Bài giảng Tin học căn bản: Chương 1.4 - ThS. Mai Ngọc Tuấn
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (7.27 MB, 26 trang )
CHƯƠNG 1: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN
Tiết thứ: 17,18,19,20
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.6. Soạn thông điệp và văn bản hành chính
Giảng viên: ThS. Mai Ngọc Tuấn
Email:
Điện thoại - Zalo: 0938398997
MỤC ĐÍCH
Trình bày được ngun lý hoạt động in, quy trình in văn bản, kết xuất
và phân phối văn bản
Thực hiện được thao tác in, hiệu chỉnh các tham số cho trang in, kết
xuất văn bản ra nhiều kiểu tập tin khác nhau
Trình bày khái niệm, các bước soạn thảo thơng điệp và văn bản hành
chính
Soạn thảo và xử lý được thông điệp thông thường và một văn bản hành
chính theo mẫu quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày
05/3/2020
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.5.1. In văn bản
a) Khái niệm
In là quá trình tạo ra chữ và tranh
ảnh trên các chất liệu nền như giấy,
bìa các-tơng, ni-lơng, vải, … bằng
một chất liệu gọi là mực in.
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.5.1. In văn bản
b) Các bước in văn bản trên Microsoft Word 2010
B1:
Kiểm tra
máy in
(giấy, mực,
trạng thái)
B2:
Thiết lập
trang in
B3: Xem và
In văn bản
Bước 1: Kiểm tra máy in trước khi in
Các quy tắc khi chuẩn bị máy in:
• Kiểm tra giấy in, mực in, bản in có phù hợp với lệnh yêu cầu hay khơng?
• Thực hiện học ống, lắp bản in
• Kiểm tra các tấm cao su
• Chuẩn bị hệ thống làm ẩm
• Chuẩn bị hệ thống cấp mực
• Kiểm ta một lượt tổng quát
• In thử bản mẫu
• Kiểm tra lại chất lượng màu sắc, hình ảnh, mực in
• In thử trước khi in chính thức
Bước 2: Thiết lập trang in
Chỉnh lề giấy
Mở hộp thoại Page Setup
Chỉnh hướng giấy
Chỉnh khổ giấy
6
Bước 2: Thiết lập trang in
Lề trên
(Top)
Lề dưới
(Bottom)
Lề trái
(Left)
Lề phải
(Right)
Chỉnh gáy
đối với sách
đóng cuốn
(Gutter)
Vị trí gáy
(Gutter
posittion)
Hướng giấy
nằm ngang
(Landscape)
Hướng giấy
thẳng đứng
(Portrait)
7
Bước 2: Thiết lập trang in
Chọn khổ giấy
(Paper size)
8
Bước 3: Xem trang in và in bản in
Số lượng bản cần in
Chọn máy in để in văn bản
Vùng xem
trang in
Chọn số trang cần in
Chọn in 1 mặt hay 2 mặt
Chọn cách sắp xếp bản in
Chọn hướng giấy để in
Chọn khổ giấy để in
Chọn lề cho trang in
Chọn số trang được in trên
mỗi mặt giấy
Chuyển trang
Phóng to,
thu nhỏ
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.5.1. In văn bản
c) Hủy lệnh in
Cách 1: Vào Control Panel Devices and Printers
Nhấn đúp vào biểu tượng máy in
Xuất hiện hộp thoại có chứa các tài liệu in
Nhấn chuột phải vào tài liệu cần hủy lệnh in Chọn Cancel.
Cách 2: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng máy in trên khay hệ thống
Nhấn chuột phải vào tài liệu muốn hủy lệnh in Chọn Cancel.
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.5.2. Phân phối văn bản
a) Thao tác lưu văn bản dưới dạng các tập tin khác nhau
Tab File Save As Save as type (chọn kiểu tập tin) Save
11
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.5.2. Phân phối văn bản
a) Thao tác lưu văn bản dưới dạng các tập tin khác nhau
DOCX: Kiểu tập tin mặc định
của phiên bản Word 2010
DOC: Kiểu tập tin
phiên bản 97-2003
DOTX: Tạo mẫu văn bản
PDF: Giữ nguyên định dạng
khi gửi đi hoặc khi in
Các kiểu tập tin
thông dụng
1.5. Kết xuất và phân phối văn bản
1.5.2. Phân phối văn bản
b) Thao tác đặt mật khẩu truy nhập tập tin văn bản
Tab File Save As Tool General options
- Password to open: Nhập vào mật
khẩu, nhấn OK, xuất hiện hộp thoại với
yêu cầu nhập mật khẩu lần 2.
- Reenter password to open: Nhập lại
mật khẩu, nhấn OK, nhấn Save để hoàn
tất.
1.6. Soạn thơng điệp và văn bản hành chính
1.6.1. Soạn thảo thông điệp
a) Khái niệm thông điệp
Thông điệp là thông tin cần truyền đi dưới dạng ngơn
ngữ nào đó như: lời văn, hình ảnh, biểu tượng.
b) Yêu cầu đối với nội dung thông điệp
Ngắn gọn, lượng thông tin cao;
Phải tuỳ theo đối tượng nhận tin, phương tiện
truyền thông mà lựa chọn hình ảnh, lời văn
phù hợp.
1.6. Soạn thơng điệp và văn bản hành chính
Các bước soạn thảo một thông điệp
B1
B2
B3
B4
Định dạng khổ
giấy, lề giấy…
Soạn thảo nội
dung
Định dạng nội
dung của thông
điệp
Kết xuất thông
điệp
1.6. Soạn thơng điệp và văn bản hành chính
1.6.2. Soạn và xử lý văn bản hành chính
Khái niệm
Văn bản hành chính là hình thức văn bản
quản lý, khơng mang tính quy phạm pháp
luật, được dùng để quy định, quyết định,
phản ánh, thơng báo tình hình trao đổi
cơng việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác
của hoạt động quản lý.
1.6. Soạn thơng điệp và văn bản hành chính
Các bước xử lý văn bản hành chính mẫu
B1
Định dạng
khổ giấy, lề
giấy văn bản
theo quy định
của NĐ số
30/2020/NĐCP
B2
Soạn thảo
(nhập thô)
nội dung
văn bản
B3
Định dạng
từng thành
phần của văn
bản theo quy
định của NĐ
số
30/2020/NĐCP
B4
Chèn số
trang theo
quy định
của
NĐ số
30/2020/NĐ
-CP
B5
Kết xuất
văn bản
Bước 1
2 cm – 2.5 cm
Định dạng
khổ giấy, lề
giấy của văn
bản
3 cm – 3.5 cm
1.5 cm – 2 cm
Page layout Page setup
2 cm – 2.5 cm
Bước 2
Soạn thảo (nhập thô)
nội dung văn bản
CQCQ: 12-13, chữ hoa, đứng
CQBHVB: 12-13, chữ hoa,
đứng, đậm
Đường kẻ ngang: 1/3-1/2 của
dòng chữ
Số KHVB: 13,
chữ Số, ký hiệu in
hoa, đứng
Quốc hiệu: 12-13, chữ hoa,
đứng, đậm
Tiêu ngữ: 13-14, chữ cái đầu
cụm từ hoa, đứng, đậm
Đường kẻ ngang bằng tiêu ngữ
Địa danh,
ngày tháng
văn bản1314, nghiêng
+ Sử dụng bảng biểu (Table) chứa 4 thành phần: Quốc hiệu, tên cơ quan chủ
quản, cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa danh ngày tháng năm;
+ Sử dụng các nút lệnh trong nhóm Home Font để hiệu chỉnh
+ Insert Shapes để vẽ đường thẳng
Tên loại: 14, Chữ hoa, đứng, đậm, canh
giữa
Trích yếu ND: 14, Chữ thường, đứng,
đậm, canh giữa
Đường kẻ ngang: 1/3-1/2 của dịng chữ
Sử dụng các nút lệnh trong nhóm Home Paragraph để
hiệu chỉnh, Insert Shapes để vẽ đường thẳng
Nội dung: 13-14 (lời văn phải cùng 1 cỡ chữ), chữ thường, đứng, dàn
đều cả hai lề
- Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm-1.27 cm
- Khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6pt
- Khoảng cách giữa các dòng tối thiểu Single (hoặc exactly >15pt) tối đa
1.5 lines
Sử dụng các nút lệnh trong nhóm Home Paragraph để
hiệu chỉnh
Sử dụng bảng biểu (Table) chứa 2 thành phần: Nơi nhận,
quyền hạn chức vụ người ký; sử dụng các nút lệnh trong
nhóm Home Font, Home Paragraph để hiệu chỉnh
Nơi nhận: 12, chữ thường,
nghiêng, đậm
- Tên cơ quan nhận văn bản: 11(……;)
- Lưu: VT.
Quyền hạn, chức vụ
người ký: 13-14, chữ hoa,
đậm
Tên người ký: 13-14, chữ
thường, đậm
2
Chèn số trang vào văn bản
• Văn bản có 2 trang trở lên phải chèn số trang;
• Số trang đánh ở phần header, bên phải, size 13-14
• Khơng đánh số trang cho trang đầu tiên
