Kỹ năng quản lý thời gian
hiệu quả
PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã



Đơi nét về giảng viên

PGS.TS. Nguyễn Văn Nhã

▶

Ngun lính xe tăng Miền Đông Nam bộ

▶

Nguyên Trưởng khoa Vật Lý ĐHSPHN (1990-1995)

▶

Nguyên P. Trưởng Ban KHCN ĐHQGHN (1996-2004)

▶

Nguyên Trưởng Ban Đào tạo ĐHQGHN (2004-2012)

▶

Nguyên Hiệu trưởng Đại học Nguyễn Trãi (2012-2016)

▶

Nguyên thư ký dự án Phát triển nhân tài Quốc gia

▶

Viện trưởng Viện Đào tạo&NCKH ứng dụng miền Nam

▶

Giảng viên, cố vấn Khoa QT&KD, ĐHQGHN


1.Lập kế hoạch theo thời gian
•
•
•
•
•

Hiểu đúng về thời gian
Những cơng cụ lập chương trình làm việc
Xây dựng lịch trình làm việc
Danh sách việc phải làm hằng ngày
Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc


Lược sử về Thời gian
• Chúng ta ngưỡng mộ Stephen
Hawking (1942-2018) khơng chỉ
là tài năng mà cịn là nghị lực phi

thường của vị giáo sư trên hành
trình chống lại căn bệnh xơ cứng
cơ vùng. 21 tuổi, ông dần mất đi
khả năng vận động tay chân, đến
mất hẳn giọng nói và rồi liệt toàn
thân. Dẫu vậy, với đam mê bất tận
về thiên văn học, ơng vẫn giữ ý
chí kiên cường để tìm hiểu những
bí mật của vũ trụ bao la.


Thời gian là một nguồn lực khan hiếm
Nếu mỗi phú lãng phí, bạn phải nộp
100 000 đ; nếu mỗi phút làm việc hiệu
quả, bạn lại thu được 100 000 đ.
Bạn sẽ giàu hay nghèo sau một năm?


Trong thời đại VUCA nhiều thứ đang thay đổi…..
Thử sức một bài tập nhỏ
Có ba bạn đi từ Hà Nội đến Hải phịng, qng
đường dài 100km
• Bạn An đi xe đạp từ 3gi sáng với tốc độ 10km/h.
Đến Hưng Yên cách HN 40 km nghỉ 30 phút;
đến Hải Dương cách HN 60 km lại nghỉ 30
phút. May mắn được chú họ cho đi nhờ xe tải
với tốc độ40km/h đến thẳng Hải Phịng.
• Bạn Hịa đi xe máy lúc 5 gi với tốc độ 50km/h,
nhưng đi được 20 km thì hỏng xe, chữa 15 phút,
đến Hải Dương Hòa nghỉ 45 phút ăn sáng, rồi

phóng 60 km/h về HP
• Bạn Liên đi xe buýt lúc 6 gi, xe luôn chạy với
tốc độ 40 km/h; có nghỉ ở HY và HD mỗi chỗ
15 phút để đón khách.
• Hỏi ai đến HP đầu tiên, ai cuối cùng? Họ gặp
nhau ở đâu dọc đường?

• Quãng đường không đo bằng km,
mà “đo” bằng thời gian cần thiết
để đi và đến, vấn đề là chọn
phương tiện nào tối ưu.
• Khoảng cách được tính bằng
“quăng dao”
• Chất lượng động cơ xe từ o100km/h tính bằng s
• …v.v..
Xin các bạn nêu thêm ví dụ khác


Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là quá trình
lên kế hoạch và tổ chức thời
gian cho từng hoạt động cụ
thể, chi tiết từng bước cho đến
khi hoàn thành mọi mục tiêu đề
ra. Vì thời gian có hạn, bạn
càng có kỹ năng quản lý thời
gian tốt, quỹ thời gian sử dụng
càng hiệu quả. Sự hiệu quả
của việc quản lý thời gian
được đánh giá dựa trên kết

quả công việc làm ra, khơng
dựa trên thời gian hồn thành
nhanh hay chậm

Quản lý thời gian là sắp xếp, lên
kế hoạch những việc cần làm một
cách khoa học.


Thực chất quản lý thời gian
hiệu quả là quản lý cách sống
và làm việc của bản thân


Hiểu đúng về thời gian
Thời gian quý hơn vàng
Sao bạn lãng phí thời gian?
Ngạn ngữ có câu: Thời gian là
vàng. Nhưng vàng thì mua được
mà thời gian khơng mua được.
Thế mới biết vàng có giá mà thời
gian là vơ giá.

• Thật vậy, thời gian là sự sống. Bạn vào bệnh
viện mà xem, người bệnh nặng, nếu kịp thời
chạy chữa thì sống, để chậm là chết.
• Thời gian là thắng lợi. Bạn hỏi các anh bộ đội
mà xem, trong chiến đấu, biết nắm thời cơ, đánh
địch đúng lúc là thắng lợi, để mất thời cơ là thất
bại.

• Thời gian là tiền. Trong kinh doanh, sản xuất
hàng hóa đúng lúc là lãi, khơng đúng lúc là lỗ.
• Thời gian là tri thức. Phải thường xuyên học tập
thì mới giỏi. Học ngoại ngữ mà bữa đực, bữa
cái, thiếu kiên trì, thì học mấy cũng khơng giỏi
được.
• Thế mới biết, nếu biết tận dụng thời gian thì làm
được bao nhiêu điều cho bản thân và cho xã
hội. Bỏ phí thời gian thì có hại và về sau hối tiếc
cũng không kịp.


Quản lý thời gian hiệu quả
với phương pháp Ma trận Eisenhower
“Việc quan trọng thường không khẩn
cấp và việc khẩn cấp thường khơng
quan trọng”
Dwight Eisenhower
Bạn cần trả lời 2 câu hỏi

• Tơi đang làm việc này vì mục đích
gì?
• Các giá trị cốt lõi định hướng
cuộc sống của tơi là gì?


Những cơng cụ lập chương trình làm việc
• Có nhiều người chỉ cần sử
dụng bút và giấy. Tuy nhiên
trong thời đại ngày nay khi bạn

là người dành khá nhiều thời
gian cho máy tính, điện thoại
hay các thiết bị nào khác, bạn
sẽ thấy rất tiện ích khi có một
phần mềm giúp ghi lại các
nhiệm vụ

• Todoist
• TickTick
• Microsoft To-Do
• nTask
• Any.do


…và còn nhiều phần mềm khác giúp bạn

lập kế hoạch và chương trình làm việc hiệu quả
“Chúng ta đều muốn có thời
gian, nhưng lại khơng biết
cách sử dụng nó”
William Penn

• Evernote
• Due
• Wunderlist
• Trello


Xây dựng lịch trình làm việc
Yêu cầu của một lịch trình làm việc

• Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm
việc: chính xác tên cơng việc; chính xác ngày,
giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện;
chính xác tên người thực hiện…
• Đảm bảo khơng có sự trùng lặp: không trùng
lặp thời gian, địa điểm, con người khi thực hiện
các cơng việc.
• Đảm bảo khơng bỏ sót: khơng bỏ sót việc;
khơng bỏ sót một trong các yếu tố: thời gian, địa
điểm, thành phần…

•

Đảm bảo tính khả thi: khi xây dựng lịch phải
tính tốn, dự phịng thật sát thực tế. Tránh tối đa
sự thay đổi, điều chỉnh

• Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện: ngay từ
khi xây dựng lịch cần tính đến các yếu tố ưu
tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần
thiết hay không cần thiết để ưu tiên bố trí con
người, địa điểm và thời gian, …


Quy trình lập kế hoạch cơng tác,
lịch trình làm việc
• Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội
dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm
kiếm thơng tin, nắm bắt cơ hội.


• Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây
dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện các
mục tiêu.

• Bước 2: Xác định mục tiêu - Cần phải xác định
cụ thể và chính xác.

• Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế
hoạch và đưa vào thực hiện.

• Bước 3: Phân tích nguồn lực
- Xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủ trương,
chính sách, quy định hiện hành của Đảng và
Nhà nước);
- Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về
thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện…
- Phân tích các yếu tố khách quan khác: điều
kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường…


Công cụ đơn giản nhất là lập bảng
(Sơ đồ Gantt)
ST Nội dung cơng Ai chủ trì Ai phối Điều kiện Thời điểm
T
việc
hợp
cần thiết bắt đầu và
kết thúc
(5M)


Kết quả
dự kiến


Danh sách việc phải làm hằng ngày
(to-do list)

• Một danh sách việc cần làm hiệu quả sẽ định
hình một ngày của bạn, giúp bạn dễ dàng tập
trung vào công việc hay những điều quan trọng
nhất
• Thơng thường bạn sẽ sử dụng giấy nhớ để ghi
chép, nên dùng phần mềm trên máy tính, điện
thoại để thay thế cho dùng giấy nhớ Vì:
+

Ứng dụng thường đi kèm với lời nhắc, báo thức để
bạn không lơ là nhiệm vụ
+ Dễ dàng chỉnh sửa danh sách với các thao tác đơn giản
+ Lưu trữ đám mây khiến giúp bạn không thể nào đánh
mất danh sách
+ Sắp xếp nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn
(deadline) hoặc thứ tự bảng chữ cái
+ Có thể dùng để giao việc cho đồng nghiệp và kiểm tra
tiến độ


Kỹ năng tạo danh sách việc làm hàng ngày
• Hãy kiểm tra danh sách này vào mỗi đầu tuần,
khi bắt đầu một ngày mới và khi vừa mới hoàn

thành một nhiệm vụ của mình. Nếu bạn cảm
thấy lịch quá dày đặc và mình khơng thể nào
hồn thành hết. Đây chính là lúc bạn chỉnh sửa
lại danh sách việc cần làm và dành thêm cho
mình thời gian nghỉ ngơi.

• Sử dụng ứng dụng (hoặc giấy nhớ)
• Tạo nhiều hơn một danh sách việc cầ
n làm
• Thêm nhiệm vụ mới ngay lập tức
• Chỉ định ngày đáo hạn cụ thể
• Tạo, chỉnh sửa danh sách việc cần là
m vào ngày mới
• Tìm ra giới hạn của bản thân
• Phân biệt giữa việc cần làm với mong
muốn và mục tiêu
• Kiểm tra danh sách việc cần làm thườ
ng xuyên


Nhược điểm của các hệ thống kế hoạch làm việc
• Mỗi ngày mang đến những khó
khăn và cơ hội khác nhau, gây
trở ngại cho những công cụ lập
kế hoạch hàng ngày
• Làm thế nào để hệ thống lập kế
hoạch và xác định mức độ ưu
tiên có thể theo kịp những bước
phát triển trong thời đại VUCA?


• Điểm khác biệt duy nhất là giám đốc điều hành
linh hoạt hơn khi dùng những cơng cụ lập kế
hoạch. Tính linh hoạt thể hiện như sau:
• Dành nhiều thời gian trống hơn trong lịch
làm việc hàng ngày
• Chỉ những nhiệm vụ chính quan trọng nhất
mới được đưa vào lịch trình với thời lượng
hai tuần trở lên
• Sẵn sàng gạt bỏ những việc đã lập kế hoạch
khi cơ hội xuất hiện
• Linh hoạt hơn khơng làm cho một ngày làm
việc nhàn rỗi hơn, mà đảm bảo rằng sẻ có
thời gian cho những việc quan trọng nhất.


2. Giao việc hiệu quả
• Lợi ích của giao việc hiệu quả
• Vận dụng cơng thức RACI trong giao phó cơng việc
• Giao việc hiệu quả bằng phân cơng phân nhiệm
• Giao việc hiệu quả bằng ủy thác cơng việc
• Kiểm soát và đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm
trong giao việc, phân công phân nhiệm, ủy thác công
việc


Lợi ích của giao việc hiệu quả
• Giao việc hiệu quả có thể đem lại những
lợi ích thực sự cho bạn, cho nhân viên,
và cho cơng ty, ngân hàng.
• Đó cũng là một cách để xây dựng sự

hiểu biết vững chắc với cấp dưới
• Nó cải thiện sự tin tưởng giữa bạn và
cấp trên. Để có được sự tin tưởng này,
trước hết bạn phải tin tưởng người khác,
và giao phó là một trong những cách tốt
nhất để làm việc này
“Tôi tin bạn làm được cơng việc này”.

• “Tơi khơng tin tưởng nhãn viên của
tôi”: Những người này nên bắt đầu giao những
công việc nhỏ; điều này cho phép họ xây dựng
sự tin tưởng dần dần.
• “Tơi thích cơng việc được làm theo cách của
tôi”: Đây là bao biện cho kiểu “ơm đồm, sợ
người khác làm hỏng việc”.
• “Nhân viên tơi sẽ khơng bằng lịng với cơng
việc giao thêm này”: Có thể là như vậy. Nhưng
những nhân viên tốt – những người mà bạn
muốn giữ lại – thường đánh giá cao những cơ
hội để nhận trách nhiệm cho cơng việc quan
trọng.
• “Nhân viên mong đợi tôi là người giải quyết
vắn đề và ra quyết định”: Điều này đúng trong
một chừng mực nào đó; nhưng thực chất là “độc
đốn”


Ma trận RACI,
một kỹ thuật phân công công việc hiệu quả
Phương pháp

lập ma trận RACI
• Bước 1. Xác định cơng việc
• Bước 2. Xác định đơn vị
tham gia
• Bước 3. Hồn thành các ơ
của RACI

• R = Responsible: Người hay bộ phận chịu trách
nhiệm chính trong việc thực thi và triển khai dự án.
• A = Accountable: Người này sẽ chịu trách nhiệm
phê duyệt các dự án, kế hoạch trong dự án.
• C = Consulted: Đây được coi là người đóng vai
trị tham mưu cho người chịu trách nhiệm trong
việc lên kế hoạch. C sẽ giúp R trước khi trình kế
hoạch cho A ký.
• I = Informed: Đây là những người hoặc bộ phận
không liên quan nhiều đến dự án hay chiến dịch
mà là phối hợp, Tuy nhiên họ vẫn cần nắm rõ các
thơng tin để khách hàng có thể hỏi đến bất cứ lúc
nào.


Vận dụng ma trận RACI trong giao phó cơng việc


Giải thích biểu đồ ma trận RACI
Cần lưu ý những điểm sau
để tránh sai sót:
• Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ nhiệm vụ
và vai trị của mình

• Mỗi một nhiệm vụ cần có một người chịu
trách nhiệm R và khơng có dự án nào có
q nhiều người A.
• Bạn có thể thêm vào một số u cầu và
thơng tin khi lập ma trận như: kết quả
công việc, các quy trình phải thực hiện
chính xác, tiêu chuẩn KPI được hồn
thành như thế nào?
Xin bạn giải thích lại Ma trận ví dụ trên

• Ví dụ ở bảng trên và Hoạt động CC thì
cách đọc là:
• - Ms Lan chịu trách nhiệm thực thi cơng
việc hoạt động CC [Responsible]; R
• - Để thực hiện được cơng việc này thì Ms
Lan cần tham vấn ý kiến của Mr Nam và
Mr Khang (có thể đây là 2 người có
chun mơn hoặc có ý kiến quan trọng)
[Consult]; C
• - Hiệu suất, kết quả hoặc thơng tin về
công việc này sẽ được Ms Lan thông báo
cho Ms An [Inform]; I
• - Người chịu tránh nhiệm cuối cùng đối
với Hoạt động CC là Mr Trọng
[Accountable] A


Giao việc hiệu quả bằng phân công phân nhiệm
Việc “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” là yếu tố cực kỳ quan trọng, nó quyết định
50% thành cơng trong cơng việc, 50% thành cơng cịn lại sẽ phụ thuộc vào “cách đặt”

và sự nỗ lực của “người được đặt”; Ngược lại, nếu ta “không đặt đúng người” hoặc
“không giao đúng việc” thì 99% là cơng việc đó sẽ thất bại, tiềm năng nhân sự đó sẽ
hao tổn, ý chí & niềm tin sẽ bị sụt giảm!
• Vậy, làm thế nào để có thể “đặt đúng người” vào “đúng vị trí” và “đúng cách”?
• Làm thế nào để “người được đặt” ln phấn đấu và nỗ lực hết mình cho mục tiêu cơng
việc được giao?...
• Làm sao để khơng rơi vào tình trạng lúc nào cũng q tải cơng việc, trong khi kết quả
mang lại chưa nhiều, nguồn nhân lực trong team vẫn chưa phát huy đến mức tối đa?
• Làm sao để giảm thiểu những tổn thất do vướng phải những sai lầm trong công tác tổ
chức công việc?


Một số bí kíp giao việc hiệu quả
• 1.Khơng cầu tồn
Nhân viên cũng là một con người và con người
thì khơng ai là hồn hảo hết. Do vậy, bạn cũng
nên lường trước mọi trường hợp khi giao việc
cho nhân viên. Bạn cần phải có niềm tin rằng
nhân viên sẽ làm tốt cơng việc bạn giao
• 2.Xác định việc gì là quan trọng nhất
bạn cần phải biết được rằng công việc nào là
quan trọng nhất đối với công việc của cả nhóm
và năng lực nhân viên nào đảm nhận được.
• 3.Khai thác điểm mạnh và khắc phục những
điểm yếu kém của nhân viên
Một người sếp tài ba và có tầm nhìn là người
luôn quan tâm đến sự phát triển và tiến bộ của
nhân viên

• 4.Khơng nên chỉ dành việc dễ dàng cho mình

Nếu bạn nghỉ rằng từ nay sẽ giao hết những
cơng việc khó khăn cho nhân viên và chỉ làm
những cơng việc nhẹ nhàng. Thì bạn đúng là
một ơng sếp tồi
• 5.Đừng nên cho rằng chỉ có bạn mới làm tốt
được việc này
Nhiều sếp không giao việc được cho nhân viên
bởi vì họ ln cho rằng chỉ có họ mới làm tốt
được cơng việc đó. Ngun nhân khác cũng có
thể là do bạn ln phức tạp hóa mọi vấn đề.
• 6.Nghỉ ngơi một thời gian
Nếu bạn thực sự vẫn gặp rắc rối khi giao việc
cho nhân viên, hãy nghỉ ngơi một thời gian
trong khoảng1- 2 tuần. Khi bạn quay trở lại với
cơng việc, có thể bạn sẽ tìm thấy được nhân
viên thực sự đã làm tốt và phù hợp với cơng
việc mà bạn đang gặp khó khăn đấy.