
đủ tài liệu hướng dẫn, tài liệu giảng dạy và rất nhiều các tài liệu
khác kèm theo giúp người dùng có thể tự cài đặt và đưa vào sử
dụng mà không cần phải qua đào tạo từ phía nhà cung cấp, nên
sẽ giảm thiểu được chi phí triển khai cho người dùng.
10


 Thờigian triển khai ngắn và dễ dàng.
Nhược điểm:
Do được phát triển với mục đích sử dụng cho nhiều doanh nghiệp hoạt động
trong nhiều loại hình khác nhau mà vẫn bảo đảm được tính đơn giản, nhỏ gọn
và dễ sử dụng nên một số các yêu cầu nhỏ đặc thù của doanh nghiệp sẽ khơng
có trong phần mềm.
1.4.2.2. Phần mềm đặt hàng
Phần mềm kế toán đặt hàng là phần mềm được nhà sản xuất phần mềm thiết kế
riêng biệt cho một doanh nghiệp hoặc một số nhỏ các doanh nghiệp trong cùng
một tập đoàn theo đơn đặt hàng, dựa trên các yêu cầu cụ thể. Đặc điểm chung
của loại phần mềm này là khơng phổ biến và có giá thành rất cao.
Ưu điểm:
 Đáp ứng được yêu cầu đặc thù, cụ thể của doanh nghiệp.
Nhược điểm:
 Chi phí cao: Do tồn bộ chi phí đầu tư và phát triển phần mềm
đều đổ dồn vào một doanh nghiệp nên giá thành của phần mềm
sẽ rất cao. Ngồi chi phí lớn đầu tư ban đầu, loại phần mềm này
còn phải chịu thêm các chi phí khác nhưchi phí bảo hành, bảo trì,

nâng cấp phát triển sau này.
 Khó cập nhật và nâng cấp: Khi chế độ kế toán thay đổi, do nhà
cung cấp phần mềm theo đơn đặt hàng phải tiến hành cập nhật
nâng cấp cho hàng trăm và thậm chí cả ngàn khách hàng một
cách tuần tự, lần lượt, nên doanh nghiệp đầu tư sử dụng phần
mềm đặt hàng phải chờ đợi rất lâu mới tới mình.
 Tính ổn định của phần mềm kém
 Tính rủi ro cao: Khơng thể kiểm chứng được lịch sử về uy tín
chất lượng đối với các sản phẩm phần mềm kế toán theo đơn đặt
hàng một cách dễ dàng nên rất có thể là sau khi nhận bàn giao
không như ý. Không thể đưa vào sử dụng hoặc đưa vào sử dụng
nhưng không hiệu quả

1.5 Các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế tốn
Phần này trích yếu một số nội dung thơng tin cốt lõi của Thơng tư
103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ký ngày 24 tháng 11 năm 2005 về việc
"Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán".
1.5.1.Tiêu chuẩn của phần mềm kế toán
 Phần mềm kế toán phải hỗ trợ cho NSD tuân thủ các quy định của Nhà
nước về kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế tốn khơng làm thay đổi
11


bản chất, nguyên tắc và phương pháp kế toán được quy định tại các văn
bản pháp luật hiện hành về kế tốn.
 Phần mềm kế tốn phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung
phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách
tài chính mà khơng ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
 Phần mềm kế tốn phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số
liệu kế tốn.

 Phần mềm kế tốn phải đảm bảo tính bảo mật thơng tin và an tồn dữ
liệu.
1.5.2. Điều kiện của phần mềm kế toán
 Phần mềm kế toán trước khi đưa vào sử dụng phải được đặt tên, thuyết
minh rõ xuất xứ, tính năng kỹ thuật, mức độ đạt các tiêu chuẩn hướng
dẫn tại Thông tư 103/2005/TT-BTC và các quy định hiện hành về kế
toán.
 Phần mềm kế toán khi đưa vào sử dụng phải có tài liệu hướng dẫn cụ
thể kèm theo để giúp NSD vận hành an tồn, có khả năng xử lý các sự
cố đơn giản.


Phần mềm kế tốn do tổ chức, cá nhân ngồi đơn vị kế toán cung cấp
phải được bảo hành trong thời hạn do hai bên thỏa thuận, ít nhất phải
hồn thành cơng việc kế tốn của một năm tài chính.

1.5.3. Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán
1.5.3.1. Đảm bảo điều kiện kỹ thuật
 Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của
doanh nghiệp.
 Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản
lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý,độingũ nhân viên kế toán.
 Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu
phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và
yêu cầu kế toán của đơn vị thìđơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
 Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế tốn trên máy vi tính như:
quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm sốt việc đưa
thơng tin từ ngồi vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu
định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xửl ý số liệu…
 Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an tồn cho hệ thống, bố

trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật.
1.5.3.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán
 Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế tốn có đủ trình độ chun
mơn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
12


 Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu công việc: lập chứng từ vào
máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên
máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ
kế tốn và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trịthơng tin kế toán.
 Quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức
năng, nhiệm vụ của từng NSD trong hệ thống; ban hành quy chế quản
lý dữliệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định
danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.
1.5.3.3. Đảm bảo tính thống nhất trong cơng tác kế tốn
Đối với các đơn vị kế tốn có các đơn vị kế tốn trực thuộc (Tổng Cơng ty,
Cơng ty mẹ,…) phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợp
nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sửdụng phần mềm kế
toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.

13


Câu hỏi ơn tập Chương 1
1. Trình bày khái niệm và mơ hình hoạt động của phần mềm kế tốn?
2. Trình bày tính ưu việt của phần mềm kế tốn?
3. Trình bày nguyên tắc khi xây dựng phần mềm kế toán?
4. Phân loại phần mềm kế toán? Nêu rõ ưu nhược điểm của phần mềm đóng
gói và phần mềm đặt hàng?

5. Trình bày các tiêu chuẩn và điều kiện của một phần mềm kế tốn?
6. Trình bày quy định của Bộ Tài chính về hình thức kế tốn máy?

14


Tài liệu tham khảo chương 1
1. Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 24/11/2005 về việc
“Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán”

15


CHƯƠNG 2: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN
2.1 Các bước tiến hành mở sổ kế tốn
Thơng thường một doanh nghiệp mới thành lập hoặc một doanh nghiệp
đã hoạt động lâu năm nhưng bắt đầu một năm tài chính mới thì thường phải
tiến hành mở sổ kế tốn mới tương ứng với năm tài chính đó.
Trong các phần mềm kế toán việc mở sổ kế toán được thực hiện ngay
lần đầu tiên khi người sử dụng bắt đầu sử dụng phần mềm. Quá trình mở sổ
được thực hiện qua một số bước trong đó cho phép người sử dụng chọn nơi
lưu sổ trên máy tính, chọn ngày bắt đầu mở sổ kế toán, chọn chế độ kế toán,
chọn phương pháp tính giá,... Các phần mềm kế tốn được phân tích, thiết kế
và xây dựng chung cho mọi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp hoạt động trong
các lĩnh vực khác nhau, quy mơ khác nhau, sử dụng các phương pháp hạch
tốn khác nhau, tên giao dịch và địa chỉ khác nhau. Ngay cả các phần mềm kế
tốn được phân tích thiết kế, xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp, thì các
phương pháp, chính sách kế tốn, các thủ tục kiểm sốt cũng có thể thay đổi
thường xuyên. Điều này buộc doanh nghiệp phải khai báo cũng như khai báo
lại những đặc điểm riêng và những phương pháp hạch toán cụ thể của doanh

nghiệp mình khi bắt đầu đưa phần mềm vào ứng dụng, cũng như trọng q
trình sử dụng khi có sự thay đổi. Có như vậy, phần mềm kế tốn mới có thể
đáp ứng được những ngun tắc hạch tốn cụ thể và cung cấp thông tin phù
hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Việc xác định những phương pháp kế toán sử dụng, yêu cầu về hạch
toán và n hững thơng tin cần khai thác, sau đó khai báo những yêu cầu này gọi
là xác định và khai báo các biến hệ thống. Việc xác định và khai báo các biến
hệ thống phải được thực hiện trước khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng.
Các phần mềm kế tốn khác nhau địi hỏi phải khai báo các thơng số hệ thống
khác nhau. Một phần mềm được thiết kế tốt có thể địi hỏi phải xác định và
khai báo các biến hệ thống sau đây:
STT

NỘI DUNG

Những thông tin chung về doanh nghiệp
1

Tên cơ quan chủ quản

2

Tên đơn vị kế toán

3

Địa chỉ của đơn vị kế toán

4


Số điện thoại

5

Số FAX

6

Số tài khoản ngân hàng

7

Mã số thuế của doanh nghiệp
16


8

….

Chính sách và phương pháp kế tốn doanh nghiệp áp dụng
1

Phương pháp kế toán hàng tồn kho
-Phương pháp kê khai thường xuyên
-Phương pháp kiểm kê định kỳ

2

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho

-Phương pháp tính theo giá đích danh
-Phương pháp bình quân gia quyền
-Phương pháp nhập trước, xuất trước
-Phương pháp nhập sau, xuất trước

3

Phương pháp tính giá thành sản phẩm
-Phương pháp giản đơn
-Phương pháp tính giá theo đơn đặt hàng
-Phương pháp phân bước
-Phương pháp hệ số

4

Hình thức sổ kế toán
-Nhật ký chung
-Chứng từ ghi sổ
-Nhật ký - Chứng từ
-Nhật ký – Sổ cái

5

Phương pháp khấu hao tài sản cố định
-Phương pháp khấu hao đường thẳng
-Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần
-Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm

6


Đồng tiền hạch toán
-Đồng tiền Việt Nam
-Đồng tiền Ngoại tệ

7

Kỳ báo cáo: Tháng, quý, năm….

8

……………….

Minh họa trên phần mềm Misa:
Với phần mềm kế toán Misa, việc mở sổ kế toán được thực hiện qua các cách
sau:
Cách 1: vào menu Start\Programs\MISA SME.NET \MISA SME.NET
Tools\Company Setup.
17


Cách 2: sau khi khởi động MISA SME.NET, tại màn hình gồm các chức năng
như Xem dữ liệu kế tốn mẫu, Tạo dữ liệu kế toán mới và Mở dữ liệu kế toán,
nhấn nút <<Tạo dữ liệu kế toán mới>>. Xuất hiện hộp hội thoại:

Để mở sổ kế toán, phần mềm Misa 2017 yêu cầu người dùng khai báo 07 nội
dung tương ứng với 07 bước sau:
Bước 1: Thông tin dữ liệu
Tại bước này, người sử dụng sẽ phải khai báo các thông tin:
18



 Máy chủ chứa cơ sở dữ liệu
 Đặt tên cho dữ liệu và chọn nơi lưu trữ dữ liệu
 Ngồi ra có thể khai báo thơng tin về địa chỉ email để phần mềm gửi lại
mật khẩu trong trường hợp người sử dụng bị quên mật khẩu.
Bước 2: Thông tin doanh nghiệp
Phần mềm sẽ yêu cầu người dùng khai báo các thông tin về doanh nghiệp sau:

Bước 3: Khai báo lĩnh vực hoạt động
Bao gồm các thông tin về:
 Lĩnh vực hoạt động của Doanh nghiệp: Là doanh nghiệp Thương mại –
Dịch vụ hay Sản xuất, Xây lắp
 Các loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại Doanh nghiệp.
 Cách tính giá thành

19


Bước 4: Dữ liệu kế toán
Tại bước này, người dùng sẽ phải khai báo các thông tin về:
 Năm tài chính: Bao gồm thơng tin về ngày bắt đầu và kết thúc năm tài
chính, thơng tin về ngày bắt đầu sử dụng phần mềm.
 Chế độ kế toán: Phần mềm Misa thiết kế các sự lựa chọn về chế độ kế
tốn theo quy định của Bộ Tài chính để người sử dụng lựa chọn, sao
cho đúng với đặc thù và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
 Hóa đơn: Lựa chọn doanh nghiệp có sử dụng phần mềm để quản lý phát
hành hóa đơn hay khơng.
 Loại tiền: Sử dụng đồng tiền VNĐ hay ngoại tệ, hoặc chọn chế độ hạch
toán đa tiền tệ.


20


Bước 5: Phương pháp tính giá xuất kho
Người sử dụng lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho sao phù hợp với đặc
thù doanh nghiệp, bao gồm:
 Phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ
 Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn (tức thời)
 Phương pháp nhập trước xuất trước
 Phương pháp đích danh


21


Bước 6: Phương pháp tính thuế GTGT
Người dùng lựa chọn một trong hai cách tính thuế GTGT phù hợp với đặc thù
doanh nghiệp mình, bao gồm:
 Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
 Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Bước 7: Thực hiện mở sổ kế toán
Với mỗi bước thực hiện trên, người sử dụng tích chọn các thơng tin sao cho
phù hợp với đặc thù đơn vị mình và chọn <<Tiếp theo>> để chuyển sang các
bước tiếp. Nếu phải sửa đổi thông tin ở các bước trước đó,chọn <<Quay lại>>
để thực hiện chỉnh sửa.
Sau khi khai báo xong 07 bước, bấm nút <<Thực hiện>> để thực hiện tạo dữ
liệu kế toán

22



Lưu ý: các thông tin về tên dữ liệu kế toán, ngày bắt đầu hạch toán, đồng tiền
hạch toán, chế độ kế tốn, phương pháp tính thuế GTGT chỉ được khai báo
duy nhất 01 lần khi tạo dữ liệu kế toán.

2.2 Nhập số dư ban đầu
Hạch toán kế toán với q trình kế tốn số liệu diễn ra lâu dài, liên
tục có hệ thống và lũy kế. Kỳ hạch tốn là một khái niệm của kế toán nhằm
phân chia quá trình hạch tốn thành những khoảng thời gian thích hợp để tiện
lợi cho cơng tác hạch tốn kế tốn và cung cấp thông tin kịp thời để tiện lợi
cho công tác hạch tốn kế tốn và cung cấp thơng tin kịp thời. Cứ sau mỗi kỳ
hạch tốn, cơng tác hạch tốn kế tốn lại bắt đầu một chu trình mới và số liệu
kế toán cuối kỳ này sẽ được chuyển sổ làm cơ sở dữ liệu cho kỳ hạch toán sau.
Việc ứng dụng tin học hóa cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp thường
được thực hiện vào đầu mỗi kỳ kế toán. Những doanh nghiệp trước đây hạch
toán kế toán bằng phương pháp thủ cơng, nay chuyển sang hạch tốn kế tốn
bằng máy vi tính trên cơ sở khai thác các phần mềm kế tốn, cần phải “chuyển
sổ” sang hình thức hạch toán mới. Thực hiện “chuyển sổ” nghĩa là phải xác
định và cập nhật vào máy tính số dư đầu kỳ của tất cả các đối tượng hiện đang
được theo dõi, hạch toán tại doanh nghiệp. Bao gồm:
23


+ Số dư của các tài khoản tổng hợp
+ Số dư chi tiết của các khoản phải thu, phải trả
+Số dư chi tiết của các khoản vốn bằng tiền
+ Số dư tạm ứng của cán bộ công nhân viên
+ Số tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm
+ Số liệu chi tiết về tài sản cố định tính đến thời điểm hiện tại…

Mô tả trên phần mềm Misa:
Nhập số dư ban đầu trong phần mềm Misa bao gồm: (1) khai báo danh mục;
(2) nhập số dư đầu kỳ.
2.2.1 Khai báo danh mục
Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để nhập được số dư ban đầu và hạch toán các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán trước hết kế toán phải khai
báo một số danh mục liên quan. Các danh mục cần khai báo trước khi nhập số
dư ban đầu tại phần mềm Misa là:
2.2.1.1 Danh mục hệ thống tài khoản kế toán
Danh mục Hệ thống tài khoản được sử dụng để quản lý hệ thống các tài
khoản, vì hầu hết mọi thơng tin kế tốn đều được phản ánh trên tài khoản.
Thơng thường các phần mềm kế toán đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn
theo quy định của Bộ Tài chính. Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp lại có một
đặc thù sản xuất kinh doanh riêng vì thế mà yêu cầu quản lý các tiết khoản trên
cơ sở hệ thống tài khoản cũng khác nhau. Phần mềm kế toán phải cho phép
NSD mở thêm các tiết khoản trên cơ sở hệ thống tài khoản chuẩn. Hệ thống tài
khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh trong kỳ.
Mơ tả trên phần mềm Misa:
• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thêm mới hoặc chi tiết thêm tài
khoản cho phù hợp với yêu cầu quản lý, NSD vào mục Danh mục\Tài
khoản\Hệ thống tài khoản:

24