Chương 6

THIẾT KẾ TỔ CHỨC


MỤC TIÊU CHƯƠNG
Các đặc trưng cơ bản liên quan hoạt động thiết kế tổ

chức: chun mơn hóa cơng việc, chuỗi mệnh lệnh,
tầm hạn quản trị
Thiết kế cấu trúc theo chiều dọc
Thiết kế các bộ phận trong cấu trúc tổ chức
Thiết kế cấu trúc theo chiều ngang
Các yếu tố định hình cấu trúc

2


Hoạt động tổ chức/công tác tổ chức
Mọi tổ chức đều luôn vất vả với việc thiết kế cấu trúc và

tái cấu trúc tổ chức.
Hoạt động tổ chức là việc triển khai các nguồn lực để đạt
được các mục tiêu chiến lược, cụ thể:
 Phân cơng lao động (chun mơn hóa các bộ phận)
 Thiết lập các tuyến quyền hành
 Thiết lập cơ chế phối hợp

Hoạt động tổ chức có tầm quan trọng lớn bởi nó đi theo

để triển khai chiến lược (xác định cách thức để thực thi

chiến lược)
 Chiến lược xác định những gì cần phải làm. Cơng tác tổ chức

xác định cách thức để thực hiện được chúng
3


Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc
Cấu trúc tổ chức xác định:
 Tập hợp các nhiệm vụ chính thức được giao cho các cá

nhân và các bộ phận
 Thiết lập các mối quan hệ báo cáo chính thức:


Tuyến quyền hành, trách nhiệm ra quyết định,



Số lượng các cấp trong cơ cấu tổ chức



Phạm vi kiểm soát của nhà quản trị

 Thiết kế hệ thống để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa

các nhân viên của các bộ phận

4



Ví dụ về sơ đồ tổ chức
Tổng giám đốc
(TGĐ)

Phó TGĐ
phụ trách kế tốn

Giám đốc
nguồn nhân lực
Nhà quản trị

Trung tâm
thơng tin

phụ trách phúc
lợi

Chun viên
phân tích tài
chính

Nhà quản trị

Kế tốn
trưởng
Kế tốn khoản
phải trả


phụ trách quan
hệ lao động

Phó TGĐ
phụ trách sản xuất

Giám đốc
Marketing

Giám sát
bảo trì

Giám đốc phụ
trách bán hàng
khu vực miền núi

Nhà quản trị
kiểm soát chất
lượng

Giám đốc phụ
trách khu vực
miền Trung

Giám đốc nhà
máy đóng chai

Giám đốc phụ
trách khu vực
miền Tây


Quản đốc
dây chuyền
đóng chai

Kế toán lương
5


Các khái niệm liên quan đến
hoạt động tổ chức
Chuyên môn hóa cơng việc thể hiện mức độ phân
chia các nhiệm vụ của tổ chức thành các công việc nhỏ
hơn/phân công lao động



Chuỗi mệnh lệnh thể hiện một chuỗi quyền hành liên kết tất cả các
cá nhân trong tổ chức và xác định mối quan hệ báo cáo trực tiếp
Tính duy nhất của mệnh lệnh
Tính đa hướng

6


Quyền hành, trách nhiệm và sự ủy quyền
Quyền hành (Authority): thẩm quyền chính thức và hợp

pháp của nhà quản trị trong việc ra quyết định, phân bổ
nguồn lực để đạt được các kết quả mong đợi của tổ chức

Quyền hành được trao cho vị trí của tổ chức chứ khơng phải

con người
Quyền hành được phân cấp từ trên xuống dưới theo chiều
dọc của hệ thống cấp bậc
Quyền hành phải được sự chấp nhận của cấp dưới

Quyền lực vs quyền hành: Quyền lực liên quan đến khả

năng một cá nhân ảnh hưởng đến các quyết định

7


Quyền hành, trách nhiệm và sự ủy quyền
Trách nhiệm (Responsibility) là nghĩa vụ thực hiện nhiệm

vụ hoặc hoạt động theo sự phân cơng
Trách nhiệm báo cáo/giải trình là cơ chế mà qua đó tạo ra
sự tương thích giữa quyền hạn và trách nhiệm
Một người có trách nhiệm và quyền hành phải báo cáo và

đánh giá kết quả thực hiện công việc với cấp trên trực tiếp
trong chuỗi mệnh lệnh

Ủy quyền (Delegation) là q trình theo đó các nhà quản

trị sử dụng việc giao quyền hạn và trách nhiệm cho những
người ở vị trí thấp hơn họ trong cơ cấu cấp bậc của tổ
chức

8


Quyền hành theo tuyến và tham mưu/Line and
Staff Authority
Các bộ phận theo tuyến thực hiện những nhiệm vụ kinh

doanh chính
 Bán hàng
 Sản xuất

Các bộ phận tham mưu hỗ trợ các bộ phận theo tuyến
 Marketing
 Quan hệ lao động
 Nghiên cứu
 Kế toán
 Nguồn nhân lực

9


Quyền hành theo tuyến và tham mưu
Quyền hành theo tuyến thể hiện quyền hành chính thức

của một nhà quản trị trong việc chỉ huy và kiểm soát cấp
dưới trực thuộc
Quyền hành tham mưu là quyền hẹp lực hơn và bao
gồm quyền đưa ra lời khuyên, khuyến cáo và tư vấn trong
các lĩnh vực chuyên môn của các chuyên gia


10


Phạm vi/tầm hạn quản trị
Số lượng nhân viên trực tiếp báo cáo với một nhà quản trị

cấp trên
Tầm hạn kiểm soát hẹp/Tầm hạn kiểm soát rộng
Tầm hạn quản trị rộng khi:
Công việc cấp dưới thực hiện là ổn định và quen thuộc
Những nhân viên cấp dưới thực hiện công việc tương tự nhau
Nhân viên dưới quyền làm việc tập trung tại cùng địa điểm
Cấp dưới được đào tạo tốt, cần ít sự hướng dẫn để thực hiện

công việc
Quy tắc và quy trình thủ tục được xác định sẵn
Các hoạt động ít hoạch định hoặc ít (không) giám sát
Sở thích của nhà quản trị
11


Phạm vi/tầm hạn quản trị


Cấu trúc theo chiều dọc có nhiều cấp bậc
quản trị hơn và tầm hạn quản trị hẹp



Cấu trúc phẳng có phạm vi kiểm

sốt/tầm hạn quản trị rộng hơn và ít cấp
bậc quản trị hơn

12


Tái cấu trúc và tầm hạn quản trị
a. Cơ cấu cũ theo chiều dọc

Phó TGĐ
Chuyên gia tham
mưu (6)

Tổng giám đốc
(TGĐ)

Phó TGĐ

Phó TGĐ

Phó TGĐ

Giám đốc điều hành
(4)

Giám đốc điều hành
(4)

Giám đốc điều hành
(10)


Chuyên gia tham
mưu (3)

Chuyên gia tham
mưu (5)

Chuyên gia tham
mưu (5)

b. Cơ cấu mới, phẳng hơn

Giám đốc điều hành (10)

Tổng giám đốc
(TGĐ)

Chuyên gia tham mưu (9)


Tập trung và phân tán quyền hành
Liên quan đến việc quyết định được đưa ra ở cấp nào
Tập trung quyền hành – Quyền ra quyết định hầu hết

được tập trung ở các nhà quản trị cấp cao
Phân tán quyền hành – Quyền ra quyết định được
chuyển giao xuống cho các cấp quản trị thấp hơn
Các yếu tố ảnh hưởng đến sự tập trung và phân tán quyền
hành
Sự thay đổi và không chắc chắn thường phù hợp với sự


phân tán quyền hành
Thích ứng với chiến lược của tổ chức
Tập trung quyền hành thường thích hợp trong các tình
huống khủng hoảng
14


THIẾT KẾ CÁC BỘ PHẬN TRONG
CẤU TRÚC TỔ CHỨC
 Quá trình nhà quản trị quyết định cách thức các vị trí

cơng việc được nhóm gộp lại với nhau để phù hợp nhất
với chiến lược, môi trường, công nghệ và nhân lực của
tổ chức
Hình thành các bộ phận để làm cơ sở:
 Nhóm các vị trí cơng việc vào các bộ phận
 Các bộ phận vào toàn bộ cấu trúc tổ chức

Năm cách tiếp cận trong thiết kế cơ cấu tổ chức
Cấu trúc chức năng theo chiều dọc
Cấu trúc theo đơn vị/bộ phận độc lập
Cấu trúc ma trận
Cấu trúc theo đội
Cấu trúc theo mạng lưới ảo
15


Năm cách tiếp cận trong thiết kế cơ cấu tổ chức
1. Cơ cấu chức năng theo chiều dọc


Nguồn
nhân lực

Sản xuất

2. Cơ cấu theo bộ phận độc lập

Bộ phận sản
xuất 1

Kế toán
Nguồn
NL

Sản
xuất

Kế toán

Bộ phận
sản xuất 2
Nguồn
NL

Sản
xuất

Kế toán


3. Cơ cấu ma trận

Nguồn nhân lực

Sản xuất

Kế toán

Bộ phận sản xuất 1
Bộ phận sản xuất 2
16


Năm cách tiếp cận trong thiết kế cơ cấu tổ chức
4. Cơ cấu theo đội

5. Cơ cấu theo mạng lưới ảo

Thiết kế

Sản xuất
Trung tâm
điều hành

Môi giới
nguồn nhân
lực

Tiếp thị


17


THIẾT KẾ CÁC BỘ PHẬN:
Cấu trúc chức năng theo chiều dọc
Còn gọi là cấu trúc U (U-form) hay cấu trúc nhất thể -

Unitary Structure
Nhóm gộp các vị trí vào các bộ phận trên cơ sở các kỹ
năng, năng lực chuyên mơn, tính chất cơng việc, và sử
dụng các nguồn lực tương tự nhau
Phân chia bộ phận dựa trên nguồn lực:
Các hoạt động chức năng thể hiện các nguồn lực cụ thể cần

thiết để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức
Con người, cơ sở vật chất….cùng sử dụng cho chức năng
chung được tập hợp thành bộ phận riêng biệt

2/6/22

18


Cấu trúc chức năng theo chiều dọc
 Đạt được hiểu quả kinh tế theo qui mô và sử dụng các
Ưu
điểm

nguồn lực có hiệu quả hơn
 Đào tạo kỹ năng chuyên sâu

 Tạo sự tập trung và chỉ huy thống nhất

 Tạo ra rào cản giữa các bộ phận

Nhược
điểm

chức năng
 Phản ứng môi trường chậm
 Quyết định liên quan đến nhiều bộ
phận được dồn cho nhà quản trị cấp
cao nên ra quyết định chậm trễ

19


THIẾT KẾ CÁC BỘ PHẬN:
Cấu trúc theo đơn vị độc lập
Còn gọi là cấu trúc M (Multi divisional)- Cấu trúc đa bộ phận
Các bộ phận trong tổ chức được hình thành dựa trên nhóm gộp

con người dựa trên trách nhiệm về cùng một:
 Sản phẩm/nhóm sản phẩm/dịch vụ
 Chương trình (dự án)
 Lĩnh vực kinh doanh …

Trong mỗi đơn vị độc lập đều có các bộ phận chức năng, người

đứng đầu của mỗi đơn vị chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của
các chức năng.

Phù hợp khi tập đoàn lớn có nhiều dịng sản phẩm cho các thị
trường khác nhau vì mỗi đơn vị là một đơn vị kinh doanh tự chủ
20


Cấu trúc theo chức năng và theo bộ phận độc lập/đơn vị
a. Cấu trúc theo chức năng

R&D

Tài chính

b. Cấu trúc theo bộ phận độc
lập/đơn vị
Ngành hàng điện tử

R&D
Tài chính

Giám đốc

Sản xuất
Marketing

Marketing

Sản xuất

Giám đốc
Ngành hàng công

nghệ sinh học
R&D

Ngành hàng tiêu dùng

Sản xuất
Tài chính

Marketing

R&D

Sản xuất
Tài chính

Marketing


Cấu trúc đơn vị độc lập theo khách hàng hoặc
theo khu vực địa lý
Nhóm gộp tất cả các chức năng trong một khu vực địa lý

hoặc khách hàng
Giám đốc

Khu vực 1
(or KH cá nhân)

Khu vực 2
(or KH tổ chức)


Khu vực 3
(or KH….)

Khu vực 4
or KH….)

Sản xuất

Sản xuất

Sản xuất

Sản xuất

Marketing

Marketing

Marketing

Marketing

…

…

…

…


22


Cấu trúc đơn vị/bộ phận độc lập
Ưu
điểm

Nhược
điểm

2/6/22

 Linh hoạt và phản ứng theo sự thay đổi
 Đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn
 Chỉ tập trung vào một khu vực địa lý hay tuyến SP
 Dễ phối hợp hơn

 Nhân bản các chi phí và nguồn lực của các đơn vị độc

lập
 Có thể thiếu chun mơn hóa ở các đơn vị độc lập

NTLoan_Khoa Quản trị kinh doanh

23


Cấu trúc ma trận
Kết hợp giữa cấu trúc chức năng và cấu trúc đơn vị

Cải thiện sự phối hợp và thơng tin
Tồn tại hai dịng quyền hành
Giám đốc

P. giám đốc
tài chính
Giám đốc
sản phẩm A
Giám đốc
sản phẩm B
Giám đốc
sản phẩm C

P. giám đốc
kỹ thuật

P. giám đốc
sản xuất

Nhân viên làm
việc với 2 cấp
trên trực tiếp

P. giám đốc
marketing

Chuỗi mệnh lệnh
của các bộ phận
sản phẩm theo
chiều ngang


Chuỗi mệnh lệnh chức năng theo chiều dọc
24


Cấu trúc ma trận toàn cầu
Giám đốc điều
hành
Đức

Giám đốc điều hành

Mỹ La tinh

Brazil

Tây ban Nha

Giám đốc sản phẩm
nhựa toàn cầu
Giám đốc sợi thủy
tinh toàn cầu
Giám đốc sản phẩm
cách điện toàn cầu
Nhà quản trị ở các chi nhánh

25