Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Xử lý phát hiện kiểm toán
Vũ Hữu Đức 2012

Nội dung

Khái quát

2

Nội dung xử lý phát hiện

3

Quy trình xử lý phát hiện

Vũ Hữu Đức 2012

1

2

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

1


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Khái quát

Vũ Hữu Đức 2012

Khái niệm
 Là những vấn đề cần phải sửa chữa, điều
chỉnh mà kiểm tốn viên tìm thấy trong q
trình thực hiện kiểm toán.
Ý nghĩa
 Là nội dung cơ bản của báo cáo kiểm tốn.
 Quyết định sự thành cơng của cuộc kiểm
toán

3

Khái quát

Hậu quả

Tiêu chuẩn

Nguyên nhân

Kiến nghị

Vũ Hữu Đức 2012

Thực trạng


4

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

2


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Khái quát

Vũ Hữu Đức 2012

Yêu cầu:
 Tính xây dựng.
 Trao đổi ngay trong q trình kiểm tốn
 Cần có bằng chứng vững chắc
 Phát triển các nội dung một cách logic

5

Thực trạng

Vũ Hữu Đức 2012

 Thực trạng là những vấn đề kiểm toán viên phát
hiện được trong thực tế và cho rằng cần phải sửa
chữa, hay điều chỉnh. Thí dụ:

 Tình trạng thực tế của một hoạt động.
 Tình trạng thực tế của một tài sản.
 Một thủ tục được thực hiện trong thực tế,.
 Một thủ tục không được thực hiện trong thực tế.
 Tình trạng của số liệu ghi chép hay báo cáo…

6

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

3


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Tiêu chuẩn

Vũ Hữu Đức 2012

 Tiêu chuẩn là những điều lẽ ra phải được thực hiện.
 Tiêu chuẩn được đưa ra dựa trên các cơ sở sau:
 Các yêu cầu bằng văn bản, cụ thể là các quy định
của pháp luật, của đơn vị hay các chỉ thị, hướng dẫn
đã được ban hành.
 Các mục tiêu đã đề ra của tổ chức hay bộ phận.
 Ý kiến của chuyên gia.
 KTV tự xác định


7

Vũ Hữu Đức 2012

Các phương pháp tự xác định
 Phân tích so sánh
 So sánh kết quả kỳ này với kỳ trước.
 So sánh kết quả của đơn vị với các đơn vị khác
trong cùng ngành.
 So sánh kết quả với các tiêu chuẩn ngành
 Phân tích hợp lý
 Sử dụng kiến thức và kinh nghiệm của kiểm toán
viên
 Sử dụng các tiêu chuẩn chung của xã hội
 Sử dụng các khảo sát hay điều tra cơ bản

8

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

4


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Vũ Hữu Đức 2012

Bài tập 1

 Đưa ra cách xác định tiêu chuẩn trong trường hợp
các thực trạng được ghi nhận như sau:
 Sản phẩm sản xuất xong được giao cho thủ kho vào
cuối ca sản xuất. Phiếu nhập được lập vào ngày
hôm sau.
 Số ngày thu tiền bình quân là 44,5 ngày.
 Thời gian xử lý một hồ sơ hồn thuế bình quân là 28
ngày.
 Chỉ có 30% dân số được thụ hưởng chính sách bảo
hiểm y tế.
 Thời gian lưu kho bình qn của sản phẩm máy tính
xách tay là 208 ngày.
 Kho sản phẩm A có hai chìa khóa. Thủ kho giữ một
chìa khóa và bảo vệ giữ một chìa khóa.

9

Hậu quả/Tác động

Vũ Hữu Đức 2012

Là cơ sở để thuyết phục nhà quản lý thực
hiện các hành động cần thiết để cải thiện
tình hình.
Việc phân tích hậu quả địi hỏi kiểm toán
viên phải nhận dạng các hậu quả và đánh
giá mức độ ảnh hưởng của nó.

10


Khoa Kế tốn - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

5


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Nhận dạng hậu quả

Hoạt động

Thực trạng
khơng đáp ứng
tiêu chuẩn

Tài chính

Vũ Hữu Đức 2012

Tn thủ

11

Đánh giá mức độ ảnh hưởng

Vũ Hữu Đức 2012

 Cần đưa ra các thông tin định lượng trong mức tốt

nhất có thể với các thước đo giá trị, thời gian, số
lượng nghiệp vụ…
 Có thể phải thực hiện một số thủ tục để kiểm tra và
thu thập thông tin cho việc định lượng các tác động
của một thực trạng.
 Có thể phải sử dụng các kỹ thuật ước tính để mô tả
được mức độ quan trọng của vấn đề.

12

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

6


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Bài tập 1 (tt)

Vũ Hữu Đức 2012

Với các thực trạng và tiêu chuẩn đã xác định
được, hãy đưa ra các hậu quả/tác động có
thể có và cách thức định lượng chúng

13

Vũ Hữu Đức 2012


Nguyên nhân
 Xác định đúng nguyên nhân của thực trạng là cơ sở
quan trọng để đưa ra các kiến nghị phù hợp để có
thể cải thiện thực trạng.
 Nguyên nhân thường được xác định dựa trên các
cơ sở sau:
 Các kết quả kiểm tra trong q trình thực hiện kiểm
tốn
 Trao đổi với người quản lý
 Thái độ xây dựng
 Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện

14

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

7


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Kết quả kiểm tra

Vũ Hữu Đức 2012

Tơi đã đốn được
ngun nhân từ đầu

nên đã chủ động thu
thập bằng chứng
trong q trình kiểm
tốn

15

Vũ Hữu Đức 2012

Trao đổi với người quản lý

Tôi nghĩ rằng anh đã biết về vấn đề này nhưng
chắc có lý do gì khiến anh khơng sửa chữa
được?

16

Khoa Kế tốn - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

8


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Thái độ xây dựng

Vũ Hữu Đức 2012


Tơi khơng nghĩ
rằng bạn có lỗi
trong trường hợp
này. Vấn đề là tìm
kiếm nguyên nhân
và thay đổi để mọi
việc tốt hơn

17

Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện

Vũ Hữu Đức 2012

Bạn ho là do bạn bị viêm
họng. Vấn đề là chữa
viêm họng chứ không đơn
giản là uống thuốc ho

18

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

9


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán


Phân biệt nguyên nhân và biểu hiện

Vũ Hữu Đức 2012

Hàng tồn
Kho chậm
lưu chuyển

Thông tin
Không đủ
Ra quyết định

Mẫu mã
chậm
thay đổi

Nhân viên thiết kế
không đủ năng lực

Phần cứng không
đáp ứng nhu cầu của
cơ sở dữ liệu

19

Các nguyên nhân thường gặp

Vũ Hữu Đức 2012

 Quan điểm bảo thủ khơng muốn thay đổi.

 Sai lầm trong chính sách về nguồn nhân
lực,
 Cơ cấu tổ chức không phù hợp hoặc
khơng cịn thích hợp.
 Phân quyền q rộng hoặc ngược lại, tập
trung quyền lực vào một số ít người.

20

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

10


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Vũ Hữu Đức 2012

Các nguyên nhân thường gặp
 Hệ thống hoặc quy trình hoạch định yếu
kém hoặc không đầy đủ.
 Thiếu nguồn lực, thí dụ như nhân sự, trang
thiết bị, vật tư…
 Các quy trình, thủ tục thiếu chặt chẽ, kém
hiệu quả, lỗi thời.
 Hệ thống thông tin yếu kém về phần cứng
hoặc chương trình
 Thiếu giám sát đầy đủ và hữu hiệu các hoạt

động.
21

Kiến nghị

Vũ Hữu Đức 2012

Thành công của một cuộc kiểm tốn chính
là các kiến nghị có dẫn đến người quản lý
đối tượng kiểm tốn sẽ có các hành động
điều chỉnh, sửa chữa để cải thiện được thực
trạng hay không.
Các kiến nghị cần bảo đảm tính logic và hiện
thực

22

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

11


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Vũ Hữu Đức 2012

Tính logic
Kiến nghị phải phù hợp về logic với các nội

dung về thực trạng, tiêu chuẩn và nguyên
nhân. Các câu hỏi đặt ra là:
 Liệu các kiến nghị có nhằm vào giải quyết
các nguyên nhân của thực trạng hay là chỉ
giải quyết các triệu chứng?
 Liệu các kiến nghị có giải quyết căn cơ vấn
đề hay chỉ là giải pháp tạm thời đối với thực
trạng được nêu?

23

Tính hiện thực

Vũ Hữu Đức 2012

 Tính hiện thực là khả năng thực hiện kiến nghị
trong thực tế. Điều này cần được phân tích dưới
các góc độ:
 Đơn vị có những điều kiện cần thiết về con người,
phương tiện hay nguồn kinh phí để thực hiện kiến
nghị hay khơng?
 Các kiến nghị có bảo đảm mối quan hệ lợi ích – chi
phí hay khơng?
 Các kiến nghị mặc dù sẽ giúp cải thiện thực trạng
đang được xem xét nhưng liệu chúng có thể tác
động tiêu cực đến các hoạt động khác hay không?

24

Khoa Kế toán - Kiểm toán


Đại học Mở TPHCM

12


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Vũ Hữu Đức 2012

Quy trình thực hiện – Thí dụ
 Kiểm tốn viên Hùng đang xem xét tình hình tồn
kho phụ tùng thay thế tại Nhà máy X trực thuộc
Công ty Y. Lý do khiến Hùng được giao nhiệm vụ
này là do chi phí mua hàng của phịng Cơ điện tăng
nhanh trong thời gian gần đây, trong khi máy móc
thiết bị vẫn thường xuyên ngưng hoạt động để sửa
chữa. Mục tiêu của cuộc kiểm tốn là tìm kiếm khả
năng tiết kiệm chi phí, đồng thời giảm tình trạng
ngưng máy để sửa chữa.
 Trong q trình kiểm tốn, Hùng chú ý đến việc
quản lý công tác mua vật tư, phụ tùng thay thế tại
Nhà máy.

25

Bước 1
 Hùng tìm hiểu theo quy
định của Nhà máy, ai là
người quyết định xét

duyệt việc mua hàng.
 Kết quả cho thấy,
Trưởng phòng Cơ điện
là người ký Phiếu đề
nghị và Trưởng phòng
Cung ứng là người ký
Đơn đặt hàng.

Vũ Hữu Đức 2012

 Sốt xét và phân tích
các chính sách, quy
trình và thực tế nhằm
xác định liệu chúng có
thích hợp và nhất
qn với mục tiêu hay
khơng.

26

Khoa Kế tốn - Kiểm tốn

Đại học Mở TPHCM

13


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Bước 2

 Hùng thu thập các bằng
chứng về việc xét duyệr các
nghiệp vụ. Hùng chọn mẫu
và xem xét tồn bộ q
trình.
 Kết quả, hầu hết đều tuân
thủ các quy định xét duyệt
và không có trường hợp
nào mua hàng vượt thẩm
quyền. Như vậy, vấn đề
không nằm ở việc mua
hàng vượt thẩm quyền.

Vũ Hữu Đức 2012

 Tích lũy bằng chứng
và kiểm tra tính xác
thực thơng qua phân
tích nghiệp vụ, khẳng
định kết quả thơng qua
việc lấy mẫu thống kê,
phân tích q trình ra
quyết định, khảo sát
bằng bảng câu hỏi

27

Bước 3

Vũ Hữu Đức 2012


 So sánh giữa các
nghiệp vụ với các thủ
tục kiểm soát đã được
quy định, qua đó xác
định liệu chúng có
được thực hiện đúng
đắn hay khơng và kết
quả có đúng như mong
đợi hay khơng.

 Hùng chuyển sang quan tâm
các mục tiêu và chính sách về
mua vật tư, phụ tùng.
 Kết quả cho thấy, theo quy
định, vật tư, phụ tùng được dự
trữ không quá 30 ngày. Các
quy định này được tuân thủ
khá tốt trong nhiều năm qua do
máy móc thiết bị của Cơng ty
đều là các sản phẩm của các
hãng danh tiếng và có hướng
dẫn kỹ thuật đầy đủ, quy trình
bảo trì được thực hiện theo kế
hoạch hàng quý.
 Hùng cho rằng trong bối cảnh
đó, có thể vấn đề nằm ở quy
trình thực tế hơn là nằm ở
chính sách.


28

Khoa Kế tốn - Kiểm tốn

Đại học Mở TPHCM

14


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Bước 3 (tiếp theo)
 Hùng thu thập thơng
tin về tình hình mua và
tồn kho của vật tư, phụ
tùng.
 Thông tin thu thập cho
thấy khoảng 60% hàng
tồn kho được dự trữ
phù hợp với quy định.
40% hàng tồn kho cịn
lại có thời gian dự trữ
từ 2 tháng đến 4 tháng.

Vũ Hữu Đức 2012

 Nếu có những thiếu
sót trong thực hiện
hoặc thực hiện tốt
nhưng chưa đạt được

kết quả mong muốn,
kiểm toán viên sẽ tiếp
tục các bước kế tiếp.

29

Bước 4

Vũ Hữu Đức 2012

 Định lượng hậu quả
dưới dạng số tiền thiệt
hại hoặc các thước đo
khác do những thiếu
sót hay hạn chế đã tìm
thấy ở bước 3.

 Hùng tính tốn số tiền tiết
kiệm được nếu việc dự trữ
số vật tư, phụ tùng đúng
quy định.
 Kết quả cho thấy, cơng ty sẽ
tiết kiệm được khoảng 300
triệu đồng chi phí bảo quản,
chi phí vốn vay… nếu số
hàng tồn kho nói trên giảm
thời gian tồn trữ xuống còn
30 ngày. Số tiền này đáng
kể so với chi phí hoạt động
của phịng Cơ điện


30

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

15


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán

Bước 5

Vũ Hữu Đức 2012

 Phân tích nguyên nhân
và thu thập các bằng
chứng cần thiết để
củng cố cho quyết định
của mình.

 Hùng phân tích hệ thống
quản lý hàng tồn kho của
Nhà máy.
 Kết quả cho thấy hệ thống
bị rối loạn từ 6 tháng qua do
bị giảm diện tích để xây
dựng nhà ăn. Do vật tư, phụ
tùng rất đa dạng nên khi

kho chật, không thể xác
định được vị trí. Vì thế, khi
máy móc thiết bị hư hỏng,
do khơng tìm được phụ
tùng trong kho nên đơn vị
phải tiếp tục mua thêm dù
biết rằng vẫn còn trong kho.

31

Bước 6
 Hùng trao đổi với Ban giám
đốc Nhà máy về giải pháp
mở rộng mặt bằng của kho
hay xây một kho mới.
 Ban giám đốc trả lời họ biết
về tình trạng này nhưng
khơng nghĩ vấn đề nghiêm
trọng đến thế. Họ cho biết
không cần mở rộng kho hay
xây kho mới mà chỉ cần
chuyển đổi với kho bao bì.
Trong hai ngày sau đó,
tồn bộ q trình chuyển
kho đã được thực hiện.

Vũ Hữu Đức 2012

 Đề xuất các kiến nghị
thích hợp nhằm nâng

cao tính kinh tế, hiệu
quả và hữu hiệu của
hoạt động.

32

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

16


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm tốn

Bảng tóm tắt
Thực
trạng

Hàng tồn kho là vật tư, phụ tùng thay thế có thời
gian dự trữ bình qn từ 2 đến 4 tháng.

Tiêu
chuẩn

Chính sách của công ty là thời hạn dự trữ tối đa
của các mặt hàng này là 30 ngày.

Hậu quả Việc dự trữ quá mức làm chi phí tăng thêm 300
triệu đồng.


Vũ Hữu Đức 2012

Nguyên Mặt bằng kho bị thu hẹp quá mức do việc xây
nhân
dựng nhà ăn công nhân.
Kiến
nghị

Chuyển đổi một vị trí khác rộng hơn cho kho vật
tư, phụ tùng thay thế.
33

Vũ Hữu Đức 2012

Bài tập 4

Nhận xét về cách xử lý phát hiện kiểm tốn trong
một cơng ty dệt nhuộm
34

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

17


Chương 4: Xử lý phát hiện kiểm toán


Bài tập 4
Thực
trạng

Phân tích về hàng tồn kho cho thấy thường xuyên thiếu
hụt theo chu kỳ về một loại thuốc nhuộm cần thiết cho
một loại vải.

Tiêu
Hàng tồn kho phải được kiểm kê và ghi nhận hàng tháng
chuẩn
để bổ sung nguyên vật liệu cần thiết cho kho.

Vũ Hữu Đức 2012

Hậu quả Việc thường xuyên thiếu hụt loại màu nhuộm cần thiết dẫn
đến sự trì trệ trong q trình sản xuất của loại vải nói
trên.
Ngun
nhân

Đặt hàng khơng thường xun nên khơng duy trì được
nguồn cung cấp nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất.

Kiến nghị Thiết lập một lịch trình đặc biệt để đặt hàng hàng tuần về
loại màu nhuộm này.
35

Khoa Kế toán - Kiểm toán


Đại học Mở TPHCM

18