Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Tổng quan về
Kiểm toán hoạt động
Vũ Hữu Đức 2012

Nội dung

Giới thiệu môn học

2

Khái niệm

3

Quy trình

4

Thí dụ minh họa

Vũ Hữu Đức 2012

1

2

Khoa Kế tốn - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

1


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Giới thiệu môn học
Trang bị cho sinh viên các kỹ năng và
kiến thức chuyên sâu về kiểm toán
hoạt động:
 bao gồm khái niệm, kỹ thuật và quy trình
kiểm tốn tính kinh tế, tính hữu hiệu và tính
hiệu quả của các hoạt động,
 phục vụ cho triển khai kiểm toán hoạt động
trong thực hiện kiểm toán nội bộ và kiểm
toán nhà nước.

3

Kiểm tốn hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Vấn đề khơng phải làm thế nào là
đúng nhất, mà là làm thế nào là tốt
nhất?

4


Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

2


Tổng quan về kiểm tốn hoạt động

Chương trình
Chương 1: Khái quát về kiểm toán hoạt động
Chương 2: Lập kế hoạch kiểm toán
Chương 3: Thực hiện kiểm toán
Chương 4: Xử lý các phát hiện kiểm toán
Chương 5: Báo cáo kiểm toán
Chương 6: Kiểm toán hoạt động trong kiểm
toán nội bộ
 Chương 7: Kiểm toán hoạt động trong kiểm
toán nhà nước

Vũ Hữu Đức 2012









5

Khái niệm
Performance
Auditing
Management
Auditing
Operational
Auditing

Comprehensive
Auditing

Vũ Hữu Đức 2012

Value for money
Auditing

6

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

3


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Khái niệm


Vũ Hữu Đức 2012

Kiểm tốn hoạt động là q trình sốt
xét các bộ phận của một doanh
nghiệp, một đơn vị nhà nước hoặc
một tổ chức khơng vì lợi nhuận để đo
lường tính kinh tế, hiệu quả và hữu
hiệu của các hoạt động

7

Khái niệm

Vũ Hữu Đức 2012

Doanh nghiệp

Tổ chức khơng
vì lợi nhuận

Cơ quan
Nhà nước

Kiểm toán
Hoạt động

8

Khoa Kế toán - Kiểm toán


Đại học Mở TPHCM

4


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Khái niệm

Kinh tế
(economy)

3E
Hữu hiệu

(efficiency)

(effective)

Vũ Hữu Đức 2012

Hiệu quả

9

Khái niệm

Vũ Hữu Đức 2012


Tính kinh tế liên quan đến chi phí của
hoạt động hay chi phí để có được
nguồn lực của hoạt động.
Tính hiệu quả liên quan đến phương
pháp hoạt động.
Tính hữu hiệu liên quan đến kết quả
của hoạt động.

10

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

5


Tổng quan về kiểm tốn hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Thí dụ
Q trình mua hàng phải qua nhiều
khâu xét duyệt khơng cần thiết.
Chi phí sản xuất một sản phẩm cao
hơn so với các doanh nghiệp trong
ngành.
Các than phiền của người nộp thuế
tăng lên so với kỳ trước
Khơng có quy trình rõ ràng trong

khâu điều độ sản xuất.

11

Vũ Hữu Đức 2012

Thí dụ
Kết quả việc giảm bớt các bước trong
quy trình sản xuất là tỷ lệ phế phẩm
tăng lên.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu mới
giúp tiết kiệm chi phí mua hàng
nhưng việc giao hàng không đúng
tiến độ.
Mọi trường hợp mua hàng phải được
duyệt bởi bộ phận sử dụng, bộ phận
mua hàng và Giám đốc cơng ty.

12

Khoa Kế tốn - Kiểm tốn

Đại học Mở TPHCM

6


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Đặc điểm


Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nhà nước

Kiểm toán
Hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Kiểm toán độc lập

13

Đặc điểm

MANAGEMENT
Các hoạt động

Báo cáo tài chính

Vũ Hữu Đức 2012

Kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu

Hữu ích

Trung thực và hợp lý

Tuân thủ


14

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

7


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Đặc điểm
 Các kiến thức
 Kinh tế
 Tài chính (bao gồm cả kế toán)
 Quản trị
 Kỹ thuật…
 Các kỹ năng
 Phân tích và tổng hợp
 Đối nhân
 Truyền thơng
 Làm việc theo nhóm…

15

Phạm vi


Vũ Hữu Đức 2012

Bao gồm một (hoặc kết hợp) trong số
sau:
 Tài chính
 Kiểm sốt nội bộ
 Tuân thủ
 Kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu

16

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

8


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Phạm vi
A: Kiểm toán tính kinh tế và hiệu quả
B: Kiểm tốn kết quả chương trình

Kết quả
chương
trình

B


C: Kiểm tốn hoạt động
D: Kiểm tốn tồn diện

C
D

Vũ Hữu Đức 2012

Tài chính
và tuân
thủ

A

Kinh tế và
hiệu quả

Nguồn: Reider, The Complete Guide to Operational Auditing, 2002

17

Vũ Hữu Đức 2012

Lợi ích
 Phát hiện những vấn đề cần khắc phục
trong hoạt động, nhận dạng các khả năng
gia tăng hiệu quả hoạt động.
 Nhận dạng các vấn đề còn chưa rõ ràng
trong việc xác định mục tiêu, kế hoạch hay
quy trình triển khai, các tiêu chuẩn đánh

giá.
 Soát xét việc tuân thủ các quy định pháp
luật và nội bộ, ngăn chặn hoặc phát hiện
sớm các hành vi sai phạm hoặc nghiêm
trọng hơn, phạm pháp trong đơn vị.

18

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

9


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Lợi ích
 Đánh giá hệ thống thơng tin và kiểm sốt
quản lý.
 Nhận dạng những vấn đề có thể phát sinh
trong tương lai.
 Cung cấp các đề xuất thích hợp và khách
quan cho việc cải thiện hoạt động của đơn
vị.
 Cung cấp một sự đánh giá độc lập, khách
quan và có hệ thống đối với các hoạt động,
các bộ phận trong đơn vị.

 Tạo lập một kênh thông tin kết nối giữa nhà
quản lý cao cấp với những nhà quản lý ở các
cấp dưới.
19

Quy trình

Lập
kế hoạch

• Thu thập
thơng tin

Vũ Hữu Đức 2012

• Phân tích
• Lập
chương
trình

Thực hiện

Xử lý
Phát hiện

Báo cáo

• Kiểm tra

• Thực trạng


• Trao đổi

• Phân tích

• Tiêu chuẩn

• Báo cáo

• Đánh giá
khả năng
cải thiện

• Hậu quả
• Nguyên
nhân
• Kiến nghị
20

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

10


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012


Phân tích tình huống

CƠNG TY DƯỢC MINH HỒNG
Kiểm tốn bộ phận bán chịu
21

Đặt vấn đề

Vũ Hữu Đức 2012

 Minh Hoàng là doanh nghiệp nhập khẩu dược
phẩm và phân phối qua mạng lưới đại lý ở các
tỉnh với doanh số hơn 1.200 tỷ đồng một năm.
 Cơng tác bán chịu đóng vai trị quan trọng trong
việc phát triển của cơng ty cũng như duy trì tình
trạng tài chính của cơng ty.
 Thị trường dược phẩm nhập khẩu có mức độ
cạnh tranh khá cao với mức chiết khấu và thời
hạn bán chịu ưu đãi cho các đại lý.

22

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

11


Tổng quan về kiểm toán hoạt động


Vũ Hữu Đức 2012

Đặt vấn đề
 Việc nhiều đại lý chiếm dụng vốn đã đặt cơng ty
trước những khó khăn về vốn ln chuyển.
 Một số vụ vỡ nợ của các đại lý cũng gây lo lắng
về số tiền nợ phải thu còn tồn đọng tại đại lý.
 Bộ phận kinh doanh luôn thúc giục phải tăng
cường doanh số hơn nữa qua mạng lưới đại lý và
các chương trình hỗ trợ hơn nữa cho các đại lý.
 Ban Giám đốc kỳ vọng cuộc kiểm toán hoạt
động này sẽ giúp đánh giá được thực trạng
nợ phải thu ở các đại lý và các cơ hội cải
tiến công tác quản lý nợ tồn đọng.

23

Vũ Hữu Đức 2012

Lập kế hoạch
 Tìm hiểu cơ cấu tổ chức và nhân sự
 Thu thập các tài liệu về quy trình và chính sách
bán chịu được phê duyệt.
 Thu thập thơng tin cần thiết từ bộ phận bán
hàng, bao gồm các báo cáo trong 12 tháng gần
nhất về tình hình doanh số và nợ phải thu của
tất cả các đại lý.
 Yêu cầu cung cấp số liệu bán hàng, thu tiền của
Phịng kế tốn

 Trao đổi với Trưởng phịng bán chịu
 Tìm hiểu về hệ thống thơng tin phục vụ cho hoạt
động bán hàng và theo dõi nợ phải thu.
24

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

12


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Lập kế hoạch
 Kết quả phân tích thơng tin thu thập:
 Cơ cấu tổ chức phù hợp.
 Các quy trình và chính sách bán chịu đã được ban hành cách
đây 2 năm và được cập nhật, điều chỉnh rất chặt chẽ vào năm
trước.
 Tình hình gia tăng của nợ phải thu là có thực với mức tăng lên
cao hơn nhiều so với sự tăng trưởng doanh thu. Điều này đang
làm cho doanh nghiệp thực sự khó khăn về tài chính khi các
khoản vay đã tăng lên hơn 1,5 lần và chi phí lãi vay đã chiếm
5% doanh thu so với 2% của năm trước.
 Trưởng phòng bán chịu cho biết các quy trình và chính sách
được tn thủ nghiêm túc và nguyên nhân của tình hình nợ gia
tăng là do phát triển mạng lưới đại lý trong điều kiện cạnh tranh

gay gắt.
 Hệ thống thơng tin theo dõi tình hình bán chịu và nợ phải thu
chưa được nâng cấp trong ba năm nay. Gần đây, một dự án
nâng cấp đang được nghiên cứu.
25

Phát triển vấn đề
Chiến lược

Đánh giá và
Điều chỉnh

Thực hiện

Hệ thống
Thơng tin

Vũ Hữu Đức 2012

Chính sách, thủ tục

Kết quả
26

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

13



Tổng quan về kiểm tốn hoạt động

Chương trình kiểm tốn

Vũ Hữu Đức 2012

 Xem xét các chính sách và quy trình bán chịu đã
phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty
chưa.
 Xem xét cơ cấu tổ chức, năng lực nhân viên, sự
phân chia trách nhiệm trong thực tế.
 Kiểm tra việc tn thủ các chính sách và quy
trình bán chịu.
 Đánh giá liệu hệ thống thơng tin có cung cấp các
thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định bán
chịu hay khơng.

27

Vũ Hữu Đức 2012

Thực hiện kiểm tốn
 Kiểm tốn viên thực hiện các nội dung của
chương trình kiểm tốn thơng qua áp dụng
các thủ tục kiểm tốn sau:
 Nghiên cứu các tài liệu về chính sách và quy trình
bán chịu, đối chiếu với chiến lược thị trường của
công ty.
 Phỏng vấn các nhân viên của công ty, một số đại lý

lớn của công ty về việc thực hiện chính sách bán
chịu của cơng ty.
 Chọn mẫu một số giao dịch bán chịu để kiểm tra việc
tuân thủ các chính sách và quy trình bán chịu.

28

Khoa Kế tốn - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

14


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Thực hiện kiểm toán

Vũ Hữu Đức 2012

 Kiểm toán viên thực hiện các nội dung của
chương trình kiểm tốn thơng qua áp dụng
các thủ tục kiểm toán sau (tiếp theo)
 Yêu cầu cung cấp các tài liệu về cơ cấu tổ chức,
phân chia trách nhiệm… trong bộ phận bán chịu,
phỏng vấn các nhân viên để đánh giá về năng lực và
nỗ lực trong công việc.
 Xem xét các báo cáo kết xuất từ hệ thống thông tin
và phỏng vấn nhân viên phụ trách hệ thống về khả
năng cung cấp thêm thông tin.


29

Các phát hiện

Vũ Hữu Đức 2012

 Q trình kiểm tra và phân tích cho thấy
những thực trạng yếu kém và cơ hội cải
thiện sau:
 Chính sách bán chịu mới được cập nhật khơng phản
ánh được chiến lược thị trường của công ty.
 Hệ thống thơng tin thiếu khả năng cung cấp thơng tin
thích hợp
 Phương tiện làm việc không đáp ứng yêu cầu cơng
việc

30

Khoa Kế tốn - Kiểm tốn

Đại học Mở TPHCM

15


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Xử lý phát hiện
 Thực trạng:

 Chỉ có một chính sách bán chịu chung cho tất cả các đại lý,
không phân biệt doanh số, khu vực hay tình trạng trả nợ trong
quá khứ.

Vũ Hữu Đức 2012

 Tiêu chuẩn:
 Theo chiến lược thị trường của công ty, các tỉnh miền Tây Nam
bộ là thị trường ưu tiên phát triển do kết quả điều tra thị trường
cho thấy nhu cầu lớn nhưng các đại lý không đủ vốn để mở
rộng hoạt động.
 Thị trường TP.HCM tuy lớn nhưng đã bị các đối thủ cạnh tranh
chi phối; các đại lý khu vực này có thơng lệ lợi dụng vốn tín
dụng của nhà cung cấp yếu thế để phục vụ cho các hoạt động
kinh doanh có lợi cho mình, thí dụ họ ưu tiên thanh tốn cho
các nhà cung cấp lớn và có chiết khấu cao.

31

Xử lý phát hiện
 Hậu quả:
 Thị trường miền Tây không phát triển mặc dù tình hình nợ phải
thu thấp và tình hình trả nợ tốt. Công ty đang bị ứ đọng vốn rất
lớn tại một số đại lý ở TP.HCM.

 Nguyên nhân:
 Khơng có sự trao đổi thơng tin giữa bộ phận nghiên cứu thị
trường với những người chịu trách nhiệm thiết lập chính sách
bán chịu.
 Hệ thống thơng tin của bộ phận bán chịu không cung cấp được

thông tin chi tiết cho việc phân tích các báo cáo của bộ phận
bán chịu, cũng như ở các cấp cao hơn.
Vũ Hữu Đức 2012

 Kiến nghị:
 Cần tổ chức một nhóm cải cách chính sách bán chịu bao gồm
bộ phận bán chịu, bộ phận nghiên cứu thị trường dưới sự chủ
trì của Ban Giám đốc công ty.
 Thúc đẩy tiến độ dự án nâng cấp hệ thống thơng tin.
32

Khoa Kế tốn - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

16


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Báo cáo kiểm toán
 Trong cuộc họp với bộ phận bán chịu, Trưởng phòng đã
thừa nhận những vấn đề trên và trước mắt đề nghị ban
hành một chính sách bán chịu tạm thời, trong đó siết chặt
hạn mức bán chịu tại một số đại lý có dấu hiệu chiếm dụng
vốn của công ty và mở rộng các điều kiện bán chịu cũng
như hạn mức cho các thị trường tiềm năng.
 Dự án nâng cấp hệ thống thông tin cũng được đem ra mổ

xẻ và đã xác định được nguyên nhân là do người phụ trách
dự án quá nhiều công việc. Một cán bộ có năng lực hơn
được đề cử thay thế.
 Kiểm toán viên phát hành báo cáo kiểm toán, trong đó nêu
lên các phát hiện và kiến nghị, cũng như các đánh giá về
quan điểm và nỗ lực của Trưởng phòng bán chịu trong việc
thực hiện các đề xuất.
 Kiểm toán viên cũng yêu cầu bộ phận này báo cáo về tình
hình thực hiện các biện pháp tiếp theo và các kết quả đạt
được. Một cuộc kiểm toán nhằm đánh giá tình hình cải tiến
sẽ được thực hiện sau đó ba tháng.

33

Thảo luận

Vũ Hữu Đức 2012

Phân tích tính kinh tế, tính hiệu quả
và tính hữu hiệu của hoạt động bán
chịu

34

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

17



Tổng quan về kiểm tốn hoạt động

Quy trình (mở rộng)
Lựa chọn
Đối tượng
Kiểm toán

Vũ Hữu Đức 2012

Lập
kế hoạch

Xác định đối tượng ưu tiên và lập một kế
hoạch cho cả năm phù hợp với nguồn lực

Thực hiện

Xử lý
Phát hiện

Xem xét các biện pháp sửa chữa có được tiến hành
và các rủi ro có được giảm thiểu khơng

Báo cáo

Theo dõi
sau
Kiểm tốn


35

Vũ Hữu Đức 2012

Phân tích tình huống

CƠNG TY KỲ HỊA
KIỂM TỐN TÌNH HÌNH MUA HÀNG
36

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

18


Tổng quan về kiểm toán hoạt động

Vũ Hữu Đức 2012

Đặt vấn đề
 Cơng ty Kỳ Hịa là một doanh nghiệp sản xuất
các sản phẩm thực phẩm như nước chấm, mì ăn
liền… với doanh thu lên đến 2.000 tỷ đồng/năm.
 Ban Giám đốc cơng ty lo lắng vì lượng tồn kho
ngun liệu tăng lên đáng kể.
 Bộ phận Mua hàng giải thích rằng do chủng loại
sản phẩm tăng lên đáng kể trong năm qua, nên
nguyên liệu mua vào hết sức đa dạng, và do đó,

lượng nguyên liệu tồn kho tăng lên; và nếu
không dự trữ đủ nguyên liệu, các nhà máy của
cơng ty có thể bị gián đoạn hoạt động sản xuất.

37

Đặt vấn đề

Vũ Hữu Đức 2012

 Do công ty dựa vào vốn vay ngắn hạn ngân
hàng để tài trợ cho hàng tồn kho nên sự gia
tăng nói trên có thể làm cơng ty phải đối mặt
với chi phí lãi vay tăng lên quá mức chịu đựng.
 Ban Giám đốc yêu cầu tiến hành ngay một cuộc
kiểm toán hoạt động để đánh giá về hoạt động
mua hàng và đề xuất các giải pháp để cải thiện
hoạt động này.

38

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

19


Tổng quan về kiểm toán hoạt động


Thảo luận

Vũ Hữu Đức 2012

 Xác định các thông tin cần thu thập để có thể
nhận dạng được vấn đề.
 Phân tích tính kinh tế, hiệu quả và hữu hiệu của
hoạt động mua hàng.

39

Thảo luận

Vũ Hữu Đức 2012

Kiểm toán hoạt động khác với kiểm
toán báo cáo tài chính:
 Vấn đề khơng phải làm thế nào là đúng nhất,
mà là làm thế nào là tốt nhất?
Hãy chứng minh bằng cách so sánh
quy trình kiểm tốn của 2 loại kiểm
toán trên

40

Khoa Kế toán - Kiểm toán

Đại học Mở TPHCM

20